VivianeKuntz023 VIII SEPROSUL

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(1)VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. Metodologia de gerência da informação aplicada a Grupo de Pesquisa da Construção Civil Ana Carolina Greef (DECIGI/UFPR) Viviane Helena Kuntz (PPGDESIGN/UFPR) Maria do Carmo Duarte Freitas (DECIGI/UFPR) Ricardo Mendes Junior (PPGCC/UFPR) Juliana de Azevedo Lahóz (PPGCC/UFPR) Resumo Já existe consciência da importância da gerência de informações internas e externas a qualquer ambiente organizacional, caracterizadas segundo sua exatidão, oportunidade, acessibilidade, envolvimento, aplicabilidade e escassez. A informação está diretamente ligada à tecnologia, pela rapidez resultante de sua conexão. A aquisição de sistemas para gerenciamento de informações é, entretanto, dificultada a micro e pequenas empresas, devido ao seu pequeno porte. Como alternativa a essa problemática tem-se o serviço de grupos virtuais eletrônicos, propiciam a gerência informacional e que facilitam a interação de seus participantes possibilitando a realização de tarefas e processos colaborativos. Surge então a proposta de adaptar etapas consultadas na literatura a um e-group, real produto de gerenciamento de informações do Grupo de Tecnologia de Informação e Comunicação da UFPR. Como objetivo, tem-se disponibilizar informações atualizadas sobre membros e atividades, promover comunicação entre integrantes e ex-integrantes, fomentar uma rede de interessados nas atividades do Grupo de Pesquisa, além da troca de informações através de fórum. A metodologia consta de uma pesquisa exploratória entre integrantes do Grupo que utilizam a ferramenta de modo estratégico para comunicação e interação, bem como de benchmarking para estudo do gerenciamento de informações por parte de outros grupos de pesquisa. Os resultados ratificam a utilização de e-groups enquanto disseminadores de conhecimento na eminente mudança do paradigma pós-industrial, e ainda a possibilidade de desenvolvimento de uma estrutura informacional relativa ao conteúdo pertinente ao Grupo. Palavras-chave: gerenciamento de informações, tecnologia, gestão do conhecimento.. 1 Introdução A informação está diretamente ligada à tecnologia, devido à rapidez resultante dessa conexão. Micro e pequenas empresas, instituições e grupos de trabalho têm, no entanto, dificuldades financeiras para adquirir sistemas tecnológicos como suporte para gerir processos e informações, qualificadas pela teoria através de: exatidão, atualidade, acessibilidade, utilidade, apoio à decisão e escassez. É crescente o número de grupos de pesquisa na área de Construção Civil, formados em Instituições de Ensino Superior distribuídas pelo país. No Diretório de Grupos de Pesquisa do Conselho Nacional de Pesquisa (CNPq) constam, segundo pesquisa por palavra-chave “construção civil”, noventa e cinco grupos – censo 2006. Ao lado de tal contingente, tem-se grande volume de informações disponíveis sobre esse gênero de grupos – fato para o qual a Internet pode representar auxílio, diminuindo dificuldade em recuperação informacional e acessibilizando conteúdos. Como alternativa a acesso facilitado e publicação de informações, existe o serviço de grupos virtuais eletrônicos, os quais proporcionam interação aos seus participantes, via ferramentas síncronas e assíncronas, e são oferecidos gratuitamente por empresas como Yahoo!®, Google™. Nesse serviço há a possibilidade de realizar, dentro de certos limites, tarefas, processos ou elementos da gerência informacional. É descrito, aqui, um produto que disponibiliza informações atualizadas sobre integrantes e atividades do Grupo de Tecnologia de Informação e Comunicação – entidade palco do estudo. Promove, também, a comunicação entre integrantes, ex-integrantes e interessados nas atividades do Grupo de Pesquisa. Logo, objetiva-se descrever a metodologia utilizada para o gerenciamento de informações, aplicada à entidade supracitada, mesclando eixos tecnológico e prático dos serviços de informação.. 2 Gerenciamento da informação O sucesso de qualquer organização passa pelo domínio e utilização das informações necessárias ao seu negócio (NAVES, 1999, p.51). Nessa conjuntura, Davenport (2002, p.152) propõe seis características inter-relacionadas Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 1.

(2) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. que determinam o valor da informação, e que podem afetar qualquer situação, da estratégica à política. São elas: a). exatidão: deve ser percebida como valiosa e utilizada com confiança, com ausência de erros na coleta de dados;. b) oportunidade: relacionada à atualidade; c). acessibilidade: obtenção rápida do que é de interesse;. d) envolvimento: apresentada como útil; e). aplicabilidade: utilizada diretamente para equacionar problemas ou apoiar decisões de negócios;. f). escassez: a raridade de uma informação pode ter grande influência em seu valor.. Para a definição de “informação”, Mcgee e Prusak (1994) extrapolam o limite dos simples dados coletados, classificando-a como: dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. Dentro dessa análise, detecta-se a importância da gerência da informação. Para Bergeron (1996, apud CHIAVEGATTO, 1999), sob perspectiva da Tecnologia da Informação, a gerência supracitada (GI) trata de um guia para melhor administrar os sistemas informacionais baseados em computador. Já sob outra ótica, pode ser vista como uma abordagem que integra e harmoniza as fontes de informação corporativas, os serviços e os sistemas. Chiavegatto (1999) acrescenta que essa abordagem pode ser desempenhada por meio de etapas e de diferentes maneiras. Um modelo de GI composto por quatro passos, é proposto por Davenport (2002) em relação às definições acima expostas: determinação das exigências, que compreende o tipo de informação de que se necessita; obtenção, em que tem-se as atividades de exploração, classificação, formatação e estruturação das informações; distribuição, referindo-se às formas de divulgação e comunicação; e utilização, maneira pela qual faz-se uso da informação. Mcgee e Prusak (1994), por sua vez, incluem suas contribuições: de início, a identificação de necessidades e requisitos de informação aponta três pontos importantes – variedade no número de fontes, entendimento das reais necessidades do usuário e aquisição/coleta de informações. Classificação, armazenamento, e apresentação informacional compõem uma segunda etapa e dizem respeito a como o usuário tem acesso à informação e qual o melhor local para armazená-la. A terceira e última tarefa é relativa ao desenvolvimento de produtos e serviços nesse contexto. Alguns dos processos supracitados são rearranjados por Beuren (2000), resultando em seis etapas no processo de gerenciamento informacional. A primeira condiz com o conhecimento das diversas formas que podem relevar o valor estratégico da informação para seus usuários – variedade e disponibilidade. Como segunda etapa, a coleta de informação requer uma estrutura formal ou informal e implica na identificação e compreensão prévias quanto a informações necessárias. Na classificação e armazenamento, terceira etapa, é preciso ter como o usuário como principal alvo de definições. Com vistas a esse público, a quarta etapa tem foco no tratamento e apresentação da informação, feitos a partir de metodologias e representações diferenciadas para disponibilização. Para o desenvolvimento de produtos e serviços informacionais, quinta etapa, a estratégia organizacional deve ser executada com maior eficiência, utilizando-se outros produtos de informação, como suporte. Por fim, surge a gerência da informação. Várias são as ferramentas disponíveis na Web para trabalho em grupo (groupware) o que, segundo Laudon e Laudon (2004, p. 207), fornece funcionalidades que suportam atividades colaborativas desenvolvidas nesses grupos, girando em torno de princípios de “comunicação, colaboração e coordenação” (2004, p. 333-334). Como agentes de groupware, os grupos virtuais eletrônicos (e-groups) facilitam a interação entre seus membros, e possibilitam a realização de tarefas, processos ou elementos do gerenciamento de informação, por conterem a supracitada estrutura. Deve-se considerar, ainda assim, a ausência de autonomia das tecnologias colaborativas e de compartilhamento, de modo que os participantes de tais processos devem acreditar efetivamente na manutenção e criação conjunta de informações e produtos/serviços (LAUDON; LAUDON, 2004, p. 338). Portanto, a gerência da informação não exerce somente papel de organização, mas também de incentivo ao uso de suas ferramentas por parte de organizações, evitando assim que haja dependência ou carência funcional de usuários.. Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 2.

(3) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. 3 Grupos de Pesquisa no Brasil Entendido como um conjunto de indivíduos organizados hierarquicamente, o grupo de pesquisa possui envolvimento profissional e permanente com essa atividade, em que o trabalho é organizado em torno de linhas comuns de pesquisa. Seus fundamentos são: experiência, destaque e liderança no terreno científico ou tecnológico. Segundo o CNPq (2008), a liderança de grupos de pesquisa – em maioria compostos por pesquisador e seus estudantes – é a fonte de informações a seu respeito. Esses grupos estão alocados em instituições de ensino superior (universidades ou isoladas), institutos de pesquisas científica e tecnológica e laboratórios de pesquisa e desenvolvimento.. 4 Objetivo Verificar a validade do instrumento e-group enquanto disseminador de conhecimento e desenvolver um produto de gerência informacional do Grupo de Tecnologia de Informação e Comunicação (GRUPOTIC) da Universidade Federal do Paraná – UFPR, onde seja possível alocar informações sobre integrantes, projetos, publicações e atividades, com possibilidade de atualização e visualização por todos os membros.. 5 Metodologia A pesquisa desenvolvida caracteriza-se, quanto aos seus objetivos, como exploratória – levantamento bibliográfico e análise de exemplos de experiências práticas com o problema pesquisado. Quanto à sua abordagem, trata-se de uma pesquisa qualitativa que se utiliza de métodos em Ciências Humanas, que buscam, explicitam e analisam fenômenos visíveis ou ocultos (HOLANDA, 2006). Caracteriza-se ainda, como pesquisa de natureza aplicada, tratando-se da concepção do produto informacional. Criado no ano 2000, o GRUPOTIC atua junto aos cursos de mestrado e doutorado do Programa de Pósgraduação em Métodos Numéricos para Engenharia e do Programa de Pós-Graduação em Construção Civil, ambos da UFPR. Sua missão e visão, explícitos em Manual Estratégico (GRUPOTIC, 2005), são mostrados a seguir: Quadro 1: missão, visão e objetivos do GRUPOTIC Visão. “Ser reconhecido pelos colaboradores, parceiros, clientes e segmento onde atua como um importante grupo de pesquisa de TI na Engenharia”.. Missão. “P&D na área de TI na Engenharia e na Educação com excelência científica buscando a melhoria nos processos”.. Objetivos. a) b) c) d). garantir uma boa equipe de desenvolvimento; promover o estudo com boa produção científica; conhecer os processos; fortalecer Parcerias.. Fonte: (Adaptado de GRUPOTIC, 2005). Para a gerência das informações do e no GRUPOTIC, estabeleceu-se etapas adaptadas dos modelos de Mcgee e Prusak (1994), Beuren (2000) e Davenport (2002).. 5.1 Identificação das necessidades informacionais Após entrevista e avaliação do material disponibilizado sobre o Grupo, observou-se a necessidade de disponibilização de informações atualizadas sobre projetos e seus integrantes, bem como para comunicação entre integrantes e ex-integrantes por meio de ferramenta de discussão – fórum. Paralelamente, o acesso a tais informações deveria ser fomentado.. 5.2 Estudo do suporte definido Detectada a necessidade de informação, seguiu-se para a definição do suporte de disponibilização e troca das informações, a partir dos critérios: a). estar em formato eletrônico;. b). ser ferramenta gratuita;. Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 3.

(4) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. c). oferecer fácil acesso;. d). possibilitar atualização por todos os membros;. e). possuir ferramenta de discussão/fórum.. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. Por atender aos itens definidos, o suporte selecionado foi o Google™ Grupo que, comparado à teoria proposta por Davenport (2002, p. 152), possibilita as seis características que determinam o valor da informação nas organizações. Para um melhor entendimento da ferramenta, foi necessário estudo das possibilidades e limitações quanto ao desenvolvimento do produto/serviço de informação (Quadro 2): Quadro 2: possibilidades e limitações da lista de navegação do Google™ Grupo. Item Lista de Navegação – prédefinida Google™ Páginas. Discussões. Arquivos. Página Inicial Membros. Possibilidades - ocultar os itens da lista; - trocar nomes dos itens; - Mudar a disposição dos itens. - redigir mensagens de boas vindas; - criar páginas; - editar as páginas criadas; - remover páginas; - reorganizar páginas hierarquicamente. - visualizar e-mails enviados pelos membros; - classificar as mensagens por: recente ou antigas; - visualizar pela lista ou resumo dos tópicos. - Fazer uploads de arquivos; - Renomear ou excluir arquivos; - Visualizar arquivos em lista ou grade. - Mostra as informações de todos os itens - redigir mensagens de boas vindas. -Mostra todos os membros do grupo, e as atividades realizadas nos grupos a que pertence. - Classificar por: apelido ordem alfabética data da participação; - Editar lista de membros e permissões de membros. - Convidar novos membros pelo e-mail; -Pesquisar membros.. Limitações - adicionar itens a lista; - editar os itens. - identificar por um título cada categoria correspondente às páginas criadas.. - quaisquer alterações fora das estabelecidas. - Cota total de 100 MB para fazer uploads dos arquivos. - quaisquer alterações fora das estabelecidas. - quaisquer alterações fora das estabelecidas.. 5.3 Benchmarking Estudou-se o modo como outros grupos de pesquisa organizam as informações sobre seus integrantes e projetos, comparando e adequando os resultados à estrutura do GRUPOTIC. A teoria postula que a ferramenta benchmarking “é um processo que possibilita identificar, aprender e adaptar práticas e processos excelentes de uma determinada organização, [...], para ajudar uma outra organização a melhorar seu desempenho” (AZEVEDO, 2001, p. 47). Para tanto, os grupos analisados foram: Data Management and Analysis Team for Advanced Infrastructure Systems, Núcleo Orientado para a Inovação na Edificação (NORIE) e Gestão e Tecnologia em Edificações (GTE). O resultado é apresentado no Gráfico1.. Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 4.

(5) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. Gráfico1: incidência das informações disponíveis nas páginas analisadas INCIDÊNCIA DAS PÁGINAS NOS SITES 33%. 33%. 100%. 100% 100% 67% 67%. 100%. Sobre o GRUPO Publicações do GRUPO. Sobre os PROJETOS Link de outras publicações. Eventos. Mapa do Site. Sobre os INTEGRANTES Contato do GRUPO. 5.4 Estrutura informacional Como orientação dos integrantes em relação ao manuseio do novo meio de comunicação e divulgação do Grupo, criou-se inicialmente um manual de instruções. A partir desse instrumento, a estrutura de informações a serem divulgadas, relativas a integrantes e projetos, foi padronizada através da elaboração de formulários onde deveriam ser inseridas informações pessoais e sobre projetos, respectivamente compostos por dados como: a). formação acadêmica, link para o currículo Lattes, e-mail, home page, contatos, vínculo institucional e com o GRUPOTIC, linhas de pesquisa, projetos participantes e área de atuação;. b) nome do coordenador, descrição do projeto, objetivos, datas de início e término, palavras-chave, área do conhecimento, número, equipe, financiadores, valores dos recursos, site/e-mail/logo, relatórios e resultados (quando finalizado). A padronização estendeu-se às áreas de disponibilização de links úteis – empresas e grupos de pesquisa parceiros, órgãos financiadores, entre outros, os quais foram organizados por categoria. Áreas reservadas a artigos, teses e dissertações foram construídas listando-se as publicações dos integrantes do Grupo conforme data, alocando publicações da coordenação e doutores pesquisadores no início das respectivas páginas. As páginas com o conteúdo supracitado foram alocadas na área inicial do GoogleTM grupo, e indexadas de acordo com prioridade estudada entre os integrantes do GRUPOTIC.. 5.5 Armazenamento e monitoramento das informações Elaborada a estrutura, todas as informações sobre integrantes, projetos, atividades, procedimentos, publicações realizadas e de interesse do grupo foram armazenadas no suporte escolhido. Visto que o cadastro e a inserção dos integrantes no Google™ grupo necessitam de monitoramento, além daquele relativo a conteúdo e padronização, deliberou-se que, em caso de erros, o conteúdo seria reestruturado pela administração do GoogleTM grupo ou notificação ao integrante, solicitando correção. O monitoramento nesse sentido foi estabelecido como constante.. 6. Resultado: GoogleTM grupo, do Grupo de Pesquisa. As figuras a seguir, disponíveis em <http://groups.google.com/group/grupotic>, são representativas das telas do grupo virtual. A Figura 1 apresenta a página de apresentação:. Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 5.

(6) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. Figura 1: página de apresentação do GoogleTM grupo. Essa página de apresentação é composta por uma breve descrição e contato do GRUPOTIC, além de link para o Diretório de Grupos de Pesquisa do CNPq. Também é possível visualizar um manual para utilização do grupo, disponibilizado pelo próprio serviço Google™. No canto direito superior, tem-se os menus para fórum, arquivos a serem inseridos e integrantes. É possível visualizar, ainda, um índice contendo informações sobre o GRUPOTIC: histórico, atuação, infraestrutura, organização e métodos – procedimentos de participação em editais, congressos, elaboração de vocabulário controlado e manutenção do grupo virtual, além do organograma do Grupo de Pesquisa. Figura 2: organograma do Grupo de Pesquisa. Também é possível visualizar o plano de ação do Grupo, onde todos os integrantes podem cadastrar atividades e respectivas data de início, término e situação:. Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 6.

(7) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. Figura 3: plano de ação do Grupo de Pesquisa. O próximo item contém listas de artigos, teses/dissertações do Grupo, e links de interesse. Figura 4: listas de artigos, teses/dissertações e links. O índice finaliza relação dos integrantes, cada qual com sua página pessoal e de projetos relativos ao Grupo – organizados conforme ordem cronológica e segmentados por “concluído” e “em andamento”.. Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 7.

(8) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. Figura 5: exemplos de página de projeto e página pessoal de integrantes do Grupo. 7. Considerações Finais. As informações sobre integrantes, projetos, interesses, estrutura, organização e métodos, entre outros, do GRUPOTIC encontram-se armazenadas de forma ordenada e acessível a qualquer visitante do Google™ grupo – seja ele integrante, ex-integrante ou apenas interessado. Sob a perspectiva dos integrantes, nota-se a facilidade de interação e da própria continuidade do grupo como organização voltada à pesquisa, haja vista que o acesso às informações internas foi deveras reestruturado. Tal melhoria é visível quando é necessária a busca de informações sobre o grupo, principalmente em casos de participação em editais. Além de verificar a validade do instrumento de grupo do Google™ enquanto disseminador do conhecimento entre seus membros, ainda foi possível desenvolver a estrutura das informações necessárias quanto aos integrantes e projetos do grupo, utilizando-se da ferramenta benchmarking ao examinar outros grupos de pesquisas organizam as informações de seus integrantes e dos seus projetos. O projeto de execução do GoogleTM grupo teve duração de seis meses, sendo, a partir desse período, constantemente atualizado. A experiência no uso desse novo espaço virtual no Google™ serve como base para a criação de um novo sítio do grupo de pesquisa, na Internet, mais dinâmico, mantido pelos próprios integrantes.. Referências Bibliográficas AZEVEDO, L. A. de. Benchmarking para instituições de educação tecnológica: ferramenta para a competitividade. Florianópolis, 2001, 275 f. Dissertação (Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção). Universidade Federal de Santa Catarina. Disponível em: <>. Acesso em: 22 jun. 2007. CNPq. Aquisição dos dados. Disponível em: http://www.cnpq.br. Acesso em: 21/01/2008. DATA MANAGEMENT AND ANALYSIS TEAM FOR ADVANCED INFRASTRUCTURE SYSTEMS. Disponível em: < http://www.ce.cmu.edu/~lucio/research/aboutus.html>. Acesso em: 15 abr. 2007. DAVENPORT, T. H. Ecologia da Informação: porque só a tecnologia não basta para o sucesso na era da Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 8.

(9) VIII SEPROSUL – Semana de Engenharia de Produção Sul-Americana. Novembro de 2008, Bento Gonçalves, Brasil. informação. São Paulo: Futura, 2002. FAGUNDES, J. L. A utilização da gestão da informação como ferramenta no processo de gerenciamento de projetos: Estudo de Caso. Curitiba, 2004. 68 f. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação de Gestão da Informação), Departamento de Ciência e Gestão da Informação, Universidade Federal do Paraná. GRUPOTIC. Disponível em: <http://www.cesec.ufpr.br/grupotic/>. Acesso em: 23 mar. 2007. GRUPOTIC. Gestão Estratégica. Desenvolvido por Valuconcept: consultoria e avaliações. Curitiba: 2005. 30 f. GRUPO DE PESQUISA E EXTENSÃO EM GESTÃO E TECNOLOGIA EM EDIFICAÇÕES. Disponível em: <http://www.escience.unicamp.br/gte/index.php>. Acesso em: 15 abr. 2007. LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informação gerenciais: administrando a empresa digital. Tradução Arlete Simille Marques. 5 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004. MCGEE, J.; PRUSAK, L. Gerenciamento estratégico da informação. (Tradução de Astrid Beatriz de Figueiredo). 12 ed. Rio de Janeiro: Campus, 1994. NAVES, M. M. L. Considerações sobre gerência de recursos informacionais. Perspect. Cienc. Inf., Belo Horizonte, v. 4, n. 1, p. 49 - 56, jan./jun.1999. NÚCLEO ORIENTADO PARA A INOVAÇÃO NA EDIFICAÇÃO. <http://www.cpgec.ufrgs.br/norie/frame_apresenta.htm>. Acesso em: 16 abr. 2007.. Metodologia de gerência da informação aplicada a.... Disponível. em:. Greef; Kuntz; Freitas; Mendes Jr & Lahóz 9.

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