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Conteúdo
1 Classificação de materiais. 1.1 Atributos para classificação de materiais. 1.2 Tipos de classificação.
2 Gestão de estoques. 3 Compras. 3.1 Organização do setor de compras. 3.2 Etapas do processo.
3.3 Perfil do comprador. 3.4 Modalidades de compra. 3.5 Cadastro de fornecedores. 4 Compras no
setor público. 4.1 Objeto de licitação. 4.2 Edital de licitação. 5 Recebimento e armazenagem. 5.1
Entrada. 5.2 Conferência. 5.3 Objetivos da armazenagem. 5.4 Critérios e técnicas de armazenagem.
6 Gestão patrimonial. 6.1 Tombamento de bens. 6.2 Controle de bens. 6.3 Inventário. 6.4 Alienação
de bens. 6.5 Alterações e baixa de bens.
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Conceito
Segundo Dias, o objetivo da classificação de materiais é definir uma CATALOGAÇÃO, SIMPLIFICAÇÃO, ESPECIFICAÇÃO, NORMALIZAÇÃO, PADRONIZAÇÃO E CODIFICAÇÃO de todos os materiais componentes do estoque da empresa além de facilitar a localização dos mesmos no almoxarifado.
CATALOGAR – Significa denominar todos os itens existentes, de modo que não se omita nenhum deles. SIMPLIFICAR – É reduzir a multiplicidade de materiais que são empregados para o mesmo fim.
ESPECIFICAR – É descrever detalhadamente um certo item, demonstrando suas medidas, formato, tamanho, peso, etc.
NORMALIZAR – Significa determinar a forma de utilização de um material em suas diversas aplicações. PADRONIZAR – É estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formato para os materiais de modo que não existam muitas variações entre eles.
Vantagens da Padronização
• Simplifica o trabalho de conferência, inspeção, fiscalização. • Reduz substancialmente o número de itens
• Esses itens têm pouca probabilidade de se tornarem obsoletos • Reduz o custo de material
Depois de realizada a classificação dos materiais é que se pode começar a sua codificação. Os sistemas de codificação mais comumente usados são: O alfabético, o alfanumérico e o numérico decimal.
Sem o estoque de certas quantidades de materiais que atendam regularmente às necessidades dos vários setores da organização, não se pode garantir um bom funcionamento e um padrão de atendimento desejável. Estes materiais, necessários à manutenção, aos serviços administrativos e à produção de bens e serviços, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificação de materiais. Estes grupos recebem denominação de acordo com o serviço a que se destinam (manutenção, limpeza, etc.), ou à natureza dos materiais que neles são relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc.
Classificar um material, então, é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso etc. a classificação não deve gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificação, ainda, deve ser feita de maneira que cada gênero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos alimentícios, se estiverem próximos entre si. Classificar material, em outras palavras significa ordená-lo, segundo critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade.
O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa. A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois, sem ele, não pode existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem adequados e uma operacionalização do almoxarifado de maneira correta.
O sistema de classificação é primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois, sem ele, não poderia existir um controle eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado.
Critério de Classificação
A classificação dos materiais consiste na codificação ou no estabelecimento de grupos ou famílias de materiais em uso na organização, de acordo com sua utilidade, natureza, função ou no atendimento de objetivos específicos da organização.
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Quanto a sua utilizada
• MATERIAIS PRODUTIVOS: AQUELES QUE NORMALMENTE SÃO INCORPORADOS AO PRODUTO;
• MATERIAIS IMPRODUTIVOS: Aqueles que colaboram para a obtenção do produto, mas não incorporados ao produto.
Quanto a sua aplicação
• MATÉRIA-PRIMA: Itens básicos para elaboração industrial;
• MATERIAL DE EMBALAGEM: Itens destinados ao acondicionamento; • MATERIAL DE ESCRITÓRIO: Impressos, papel, etc.
São materiais que a empresa utiliza em seus diversos setores para fins diretos ou indiretos de produção. São os materiais utilizados pelo setor específico de manutenção da organização.
Princípios da Classificação
A classificação de materiais está relacionada à Catalogação, Especificação, Normalização, Codificação, Padronização, Identificação.
Normalização
Estabelecimento de normas para a utilização, solicitação e armazenagem do material, facilitando a comunicação interna e externa.
Padronização
Redução dos materiais do mesmo gênero a um só tipo, conforme modelo preestabelecido.
É o processo pelo qual se eliminam variedades desnecessárias que, sendo geralmente adquiridas em pequenas quantidades, encarecem sobremaneira os materiais de uso normal. Dentro desta conceituação de padronização, estabelecem-se padrões de medição, qualidade, peso, dimensão do material, etc.
Elimina as variedades desnecessárias, excluindo, desta forma, os desperdícios e as sobras, economizando tempo, espaço e dinheiro. A padronização deve ser de acordo com o padrão de mercado, com maior número de fornecedores, facilitando sua aquisição e minimizando os custos.
Vantagens de padronização
Favorece a diminuição do número de itens; Simplifica o trabalho de estocagem; Permite a obtenção de melhores preços; Reduz o trabalho de compras; Diminui os custos de estocagem; Permite a aquisição dos materiais com maior rapidez e economiza com consertos e substituições de peças.
Pela padronização, adquire-se a certeza de não haver confusão entre os tipos de materiais que se assemelham, sem se equiparem, ficando, portanto, distintamente classificados pela própria especificação.
Desvantagem de padronização
Um programa de padronização, se não for sabiamente realizado, poderá acarretar muita confusão.
As Normas para Padronização Seguem algumas recomendações previamente utilizáveis na aplicação da técnica de padronização de materiais: Consulta de Catálogos, Informações dos Fornecedores, Análise dos Estoques existentes E Informações do Setor Usuário.
Identificação
Identificar um material é buscar sua identidade através da análise e do registro de suas características.
Especificação
Descrição detalhada do material, evitando omitir dados importantes.
Codificação
É o último passo para a individualização do material, por meio de números, letras ou ambos.
Catalogação
A Catalogação é a última fase do processo de classificação de materiais e consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas da empresa.
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Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselha-se à simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato idênticos contribuem para que haja a normalização. Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuário irá fornecer todos os dados (tipo de capa, número de folhas e formato), o que facilitará sobremaneira não somente sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se servem do material. a não simplificação (padronização) pode confundir o usuário do material, se este, um dia, apresentar uma forma e, outro dia, outra forma de maneira totalmente diferente.
Aliado a uma simplificação, é necessária uma especificação do material que é uma descrição minuciosa, possibilitando melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor, quanto ao tipo de material a ser requisitado.
A normalização se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronização e identificação do material, de modo que, tanto o usuário como o almoxarifado possam requisitar e atender os itens, utilizando a mesma terminologia. A normalização é aplicada também no caso de peso, medida e formato.
Codificação de Materiais
Codificar materiais é identificá-los através de códigos. É um sistema de símbolos alfabéticos, numéricos ou alfanuméricos, que visa à identificação dos materiais, facilitando sua individualização, compras e requisições sem precisar utilizar seu nome habitual.
Em função de uma boa classificação do material, poderemos partir para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meios de números e/ou letras. Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabético, alfanumérico e numérico, também chamado decimal.
A escolha do sistema utilizado deve estar voltada para obtenção de uma codificação clara e precisa, que não gere confusão e evite interpretações duvidosas a respeito do material. Procurando aprimorar o sistema de codificação, passaram a adotar de uma ou mais letras o código numérico. Este processo ficou conhecido como código alfabético. Entre as inúmeras vantagens da codificação está a de afastar todos os elementos de confusão que, porventura, se apresentarem na pronta identificação de um material.
Assim, desenvolver métodos de codificação de um modo simples, racional, metódico e claro, é uma necessidade. Identificar os materiais. Facilitar o controle de estoque. Evitar duplicidade de itens em estoque. Facilitar as comunicações internas da organização no que se refere a materiais e compras. Permitir atividades de gestão de estoques e compras e definir instruções, técnicas de controle de estoques e compras são indispensáveis ao bom desempenho das unidades da empresa.
Além disso, deve-se: Dividir o universo dos materiais em grandes grupos de acordo com o campo de emprego, numerando-os de 01 a 99, Dividir os grupos em classes de materiais com características específicas numerando-os 01 a 99 E Numerar cada item da classe que se distingue dos outros por pequenas diferenças. Reserva-se para esta, a numeração de 001 a 999 que constitui o número identificador do item.
Métodos de codificação
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Número sequencial:
É o método pelo qual se distribui, sequencialmente, números arábicos a casa material que se deseja codificar. Este método, embora simples, não deixa de ser bastante eficaz, especialmente em empresas de pequeno médio porte.
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Método alfabético
A codificação pelo sistema alfabético é a que utiliza letras em vez de números para a identificação dos materiais. É um sistema bastante limitado, especialmente, hoje, quando as máquinas que não aceitam símbolos alfabéticos, já são tão largamente aceitas nas empresas modernas.
No sistema alfabético, o material é codificado, segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do material pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, este sistema está em desuso.
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Método alfanumérico ou misto
Este método caracteriza-se pela associação de letras e algarismos. Permite certa flexibilidade, por quanto às letras que antecedem os números poderão indicar lotes ou representar a inicial do material codificado. Apesar de ser o método mais difundido no Brasil, apresenta o problema da não aceitação das letras pelos sistemas mecanizados.
O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números e permite um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente é dividido em grupos e classes, assim:
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Método decimal (simplificado)
Este método de codificação apoia-se na “Decimal Classification” do famoso bibliotecário norte americano Melville Louis Kossuth Dervey. É uma adaptação de ideia genial de Dervey, uma simplificação de seu sistema. Consiste, basicamente, na associação de três grupos e sete algarismos. É o método mais utilizado nos almoxarifados para a codificação dos materiais.
1º Grupo-00- Classificador: Designa as grandes “Classes” ou agrupamentos de materiais em estoque. 2º Grupo-00- Individualizador: Identifica cada um dos materiais do 1º grupo.
3º Grupo-000-Caracterizador: Descreve os materiais pertencentes ao 2º grupo, de forma definitiva, com todas as suas características, a fim de torná-los inconfundíveis.
É o método mais usado nas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informações incomensuráveis. Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificação para especificar os diversos tipos de materiais em estoque:
• matéria-prima
• óleos, combustíveis e lubrificantes. • produtos em processos
• produtos acabados • material de escritório • material de limpeza
Podemos verificar que todos os materiais estão classificados sob títulos gerais, de acordo com suas características. É uma classificação bem geral. Cada um dos títulos da classificação geral é submetido a uma nova divisão que individualiza os materiais. Para exemplificar, tomemos o título 05 – materiais de escritório, da classificação geral, e suponhamos que tenha a seguinte divisão:
05 - Material de Escritório
- lápis
- canetas esferográficas - blocos pautados - papel carta
Devido ao fato de um escritório ter diversos tipos de materiais, esta classificação torna-se necessária e chama-se classificação individualizadora. Esta codificação ainda não é suficiente, por faltar uma definição dos diversos tipos de materiais. Por esta razão, cada título da classificação individualizadora recebe uma nova codificação. Por exemplo, temos o título 02 - caneta esferográfica, da classificação individualizadora, e suponhamos que seja classificada da maneira seguinte:
02 - canetas esferográficas
- marca alfa, escrita fina, cor azul. - marca gama, escrita fina, cor preta.
Esta nova classificação é chamada de codificação definidora e, quando necessitamos nos referir a qualquer material, basta que informemos os números das três classificações que obedece à seguinte ordem:
- Número da classificação geral
- Número da classificação individualizadora - Número da classificação definidora
Por exemplo, quando quisermos nos referir À “caneta esferográfica marca alfa, cor vermelha, escrita fina”, basta que tomemos os números: 05 da classificação geral, 02 da classificação individualizadora, 03 da classificação definidora e escrevemos: 05 – 02 - 03
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O Que é Gestão de Estoques
"Administrar materiais é ter os materiais necessários, na quantidade, local e tempo certos, à disposição dos órgãos de produção da empresa."
A Organização, ou o Sistema-Empresa, é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos visando ao alcance dos objetivos estabelecidos.
A Administração de Materiais é um subsistema do Sistema-Empresa. Seu enfoque fundamental é determinar o quê, quanto e como adquirir ao menor custo - desde o momento de sua concepção até seu consumo final - para repor o estoque.
Objetivo da Gestão de Estoques
A função do controle de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas não realizadas, ajudando no ajuste do planejamento da produção.
A administração do controle de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro também se eleva. Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque, pois sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda final do produto.
O estoque do produto acabado, matéria-prima e material em processo não serão vistos como independentes. Todas as decisões tomadas sobre um dos tipos de estoque, influenciarão os outros tipos. Às vezes acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organização mais tradicionais e conservadoras.
Somente algumas matérias-primas têm a vantagem de estocar, em razão da influência da entrega do fornecedor. Outras matérias-primas especiais, o fornecedor precisa de vários dias para produzi-la.
O controle de estoques tem também o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa.
Quanto maior é o investimento, também maior é a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa.
O controle de estoques é de suma importância para a empresa, sendo que controla-se os desperdícios, desvios, apura-se valores para fins de análise, bem como apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro.
Os objetivos dos departamentos de compras, de produção, de vendas e financeiro, deverão ser conciliados pela administração de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da divisão de estoques já é antiga: os materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas reposições necessárias.
Na administração moderna, a responsabilidade dos estoques fica sob uma única pessoa. Os departamentos tradicionais ficam livres desta responsabilidade e podem dedicar-se à sua função primária.
Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é meta primordial, portanto deve existir uma integração das atividades como, compras, recepção e estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenação específica, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação. Logo, a Administração de materiais tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades, insumos materiais e estabelecer normas, critérios e rotinas operacionais de modo que tudo funcione regularmente.
Objetivos Específicos
• Minimizar o investimento em estoques;
• Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condições de mercado;
• Manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais como em potencial, verificando preços, qualidade e outros fatores que tenham influência no material e nas condições de fornecimento;
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• Pesquisar continuamente novos materiais, novas técnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores;
• Padronizar materiais, embalagens e fornecedores;
• Controlar disponibilidades de materiais e situação dos pedidos, tanto em relação a fornecedores como em relação à produção da empresa;
• Obter segurança de fornecimento; • Obter preços mínimos de compra.
Funções Básicas de um Sistema de Gestão de Estoques
Suas funções básicas, interligadas pelo Planejamento e Controle da produção, são: 1. Programação;
2. Aquisição; 3. Estocagem; 4. Distribuição.
A Administração de Materiais é uma função administrativa semelhante a outras funções de administração de recursos, tais como a Administração Financeira, a Administração de Recursos Humanos, etc. Comumente é denominada, também, de “Administração de Suprimentos”, adquirindo um conceito um pouco mais geral, englobando também serviços e energia.
Quando associada à distribuição de produtos e materiais em geral é denominada “Logística”.
Em algumas organizações as atividades de compras estão em um setor, as de estocagem em outro e as de movimentação em outro. A localização no organograma depende do tipo de empresa.
Princípios Básicos para a Gestão de Estoques
Para se organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos descrever suas principais funções: a) Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens;
b) Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade;
c) Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período pré-determinado; d) Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque;
e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre sua posição; g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; h) Identificar e retirar do estoque os itens danificados.
Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fábrica. Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial são: matéria-prima, produto em processo, produto acabado e peças de manutenção.
Principais Enfoques da Gestão de Estoques
Para a consecução dos objetivos, o Administrador de Materiais deve ter como seus principais enfoques: 1. Administração de Recursos: que é em grande parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a utilização de pessoas, materiais e instalações ou equipamentos); 2. Sistema de Controle de Informações: pois sua utilização correta leva a uma melhoria de produtividade, através da distribuição de informações; integrando gestores, funcionários, clientes, fornecedores e setores da empresa envolvidos com seu abastecimento, como:
• Informações para os usuários; • Informações para a gestão; • Informações para compras; • Informações para o almoxarifado; • Informações para inventário.
É um processo, que coleta, organiza e dissemina informações tecnológicas, com uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recém-identificadas.
O Sistema-Empresa fazendo bem o uso de suas informações estará à frente em relação aos seus concorrentes, porque a disponibilidade e distribuição onipresente da informação faz parte de um dos vetores para a competitividade das empresas.
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a exercer as suas funções de forma eficaz, ou seja, gerenciando as entradas e saídas dos materiais necessários à empresa.
Ressuprimento de Estoques
Para contornar problemas, tais como estimativas exageradas que implicam a imobilização desnecessária de recursos financeiros (além de congestionamento de áreas de armazenagem), utiliza-se parâmetro de ressuprimento, que tem por finalidade manter os níveis permanentemente ajustados em função da lei de consumo, do prazo de reposição, da importância operacional e do valor de cada material.
Política de Gestão de Estoques
A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto é, estabelece certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios para medir o desenvolvimento do departamento.
Estas políticas são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes: a) Metas de empresas quando há tempo de entrega dos produtos ao cliente;
b) Definição do número de depósitos de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles; c) Até que nível deverão flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda ou uma alteração de consumo.
As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da administração de estoques. Percebe-se, então, que uma gestão inadequada pode resultar em efeitos danosos, tais como, insegurança na empresa, elevados custos, perda de tempo, falta de confiabilidade de funcionários, fornecedores e clientes. Resultando o possível fechamento da empresa.
Estoques
Cadastramento de Materiais
Uma vez identificado e codificado, o material é cadastrado. O Cadastramento é o registro, em computador, dos materiais com todos os dados identificadores, como: nome, código, unidade, etc., de interesse da empresa. De posse do cadastro de materiais, a organização terá facilmente à mão as listagens de materiais, tão necessárias para consultas e análise econômico-administrativas.
Classificação dos Estoques
A) Estoques de matérias primasB) Estoques de materiais em processamento C) Estoques de materiais semiacabados
D) Estoques de materiais acabados (componentes) E) Estoques de produtos acabados (pas)
A) estoques de matérias-primas
Constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. São os itens iniciais para a produção dos produtos ou serviços da empresa, isto significa que a produção é totalmente dependente da entrada de matérias-primas.
B) Estoques de materiais em processamento ou em vias
São constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das seções que compõem o processo produtivo da empresa, não estão nem no almoxarifado – por não serem matérias-primas iniciais (MPS) – nem no depósito – por ainda não serem estoque de produtos acabados (PAS), e, sim estão transitando pelas seções que compõem o processo produtivo da empresa.
C) Estoques de materiais semiacabados
Referem-se aos materiais parcialmente acabados que ainda estão transitando pelas diversas seções do processo produtivo e diferem do anterior, por estarem em um estágio mais avançado.
D) Estoques de materiais acabados
Também denominados componentes, referem-se às peças ou componentes já acabados e prontos para serem anexados aos produtos.
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E) Estoques de produtos acabados
Os estoques de produtos acabados (PAS), referem-se aos produtos já prontos e acabados em sua totalidade.
Classificação da Curva ABC
Segundo POZO, o princípio da curva ABC foi elaborado por Vilfredo Pareto, na Itália, no final do século passado, quando por volta de 1897, elaborava um estudo de distribuição e renda da população local. Neste estudo, Pareto notou que grande porcentagem da renda total concentrava-se nas mãos de uma pequena parcela da população, numa proporção de aproximadamente 80% e 20%, ou seja, que 80% da riqueza local estava com 20% da população. Este princípio, mais tarde, foi difundido para outras atividades e passou a ser uma ferramenta muito útil para os administradores. Porém, no controle de estoque, foi aplicada pela primeira vez na General Eletric, por F. Dixie.
Na metodologia utilizada inicialmente por DIXIE, os itens “”, embora representassem apenas 8% dos itens em estoque, correspondiam a 75% do valor financeiro de todo o estoque. Os itens da curva “B” representavam 25% dos itens em estoque, porém somente 20% do valor financeiro. Os itens da curva “C”, embora representassem 67% dos itens em estoque, correspondiam a somente 5% do valor financeiro de todo o estoque.
Segundo Dias utilizando a Classificação ABC, teremos um importante instrumento para o gestor de estoques. Ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção; dispensando tratamento adequado quanto a sua administração.
Obtém-se a Curva ABC através da ordenação dos itens, conforme a sua importância relativa à nível de valor financeiro.
A Curva ABC pode ser aplicada através de duas maneiras, a primeira é o valor total, ou seja, multiplica-se o consumo médio mensal pelo valor de custo médio. A segunda é somente pelo valor unitário do item.
Sugerimos a utilização da primeira maneira é onde a ordenação deverá acontecer pela multiplicação do consumo médio móvel e o custo médio unitário. Por outro lado através de nossa experiência verificamos que apareceram alguns itens que entraram na curva A apenas por terem um consumo muito elevado, mas que seu preço unitário não tenha muita representatividade. Desta maneira passaremos a utilizar o bom senso do administrador para eventualmente estarmos dando maior atenção aos itens com valores elevados, uma vez que, se tivermos alguma diferença nesses itens o valor perdido será alto, fato que não aconteceria com a perda de um item que tenha um consumo elevado mas o seu valor unitário seja pequeno.
Exemplificação da CURVA ABC
MATERIAL PREÇO CONSUMO VALOR CONS. UNITÁRIO MENSAL R$/MÊS XYLOCAINA SPRAY 42,00 29 1.218,00 ZITROMAX 500 10,76 16 172,16 AMPLACILINA 500 9,15 19 173,85 DRENISSON CREME 6,87 41 281,67 CATAFLAN GOTAS 5,07 41 207,87 FLEET ENEMA 4,00 51 204,00 METADON AMPOLA 1,86 60 111,60 HIDANTAL AMPOLA 1,24 57 70,68 LASIX AMPOLA 0,53 117 62,01 ALBUMINA HUMANA 47,80 157 7.504,60
GRAU MATERIAL PREÇO CONSUMO VALOR CONS. UNITÁRIO MENSAL R$/MÊS
1 ALBUMINA HUMANA 47,80 157 7.504,60 75,00% ---> 75% 2 XYLOCAINA SPRAY 42,00 29 1.218,00 12,17%
3 DRENISSON CREME 6,87 41 281,67 2,81% 15% 4 ZITROMAX 500 10,76 16 172,16 1,72%
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5 FLEET ENEMA 4,00 51 204,00 2,04% 6 CATAFLAN GOTAS 5,07 41 207,87 2,08% 7 AMPLACILINA 500 9,15 19 173,85 1,74% 10% 8 METADON AMPOLA 1,86 60 111,60 1,12% 9 HIDANTAL AMPOLA 1,24 57 70,68 0,71% 10 LASIX AMPOLA 0,53 117 62,01 0,62% 10.006,44 MATERIAL VALOR CONS.R$/MÊS 0,00 ALBUMINA HUMANA 7.504,60 XYLOCAINA SPRAY 8.722,60 DRENISSON CREME 9.004,27 ZITROMAX 500 9.176,43 FLEET ENEMA 9.380,43 CATAFLAN GOTAS 9.588,30 AMPLACILINA 500 9.762,15 HIDANTAL AMPOLA 9.832,83 METADON AMPOLA 9.944,43 LASIX AMPOLA 10.006,44
PODEMOS CONCLUIR QUE:
10% dos itens correspondem a 75% do Valor financeiro (R$/MÊS) 20% dos itens correspondem a 15% do Valor financeiro (R$/MÊS) 70% dos itens correspondem a 10% do Valor financeiro (R$/MÊS)
A CURVA “A” representa de 10% a 20% dos itens e corresponde de 70% a 80% do valor financeiro A CURVA “B” representa de 25% a 45% dos itens e corresponde de 15% a 20% do valor financeiro A CURVA “C” representa de 50% a 70% dos itens e corresponde de 05% a 10% do valor financeiro
Classificação ZYX
A classificação ZYX identifica os produtos estratégicos de acordo com a sua importância para a operacionalidade da empresa.
A classe “Z” representa os itens vitais para a empresa, jamais podem faltar, sem similares. A CURVA “Y” representa os itens de importância média, com ou sem similares.
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INVENTÁRIOS
Periodicamente, as organizações efetuam contagem física de seus itens em estoque e em processos, para comparar a quantidade física com os dados contabilizados em seus registros, a fim de eliminar as discrepâncias que possam existir entre os valores contábeis dos livros e o que, realmente, existe no estoque.
O inventário pode ser GERAL ou ROTATIVO:
O INVENTÁRIO GERAL - É elaborado no fim de cada exercício fiscal de cada empresa, abrangendo a contagem física de todos os itens de uma só vez.
O INVENTÁRIO ROTATIVO - É feito no decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada no processo operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados períodos.
A contagem física é feita em duas vezes e por duas equipes diferentes, onde, ao apresentar alguma divergência de contagem é realizada uma terceira, para ter a certeza de que a quantidade em estoque esteja inventariada corretamente.
AVALIAÇÃO DOS ESTOQUES
A avaliação de estoques é um levantamento financeiro dos materiais, desde as matérias-primas iniciais, os materiais em processamento, semiacabados ou acabados; tomando, por base, o preço de custo ou preço de mercado. A avaliação de estoques pode ser feita por três métodos diferentes, a saber:
Método do Custo Médio
É o método mais utilizado. Baseia-se no preço de todas as retiradas ao preço médio do suprimento total do item em estoque. A saída de estoque é calculada pelo custo médio. A avaliação do saldo que permanece no estoque, bem como, o custo do material fornecido à produção, são calculados pelo custo médio. Em longo prazo, a avaliação pelo custo médio indica os custos reais das compras de materiais, e funciona como um estabilizador, ao equilibrar as flutuações de preços que ocorrem ao longo do tempo.
DATA HISTÓRICO ENTRADAS SAÍDAS SALDO
QTDE P. UNIT. P. TOTAL QTDE P. UNIT. P. TOTAL QTDE P. UNIT. P. TOTAL 02/jan est. Inicial 10 12,00 120,00 10 12,00 120,00
30/jan Venda 5 12,00 60,00 5 12,00 60,00 30/mar Compra 10 15,00 150,00 15 14,00 210,00 30/mai Venda 10 14,00 140,00 5 14,00 70,00 30/jun Compra 20 18,00 360,00 25 17,20 430,00 30/set Venda 15 17,20 258,00 10 17,20 172,00 30/out Compra 10 21,00 210,00 20 19,10 382,00 30/nov venda 15 19,10 286,50 5 19,10 95,50 31/dez mov. do ano
50 840,00 45 744,50 5 19,10 95,50 FICHA DE ESTOQUE COM CÁLCULO DO CUSTO MÉDIO
Método PEPS (FIFO)
A sigla PEPS é a abreviação da frase primeiro a entrar, primeiro a sair em inglês, FIFO - FIRST IN, FIRST OUT. A avaliação do estoque é feita por ordem cronológica das entradas. Sai o material que entrou antes, isto é, do lote mais antigo e cujo preço está baseado no custo que ele entrou para o estoque. Terminando o lote mais antigo, aplica-se o preço do segundo lote mais antigo. O saldo em estoque é calculado pelo custo das entradas de material.
DATA HISTÓRICO ENTRADAS SAÍDAS SALDO
QTDE P. UNIT. P. TOTAL QTDE P. UNIT. P. TOTAL QTDE P. UNIT. P. TOTAL 02/jan est. Inicial 10 12,00 120,00 10 12,00 120,00
12
5 12,00 60,00 30/mar compra 10 15,00 150,00 10 15,00 150,00 30/mai venda 5 12,00 60,00 5 15,00 75,00 5 15,00 75,00 30/jun compra 20 18,00 360,00 5 15,00 75,00 20 18,00 360,00 30/set venda 5 15,00 75,00 10 18,00 180,00 10 18,00 180,00 30/out compra 10 21,00 210,00 10 18,00 180,00 10 21,00 210,00 30/nov venda 10 18,00 180,00 5 21,00 105,00 5 21,00 105,00 31/dez mov. do ano50 840,00 45 735,00 5 21,00 105,00 FICHA DE ESTOQUE COM CÁLCULO PELO MÉTODO PEPS
A vantagem deste tipo de avaliação é que o valor dos estoques fica sempre atualizado em relação ao valor da última entrada isto significa que o valor do estoque se aproxima dos preços atuais do mercado por outro lado, o custo da produção é calculado em função dos valores dos primeiros lotes de entrada no almoxarifado. Notamos que a quantidade inventariada é igual nos dois métodos, mas o valor do estoque final e o custo dos produtos vendidos são diferentes.
CUSTO MÉDIO PEP´S VALOR DOS ESTOQUE FINAL EM $ 95,50 105,00 CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS $ 744,50 735,00
Nota-se que, pelo método de custo médio, é mais favorável à empresa em relação ao PEP´S, por apresentar um custo operacional maior.
O FISCO só aceita estes dois métodos: (CUSTO MÉDIO OU PEP´S) MÉTODO UEPS (LIFO)
A sigla UEPS, significa último a entrar, primeiro a sair. Em INGLÊS,- LEST IN, FIRST OUT. A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar no almoxarifado. O valor dos estoques é calculado ao custo do último preço, o qual, normalmente, é o mais elevado. Provoca com isto a supervalorização do preço do material computado na produção, e ao final do exercício, produz um crédito positivo de materiais.
DATA HISTÓRICO ENTRADAS SAÍDAS SALDO
QTDE P. UNIT. P. TOTAL QTDE P. UNIT. P. TOTAL QTDE P. UNIT. P. TOTAL 02/jan est. Inicial 10 12,00 120,00 10 12,00 120,00
30/jan venda 5 12,00 60,00 5 12,00 60,00 5 12,00 60,00 30/mar compra 10 15,00 150,00 10 15,00 150,00 30/mai venda 10 15,00 150,00 5 12,00 60,00 5 12,00 60,00 30/jun compra 20 18,00 360,00 20 18,00 360,00 5 12,00 60,00 30/set venda 15 18,00 270,00 5 18,00 90,00 5 12,00 60,00 5 18,00 90,00 30/out compra 10 21,00 210,00 10 21,00 210,00 30/nov venda 10 21,00 210,00 5 18,00 90,00 5 12,00 60,00 31/dez mov. Do ano
50 840,00 45 780,00 5 12,00 60,00 FICHA DE ESTOQUE COM CÁLCULO PELO MÉTODO UEPS (LIFO)
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Sistemas de Controle de Estoque
Introdução
Um dos grandes desafios da administração de estoques (materiais) está em dimensionar e controla os estoques para tentar mantê-los em níveis adequados, ou então reduzi-los sem afetar o processo produtivo e sem aumentar os custos financeiros. Os estoques tendem a flutuar e é muito difícil controlá-los em sua totalidade. Desta maneira, os estoques não podem ser muito grandes, pois implicam em desperdícios e capital empatado desnecessariamente, nem podem ser pequenos, pois envolvem riscos de falta de material e, consequentemente, a paralisação e o não atendimento aos clientes.
Métodos de controle de estoques
10.2.1 Sistema de duas gavetas
10.2.2 Sistema dos máximos e mínimos 10.2.3 Sistema das renovações periódicas 10.2.4 MRP (material requirements planning) 10.2.1 Sistema de duas gavetas
É o método mais simples de controlar estoques, principalmente dos itens de classe “C”, isto é, a enorme variedade de itens de pequeno valor. O sistema de 2 gavetas é muito utilizado pelo comércio varejista de pequeno porte, pelos revendedores de autopeças, etc.
O estoque é armazenado em duas caixas ou gavetas. A primeira caixa ou gaveta tem uma quantidade de material equivalente ao consumo previsto no período. O almoxarifado atende as solicitações que chegam pelo estoque da gaveta “A”. Quando este chega a zero, o almoxarifado emite um pedido ao setor de compras enquanto aguarda as providências para a reposição do estoque, vai atendendo as solicitações com o estoque da gaveta “B”. A gaveta “B” tem uma quantidade suficiente para atender a demanda durante o tempo necessário para a reposição, mais o estoque de segurança.
As variações deste sistema são muitas. Algumas empresas mantêm o estoque de atendimento na gaveta “A” nas prateleiras, e um reserva em sacos plásticos transparentes com um cartão de identificação. Quando o estoque da gaveta “A” acaba, o almoxarife abre os sacos e remete o cartão de identificação para o setor de compras.
Sistema dos máximos e mínimos
Consiste em estimar os estoques MÁXIMO (Emax) e MÍNIMO (Emin), para cada item, em função de uma expectativa de consumo previsto para determinado período de tempo. O estoque deverá oscilar entre os limites máximos e mínimos. A partir daí, calcula-se o ponto de pedido (PP) de acordo com o tempo de reposição do item.
Modelo de estoque mínimo
Esse modelo estabelece que o nível de reposição será uma quantidade de material necessário para atender ao período de abastecimento, tendo em vista a expectativa de consumo indicada pela média aritmética móvel, mais o estoque de reserva. Sempre que o nível de estoque de um determinado item atingir esse valor, será feito o pedido.
A expressão do modelo é:
Q = ER + (PA x D), em que; Q = quantidade a ser adquirida; ER = estoque de reserva; PA = prazo de abastecimento; D = demanda média.
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Esse gráfico mostra a variação de estoques quando se utiliza o modelo de estoque mínimo, considerando-se um item de consumo constante ao longo do tempo.
Como pode-se notar, em ambos os casos a quantidade é que determina o ponto de pedido. Sempre que se atingir um volume de estoque definido como estoque mínimo, será feito o pedido de uma certa quantidade, calculada segundo a fórmula citada anteriormente.
Modelo de estoque máximo ou de renovação periódica
Esse método estabelece que o pedido seja feito de acordo com datas estabelecidas; por exemplo, a cada dois meses verifica-se a posição de estoques e emite-se um pedido de compra.
A quantidade a ser adquirida é calculada da seguinte maneira: Q = EMax - ED, em que:
Q = quantidade a ser adquirida; EMax = estoque máximo;
ED = estoque disponível (soma dos estoques existentes + pedidos já feitos e ainda não recebidos). Define-se como estoque máximo (EMax):
EMax = ER + (D x PR) + (D x PA), em que:
ER = estoque de reserva (verificar forma de cálculo citada anteriormente); D = demanda média (calculada a partir da média aritmética móvel); PR = prazo de renovação (período entre duas avaliações do estoque);
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No gráfico da figura 7, as quantidades adquiridas em cada pedido são iguais apenas porque o item possui consumo constante e a avaliação dos estoques ocorre a intervalos regulares.
A figura 8 mostra a variação das quantidades em estoque de um item que é adquirido conforme o modelo de renovação periódica e cujo consumo é variável; ela revela ainda que os pedidos são feitos e as quantidades de cada um, variáveis. Assim, no momento do pedido (P1), solicita-se a quantidade suficiente para atingir o estoque máximo (Q1), e o recebimento dessa quantidade está representada por (R1).
Seguindo o mesmo raciocínio, estão representados os pedidos 2, 3 e 4, com as quantidades correspondentes e os respectivos recebimentos. É importante notar que os prazos de renovação são constantes, conforme definido pelo modelo.
Como pode-se observar, para itens de consumo constante os métodos apresentam comportamento semelhante.
O modelo de estoques mínimos tem níveis de estoque médio mais baixos e uma frequência variável de compras, ao passo que o método de estoques máximos apresenta uma distribuição mais homogênea de processamento ao longo do tempo.
A escolha da metodologia depende da política de armazenamento dos produtos a ser adotada.
Em qualquer situação, o sistema deve estar sempre pronto a emitir relatórios de estoques que permitam agir prontamente para suprir necessidades emergenciais, que podem indicar a adoção de medidas extraordinárias para evitar a falta de material.
