2 LICENÇA CREATIVE COMMONS
Produtividade em 6 lições
Organizadores: Anderson Costa @andersoncosta e Debora Batello @deborab Ano de publicação: 2012
Capa: Teo, via Flickr (http://www.flickr.com/photos/teo/66712369/) Imagens (via Flickr, Creative Commons):
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Qualquer direito de uso legítimo (ou fair use) concedido por lei ou qualquer outro direito protegido pela legislação local não são em hipótese alguma afetados pelo disposto acima.
GTD ou Getting Things Done são marcas registradas de David Allen & Co (http://www.davidco.com/). Todos os direitos reservados. Esta obra é uma interpretação livre dos ensinamentos adquiridos.
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Sobre este e-book
Você está lendo neste momento o primeiro e-book gratuito que o Movebla
disponibiliza. É um agradecimento aos nossos leitores pela fidelidade e audiência nestes últimos 2 anos.
A série sobre produtividade foi muito bem avaliada, então fazia sentido disponibilizá-la em um único volume digital. Será um brinde para todos os leitores que assinam a newsletter do Movebla.
O download do e-book é totalmente gratuito. Se você adquiriu este conteúdo de forma paga em algum lugar, por favor nos avise. Não é nossa intenção cobrar por este conteúdo.
As lições sobre produtividades são fixas, mas você pode acompanhar outros posts e se juntar a nós no blog, no endereço www.movebla.com.
Muito obrigado pelo download e boa leitura!
Anderson Costa Editor, Movebla anderson@movebla.com
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Índice
Sobre este e-book
1 - A lógica do sistema e a coleta de informações
2 - Processando as informações
3 - Como administrar seus projetos
4 - Sistemas de referências
5 - Rotina de atualização do sistema
6 – Fazendo Acontecer
Bibliografia Fonte dos Posts
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Parte 1
A Lógica do Sistema e a Coleta de
Informações
Para quem deseja iniciar o uso de uma metodologia de organização pessoal, uma das mais utilizadas é Getting Things Done (GTD ou Fazendo as Coisas Acontecerem), criada por David Allen. A lógica do sistema é muito simples e será transmitida aqui numa série de seis lições, mas recomendo para os que se interessarem de fato a lerem o livro completo (disponível em português com o título ‘A Arte de Fazer
Acontecer’), pois muitas das questões que podem surgir durante a implementação da metodologia são respondidas pelo livro.
Allen pensou o GTD baseado em uma descoberta originada por sua observação profissional – ele era um coach de grandes executivos – o cérebro é uma ótima máquina criativa, mas é uma péssima ferramenta de armazenamento. Fazendo uma analogia, é um ótimo processador, mas um péssimo HD.
Com base nesse pensamento, a metodologia consiste em deixar tudo o que precisa ser executado POR ESCRITO, da forma que você preferir – digital ou em papel, o importante é que esteja sempre à mão a qualquer momento.
Para começarmos a implementação do sistema, a primeira lição é a seguinte: - ESCREVER TUDO (MAS TUDO MESMO), QUE ESTÁ EM SUA CABEÇA E QUE VOCÊ SABE QUE PRECISA FAZER, por exemplo:
comprar presente para sua mãe
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procurar apartamento para alugar
comprar refil para a impressora
matricular na academia
levar bike para arrumar
cortar cabelo
pagar conta do cartão no banco
Perceba que a lista acima é um brainstorming e você está tirando tudo o que está na sua cabeça e dependente da sua memória e transferindo para um meio mais
apropriado, por exemplo, um papel.
Sinta-se a vontade para colocar nesse brainstorming tudo, desde obrigações
profissionais às pessoais. Você precisa fazer isso para passar para segunda lição, que é a do processamento dessas informações. É aí que as coisas começam realmente a ser feitas.
Esse primeiro processo pode parecer doloroso na primeira vez que é feito, e será repetido para sempre. No entanto, por se tratar de uma manutenção, será mais fácil.
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Parte 2
Processando as Informações
Na primeira lição, ensinei uma coisa que parecia óbvia, que é coletar informações. Basicamente, você descarregou em um papel as coisas que estão em sua cabeça, mas que nunca surgem como lembrança no momento apropriado. Quantas vezes você não se cobrou por ter passado em frente a farmácia mas esqueceu que precisava comprar aquele remédio? Esses tipos de coisas só lembramos ao por os pés em casa. Esses pensamentos geram a ansiedade, provocada pela nossa cobrança todas as vezes que não conseguimos realizar tarefas simples e não sabemos o porquê. Mas agora você vai descobrir por que certas atividades precisam de um pouco de planejamento para serem realizadas. Fazendo da maneira certa, reduzirá sua
ansiedade, porque de acordo com a lógica da metodologia, o cérebro é uma máquina de pensar e não de guardar.
Com a sua lista em mãos e siga o roteiro abaixo para cada uma dos itens que anotou, na ordem que eles se apresentam na lista (não pule itens):
1) Posso realizar esse item AGORA em até DOIS MINUTOS? Se sim, então FAÇA IMEDIATAMENTE.
Se não, pois leva mais de dois minutos, você deve continuar investigando de acordo com o roteiro abaixo.
8 2) É um item possível de ser realizado?
Se sim, coloque em um papel chamado lista de PRÓXIMAS AÇÕES. Se não, pule para a próxima pergunta.
3) É um item que tem dia e tem hora para acontecer? Se sim, coloque na AGENDA.
Se não, pule para a próxima pergunta.
4) É um item que você pode delegar para alguém fazer por você?
Se sim, encaminhe para a pessoa certa e anote em uma lista AGUARDANDO. Se não, pule para a próxima pergunta.
5) É uma item que precisa ser desmembrado em várias ações para poder ser executada?
Se sim, transforme o item em um PROJETO (que será tratado à parte). Se não, pule para a próxima pergunta.
6) É um item que não pode ser feito tão cedo por conta de algum impedimento maior?
Se sim, coloque numa lista chamada UM DIA/TALVEZ. Se não, pule para a próxima pergunta.
7) É um item que deve ser armazenado para consulta futura?
Se sim, crie um espaço de armazenamento – SISTEMA DE REFERÊNCIAS para todas as suas referências.
IMPORTANTE – só anote na AGENDA os compromissos que tem DIA eHORA para acontecer. Ações que devem acontecer assim que possível, devem estar pelas listas: Próximas ações, Aguardando, Um Dia/Talvez, Projetos ou Sistema de Referências. Então, de acordo com a lista proposta na lição anterior, ficaria assim:
comprar presente para sua mãe – não dá para ir agora, colocar na lista PRÓXIMAS AÇÕES
preparativos para casamento – destrinchar PROJETOS
procurar apartamento para alugar – destrinchar PROJETOS
comprar refil para a impressora – lista de PRÓXIMAS AÇÕES
matricular na academia – destrinchar PROJETOS
levar bike para arrumar – lista de PRÓXIMAS AÇÕES
cortar cabelo – item possível de ser realizado agora – ligue AGORA PRA MARCAR e COLOQUE A DATA NA AGENDA
pagar conta do cartão no banco – lista de PRÓXIMAS AÇÕES
De acordo com o exercício acima, no primeiro setup temos muitos projetos que precisam ser desmembrados. Foi-se aquela época da nossa vida que tirávamos dois dias pra resolver um problema. Daquele jeito era fácil, matava de ponta a ponta.
9 Atualmente, temos problemas mais complexos, que temos que resolver durante um dia a dia repleto de trabalho e outros compromissos, como namoro, família… E a ansiedade também é fruto daquela sensação de que a vida está parada porque você não tem tempo para resolver os problemas. Ao executar pequenas ações de um projeto maior, você se vê resolvendo esse projeto. O importante é resolver uma tarefa por dia, que acabamos por resolver um grande projeto no decorrer do tempo.
Essa metodologia é ideal para resolver pequenos problemas, porque os grandes andam por conta própria.
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Parte 3
Como Administrar Seus Projetos
Depois de aprender sobre coleta de informações e processá-las, hoje vamos falar de administração dos seus projetos com o método GTD.
Os projetos basicamente são itens formados por diversas tarefas. Por exemplo:
Pagar conta no banco é uma única ação.
Comprar um apartamento é um projeto: envolve uma série de ações, que devem ser destrinchadas e colocadas em um papel a parte, para regularmente conferir e identificar o que você pode cumprir naquela semana.
Por isso, tenha uma lista de tarefas para cada projeto. Todas as semanas você deve eleger algumas tarefas para resolver. Não se preocupe se essa lista de acompanhar por muito tempo!
Vamos ao exemplo de projeto “Comprar um apartamento com meu companheiro (a)”:
Para comprar um apartamento, em primeiro lugar é preciso checar as finanças com seu companheiro e definir o quanto vocês podem formar de poupança. É preciso definir um prazo para isso ser realidade. É preciso também definir o quanto vocês querem pagar. É preciso montar o briefing do apartamento ideal para a vida a dois (ou pelo menos para o início).
11 Então, a lista ficaria mais ou menos assim:
Fazer contas pessoais e descobrir quanto consigo economizar por mês sem comprometer minhas finanças
Definir com meu companheiro o prazo para morarmos juntos.
Avisar meu companheiro para fazer as contas dele
Fazer simulação de valores de apartamentos no site do Banco X e quais os valores das entradas e parcelas mensais
Conversar com meu companheiro sobre o assunto do briefing do apartamento ideal
Buscar apartamentos no site XXX
Esse é o “set up” básico do seu projeto. A medida que esse projeto progride, outras ações vão sendo definidas e incluídas na lista. Por isso, não se prenda a questão de sair com o projeto perfeito listado.
Você deve conferir a lista semanalmente e ver o que pode progredir. Por exemplo, as duas únicas ações imediatas que pode acontecer são:
Fazer contas pessoais e descobrir o quanto consigo economizar por mês sem comprometer minhas finanças
Avisar meu companheiro para fazer as contas dele
Só depois disso vocês podem se reunir para fazer um briefing e simulação de valores. E se agora não for o melhor momento de comprar um apartamento (ou de iniciar um projeto X)?
Não tem problema, a lista de projetos não foi feita para ser cumprida no momento que é finalizada. Ela só foi feita para você planejar e saber exatamente o que você precisa para iniciar aquele projeto. Se não for a hora ideal, você saberá que não pode realizar aquele projeto simplesmente porque não é a hora ideal. De outra forma, estaria
ansioso e perturbado porque tem um projeto na cabeça que nunca tem início. Se olhar cada lista de projeto regularmente, uma hora vai chegar a hora de colocá-lo em
prática. Ou você estará tranquilo sabendo que a hora não chegou ainda.
Outro exemplo de um projeto menos complexo, “Planejar feriado”. As ações que pensei seriam as seguintes:
Fazer as contas de quanto eu posso gastar para passar um feriado
Pedir recomendações de lugares a amigos
Pesquisar custos dos lugares recomendados
Para David Allen, a maneira ideal de fazer projetos é utilizando a técnica do MIND MAP.
12 Com esse processo, você conclui um projeto complexo fazendo uma tarefa por vez, entre um job e um cafezinho.
POR QUÊ?
Se não souber qual é a próxima tarefa que pode cumprir imediatamente num dia de pouco serviço, vai perder tempo navegando no Youtube, sendo que poderia passar a mão no telefone e ligar pra sua gerente e agendar uma conversa sobre financiamento.
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Parte 4
Sistema de Referências
O arquivo de referências é um componente importante do GTD e muitas vezes negligenciado. Trata-se de pastas para arquivar todos os materiais que não são passiveis de ações. Por exemplo, uma matéria sobre passeios interessantes em Buenos Aires que saiu em um jornal, mas gostaria de guardá-la até que chegue o momento da viagem. Essa organização faz com que você não fique soterrado no excesso de informação e só usar o material quando realmente precisar.
O segredo do arquivo de referências é você guardar em apenas um lugar tudo o que precisa ser consultado, pois caso contrário, é mais difícil achar onde você guardou uma coisa. Aliás, todo o sucesso da metodologia consiste nisso – Cada coisa em seu lugar e poucos lugares para buscarmos. Isso é o que torna o sistema confiável. O arquivo recomendado por David Allen é um sistema com pastas de A-Z, portanto uma pasta para cada letra do alfabeto. Assim, você não teria muitas chances de errar na hora da busca. Por exemplo, você guardaria a referência de Buenos Aires na letra B, ou então “V” de viagens. Anualmente, é preciso revisar essas referências e fazer uma limpeza das coisas que não necessitará mais, que você pode jogá-las no lixo ou então arquivar definitivamente em algum lugar.
O importante é ter seu sistema de referências sempre à mão. O sistema que eu escolhi como ideal para minha realidade é híbrido, tenho uma pasta para o pouco material físico que tenho. Além disso, uso o Microsoft OneNote, que é um sistema ideal para que eu possa armazenar referências de textos, print-screens.
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Parte 5
Rotina de Atualização do Sistema
O sistema para ser confiável deve ser sempre revisto e atualizado. Afinal, uma coisa que era importante acontecer, se não aconteceu e não tem mais pertinência
acontecer, deve sumir da sua lista, para que você deixe de achar que tem muitas pendências mas boa parte delas são inválidas. Uma lista muito grande também gera ansiedade.
Por exemplo, você tinha um projeto “férias”. Aí mudou de emprego e esse plano caiu das prioridades. Então, as ações do “projeto Férias” não precisam figurar na sua lista de Próximas Ações, Aguardando, Um dia Talvez ou Projetos.
Então, o ideal é que: DIARIAMENTE
COLETE todas as coisas que estão em sua cabeça, como você fez no seu brainstorming, para que no dia seguinte você:
Faça as ações que levam menos de dois minutos
Processe, aquelas que levam mais de dois minutos ou não dependem de você, categorizando o que você coletou no dia anterior em PRÓXIMAS
16 AÇÕES, AGENDA, AGUARDANDO, UM DIA/TALVEZ ou ARQUIVANDO (quando se trata de uma referência).
E claro, verifique o pode ser realizado de suas listas, quem deve ser cobrado etc.
Observe que tudo depende de você coletar diariamente, no momento que o
pensamento surge, no momento que a conta para pagar chega etc. O que coletou hoje será realizado ou processado amanhã.
SEMANALMENTE
Revise suas listas de PRÓXIMAS AÇÕES e AGUARDANDO, reescrevendo todos os itens que não foram realizados (por você ou continuam no status de aguardando).
No período de uma semana, você terá realizado boa parte da sua lista de próximas ações, então, os itens realizados devem sumir da lista.
Revisar todos os seus projetos, para ver o que pode ser feito na próxima semana
Revisar sua lista de Um dia/Talvez – ver se algo pode ser feito Dessa forma, você manterá seu sistema em dia e sempre atualizado.
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Parte 6
Fazendo Acontecer
Agora você já sabe a importância de coletar informações e processá-las, para que finalmente se transformem em tarefas que podem ser cumpridas. Mas normalmente andamos por aí com uma lista de mais de 50 itens, se somarmos os pessoais e profissionais. E agora, qual desses itens você vai começar a realizar? Qual critério para ser eficiente quando há tanta coisa a fazer?
No livro “A Arte de Fazer Acontecer” estão sugeridos alguns modelos para ajudar a priorização desse monte de tarefas que está a sua frente, e deles destaco dois. 1o.) Modelo dos critérios
Alguns critérios para você avaliar se uma tarefa pode ser realizada:
1. Contexto – costumam ser “casa”, “rua”, “computador”. Então, foque nas tarefas que fazem parte do contexto que você está vivendo. Antes de sair para a rua, veja quais tarefas você pode cumprir nesse local.
2. Tempo disponível – veja se a tarefa que precisa executar está de acordo com o tempo que você tem. Por exemplo, se tem apenas 2 minutos livres, talvez a tarefa de “marcar consulta médica” seja a mais apropriada para o momento. 3. Energia Disponível - avalie sua disposição para começar uma tarefa. Observe
sempre quais são seus horários de maior produtividade para realizar trabalhos intelectuais, braçais etc.
18 4. Prioridade – qual é a prioridade daquela tarefa na sua vida. Faça o que for
mais importante primeiro, sempre. 2o.) Modelo para revisar seu trabalho
Sempre que estiver planejando o seu dia, defina o que é prioridade. O ideal é que as decisões das prioridades de hoje estejam alinhadas com o seu projeto mais alto, o seu projeto de vida.
Para esse modelo, Allen faz uma analogia aeroespacial, onde o ponto mais alto é sua vida. Reflita sempre se suas ações estão norteando seus objetivos pessoais e
profissionais.
Allen recomenda a analise da seguinte forma:
50 mil pés: Vida
40 mil pés: Visão para três a cinco anos
30 mil pés: Metas para um a dois anos
20 mil pés: Áreas de Responsabilidade
10 mil pés: Projetos Atuais
Decolagem: Ações Atuais
Se quiser aprofundar na analise das suas tarefas, esse tipo de perspectiva foi
aprofundada pelo autor brasileiro Christian Barbosa, no livro a “Tríade do Tempo“, mas isso é assunto para uma nova série de posts.
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Bibliografia:
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Fonte dos posts:
http://www.movebla.com/1653/gtd-em-6-licoes-logica-sistema-coleta-informacoes/ http://www.movebla.com/1654/gtd-em-6-licoes-processando-informacoes/ http://www.movebla.com/1655/gtd-administrar-projetos/ http://www.movebla.com/1656/gtd-em-6-licoes-sistema-referencias/ http://www.movebla.com/1657/gtd-em-6-licoes-rotina-atualizacao-sistema/ http://www.movebla.com/1683/gtd-em-6-licoes-fazendo-acontecer/
