SUMÁRIO
1 LOCAL E DATAS ... 7
1.1 LOCAL DO EVENTO ... 7
1.2 ESTACIONAMENTO ... 7
1.2.1 PACOTE PARA EXPOSITORES ... 7
1.2.2 ACESSO DE VEÍCULOS ... 7
1.3 DATAS E HORÁRIOS DA FEIRA ... 8
1.4 HORÁRIO DE ATENDIMENTO AO EXPOSITOR E CONTRATADOS ... 8
1.5 CHECK LIST ... 9
1.6 ANTENDIMENTO ... 9
1.6.1 PRÉ-EVENTO ... 9
1.6.2 EVENTO ... 10
1.7 DADOS DA ORGANIZAÇÃO ... 10
2 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS E FORMULÁRIOS ... 11
2.1 SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS ... 11
2.1.1 CONSUMO DE ENERGIA ... 11
2.1.2 LIMPEZA DE MONTAGEM/DESMONTAGEM ... 13
3 CREDENCIAMENTO ... 14
3.1 CREDENCIAIS DE EXPOSITOR ... 14
3.2 CREDENCIAIS DE MONTADOR/PRESTADOR DE SERVIÇO/SEGURANÇA ... 14
4 NORMAS GERAIS ... 15
4.1 DIREITOS DA ORGANIZAÇÃO ... 15
4.2 RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR ... 15
4.3 RESPONSABILIDADE DA MONTADORA ... 16
4.4 REPRESENTANTES COMERCIAIS, TRADINGS, HOLDINGS, GRUPOS E EMPRESAS ASSOCIADAS ... 16
5 INFORMAÇÕES GERAIS ... 17
5.1 SERVIÇOS OFERECIDOS AO EXPOSITOR (SEM CUSTO) ... 17
5.2 SERVIÇOS OFERECIDOS AO EXPOSITOR (CUSTO POR CONTA DO USUÁRIO) ... 17
5.3 SEGURANÇA NO MCC ... 17 5.4 PRONTO ATENDIMENTO ... 18 5.5 TELEFONIA E INTERNET ... 18 5.6 SEGURO ... 18 5.7 SERVIÇO DE INFRAESTRUTURA ... 18 5.8 FOTÓGRAFOS E FILMAGENS... 18 5.9 MERCHANDISING ... 19
5.10 AGÊNCIA OFICIAL DE VIAGEM ... 19
6 MONTAGEM ÁREA LIVRE ... 20
6.1 APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO ESTANDE ... 20
6.2 DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA APROVAÇÃO DO PROJETO ... 20
6.3 APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO ESTANDE ... 20
6.4 APRESENTAÇÃO DE A.R.T./R.R.T. ... 21
6.5 TERMO DE RESPONSABILIDADE E OCUPAÇÃO DA ÁREA ... 22
6.6 CONTRATAÇÃO DE MONTADORAS E PRESTADORAS DE SERVIÇO ... 22
6.7 ALTURA MÁXIMA E RECUO MÍNIMO PARA MONTAGEM DO ESTANDE ... 22
6.8 MONTAGEM DE ESTANDE TIPO “ILHA” E “PONTA DE ILHA” ... 23
6.8.1 RECUO ... 23 6.8.2 VISIBILIDADE ... 23 6.9 PAREDES DIVISÓRIAS ... 23 6.10 PAREDES DE VIDRO ... 23 6.11 PISO DO ESTANDE ... 24 6.12 ESTRUTURA AÉREA ... 24
6.13 PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE ... 24
6.14 PROJEÇÃO DAS TESTEIRAS ... 24
6.15 UTILIZAÇÃO DE SAPÊ, LYCRA E TECIDOS DECORATIVOS ... 25
6.16 AUDITÓRIOS OU SALAS DE PROJEÇÃO ... 25
6.17 ILUMINAÇÃO EXTERNA, ARANDELAS, HOLOFOTES EXTERNOS, ETC. ... 25
6.18 CONSTRUÇÕES EM ALVENARIA... 25
6.19 INSTALAÇÕES ELÉTRICAS ... 26
6.19.1 CABOS... 26
6.19.2 ENERGIA ELÉTRICA ... 26
6.20 HORÁRIOS E DATAS PARA MONTAGEM ... 26
7 PERÍODO DE MONTAGEM ... 27
7.1 OCUPAÇÃO E UTILIZAÇÃO DA ÁREA CONTRATUALMENTE LOCADA ... 27
7.2 ACESSO AO MCC ... 27
7.3 TRAJES ... 27
7.4 ACESSO DE VEÍCULOS ... 28
7.5 ENTRADAS DE MATERIAIS PARA ESTANDES ... 29
7.6 ENCARTE DE MATERIAL PROMOCIONAL BOLSA ... 30
7.7 VIAS DE CIRCULAÇÃO ... 30
7.8 TESTES DE EQUIPAMENTOS E ENERGIA... 30
7.9 DECORAÇÕES FINAIS E LIMPEZA DO ESTANDE ... 31
8 MONTAGEM BÁSICA ... 32
8.1 A IDENTIFICAÇÃO NA TESTEIRA ... 32
8.2 ENERGIA ELÉTRICA ... 32
9 REALIZAÇÃO ... 33
9.1 OPERAÇÃO DO ESTANDE ... 33
9.2 DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL E PROMOÇÃO DA MARCA... 33
9.4 EVENTOS REALIZADOS NOS ESTANDES ... 33
9.5 ABASTECIMENTO E MANUTENÇÃO DO ESTANDE ... 34
9.6 SAÍDAS DE MATERIAL DURANTE A REALIZAÇÃO ... 34
9.7 SERVIÇO DE LIMPEZA DURANTE A REALIZAÇÃO DO EVENTO ... 34
9.8 SOM E MÚSICA AMBIENTE ... 34
9.9 DISTRIBUIÇÕES GRATUITAS DE PRÊMIOS E SORTEIOS... 35
10 DESMONTAGEM ... 36
11 NORMAS DE SEGURANÇA ... 37
11.1 RESPONSABILIDADE DO EMPREGADOR E EMPREGADOS ... 37
11.2 COMPROMISSO ... 38
11.3 USO DE SUBSTÂNCIAS ... 38
11.4 ATIVIDADES PROIBIDAS ... 38
11.5 UTILIZAÇÃO DE ESCADAS ... 38
11.6 APARELHOS ELÉTRICOS ... 39
11.7 UTILIZAÇÃO DE COMPRESSORES DURANTE A MONTAGEM... 39
11.8 MÉTODOS PARA SEGURANÇA DOS FUNCIONÁRIOS ... 39
11.9 LIMPEZA NO LOCAL DE TRABALHO ... 40
11.10 EQUIPAMENTO DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL - EPI... 40
11.11 EQUIPAMENTOS BÁSICOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL ... 41
11.12 EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO COLETIVA - EPC ... 42
11.13 SINALIZAÇÃO ... 42 11.14 NORMAS REGULAMENTADORAS ... 42 11.15 OPERAÇÕES DE MATERAIS ... 43 11.16 BALÕES PROMOCIONAIS ... 43 11.17 EXPLOSIVOS E COMBUSTÍVEIS ... 43 11.18 EXTINTORES DE INCÊNDIO ... 43 11.19 MOTORES DE COMBUSTÃO ... 44
11.20 OPERAÇÕES DE MAQUINAS E EQUIPAMENTOS ... 44
12 EXIGÊNCIAS LEGAIS ... 45
12.1 PROCEDIMENTOS FISCAIS ... 45
12.1.1 NOTA FISCAL - ENVIO DE BENS, MATERIAIS, PRODUTOS, MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS AO MCC ... 45
12.1.2 ISENÇÕES DO ICMS ... 45
12.1.3 RETORNO DAS MERCADORIAS ... 45
12.2 IMPORTAÇÃO ... 46
12.2.1 ICMS ... 46
12.2.2 ADMISSÃO TEMPORÁRIA DE BENS DESTINADOS A FEIRAS, EXPOSIÇÕES, CONGRESSOS E OUTROS EVENTOS (RECEITA FEDERAL)... 46
12.2.3 IPI ... 46
12.3 TRIBUTOS E PROCEDIMENTOS FISCAIS ... 47
12.4 ECAD ... 47
12.5 ANVISA ... 47
12.6.2 OBRIGAÇÕES DO EMPREGADOR ... 48
12.6.3 SEGURANÇA E SAÚDE DO TRABALHO - OBRIGAÇÕES DO EMPREGADOR ... 48
12.6.4 MONTADORAS, EXPOSITORES E PRESTADORES DE SERVIÇOS. ... 48
12.7 PREVIDÊNCIA SOCIAL ... 49
12.8 CONTRATAÇÃO DE SEGURANÇA ... 49
13 FORMULÁRIOS ... 50
FORMULÁRIO Nº 1: ENERGIA ELÉTRICA ... 51
FORMULÁRIO Nº 2: LIMPEZA AREA LIVRE ... 51
FORMULÁRIO Nº 3: CREDENCIAIS DE EXPOSITOR ... 53
FORMULÁRIO Nº 4: IDENTIFICAÇÃO DO ESTANDE (TESTEIRA) ... 54
FORMULÁRIO Nº 5: CREDENCIAIS DE SERVIÇO DE MONTAGEM ... 55
FORMULÁRIO Nº 6: TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA MONTADORAS ... 56
FORMULÁRIO Nº 7: APROVAÇÃO DE PROJETO DE ESTANDE ... 57
FORMULÁRIO Nº 8: CREDENCIAIS DE SEGURANÇA ... 58
INFORMAÇÕES GERAIS
EVENTO
31º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo
www.cosemssp.org.br/congresso2017 LOCAL
Mendes Convention Center Av. Gen. Francisco Glicério, 206 CEP 11.065-400, Santos/SP (13) 2228-7500 | (13) 3228-7501
eventosmcc@grupomendes.com.br
www.mendesconventioncenter.com.br
AGÊNCIA OFICIAL DE VIAGENS
Duane Travel Wagner Ribeiro
atendimento@duanetravel.com.br (13) 3877-4015 | (13) 3877-4016 Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP www.duanetravel.com.br
MONTADORA OFICIAL
MCM Stands
José Luiz Pontes Coutinho jl.coutinho@mcmstands.com.br Jessica Siegrist
jessica@mcmstands.com.br (11) 2692-2751
Rua Catumbi, 407
CEP 03021-000, Belenzinho, São Paulo/SP www.mcmstands.com.br
DATA
22 a 24 de março de 2017
REALIZAÇÃO
Conselho de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo – COSEMS/SP (11) 3083-7225
Av. Dr. Arnaldo, 351 - Anexo III - 3° andar CEP 01246-000, Cerqueira Cesar
São Paulo/SP
www.cosemssp.org.br
ORGANIZAÇÃO
LOMBARDI SILVA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EIRELI ME
Nome fantasia : FULL TIME CNPJ: 17.887.534/0001-84 Comercial
Vanessa Lombardi
lombardi@fulltime-eventos.com.br
CAEx – CENTRO DE ATENDIMENTO AO
EXPOSITOR
Luisa Salles
contato@fulltime-eventos.com.br (13) 3252-1290 | (13) 3877-5025 Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP www.fulltime-eventos.com.br
CARTA AO EXPOSITOR
Prezado Patrocinador / Expositor,
Este Manual contém as instruções gerais sobre o evento, assim como o cronograma, regras e disposições com todas as instruções necessárias para garantir uma excelente participação. Os formulários de solicitações de serviço e credenciamento deverão ser preenchidos nas datas previstas. Este Manual também estará disponível para download no site do evento – www.cosemssp.org.br/congresso2017.
Desejamos sucesso e contamos com sua colaboração no sentido de nos enviar as informações solicitadas de acordo com o cronograma estabelecido, procurando não ultrapassar as datas limite indicadas.
O Manual do Expositor é parte integrante do Contrato de Patrocínio do 31º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado De São Paulo.
Seguindo as orientações deste Manual seu trabalho será facilitado e contribuirá para o sucesso da Exposição de Colaboradores e Parceiros.
Solicitamos e recomendamos que todas as normas que regem o evento sejam lidas e repassadas a todos os seus funcionários, fornecedores e demais contratados, a fim de evitar transtornos de última hora. Sugerimos ainda que o responsável pelo envio das informações mantenha consigo uma cópia de todos os formulários enviados à coordenação do evento.
Colocamo-nos ao seu inteiro dispor para esclarecer dúvidas e contribuir no que for necessário. Cordialmente,
Equipe Full Time
(13) 3252-1290 / 3877-5027 / 3877-5028 contato@fulltime-eventos.com.br
1 LOCAL E DATAS
1.1 LOCAL DO EVENTO
MENDES CONVENTION CENTER Av. Gen. Francisco Glicério, 206 CEP 11.065-400, Santos/SP Tel.: (13) 2228-7500www.mendesconventioncenter.com.br
1.2 ESTACIONAMENTO
Disponibilidade: 640 vagas demarcadas e descobertas. O MCC não dispõe de serviço de manobristas.
Acesso: Av. Gen. Francisco Glicério, nº 206
1.2.1 PACOTE PARA EXPOSITORES
1.Diária normal (período de 12 horas): R$ 25,00 (somente uma entrada/saída) 2.Pacote (mínimo de 02 dias)
R$ 30,00 p/dia (múltiplas entradas/saídas). Pagamento Antecipado
A credencial será válida somente para o período do evento. Não será valido pernoite.
O expositor receberá um tíquete branco na cancela de entrada do estacionamento. Para a compra do pacote, o usuário deverá comparecer a bilheteria do estacionamento, identificando-se como expositor, apresentando a credencial do evento e preencher o formulário.
O cartão recebido na cancela de entrada será retido pelo caixa, que entregará uma credencial para uso durante o evento.
O pagamento é no ato da troca do tíquete pela credencial.
O estacionamento é administrado pelo MCC, responsável pela operação, regulamentação e seguro do mesmo.
1.2.2 ACESSO DE VEÍCULOS
Durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do Evento, o
estacionamento estará funcionando normalmente. Prestadores de Serviços contratados pelo Expositor não serão isentos do pagamento.
1.3 DATAS E HORÁRIOS DA FEIRA
ATIVIDADE DATA HORÁRIO OBSERVAÇÃO
ENTRADA MONTADORA OFICIAL 20/03/2017
(Segunda-feira) 08h00 às 24h00
Marcação de piso e início montagem. ENTREGA DA ÁREA PARA MONTAGEM ESPECIAL [Entrada de Montadoras Contratadas] 20/03/17 (Segunda-feira) 14h00 às 24h00
Os expositores que utilizarem montagem especial terão liberada a entrada para as empresas contratadas diretamente, a partir das
14h00 do dia 20/03/17 (segunda-feira).
ENTREGA DOS STANDS COM
MONTAGEM BÁSICA
21/03/17
(Terça-feira) 12h00 às 24h00
Os expositores que forem utilizar a montagem básica irão
receber seus stands para decoração e organização de
materiais as 12h00 do dia 21/03/17 (terça-feira), enquanto a montadora oficial termina a fase de acabamento
dos mesmos.
RETIRADA DE OBJETOS E PRODUTOS, DESMONTAGEM DOS STANDS INCLUINDO
MONTAGENS BÁSICA E ESPECIAL
24/03/17 (SEXTA-FEIRA)
21h00 às 08h00 (sábado)
Não será de responsabilidade do MENDES CONVENTION CENTER, armazenar material
após 25/03/17
1.4 HORÁRIO DE ATENDIMENTO AO EXPOSITOR E CONTRATADOS
CAEx – Centro de atendimento ao expositorMONTAGEM
Segunda-feira 20 de março de 2017 Das 8 às 20 horas Terça-feira 21 de março de 2017 Das 8 às 20 horas REALIZAÇÃO
Quarta-feira 22 de março de 2017 Das 9 às 20 horas Quinta-feira 23 de março de 2017 Das 8 às 18 horas Sexta-feira 24 de março de 2017 Das 8 às 19 horas
1.5 CHECK LIST
Acompanhe abaixo a lista de serviços e formulários disponibilizados no item “Anexos” e seus respectivos prazos para contratação ou envio.
EXPOSITOR
FORMULÁRIO PROCEDIMENTOS OBRIGATÓRIOS TIPO DE
MONTAGEM
DATA-LIMITE 01 Consumo de energia 220 V
(Mínimo 1 KVA)
Todos 24/02/2017 02 Envio do comprovante de depósito da
limpeza do período de montagem
Área livre 24/02/2017
03 Credencial do expositor Todos 24/02/2017
04 Identificação do estande (testeira) Montagem básica 24/02/2017 MONTADORA
FORMULÁRIO SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS TIPO DE
MONTAGEM
DATA-LIMITE
05 Credencial do montador Área livre 24/02/2017
06 Termo de responsabilidade Área livre 24/02/2017
07 Projeto e Documentos Obrigatórios (A.R.T./ R.R.T.)
Área livre 24/02/2017 PRESTADORA DE SERVIÇOS
FORMULÁRIO OBRIGAÇÕES TIPO DE
MONTAGEM
DATA-LIMITE
08 Credencial de segurança Todos 10/03/2017
09 Credencial de serviço (buffet, limpeza, recepcionistas e etc.)
Todos 10/03/2017
Toda e qualquer solicitação realizada após a DATA-LIMITE divulgada na tabela acima passará por análise prévia da ORGANIZADORA para a liberação.
A contratação dos serviços não fornecidos pela ORGANIZADORA, como, segurança, telefonia e internet, deverá ser realizada diretamente com as empresas terceirizadas e especializadas. Solicite a lista de fornecedores oficiais ao CAEx.
CAEx – Centro de atendimento ao expositor Luisa Salles
contato@fulltime-eventos.com.br (13) 3252-1290 | (13) 3877-5025
1.6 ANTENDIMENTO
1.6.1 PRÉ-EVENTODúvidas sobre solicitação de serviços, preenchimento de formulários, datas e horários importantes, entre em contato com o CAEx.
1.6.2 EVENTO
O expositor e seus contratados terão, durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do evento, uma equipe de atendimento à disposição no local. As datas e os horários de funcionamento estão disponíveis no item 1.4 “Horário de atendimento ao expositor e contratados”.
O atendimento estará localizado no CAEx – Centro de atendimento ao expositor, realizando: Pagamentos
Solicitações
Emissão e entrega de credenciais Dúvidas
1.7 DADOS DA ORGANIZAÇÃO
LOMBARDI SILVA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EIRELI ME CNPJ 17.887.534/0001-84
Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP (13) 3252-1290 | (13) 3877-5025
2 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS E FORMULÁRIOS
2.1 SERVIÇOS OBRIGATÓRIOS
A solicitação dos serviços e o preenchimento dos formulários obrigatórios deverão ser encaminhados, por e-mail, ao CAEx – Centro de atendimento ao expositor até 24 de fevereiro. É de suma importância o expositor seus contatos atualizados para que a organização consiga mantê-lo sempre bem informado sobre os procedimentos necessários para a realização do evento. Em caso de alteração, entre em contato com o CAEx.
Para a participação no 31º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo, serão gerados os seguintes serviços obrigatórios para cada expositor:
Consumo de energia (mínimo de 1 kVA) Taxa de instalação elétrica
Limpeza de montagem (por m²)
A DATA-LIMITE PARA AS SOLICITAÇÕES/OBRIGAÇÕES DOS SERVIÇOS É 24 DE FEVEREIRO.
Após o encerramento do prazo, qualquer solicitação somente poderá ser realizada no MCC, no CAEx, a partir do primeiro dia de atendimento, mediante aprovação da ORGANIZADORA para a liberação do serviço.
O não cumprimento das datas-limite ou de outras instruções aqui constantes isentará a ORGANIZADORA de quaisquer responsabilidades pelo atendimento, prejuízos ou problemas que possam advir para o expositor.
2.1.1 CONSUMO DE ENERGIA
O consumo de energia é medido em kVA e será calculado de duas maneiras:
1ª - O consumo mínimo de energia de 1 KVA: é obrigatório a todos os expositores para o funcionamento básico do estande.
2ª - O consumo de energia adicional: deverá ser solicitado quando o consumo de kVAs necessários para o funcionamento dos equipamentos ultrapassar o mínimo obrigatório. Por exemplo, estandes com projetos específicos e/ou alto consumo de energia.
A confirmação do pedido obrigatório e a solicitação de consumo de energia adicional, se necessário, deverão ser realizadas via formulário específico a ser enviado até 24 de fevereiro. Consulte os itens “Local e datas – Check List” e “Anexos para mais informações.
A cobrança de instalação de energia elétrica será realizada de acordo com as cargas de kVA solicitadas em planta de distribuição de estandes e planilha.
O valor por kVA adicional é de R$126,50 kVA, sendo o mínimo de 01 kVA por estande.
A leitura para conferência do kVA instalado/solicitado será efetuada durante a realização do evento, por 01 coordenador do MCC que passará nos estandes a procura do responsável pelo estande para preenchimento da planilha, onde serão marcadas as potências dos equipamentos existentes em cada estande, utilizando a Tabela de Potencias de Equipamentos. Caso o consumo exceda a quantidade contratada, o expositor receberá no estande, durante o período de
TABELA PARA CALCULO DE ENERGIA ELETRICA
CÓDIGO APARELHOS / EQUIPAMNTOS POTÊNCIAS 1. AR CODICIONADO - 7.500 BTU´S 1,20 2. AR CONDICIONADO - 10.000 a 12.000 BTU´S 1,50 3. AR CONDICIONADO – 18.000 BTU´S 2,50 4. CAFETEIRA (COMERCIAL) 4,50 5. CAFETEIRA (CASEIRA) 0,80 6. CARREGADOR DE CELULAR 0,05 7. CIRCULADOR DE AR 0,10 8. FORNO DE MICROONDAS 1,90 9. FORNO ELÉTRICO (PEQUENO 1,60
10. FREEZER 0,90
11. FRIGOBAR 0,70
12. GELADEIRA 0,90
13. IMPRESSORA 0,25
14. LÂMPADA INCANDESCENTE – 100 W 0,10 15. LÂMPADA FLUORESCENTE COM REATOR – 20 W 0,03 16. LÂMPADA FLUORESCENTE COM REATOR – 40 W 0,05 17. LÂMPADA HALÓGENA – 300 W 0,30 18. LÂMPADA HALÓGEBNA – 500 W 0,50 19. LÂMPADA HALÓGENA HQ – I 1.000 W 1,00 20. LÂMPADA INCADESCENTE – 100 W 0,10 21. LÂMPADA MISTA – 160 W 0,16 22. LÂMPADA MISTA – 250 W 0,25 23. LÂMPADA MISTA – 500 W 0,50 24. MICROCOMPUTADOR (CPU + MONITOR + TECLADO) 0,50 25. TELEVISOR COLORIDO 0,25 26. VÍDEO CASSETE / DVD 0,20 27. MÁQUINA XEROX 7,70 28. TECLADO + AMPLIFICADOR + CAIXA DE SOM 7,70 29. VENTILADOR (AR FRIO) 1,00 Utilizar números inteiros para solicitação de kVA.
OBSERVAÇÃO
As quantidades de kVAs acima se referem ao consumo durante todo o período de realização do evento.
A tabela acima serve apenas como referência para cálculo do consumo dos equipamentos comuns. É necessário observar os manuais técnicos ou plaqueta no corpo do aparelho, com as características de instalação.
2.1.2 LIMPEZA DE MONTAGEM/DESMONTAGEM
A limpeza de montagem/desmontagem é obrigatória para todos os expositores e será cobrado R$ 40,00 (quarenta reais) por metro quadrado.
Esse serviço se refere à limpeza geral do MCC (áreas de circulação, sanitários e áreas comuns) durante o período de montagem.
A empresa montadora é responsável por entregar o estande limpo para a inauguração.
A taxa de limpeza de montagem/desmontagem será cobrada do expositor, que poderá repassar tal custo à montadora contratada, conforme a negociação. Essa taxa não abrange a retirada de entulhos durante a desmontagem.
O valor da taxa limpeza de montagem deverá ser pago diretamente à ORGANIZADORA, por meio de depósito bancário, seguindo os dados abaixo:
Banco: 341 – Itaú Agência: 2973 Conta: 22110-0
Razão social: LOMBARDI SILVA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EIRELI ME CNPJ: 17.887.534/0001-84
O pagamento deverá se efetuado até 24 de fevereiro e o comprovante da transação enviado para adm@fulltime-eventos.com.br, aos cuidados de Ivone Nascimento.
O expositor que desejar serviço de limpeza durante o período de realização do evento deve contratá-lo diretamente com as empresas terceirizadas e especializadas. Solicite a LISTA DE FORNECEDORES OFICIAIS ao CAEx.
3 CREDENCIAMENTO
3.1 CREDENCIAIS DE EXPOSITOR
O expositor terá credenciais conforme tabela abaixo. Estas credenciais são pessoais e intransferíveis, válidas somente para funcionários do próprio expositor, quando devidamente preenchidas.
COTA CREDENCIAIS Diamante 5 na categoria expositor
Ouro 4 na categoria expositor Prata 3 na categoria expositor Bronze 2 na categoria expositor
O expositor deverá enviar formulário específico até 24 de fevereiro contendo nome e cargo dos funcionários a serem credenciados. Consulte os itens “Local e datas - Checklist” e “Anexos” para mais informações. Informamos que todas as credenciais serão identificadas pelo nome fantasia de cada empresa e para a confecção da credencial, é obrigatório o preenchimento do nome completo do funcionário. Não é permitida a inserção do nome da empresa/instituição no campo nome.
A utilização dessas credenciais por terceiros implica em apreensão das mesmas. É obrigatória a apresentação de documento de identificação quando solicitado.
As credenciais poderão ser retiradas no CAEx – Centro de Atendimento ao Expositor, diretamente no MCC, a partir do dia 20 de março.
3.2 CREDENCIAIS DE MONTADOR/PRESTADOR DE
SERVIÇO/SEGURANÇA
A montadora/prestadora de serviço selecionada pelo expositor deverá solicitar até 24 de fevereiro as credenciais de montador, para tal deve-se preencher formulário específico com os dados de cada funcionário que prestará os serviços de montagem. Consulte os itens “Local e datas - Checklist” e “Anexos” para mais informações
As prestadoras de serviço de segurança deverão atentar para a documentação exigida pela SEGURANÇA OFICIAL do evento. Consulte o item “Exigências legais – Contratação de segurança” para mais informações.
As credenciais deverão ser retiradas no MCC, no CAEx, a partir do dia 20 de março.
A empresa montadora/prestadora de serviço só será liberada para entrada no MCC se tiver efetuado as referidas solicitações.
IMPORTANTE
Será permitida somente a entrada de pessoas credenciadas nas áreas do evento, sendo obrigatório portar a credencial em local visível durante toda a permanência nas áreas internas do MCC.
Os montadores/prestadores de serviço deverão estar com documento que possua foto durante todo o período de montagem. Esses documentos serão solicitados e verificados todos os dias para o ingresso no MCC. Caso uma pessoa da equipe de montadores não esteja portando a documentação, não serão autorizadas a sua entrada e permanência no local.
4 NORMAS GERAIS
4.1 DIREITOS DA ORGANIZAÇÃO
A ORGANIZADORA se reserva o direito de alterar as normas estabelecidas no manual, ou estabelecer novas regras, em tempo hábil para o bom funcionamento do evento ou por motivo de segurança;
Poderá remanejar ou substituir as áreas de exposição até a data de entrega do evento, conforme as normas estabelecidas em contrato, para acomodar eventuais espaços não ocupados e promover uma melhor ambientação geral da feira. A ORGANIZADORA respeitará obrigatoriamente a dimensão útil da área locada e informará previamente o expositor.
Para iniciar a montagem do estande, a ORGANIZADORA exige do expositor o pagamento imediato de qualquer pendência financeira referente às parcelas do contrato e serviços obrigatórios e/ou contratados.
A ORGANIZADORA poderá penalizar ou cessar as atividades dos estandes que estejam em desacordo com as normas estabelecidas neste manual e nas condições gerais aplicáveis aos contratos de participação e serviços.
4.2 RESPONSABILIDADE DO EXPOSITOR
Respeitar todas as normas e datas estabelecidas neste manual e orientar seus funcionários e contratados;
Apresentar formalmente à ORGANIZADORA a empresa responsável pela montagem do estande;
Certificar-se de que o projeto do estande foi elaborado com a supervisão e a participação de um responsável técnico, engenheiro e/ou arquiteto;
Controlar a entrada e saída de produtos, materiais e equipamentos, sendo responsável por qualquer desaparecimento, perda, dano ou furto durante o período de montagem, realização e desmontagem;
Credenciar, via formulário específico e até o início da montagem, todos os funcionários do expositor que trabalharão durante a realização da feira, sendo liberado aos credenciados o acesso também no período de montagem;
Efetuar o pagamento dos serviços obrigatórios impostos pela ORGANIZADORA como: consumo mínimo de energia (1 KVA), taxa de instalação elétrica, limpeza de montagem; O expositor deverá obrigatoriamente efetuar o pagamento da limpeza de montagem.; Fornecer aos funcionários e contratados os Equipamentos de Proteção Individual – EPI
apropriados e orientá-los para a devida utilização. Consulte o item 11.10 “
Equipamento de proteção individual - EPI”;
Manutenção e conservação da área do estande a contar da data de recebimento até a devolução do espaço. Todo e qualquer dano identificado durante o período de montagem, realização e desmontagem será de total responsabilidade do expositor, mesmo que o dano tenha sido causado por um terceiro. A cobrança será realizada após a desmontagem do evento, conforme preços definidos e divulgados pela ORGANIZADORA, além da execução do Termo de Responsabilidade.
4.3 RESPONSABILIDADE DA MONTADORA
Respeitar todas as normas, horários e datas estabelecidas neste manual;
Enviar o projeto do estande, de acordo com a exigência feita pela ORGANIZADORA (normas e prazos);
Entregar o estande limpo para a inauguração (retirar todos os materiais utilizados e lixo gerado durante o período de montagem);
Credenciar, via formulário específico até 24 de fevereiro, todos os funcionários que trabalharão durante o período de montagem;
Entregar o Termo de Responsabilidade no 1° dia de atendimento, devidamente preenchido e assinado, válido para todas as montadoras, inclusive às empresas filiadas ao Sindiprom;
Fornecer aos funcionários e contratados os Equipamentos de Proteção Individual – EPI apropriados e orientá-los para a devida utilização. Consulte o item 11.10 “ Equipamento de proteção individual - EPI”;
Responsabilizar-se por qualquer dano identificado durante o período de montagem, realização e desmontagem. A cobrança será realizada após a desmontagem do evento, conforme preços definidos e divulgados pela ORGANIZADORA, além da execução do Termo de Responsabilidade.
IMPORTANTE
Todas as taxas que são obrigatórias para o expositor também deverão estar quitadas para a liberação da montagem.
Caso não sejam cumpridas as normas impostas ao expositor e montadora, a empresa expositora pagará multa referente a 25% do valor da área locada.
4.4 REPRESENTANTES COMERCIAIS, TRADINGS, HOLDINGS, GRUPOS E
EMPRESAS ASSOCIADAS
Quando o expositor for uma empresa de representação comercial, trading company, holding, membro de um grupo empresarial ou quando possuir empresas associadas, a apresentação dos produtos de outras marcas será permitida desde que o expositor forneça antecipadamente à ORGANIZADORA a relação das empresas, juntamente com comprovante de vínculo de exclusividade existente.
5 INFORMAÇÕES GERAIS
5.1 SERVIÇOS OFERECIDOS AO EXPOSITOR (SEM CUSTO)
Iluminação geral do MCC Sanitários para expositores e visitantes (público em geral)
Serviço de segurança nas áreas comuns e portarias do MCC durante o período de montagem, realização e desmontagem da feira
Pontos de hidrantes/extintores em locais estratégicos do MCC Totens com informações e localizadores (mapa/planta da feira) Recepção, atendimento e credenciamento
CAEX (Centro de Atendimento ao Expositor) Pontos de informações (Balcões de atendimento)
5.2 SERVIÇOS OFERECIDOS AO EXPOSITOR (CUSTO POR CONTA DO
USUÁRIO)
Locação de coletores de dados Locação de extintores de incêndio Locação de mobiliários
Limpeza durante a realização do evento Segurança
Paisagismo Montagem
Catering (serviço de buffet, contratação de copeira e garçom) Reservas de hotéis/voos (Duane Travel)
Despachos aduaneiros e transitórios Serviço de telecomunicação e Internet Estacionamento
Praças de alimentação/restaurantes/cafeterias
5.3 SEGURANÇA NO MCC
O serviço de segurança estará disponível durante o período integral de montagem, realização e desmontagem, nas áreas comuns do evento.
É responsabilidade de cada expositor providenciar segurança para seu estande, objetos e equipamentos expostos durante a montagem, realização e desmontagem.
Consulte o item 12.8 “ Contratação de segurança” deste manual para informações referente a contratação de segurança e documentação solicitada.
Recomendamos especial atenção para a contratação do segurança e indicamos que seja efetuada com a empresa de SEGURANÇA OFICIAL, para mais informações solicite a LISTA DE FORNECEDORES OFICIAIS ao CAEx.
5.4 PRONTO ATENDIMENTO
O serviço de pronto atendimento estará em operação nos horários compatíveis com os períodos de montagem, realização e desmontagem dispostos neste manual.
5.5 TELEFONIA E INTERNET
TELEFONIA - Todos os serviços de telecomunicações são oferecidos exclusivamente pelo MCC. Para informações sobre preços, custo de instalação, tarifação de ligações e prazo para a contratação do serviço, entre em contato pelos telefones (13) 3228-7500, ou e-mail eventosmcc@grupomendes.com.br
INTERNET - NET VIRTUA – WI FI (SEM FIO) COMPARTILHADA O link de internet do Centro de Convenções é de 20 MB – Net Virtua. Testes realizados com uma taxa de transferência de:
Download 2.3 MB/s kbps | Upload 920kbps
É importante salientar que o link é compartilhado. Desta forma temos o compartilhamento das conexões ativas e as limitações dos sinais das antenas além de perda normal de sinal mediante localização do equipamento em referência a antena.
Para instalação de link dedicado, se faz necessária a contratação de empresa especializada. Consulte a LISTA DE FORNECEDORES OFICIAIS.
5.6 SEGURO
Lembramos ao expositor a importância da contratação de seguro com as coberturas de incêndio, roubo, danos elétricos e danos pessoais.
Cabe exclusivamente ao expositor providenciar seus próprios seguros (responsabilidade civil, riscos diversos e acidentes pessoais) durante o período de montagem, realização e desmontagem. A ORGANIZADORA não assumirá qualquer responsabilidade por danos ou custos gerados por ocorrências nos estandes com produtos, materiais, empresas contratadas, montadoras, transportadores, pessoas ou por qualquer outra natureza.
É importante verificar, na apólice, a cobertura do seguro e o período da vigência, que deverá contar a partir do 1º dia da montagem até o último dia da desmontagem.
IMPORTANTE
A ORGANIZADORA não se responsabiliza por eventuais furtos ou roubos que possam ocorrer no MCC.
5.7 SERVIÇO DE INFRAESTRUTURA
Estará em operação durante a montagem, realização e desmontagem o serviço de instalação e manutenção de elétrica.
5.8 FOTÓGRAFOS E FILMAGENS
A permissão para a realização de trabalho fotográfico e filmagem deverá ser solicitada antecipadamente à ORGANIZAÇÃO do evento.
As solicitações deverão ser enviadas ao CAEx seguindo os passos especificados no item “Credenciamento - Credenciais de montador/prestador de serviço/segurança”
Caso a montadora do estande deseja fotografar a montagem realizada por ela, será obrigatória a autorização, por escrito, do expositor e apresentação da mesma no CAEx, que em seguida, informará ao o horário liberado.
5.9 MERCHANDISING
Será considerado merchandising toda e qualquer propaganda realizada fora dos limites do estande. Os produtos de merchandising tem o objetivo de ampliar a visibilidade e divulgação do expositor dentro do 31º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo. Não será permitida a instalação de qualquer material sem que o contrato de merchandising tenha sido assinado e quitado pelo expositor.
5.10 AGÊNCIA OFICIAL DE VIAGEM
A Duane Travel é a AGÊNCIA OFICIAL do 31º Congresso de Secretários Municipais de Saúde do Estado de São Paulo e oferece tarifas e pacotes de passagens e hospedagens com condições especiais para visitantes do Congresso.
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atendimento@duanetravel.com.br (13) 3877-4015 | (13) 3877-4016 Av. Ana Costa, 146 - conj.2101 CEP 11060-000, Santos/SP www.duanetravel.com.br
5.11 LOCAÇÃO DE COLETOR DE DADOS
Em uma feira com visitação qualificada, todos os contatos feitos são importantes, mesmo aqueles que não geram negócios durante a realização do evento.
Nossa dica é que o expositor contrate o leitor óptico de credenciais com a empresa de CREDENCIAMENTO OFICIAL para obter a relação de todos os visitantes que passaram pelo seu estande e planejar ações futuras junto a sua equipe comercial.
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6 MONTAGEM ÁREA LIVRE
6.1 APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO ESTANDE
É obrigatória a apresentação do projeto para todo o estande com área livre. O projeto deverá conter planta baixa, elevação frontal e elevação lateral, perspectivas com nome legível e assinatura do profissional habilitado e responsável pelo projeto, assim como o telefone para contato.
A construção dos estandes deve seguir exatamente os projetos enviados à ORGANIZADORA e qualquer alteração no projeto deverá ser encaminhada previamente à MONTADORA OFICIAL. Orientamos que todo estande contenha em seu interior sinalização de proibido fumar.
6.2 DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA APROVAÇÃO DO PROJETO
É obrigatório o envio dos seguintes documentos: Planta baixa
Elevação frontal e lateral Perspectivas (1 por fachada) A.RT./R.R.T. do projeto e execução A.R.T./R.R.T. de elétrica
Cópia da Carteira do CAU/CREA
Termo de Responsabilidade devidamente preenchido e assinado*
*A via original do termo de responsabilidade deverá ser entregue no MCC, no CAEx, a partir do 1º dia de atendimento.
Para a análise do projeto, os documentos deverão ser enviados até a data-limite estipulada pela ORGANIZADORA. Não será permitida a construção do estande que não estiver com o projeto aprovado pela equipe MONTADORA OFICIAL do evento.
IMPORTANTE
A ORGANIZADORA não se responsabiliza por qualquer dano, prejuízo ou acidente causado pela montagem dos estandes.
6.3 APRESENTAÇÃO DO PROJETO DO ESTANDE
É obrigatória a apresentação do projeto para todo o estande com montagem própria. O projeto deverá conter:
Planta baixa Elevação frontal Elevação lateral
Perspectivas com nome legível e assinatura do profissional habilitado (responsável pelo projeto) e telefone para contato
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
1. Os projetos deverão ser enviados para jl.coutinho@mcmstands.com.br em arquivo PDF ou JPG. A MONTADORA OFICIAL é responsável pela avaliação e liberação da montagem de todos os estandes;
2. Todos os projetos enviados deverão ter obrigatoriamente cota de altura e medidas das áreas;
3. As empresas montadoras são obrigadas a identificar o projeto com o nome do expositor responsável, telefone e e-mail para contato;
4. O não cumprimento das determinações acima dentro do prazo estipulado isenta a ORGANIZADORA de qualquer responsabilidade e/ou obrigação.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a MONTADORA OFICIAL. MCM Stands
José Luiz Pontes Coutinho contato@mcmstands.com.br (11) 2692-2751
Rua Catumbi, 407
CEP 03021-000, Belenzinho, São Paulo/SP www.mcmstands.com.br
ATENÇÃO
A montagem do estande será liberada mediante a aprovação do projeto, quitação de todos os débitos do expositor. É de suma importância, por motivo de fiscalização, manter a cópia do projeto e ART/RRT no estande durante todo o período de montagem e realização do evento.
6.4 APRESENTAÇÃO DE A.R.T./R.R.T.
Todos os estandes deverão obrigatoriamente apresentar: A.R.T. (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou R.R.T. (Registro de Responsabilidade Técnica), assinada por um profissional cadastrado pelo CAU/CREA do Estado de São Paulo, com comprovante de pagamento;
Cópia da carteira do CAU/CREA do profissional que assinou a A.R.T./R.R.T. ATENÇÃO
A apresentação da A.R.T./R.R.T. é obrigatória tanto para a elaboração do projeto como para a execução e deve cobrir o período de montagem, realização e desmontagem do evento.
As cópias dos documentos solicitados acima deverão ser entregues no CAEx no 1º dia de atendimento para que seja liberado o acesso ao MCC e montagem do estande.
6.5 TERMO DE RESPONSABILIDADE E OCUPAÇÃO DA ÁREA
A montadora deverá entregar o termo de responsabilidade, assumindo ser responsável por qualquer dano que venha a ser causado por seu material e/ou pessoal ao MCC, a terceiros, inclusive pelas penalidades aplicadas à falta de cumprimento das normas de montagem, manutenção e desmontagem, conforme prazos estabelecidos no regulamento da feira e neste manual.
O termo de responsabilidade ORIGINAL deverá ser entregue no CAEx, no 1º dia de atendimento, para que seja liberado o acesso ao MCC e montagem do estande.
6.6 CONTRATAÇÃO DE MONTADORAS E PRESTADORAS DE SERVIÇO
É de livre escolha do expositor a contratação de empresa especializada para montagem, decoração, artes gráficas, assessoria de imprensa, filmagens, fotografias, recepção, seguros, transportes, entre outros.As empresas contratadas precisam estar registradas nos órgãos legais, possuir técnicos especializados, usar equipamentos adequados e garantir o bom funcionamento do evento, seguindo as normas deste manual, caso contrário, a ORGANIZADORA reserva-se o direito de interromper a montagem/prestação de serviços.
Todas as montadoras e empresas contratadas pelo expositor deverão estar devidamente cadastradas pelo expositor de acordo com o item “Credenciamento - Credenciais de montador/prestador de serviço/segurança” até a data vigente para que tenha acesso ao MCC. IMPORTANTE
A ORGANIZADORA fica isenta de qualquer prejuízo causado ao expositor pelas empresas prestadoras de serviço e/ou montadora.
É dever do expositor supervisionar e se responsabilizar por qualquer dano causado por suas empresas contratadas.
Tanto o expositor quanto a montadora devem seguir as normas estipuladas no item 4 “Normas gerais” e no item 11 “Normas de segurança” deste manual.
6.7 ALTURA MÁXIMA E RECUO MÍNIMO PARA MONTAGEM DO
ESTANDE
ALTURA (A PARTIR DO PISO DO MCC) RECUO MÍNIMO (SOMENTE VIZINHO) Até 3,20 m. 0,00 m. (*) IMPORTANTE6.8 MONTAGEM DE ESTANDE TIPO “ILHA” E “PONTA DE ILHA”
6.8.1 RECUOIlha: As paredes dos estandes que configurarem “Ilha” não deverão obedecer à tabela de recuo, somente a altura máxima.
Ponta de ilha: Os estandes “Ponta de Ilha” deverão obedecer à tabela de recuo, somente para construção da parede que fizer limite com vizinho, e altura máxima.
6.8.2 VISIBILIDADE
Os estandes, tanto “Ilha” como “Ponta de Ilha”, iguais ou superiores a 24 m², não poderão, em hipótese alguma, fechar em sua totalidade quaisquer das laterais que estejam voltadas para as vias de circulação. O fechamento não deverá ultrapassar 50% da metragem linear de cada lateral do estande, portanto, deverá ter 50% de cada lado livre (a regra é válida também quando utilizado vidro). Paredes de vidro ou material similar que possuam transparência devem ter a sinalização de segurança.
IMPORTANTE
Para todos os estandes nas configurações só frente, esquinas e ponta de ilha é obrigatória a construção de paredes para divisão de sua área. Lembrando também que na parte posterior da parede, caso o seu vizinho esteja com a altura padrão (2,20 m.), é obrigatório fazer o acabamento neutro (cor branca) no mesmo nível de qualidade até a altura limite construída.
6.9 PAREDES DIVISÓRIAS
É obrigatória a construção de paredes divisórias nos limites de sua área (porém, dentro dela) com as áreas vizinhas. A altura mínima deve ser de 2,20 m., a partir do piso do MCC, até a altura máxima de 3,20 m., respeitando o recuo da respectiva altura em todo o perímetro do estande até a altura máxima de 3,20 m. não havendo necessidade de recuo nos limites dos estandes, desde que respeitado o item “Visibilidade” acima mencionado.
O expositor deverá dar acabamento de qualidade na face voltada para seus vizinhos ou áreas de circulação, a partir da altura de 2,20 m. do piso do MCC. Para as áreas voltadas para os vizinhos, o acabamento deverá ser unicamente na cor branca.
IMPORTANTE
Hidrantes e qualquer outro equipamento de combate a incêndio que estiverem dentro da área do estande deverão ter fácil acesso, estarem visíveis e bem sinalizados.
6.10 PAREDES DE VIDRO
Todas as paredes em vidro devem ser construídas em vidro temperado ou laminado, respeitando a tabela de recuos imposta pela ORGANIZADORA.
Os painéis deverão estar sinalizados com fita de segurança (adesivo, grafismo, logotipo, etc.) durante os períodos de montagem e desmontagem, a fim de evitar acidentes.
Devem ser observadas as exigências legais, normas do Corpo de Bombeiros e as normas NBR nº 7.199, 14.697 e 14.698 da ABNT. A utilização de painéis de vidro obriga a apresentação de A.R.T. (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou R.R.T. (Registro de Responsabilidade Técnica) e apresentação de atestado de fabricação (certificação do material).
6.11 PISO DO ESTANDE
A área de cada estande será demarcada e identificada no piso do MCC. É de responsabilidade do expositor/montador solicitar auxílio à MONTADORA OFICIAL para solucionar quaisquer dúvidas referentes à área locada.
A elevação do piso do estande é opcional. Quando o piso for elevado, é obrigatória a construção de rampa de acesso para deficientes físicos, independentemente de sua metragem.
A rampa deverá ter, no máximo, 10% de inclinação e possuir a largura mínima de 1,00 m. A MONTADORA OFICIAL do evento não se responsabilizará por quaisquer desníveis no piso ou qualquer problema relacionado pela não utilização de piso elevado.
IMPORTANTE
Para todo estande com piso elevado acima de 0,50 m. de altura, a partir do piso do MCC, é obrigatório apresentar uma ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) / RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) assinada por um profissional cadastrado pelos órgãos CAU/CREA do Estado de São Paulo, devidamente quitada, e cálculo estrutural do referido projeto, em duas vias.
6.12 ESTRUTURA AÉREA
É proibido o uso do espaço aéreo do Mendes Convention Center por qualquer expositor. Essa área somente poderá ser utilizada pela ORGANIZADORA, para sinalização e merchandising. Será permitida ao expositor/ montador a colocação de estruturas suspensas fixadas no teto do MCC quando ela for indispensável para a sustentação do estande, desde que seja apresentada a A.R.T., cálculo estrutural em duas vias e o projeto para aprovação.
A ORGANIZADORA reserva-se o direito de alterar, substituir ou revogar esta norma mediante comunicado face às novas diretrizes do Mendes Convention Center sem responsabilidade de prejuízos.
6.13 PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE
A projeção horizontal de qualquer elemento de montagem ou de produtos expostos deverá obrigatoriamente estar dentro dos limites da área locada.
Não serão permitidas projeções sobre estandes vizinhos ou áreas de circulação.
6.14 PROJEÇÃO DAS TESTEIRAS
Não poderão ser instaladas testeiras elevadas projetadas para fora dos limites da área, exceto spots de iluminação, desde que estejam com a altura mínima superior a 3,30 m.
A identificação dos estandes somente poderá ser feita para as faces voltadas para as ruas. Não serão permitidas testeiras voltadas para os vizinhos.
6.15 UTILIZAÇÃO DE SAPÊ, LYCRA E TECIDOS DECORATIVOS
Sapê, lycra e tecidos decorativos devem obrigatoriamente apresentar laudo de aplicação de produto antichamas (ignifugação). Esses materiais devem obrigatoriamente ser acompanhados com o número de extintores de incêndio em quantidade adequada, a critério da ORGANIZADORA e/ou brigada de incêndio Oficial. O material poderá passar por um teste antichamas e terá hora de entrada no MCC.
A apresentação do laudo e A.R.T./R.R.T. da aplicação do produto antichamas deverá ser entregue à Brigada de Bombeiros do evento durante o período de montagem.
6.16 AUDITÓRIOS OU SALAS DE PROJEÇÃO
Nos ambientes que caracterizem auditórios ou salas de projeção ou ainda ambientes fechados, escuros, deve ser prevista a instalação de luzes de emergência, acústica condizente com a atividade, sinalização das saídas de emergência, placas de indicação de lotação máxima e demais equipamentos de segurança que se façam necessários.
A ORGANIZADORA poderá exigir a instalação de equipamentos de segurança complementares e ainda interditar o ambiente que estiver em falta com algum destes itens de segurança obrigatórios.
6.17 ILUMINAÇÃO EXTERNA, ARANDELAS, HOLOFOTES EXTERNOS,
ETC.
Toda e qualquer iluminação na parte externa do estande deverá estar protegida, evitando o acesso de pessoas. Arandelas e holofotes externos devem estar acima de 3,20 m. ou isolados e protegidos do acesso de visitantes.
Toda iluminação do estande deverá ser autossuficiente, não devendo o expositor/montador “contar” com a iluminação geral do MCC. O expositor/montador deverá tomar o cuidado necessário para que essa iluminação não prejudique os estandes vizinhos (holofotes, etc.) e tampouco os visitantes.
A ORGANIZADORA reserva-se o direito de interditar o estande até que sejam atendidas as solicitações de proteção ou retirada dos equipamentos impróprios.
6.18 CONSTRUÇÕES EM ALVENARIA
É vetada toda e qualquer construção (pisos e paredes) em alvenaria, material similar, concreto armado e não armado;
Caso a construção em alvenaria seja imprescindível, será necessária a prévia aprovação da ORGANIZADORA antes de iniciar o projeto do estande. Se aprovada, antes de iniciar a construção do estande, será obrigatório revestir o piso do MCC com material próprio e adequado à sua proteção.
6.19 INSTALAÇÕES ELÉTRICAS
As instalações elétricas dos estandes deverão atender integralmente ao disposto na NBR 5.410 – Instalações Elétricas em Baixa Tensão. A ORGANIZADORA é responsável pelo suprimento e conexão de energia nos quadros de distribuição de eletricidade do MCC até o estande. É responsabilidade do eletricista da montadora contratada a conexão no quadro de distribuição do estande.
Caberá a cada expositor ou montadora complementar a instalação e distribuição elétrica no estande provendo a entrada de energia com chave geral e proteção compatível à solicitação de energia elétrica. A chave geral e demais dispositivos de proteção dos circuitos elétricos deverão estar acondicionados em quadros de chapa metálica, com porta, fixados em locais de livre acesso à equipe de manutenção da ORGANIZADORA, mesmo fora do horário de funcionamento do evento.
6.19.1 CABOS
Não é permitida a passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cortem ruas, áreas comuns ou estandes vizinhos. Essas necessidades, se ocorrerem, deverão ser previstas com antecedência e resolvidas junto à ORGANIZADORA.
É obrigatória a utilização de cabo não propagador de chamas e com dupla isolação mecânica (tipo PP). Em caso de dúvida, consulte a NBR 5.410. Todo estande deverá obrigatoriamente ser aterrado.
6.19.2 ENERGIA ELÉTRICA
A tensão elétrica disponível no MCC é 220 Volts a 60 Hz.. A energia elétrica será fornecida em unidades de KVA, previamente solicitada pelo expositor. A tensão 380 V trifásica não estará disponível.
Em caso de utilização de qualquer aparelho de 110V, o Expositor deverá providenciar transformador compatível com a carga utilizada.
No estande será instalada 1 (uma) tomada de 220 V com capacidade máxima de 500 watts.
6.20 HORÁRIOS E DATAS PARA MONTAGEM
MONTADORA OFICIALSegunda-feira 20 de março de 2017 Das 8 às 24 horas Terça-feira 21 de março de 2017 Das 8 às 12 horas OUTRAS MONTADORAS
Segunda-feira 20 de março de 2017 Das 14 às 24 horas Terça-feira 21 de março de 2017 Das 8 às 12 horas DECORAÇÃO
7 PERÍODO DE MONTAGEM
7.1 OCUPAÇÃO E UTILIZAÇÃO DA ÁREA CONTRATUALMENTE LOCADA
As áreas contratualmente locadas estarão liberadas no dia 20 de março às 8 horas para ocupação e início da montagem de acordo com as datas, horários e exigências contidos neste manual. As áreas não ocupadas até 48 horas anteriores ao início do período de realização poderão ser realocadas a critério único e exclusivo da ORGANIZADORA, não cabendo ao expositor quaisquer ressarcimentos ou reclamações.IMPORTANTE
O piso do MCC não pode ser demarcado, furado ou pintado pelo expositor/montadora. É necessário revestir o piso do MCC com material próprio e adequado à sua proteção.
É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do estande ou produtos expostos nas paredes ou teto do MCC.
Todo e qualquer dano causado pela construção dos estandes será de inteira responsabilidade da empresa expositora/montadora.
7.2 ACESSO AO MCC
Todos os funcionários da montadora que estiverem presentes no MCC durante o período de montagem deverão possuir credencial própria e levar seus documentos pessoais para identificação na entrada do MCC. Não é permitida a troca ou substituição de credenciais. As credenciais do montador, expositor, segurança de montagem e serviços serão aceitas para entrada no MCC durante todo o período de montagem e desmontagem da feira.
IMPORTANTE
As credenciais deverão ser solicitadas de acordo com o item “Credenciamento”.
A montagem do estande será liberada mediante a confirmação de pagamento de todos os títulos gerados para o expositor e montadora.
A limpeza de montagem será cobrada do expositor que poderá repassar tal custo à montadora, conforme a negociação. Essa taxa não abrange a retirada de entulhos durante a desmontagem.
Todos os montadores devem seguir as normas de utilização do MCC e horários já descritos anteriormente, caso isso não seja cumprido, acarretará em multa, conforme mencionado no Termo de Responsabilidade.
O termo de responsabilidade original deverá ser entregue no 1º dia de atendimento no CAEx.
7.3 TRAJES
Todo funcionário e/ou contratado das empresas expositoras e/ou de montagem e/ou de terceiros somente terá acesso ao MCC portando credencial de identificação, trajando calça, uniforme ou camiseta, e sapato fechado ou bota de segurança.
Não será permitido o uso de sandálias, chinelos, tamancos ou nenhum tipo de sapato aberto dentro do parque de exposição, bem como a circulação de pessoas trajando bermudas, saias, calças capri, camiseta regata ou sem camisa.
A exigência de trajes adequados é válida também para expositores e respectivos funcionários.
É obrigação do expositor e/ou da montadora fornecer aos empregados e contratados os equipamentos de proteção individual (EPIs) apropriados aos riscos do ambiente durante o período de montagem e desmontagem dos estandes.
Para mais informações sobre EPI, consulte o item 11.10 (“Normas de Segurança” – “Equipamentos de Proteção Individual – EPI”) e item 12.6 (“Exigências Legais” – “Ministério do Trabalho e Emprego”).
É proibida a entrada de menores de 16 anos dentro do MCC durante o período de montagem e desmontagem dos estandes mesmo que acompanhados por um responsável legal.
7.4 ACESSO DE VEÍCULOS
Caminhões: a descarga de material para o 2º andar será realizada pelo estacionamento principal, pela Av. Francisco Glicério, 206, direcionando-se para a esquerda, lateral da Capital Disco, próxima a entrada da portaria de serviço ou dependendo da disponibilidade do Pavilhão de Exposição, poderá ser pelas Docas, na Rua Pedro Américo, 83. O motorista deverá permanecer próximo ao caminhão.
A carga e descarga serão realizadas por ordem de chegada. Os caminhões não poderão ficar estacionados após a carga e descarga.
O motorista deverá forrar o piso onde estiver estacionado o caminhão para protege-lo contra o vazamento de óleo do motor. As empresas que não adotarem esta medida poderão ser multadas de acordo com o dano verificado.
O tempo máximo de permanência para caminhões é de 2 (duas) horas com validade somente nos períodos de montagem e desmontagem. Ultrapassado este limite o estacionamento será cobrado normalmente conforme tabela de preços vigente.
Veículos de passeio e peruas: Carga e descarga realizadas pelo estacionamento principal, pela Av. Gen. Francisco Glicério, 206, direcionando-se para a esquerda, lateral da Capital Disco, próxima a entrada da portaria de serviço.
O transporte de material deverá ser feito com carrinhos com rodas de borracha para adentrar o recinto, sendo que todo o material (caixas, peças, pisos) deve ser descarregado no chão do local, após a devida proteção do mesmo por carpete, lona, plástico ou similar.
Para os veículos de passeio utilizados durante a montagem e desmontagem não há tempo de permanência gratuita, devendo realizar o pagamento das tarifas conforme tabela de preços vigente.
Elevador de Carga:
01 elevador para carga e descarga (monta-carga) que serve ao 2º piso, com capacidade máxima para 1.600 Kg, com as seguintes medidas:
Portão de acesso: 2,10 altura x 1,55 largura; Porta do elevador: 2,05 altura x 1,50 largura;
Parte interna elevador (caixa): 2,05 largura x 2,10 altura e 3,50 profundidade.
O Mendes Convention Center não dispõe de carregadores e carrinhos para carga/descarga de mercadoria.
7.5 ENTRADAS DE MATERIAIS PARA ESTANDES
Os materiais enviados previamente pelos expositores, para uso exclusivo nos estandes, serão recebidos diretamente no CAEX (Central de Atendimento ao Expositor) pelo responsável que estará de plantão nos dias 20 e 21/03/2017 das 09h às 18h e ficarão armazenados em nosso depósito.
O envio e a retirada de materiais ficarão por conta do expositor, estando A ORGANIZAÇÂO isenta de responsabilidade sobre extravios que dessas atividades possam advir.
A nota fiscal deverá ser emitida em nome da empresa participante do evento com o seguinte endereço: Av. Francisco Glicério, 206 - CEP 11065-400, Santos/SP. No corpo da nota fiscal deverá constar a observação de que são mercadorias para Demonstração, citando também a data de realização e a localização do evento.
Os materiais remetidos para o endereço acima deverão estar embalados com Identificação em destaque do destinatário (31º COSEMS/SP, endereço do Mendes Convention Center), do remetente (nome da instituição, cidade e estado, número do estande e Endereço). AMBOS (remetente e destinatário) DEVEM ESTAR EM FOLHA FORMATO A4 E FONTE ARIAL NEGRITO, TAMANHO 28.
Nas remessas de materiais para exposição para o endereço do Mendes Convention Center devem constar das respectivas notas fiscais o nome e endereço, somente como destinatário para a entrega do material, sendo o mesmo isento de impostos por parte do fisco, encargos ou quaisquer outras obrigações tributárias eventualmente incidentes sobre as atividades envolvidas nas operações do seu envio e recebimento. Não é permitida a entrada de equipamentos e/ou produtos sem notas fiscais.
O Mendes Convention Center não fará notas de devolução.
A retirada de materiais em nosso deposito pelos expositores poderá ser feita nas seguintes datas e horários: DIA HORÁRIOS 21/03 9h00 às 17h00 22/03 9h00 às 17h00 23/03 8h00 às 17h00 24/03 8h00 às 12h00
O material de exposição deverá ser instalado, colocado e retirado sob a responsabilidade e/ou supervisão do expositor;
Todo e qualquer material que for deixado no local após o período de desmontagem (item 6.1) será considerado abandonado, ficando a comissão organizadora e o Centro de Convenções isentos de qualquer responsabilidade sobre os mesmos;
ATENÇÃO
OS MATERIAIS DEVERÃO SEGUIR PARA O “MENDES CONVENTION CENTER” DEVIDAMENTE IDENTIFICADOS COM O NOME DA EMPRESA, CONTEÚDO E QUANTIDADE EM NOME DO 31º CONGRESSO DE SECRETÁRIOS MUNICIPAIS DE SAÚDE DO ESTADO DE SÃO PAULO.
FICANDO CLARO QUE O NOSSO SETOR OPERACIONAL RECEBERÁ OS MATERIAIS E OS ARMAZENARÁ, MAS NÃO SERÁ RESPONSÁVEL POR CONFERIR, NEM SERÁ RESPONSÁVEL POR DANOS MATERIAIS OU PERDA, OU SEJA, APENAS IRÁ RECEBÊ-LOS E GUARDÁ-LOS ATÉ ENTREGÁ-LOS AOS RESPONSÁVEIS.
7.6 ENCARTE DE MATERIAL PROMOCIONAL BOLSA
A Organizadora montará 1.500 bolsas e receberá os materiais a serem encartados, impreterivelmente dia 15/03 no endereço e com as informações descritas a seguir:
MENDES CONVENTION CENTER A/C: Luisa Salles
Av. Francisco Glicério, 206 CEP 11065-400, Santos/SP
REF. “MATERIAL PARA ENCARTE DAS BOLSAS COSEMS/SP2017”, NOME DA EMPRESA
DESCRIÇÃO DO MATERIAL
Tamanho máximo do material para encarte - A4.
CASO NÃO SEJA ENTREGUE ATÉ A DATA MENCIONADA ACIMA, SOMENTE PODERÁ SER ENTREGUE NO DIA 20/03 (PROCURAR POR LUISA SALLES), NO LOCAL DO EVENTO, DATA EM QUE INICIAREMOS A SEPARAÇÃO DO MATERIAL E A MONTAGEM DAS BOLSAS, SENDO ASSIM IMPOSSÍVEL O RECEBIMENTO DE MATERIAL APÓS ESSA DATA.
CASO O MATERIAL NÃO SEJA ENVIADO ATÉ A DATA ESTIPULADA ACIMA, O MESMO NÃO SERÁ ENCARTADO NA BOLSA.
7.7 VIAS DE CIRCULAÇÃO
As vias de circulação e os estandes vizinhos não poderão ser utilizados para a colocação de materiais, ferramentas, sacos de lixo e produtos a serem instalados no estande. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do expositor.
É proibido jogar lixo nas áreas comuns e nos corredores. O expositor tem o dever de acondicionar o lixo em sacos plásticos e deixá-los nos corredores para a remoção.
A ORGANIZADORA poderá multar ou descredenciar aquele que infringir as normas estabelecidas neste manual.
7.8 TESTES DE EQUIPAMENTOS E ENERGIA
No dia 21 de março, a partir das 9 horas, será liberada a energia do MCC para teste dos equipamentos. O fornecimento será disponibilizado regularmente durante o período do evento conforme o horário de abertura e encerramento.
7.9 DECORAÇÕES FINAIS E LIMPEZA DO ESTANDE
A decoração final dos estandes será realizada no dia 21 de março, a partir das 12 horas, sendo proibido lixar, pintar, soldar, serrar e/ou qualquer outra montagem que produza sujeira depois deste horário.
O serviço de limpeza atuará nas áreas de circulação (ruas), administração, sanitários, áreas comuns e remoção do lixo para local adequado.
O expositor poderá contratar a empresa de LIMPEZA OFICIAL ou empresa especializada de sua escolha para fazer a manutenção de limpeza periódica de seu estande durante o período de realização.
8 MONTAGEM BÁSICA
DECORAÇÃO
Terça-feira 21 de março de 2017 Das 12 às 24 horas
Para os expositores que optaram pelas montagens básicas, informamos que não serão permitidos furos, pinturas, revestimentos ou uso de colas e fitas nos painéis, e alteração do mobiliário e estrutura da montagem básica.
Em caso de dúvidas ou para locação de mobiliário adicional, entre em contato com a MONTADORA OFICIAL.
MCM Stands
José Luiz Pontes Coutinho jl.coutinho@mcmstands.com.br Jessica Siegrist
jessica@mcmstands.com.br (11) 2692-2751
Rua Catumbi, 407
CEP 03021-000, Belenzinho, São Paulo/SP www.mcmstands.com.br
8.1 A IDENTIFICAÇÃO NA TESTEIRA
Consulte a MONTADORA OFICIAL para obter o prazo e formato da testeira do estande.
8.2 ENERGIA ELÉTRICA
A tensão elétrica disponível no MCC é 220 Volts a 60 Hz.. A energia elétrica será fornecida em unidades de KVA, previamente solicitada pelo expositor. A tensão 380 V trifásica não estará disponível.
Em caso de utilização de qualquer aparelho de 110V, o Expositor deverá providenciar transformador compatível com a carga utilizada.
9 REALIZAÇÃO
REALIZAÇÃO
Quarta-feira 22 de março de 2017 Das 9 às 23 horas Quinta-feira 23 de março de 2017 Das 8 às 20 horas Sexta-feira 24 de março de 2017 Das 8 às 20 horas
O sistema de iluminação será desligado 1 (uma) horas após o término do período de realização da feira. Essa ação visa exclusivamente demonstrar o encerramento do período diário de funcionamento.
Durante o período de realização do evento, somente será permitida a entrada de pessoas que estejam identificadas com as seguintes credenciais: Congresso, Congresso com curso, Curso, Expositor, Imprensa, Mostra, Organização, Palestrante, Prefeito, Prestador de serviço, Secretário de saúde e Staff.
Será permitido o uso da credencial de manutenção somente nos horários autorizados, antes da abertura do evento.
9.1 OPERAÇÃO DO ESTANDE
O expositor deverá manter presente no estande pelo menos um funcionário seu, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. É necessário ter um responsável no estande, pelo menos, 30 minutos antes da abertura do evento.
Não será permitido o encerramento das atividades nos estandes antes do término do horário de realização do evento, mesmo no último dia de realização.
A iluminação permanecerá acesa durante o horário de funcionamento do evento, sendo encargo do expositor desligar a chave geral de energia do seu estande ao final do dia.
9.2 DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL E PROMOÇÃO DA MARCA
É vetado ao expositor manter seu pessoal fora dos limites do estande em operação de venda ou distribuição de folhetos, brindes e etc.
Será permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos exclusivamente no interior do estande.
9.3 DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
A ORGANIZADORA poderá suspender ou determinar o período para a demonstração de qualquer equipamento, produto, estrutura ou elementos do estande em caso de risco às pessoas, ou que produzam alto nível de ruído ou vibração que possam perturbar as operações de estandes vizinhos.
9.4 EVENTOS REALIZADOS NOS ESTANDES
É terminantemente proibida a realização de alguns eventos durante todo o evento: Espetáculos pirotécnicos com a utilização de fumaça ou dirigíveis;
Apresentação de modelos vivos de qualquer sexo seminu ou com tapa sexo; Animais de qualquer espécie ou porte, inclusive aves para decoração do estande ou
9.5 ABASTECIMENTO E MANUTENÇÃO DO ESTANDE
Os serviços de abastecimentos de produtos e/ou manutenção do estande deverão ser efetuados no período de 1 (uma) hora antes do início das atividades do dia.
Em caso da necessidade de uma manutenção emergencial, o expositor deverá comparecer ao CAEx e solicitar a autorização, sendo que o critério de aprovação é de única e exclusiva competência da ORGANIZADORA.
IMPORTANTE
Todo produto de alimentação deverá estar acondicionado em recipiente próprio para transporte.
9.6 SAÍDAS DE MATERIAL DURANTE A REALIZAÇÃO
Nenhum produto poderá ser retirado durante o período de funcionamento do evento.
9.7 SERVIÇO DE LIMPEZA DURANTE A REALIZAÇÃO DO EVENTO
O expositor tem a opção de contratar o serviço diretamente pela empresa de LIMPEZA OFICIAL do evento, porém a contratação deste serviço é opcional. Os dados da empresa de LIMPEZA OFICIAL serão divulgados na LISTA DE FORNECEDORES OFICIAIS.
A ORGANIZADORA se responsabiliza somente pela limpeza das áreas comuns do evento (ruas, avenidas e sanitários) e remoção do lixo para local adequado. Para isso, os lixos deverão ser acondicionados em sacos plásticos apropriados e deixados nos corredores até as 7h. A partir desse horário, é responsabilidade do expositor armazenar o lixo dentro do estande.
9.8 SOM E MÚSICA AMBIENTE
Todo som produzido no estande por audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro equipamento não deverá exceder o volume normal da voz ou 80 decibéis.
É também proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções.
Caso o expositor não observe essa norma, serão tomadas as seguintes medidas por parte da ORGANIZADORA:
Na primeira infração: será feita a solicitação verbal para se estabelecer o volume de som permitido;
Na segunda infração: o expositor será comunicado por meio de carta da ORGANIZADORA.
O não atendimento às solicitações referentes à redução dos níveis de som implicará desde o corte do fornecimento de energia elétrica até a retirada do equipamento em questão, sem prévio aviso, por tempo indeterminado e cobrança de multa.
No caso de palestras, apresentações, etc., será obrigatória a utilização de ambientes fechados, como salas, auditórios, etc.
De acordo com a Lei nº 9.610/98, que regulamenta os Direitos Autorais, a empresa expositora que utilizar música ambiente em seu estande, mesmo por meio de AM/FM, deverá recolher taxa específica mediante Guia própria, fornecida pelo ECAD, conforme descrito no item 12.4 (“Exigências Legais” - ECAD) deste manual.
