ESCRITÓRIOS
ATIVOS - E SÃOS
- em tempos de
COVID-19?
campos de nossa vida. Uma crise
sanitária sem precedentes, como a do
COVID-19, trouxe desafios que a
advocacia sequer imaginava. Pelo
menos, não para este momento. O
mundo jurídico soube lidar com as
diversas instabilidades financeiras pelas
quais passamos, mas ninguém está
preparado o suficiente para lidar com as
consequências de uma pandemia.
O isolamento social colocou a maior
parte das empresas em home office. O
trabalho remoto escancarou
deficiências tecnológicas de certos
negócios, ao mesmo tempo que vem
provando sua efetividade. Ao mesmo
tempo, as atividades diminuíram
consideravelmente em boa parte das
bancas. Com isso, muitos escritórios de
advocacia se veem com dificuldades
para manter a sustentabilidade dos
negócios.
Considerando esse contexto,
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AS DIFICULDADES DOS ESCRITÓRIOS DE
ADVOCACIA EM TEMPOS DE COVID-19
A pandemia do novo coronavírus mudou radicalmente a forma de vida pessoal e profissional. No mundo jurídico, as alterações ocorreram em todos os âmbitos: Poder Judiciário, serviço público, departamentos jurídicos de empresas, escritórios de advocacia e advogados autônomos.
Algumas mudanças que atingem a advocacia em diversas frentes são:
• Queda nas ações trabalhistas, em contraposição ao aumento das ações ligadas
à pandemia: dados do TST apontam queda de 35% nas ações trabalhistas, comparando abril de 2019 (166,1 mil) e 2020 (108,4 mil). Mas, somente em abril deste ano, foram 1.107 ações relacionadas ao novo coronavírus, uma alta de 522% em relação a março de 220.
• Criação de fundo emergencial, pelo Conselho Federal da OAB, para
recebimento de doações voltadas a advogados em crise financeira;
• Suspensão de prazos processuais, exceto ações de preservação de direitos e
de natureza urgente;
• Aumento de demanda de trabalho de consultoria para grandes escritórios,
principalmente;
• Prorrogação de prazos para pagamentos de anuidades por parte de algumas
seccionais;
• Concessão de prazos alongados para pagamento de honorários;
• Risco à renda de advogados autônomos e pequenos escritórios;
• Instituição do regime de plantão no Poder Judiciário.
Esse novo cenário traz muitas dificuldades aos escritórios de advocacia, especialmente quanto à saúde financeira, manutenção de atividades e profissionais, e atendimento aos clientes.
A BALANÇA FINANCEIRA
Pensar em equilíbrio financeiro em meio à uma crise econômica mundial é um grande desafio. O momento de lockdown apareceu, no Brasil, junto com um tempo de incerteza política. O mercado consumidor vem perdendo seu poder de compra há meses, e isso impacta diretamente no mundo dos negócios.
Na advocacia, a balança financeira já é bastante particular. O fluxo de receitas é volátil. Os honorários de êxito e contratuais variam mensalmente. No entanto, as despesas são previsíveis e, muitas delas, fixas. Os gestores na advocacia já estão acostumados a essa volatilidade a atuam para garantir a sustentabilidade do escritório. Com a criação de uma margem de segurança em relação à rentabilidade, é possível ter sucesso.
Porém, se em tempos normais era possível destinar uma porcentagem de lucro para essa margem de segurança, em tempos de COVID-19 é quase impossível. A famosa reserva de 6 meses para arcar com despesas e custos, considerando a ausência de entrada de qualquer capital na sociedade, é uma utopia.
No atual momento, muitas ações estão paradas com a suspensão dos prazos. Para aquelas urgentes, que tiveram continuidade mesmo com a pandemia, não é possível prever o pagamento. Muitos clientes não conseguem arcar com os honorários devidos nesta situação.
Todo esse cenário de incerteza de receitas é bastante grave. E para vencer esse desafio e manter as atividades advocatícias em pleno funcionamento, é preciso adotar medidas práticas para que a balança financeira esteja equilibrada.
Para tanto, o gestor deve separar os custos desnecessários e os gastos essenciais. Os cortes devem vir em tudo aquilo que é possível. Redução de contas básicas é o primeiro passo. Renegociar o aluguel e as demandas junto a fornecedores e prestadores de serviços é uma boa medida. Reduzir custos com pacote de internet, papelaria e serviços de assinaturas não-essenciais também.
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A MANUTENÇÃO DAS ATIVIDADES E DOS
PROFISSIONAIS
Manter as atividades e os profissionais depende diretamente do equilíbrio financeiro dos escritórios. Os gestores podem ter muitas dificuldades em encontrar saídas para tanto. Como acabamos de pontuar, é preciso cortar ou reduzir os custos desnecessários.
Mas aqui já vale um alerta: os funcionários são matéria-prima essencial ao crescimento do negócio e à manutenção das atividades. Desde a equipe administrativa até os advogados, todos contribuem ativamente para a melhor entrega ao cliente. Cortes no pessoal
acontecem em último caso. Mas vale a conscientização para que todos evitem os gastos desnecessários, sejam proativos e tenham comprometimento, principalmente diante da situação de home office.
A situação financeira se tornou difícil em tempos de COVID-19, e todo o mercado sabe disso. Para manter os escritórios ativos, o gestor pode se valer de algumas medidas trabalhistas que foram autorizadas recentemente - tudo isso para que não aconteça dispensas no negócio. Veja algumas:
• Medidas do Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda,
como suspensão temporária do contrato de trabalho, redução proporcional de jornada e salários e benefício emergencial de preservação do emprego e da renda; • Antecipação das folgas de feriado, das férias individuais ou concessão de férias
coletivas;
O ATENDIMENTO REMOTO AO CLIENTE
Como manter os escritórios ativos e sãos em tempos de COVID-19 quando o contato com o cliente é mínimo? Essa é uma queixa comum de gestores que ainda não estão
familiarizados com o atendimento remoto. Eles acreditam que o relacionamento presencial com o público-alvo é fundamental para fidelizá-los e mantê-los como clientes.
De fato, o “cara a cara” sempre será uma oportunidade única de relação. No entanto, o atendimento à distância não pode ser empecilho neste momento. Por mais que a presença do advogado passe credibilidade, o escritório não deve ficar preso neste modelo. Isso, é claro, se ele tiver uma boa estrutura tecnológica que possibilite a boa relação de maneira remota.
Um escritório que não tem presença digital terá muitas dificuldades com a pandemia. Afinal, a internet já é o principal meio de comunicação entre as pessoas. Se seu negócio lida com esse problema, é preciso se adequar o quanto antes.
07
A READEQUAÇÃO: ESCRITÓRIOS ATIVOS E
SÃOS DURANTE A PANDEMIA
Como escritórios se organizam para atuar neste momento em que deve haver isolamento e que muitos serviços estão com funcionamento alterado? Os desafios são inúmeros e
envolvem a própria manutenção das atividades. Mas há muitas possibilidades de atuação dos gestores para adequar seus negócios.
PLANO DE AÇÃO
O primeiro passo é implementar o básico: um plano de ação de combate à pandemia. Neste plano, o gestor deve incluir:
• Intensificação das medidas sanitárias em suas instalações (cuidados de
higiene, álcool em gel, ventilação, distanciamento) para os profissionais que precisem trabalhar no escritório;
• Suporte aos profissionais que exercerão o trabalho remoto, em especial
àqueles que pertencem ao grupo de risco;
• Alternância das equipes de advogados que trabalham em casa e nos escritórios
a cada 15 dias, quando necessário o trabalho in loco; • Limitação de viagens e comparecimento a eventos;
• Implementação de reuniões por videoconferência.
Loyanna de Andrade Miranda, CEO da Abi-Ackel Advogados, enfatiza que a prevenção em relação ao combate à pandemia é essencial para a sustentabilidade do escritório. Ela relata: “o Abi-Ackel Advogados Associados, ainda quando tudo parecia distante do Brasil, montou o Comitê de Gestão de Crise COVID-19. Em exaustivas reuniões, supunha-se os diversos cenários e debatia-se as consequências. Quando tudo se concretizou através dos decretos estaduais e federais, os gestores do escritório já não estavam estarrecidos com os possíveis desdobramentos. Ao contrário, todos foram fortalecidos para enfrentar o que estava por vir”.
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APRIMORAMENTO DA GESTÃO JURÍDICA
Para manter as atividades, os profissionais e os clientes, é fundamental analisar a
qualidade da gestão jurídica. Com boa parte dos escritórios em trabalho remoto, é possível que os gestores tenham um pouco mais de tempo. E ele pode ser aproveitado para avaliar a administração do negócio e os pontos de melhoria - principalmente com o olhar voltado para o equilíbrio financeiro em tempos de pandemia.
O primeiro ponto é visualizar como os processos internos de trabalho devem ocorrer no home office. Definir tarefas e responsabilidades se tornou ainda mais importante para
profissionalizar tudo. Algumas ferramentas de gestão ágil, como Trello e Slack, podem ajudar. Em seguida, entender as métricas do negócio auxilia o gestor a desenvolver estratégias de ação mais assertivas para a atual situação. Seja em relação ao cliente ou aos
colaboradores, essa avaliação é fundamental. Para tudo isso, são necessárias criatividade e inovação.
CRIATIVIDADE E INOVAÇÃO
Equilibrar a balança financeira, manter as atividades e os profissionais, atender ao cliente da melhor maneira, aprimorar a gestão. São muitas as dificuldades que os gestores de escritório devem superar em tempos de COVID-19. Mas com criatividade e inovação é possível.
Durante a pandemia, boa parte das pessoas está em casa. O trabalho remoto, que já vinha crescendo vertiginosamente ao redor do mundo, é a regra para muitos segmentos
econômicos. Seja para negócios ou diversão, o mundo inteiro está na internet. E o que o escritório pode fazer para se readequar? Reforçar sua marca no ambiente digital, o que garante sustentabilidade ao longo prazo.
Por isso, pensar em uma nova estratégia de marketing jurídico, adequado ao contexto da pandemia, é fundamental. Os profissionais responsáveis pela publicidade do escritório devem ter em mente que as pessoas estão buscando por marcas responsáveis.
Demonstrar empatia nas ações de marketing é o básico, e não um diferencial. E isso envolve marketing interno e externo.
Um excelente exemplo de marketing interno: alguns escritórios fizeram ações internas para proporcionar a seus funcionários acesso a profissionais de saúde mental e física durante a quarentena. Todos, de trabalho remoto, podem se consultar com um psicólogo ou se
exercitar com um personal trainer.
Agora, dois ótimos exemplos de marketing externo. O primeiro são escritórios que se unem para fazer uma ação de recolhimento de alimentos e itens de higiene pessoal para ajudar a comunidade local em necessidade. O segundo, voltado diretamente para o cliente
corporativo, uma live para tirar as dúvidas trabalhistas dos clientes em meio à pandemia. Mais do que produzir conteúdos para as mídias sociais, é preciso agir em prol do que é mais importante no momento: a saúde e a dignidade das pessoas.
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FOCO NOS CLIENTES
Muitos fatores econômicos provocam alterações nas atividades de seus clientes
corporativos. E esses fatores fazem surgir novas teses e abordagens jurídicas. No Direito Societário, por exemplo, muitos contratos serão passíveis de renegociação devido à teoria da imprevisibilidade. No Direito Trabalhista, existem novas possibilidade de suspensão de contrato ou redução de jornada com as recentes alterações. No Direito Tributário, será preciso pensar em novas ações de planejamento de tributos para privilegiar a manutenção de pessoal.
Para escritórios que possuem boa estrutura, é possível criar uma força-tarefa
interdisciplinar para orientar seus clientes com as principais informações sobre seus negócios. Como a pandemia pode afetar determinada atividade? Isso pode ocorrer, por exemplo, com seguradoras e empresas de saúde. Além disso, se grande parte das
empresas está com profissionais em trabalho remoto, todas podem apresentar dúvidas em relação à proteção de dados. Já pensou em enviar boletins diários com informações
atualizadas sobre o setor da economia no qual seu cliente está inserido?
Outro ponto que merece destaque é mapear os cenários de todos os contratos com os clientes. Os efeitos da pandemia em cada um são diversos. Na situação atual, um cliente pode não conseguir pagar os honorários da forma acordada, mas conseguirá cumprir essa obrigação se houver extensão no prazo.
Em suma, é pensar o Direito com foco na resolução de problemas dos clientes, de maneira que as soluções sejam realmente úteis. É, inclusive, a premissa do Legal Design. Quando o escritório atua com foco no cliente, consegue se readequar dentro daquilo que mais importa: prestação de serviços de qualidade.
Toda essa abordagem, que é baseada no diálogo e na solução de conflitos, aprofunda a relação de confiança entre clientes e advogados. Sem dúvidas, isso será fundamental para o escritório sair saudável dessa pandemia.
AS PERSPECTIVAS COM O FIM DA PANDEMIA
O fim da pandemia de COVID-19 virá. Se será com uma vacina no fim do ano ou no ano que vem, ninguém é capaz de saber. No entanto, os escritórios que atuam em sua
readequação para se manter ativos e sãos têm algumas perspectivas pela frente. Elas são, na verdade, uma continuação e um aprofundamento das “medidas de sobrevivência”
tomadas durante a quarentena. É a virada de chave.
Como vimos, poderemos notar o aumento de ações judiciais de determinados campos. Hospitais, restaurantes e asilos, por exemplo, podem enfrentar alegações de que não tomaram as medidas adequadas para proteger as pessoas. Conflitos trabalhistas diminuíram durante a pandemia, mas podem vir a crescer novamente, com casos de assédio moral, mesmo no trabalho remoto.
Para além da advocacia contenciosa, duas perspectivas aparecem no horizonte: a impulsão definitiva para a era digital e a valorização do Legal Design.
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IMPULSÃO PARA A ERA DIGITAL
O trabalho remoto trouxe a oportunidade para os gestores de advocacia pensarem se estão prontos para atuar de forma eficaz no ambiente digital. A transformação digital no Direito, que já vinha tomando forma com a presença das legaltechs, é, agora, uma
premissa de atuação. Por isso, a perspectiva mais evidente que a pandemia trouxe para a advocacia é a impulsão para a era digital.
A verdade é que o setor jurídico não estava preparado ainda. No Brasil, a instituição do processo eletrônico marcou um bom início. Os julgamentos online estão ocorrendo, assim como as resoluções extrajudiciais de conflitos online. No entanto, faz pouquíssimo tempo que escutamos termos como jurimetria e machine learning na advocacia.
Não há grande atenção ao que os dados podem fazer pelo trabalho de um advogado. Se o Direito brasileiro vem ignorando a frase “Data is the new oil” (Dados são o novo petróleo), isso não acontecerá por muito tempo.
Os escritórios de advocacia e os departamentos internos serão transformados para atuar com base em dados. Business Intelligence passará a ser a forma de atuação. E, para que os negócios jurídicos estejam preparados para a era digital, ocorrerá uma competição por talentos na área de dados.
VALORIZAÇÃO DO LEGAL DESIGN
Escritórios de sucesso têm profissionais técnicos e capacitados, que sabem focar na resolução de problemas dos clientes com maestria. Com o fim da pandemia, isso será ainda mais valorizado. E uma das metodologias que trabalham neste sentido é o Legal Design, aplicação do Design Thinking ao ramo jurídico.
Essa abordagem é baseada em conceitos de design e no componente humano dos problemas. Seu foco é resolver as questões do cliente jurídico de forma inovadora e criativa, com equipes multidisciplinares.
Na condução desse processo, utiliza-se, também, o visual law, trazendo aos usuários de documentos jurídicos (petições, contratos e pareceres) a interação com a imagem. Os recursos visuais, quando bem utilizados, transformam uma mensagem jurídica em um texto acessível para qualquer pessoa.
CONCLUSÃO
Apesar dos inúmeros desafios que o COVID-19 trouxe para a advocacia, os escritórios podem se manter ativos e sãos com medidas assertivas. A manutenção das atividades e dos profissionais em trabalho remoto é capaz de garantir o mínimo de equilíbrio financeiro. O atendimento ao cliente, quando realizado de forma a resolver, de fato, seus problemas, é a chave para prosperar quando a economia for retomada.
As perspectivas com o fim da pandemia são boas. O impulso que faltava para o setor jurídico se tornar, de vez, um ambiente digital, apareceu. Com a valorização do Legal Design, o Direito fecha o dueto necessário para atingir seu ápice nos tempos atuais: atuação digital e atividades inovadoras e criativas em prol do cliente.
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ForMóbile, FutureCom, ABF Franchising Expo, Serigra Sign e Feimec, num total de 24 feiras setoriais. A Informa Markets possui escritórios em São Paulo (sede) e Curitiba, com cerca de 200 profissionais. Nos últimos quatro anos, a empresa investiu cerca de R$ 400 milhões no Brasil em aquisições de eventos e marcas, o que levou a decisão estratégica de alterar o nome da empresa no Brasil de BTS Informa para Informa Markets.
