1. OBJETIVO
O SENAI CETIQT está comprometido em prover total satisfação dos clientes, através de produtos e serviços que atendam as suas necessidades e expectativas em um ambiente de prevenção e melhoria continua. Para que o sucesso aconteça, necessitamos que cada fornecedor seja participante integral da cadeia de fornecimento, através do seu comprometimento total com o aperfeiçoamento da qualidade, com o cumprimento dos prazos e com a redução de custos, atendendo plenamente as expectativas e exigências descritas nesse Manual.
O SENAI CETIQT passa a adotar em seu sistema e qualidade este MANUAL DO FORNECEDOR, que apresenta os requisitos mínimos exigidos para a seleção e qualificação do fornecedor.
O SENAI CETIQT, através de sua Coordenação de Compras e Contratos reforça a importância do aprimoramento das relações de todos os elos da cadeia de fornecimento, recomendando aos fornecedores a aplicação deste manual para assegurar a satisfação total de todas as partes envolvidas.
A inciativa de elaboração desse manual de fornecedores está lastreada na melhoria contínua do processo, no aprimoramento do relacionamento e o desenvolvimento de nossos fornecedores. Assim, nos colocamos a disposição para esclarecimentos de quaisquer dúvidas através do telefone (21) 25821061, diretamente com o coordenador de compras, ou através do Portal de Compras no endereço com o http:compras.cetiqt.senai.br, no link “fale Conosco”
2. REFERÊNCIA
O SENAI CETIQT desenvolveu o manual para fornecimento utilizando os seguintes documentos como referência:
a) Regulamento de Licitações e Contratos do SENAI, disponível no site http//:compras.cetiqt.senai.br, link “legislação”.
b) Termo de Condições de Gerais de Pregão Eletrônico – TCG, disponível no site http//:compras.cetiqt.senai.br, “legislação”.
c) Orientações para credenciamento, disponível no site http//:compras.cetiqt.senai.br, “legislação”.
3. VALORES DO SENAI CETIQT
O desenvolvimento das organizações está cada vez mais associado à sua capacidade de adotar e aperfeiçoar condutas éticas. A credibilidade de uma organização, conquistada perante seu público interno e externo é reflexo da prática efetiva de valores que se manifestam por meio dos relacionamentos pessoais e entre as empresas que compreendem uma cadeia setorial.
Valores são as noções compartilhadas que as pessoas têm do que é importante e acessível para o grupo a que pertencem. Eles atuam como padrões quanto à forma de sentir e agir, e como roteiros ou critérios para a escolha de objetivos ou soluções alternativas circunstanciais.
No contexto empresarial, os valores são entendimentos e expectativas que descrevem como todos aqueles que se relacionam ou integram a organização devem se comportar e sobre os quais todas as relações organizacionais estão baseadas. Agem com critérios para a opção entre as alternativas de uma determinada situação.
Por conseguinte, torna-se necessário que empresas qualificadas como fornecedores do SENAI CETIQT, compartilhem do que acreditamos ser necessário para exercer as ações e alcançar nossa visão. A organização tem definido e aprovado pelo seu conselho o seguinte conjunto de pilares de sua cultura organizacional, que podem ser considerados como valores: Foco em resultados, competência, pró-atividade, colaboração, confiança, qualidade e ética. A seguir, apresentamos o conceito de cada um desses valores direcionados ao fornecedor do SENAI CETIQT.
FOCO EM RESULTADOS – Cumprir seu papel quanto a prazo, qualidade e custo, de forma a evitar que qualquer inconformidade venha comprometer as metas e os resultados das atividades que garantem o desenvolvimento e a continuidade do SENAI CETIQT.
COMPETÊNCIA – Valorizar o desempenho de seus colaboradores com base na meritocracia, de forma que as relações entre os colaboradores dos FORNECEDORES frente ao SENAI CETIQT sejam permeadas por uma cristalina motivação, amplo conhecimento técnico e alto padrão de relacionamento interpessoal no trato social. PRÓ-ATIVIDADE – Ter consciência, prontidão e atitude responsável para buscar as
soluções necessárias no tempo acordado com o SENAI CETIQT.
COLABORAÇÃO – Compartilhar conhecimentos e buscar permanentemente os resultados esperados, contribuindo sistematicamente e empreendendo esforços em conjunto com o SENAI CETIQT.
QUALIDADE – Na prestação dos serviços ou fornecimento de produtos, afim de atender às necessidades e expectativas do SENAI CETIQT, cumprindo a legislação aplicável aos seus processos, de forma segura e responsável, de maneira a garantir: a prevenção da poluição, a redução dos acidentes no trabalho e a erradicação do trabalho escravo ou infantil.
CONFIANÇA – Agir com transparência, sinceridade e integridade, primando pela verdade nas informações e repostas fornecidas
ÉTICA – Manter uma conduta íntegra pautada pelos preceitos de probidade administrativa
4 A ÁREA GESTORA DE FORNECEDORES
A área de compras, Coordenação de Compras e Contratos, é acionada pelos clientes internos, sempre que a organização necessite obter um produto ou uma prestação de serviços mediante a remuneração a um fornecedor, por esse viés, podemos afirmar que a área de compras é uma intermediadora de um leque de objetos contratados e o seu negócio é a gestão de fornecedores adequados, qualificados e comprometidos com o resultado, capazes de satisfazerem plenamente as necessidades da organização.
5 A NECESSIDADE DE CONTRATAÇÃO
Os clientes internos registrarão a necessidade de contratação de fornecedores, visando a aquisição dos materiais e/ou prestação de serviços, mediante a emissão de um documento interno via sistema ERP PROTHEUS, denominado Solicitação de Compras – SC. E todas as especificações necessárias para a compra de algum item ou para execução dos serviços deverão estar bem definidos em tal solicitação e seus respectivos anexos.
6 DO PROCESSAMENTO DAS CONTRATAÇÕES
As contratações do SENAI-CETIQT serão processadas em conformidade com as regras previstas no Regulamento de Licitações e Contratos do SENAI e processadas através dos sistemas ERP PROTHEUS e WBC/PUBLIC-Portal de Compras, em uma das seguintes formas:
a) Licitação
b) Compra Direta (Dispensa pelo valor) c) Dispensa de licitação;
d) Inexigibilidade;
6.1 Da divulgação dos processos de contratações
Os fornecedores tomarão ciência doa processos de aquisição ou de prestação de serviços e serão convidados a participar das seguintes formas:
a) Nas licitações, além da publicação no jornal, o sistema WBC enviará automaticamente um e-mail aos fornecedores cadastrados no portal de compras, na classe especifica de fornecimento, tais processos estarão disponíveis no portal de compras.
b) Nos casos de compras diretas, sempre que possível, serão enviados no mínimo para 3 (três) fornecedores que já estejam cadastrados na lista de fornecedor habilitados na categoria de ao fornecimento.
c) Nos casos de Inexigibilidades e outros tipos de dispensas, a divulgação ocorrerá através de e-mails encaminhados diretamente aos fornecedores.
6.2 Da Seleção dos Participantes dos processos de contratações
No processo de licitação o Edital, com suas regras previamente estabelecidas, determinará os fornecedores que estarão qualificados e habilitados a participar do processo. Nos processos de Dispensas a natureza da prestação dos serviços e dos produtos a serem adquiridos e que definirá a categoria de fornecimento e consequentemente os fornecedores habilitados.
O critério de categorização de produtos e serviços adotado pelo SENAI CETIQT, para estabelecer sua árvore de produtos e serviços, matriz de produtos, segue o padrão PRODLIST, CNAE, ou seja o cadastrão estabelecida pela Comissão Nacional de Classificação – CONCLA.
O participante do processo de inexigibilidade será motivado pela carga documental do processo que comprovará a exclusividade do fornecimento ou da prestação dos serviços.
Para os serviços de beneficiamento de calibração, laboratório de ensaio físico e químico, é obrigatório utilizar a Rede Brasileira de Calibração (RBC), sendo habilitados somente prestadores devidamente credenciados.
6.3 Da forma de apresentação de proposta
Os fornecedores deverão apresentar suas propostas conforme o tipo de processo, e seguindo as determinações estabelecidas no instrumento convocatório de apresentação de proposta, que poderá exigir resposta via fax / e-mail/ proposta no sistema eletrônico ou manuscrita, e a qual deverá constar no mínimo:
a) Descrição do material;
b) A apresentação dos custos deve refletir os valores de transporte, embalagens, informação do lote mínimo de produção bem como as condições de pagamentos; c) Amostras, quando solicitadas.
7. FORNECIMENTO
Todas as condições de fornecimento de produtos ou serviços serão formalizadas através de um pedido de compra e seus anexos (Solicitação de compra, ficha técnica/memorial descritivo ou documento similar, proposta do fornecedor). Caso seja determinado pela área jurídica do SENAI CETIQT, será formalizado também um contrato.
7.1 Comunicação entre fornecedor e o SENAI CETIQT
Todo o meio de comunicação, antes da emissão do pedido de compra, entre o fornecedor e o CEQTIQ, deverá ser expressamente direto ao CCC, que passará aos departamentos as solicitações pertinentes.
7.2 Solicitações de amostra inicial
Quando houver a necessidade de uma solicitação de amostra inicial, o técnico do laboratório do SENAI-CETIQT, solicitará diretamente ao fornecedor por e-mail um lote de amostra inicia bem como a documentação que julgue pertinente para avaliação da amostra. Caso seja detectada alguma inconformidade, o técnico do laboratório formalizará junto a CCC, para que seja providenciado o cancelamento do pedido de compra e da exclusão da lista de fornecedor habilitado ao fornecimento da referida classe de produto.
8. RECEBIMENTO
O SENAI CETIQT dispõe de planos de controle de recebimento e acompanhamento, para todos os produtos e/ou serviços que são adquiridos externamente, em tal plano o recebimento está categorizado da seguinte forma:
a) RME – Recebimento de material estocável
b) RMA - Recebimento de material de aplicação direta c) RBP – Recebimento de Bens patrimoniais
d) AES - Acompanhamento da execução dos serviços
Quando o fornecimento se enquadrar em RME o mesmo será processado pelos técnicos do lotados no armazém (almoxarifado), já nos demais casos, RMA, RBP e AES, pelo próprio técnico da área demandante (requisitante do material ou serviço) que será convocado para proceder a conferência do material pela CESP – Coordenação de Estoque e Patrimonio..
8. 1 Horários de recebimento
Todos os fornecedores de materiais SENAI CETIQT devem respeitar os horários de recebimento dos materiais, que atualmente está fixado em:
Segunda-feira à Sexta-feira 13:00 até 17:00 h.
8.2 Registros de Recebimento
O registro de recebimento é realizado mediante o lançamento da respectiva nota fiscal no Sistema ERP, sendo que todos os produtos constantes na lista de produtos críticos são inspecionados pelo requisitante antes do lançamento do documento fiscal.
8.3 Registro de divergência
Qualquer divergência com relação ao pedido de compra, sob o aspecto comercial ou do prazo de entrega, deverá ser antecipadamente negociada com o nosso comprador, num prazo máximo de 02 dias úteis, caso contrário, os materiais serão devolvidos pelo nosso controle de recebimento.
9 LISTA DE FORNECEDORES
O fornecedor será considerado homologado, a partir do primeiro fornecimento com
pleno atendimento, quanto ao preço contratado, prazo requerido e especificações solicitadas. Cabendo à Coordenação de Compras e Contratos manter atualizada a Lista de Fornecedores homologados por categoria de fornecimento.
10. SISTEMATICA DE AVALIZAÇÃO DE FORNECEDORES
Definimos abaixo os objetivos para a qualidade em nossa cadeia de fornecedores, pois acreditamos que a “parceria” eficaz, entre cliente e fornecedor, traz grandes benefícios a ambos, portanto incentivamos e apoiamos os fornecedores para que tenham um Sistema de Gestão da Qualidade forte e consistente com a realidade atual, no qual a produtividade e a competitividade sejam fundamentais.
10.1 Monitoramento e Desenvolvimento do Fornecedor
O SENAI CETIQT faz o monitoramento, desenvolvimento de toda cadeia de fornecedores através de um indicador denominado “Indicador de Avaliação de Fornecimento” – IAF. O indicador “IAF, será representado por conceitos aplicados ao fornecedor após a avaliação processada pela Coordenação de Compras e Contratos do SENAI CETQIT, tal avaliação será processada semestralmente, nos meses de agosto e fevereiro
O indicador “IAF”, além de aplicar 05 (cinco) conceitos ao fornecedor será representado pela simbologia gráfica representada no quadro abaixo.
INDICADOR DE AVALIAÇÃO DE FORNECEDOR
ÓTIMO
IAF maior que 85%
BOM
IAF menor que 85% e maior que 70%
REGULAR
PLANO DE AÇÃOIAF menor que 70% e maior que 50%
IRREGULAR
PLANO DE AÇÃOIAF menor que 50% e maior que 20%
RUIM
NOTIFICARIAF menor que 20 %
O objetivo maior é garantir a qualidade de fornecimento e adequação da cadeia de fornecedores, para que estes atendam as nossas metas e objetivos traçados com nossos clientes e para que possamos assim, atender as demandas do mercado.
O indicador de avaliação de Fornecimentos será obtido através de critérios objetivos, de custo, qualidade e prazo, que serão computados através da consolidação/compilação das informações de todos os fornecimentos do fornecedor no período de 06 meses e terão como resultado um IAF.
Através da seguinte fórmula se obterá o IAF:
IAF = (100 X (QFA ÷ QF) + (QFI
÷
QF) + (QCV÷
QC) )÷
3ONDE:
IAF = Indicador de avaliação de fornecimentos
QFA = Quantidade de fornecimentos no prazo acordado. QF – Quantidade de Fornecimentos
QFC = Quantidade de fornecimento sem registro de inconformidade, quanto a especificação e condições comerciais.
QC = Quantidade de cotações com participação do fornecedor QCV = Quantidade de cotações vencidas pelo fornecedor. (Custo)
10.3 Desenvolvimentos da Melhoria do Fornecimento – Plano de ação.
Quando um fornecedor alcançar pontuação abaixo do conceito de “bom”, ou seja, ficar enquadrado como “irregular” ou “ruim”, conforme estabelecido neste manual, o referido fornecedor será informado do resultado e deverá enviar um plano de ação para a coordenação de compras e contratos.
No plano de ação o fornecedor deverá apresentar suas justificativas, contemplando: a) Um diagnóstico do caso, devidamente comprovado com documentos que
comprovem os dados e fatos relatados;
b) Um termo conclusivo da ação de melhoria a ser feita para sanear a problemática encontrada;
c) Um plano de implantação de melhoria, demonstrando suas expectativas da data que espera que novos resultados sejam obtidos.
Caso não apresente um plano de ação, receberá um decréscimo de 10 pontos de sua média na próxima avaliação.
Quando um fornecedor alcançar pontuação abaixo do conceito de irregular, ou seja ficar enquadrado como RUIM, conforme estabelecido neste Manual, o referido fornecedor será notificado a apresentar uma justificativa imediata, sob pena, caso não seja aceita a sua justificativa, ser suspenso por até 02 anos, conforme o item 18 do TCG e regras do Regulamento de Licitações e Contratos do SENAI.
11 FORNECEDORES DE PROCESSOS CRÍTICOS - AUDITADOS
Os fornecedores de produtos que impactam diretamente na qualidade final dos serviços prestados pelos laboratórios do SENAI CETIQT, sofrerão avaliações, conforme procedimento específico estabelecido pelo laboratório com referência aos critérios de “conformidade (atendimento das especificações)” e “entrega” pelo próprio laboratório
do SENAI CETIQT, ficando por conta da coordenação de compras somente a avaliação sob o prisma comercial de fornecedores.
Sendo necessário, o laboratório poderá inserir em seu procedimento de avaliação as regras gerais utilizadas e aplicadas pela Coordenação de compras e contratos nesse manual de avaliação de fornecedor.
A Coordenação de Compras e Contratos manterá categorizados em listas específicas, os fornecedores credenciados a fornecer produtos e prestar serviços aos laboratórios do SENAI CETIQT.
No processamento das Compras Diretas, ao laboratório, a Coordenação de Compras e Contratos consultará os fornecedores cadastrados nas categorias abaixo:
É de responsabilidade dos laboratórios, A cada fornecimento ou prestação de serviço, registrar junto a Coordenação de Compras e Contratos, qualquer inconformidade de forma a possibilitar a atualização do cadastro na área de compras dos fornecedores que estejam aptos a participarem do processo de compra.
12. DESCREDENCIAMENTO DO FORNECEDOR
Cumprindo as regras do Regulamento de licitações e Contratos do SENAI, os fornecedores estarão sujeitos as penalidades previstas no item 18 do TCG, disponível no http:compras.cetiqt.senai.br.
As penalidades serão relativizadas, ao fornecedor que venha a permanecer com o índice de Qualidade de Fornecimento (IQF) na condição de “ÓTIMO” e “BOM”, estabelecida neste manual. Porém o fornecedor, que por um período consecutivo de 6 meses, tenha se mantido na condição de “REGULAR E IRREGULAR”, sem a emissão de um plano de ação de adequação para motivar e apresentar soluções dos problemas, estarão sujeitos a categorização como um fornecedor “RUIM” e sofrer as penalidades previstas ao mesmo.
13. INFORMAÇÕES GERAIS
Informação adicionais poderão ser obtidas diretamente no Portal de Compras do SENAI CETIQ – http://compras.cetiqt.senai.br, ou através dos telefones (21) 2582-1061 ou (21) 2582103 junto à Coordenação de Compras e Contratos – Gerencia de Administração do SENAI.
