Objectivos de um projecto:

(1)

MSProject2003

Eng. Jaime Martins

• Projecto:

– esforço concertado para atingir um objectivo

– realizado num determinado tempo

– dispondo de um determinado conjunto de

recursos

• Objectivos de um projecto:

– realizar um conjunto de tarefas

– dentro de um período de tempo previamente

estabelecido

– mantendo os custos dentro dos limites

orçamentados

(2)

4

• Fases do projecto:

 Definição  objectivos  linhas gerais  estruturar a equipa

 Planeamento (tempo, custo, trabalho)

 agendar as tarefas

 interligar as tarefas

 definir recursos, custos e horários

 afectar recursos às tarefas

 respeitar o orçamento disponível

 cumprir o tempo previsto

 Implementação  execução  controlo  alterações ao projecto  Encerramento 3

Microsoft Project 2003



Aplicação informática que gere uma

base

de

dados

onde

são

introduzidas todas as informações

correspondentes a um projecto

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 Definir o projecto  data inicio  colaboração  horários de trabalho  Tarefas (tasks)  listar tarefas  organizar em fases

 agendar as tarefas (dependências)

 prazos e constrangimentos das tarefas  Recursos (resources)

 especificar recursos (pessoas, equi pamentos, etc)

 custos hora normal/ex tra/tarefa

 definir o horário de trabalho para cada recurso

 atribuir recursos às tarefas  Controlo (track)

 guardar um plano base

 analisar partes criticas

 monitorizar a evolução do projecto

 modificar o projecto

 Relatórios (Reports) ₅

Microsoft Project 2003

 Agendar as tarefas (dependências)



Fim – Início (finish to start)



Início – Início (start to start)



Fim – Fim (finish to finish)



Atraso (lag time)

(4)

 Constrangimentos do projecto

• Agendado a partir da data de início do projecto (Scheduled from Start) – As tarefas devem ser iniciadas o mais cedo possível • Agendado a partir da data de conclusão do projecto

(Scheduled from Finish) – As tarefas devem ser iniciadas o mais tarde possível

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 Prazos e constrangimentos das tarefas

• Definir um prazo

(deadline)

• Constrangimentos

(constrain):

 O mais cedo possível (as soon as possible) [default]

 O mais tarde possível (as late as possible)

 Não concluir antes de (finish no earlier than)

 Não concluir depois de (finish no later than)

 Tem de concluir a (must finish on)

 Tem de iniciar a (must start on)

 Não iniciar antes de (start no earlier than)

 Não iniciar depois de ( start no later than)

(5)

 Tipos de tarefas

• Trabalho fixo (fixed work) • Unidades fixas (fixed units) • Duração fixa (fixed duration)  A tarefa pode ser

• Condicionada pelo esforço (effort driven) – a duração de uma tarefa diminui ou aumenta à medida que os recursos são adicionados ou removidos de uma tarefa, enquanto a quantidade de esforço necessária para concluir a tarefa permanece inalterada

• Marco – ponto de referência que assinala um acontecimento importante num projecto e que é utilizado para controlar o progresso do projecto

9

Microsoft Project 2003

 Caminho crítico é o conjunto das tarefas

críticas, ou seja, as tarefas cujo aumento de

duração introduz um aumento igual na duração

total do projecto

 Ver o caminho crítico (Gantt Detalhado)

caminho crítico

(6)

 Tempo de Atraso

• Tempo útil (ou de horário)

2 dias de atraso em tempo útil[+2 dias]

• Tempo decorrido (ou passado)

2 dias de atraso em tempo decorrido[+2 diasp]

(em inglês a letra acrescentada é o “e” de “ellapsed”) 11

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 Definição dos recursos

• Nome – identifica o recurso • Tipo – trabalho/material

• Rótulo material – símbolo das unidades do mat erial • Iniciais – abreviatura do recurso

• Grupo – permite identificar grupos de recursos • Unidades máx. – numero de unidades disponíveis • Taxa normal - custo/hora normal

• Taxa trab. ext. - custo/hora extra

• Custo/utilização – taxa fixa por utilização • Imputar em – custo rateado/início/final • Calendário base – horário do recurso

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 Nivelamento

de

recursos

(resources

leveling)

Exemplo de recurso com sobrecarga (overallocation)

Recurso nivelado

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Microsoft Project 2003

 Nivelamento automático de recursos

• Automático – faz o nivelamento automaticamente • Manual – faz o nivelamento quando o utilizador manda

nivelar

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 O nivelamento automático pode

conduzir a situações não aceitáveis

e obrigar a nivelar “à mão”:

• Por alteração de tarefas

– Diferir a execução de tarefas – Dividir as tarefas em várias fases

• Por alteração de recursos

– Mudar os recursos de tarefa – Aumentar o horário dos recursos – Alterar o perfil de ocupação do recurso – Substituir o recurso por outro

NOTA

: Atenção às alterações no tempo e nos custos

15

Microsoft Project 2003

 Custos

• Custo total do projecto

• Custo de cada tarefa

• Custo de cada recurso

• Custo dos recursos por tarefa

• Distribuição do custo durante a execução

de uma tarefa

• Desvios entre os custos orçamentados e

os reais

(9)

 Origem dos custos no Project

• Os custos associados à utilização dos recursos, tendo em conta os preços indicados na folha respectiva • Todos os outros custos, que não sejam resultantes

da utilização dos recu rsos atribuídos à tarefa, e que são introduzidos na coluna “custo fixo” (material,

subempreitada, etc.)

 Imputação dos custos fixos

• Início (start)

• Rateado (prorated) • Fim (end)

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 Plano de base (baseline)

• Ferramentas > Controlo > Guardar Plano Base (Tools > Traking > Save Baseline)

• Quando o planeamento do projecto está completamente definido, e antes de iniciar a execução dos trabalhos, criamos uma imagem que permita comparar a evolução real do projecto com o planeamento inicial

• Gantt de Controlo (Traking Gantt)

(10)

 Projectos consolidados

• A utilização de tarefas sumário permite definir diversos níveis de estruturação de tarefas

• A consolidação de projectos permite o mesmo, mas utilizando um projecto como tarefa sumária de outro • A utilização de project os consolidados implica:

– Criar um sub-projecto

– Inclui-lo como tarefa noutro mais abrangente – Relacionar as tarefas do projecto e do sub-projecto – Definir os custos a partir dos níveis mais baixos e criar

planos base para cada um deles

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 Partilha de recursos

• Partilhar os recursos de um projecto com os recursos definidos noutro

• Criar um Conjunto de Recursos (resources pool) para serem partilhados por vários projectos

(11)

 Análise de riscos

• Regras para o planeamento

– Reduzir os riscos ao mínimo (há sempre riscos)

– Prever acções para eliminar ou atenuar as consequências dos acontecimentos imprevisíveis

• Estudar cuidadosamente

– Tarefas que são precedidas por outras que dependem de terceiros

– Tarefas que envolvem actividades ou processos novos ainda não testados

– Tarefas de longa duração

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Microsoft Project 2003

 Métodos de análise de riscos

• CPM – Critical Path Methode (caminho crítico) • PERT – Program Evaluation and Review Technique • GERT – Graphical Evaluation and Review Technique

(12)

 Método do caminho crítico - CPM

• Utiliza um conceito determinístico

• Análise dos intervalos de variação do início e final das tarefas, sem que essa variações afectem a duração total do projecto

• Folga livre – intervalo que não atrasa a tarefa seguinte

• Folga total – atraso que não aumenta a duração do projecto

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 Método de PERT

• Utiliza um conceito probabilístico

• Baseado na avaliação da probabilidade da duração de uma tarefa cair dentro de um intervalo

• Análise do desvio padrão e das curvas de Gauss para estabelecer valores

– Optimistas – Estimados – Pessimistas

• O valor mais provável da duração de uma tarefa é obtido através de uma média pesada (1+4+1) dos três valores

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 Execução e controle

• Exportação de dados

– Access – Excel – Web – etc.

• Documentação do projecto

– Impressão das vistas obtidas no ecrã – Produção de relatórios

– Aplicação de filtros às anteriores

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 Execução e controle

• Execução do projecto

– Execução das tarefas planeadas – Liderança da equipa de projecto – Distribuição de informação – Recolha de dados

Exemplo de registo de dados de execução (balizamento):

(14)

 Execução e controle

• Controlo do projecto

– Avaliação do desempenho – Análise dos desvios

– Relatórios de análise de desvios – Controlo de custos

– Planeamento sem recursos

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 Encerramento

• Formas de encerramento – Extinção – Adição – Integração – Esgotamento • Quando? Como? • Plano de encerramento • Relatórios de alteraçõ es • Relatório final do projecto

– Documentar factos e números relevantes – Analisar factores de sucesso e de insucesso

(15)

 Relatórios de Encerramento

• Resumo do projecto (project summary)

– Informações sumárias sobre o projecto – Assinala desvios quanto aos valores globais

• Recursos acima do orçamento(overbudget resources) – Listagem dos recursos com desvios positivos de custos – Indicação dos respectivos desvios

• Orçamento(budget)

– Custos orçamentados, efectivos e seus desvios

• Utilização de tarefas (task usage)

• Utilização de recursos (resource usage)