PROMOÇÃO DE PAISAGENS PRODUTIVAS ECOSSOCIAIS – PPP-ECOS TERMO DE REFERÊNCIA PARA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS ESPECIALIZADOS NO DESENVOLVIMENTO DE SISTEMA INTRANET ONLINE NO ÂMBITO DA ESTRATÉGIA PARA PROMOÇÃO DE PAISAGENS PRODUTIVAS ECOSSOCIAIS - PPP-ECOS
1.
CONTEXTO
O ISPN é um centro de pesquisa e documentação independente, brasileiro, sem fins lucrativos, fundado em abril de 1990 e sediado em Brasília. Tem como missão contribuir para viabilizar a equidade social e equilíbrio ambiental, com o fortalecimento de meios de vida sustentáveis e estratégias de adaptação às mudanças do clima. O Instituto atua no campo ecossocial, com foco nos povos e comunidades tradicionais, agricultores familiares, povos indígenas e suas organizações. Busca contribuir para a democratização do acesso a conhecimentos, informações e recursos financeiros de forma adaptada à realidade e às necessidades desse público, assim como incentiva o fortalecimento da relação entre pesquisadores, gestores públicos e comunidades. Para maiores informações acessar o site www.ispn.org.br.
O Fundo Independente para Promoção de Paisagens Produtivas Ecossociais – PPP-ECOS, tem como base o apoio a pequenos projetos ecossociais, constituindo-se como mecanismo de fomento que concede pequenas doações a associações sem fins econômicos e a cooperativas constituídas que tenham caráter não governamental e de base comunitária para atividades que demonstram benefícios socioambientais. O PPP- ECOS focaliza as inter-relações entre comunidades tradicionais, agricultores familiares e indígenas e o meio ambiente, com ênfase na promoção de modos de vida sustentáveis que contribuam com benefícios ambientais, conforme os acordos internacionais e políticas nacionais.
Desde 1995 o Programa vem apoiando projetos no Cerrado, priorizado por causa de sua rica diversidade biológica e das fortes pressões a que está sujeito em função da expansão da fronteira agropecuária. No entanto, a partir de 2012, o Programa expandiu suas ações para os biomas Amazônia e Caatinga. Nos últimos 25 anos de execução foram apoiados 566 projetos, lançados 24 editais, com repasses de 14 milhões de dólares (em valores atuais equivalem a aproximadamente 45 milhões de reais), diretamente para organizações comunitárias e organizações não governamentais que atuam em 26 estados do Brasil e no Distrito Federal.
Nesse período, foram beneficiadas mais de 15 mil famílias, 10,5 mil pessoas foram capacitadas pelas ações promovidas pelos projetos, o que contribuiu para o manejo sustentável de um milhão de hectares no Cerrado, na Caatinga e na Amazônia e com
atuação direta na restauração ambiental de mais de sete mil hectares.
Com a previsão do início da execução de novos projetos nos primeiros meses 2021, e visando contribuir para o aprimoramento da execução do Fundo, que prevê por parte do ISPN acompanhamento e o monitoramento periódicos e estreitos da execução dos projetos junto e em parceria com as organizações beneficiários, foram planejados o aperfeiçoamento da intranet do PPP-ECOS, bem como a criação de um novo instrumento/
interface que facilite e qualifique o levantamento e o fornecimento de informações sobre o projeto a partir da interação dos beneficiários do projetos com a coordenação do Programa.
O objetivo é melhorar a geração de dados, qualificar as informações, ganhar eficiência e estabelecer uma relação mais interativa e responsiva dos beneficiários, de maneira que sejam obtidas mais e melhores informações sobre projeto ao longo de toda sua execução, que apoiem o acompanhamento e monitoramento dos projetos de forma mais próxima.
Estes melhoramentos contribuirão diretamente também para otimização e qualificação dos dados gerados sobre a execução do Programa contribuindo para a melhoria no desenvolvimento de relatórios e acompanhamento da execução do Programa por parte do Fundo Amazônia.
2. OBJETIVO E DESCRIÇÃO
Esse termo de referência tem por objetivo a contratação de serviço especializado para desenvolvimento de uma intranet online de gestão de projetos.
A intranet visa melhorar a gestão e sistematização de dados, fornecendo informações qualificadas para a condução da Estratégia e aprimorando a eficiência no relacionamento com os beneficiários por meio da automatização de procedimentos, apoio no processo seletivo, geração de documentos da rotina dos projetos, envio de alertas de acompanhamento de prazos (por e-mail), gestão de mídias e de informações geográficas.
Segue a descrição detalhada das principais funcionalidades previstas:
INTRANET ONLINE
2.1 Tela de login
A tela de login deve reconhecer os usuários por meio de nome e senha.
2.2 Tipos de usuários
O sistema demanda o cadastramento de diferentes perfis de usuários, conforme descrito a seguir:
2.2.1 Ponto Focal: são os técnicos do ISPN que acompanham projetos. Cada projeto
cadastrado deve estar associado a um Ponto Focal.
2.2.2 Coordenação: são os coordenadores dos Programas do ISPN que acompanham a execução financeira consolidada, os indicadores acumulados e coordenam o processo seletivo;
2.2.3 Beneficiários: são as organizações que recebem doações e acessam a intranet para consultar e inserir informações;
2.2.4 Financeiro: é o usuário que realiza os pagamentos, que deve ter uma interface própria para o acompanhamento das solicitações de pagamento;
2.2.5 Administrador: é o usuário que tem o poder de gerenciar usuários e fazer a gestão do sistema;
2.2.6 Triagem: é o usuário que analisa a elegibilidade do novo projeto. Ele preenche um formulário. Seu formulário é enviado para a Coordenação, para que distribua os projetos para os avaliadores.
2.2.7 Avaliador da Câmara Técnica: é a pessoa que faz a análise de novos projetos e envia sua avaliação para os membros do Comitê Gestor;
2.2.8 Avaliador do Comitê Gestor: é a pessoa que recebe a avaliação da Câmara Técnica e faz uma nova avaliação. Suas avaliações são enviados para o Coordenador.
2.2.9 Convidado: é o usuário que tem apenas poder de visualização. Não pode editar nada no sistema.
2.3 Dashboards
Cada perfil/usuário deve acessar o sistema a partir de uma dashboard personalizada que contém as principais informações e interações relacionadas à sua posição.
2.3.1 Ponto Focal deve acessar uma dashboard que tenha os projetos que acompanha com informações focadas no controle de prazos;
2.3.2 Coordenadores devem acessar uma dashboard que contenha indicadores e informações financeiras consolidadas e atualizadas com visualização em gráficos, além de acompanhar o status dos processos seletivos que estejam abertos;
2.3.3 Beneficiários devem acessar uma dashboard que contenha informações sobre o(s) seu(s) projeto(s) com foco na gestão de prazos (linha do tempo visual), visualização amigável dos dados do projeto (incluindo plano de trabalho, orçamento, indicadores) e interações para a prestação de contas (dentre elas o preenchimento de formulário e envio de arquivos);
2.3.4 Financeiro deve acessar uma dashboard que contenha o status da execução
financeira consolidada, os desembolsos previstos por período e os pedidos de desembolso que chegam.
2.3.5 Administrador acessa funções de gerenciamento de usuários e de cadastros;
2.3.6 Triagem deve acessar uma dashboard focada no seu formulário de triagem e na lista de projetos recebidos/triados;
2.3.7 Avaliador de Câmara Técnica deve acessar uma dashbord que contenha os projetos que foram designados para sua avaliação, com os documentos relevantes e um formulário para avaliação.
2.3.8 Avaliador do Comitê Gestor deve acessar uma dashbord que contenha os projetos que foram designados para sua avaliação, com os documentos relevantes, como os pareceres dos avaliadores da Câmara Técnica e um formulário para avaliação;
2.3.9 Convidado deve acessar uma dashboard focada na consulta a projetos (filtros e mapa).
2.3.10 As dashboards devem contar com uma área de notificação onde o usuário vai receber informações relevantes, com a possibilidade de consultá-las posteriormente.
2.4 Cadastros
2.4.1 O banco de dados deve acomodar o cadastro de doadores, fases, entidades e projetos (inclusive os não selecionados). Além de informações em formulário, cada projeto selecionado deve acomodar o cadastro de 4 tabelas (Plano de Trabalho, Orçamento, Cronograma de Desembolso e Indicadores), de informações geográficas (pontos e/ou polígonos), eventos de monitoramento, além de fotos e documentos comprobatórios de despesas.
2.4.2 Outros cadastros assessórios serão importantes para o gerenciamento de campos de resposta fechada nos formulários de cadastro de projeto (como bioma: Cerrado, Caatinga ou Amazônia).
2.4.3 O banco de dados atual possui cerca de 600 registros de projetos que precisam ser migrados para o novo sistema.
2.4.4 Alguns financiadores funcionam por ciclos de financiamento (levas de projetos). O sistema deve separar os projetos por grupos. Ex: “Fase Operacional 5” tem 27 projetos associados.
2.4.5 Orçamentos podem ser cadastrados em Real ou em Dólar, a depender do financiador. Quando o orçamento estiver em dólar, é necessário cadastrar taxas de conversão para conversão em reais para cada desembolso do projeto.
2.5 Recepção e seleção de projetos
2.5.1 Cada processo seletivo é relacionado a um doador e deve receber uma identificação (ex:Edital 30).
2.5.2 Os novos projetos chegam digitalmente para a equipe de triagem, que analisa a elegibilidade de cada projeto, preenchendo um formulário.
2.5.3 O coordenador recebe todos os projetos que passaram pela triagem e faz digitalmente a distribuição dos projetos para os Avaliadores. Cada projeto é enviado a dois avaliadores da Câmara Técnica.
2.5.4 Os avaliadores de Câmara Técnica recebem os projetos a que foram designados, tendo acesso aos documentos relacionados e preenchem formulários de avaliação. Os formulários devem permitir revisão até determinada data.
2.5.5 Os avaliadores de Comitê Gestor recebem os projetos a que foram designados, tendo acesso aos arquivos relacionados, às avaliações dos dois avaliadores de Câmara Técnica e preenchem formulários de avaliação.
2.5.6 O coordenador recebe todas as avaliações e sistematiza as informações num ranking consolidado.
2.5.7 O sistema gera um relatório com as principais informações resultantes do processo seletivo. Que pode ser impresso para apoiar a reunião de seleção.
2.5.8 Projetos não aprovados são classificados como “não aprovados” no sistema e ficam inativos.
2.6 Interface
2.6.1 A interface do sistema precisa ser clara e intuitiva, de forma que pessoas com pouca experiência com computadores consigam utilizar plenamente suas funções.
2.6.2 Os menus e labels do sistema devem utilizar linguagem simples e aderentes à rotina de gestão dos projetos.
2.6.3 O layout deve permitir que os usuários achem facilmente as principais ações que desejam realizar, conforme cada perfil de usuário.
2.7 Sistematização de indicadores por financiador
2.7.1 Diferentes financiadores podem demandar diferentes indicadores. O sistema deve
permitir a personalização dos indicadores por doador e sistematizar os dados para a dashboard do coordenador.
2.8 Geração de documentos padrão personalizados
2.8.1 Alguns documentos (.doc) devem ser gerados na intranet com base em modelos cadastrados e alimentados com variáveis presentes no banco de dados. Por exemplo a geração de contratos em massa, personalizando o nome da entidade, do projeto, valores e prazos.
2.8.2 O sistema deve oferecer uma funcionalidade que permita exportar em .doc um resumo bem formatado de um projeto individual.
2.9 Personalização do relatório dos beneficiários
2.9.1 O relatório de atividades que o beneficiário receberá deve suportar personalização, para que cada projeto tenha seu próprio conjunto de perguntas.
2.10 Exportação de informações geográficas
2.10.1 O sistema deve comportar uma funcionalidade de exportação de um arquivo .csv com campos pré-definidos para alimentação de um sistema independente de criação de mapas.
2.11 Ferramenta de busca
2.11.1 O sistema deve oferecer uma ferramenta de busca robusta que permita filtrar os campos do banco de dados e visualizar o resultado em tela (lista de projetos). O resultado da pesquisa deve permitir a ocultação de colunas e ter a opção de exportação da tabela visível em formato .xls.
2.12 Mapa de projetos
2.12.1 O sistema deve plotar um ponto de cada projeto no mapa embutido (Google Maps ou outra ferramenta). Pode-se aplicar filtros que atualizam em tempo real (tema, estado, doador).
2.13 Alertas por e-mail
2.13.1 O sistema deve enviar alertas de email para determinados usuários, conforme a aproximação ou vencimento de eventos pré-cadastrados. Eventos podem ser a data prevista de desembolso de parcelas ou a data de vencimento de contratos.
2.13.2 O beneficiário deve receber um aviso sempre que o rascunho da prestação de contas atingir 70% dos recursos disponíveis no período, dizendo que já pode enviar a prestação de contas (ver próximo tópico).
2.14 Prestação de contas online
2.14.1 Os beneficiários podem prestar contas por meio da interface web. Para isso precisa fazer o login, preencher os Relatórios (formulários), cadastrar despesas e anexar os respectivos documentos comprobatórios (um documento para cada despesa cadastrada).
2.14.2 O sistema deve fazer a matemática de previsto/executado/saldo do projeto em tempo real.
2.14.3 A prestação de contas deve ter a possibilidade de ser feita em etapas (salvar rascunho e enviar depois).
2.15.4 O sistema deve salvar frequentemente o formulário que está sendo preenchido, para evitar a perda de trabalho devido a quedas de conexão.
2.15 Status automático
2.15.1 O sistema deve ter uma funcionalidade que consiga atualizar automaticamente o status dos projetos a partir do cruzamento da data de hoje com a data do pagamento de parcelas, cadastro de relatórios de monitoramento e data do fim do contrato.
2.16 Interação Ponto Focal x Financeiro x Beneficiário
2.16.1 A principal interação do beneficiário será enviar a prestação de contas com informações do último período do projeto. Ao enviar, o Ponto Focal deve receber essa documentação e aprovar/rejeitar. Se for aprovada, o Beneficiário recebe o Relatório de Monitoramento (formulário preenchido pelo ponto focal) e o Financeiro recebe a solicitação de pagamento. Se for rejeitada, o Beneficiário recebe o feedback com pedido de ajustes para re-envio.
2.17 Remanejamentos
2.17.1 O sistema deve permitir alterações no Plano de Trabalho, Orçamento e Indicadores dos projetos (remanejamentos). Deve haver algum registro da versão anterior, para futura consulta,em forma de documento salvo ou log de alterações.
2.18 Responsividade
2.18.1 A interface web deve ser responsiva para que possa ser utilizada também em telas pequenas (mobile).
2.19 Segurança da informação
2.19.1 O banco de dados deve ser armazenado sob as melhores práticas de segurança com backup local.
2.20 Publicação
2.20.1 O serviço de desenvolvimento deve contemplar a instalação do sistema e do banco de dados na hospedagem definitiva (incluindo a configuração do backup), além de toda a assessoria necessária para a avaliação/adequação do plano contratado e a
realização dos ajustes que se fizerem necessários na hospedagem para o pleno funcionamento do sistema.
3 ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS
As atividades a serem realizadas são:
3.1Reunião com a equipe do ISPN para briefing completo, orientação e planejamento inicial do desenvolvimento;
3.2Apresentação do plano de trabalho e cronograma do desenvolvimento;
3.3Criação da arquitetura da informação do sistema e interface web;
3.4Criação de identidade visual para o website;
3.5Desenvolvimento do website e banco de dados;
3.6Instalação do website e banco de dados na hospedagem definitiva;
3.7Suporte e correção de erros do sistema pelo período de seis meses após a entrega do
produto.
Outras atividades correlatas não relacionadas acima poderão ser inseridas para o bom andamento dos serviços.
4 PRODUTOS E PRAZOS
As atividades deverão ser realizadas no período de 6 meses.Qualquer alteração de produto e prazo deverá ser acordada entre as partes.
Deverão ser apresentados pelo responsável da prestação do serviço os seguintes produtos:
Descrição do produto Período
Produto 1- Plano de Trabalho e Cronograma de
Desenvolvimento do website aprovados. Após a assinatura do contrato.
Produto 2- Arquitetura da informação e identidade
visual do website aprovados. 30 dias após a assinatura do contrato
Produto 3- Desenvolvimento do sistema finalizado
e aprovado. 90 dias após a assinatura do
contrato.
Produto 4- Instalação do sistema e banco de dados na hospedagem definitiva, com o backup
configurado.
Migração de todos os dados concluída.
100 dias após a assinatura do contrato.
5 REQUISITOS DE QUALIFICAÇÃO
5.1Experiência em criação de intranets e websites responsivos;
5.2Mínimo de dois anos de atuação no mercado;
5.3Portfólio compatível com o projeto encomendado;
5.4Flexibilidade para realização de ajustes durante a vigência do contrato;
5.5Desejável experiência com organizações do Terceiro Setor.
6 PAGAMENTO DOS HONORÁRIOS
O pagamento se dará mediante entrega e aceite de cada produto. O valor será pago em até 10 dias úteis após a validação e aceite do respectivo produto por parte do ISPN.
Eventuais despesas de viagem serão custeadas pelo ISPN, de acordo com sua política de viagem.
7 RECEBIMENTO DE PROPOSTAS
As empresas interessadas devem encaminhar por e-mail suas propostas financeiras, por meio do endereço [email protected], contemplando as funcionalidades previstas nesse Termo de Referência, até o dia 16 de dezembro de 2020.
Propostas encaminhadas com funcionalidades adicionais (além daquelas descritas no Termo de Referência) que impliquem em custos adicionais poderão ser desclassificadas por incompatibilidade com o processo de tomada de preços.
8 SELEÇÃO DO FORNECEDOR
A seleção da empresa fornecedora do serviço será realizada por Comissão composta por membros da equipe do ISPN.
Caso seja interesse das partes, o contrato poderá ser prorrogado sem necessidade de novo processo seletivo.
Fábio Vaz Ribeiro de Almeida Coordenador Executivo
Instituto Sociedade, População e Natureza - ISPN
