Sumário
1. OBJETIVO ... 2
2. APLICAÇÃO E ALCANCE: ... 2
3. ESCOPO DO PROCESSO: ... 2
4. MACRO PROCESSO ... 3
4.1- STAFF ... 3
4.2- MÃO DE OBRA ALOCADA ... 3
5. DEFINIÇÃO E SIGLAS: ... 3
6. REFERÊNCIAS ... 4
7. DIRETRIZES ... 4
7.1- QUANTO AS PREMISSAS GERAIS ... 4
7.2- QUANTO AS PASSAGENS ... 5
7.3- QUANTO AS HOSPEDAGENS ... 5
7.4- QUANTO A LOCAÇÃO DE VEÍCULOS ... 7
7.5- QUANTO ACIDENTES E EMERGÊNCIAS MÉDICAS ... 7
8. CONTROLE DE REVISÃO E EDIÇÃO ... 8
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Página 1. OBJETIVO
Este documento tem como objetivo demonstrar os procedimentos e estabelecer as diretrizes necessárias para realização do Processo de Solicitação de Viagens Corporativas, buscando a melhor eficiência nas despesas relativas a compras de passagens, controle nos registros contábeis e aderência às regras de compliance do Grupo SERES.
2. APLICAÇÃO E ALCANCE:
Esta Política de Viagens aplica-se a todos os colaboradores do Grupo SERES e a agência de viagens envolvida no processo.
3. ESCOPO DO PROCESSO:
O Processo inicia com o envio da solicitação de viagem para o Setor de Compra do Grupo SERES. Em seguida, é realizada a cotação de preço com o fornecedor, levando em consideração as melhores tarifas (custo x benefício). Os orçamentos levantados devem ser aprovados pelo Gestor responsável, para a devida continuidade do fluxo. Efetuada a compra, é emitido o Voucher/Ticket que será encaminhado para o solicitante via e-mail. E, após a realização da viagem, o colaborador deve prestar contas das despesas efetuadas.
4. MACRO PROCESSO 4.1- STAFF
4.2- MÃO DE OBRA ALOCADA
5. DEFINIÇÃO E SIGLAS:
• Adiantamento: valor monetário disponibilizado ao viajante em período antecedente ao início da viagem;
• Viagem Corporativa: qualquer deslocamento que um funcionário e/ou um convidado faça em nome da empresa;
• No-Show: Multa pela não utilização do quarto ou embarque contratado;
• Boarding Pass: Ticket comprobatório do voo;
• Centro de Custo: Partição feita nos custos dos serviços contratados, indicando as áreas ou clientes responsáveis pela despesa gerada;
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Página 6. REFERÊNCIAS
Manual Operacional de Procedimento de Viagem: MOP.SGI.PSVG.001 Política de Contas a Pagar: PLC.SGI.PCAP.001
7. DIRETRIZES
As diretrizes consistem em normas e procedimentos que devem ser seguidas e respeitadas.
7.1- QUANTO AS PREMISSAS GERAIS
•Todas as solicitações de viagens programadas devem ser informadas ao setor de Compras até dia 30/01 do ano correspondente. O formulário de solicitação com os dados completos de cada viagem deve ser enviado com prazo de 40 dias úteis de antecedência para o início da operacionalização;
•Viagens não programadas devem ser solicitadas, via formulário de solicitação, 20 dias úteis antes do evento. Solicitações com prazo inferior só serão consideradas mediante comunicação e análise da Diretoria;
Nota:Paraclientes, assolicitaçõesdeviagensnãoprogramadasdevem ser encaminhadas, via formulário, no prazo de 10 dias úteis.
•O setor de Compras só iniciará a cotação de preços para solicitações enviadas com aprovação do Gestor responsável e correto preenchimento dos dados do formulário. O retorno sobre a cotação de preços deve ser enviado ao Gestor responsável em até 24 horas úteis após o recebimento da solicitação;
•Em função da variação dos valores, principalmente aéreos, o setor de Compras irá encaminhar para os solicitantes os orçamentos no período da manhã, e as aprovações precisam ser realizadas no mesmo dia, até o fim do expediente. Caso contrário, os valores estarão sujeitos a nova confirmação e validação;
•O setor de Compras irá, por estratégia de melhor custo-benefício, operacionalizar o processo por meio de comparação da agência parceira e da companhia aérea;
•A escolha da agência sempre será a preferência, pois esta apoiará o setor com soluções e tratamentos de possíveis intercorrências durante o período de viagem. Porém, a compra pela companhia aérea será priorizada nos casos em que os valores forem 20% mais baratos que os valores pela agência, incluindo taxas.
7.2- QUANTO AS PASSAGENS
•As passagens Aéreas/Rodoviárias serão emitidas levando em consideração as melhores tarifas (custo x benefício), de acordo com o período informado pelo colaborador e disponibilidade para compra;
•O voucher (rodoviário) deve ser trocado pela passagem no guichê da viação com no mínimo 1 (uma) hora de antecedência à saída do ônibus;
•Após emissão das reservas solicitadas, o colaborador receberá por e-mail os dados da viagem, que deverão ser conferidos e validados em até 24 horas úteis;
•Diferença de tarifas decorridas pela perda do embarque somente serão autorizadas mediante aprovação da Direção via e-mail formal, especificando no campo assunto
“Solicitação de Viagem”, ou ainda em situações de extrema excepcionalidade que o colaborador viajante não conseguir entrar em contato com o Grupo SERES.
•As conexões serão sugeridas quando o custo do voo estiver com o valor inferior a 30% do valor orçado para o voo direto, considerando custos de voos diretos acima de R$
1.000,00 (mil reais), e respeitando o limite de embarque inicial e desembarque final previsto de até 7 horas.
7.3- QUANTO AS HOSPEDAGENS
•A reserva é efetuada na menor tarifa, respeitando custo/benefício x localização x qualidade;
• Custos extras devem ser pagos no check-out e o reembolso solicitado na prestação de contas, atendendo as normas de reembolso da política de contas a pagar do Grupo SERES, referente a Política de Contas a Pagar: PLC.SGI.PCAP.001
•Não será permitido o reembolso de multa ou despesas extras que não estejam previamente previstas e/ou autorizadas;
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Página
•O Grupo SERES se reserva ao direito de hospedar colaboradores do mesmo sexo em acomodações duplas sempre que a despesa for da empresa. Alterações desta regra deverão vir acompanhadas do motivo e devem estar aprovadas pela Direção do Grupo SERES;
•A não utilização de trechos emitidos/hospedagem deverá ser comunicada imediatamente e formalmente ao setor de Compras para que sejam canceladas ou reagendadas. Os custos não recuperáveis decorrentes dessas alterações serão alocados no Centro de Custo do solicitante, exceto quando o fato gerador do cancelamento for de outra área, nesse caso, a mesma receberá os custos oriundos das mudanças.
•Em locais que possuem restaurantes credenciados com fornecedores parceiros do Grupo SERES, como por exemplo: Alelo, Ticket, Green Card e demais, não será obrigatório o reembolso de despesas com almoço, levando em consideração que o colaborador já recebe pela refeição diária. Para o jantar, o reembolso será obrigatório, não devendo exceder o valor diário de R$ 35,00.
•Em locais que possuem restaurantes credenciados com fornecedores parceiros do Grupo SERES, o reembolso para refeição será feito, respeitando os limites máximos já descritos, não devendo exceder o valor do seu benefício diário. Este desconto será realizado na recarga do próximo mês. O jantar não deve exceder o valor diário de R$ 35,00.
•Solicitações de reembolso por alimentação acima dos valores máximos descritos neste documento serão analisadas e concedidas pela Diretoria somente em casos excepcionais, considerando a inexistência de opções de estabelecimentos nas proximidades do local de hospedagem/trabalho, ou que envolvam relacionamento com clientes e parceiros de interesse do Grupo SERES (exemplo: almoço ou jantar de negócios).
•Para reembolso de despesas com jantar e bebidas no hotel, também deverão ser apresentados os comprovantes de nota fiscal. As despesas extras de consumo, como guloseimas e/ou bebidas alcoólicas de frigobar, não serão reembolsadas pelo Grupo SERES.
•O custo de deslocamentos para atividades de lazer durante o período de viagens serão de responsabilidade do colaborador, seja de transporte coletivo ou táxi/uber.
•O Grupo SERES não se responsabiliza por itens pessoais perdidos, roubados ou danificados durante a viagem.
•Imprevistos devem ser comunicados formalmente ao setor de Compras;
7.4- QUANTO A LOCAÇÃO DE VEÍCULOS
•Locação de veículos ao invés da utilização de outros meios de transporte (taxi e afins) serão analisados pelo setor de Compras, considerando os pilares de economicidade (relação de custo/benefício; necessidade do viajante; localização do cliente, evento, unidade etc.);
• Apenas as diárias de locação serão faturadas pelo Grupo SERES. Os custos com combustível, pedágio e limpeza do veículo devem ser solicitados pelo colaborador via adiantamento ou reembolso de acordo com a Política de Contas a Pagar PLC.SGI.PCAP.001
•A categoria de veículos será de veículos básicos com ar condicionado e/ou quaisquer outro que couber no escopo orçamentário de responsabilidade do demandante. Em caso de necessidades excepcionais, que ultrapassem os valores definidos, deverão ser formalizadas e aprovadas pelo gestor da área solicitante, com validação da Diretoria;
•Todos os gastos decorrentes da locação devem ser registrados e contabilizados no respectivo centro de custos (C.C.) da área/contrato demandante, ficando sob total responsabilidade do solicitante a correta indicação do C.C. no ato da solicitação.
•Cancelamento ou alterações na reserva solicitada devem ser formalizados ao setor de Compras, dentro do prazo de 24 horas úteis, ficando sob total responsabilidade da área solicitante as despesas decorrentes do não atendimento deste prazo, assim como quaisquer outros (multa, taxa administrativa etc.)
7.5- QUANTO ACIDENTES E EMERGÊNCIAS MÉDICAS
•Os colaboradores que forem acometidos por qualquer tipo de acidente ou emergência médica durante o período de viagem corporativa devem procurar atendimento no hospital mais próximo da localidade onde se encontram e comunicar imediatamente a ocorrência ao seu Gestor direto e obrigatoriamente ao Grupo SERES;
•Os colaboradores Staff devem comunicar as ocorrências ao Grupo Seres por meio de contato direto com a equipe de SMS. Os colaboradores alocados nos clientes devem comunicar ao Grupo SERES por meio de contato direto com o focal de relacionamento do seu contrato: P&I, Customer Care ou Preposto;
Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Página
•Os acidentes sofridos pelos colaboradores durante o período de viagem, mesmo após o horário de expediente, serão caracterizados como acidente de trabalho, de acordo com a lei LEI Nº 8.213, DE 24 DE JULHO DE 1991, exceto quando ficar comprovado que o colaborador sofreu acidente decorrente de atividade não laboral durante o período de viagem;
•O Grupo SERES não garante o reembolso de custos médicos e farmacêuticos nos casos em que o colaborador, não portador de benefício de plano de saúde ou mesmo quando não obtém o plano de saúde de abrangência nacional, optar por atendimento particular.
•Em caso de óbito, a seguradora se responsabiliza pelo translado no valor de até R$
5.000,00. Demais custos com translado serão de responsabilidade do Grupo SERES.
8. CONTROLE DE REVISÃO E EDIÇÃO
Edição Versão Data Tópicos Tipo
(I / E / A / N) Sumário da alteração 2019 01 29/11/2019 N/A N Criação de Política Corporativa
LEGENDA DO HISTÓRICO DE REVISÃO – TIPO DE ALTERAÇÃO
Abreviatura Descrição
I Inclusão: Inclusão de informação não existente na versão anterior.
E Exclusão: Exclusão de informação existente na versão anterior.
A Alteração ou ajuste de informação já existente na versão anterior.
N Novo: Indica a data em que o normativo foi criado, que corresponde à primeira versão do documento.
