Dicas de uma boa apresentação de Power Point
As apresentações de slides (principalmente as feitas em PowerPoint) são um dos males do mundo moderno, no que diz respeito à comunicação ou ao ensino – dificilmente conseguimos escapar delas, e é mais freqüente elas se transformarem em obstáculo à aprendizagem e compreensão do que atuarem como o apoio que o apresentador pretendia.
Há muitas razões para isso, mas algumas das mais comuns estão ligadas à perda do foco de quem as prepara: ao invés de construir as transparências como um complemento à sua comunicação verbal com a platéia, acaba procurando transformá-las em uma boa apostila com conteúdo que possa ser consultado posteriormente, em forma impressa, ou ainda em um bom apoio à sua própria capacidade de memorizar tudo o que terá que dizer.
São razões nobres, sem dúvida – mas nem sempre são compatíveis com uma boa apresentação. Se você quer criar um excelente material audiovisual, preparar uma boa apostila com resumo para a consulta posterior e um índice adequado para não esquecer nenhum ponto durante a apresentação, fará muito melhor se criar 3 documentos, e não tentar condensá-los em um só. A platéia, acordada e atenta, agradece!
Existem muitos textos propondo formas de criar apresentações efetivas. Nada disso é científico: são opiniões e propostas. Sinta-se à vontade para adaptá-las ou complementá-las. E, se possível, compartilhe as suas dicas também, ajudando a livrar o mundo da maldição das apresentações insuportáveis!
A regra dos 10/20/30:
Uma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30. Se você não tiver tempo de ler nenhuma das outras dicas, procure seguir esta regra, e já estará com meio caminho andado.
Outras dicas:
Os slides não são a apresentação. Nunca esqueça que a atenção deve estar em você, e não nos slides. Você não deseja competir com eles pela atenção do seu público.
Siga uma seqüência lógica. Se possível, comece rabiscando num papel quais os pontos que você precisa abordar.
Seja legível. Se você vai escrever algo no slide, todo mundo precisa conseguir ler. Mas escreva o mínimo possível. Use fontes sem serifa (Arial, Verdana, Helvetica…) nos títulos, e serifadas (Garamond, Goudy, Palatino…) no conteúdo.
Slide não é relatório. Se você precisar comunicar um longo conteúdo textual, imprima-o e entregue à platéia – se possível, antes do início da apresentação. Nos slides, sempre que possível, substitua as palavras por um gráfico ou imagem, para complementar o que você vai dizer.
Menos é mais, especialmente quando estamos tratando de efeitos visuais e sonoros. Faça todos os itens do slide aparecer ao mesmo tempo – ninguém na platéia espera ser surpreendido 90 vezes durante a sua apresentação.
Distribua um folheto – antes! - a não ser que sua intenção seja fazer surpresas, distribuir um folheto com todos os slides ANTES da apresentação ajudará a manter as pessoas prestando atenção em você, e não no slide. Se você tem dúvidas se o público prestará atenção na apresentação se já tiver imagens de todos os slides em mãos antes da apresentação, há algo errado com a apresentação, ou com o público.
Conheça as estatísticas – estudos recentes mostraram que apresentações de slides apenas com títulos, gráficos e imagens levam a uma retenção de conteúdo 28% maior que a dos slides tradicionais com listas de itens, e uma capacidade 78% maior de aplicar a informação recebida.
Os recursos visuais são uma grande ajuda para fixar a sua apresentação na mente da platéia. Mas, se não forem bem utilizados, tendem a se transformar automaticamente em um obstáculo entre você e o público. E o que é pior: você pode nem notar.
Um slide horrível - e há piores!
Se você quiser que o seu público durma, ou que ele troque sua apresentação por um intervalo para tomar cafezinho, ler uma revista, desenhar na margem da apostila ou simplesmente conversar com o vizinho, basta seguir os passos a seguir.
Mas se você quiser cativar seu público e transmitir sua mensagem, faça o contrário de todos os itens abaixo!
1. Leia os slides. Não os use para o que realmente servem, mas sim como uma gigantesca cola, da qual você lê literalmente, sem nem ao menos acrescentar comentários. Se quiser piorar, use um tom de voz monótono e ocasionalmente repita algumas frases, erguendo a sobrancelha esquerda para denotar importância daquele ponto.
2. Polua seus slides com blocos enormes de texto, com a menor fonte que conseguir - Times 11 é um bom começo. Para dispersar a atenção da sua audiência, limitar-se a pontos e palavras-chave é tudo que você não quer. E o esforço adicional para ler tudo enquanto você fala vai ajudar a inspirar no público o desejo de ir para o intervalo.
3. Use todos os recursos sonoros e de animação que você aprendeu na semana passada. Faça com que cada título e frase surja de uma direção diferente, preferencialmente letra por letra. Aguarde a mensagem se completar na tela, olhando para ela (e jamais para o público) antes de prosseguir sua explicação.
4. No que diz respeito ao estilo visual, seja 8 ou 80: ou use o árido estilo default, com letras pretas sobre fundo branco, ou procure o estilo mais chamativo que encontrar, formando um ilegível carnaval mexicano na tela.
5. Coloque ilustrações engraçadinhas e não relacionadas ao tema da apresentação, mal cortadas ou mal redimensionadas, sem casar com as cores e formato do slide. Ou use aqueles cliparts do Office 97…
6. Use recursos multimídia. Tente sincronizar com uma música de fundo. Ao perceber que não deu certo, interrompa e recomece a apresentação e o áudio. Faça uma pausa de 5 minutos até que o técnico ajuste tudo de novo. Se possível, faça com que o áudio seja ouvido apenas por quem está sentado nas 3 primeiras filas, e faça referências constantes a ele em suas
explicações.
7. Não prepare nem ensaie a seqüência certa de slides. Fique pulando alguns e depois retornando a outros, constantemente. De forma alguma permita que o público tenha uma idéia de continuidade, ou de quantos slides faltam para a conclusão. Não informe a duração da apresentação no primeiro slide, e deixe claro que os slides foram copiados e colados de outras apresentações com mais de 5 anos de idade.
8. Cometa erros de ortografia, gramática e conceituação. Preferencialmente nos títulos. Erre seu e-mail e telefone de contato.
9. Copie o seu arquivo de apresentação para um disquete (ou outra mídia ainda menos confiável) sem levar junto outros arquivos de multimídia, relatórios ou mesmo fontes referenciadas pela apresentação. Não faça nenhum ensaio no ambiente real da apresentação, e perceba a ausência dos arquivos apenas no momento da verdade. Interrompa a
apresentação por alguns minutos para tentar descobrir por que o vídeo que deveria estar ali não está, ou por que os títulos estão todos em fonte Dingbats. Coloque a culpa no técnico do auditório, e perca a seqüência do que você queria dizer.
10. Jamais leve uma segunda cópia da sua apresentação. Use a mídia mais vagabunda que encontrar: um disquete velho, um CD-RW que veio de brinde com o seu gravador em 2002, um pen drive que ficou na chuva… Se levar seu próprio notebook para o auditório, deixe para conectá-lo apenas no momento do início da sua apresentação, e só aí descubra que a saída de vídeo dele não é do mesmo padrão que o projetor. Paralise tudo por 15 minutos. 11. Escolha um título convencional para sua apresentação. As pessoas não gostam de coisas
muito chocantes.
12. Faça sua apresentação olhando para o chão para que ninguém na platéia se sinta intimidado. Se não quiser olhar para o chão escolha alguém aleatoriamente na platéia e olhe só pra ele. Isso garante que pelo menos uma pessoa não vai embora de sua palestra no meio.
13. Estoure ou adiante o tempo da apresentação. Certamente a palestra que vem depois é uma porcaria e o palestrante não merece o seu respeito.
Dicas extras para uma apresentação impecável
1.Vá devagar: palestrantes inexperientes inconscientemente aceleram seu ritmo para tentar compensar suas preocupações e até mesmo a eventual inclusão de conteúdo além do
necessário. Fale devagar, e não “corra” os slides. E leve isso em conta na hora de definir o conteúdo!
2.Coloque a parte importante no início: Quantas vezes você já viu um palestrante ou professor cometer o erro de deixar a parte mais importante para o final, aí acabar gastando com os assuntos iniciais mais tempo do que havia planejado, ficando sem tempo para apresentar com qualidade o “filé mignom” do seu tema? Apresentação não é novela, você não precisa guardar as surpresas para o final. Reduza a introdução e vá direto ao ponto, detalhando e fundamentando depois.
3.Fale para fora: Você precisa ser ouvido. Fale em voz alta o suficiente, pratique antes com o microfone, faça o que for necessário para poder ser ouvido com conforto e sem esforço. 4.Chegue CEDO: BEM cedo! Montar sua estrutura, copiar os arquivos para o micro conectado ao projetor, testar para ver se está tudo certo, corrigir os eventuais problemas, se ambientar… Você tem uma série de atividades a desempenhar antes do início da palestra, e o momento de realizá-las não é depois que o auditório já lotou.
5.Não peça desculpas antecipadas: Quando um apresentador inicia sua palestra pedindo desculpas por estar nervoso, por não ter preparado uma apresentação mais adequada ao público a que se dirige, por sua voz às vezes falhar ou por qualquer outra circunstância ainda não ocorrida, ele chama a atenção para esta situação e *garante* que o público irá notar. Não faça. Por outro lado, se você cometer um erro - aí sim é o caso de se desculpar imediatamente.
6.Saiba ganhar tempo - Treine com antecedência a sua atitude diante de perguntas do público, para não fazer como a maioria dos palestrantes de primeira viagem, que mandam logo um longo “Ééééééé…” de 15 segundos, seguido do insuportável “Veja bem”. Comentar a pergunta em si, no estilo “Esta é uma ótima pergunta, e eu fico feliz que tenha surgido agora, porque ajuda a trazer o tema mais perto da realidade de vocês” é uma estratégia eficaz para ganhar os segundos que você precisa para concatenar em sua mente a resposta em si. Mas pratique antes, porque na hora precisa fluir naturalmente.
7.Divirta-se: No começo é difícil, mas a possibilidade de divertir-se preparando e fazendo uma apresentação aumenta com o tempo, conforme você vai ficando menos mecânico e mais natural. Descubra onde estão suas limitações e resolva-as, de forma a poder aproveitar melhor as excelentes oportunidades que são as apresentações.
Apresentações em sala de aula
Não importa o curso que esteja freqüentando, em todos eles os professores poderão exigir que você faça apresentações orais de trabalhos em sala de aula. Apresentar trabalhos escolares em sala de aula, além de ser importante para a avaliação do aluno, é ótima oportunidade para desenvolver a comunicação, uma competência que poderá ser sempre requisitada na vida profissional.
1. A escolha do tema
Escolher bem o tema é o primeiro passo para que a apresentação seja bem-feita. Veja que procedimentos adotar para que ele seja adequado ao seu conhecimento, à matéria que esteja cursando e ao contexto da exposição.
Se você tiver a liberdade de escolher, decida-se por um tema sobre o qual tenha algum tipo de conhecimento e interesse em pesquisar. Lembre-se de que além do seu interesse terá de ter condições de encontrar subsídios nas bibliotecas, livrarias, arquivos ou na internet.
Prefira temas relacionados à sua atividade profissional ou a assuntos com os quais, por qualquer motivo, você tenha alguma ligação, como hobbies ou matérias jornalísticas que colecione. Assim, atenderá aos requisitos do conhecimento e do interesse, simultaneamente.
Considere ainda a atualidade do assunto. Para que a apresentação seja bem-sucedida precisa despertar o interesse e mexer com a emoção dos ouvintes, que, no caso de trabalhos escolares até a conclusão do curso universitário, são os colegas de classe e o professor.
Se for uma dissertação de mestrado ou tese de doutorado, a platéia estará acrescida dos membros da banca julgadora - três para o mestrado e cinco para o doutorado, mais os convidados, por serem essas exposições abertas ao público.
Por isso, ou o tema provocará esse interesse por suas próprias características, ou você cuidará para que esse objetivo seja atingido, ligando seu conteúdo a algum assunto que cumpra esse papel. E as matérias mais recentes, de maneira geral, são as mais interessantes.
Nem sempre o tema poderá ser escolhido por você. Há casos em que o assunto é determinado pelo professor, sem chances da sua interferência na decisão. Ou com uma relativa liberdade de escolha dentro de uma relação indicada por ele.
Se o professor determinar o tema, ou disponibilizar uma relação com alguns assuntos, praticamente você não terá liberdade de escolha no primeiro caso e terá opções limitadas no segundo. Nessa circunstância, a melhor saída é a de aproximar o assunto, por semelhanças, contrastes ou comparações, com as matérias que você tenha mais domínio.
Suponha que tenha de falar sobre transportes e que você tivesse muita experiência em viagens, poderia falar das semelhanças e das diferenças dos transportes que utilizou nos diversos países que visitou.
2. Tema de apoio
Não é fácil fazer uma apresentação oral atendo-se apenas ao tema. Torna-se ainda mais difícil nos casos em que a fonte de consulta é apenas uma, como, por exemplo, um capítulo de um livro, ou mesmo o próprio livro.
Para se desvencilhar dessa limitação, sempre que tenha oportunidade, desenvolva o assunto com o apoio de outro que o ajude a organizar o raciocínio e a seqüência da exposição.
Vamos imaginar que o professor determinasse como tema "os planos econômicos". Seria possível usar como apoio os diferentes planos implantados no Brasil, de 1986 até agora.
Você teria mais argumentos, sua exposição seria interessante por se apoiar em dados históricos e políticos que se movimentaram ao longo do tempo, e as informações seriam organizadas em seqüência lógica, de estrutura simples, pois diversos planos poderiam ser analisados a partir da política de um mesmo governo.
3. Análise técnica das informações
A partir da abordagem histórica, ficará mais simples você desenvolver a análise técnica das informações, que será uma espécie de fio condutor a orientar a seqüência da exposição.
Suponha que o professor determinasse o tema "Mitos da globalização", escrito por Paulo Nogueira Batista Jr. Nesse texto, o autor relaciona cinco argumentos utilizados em favor da globalização, e que ele contesta, procurando provar que são posições falsas, que não passam do que chamou de mitos da globalização. Você poderia expor esse assunto fazendo uma análise das técnicas utilizadas pelo autor (que tentou provar a tese de que os argumentos dos defensores da teoria da globalização são fantasiosos):
Ele apenas negou os argumentos contrários? Defendeu sua posição com estatísticas, estudos técnicos, dados históricos ou pesquisas? Iniciou as objeções contestando os argumentos mais fortes e deixou os mais frágeis para o final? Ou agiu de maneira diversa? Observe que, com análises dessa natureza, o assunto ampliará as possibilidades de exposição com ótimas chances de sucesso.
4. Técnicas de ordenação do tema
O seu trabalho poderá ser organizado com o auxílio de técnicas como ordenação no tempo, ordenação no espaço e soluções de problemas. Essas técnicas poderão ser utilizadas isoladas ou simultaneamente.
Ordenação no tempo - Este método, como é fácil deduzir, mostra como as informações se
apresentaram no passado, como se manifestam no presente e como se comportarão no futuro.
Ordenação no espaço - O recurso da ordenação no espaço é muito útil porque, além de permitir a
divisão do assunto, possibilita também o aproveitamento das circunstâncias que cercam o local mencionado.
Você poderia usar, por exemplo, práticas religiosas, costumes sociais, atividades políticas etc. Esse mesmo aproveitamento das circunstâncias também poderá ser usado na técnica da ordenação no tempo, analisada há pouco.
Soluções de problemas - Para planejar uma boa apresentação, você poderá identificar quais os
problemas que seriam solucionados com a abordagem dada ao assunto e comentar em seguida as conseqüências dessa solução.
5. Como treinar sua apresentação
Lembre-se de que pensar sobre um assunto é uma coisa, escrever sobre ele é outra e apresentá-lo oralmente é outra muito diferente. Portanto, treine o que vai expor falando em voz alta. Cuidado para não tentar reproduzir palavra por palavra o que escreveu, pois essa atitude poderia deixá-lo inseguro e artificial.
Material extraído do site:
