Manual do Sistema "Venda - Gerenciamento de Vendas, Estoque, Clientes e Financeiro" Editorial Brazil Informatica

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Editorial Brazil Informatica

Manual do Sistema

"Venda - Gerenciamento de

Vendas, Estoque, Clientes e

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Conteúdo

Part I Introdução

4

... 4 1 Venda - Gerenciamento de Venda, Estoque, Clientes e Finanças

Part II Configuração

5

... 5 1 Registro do Sistema ... 5 2 Definição de Usuários ... 8 3 Configuração de Conta de E-Mail

... 9 4 Execução Automática

Part III Vendas

9

... 9 1 Pedido Rapido ... 17 2 Pedidos ... 29 3 Produtos ... 33 4 Serviços ... 36 5 Clientes ... 42 6 Vendedores ... 47 7 Grupos

Part IV Compras

50

... 50 1 Pedidos ... 60 2 Fornecedores ... 61 3 Produtos ... 64 4 Relatorios

Part V Gerencial

65

... 65 1 Relatorios de Vendas ... 66 2 Relatorios de Produtos ... 67 3 Relatorios de Vendedores ... 68 4 Grafíco de Venda

Part VI Financeiro

71

... 71 1 Contas ... 74 2 Lançamentos ... 84 3 Consultando / Alterando ... 85 4 Pagamento ... 87 5 Pagamento Multiplo

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... 89 6 Conciliação ... 94 7 Orçamento Previsto ... 100 8 Busca de Lançamentos ... 101 9 Outras Funções ... 107 10 Gráficos ... 111 11 Relatórios ... 115 12 Funções de Impressão / Exportação

... 115 13 Transferência entre Contas

... 116 14 Calculo de Juros

... 117 15 Ajuste de Saldo

Part VII Tabelas

117

... 117 1 Tipos de Lançamento ... 119 2 Centros de Custo ... 122 3 Tipos de Características ... 124 4 Características de produtos ... 125 5 Formas de Pagamento ... 127 6 Formas de Entrega ... 130 7 Unidades ... 131 8 Personaliza Formularios ... 133 9 Formularios do Sistema ... 137 10 Configuração de Nota Fiscal

... 141 11 Bancos

Part VIII Agenda

142

... 142 1 Agenda de Compromissos

... 147 2 Cadastro de Clientes / Contatos

... 151 3 Grupo de Contatos

... 152 4 Relatórios de Compromissos

... 153 5 Relatório de Clientes / Contatos

... 155 6 Campanha (Mala Direta/Mailmarketing)

Part IX Loja Virtual (Opcional)

159

... 159 1 Configuração

... 161 2 Instalação

... 163 3 Integração com o Venda

Part X Ferramentas

164

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Part XI Suporte

166 Part XII Novidades Versão 2.9 (Vendas)

167 Part XIII Novidades Versão 2.9 (Contas)

172 Part XIV Novidades Versão 3.0 (Venda)

177 Part XV Novidades Versão 3.0 (Contas)

178 Part XVI Novidades Versão 3.1 (Venda)

184

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Introdução 4

1 Introdução

1.1 Venda - Gerenciamento de Venda, Estoque, Clientes e Finanças

Venda é um sistema para controle de Vendas (Produtos e Serviços), Estoque, Clientes e financeiro. Com ele você controla produtos, com ou sem estoque, produtos de representação, ou serviços. Gera cotações e pedidos, gerencia comissão de vendedores e integra tudo isso com o controle financeiro, suas contas correntes, cartões de crédito, dívidas. Com uma interface inovadora , o Venda permite fácil visualização de todas as informações e telas simplificadas. Você vai conseguir analisar vendas por produtos, vendedores, grupos, etc, atravez de gráficos e relatorios. O Venda conta também com uma agenda de contatos e compromissos.

Principais Funções: Pedidos digitação rapida; Pedidos convencional;

Controle de produtos (Estoque e comissonamento); Controle de vendedores (Comissionamento); Agrupamento de produtos;

Ferramenta para edição de formularios do sistema (Pedido, Cotação, Recibo, Cartas para Clientes); Envio de formularios por email ou para Impressão;

Controle de Contas a Pagar e Receber; Controle de Contas Bancárias;

Controle de Cartões de Crédito; Controle de Caixa;

Relatórios e Gráficos Gerenciais;

Controle de Acesso por Usuários via senha (Podendo controlar contas separadas por usuário); Conciliação bancária;

Controle de Centros de Custo; Agenda de Compromissos; Agenda de Contatos; Emissão de Recibos; Emissão de Cheques; Emissão de Boletos; Emissão de Nota Fiscal;

Mala direta via E-mail ou Cartas;

Pode-se trabalhar em Rede, sem limite de estações, e muito mais... Venda - Loja Virtual (Modulo Opcional).

Integração com os produtos, formas de pagamento, formas de entrega. Integração do Venda com os pedidos confirmados na Web.

Configuração do site da loja virtual no próprio Venda. Veja mais detalhes no manual Capitulo "Loja Virtual".

Este modulo é vendido separadamente do "Venda", ele foi criado para provedores com plataforma Windows habilitado para paginas ASP.

O Modulo é de fácil instalação e manutenção, as atualizações de dados são On-Line.

O Custo para o Modulo é de R$30,00 (é necessário já possuir o sistema Venda, ou adquirir os dois juntos).

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2 Configuração

2.1 Registro do Sistema

Para informar o número de registro do sistema após a compra.

Para acessar essa função, use a opção do nome chamada "Configuração".

Para utilizar o sistema, deve-se informar o nome completo e o número do registro. Estes são enviados no e-mail de confirmação da compra. (Para avaliar, basta informar o nome).

O número da instalação deve ser enviado após o pagamento de licença do sistema. Este número é registrado no micro em sua base de dados, ele fica associado ao nome informado, sendo que o nome informado deve ser exatamente igual ao nome enviado no e-mail de confirmação. Em casos de formatação ou troca de equipamento, você pode utilizar o mesmo número de registro.O número de registro muda apenas nas atualizações do sistema, para todas as atualizações do sistema que você receber será enviado um novo numero de registro.

Você poderá também definir as cores de fundo e fonte a serem empregadas nas telas do sistema. Preenchendo o item "Inicia sistema sempre que micro for inicializado" , faz com que o sistema seja ativado sempre que ligar o micro, e gerar gerado um icone na barra de tarefas do windows.

Preenchendo o item "Permite Editar Lançamentos Pagos" o sistema permite a edição de lançamentos que estiverem na situação pago.

Para adquirir o sistema, clique no botão "Como Comprar" e siga as instruções. Após informar o número de registro, clique em "Iniciar Sistema".

2.2 Definição de Usuários

Usado para definir os usuários que terão acesso ao sistema, módulos e contas que estes terão acesso.

Para acessar essa função, use a opção do nome chamada "Configuração".

Além de exibir os dados do registro do sistema (Nome, Registro e Número de instalação), nessa opção você fará o cadastramento dos usuários do sistema. Por default, o sistema não mostra nenhum usuário cadastrado. Isso faz com que o sistema não solicite senha de entrada. Clique no Botão:

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Config uração 6

Tela Inicial:

Para incluir um usuário, acione o botão "Incluir". O sistema solicitará que você infome o nome do usuário, e já vai mostrar as opções de acesso que o sistema tem como default. Todas as opções de acesso estarão liberadas.

Informe o nome completo do usuário, login e senha para acesso, depois defina quais os módulos e contas que este usuário não terá acesso. É só acionar um duplo clique sobre o item ( ), mas lembre-se: Um usuário deve ser o administrador. Para este usuário é recomendado deixar acesso a todos os módulos e contas.

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No caso de módulos, você terá quatro opções:

Liberado ( ) - Permite que o usuário acesse o modulo ou não.

Inclui ( ) - Permite que o usuário faça inclusões de registros no módulo. Para isso, a opção liberada deve ser escolhida também.

Altera ( ) - Permite que o usuário faça alterações de registros no módulo. Para isso, a opção liberada deve ser escolhida também.

Exclui ( ) - Permite que o usuário faça exclusoes de registros no modulo. Para isso, a opção liberada deve ser escolhida também.

Para o controle de acesso às contas do financeiro, só tem a opção de Liberado, que permite ao usuário acesso àquela conta, mas esta funciona em conjunto com o módulo "FINANCEIRO", que definirá as demais opções de acesso que o usuário terá:

Após incluir os usuários e configurar seus acessos, basta acionar o Botão Iniciar Sistema.

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Config uração 8

2.3 Configuração de Conta de E-Mail

Usado para definir a forma de envio de emails pelo sistema.

Para acessar essa função, use a opção "Configuração".

Clique no Botão:

Escolha a opção "Configuração de E-Mails".

Para definir a forma de envio de e-mais, o usuário pode utilizar o seu próprio programa de e-mail (Como o Outlook ou outros). Dessa forma, sempre que um e-mail for enviado pelo sistema, ele automaticamente abrirá o programa de email, para que a mensagem seja enviada. Para formulários do sistema (Recibo, Listagens etc), o usuário poderá definir como será o formato do arquivo anexo à mensagem. Pode ser uma imagem, um PDF ou vir como HTM. O formato HTM não vai gerar um anexo, pois o mesmo será formatado no corpo do email.

Pode-se também utilizar o próprio sistema para enviar os e-mails, escolhendo a opção "Enviar direto, utilizando uma Conta SMTP". Neste caso, você vai configurar os dados da sua conta de e-mails (SMTP) para que o sistema consiga enviar seus emails diretamente.

Os dados da conta de e-email são os mesmo que você utiliza em seu programa de e-mails padrão (Outlook por exemplo).

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2.4 Execução Automática

Usado para definir a execução automática do sistema quando iniciar o Windows.

Para acessar essa função, use a opção "Configuração".

Selecione o item, "Inicia sistema sempre...". Assim sempre que se ligar o micro, o sistema será carregado

O sistema ficará Minimizado na barra de tarefas do Windows. Para acessá-lo, clique no ícone (Use um duplo clique):

Para voltar para a barra de tarefas, minimize o sistema.

3 Vendas

3.1 Pedido Rapido

Utilizada para incluir pedidos de vendas de forma rápida e prática para o operador.

Para acessar este função, use a opção do menu "Vendas" ,"Pedido Rápido"

O sistema vai mostrar os dados da Empresa e um botão para acesso ao Pedido Rápido, clique no botão para acessar.

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Vendas 10

Os dados da empresa e a logomarca você pode configurar no menu "Tabelas" / "Personaliza Form." A inclusão de um pedido é simples:

Incluindo Novo Pedido: Clique no botão "Incluir Novo Pedido".

Escolha dos Produtos: Você pode escolher os produtos utilizando a lista de grupos e sub-grupos ou

informando o código do produto e acinando o Enter. Também é possível pesquisar o produto por outras opções de filtragem clicando em "Pesquisa Produtos". Após definido qual o produto, informe a quantidade e clique em "Comprar". Na parte Inferior da tela, o sistema mostra os produtos já

escolhidos:

Produtos Escolhidos: Mostra a descrição do produto, preço unitário, quantidade e o preço total de

cada item.

Nesta lista de produtos escolhidos você pode modificar os dados dos itens, basta clicar no Preço, Qtd e altera-los.

Para excluir o item da lista basta zerar a quantidade.

Total Pedido: Mostra a soma de todos os itens do pedido.

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pagamento, forma de entrega etc.

Cancela o pedido, voltando os itens para o estoque (se for o caso).

A tela de confirmação solicita os dados finais do pedido, como cliente, forma de pagamento, vendedor etc:

Pedido: é um número sequencial gerado pelo sistema, mas se necessario pode ser alterado. Nome do Cliente: Escolha um cliente cadastrado digitando as iniciais do nome dele. Pode-se

também incluir ou alterar o cliente clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Data Entrega: Define a data para entrega do pedido.

Endereço Entrega: Define o endereço para entrega do pedido. Após informar o nome do cliente,

estes campos são preenchidos automaticamente com o endereço de correspondência do respectivo cliente, mas pode ser modificado.

Observações do Pedido: Texto livre que pode ser utilizado para informações ou instruções que

serão impressas no pedido.

Total Pedido (Bruto): Custo total do pedido sem descontos, juros e despesas. Total de Itens: Total de itens do pedido.

Valor Seguro: Informar aqui o custo de seguro , caso haja algum.

Valor IPI: O sistema vai calcular neste campo o valor do IPI dos produtos, caso estes tenham uma

alíquota de IPI cadastrada.

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Vendas 12

Pagamento). Pode-se também incluir ou alterar o cliente clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Desconto (%) : Define o percentual de desconto concedido para o pedido (Aplicado sobre o Total

Bruto).

Juros (%): Este campo é preenchido com o percentual de juros cobrado pela forma de pagamento

escolhida. Este percentual pode ser modificado.

Despesas Cobrança: Este campo é preenchido com o valor de despesa da forma de pagamento

escolhida. Este valor pode ou não ser cobrado do cliente respondendo a pergunta ao lado do campo "Cobra despesas?".

Forma de Entrega: Define a forma de entrega do pedido (veja Tabelas/Forma de Entrega). Pode-se

também incluir ou alterar a forma de entrega clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Região de Entrega: Define a região de entrega. Esta região pode definir um custo (frete)

diferenciado (veja Tabelas/Forma de Entrega).

Volume Total: Indica a soma do volume de todos os item na unidade da forma de entrega. Nos

produtos são definidos o quantidade representativa por item, por exemplo, quanto pesa cada produto), e esta quantidade é somada e multiplicada pelo custo para a entrega gerando o valor da "Despesas Para Entrega" (Frete).

Despesas Para Entrega: Custo para a entrega dos produtos que é calculado a partir do custo sob a

forma de entrega e do volume total do pedido. Este custo pode ou não ser cobrado do cliente, respondendo-se a pergunta "Cobra despesas de entrega?" .

Vendedor: Define o vendedor que efetuou a venda, este podendo ou não ser comissionado (veja

Venda/Vendedores). Pode-se também incluir ou alterar o vendedor clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Total Pedido: Mostra o valor total final do pedido. Funções:

Voltar para a tela anterior permitindo incluir novos produtos, isso se ainda não foi acionado o botão "Confirma Pedido".

Cancela o pedido e volta os produtos para o estoque (se for o caso) voltando para a tela anterior permitindo a inclusão de novos pedidos.

Esta opção passa o pedido da situação de cotação para a de um pedido efetivado. Isso faz mudar as opções do botão "Imprime" e "Envia E-Mail" permitindo a impressão dos formulários de pedidos e Recibos, também faz a geração de lançamentos das parcelas no sistema financeiro (o sistema abre a tela de lançamentos. Veja menu Financeiro), cujas definições de conta, tipo de lançamento e centros de custo podem ser definidas no cadastro das formas de pagamento (Veja tabelas/ formas de pagamento).

Após a confirmação, se a forma de pagamento estiver configurada como o campo "Forma Cobrança" preenchido com "Dinheiro", o sistema vai mostrar a tela de "Troco", onde você digita o valor recebido e o sistema calcula o Troco.

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Esta opção gera os formulários do pedido permitindo a impressão do mesmo. Se o pedido não estiver confirmado, ele gera o formulário de cotação. Se for confirmado gera o formulário de Pedido de compra ou o Recibo. O lay-out dos formulários podem ser modificados. Veja no menu "Tabelas/ Gerador de Relatórios".

Esta opção gera os formulários do pedido enviando-os por e-mail (conforme configuração de conta de E-mail, veja em Configuração). Se o pedido não estiver confirmado, ele gera o formulário de cotação. Se for confirmado, gera o formulário de Pedido de Compra ou o Recibo. O lay-out dos formulários podem ser modificados. Veja no menu "Tabelas/ Gerador de Relatórios".

Formulários:

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Vendas 14

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Quando o formulario for de Recibo, o sistema vai solicitar as seguintes informações:

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Vendas 16

Para imprimir qualquer formulário, basta clicar no botão com o desenho de uma impressora. Opção para impressão da nota fiscal:

Nas opções de impressão existe agora a opção para imprimir um modelo de nota fiscal, logicamente este modelo não vai funcionar com o seu formulario, mas você pode ajusta-lo no menu

"Tabelas"/"Formularios do Sistema". Caso tenha dificuldade na configuração, acione o suporte do sistema .

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3.2 Pedidos

Utilizada para incluir pedidos de vendas, em formato de cadastro, com opção de pesquisa, e opções de alteração e manipulações de situações.

Para acessar este função, use a opção do menu "Vendas" , "Pedidos"

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Vendas 18

Funções Iniciais:

Você pode definir quais as situações serão listadas.

Faz a busca de pedidos, com varias opções de filtragem.

Inclui um novo pedido.

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Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no pedido que está posicionado.

Clicando-se no cabeçalho da lista você coloca a lista na ordem do campo escolhido.

Em algumas situações não é permitido alterar ou excluir o pedido, neste caso o sistema mostra a mensagem:

Capa do Pedido : informações gerais do cliente, endereço de entrega, vendedor, e datas.

Número Pedido: Gerado automaticamente pelo sistema, sequencialmente, se necessario pode ser

modificado.

Nome do Cliente: Escolha um cliente cadastrado digitando as iniciais do nome dele. Pode-se

também incluir ou alterar o cliente clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Data Pedido: Define a data da inclusão do pedido, o sistema já traz a data do dia, mas pode ser

modificado.

Nome do Vendedor: Define o vendedor que efetuou a venda, este podendo ou não ser

comissionado (veja Venda/Vendedores). Pode-se também incluir ou alterar o vendedor clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Comissão (%) : Define o percentual de comissão do vendedor sobre o valor total do pedido, se for

informado a comissão por produto, este percentual não será considerado.

Endereço Entrega: Define o endereço para entrega do pedido. Após informar o nome do cliente,

estes campos são preenchidos automaticamente com o endereço de correspondência do respectivo cliente, mas pode ser modificado.

Mostra os utimos pedidos do cliente informado no campo "Nome do Cliente", assim e possivel ver dados das ultimas compras do cliente.

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Vendas 20

quantidade, desconto, e comissão.

Funções:

Inclui um novo item no pedido.

Exclui o item que está posicionado.

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no item que está posicionado. Pesquisa por um produto dentro dos itens do pedido.

Mostrar os detalhes das ultimas comprar do criente, referente ao produto informado no campo "Produto".

Clicando-se no cabeçalho da lista você coloca a lista na ordem do campo escolhido.

Campos:

Escolha do Tipo: Inicialmente deve-se escolher entre Produtos ou Serviços Escolhendo Produtos:

Código do Produto : Opção para buscar o produto pelo codigo, é opcional, você pode informa o

produto direto no campo "Produto" também.

Produto : Define o produto (veja Vendas/Produtos). Pode-se também incluir ou alterar o produto

clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Escolhendo Serviços: O sistema muda os campos para:

Código do Serviço : Opção para buscar o tipo de serviço pelo codigo, é opcional, você pode informa

o serviço direto no campo "Serviço" também.

Serviço : Define o tipo de serviço (veja Vendas/Serviços). Pode-se também incluir ou alterar o

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Preço de Venda: O sistema traz neste campo o preço de venda do produto, este pode ser

modificado se for necessario.

Quantidade: Define a quantidade, o sistema traz sempre 1, mas pode ser modificado se for

necessario.

Desconto (%) : Define o percentual de desconto concedido no preço de Venda do produto.

Preço Total: Neste campo o sistema calcula o valor total do Item, sendo o preço de venda aplicado o

desconto e multiplicado pela quantidade.

Comissao (%) : Define o percentual de comissão do vendedor para o produto em questão, se não

for informado será considerado o percentual de comissão informado na capa do pedido.

Escolhendo Produtos:

Caracteristicas do Produto: Estes são campos personalizados, onde você pode criar as

caracteristicas mais apropriadas para o seu tipo de negocio. (Veja Tabela/Caracteristicas Produto).

Escolhendo Serviços: O sistema muda os campos para:

Detalhes do serviço: Texto livre para descrever o detalhes sobre o serviço.

Observações : Texto livre que pode ser utilizado para informações ou instruções que serão

impressas no pedido.

Forma Pagamento / Entrega e Totais: define as formas de pagamento, juros, despesas de

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Vendas 22

Total Pedido (Bruto): Custo total do pedido sem descontos, juros e despesas.

Forma de Pagamento: Define a forma de pagamento do pedido (veja Tabelas/Forma de

Pagamento). Pode-se também incluir ou alterar a forma de pagamento clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Data Base Venc. Parcelas: Define a data base de vencimento das parcelas, o sistema utilizara esta

data para calcular os vencimentos das parcelas.

Bruto).

escolhida. Este valor pode ou não ser cobrado do cliente respondendo a pergunta ao lado do campo "Cobra despesas?".

Valor Seguro: Informar aqui o custo de seguro , caso haja algum.

Valor IPI: O sistema vai calcular neste campo o valor do IPI dos produtos, caso estes tenham uma

alíquota de IPI cadastrada.

forma de entrega e do volume total do pedido. Este custo pode ou não ser cobrado do cliente, respondendo-se a pergunta "Cobra despesas de entrega?" .

Quantidade Total: Total de itens do pedido.

Total Final Pedido: Mostra o valor total final do pedido.

Parcelas / Confirmações : define o parcelamento do pedido conforme forma de pagamento

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Funções dos principais:

Gera novamente as parcelas, isso quando for alterado algum valor que afete o custo total do pedido.

Muda a situação do pedido de cotação para pedido pendente. (se o pedido estiver pendente, a opção faz o contrario, muda de pendente para cotação.

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Vendas 24

Volta a situação de um pedido cancelado para a situacao de Cotação.

Formulários:

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Vendas 26

Quando o formulario for de Recibo, o sistema vai solicitar as seguintes informações:

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Para imprimir qualquer formulário, basta clicar no botão com o desenho de uma impressora. Opção para impressão da nota fiscal:

Nas opções de impressão existe agora a opção para imprimir um modelo de nota fiscal, logicamente este modelo não vai funcionar com o seu formulario, mas você pode ajusta-lo no menu

"Tabelas"/"Formularios do Sistema". Caso tenha dificuldade na configuração, acione o suporte do sistema .

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Vendas 28

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Lembrando sempre as informação que não forem utilizadas como filtro não serão consideradas.

3.3 Produtos

Utilizada para incluir produtos, consultar, gerenciar vendas e estoque.

Para acessar este função, use a opção do menu "Vendas" , "Produtos"

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Vendas 30

Funções:

Faz a busca de produtos, com varias opções de filtragem.

Indice alfabetico, lista os produtos cujo nome inicia com a letra escolhida, ou todo quando escolhido a opção "...".

Lista produtos que estão com estoque baixo, basendo no campo "Estoque Minimo".

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Exclui o produto que está posicionado.

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no produto que está posicionado.

Campos:

Nome do Produto: Define o nome do produto, use uma descrição que possa identificar o produto. Código do Produto: Define um codigo para o produto, codigo este que pode facilitar no momento de

escolher o produto na tela de pedidos.

Tipo de Produto: Define o tipo de comercialização do produto, são estas opções:

Proprio (Obtido ou Criado com Recursos Proprios) Representação (Produto de Terçeiros Comissonado) Consiginação (Produto de Terçeiros em Consiginação)

Preço de Custo: Informar o preço de custo, quando existir, se for uma representação comissionada,

não informe nada neste campo.

Margem %: Informar a margem de lucro desejada para o produto, isso apenas para produtos que

tenha o campo "Preço de Custo" preenchido, pode-se deixar este campo em branco, neste caso ele é calcula-do automaticamente apos informar o "Preço de Venda".

Preço de Venda: Informar o preço final de venda do produto, se a "Margem %" for informada, o

sistema calcula automaticamente o "Preço de Venda" ou vice versa.

Comissão: Informar a comissão, apenas nos casos de representação comissionada, ou

consiginação, ou seja onde não existe um preço de custo, e sim uma margem de comissão sobre o preço de venda.

Comissão vendedor: Informar a comissão que é paga ao vendedor, sobre o preço de venda do

produto. Caso não informar a comissão por produto, pode-se informa este percentual no cadastro de vendedores (Veja Venda/Vendedores).

Estoque: Mostra a quantidade de itens do produto no estoque, isso dependendo do "Tipo de

Controle de Estoque"

Ultima Compra: Informar a data da ultima compra (entrada) do produto.

Estoque Minimo: Define o estoque minimo para o produto, isso dependendo do "Tipo de Controle

de Estoque"

Volume: Define o volume do produto por unidade, se a unidade utilizada for Kg, informar o peso de

cada produto. Esta informação será utilizada para calculo das despesas de entrega ou sejá frete. (veja Tabelas/Formas de Entrega)

Unidade: Define a unidade do produto (kg, Caixa, Peça, etc.) Situação: Defina a situação atual do produto para venda, pode ser:

Ok Para Venda Venda Suspensa Aguardando Estoque

Tipo de Controle de Estoque: Define o tipo de controle de estoque para o produto, pode ser:

Não Permite Vendas sem Estoque Permite vendas sem Estoque

Permite Vendas até o estoque minino

Baixa do Estoque Venda quando?: Nesta opção você define em que momento do pedido de venda

você quer que o sistema de baixa no estoque, pode ser:

Inclui da Cotação : Vai baixar do estoque no momento que for incluido o produto na

cotação de venda.

Confirmar Pedido : Vai baixar do estoque somente quando o pedido for confirmado. Baixa do Estoque Compra quando?: Nesta opção você define em que momento do pedido de

compra você quer que o sistema de some os itens no estoque, pode ser:

Inclui da Cotação : Vai somar no estoque no momento que for incluido o produto na

cotação de compra.

Confirmar Pedido : Vai somar no estoque somente quando o pedido de compra for

confirmado.

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Vendas 32

Sub-Grupo: Define a que sub-grupo o pertence o produto, utilizado para controle gerencial. Detalhes: Imagem e texto livre para descrição do produto.

Características: Caracteristicas personalizaveis para o produto. Os campos que aparecem nesta

tela, você pode definir no menu "Tabelas" opção "Caract. Produtos".

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3.4 Serviços

Utilizada para incluir tipos de serviços.

Para acessar este função, use a opção do menu "Vendas" , "Serviços"

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Vendas 34

Funções:

Faz a busca de serviços, com varias opções de filtragem.

Indice alfabetico, lista os serviços cujo nome inicia com a letra escolhida, ou todo quando escolhido a opção "...".

Inclui um novo serviços.

Exclui o serviços que está posicionado.

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Campos:

Nome do Serviço: Define o nome do tipo de serviço, use uma descrição que possa identifica-lo. Código do Serviço: Define um codigo para o tipo de serviço, codigo este que pode facilitar no

momento de escolher o serviço na tela de pedidos.

Preço de Custo: Informar o preço de custo, quando existir.

Margem %: Informar a margem de lucro desejada para o serviço, isso apenas para serviços que

tenha o campo "Preço de Custo" preenchido, pode-se deixar este campo em branco, neste caso ele é calcula-do automaticamente apos informar o "Custo Final do Serviço".

Custo Final do Serviço: Informar o preço final para o serviço, se a "Margem %" for informada, o

sistema calcula automaticamente o "Custo Final do Serviço" ou vice versa.

Comissão: Não utilizado.

serviço. Caso não informar a comissão por serviço, pode-se informa este percentual no cadastro de vendedores (Veja Venda/Vendedores).

Unidade: Define a unidade do serviço é cobrado, exemplo: Horas. Situação: Defina a situação atual do serviço, pode ser:

Ok Suspenso

Grupo: Define a que grupo pertence o serviço, utilizado para controle gerencial.

Sub-Grupo: Define a que sub-grupo o pertence o serviço, utilizado para controle gerencial. Detalhes: Imagem e texto livre para descrição do serviço.

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Vendas 36

3.5 Clientes

Cadastramento de Clientes/ Contatos e Fornecedores

Opção do Menu:

No cadastro de Clientes você pode cadastrar todos os seus clientes, contatos e fornecedores. Nesta opção você conta com um cadastro completo com telefone, e-mail e endereço. Pode também informar características do contato, as quais você pode configurar e associar o contato a grupos que você pode definir.

Na parte superior você conta com duas formas de busca, pela opção de pesquisa ou pelas iniciais do nome, clicando-se na letra o sistema mostra na lista lateral os clientes com as iniciais da letra

escolhida, ou clicando-se em "..." lista-se todos os clientes.

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Aqui você informa as opções de filtro desejadas e clica em "Executa Pesquisa". O sistema mostrará na lista lateral todos os clientes que se encaixam no filtro escolhido:

Cadastramento: Inclusão, Alteração e Exclusão de Clientes:

Para ver os dados completos do Cliente, basta clicar sobre o nome do mesmo, na lista à esquerda. Ao lado você vê todas as informações do contato. Estas estão divididas em sete pastas: Na pasta "Dados" você tem as informações básicas do contato, como nome telefone, e-mail, endereço. Para alterar estas informações, basta digitar sobre as mesmas. , Opcionalmente você pode informar o

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Vendas 38

Nome do Vendedor Responsavel, assim quando incluir um pedido para o cliente, o vendedor sera preenchido automaticamente.

Além de você contar com a opção "imprimie" e "envia e-mail", estas opções permitem que seja gerado formularios para impressão (Cartas, Etiquetas) e possibilitando o envio dos mesmos por email para o cliente.

Na Pasta "Comencial", você pode ver todos os produtos que o cliente já comprou, e para cada produto você consegue ver o "Estoque do Cliente" , a "Data da Primeira Compra" e "data da Ultima Compra", a "quantidade na ultima compra" e o "valor Ultima Compra", com isso se você informar na lista o campo "Periodo Consumo" e "Consumo no Periodo" , o sistema vai mostra os campos "Sugestão proxima Compra" e "Sugestão de Quantidade para Proxima compra" , ou seja o sistema calcula, de acordo com o consumo que você informou, quando aproximadamente o estoque do cliente vai acabar e qual a quantidade que você deve sugerir para que ele compre:

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Nesta tela você tem também a posição financeira do clientes, Mostrando se ele esta em Dia, Atrasado ou Inadiplente, (Quando o atraso ultrapassar 30 dias).

Você pode atribuir um Limite de Compra para o cliente e o Bloqueio de pedido para valores maior que o limite.

Pode ver também todas as parcelas das compras do cliente e sua situação.

Na pasta "Outros Contatos", você pode incluir outros nomes, telefones e emails referentes a este mesmo cliente:

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Vendas 40

Na pasta "Características", o sistema vem configurado com as características abaixo, mas você pode definir as características que desejar, as quais poderá utilizar para filtrar e tirar relatórios do Clientes.

Na pasta "Grupos" você define a quais grupos o cliente pertence. Ele pode fazer parte de mais de um grupo. Os Grupos você pode definir quantos quiser, e o mesmo poderá ser utilizado para filtrar os clientes e gerar relatórios.

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Na pasta "Mais Detalhes" você tem um campo para digitar um texto livre, onde você pode informar mais detalhes sobre o Cliente

(43)

Vendas 42

3.6 Vendedores

Utilizada para incluir vendedores, gerenciar comissões e vendas por vendedor.

Para acessar este função, use a opção do menu "Vendas" , "Vendedores"

No Cadastro de vendedores / Representantes, você inclui todos seu vendedores, supervisores e representantes.

(44)

as informações para gerar os lançamentos no financeiro, referente a comissões a serem pagas ao vendedor.

Funções:

Faz a busca de vendedores, com varias opções de filtragem.

Indice alfabetico, lista os vendedores cujo nome inicia com a letra escolhida, ou todo quando escolhido a opção "...".

Inclui um novo vendedor.

(45)

Vendas 44

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no vendedor que está posicionado.

Campos:

Nome Vendedor: Nome Completo do vendedor.

Tipo de Calculo da Comissão: Você pode informar um dos seguintes tipos:

% Sobre Valor bruto dos itens (Pago por Parcelas) : Calcula o Percentual de comissão sobre o

valor dos itens do pedido, antes do desconto, e gera o valor da comissão a ser pago parcelado da mesma forma que o pedido.

% Sobre Valor liquido dos itens (Pago por Parcelas) : Calcula o Percentual de comissão sobre o

valor dos itens do pedido, depois do desconto, e gera o valor da comissão a ser pago parcelado da mesma forma que o pedido.

% Sobre Valor liquido do pedido (Pago por Parcelas) : Calcula o Percentual de comissão sobre

o valor total do pedido, depois do desconto e acrecimos, e gera o valor da comissão a ser pago parcelado da mesma forma que o pedido.

% Sobre Valor bruto do pedido (Pago por Pedido) : Calcula o Percentual de comissão sobre o

valor total do pedido, antes do desconto e acrecimos, e gera o valor da comissão a ser pago em uma unica parcela.

% Sobre Valor Liquido do pedido (Pago por Pedido) :Calcula o Percentual de comissão sobre o

valor total do pedido, depois do desconto e acrecimos, e gera o valor da comissão a ser pago em uma unica parcela.

Valor pela quantidade de itens (Pago por Parcela) : Gera o valor da comissão, multiplicando a

quantidade de itens do pedido, pelo valor de comissão, (Informando no campo "R$ Valor Comissão), a ser pago parcelado da mesma forma que o pedido.

Valor por pedido (Pago por Parcela) : Gera o valor da comissão de acordo com o valor de

comissão, (Informando no campo "R$ Valor Comissão), a ser pago parcelado da mesma forma que o pedido.

Valor pela quantidade de itens (Pago por Pedido) : Gera o valor da comissão, multiplicando a

quantidade de itens do pedido, pelo valor de comissão, (Informando no campo "R$ Valor Comissão), a ser pago em uma unica parcela.

Valor por pedido (Pago por Pedido) :Gera o valor da comissão de acordo com o valor de

comissão, (Informando no campo "R$ Valor Comissão), a ser pago em uma unica parcela.

Percentual Comissão/ R$ Valor Comissão: Percentual de comissão padrão para o vendedor. Supervisor: Nome do supervidor do vendedor, Este também é um vendedor, mas um vendedor que

não tem um supervisor associado.

Este é o vendedor mais utilizado: Se escolhida esta opção faz com que o sistema sempre utilize

este vendedor na inclusão do pedido. (Mas permite a troca por outro).

Informações para integração com o financeiro: Estas informações são utilizadas para lançamento

das comissões a serem pagas ao vendedor direto no controle financeiro (Veja financeiro/Contas).

Conta: Escolha uma conta para a inclusão do lançamento de valores de comissão do vendedor. Tipo de lançamento: Escolha o tipo de lançamento para a conta.

Centro de Custo: Escolha o centro de custos para controle do lançamento no financeiro.

Sub-Centro de Custo: Escolha o Sub-Centro de custo para controle do lançamento no financeiro. Comissões por Produto: Define comissões diferenciadas por produtos para o vendedor.

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Funções:

Inclui uma nova comissão por produto.

Exclui a comissão por produto que está posicionada.

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada na comissão por produto que está posicionada.

Campos:

Produto: Escolha um produto.

Percentual Comissão/ R$ Valor Comissào: Informe o percentual de comissão do vendedor para

este produto.

Baixa de Comissões: Mostra as comissões por situação e periodo para o vendedor, e permite a

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Vendas 46

Funções:

Situação: Permite que a escolha das situações de comissão do vendedor que serão listadas, para

efetuar o pagamento de comissão escolha as comissões pendentes ou confirmadas.

Período: Define o período para gerar a lista de comissões na situação escolhida, este periodo

considera a data de vencimento das parcelas de pedidos confirmados.

Esta função muda a situação das comissões listadas como Pendentes para a situação de

Confirmada. Só utilizar esta opção quando estiver listando comissões Pendentes, Você pode também alterar a situação das comissões individualmente, basta-se alterar a coluna situação da listagem.

Gerar o pagamento efetivo de todas as comissões que estiverem na situação de confirmadas, no período definido. Esta função já faz o lançamento no financeiro com o valor total das comissões confirmadas.

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3.7 Grupos

Utilizada para definir grupos e sub-grupos de produtos, a definição de grupo pode ser utilizada para "Representada", "Marca" ou "Fabricante".

Para acessar este função, use a opção do menu "Vendas" , "Grupos"

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Vendas 48

Funções:

Inclui um novo grupo de produtos.

Exclui o grupo que está posicionado.

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no grupo que está posicionado.

Campos:

Nome do Grupo: Define o nome do grupo, esta definição vai depender do tipo de negocio, você

pode utiliza-lo como sendo uma Categoria, Marca, Tipo, etc.

Detalhes do Grupo: Texto livre para descrever detalhes sobre o grupo

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grupo na inclusão do produto. (Mas permite a troca por outro).

Sub-Grupo: Define os nomes de sub-grupos, images e texto livre para detalhes.

Funções:

Inclui um novo Sub-grupo para o grupo.

Exclui a sub-grupo que está posicionada.

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no sub-grupo que está posicionada.

Campos:

Nome do Sub-Grupo: Define o nome do sub-grupo, esta definição vai depender do tipo de negocio,

você pode utiliza-lo como sendo uma Categoria, Marca, Tipo, etc. Lembrando que para cada Grupo pode-se ter varios Sub-Grupos.

Detalhes do Sub-Grupo: Texto livre para descrever detalhes sobre o sub-grupo

Este é o Sub-Grupo mais utilizado? : Se escolhida esta opção faz com que o sistema sempre

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Vendas 50

Vendas: Controle de vendas do grupo, grafico estatistico e números para analise.

4 Compras

4.1 Pedidos

Utilizada para incluir pedidos de compra, em formato de cadastro, com opção de pesquisa, e opções de alteração e manipulações de situações.

Para acessar este função, use a opção do menu "Compras" , "Pedidos de Compra"

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Funções Iniciais:

Você pode definir quais as situações serão listadas.

Faz a busca de pedidos, com varias opções de filtragem.

Inclui um novo pedido.

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Compras 52

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no pedido que está posicionado.

Em algumas situações não é permitido alterar ou excluir o pedido, neste caso o sistema mostra a mensagem:

Capa do Pedido : informações gerais do fornecedor, endereço de retirada, vendedor, e datas.

Número Pedido: Gerado automaticamente pelo sistema, sequencialmente, se necessario pode ser

modificado.

Nome do Fornecedor: Escolha um fornecedor cadastrado digitando as iniciais do nome dele.

Pode-se também incluir ou alterar o fornecedor clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Data Pedido: Define a data da inclusão do pedido, o sistema já traz a data do dia, mas pode ser

modificado.

Nome do Vendedor: Define o vendedor que efetuou a venda. Pode-se também incluir ou alterar o

vendedor clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Endereço Entrega: Define o endereço para retirar do produtos do pedido. Após informar o nome do

fornecedor, estes campos são preenchidos automaticamente com o endereço do fornecedor, mas pode ser modificado.

Itens(Produtos): produtos escolhidos para o pedido, com informações de preço, quantidade,

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Funções:

Inclui um novo item no pedido.

Exclui o item que está posicionado.

Confirma a Inclusão ou alteração efetuada no item que está posicionado.

Campos:

Produto : Define o produto (veja Vendas/Produtos). Pode-se também incluir ou alterar o produto

clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Preço de Custo: O sistema traz neste campo o preço de custo do produto, este pode ser modificado

se for necessario.

Quantidade: Define a quantidade, o sistema traz sempre 1, mas pode ser modificado se for

necessario.

Desconto (%) : Define o percentual de desconto concedido no preço de Custo do produto.

Preço Total: Neste campo o sistema calcula o valor total do Item, sendo o preço de venda aplicado o

desconto e multiplicado pela quantidade.

Caracteristicas do Produto: Estes são campos personalizados, onde você pode criar as

caracteristicas mais apropriadas para o seu tipo de negocio. (Veja Tabela/Caracteristicas Produto).

Observações : Texto livre que pode ser utilizado para informações ou instruções que serão

(55)

Compras 54

Forma Pagamento / Entrega e Totais: define as formas de pagamento, juros, despesas de

cobrança, forma de entrega, custos com entrega, e total final do pedido.

Total Pedido (Bruto): Custo total do pedido sem descontos, juros e despesas.

Forma de Pagamento: Define a forma de pagamento do pedido (veja Tabelas/Forma de

Pagamento). Pode-se também incluir ou alterar a forma de pagamento clicando nos botões "Inclui" ou "Altera".

Bruto).

escolhida. Este valor pode ou não ser adicionado ao total do pedido, respondendo a pergunta ao lado do campo "Cobra despesas?".

forma de entrega e do volume total do pedido. Este custo pode ou não ser adicionado ao total do pedido, respondendo-se a pergunta "Cobra despesas de entrega?" .

Quantidade Total: Total de itens do pedido.

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Parcelas / Confirmações : define o parcelamento do pedido conforme forma de pagamento

escolhida, e permite confirmação ou cancelanto do pedido.

Funções dos principais:

Gera novamente as parcelas, isso quando for alterado algum valor que afete o custo total do pedido.

Muda a situação do pedido de cotação para pedido pendente. (se o pedido estiver pendente, a opção faz o contrario, muda de pendente para cotação.

Caso o sistema estiver configurado para gerar nota fiscal, apos clicar neste botão o sistema mostra a tela para confirmar os dados da nota fiscal:

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Compras 56

Na tela da nota fiscal, você pode modificar as informações quando necessario, e informar os dados da transportadora.

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Volta a situação de um pedido cancelado para a situacao de Cotação.

Formulários:

Exemplo de formulário de Cotação de Venda:

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Compras 58

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Pode-se modificar os dados e confirmar. Em seguida, dá-se a visualização do formulário:

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Compras 60

Pesquisa : Na opção de pesquisa você tem estas opções:

Lembrando sempre as informação que não forem utilizadas como filtro não serão consideradas.

4.2 Fornecedores

Cadastramento de Clientes/ Contatos e Fornecedores

Opção do Menu:

Este opção é identica a opçao "Venda" / "Clientes".

O que diferencia é o campo "Tipo de Cadastro" , onde você pode informar "Forcencedor", "Fabricante/Representada" ou "Transportadora".

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4.3 Produtos

Utilizada para incluir produtos, consultar, gerenciar vendas e estoque.

Para acessar este função, use a opção do menu "Compras" , "Produtos"

Dados do Produto: Informações basicas sobre o produto, Nome, Codigo, Tipo, preço, etc.

Funções:

Faz a busca de produtos, com varias opções de filtragem.

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Compras 62

opção "...".

Lista produtos que estão com estoque baixo, basendo no campo "Estoque Minimo".

Inclui um novo produto.