A coordenação do processo de projetos de obras de edificação:
a programação e controle do fluxo de informações
Gustavo Garcia de Oliveira (UFRGS) ggol@terra.com.br Leandro Bordin (UFRGS) lbordin@bol.com.br Carin Maria Schmitt (UFRGS) cshmitt@ufrgs.br
Resumo
Este artigo apresenta resultados de pesquisas realizadas no Programa de Pós-Graduação em Engenharia Civil (PPGEC), no Núcleo Orientado para Inovação da Edificação (NORIE), na Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), na linha de pesquisa de Sistemas de Informação, abordando a troca de informações no processo de projeto de obras de edificação. Inicialmente, destaca-se o trabalho de Bordin (2003), no qual foi evidenciado que no desenvolvimento destes projetos é necessário considerar a dependência de uma efetiva comunicação entre os membros da equipe, uma vez que grande parte do trabalho de cada projetista é desenvolvida sob as restrições impostas pelas necessidades dos demais. Assim, o cuidado com o fluxo de informações apresenta-se, como um mecanismo eficiente para garantir a integração, controle e organização das atividades, colaborando para a transparência do processo tanto para o coordenador como para cada um dos profissionais selecionados para a equipe. Diante desta problemática, foi desenvolvimento um sistema computacional de auxílio à coordenação na tarefa de programar e controlar o processo de projeto denominado SIPROCON/PP (OLIVEIRA, 2004). Com a sua utilização almeja-se criar as condições necessárias para que a informação correta e relevante seja utilizada pelos profissionais que efetivamente deveriam fazê-lo e no momento apropriado.
Palavras chave: Coordenação, Sistema computacional, Processo de projeto.
1. Introdução
O processo de projeto de edifícios é desenvolvido por profissionais de várias especialidades (como por exemplo: arquitetura, sistemas estruturais, instalações prediais), as quais desenvolvem as soluções em nível crescente de detalhamento, cumprindo diferentes etapas de projeto (FABRICIO; BAÍA; MELHADO, 1998). Estes profissionais, por sua vez, quando envolvidos na elaboração de um projeto de edificação, possuem atualmente duas opções para a condução das suas atividades e troca de informações. A primeira delas é o desenvolvimento do trabalho de acordo com o processo tradicional e a segunda, é aquela que está apoiada na utilização de portais de colaboração, também conhecidos por extranets de projeto. Estas duas formas de desenvolvimento de projetos possuem características bastante diferenciadas no que diz respeito ao intercâmbio de informações entre os vários agentes envolvidos. Sendo assim, com a introdução de novas tecnologias de informação (TI) para desenvolvimento do processo de projeto de obras de edificação, tais como a extranet, é adequado utilizar um modelo do processo baseado na experiência dos profissionais que vem utilizando tal sistema (BORDIN, 2003; BORDIN; GUERRERO; SCHMITT, 2002, p. 5).
2. O intercâmbio de informações no processo de projeto
O processo tradicional de projeto de obras de edificação pode ser caracterizado como aquele que envolve profissionais de arquitetura e engenharia de várias especialidades que são designados por um cliente para desenvolvimento de um produto. Este grupo pode ser formado
para um projeto específico ou mantido ao longo de vários projetos para um mesmo ou vários clientes. Como é comum que uma empresa construtora trabalhe com vários profissionais das muitas especialidades envolvidas, é usual a alternância dos profissionais ao longo dos projetos. Apesar dos esforços dos coordenadores de projeto, isto vem a ocasionar alguns problemas de integração dos profissionais podendo ser caracterizado como um processo de comunicação bastante centralizado. Portanto, no processo tradicional, é necessária, por parte do coordenador do projeto, uma permanente cobrança sobre o andamento das tarefas indicadas para cada participante e apoio para diminuir a incerteza de cada um sobre as definições realizadas pelos outros profissionais (SCHMITT; GUERRERO; BORDIN, 2001). Fabricio, Baía e Melhado (1999) propõem um esquema genérico que representa o processo de projeto tradicional, no qual destacam a participação isolada do arquiteto na fase de concepção do empreendimento. Salientam que neste processo, fragmentado e seqüencial, a possibilidade de colaboração entre projetistas é bastante reduzida e problemática, já que a proposição de modificações por um projetista de determinada especialidade implica na revisão de projetos já amadurecidos de outras especialidades significando enormes retrabalhos ou até mesmo o abandono de projetos inteiros.
O processo colaborativo para desenvolvimento de projetos envolve, assim como no tradicional, um grupo de profissionais para o desenvolvimento de um ou mais projetos de obras de edificação, mas com a diferença de oferecer um canal distribuído de troca de informações através da utilização da extranet. A extranet pode ser caracterizada como uma rede onde existe a permanente atualização e disponibilidade on-line de informações. Neste processo o coordenador de projeto passa a ser um supervisor do funcionamento do sistema e o agente que define a necessidade de reuniões para tomada de decisão com a participação direta destes profissionais. A possibilidade de mais fácil integração entre profissionais e suas atividades, a transparência do processo e o controle efetivo do momento que novas informações são disponibilizadas tem sido vista pelos profissionais tanto como vantagens quanto desvantagens. Esta alternância de opiniões reflete o momento de mudança que o grupo de profissionais enfrenta, principalmente nas primeiras experiências, e que por sua vez ocasionam controvérsia sobre os reais aspectos positivos deste processo. Dentre os exemplos de desvantagens pode-se citar a realização mais freqüente das solicitações para alterações nos projetos pelos demais projetistas, o que causa para alguns como, por exemplo, o responsável pelo projeto arquitetônico, o constante ajuste. De qualquer forma, a flexibilidade no projeto como fruto da fácil e rápida comunicação pode representar um resultado mais maduro que apresentará na obra uma menor incidência de problemas originados no projeto (SCHMITT; GUERRERO; BORDIN, 2001).
3. A importância de se realizar a modelagem do processo de projeto
De acordo com Araújo et al. (2001 apud BORDIN; GUERRERO; SCHMITT, 2002) a modelagem é vista como uma etapa comum a qualquer esforço de melhoria de processos, e seu objetivo é conhecer e explicitar a forma com que o processo é executado na prática. Segundo Tzortzopoulos (1999) a característica mais importante da modelagem, talvez, esteja relacionada à visão sistêmica do processo, que demonstra que qualquer faceta do trabalho deve ser vista e analisada em relação ao todo. Desta forma, todas as atividades envolvidas podem ser mais facilmente controladas e relatadas enquanto uma estratégia coerente pode ser mantida através de todo o processo. Esta mesma autora afirma que a existência de um modelo facilita a implementação de melhorias em função da possibilidade de análise e planejamento do processo. Além disso, possibilita que todos os intervenientes passem a ter uma visão global do processo, e seus papéis e responsabilidades possam ser definidos de forma clara e sistêmica, o que tende a facilitar a troca de informações entre os mesmos. É possível, também, reduzir o tempo de desenvolvimento dos projetos, a partir da definição clara das atividades e
de suas relações de precedência, possibilitando a criação de vantagem competitiva em resposta a pressões de mercado.
4. O modelo de Bordin (2003)
Bordin (2003), com o intuito de organizar e aperfeiçoar a troca de informações entre os diversos profissionais envolvidos no desenvolvimento de um projeto de edificação, propôs um modelo de redes de precedências das atividades geradoras de informações deste processo, mapeando a troca de informações e necessidade de comunicação entre os envolvidos. Este modelo foi concebido como resultado de uma série de entrevistas com profissionais da área de projeto. Explicita quais são as informações que cada projetista necessita para o desenvolvimento de suas tarefas e aquelas que são geradas a partir de então, destacando a relação de precedência entre estas atividades e as dos demais projetistas. Cabe salientar que este modelo compreende as atividades correspondentes tanto à etapa de projeto legal quanto a etapa de projeto executivo.
A ênfase das entrevistas esteve ligada à identificação das informações que cada profissional necessita, produz e disponibiliza. Caracterizou, ainda, o momento em que cada interveniente faz uso das mesmas ao longo do processo. De acordo com a sistemática proposta, cada informação está vinculada a uma atividade, para a qual é possível conhecer não só as dependências, ou seja, a(s) atividade(s) precedente(s) e sucessora(s), como também, identificar os responsáveis por disponibilizar tal informação. Para tal, tornou-se necessário definir as atividades de cada interveniente, caracterizar as dependências entre as mesmas e, posteriormente, desenvolver uma seqüência padrão com base nas redes PERT/CPM (BORDIN, 2003).
Através deste conjunto de entrevistas, foram obtidas informações sobre a prática de projeto e sistemática adotada pelos profissionais das diferentes especialidades envolvidas no processo, especificamente por empresas e escritórios do subsetor de edificações da indústria da construção civil na cidade de Porto Alegre (RS). Portanto, a sistemática do modelo proposto corresponde a esta realidade. No entanto, há que se ressaltar que este trabalho salienta apenas uma parte das especialidades presentes na crescente complexidade dos atuais projetos de edificação. Portanto, não se deve conceber o modelo proposto como único ou inflexível, mas sim passível das modificações e ajustes que se fizerem necessários de acordo com a utilização a que se destine (BORDIN, 2003).
Considera-se de suma importância, a modelagem do processo de projeto realizada por Bordin (2003), devido ao fato de não haver em referências bibliográficas informações sistematizadas neste formato. Sendo assim, o uso do modelo proposto por este autor no desenvolvimento do sistema de programação e controle do processo de projeto (SIPROCON/PP) foi fundamental e é necessário ressaltar a dependência entre os trabalhos.
5. O sistema de programação e controle do processo de projeto (SIPROCON/PP)
O sistema de programação e controle do processo de projeto (SIPROCON/PP) desenvolvido enquadrava-se como uma proposta de complementação de um portal colaborativo pré-existente com base na cidade de Porto Alegre (RS). Este portal colaborativo é um site da Internet, mais especificamente uma extranet de projeto, e que possui uma organização semelhante ao Windows Explorer, ou seja, a sua organização é feita através de pastas (diretórios correspondentes às empresas, projetos e especialidades de projeto) e arquivos, facilitando sua compreensão e utilização. A finalidade deste sistema pré-existente é permitir o compartilhamento de informações de projeto com equipes de projetistas remotos. Desta forma, todos os usuários para acessarem este sistema devem possuir alguns itens básicos
como, por exemplo, conexão a Internet, um navegador browser instalado, login de acesso e senha de acesso.
Os projetistas ao localizarem o(s) arquivo(s) de interesse, podem verificar a sua versão, o tamanho, a data de envio e a descrição do arquivo (caso algumas alterações tenham sido realizadas), e deste modo, verificar as condições dos arquivos após avaliações (se vetados ou homologados pela coordenação de projetos). Após, caso tenha o interesse em utilizar este arquivo, basta realizar o download. Este sistema colaborativo não disponibiliza aos coordenadores ferramentas auxiliares ao processo no que corresponde ao controle de prazos e, nem assegura que os documentos que tenham sido produzidos e disponibilizados sejam efetivamente utilizados pelos projetistas que deveriam fazê-lo. Além disso, observa-se a inexistência de filtros de seleção e direcionamento das informações, os quais foram desenvolvidos e implementados no sistema proposto (OLIVEIRA, 2004).
O SIPROCON/PP visa contribuir com os procedimentos de sistematização do processo de coordenação de projetos disponibilizando os recursos necessários para a sua programação e controle. Além disto, visa considerar a seleção e direcionamento das informações frente à variedade de documentos gerados ao longo deste processo e a dificuldade de visualização de suas interdependências. Portanto, através da proposição do SIPROCON/PP pretende-se auxiliar aos coordenadores na programação e controle do processo de projeto através de modelos informatizados, fáceis de operar, visando melhorias na atividade de coordenação de projetos. Com isso, o SIPROCON/PP caracteriza-se como uma ferramenta auxiliar a trabalhos colaborativos, para gerenciar prazos e produtos.
A justificativa do desenvolvimento do SIPROCON/PP é a necessidade de integração das informações geradas pelos diversos intervenientes do processo de edificação, durante a etapa de desenvolvimento do projeto, pelo seu coordenador. Além de possibilitar o controle das interdependências dos resultados de cada especialidade de projeto, disponibiliza ferramentas de controle e acompanhamento dos prazos necessários para o desenvolvimento do projeto do empreendimento. Assim sendo, podem ser concebidos como objetivos do SIPROCON/PP, os relacionados abaixo (OLIVEIRA, 2004):
− seleção e direcionamento das informações: para evitar que o acúmulo de informações disponibilizadas aos profissionais do e sobre o projeto, normalmente desnecessariamente em excesso, pela definição antecipada do que será necessário para o desenvolvimento do trabalho de cada profissional;
− redução do tempo excessivo de espera por respostas devido à falta de mecanismos de monitoramento dos fluxos de informação;
− disponibilização de um modelo para armazenamento e distribuição da informação do projeto e seleção de documentos disponíveis para cada usuário;
− identificação dos gargalos do processo de projeto, devido à falta de adequação do fluxo de informação ao fluxo do processo organizacional, para que posteriormente, se tenham meios de evitá-los.
É relevante salientar que os objetivos a que se destinam o SIPROCON/PP são apontados, segundo Soibelman e Caldas (2000, p.591) como os principais problemas citados pelos usuários de extranets de projetos como, por exemplo, a falta de adequação do fluxo de informação ao fluxo do processo organizacional; o acúmulo excessivo de informação desnecessária pela falta de conhecimento e adoção de critérios para se avaliar a qualidade da informação; a dificuldade de acesso a informação devido à grande variedade de tipos de dados existentes; dificuldade de entender certas informações gerando a necessidade de
esclarecimentos adicionais, o que provoca novos pedidos de informação; tempo excessivo de espera por respostas devido à falta de mecanismos de monitoramento dos fluxos de informação. E assim sendo, pode-se perceber a importância de se utilizar o SIPROCON/PP em associação ao modelo de Bordin (2003). Nos tópicos a seguir discorre-se um pouco mais da relação existente entre os dois trabalhos.
6. O modelo de Bordin (2003) e o processo de desenvolvimento do SIPROCON/PP
O processo de desenvolvimento do SIPROCON/PP constituiu-se de várias fases que exigiram postura diferenciada a cada momento, podendo ser caracterizada como participação indireta (sem ser responsável pela ação principal) e direta (sendo responsável pela ação principal). A participação indireta ocorreu na fase de desenvolvimento do sistema pelos profissionais da área de informática. Por exemplo, o pesquisador, primeiramente acompanhou o seu desenvolvimento com a intenção de assegurar que as especificações desenvolvidas dos requisitos do sistema, transmitidas através de modelagem do sistema, viessem a ser implementadas corretamente. Num segundo momento, o pesquisador passou a ter o papel de usuário do sistema, com a realização de avaliações intrínsecas ao seu desenvolvimento quanto daquelas que verificaram a validade do SIPROCON/PP durante simulações do seu uso (OLIVEIRA, 2004).
A participação foi direta nas demais fases da pesquisa. Primeiramente, a etapa de concepção do sistema, que se caracterizou por ser uma etapa na qual foram coletadas informações em diversas fontes, tais como o modelo de Bordin (2003), bibliografia pertinente ao tema, profissionais encarregados do desenvolvimento do SIPROCON/PP e nas avaliações do sistema colaborativo. O modelo de Bordin (2003) contribuiu com o processo de concepção do sistema, como foi salientado anteriormente, em uma fase inicial de coleta de informações, ao fornecer uma hierarquia aos diretórios do processo de projeto representando a base do banco de dados que foi implementado no SIPROCON/PP. Na seqüência, tanto na fase destinada à especificação da modelagem quanto ao desenvolvimento do sistema em si, não se utilizou o modelo diretamente, em razão de não haver necessidade e devido às características peculiares acerca de cada uma destas etapas. A especificação da modelagem do SIPROCON/PP deve ser entendida como a fase na qual se interpretou as necessidades dos usuários do sistema para, posteriormente, traduzi-las em um formato que possibilitasse transmitir estas informações aos programadores do referido sistema.
Assim sendo, o desenvolvimento do sistema em si ocorreu independentemente do modelo de Bordin (2003) e isto evidencia a flexibilidade requerida ao se idealizar o sistema, reportando-se neste momento às premissas que foram adotadas quando da concepção do mesmo. Diante disto, pode-se afirmar que este sistema possibilitará a utilização de qualquer outro modelo de processo desde que possa ser adaptado para enquadrar-se à sistemática de funcionamento das ferramentas de controle, em virtude do modo como foram concebidas.
A conexão entre o presente trabalho e o de Bordin (2003) começou a se fortalecer a partir do momento em que se traduziu e se utilizou o referido modelo como base para o desenvolvimento de uma sistemática que possibilitasse por verossimilhança a simulação das situações do processo de projeto. Isto por sua vez, tornou o resultado do trabalho do referido autor um importante instrumento que auxiliou a realização da avaliação do sistema de um modo simulado.
7. O modelo de Bordin (2003) e a sistemática de representação do processo de projeto (SR/PP)
De acordo com a sistemática proposta por Bordin (2003) o prosseguimento da realização das atividades do processo de projeto de uma edificação somente ocorrerá após a conclusão das
atividades geradoras de informações necessárias para as atividades delas dependentes. Com isso, somente quando os resultados de cada atividade estiverem devidamente avaliados e liberados pela coordenação os demais projetistas envolvidos no processo poderão vir a fazer uso destes. Isto se entende como uma restrição, na qual somente se tem a continuidade dos trabalhos após os resultados finais de cada uma das atividades, estarem de acordo com o parecer do coordenador de projetos. Assim sendo, organizou-se a composição de cada atividade do processo de projeto, com três períodos, dos quais dois destinados aos projetistas e um ao coordenador de projeto, encarregado da avaliação, conforme consta na figura 1.
Figura 1 – Esquema da organização dos períodos das atividades
A modelagem da sistemática de representação do processo de projeto (SR/PP) se tornou necessária na medida em que uma avaliação do SIPROCON/PP com os futuros usuários, projetistas e coordenadores, em condições reais de projeto ficou comprometida tanto por razões de cunho tecnológico vinculadas ao sistema, quanto de cunho sociológico relacionada aos projetistas. Além disso, através da aplicação da SR/PP no decorrer das simulações evitou-se que as falhas do SIPROCON/PP solucionadas no decorrer do evitou-seu processo de desenvolvimento fossem identificadas somente durante o uso do mesmo, o que por sua vez poderia tanto afetar a realização do projeto em si quanto à futura implementação do próprio sistema.
Diante ao supracitado, o objetivo de se realizar a modelagem da SR/PP supri a necessidade de se reproduzir um processo de projeto do modo mais verossímil possível, ou seja, que se aproximasse ao máximo da realidade existente, para que assim se conseguisse efetuar as avaliações do SIPROCON/PP através de simulações. Assim sendo, primeiramente destaca-se a premissa de se conceber a SR/PP, de um modo semelhante a um jogo lúdico no qual, através de sorteios se determinariam quais ações deveriam ser realizadas pelos intervenientes e quais informações deveriam ser lançadas no sistema. Desta forma tornou-se necessário organizar algumas informações com o objetivo de compor a SR/PP como, por exemplo, identificar as ações dos usuários com relação ao processo e ao sistema, além dos dados de entrada que deveriam ser inseridos no SIPROCON/PP.
Assim sendo, a composição da SR/PP teve como base o modelo proposto por Bordin (2003) para a rede das atividades geradoras de informação do processo de projeto. Num primeiro momento coube analisar este modelo com o objetivo de extrair o máximo de informações possíveis. Com isso, identificaram-se alguns dados de entrada do sistema como, por exemplo, às relações de precedência, os responsáveis por cada atividade e as denominações acerca das atividades do modelo. Após, identificaram-se quais seriam as variáveis relacionadas a uma atividade tanto as correspondentes às ações dos usuários quanto as informações intrínsecas a cada atividade fossem estas relacionadas ao processo de projeto ou não.
Dentre as variáveis intrínsecas às atividades tem-se, por exemplo, o período necessário a realização da mesma, ou seja, a duração. Com relação ao processo, tem-se as ações dos intervenientes, e que não se referem aos procedimentos para definição dos produtos destas atividades, mas a outras ações que dizem respeito ao desenrolar do processo em si como, por exemplo, a realização dos uploads de arquivos.
Segundo Mattar (1997), no presente trabalho identificam-se dois tipos de variáveis:
− independentes (controladas): são as variáveis manipuladas e/ou controladas que influenciam no comportamento das variáveis dependentes. No presente trabalho serão controladas as seguintes variáveis: recursos (atributos e quantidades) e duração do projeto; − dependentes (medidas): são todas as influenciadas pelas variáveis independentes e cujos
resultados interessam aos pesquisadores. Sendo assim, as variáveis que serão medidas são o tempo de execução do projeto e consumo dos buffers.
Posteriormente, coube traduzir as variáveis em um formato que fosse possível o seu manuseio no decorrer da SR/PP, em especifico na realização dos sorteios. E para tal, desenvolveu-se um conjunto de cartões representativos destas variáveis tanto das ações dos usuários no processo quanto das informações, levando em consideração as opções tanto para um fluxo ótimo quanto alternativo. Segundo Cardoso (2003), um fluxo é considerado ótimo, quando nada de errado acontece e a entrada de dados levará ao resultado final sem erros ou problemas. E um fluxo é considerado alternativo quando e onde algo pode dar errado.
Após identificarem-se as variáveis e classificá-las tornou-se necessário estabelecer os momentos, ou em que tais ações deveriam ser realizadas, ou em que tais informações deveriam ser inseridas no sistema. Para tal, organizaram-se uma série de sorteios, os quais eram realizados em momentos pré-estabelecidos de acordo com as diretrizes da SR/PP com o objetivo de determinar tanto as ações que deveriam ser realizadas pelos intervenientes do processo quanto os dados que deveriam ser inseridos no SIPROCON/PP.
A SR/PP representou as fases do processo de projeto correspondentes ao planejamento e controle considerando as ações que deveriam ser realizadas sob o ponto de vista dos coordenadores, para que assim se conseguisse simular as decisões a serem tomadas por estes profissionais ao estarem atuando num processo de projeto. Assim sendo, foi possível demonstrar como as ferramentas de controle implementadas podem ser úteis ao processo de coordenação de projetos.
Diante esta abordagem macro acerca da SR/PP constata-se novamente que o objetivo deste trabalho não seria simplesmente desenvolver um sistema de controle e gerenciamento, ou somente comprovar se as ferramentas de controle implementadas seriam suficientes para auxiliar no controle de um processo. Mas, também, demonstrar ser plenamente possível, a partir do conhecimento do problema (por exemplo, as trocas de informações no processo de projeto), a criação de um modelo como proposta de melhoria (por exemplo, o modelo de Bordin (2003)) e o desenvolvimento de sistemas e ferramentas de auxílio, assim como técnicas de representação das condições verossímeis de uso deste sistema com o intuito de viabilizar a avaliação através de simulações.
8. Considerações finais
A utilização de um modelo de redes de precedências das atividades geradoras de informação é relevante para que se consiga determinar com precisão tanto as relações de interdependência quanto o momento de realização das trocas de informação. Através da utilização de um modelo como, por exemplo, o de Bordin (2003) em associação a um sistema que venha
auxiliar o trabalho da coordenação de projetos, será possível tanto aos projetistas, quanto ao coordenador acompanhar o desenrolar de todas as atividades integrantes do processo de projeto. No entanto, deve permanecer a ressalva da independência do resultado dos doias trabalhos. Tanto o modelo de Bordin (2003) poderá ser utilizado sem considerar a existência de um sistema conforme proposto, quanto do sistema de Oliveira (2004), diante ao que foi apresentado anteriormente, poder ser desenvolvido e empregado sem considerar este modelo. Contudo, a complementação proporcionada por ambos ao serem integrados é indiscutível e evidente. E isto se deve ao fato de que através do modelo das redes de precedência das atividades geradoras de informação têm-se as informações correspondentes à hierarquia e a prioridade de quem deveria ser informado, justificando-se a sua utilização para que se consiga determinar com precisão o momento das trocas de informações. E é neste sentido que o sistema proposto vem a corroborar com o trabalho da coordenação de projetos ao proporcionar as ferramentas necessárias para auxiliarem a programação e controle deste processo.
Referências
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