NEPAD PLANNING AND COORDINATING AGENCY
ANÚNCIO DE VAGA: ASSISTENTE DE ENTRADA DE DADOS E ARQUIVISTA- NO.VA/NPCA/A União Africana (UA) estabelecida como um corpo continental Pan Africano único, está encarregada de liderar a rápida integração de África e do desenvolvimento sustentável através da promoção da unidade, solidariedade, coesão e cooperação entre os povos de África e Estados Africanos assim como o desenvolvimento de uma nova parceria mundial. A sua Sede Principal está localizada em Addis Ababa, cidade capital da Etiópia.
A Nova Parceria para o Desenvolvimento de África (NEPAD) é o programa da União Africana adoptado em 2001 em Lusaka, Zâmbia, primáriamente dirigido ao alívio da pobreza e promoção do crescimento económico e desenvolvimento sustentável em África. Como consequência da integração da NEPAD nas estruturas e procedimentos da União Africana, foi estabelecida a Agência de Planeamento e Coordenação da NEPAD por Decisão da 14ͣ Assembleia da UA em Fevereiro de 2010 como um corpo técnico da União Africana, em substituição do Secretariado da NEPAD.
O mandato da Agência da NEPAD é o de:
i. Facilitar e coordenar a implementação de programas e projectos prioritários continentais e regionais;
ii. Mobilizar recursos e parceiros no apoio à implementação dos programas e projectos prioritários em África;
iii. Orientar e coordenar investigação e gestão de conhecimento; iv. Controlar e avaliar a implementação de programas e projectos; e
v. Defender a visão, missão e princípios/valores principais da UA e NEPAD.
Os escritórios da Agência da NEPAD estão localizados em Midrand, Joanesburgo, África do Sul
Com base no Acordo de Anfitrião entre o Governo da Républica da África do Sul e a União Africana para a NEPAD servir como um Escritório interino da UA Operando Fora da Sede Principal Geral da União Africana, a Agência de Planeamento e Coordenação da NEPAD convida candidatos que sejam cidadãos dos Estados Membros da União Africana para a posição de Assistente de Entrada de Dados e Arquivista.
A. Posição
Título: Assistente de Entrada de Dados e Arquivista Nível da Posição: GSA 5
Posto de Trabalho: Agência de Coordenação e Planeamento da NEPAD, Midrand, Joanesburgo, África do Sul
Supervisor: Director de Aquisições, Agência de Coordenação e Planeamento da NEPAD ou um Oficial Delegado
B. ÁREAS PRINCIPAIS DE DESEMPENHO
Sob a supervisão do Directo de Aquisições da Agência do Planeamento e Coordenação da NEPAD ou seu delegado/a , o Assistente de Entrada de Dados e Arquivista realizará a Entrada de Dados, gestão de arquivos e manutenção. Ele / ela irá organizar a papelada de acordo com um sistema de arquivamento eficiente e digitalizar todos os documentos importantes. Proteger e actualizar arquivos, bem como torná-los facilmente acessíveis aos usuários.
O Assistente de Entrada de Dados e Arquivista deve possuir uma compreensão séria de confidencialidade e protecção de dados. O candidato ideal será especializado em ICT e Gestão de Registos e orientado aos detalhes. O objectivo é preservar os registos PTSD da NEPAD e gerir a documentação de forma eficaz em nome dos requisitos de negócio da Agência.
Especifícamente, o Assistente de Entrada de Dados e Arquivista irá:
1. Manter registos de documentos recebidos na organização e arquivá-los correctamente usando referências e códigos apropriados e adequados.
2. Classificar arquivos e mantê-los de acordo com seu conteúdo, propósito e critérios do utilizador.
3. Adicionar novo material para arquivar registos e criar novos registos conforme necessário.
4. Responder a perguntas sobre registos e arquivos.
5. Atribuir e registar ou carimbar números de identificação ou códigos para catalogar os materiais a serem arquivados.
6. Manter um registro catalogado da localização dos arquivos em sistema electrónico para acesso fácil às informações.
7. Eliminar materiais desactualizados ou desnecessários, destruí-los ou transferi-los para armazenagem inactiva de acordo com directrizes de manutenção de arquivos e / ou requisitos legais da União Africana.
8. Inserir códigos de identificação de documentos em sistemas para determinar a localização dos documentos a serem recuperados.
9. Localizar e recuperar informações de arquivos em resposta a solicitações de utilizadores autorizados.
10. Manter registos de materiais arquivados ou removidos, usando diários (logbooks) ou PC.
11. Modificar e melhorar os sistemas de arquivamento, ou implementar novos sistemas digitais de arquivamento.
12. Realizar inspecções periódicas dos arquivos, a fim de garantir a colocação correcta, legibilidade e condição adequada e eliminar ou mudar os documentos indesejados e antigos para outros lugares.
13. Colocar os materiais em recipientes de armazenamento, tais como armários de
arquivos, caixas, caixotes ou gavetas, de acordo com a classificação e informações de identificação.
14. Digitalizar ou ler os materiais recebidos para determinar como e onde devem ser classificados ou arquivados.
15. Ordenar ou classificar informações de acordo com directrizes como conteúdo, finalidade, critério do usuário ou ordem cronológica, alfabética ou numérica.
16. Seguir os materiais removidos dos arquivos para garantir que os arquivos emprestados sejam retornados.
17. Projectar formulários relacionados aos sistemas de arquivamento.
18. Operar arquivos mecanizados que giram para trazer os registros necessários a um determinado local.
19. Manter o sigilo dos arquivos e certificar-se de que ninguém está fazendo uso ilegal da informação disponível com a empresa e os arquivos não são entregues a qualquer pessoa não autorizada.
20. Tirar fotocópias, classificar e arquivar documentos
21. Realizar tarefas gerais de escritório, como digitação, operação de máquinas de escritório e selecção de correio.
22. Realizar quaisquer outras tarefas afins que lhe forem atribuídas.
Requisitos de Conhecimento Técnico do Emprego Aptidões e Competências Requeridas
• Experiência comprovada em função de gestão de contratos (ou equivalente) em
um ambiente de aquisições e um bom conhecimento prático dos processos e técnicas de gestão de contrato.
• Conhecimento extensivo de procedimento e padrões internacionais para a
aquisição de bens e serviços.
• Competências interpessoais de alto nível, incluindo a capacidade de manter
contacto eficaz com uma gama de partes interessadas na prestação de consultoria especializada de gestão de contratos para permitir a obtenção dos resultados desejados.
• Alto nível de capacidades de comunicação a todos os níveis (escrito ou oral) e a
capacidade de negociar com os fornecedores na resolução de disputas.
• Competências analíticas e investigadoras comprovadas incluindo a capacidade de
usar MS Excel, Database e sistemas de Informação.
• Alto nível de precisão, atenção a detalhe e minúcia.
• Capacidade de rever, desenvolver e implementar directrizes e processos
operacionais.
• Capacidade demonstrada de trabalhar como parte de uma equipa na entrega de
resultados do projecto dentro de parâmetros especificados incluindo prazos e objectivos.
• Capacidade de identificar oportunidades contínuas de melhoria e inovação nos
• Capacidade de trabalhar sob supervisão limitada, ser proactivo, com iniciativa e
bom senso, incluindo experiência no planeamento, prioritização e organização de trabalho para si próprio ou outros para alcançar as metas e prazos.
• Conhecimento demonstrado dos Regulamento de Aquisições da União Africana,
regulamentos de auditoria e obrigações legais relativas a contratos estratégicos e todos os governos.
• Capacidade de trabalhar em um ambiente multi-cultural e multi-nacional. Educação e Experiência: Os candidatos devem ter no mínimo um Diploma em Sistema de Gestão da Informação (IMS), Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), Estudos Bibliotecários ou Compras e Fornecimentos. Qualificação apoiada por IT / C ou campo relacionado. Um diploma nestes campos ou afiliação a um orgão profissional relevante será uma vantagem adicional.
Os candidatos devem ter um mínimo de cinco (5) anos de experiência profissional progressiva na área de Estudos Bibliotecários, Sistema de Gestão da Informação (IMS), Tecnologia da Informação e Comunicação (ICT) ou Compras e
Fornecimentos apoiado por IT/C
C. Outras aptidões relevantes:
i. Capacidade de relacionamnto público interpessoal ii. Conhecimento de entrada de dados e arquivamento iii. Excelente capacidade de comunicação
iv. Conhecedor de informática v. Boas aptidões de escrita
vi. Experiência de trabalhar tanto independentemente como em equipa em um ambiente colaborador, é essencial.
vii. Grande atenção ao detalhe
viii. Capacidade de trabalhar sob pressão
ix. Conhecimento de IT, ERP software como SAP.
x. Excelente capacidades informáticas (ex., MS Word, Excel, Power Point, Access), Scanning e Fotocópias.
D. Requisitos de Idioma: Excelente Inglês e / ou Francês (falado e escrito) e fluência em qualquer outro idioma da UA seria uma vantagem adicional.
E. Requisito de Idade: De preferência os Candidatos devem ter entre 25 a 35 anos de idade.
F.
Mandato de Nomeação
: A nomeação deverá ser feita num contrato de curto prazo da UA por um periodo de um (1) ano, no qual os três (3) primeiros meses devem ser considerados como um periodo de estágio.G.
Integração do Género
:A Agência de Coordenação e Planeamento da
NEPAD é uma entidade patronal de oportunidades iguais e candidatas
femininas qualificadas são fortemente encorajadas a aplicar
.H. Aplicação
: Para aplicar, submita o seguinte, por favor:
a. Uma carta de motivação especificando as razões porque procura emprego na Agência de Planeamento e Coordenação da NEPAD.
b. Um curriculum vitae (CV) actualizado e detalhado , não excedendo cinco (5) páginas e indicando a sua nacionalidade, idade e género.
c. Três (3) referências com um conhecimento bom do trabalho dos candidatos, fornecendo detalhes de trabalho completos, telefone, fax e endereços de e-mails.
d.
Cópias autenticadas de licenciaturas e diplomas.
I. Remuneração: Salário básico indicativo de
US 18, 569,00 per annum
mais outras Prerrogativas ex,. Ajustamento Posterior(US$7,427.60 per annum),
Subsídio de Habitação($13 248, 00 per annum),
Gratificação(15%
do salário bruto)
em conformidade com as regras e procedimentos aplicáveis ao pessoal recrutado internacionalmente na União Africana.
J. Aplicaçðes devem ser recebidas até Segunda-Feira, 24 de Abril 2017 e devem ser dirigidas ao:
Head of Human Resources
NEPAD Planning and Coordinating Agency P O Box 1234
Halfway House Midrand, 1685
Email: [email protected] or [email protected]
Por favor, note que, se não tiver notícias nossas dentro de seis (6) semanas após a data de encerramento, considere gentilmente que o seu pedido não foi bem-sucedido.
A Nova Parceria para Desenvolvimento de África (NEPAD) é uma visão e quadro estratégico para uma renovação de África que é baseada numa compreensão partilhada que é imperativo erradicar pobreza e posicionar os países Africanos num caminho de crescimento económico e desenvolvimento sustentável. A Agência da NEPAD trabalha intimamente com a Comissão da União Africana (AUC), comunidades económicas regionais, governos nacionais, instituições de investigação, e organizações da sociedade civil na tentativa de erradicar a pobreza em África enquanto também expressa as preocupações de África ao nível global. Para mais informações consulte: www.nepad.org.
