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A importância do sistema de
informação contábil como fonte de
informações
para
tomada
de
decisões
Udo Strassburg Rodrigo Fiori Kety Gvlik Parizoto Cristiane Bazzotti Eva Fabiani de Mello Fonseca
Resumo
Atualmente, no contexto empresarial, podem-se conceituar os sistemas de informação como aplicativos que organize os dados da empresa e os transformem em informações geradas em relatórios. A Tecnologia da Informação (TI) auxilia as empresas que desejam manterem-se competitivas, pois além dela propiciar produtos melhores e mais modernos, faz também da informação, um instrumento eficiente de gestão empresarial para a tomada de decisões. Com isso, esse trabalho teve como objetivo apresentar a importância sobre a utilização dos sistemas de informação contábil como componente de auxilio na tomada de decisão. Para o desenvolvimento deste trabalho foi utilizada a metodologia da pesquisa bibliográfica buscando apresentar estudos e divulgar sobre o sistema de informação contábil, sua importância na tomada de decisão, e apresentar as características das informações para os gestores.
Palavras-chave: Sistemas de informações. Tomada de decisão. Contabilidade.
Introdução
Nos dias atuais, todas as empresas, para obterem o retorno almejado e se manterem no mercado, necessitam de controles eficientes para que os gestores possam estar a par do que está acontecendo, podendo, assim, tomar suas decisões em momento oportuno.
Nesse contexto, está inserida a contabilidade, que é a responsável pela organização dos documentos referentes às negociações efetuadas pela empresa, assim como o
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registro de todos os fatos ocorridos no período em consequência dessas negociações.
E para que a contabilidade possa estar bem organizada e em condições de fornecer as informações que seus usuários necessitam naquele momento, ela precisa do auxílio do sistema de informação contábil e das demais ferramentas da Tecnologia da Informação (TI) disponíveis para a empresa.
Sendo assim, o objetivo do presente trabalho é de destacar a importância da utilização do sistema de informação contábil como ferramenta para o fornecimento de informações para a tomada de decisão.
A justificativa da elaboração deste trabalho está na necessidade de divulgação da importância das informações oriundas do sistema de informação contábil, para empresas que buscam a excelência dos serviços prestados, que primem pela transparência de seus atos aos stakeholders e que tenham o compromisso de registrar todas as ocorrências de seu negócio, sendo avessas à sonegação.
A metodologia utilizada para o desenvolvimento do presente estudo foi a pesquisa bibliográfica, que se baseia no estudo da bibliografia disponível sobre o assunto.
A informação
Informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. Para Padoveze (2000, p. 43), “informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real ou percebido para suas decisões correntes ou prospectivas.”
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Enquanto conceito, a informação carrega uma diversidade de significados, do uso cotidiano ao técnico. Genericamente, o conceito de informação está intimamente ligado às noções de restrição, comunicação, controle, dados, forma, instrução, conhecimento, significado, estímulo, padrão, percepção e representação de conhecimento.
Mesmo que informação e dados sejam frequentemente usados como sinônimos, eles realmente são coisas muito diferentes. Dados representam um conjunto de informações não associadas e, como tal, não têm utilidade até que tenham sido apropriadamente avaliados. Pela avaliação, uma vez que haja alguma relação significativa entre os dados e estes possam mostrar alguma relevância, são, então, convertidos em informação. Agora, esses mesmos dados podem ser usados com diferentes propósitos. Assim, até que expressem alguma informação, os dados não possuem valor.
É comum, nos dias de hoje, ouvir-se falar sobre a era da informação, o advento da era do conhecimento ou sociedade do conhecimento. Como a sociedade da informação, a TI, a ciência da informação e a ciência da computação em informática são assuntos e ciências recorrentes na atualidade, a palavra “informação” é frequentemente utilizada sem muita consideração pelos vários significados que adquiriu ao longo do tempo.
Segundo Bill Gates (apud PEREIRA, 1997), “informação é algo que alguém deseja saber e está disposto a pagar por ela. A informação não é tangível nem mensurável, mas é um produto valioso no mundo contemporâneo, porque proporciona poder”. A informação é encarada, atualmente, como um dos recursos mais importantes de uma organização, contribuindo, decisivamente, para sua maior ou menor competitividade. De fato, com um aumento da concorrência, tornou-se vital melhorar a capacidade de decisão em todos os níveis.
4 Características e valor da informação
Quando uma informação não é suficientemente precisa ou completa, o gestor, profissional ou usuário das informações da empresa, pode tomar decisões equivocadas, podendo gerar grandes prejuízos sociais ou econômicos para a empresa. Por esse motivo, a importância da informação pode apresentar diferenças dependendo do valor que é atribuído, pelo usuário, para cada uma de suas características.
Conforme Padoveze (2000, p. 43), para que a informação seja considerada valiosa, ele deve atender aos seguintes requisitos:
Características da Informação
conteúdo precisão atualidade frequência relevância
entendimento confiabilidade relatividade exceção acionabilidade flexibilidade motivação
segmentação consistência integração
oportunidade objetividade volume generalidade
uniformidade de critério seletividade valor econômico
indicação de causas adequação a decisão
Figura 1: Características da informação Fonte: Adaptado de Padoveze, 2000, p. 43.
Já para Strassburg (2004, p. 56), as características da informação são as seguintes:
Características da informação
Útil Reutilizável Deve informar É um ativo
Deve ser gerenciada Deve ser oportuna Permite análises São dados em uso Tem valor econômico Não se deteriora Deve ter limites Está no relatório final
Seu valor é
determinado pelo usuário
Deve servir de base
para os gestores Deve ser discutida no contexto do usuário
Não se deprecia em função do uso
É composta de: dados coletados, organizados e ordenados Deve atender as necessidades dos usuários
Deve dar condições de comparação e relacionamento
Serve de apoio às estratégias e tomada de decisão
Figura 2: Características da informação Fonte: Adaptado de Strassburg, 2004, p. 56.
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Com essas características, a informação pode ser considerada como valiosa para quem se utilizar dela, pois estará mais próximo daquilo que os tomadores de decisão necessitam, para o bom andamento das atividades da entidade e o consequente alcance das metas propostas. Se as informações não forem acompanhadas das características descritas acima, decisões equivocadas poderão ser tomadas, ameaçando, muitas vezes, a continuidade da entidade. Se uma previsão imprecisa de demanda futura indica que as vendas serão maiores, o gestor pode entender que é necessário um investimento a ser obtido de terceiros e, se as vendas não ocorrerem, esse investimento se tornará um prejuízo que, certamente, diminuirá a margem de lucro a ser obtida. O valor da informação está diretamente relacionado com a maneira como ela auxilia os tomadores de decisão a atingirem os propósitos previstos para a empresa.
Dessa forma, Padoveze (2000, p. 44) descreve que o conceito de valor na informação está relacionado com:
a) A redução da incerteza no processo de tomada de decisão;
b) A redução do benefício gerado pela informação versus o custo de produzi-la; c) O aumento da qualidade da decisão.
O valor da informação está relacionado com o efeito, positivo ou negativo, que ela tem sobre os processos decisórios. Se a informação fornecida proporcionar condições para uma decisão adequada, então, ela terá valor. Caso contrário, terá pouco ou nenhum valor e muitas será desprezada.
Tecnologia da Informação
Durante muito tempo, a TI foi tratada como algo isolado nas organizações e restringia-se a poucas pessoas que trabalhavam no departamento de Centro de Processamento de Dados (CPD).
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Com o passar do tempo, a TI passou a ser utilizada nos processos industriais através de maquinários que melhoraram a qualidade e a quantidade dos produtos.
Nos últimos 30 anos, a proliferação de empresas vem provocando contínuas mudanças, aumentando a concorrência, fazendo com que as empresas aprimorem processos, a fim de permanecerem no mercado.
Nesse sentido, ignorar as novas tecnologias é andar na contramão da história da evolução econômica. Diante disso, as empresas e a sociedade pagam um preço elevado para atuar e viver em um mundo cada vez mais dependente da tecnologia. Para Cruz (2000, p. 24), “Tecnologia da Informação é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dado e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo”.
Segundo Alecrim (2004):
Sendo a informação um bem que agrega valor a uma empresa ou a um indivíduo, é necessário fazer uso de recursos da TI de maneira apropriada, ou seja, é preciso utilizar ferramentas, sistemas ou outros meios que façam das informações um diferencial competitivo.
Nesse cenário globalizado, onde a concorrência está cada vez mais acirrada, percebe-se que a informação se tornou o centro das atenções nos mais diversos processos, pois é através dela que se conhecem os custos de produção, o preço de venda, a margem de lucro e outros fatores indispensáveis – a gestão e o bom desempenho dos negócios.
Para Drucker (2001, p. 87), o mundo se encontra na quarta revolução da informação, tendo passado pelos seguintes acontecimentos:
7 Revolução da
informação Época Acontecimento
Revolução da imprensa
1ª +/- 4.000 a.C. Invenção da escrita
2ª 1.300 a.C. Criação de livros escritos a mão
3ª 1.450 Invenção da impressora com tipos móveis
4ª 1.950 Informações com foco na decisão
Figura 3: As revoluções da Informação Fonte: Adaptado de Drucker, 2001, p. 87.
Drucker (2001, p. 81; 92) ainda destaca que:
“[...] a nova Revolução da Informação não está acontecendo em Tecnologia da Informação (TI), nem em Sistemas de Informações Gerenciais (SIG), e nem sendo liderada por Diretores de Informações (DIs). Ela é conduzida por pessoas que a indústria da informação tende a desprezar: os contadores [...] e que ela será conduzida não por pessoas da TI, mas por contadores e editores”.
Nesse contexto, pode-se visualizar uma grande responsabilidade caindo sobre os contadores, que deverão estar preocupados não só em fornecer a informação mas também com quem irá recebê-las.
Sendo assim, verifica-se, que a TI tem um papel de suma importância nesse cenário, tendo em vista que proporciona exatidão e rapidez nas informações, gerando um diferencial competitivo para a empresa.
Nesse sentido, McGee e Prusak (1994, p. 3) afirmam:
“Em uma economia de informação, a concorrência entre as organizações baseia-se em sua capacidade de adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informação de forma eficaz. As organizações que liderarem essa competição serão as grandes vencedoras do futuro, enquanto as que não o fizerem serão facilmente vencidas por suas concorrentes”.
Para competirem de maneira eficiente, as empresas precisam evoluir tecnologicamente, tanto em questões físicas quanto em intelectuais. Terão de abandonar os modelos de comando e controle desenvolvidos para o processo mecânico e desenvolver um modelo voltado para as organizações digitais. Assim, entende-se que as empresas que não conseguirem administrar o processo de
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transição para uma economia globalizada e para o uso da TI estarão fadadas ao desaparecimento.
A Influência da TI na gestão empresarial
A TI contribui para modificar a cultura e a estrutura das empresas, bem como para agregar valor ao produto e penetrar em novos mercados.
A relação entre empresa-fornecedor e empresa-cliente muito melhorou após o surgimento da TI e sua evolução no que diz respeito à utilização de seus recursos nos processos empresariais. Dessa forma, a gestão empresarial vem obtendo benefícios, principalmente no que tange a informações para a tomada de decisão, com base nos dados acumulados através da contabilidade.
Os gestores devem estar atentos com relação aos recursos tecnológicos disponíveis no mercado, os quais poderão auxiliar a sua gestão, otimizando, dessa forma, o resultado do empreendimento colocado sob a égide de sua administração. Essa atenção também deve estar relacionada com as mudanças na forma de gestão das empresas tradicionais e empresas baseadas na informação, conforme aponta o quadro a seguir:
Empresa Tradicional Empresa baseada na informação
Burocracia Consenso
Padronização dos produtos e
serviços Massificação personalizada e qualidade
Padronização dos salários Salários baseados no conhecimento agregado aos negócios Estrutura hierárquica Descentralização e diluição da hierarquia
Autoridade Gerência participativa e diluição da hierarquia Centralização Recursos descentralizados, sinergia, trabalho em equipe Processo decisório centralizado Decisões participativas, gerência por processo, gerenciamento por resultados Planejamento centralizado Pensar globalmente e agir localmente
Controle centralizado Controle descentralizado
Figura 4: Diferença da empresa tradicional para a empresa baseada na informação Fonte: Rezende e Abreu, 2000, p. 104.
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Para que a TI seja utilizada corretamente e esteja à disposição dos gestores para o auxilio na tomada de decisão, as empresas devem treinar constantemente seu pessoal para dar o apoio necessário. A empresa precisa estar disposta a investir não somente na aquisição de equipamentos mas também em pessoal qualificado, para que estes possam estar operando da melhor forma possível os recursos disponibilizados a eles pela empresa. Com recursos tecnológicos e pessoal treinado, a empresa pode desenvolver um sistema de informações que melhor se adapte a suas necessidades.
Sistemas de informação
Os sistemas de informação são utilizados pelas empresas principalmente para agilizar o processo de tomada de decisão, disponibilizando informações oportunas e em tempo real aos tomadores de decisão. Como os tomadores de decisão estão dispostos nos três níveis de gestão, estratégico, tático e operacional, os encarregados pelo fornecimento das informações deverão fazer um estudo minucioso sobre as necessidades de cada um, verificando, dessa forma, o que deverá ser revelado, deixado claro ou trazido à tona, para que esta não se torne enviesada, podendo causar prejuízos posteriormente.
Para Padoveze (2000, p. 45), o sistema de informações pode ser conceituado como:
“[...] um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações para, com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais.”
Dessa forma, o sistema de informações é a reunião de vários elementos ou componentes inter-relacionados que coletam, manipulam e armazenam, difundem os dados e informações oportunas e relevantes para determinadas finalidades, e que serão úteis aos gestores da entidade.
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Para Strassburg (2004, p. 61):
“[...] os conceitos de sistema de informação estão fundamentados em três elementos básicos e fundamentais para a obtenção do resultado esperado, que são: entrada de dados, o processamento destes dados e a saída dos dados transformados (informação)”.
A entrada de dados (input) é responsável pela captação dos dados, que serão transformados em informações. Esses dados podem ser coletados tanto em fontes internas quanto em fontes externas à entidade, mas sempre levando em consideração o que deverá sair do sistema.
O processamento dos dados (processing) pressupõe a conversão ou a transformação dos dados em informações que sejam úteis para quem for utilizá-las. O processamento pode envolver cálculos, comparações, tomada de ações alternativas, e a armazenagem de dados e informações para uso futuro.
A saída, por sua vez, envolve a produção de informações que possam ser utilizadas pelos gestores, geralmente na forma de documentos, relatórios e dados de transações. São produzidas de formas variadas, segundo as necessidades de seus usuários. Ao mesmo tempo, as saídas de um sistema podem transformar-se em entrada para outro sistema e, até mesmo, como entrada para controlar outros sistemas.
Assim como os elementos básicos para obtenção do resultado citados, não se pode deixar de destacar a importância da retroalimentação (feedback) da informação, que constitui uma saída usada para fazer ajustes e modificações nas atividades de entrada e processamento. Por exemplo, erros ou problemas podem fazer com que os dados de entrada sejam corrigidos ou que um processo seja modificado. O feedback também é importante para os tomadores de decisão no que diz respeito a seus erros e acertos.
11 Classificação dos sistemas
Os sistemas podem ser classificados em sistemas abertos e fechados.
Um sistema aberto interage com o seu ambiente. Em outras palavras, há um fluxo de entradas e saídas por todos os limites do sistema. Todas as empresas são sistemas abertos. Matérias-primas entram para o sistema, são processadas e, após os bens e os serviços, saem para o ambiente, para os clientes e compradores.
Já um sistema fechado é o contrário do aberto. Nesse caso, não há qualquer interação com o ambiente.
De acordo com Freitas e Kladis (apud PEREIRA, 1997, p. 241), os sistemas de informações podem ser classificados em:
Sistemas de informações transacionais ou contábeis – responsáveis pelo processamento de um grande volume de informações para decisões administrativas de rotina;
Sistemas de Informações Gerenciais – os quais contêm informações periódicas de planejamento e controle para a tomada de decisão;
Sistemas de apoio à decisão – os quais contêm informações que auxiliam os decisores na geração de alternativas;
Sistemas especialistas – que assimilam a experiência dos decisores para a resolução de problemas semelhantes no futuro e sistema de apoio ao executivo.
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Sistemas de informação de apoio às operações;
Sistemas de informação de apoio à gestão.
O sistema de informação de apoio às operações auxilia todos os departamentos e atividades a exercerem suas funções operacionais como compra, produção, vendas etc.
Já o sistema de informação de apoio à gestão ocupasse das informações necessárias à gestão empresarial, obtidas através dos sistemas de informação de custos, de orçamento, de planejamento de caixa, de planejamento de resultados, centro de custos, do sistema de informação contábil, finanças, de controladoria e outros.
A junção dos dados de todos esses sistemas possibilitará a confecção dos mais diversos tipos de informação que os seus usuários necessitarão.
A contabilidade: ciência da informação
A contabilidade é um dos conhecimentos mais antigos e não surgiu em função de qualquer tipo de legislação fiscal ou societária, nem se embasou em princípios filosóficos ou em regras estipuladas por terceiros, mas na necessidade de controle do patrimônio.
Muitas tentativas foram feitas ao longo dos séculos para aplicação do controle patrimonial, até o surgimento do método das partidas dobradas, como frei Luca Paccioli.
O método das partidas dobradas, criado em 1494, com a publicação da obra “Summa de Arithmetica, Geomeria, Proportioni e Proporcionalita” consiste no princípio que para todo débito em uma conta, existe, simultaneamente, um crédito, da mesma maneira que a soma do débito será igual à soma do crédito, assim como a
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soma dos saldos devedores será igual à soma dos saldos credores. E foi um método revolucionário, utilizado até hoje pelos contabilistas.
Com a formação de grandes empresas, a contabilidade passou a interessar a grupos cada vez maiores de indivíduos como acionistas, financiadores, banqueiros, fornecedores, órgãos públicos, empregados, ou seja, a sociedade em geral, pois o desempenho das empresas tornou-se assunto de relevante interesse social.
A contabilidade surgiu para responder as dúvidas e atender as necessidades de seus usuários, adaptando-se a eles. Miranda (2006) afirma que a contabilidade formatou-se em concordância com o ambiente no qual opera, pois, como as nações têm histórias, valores e sistemas políticos diferentes, elas também têm padrões diferentes de desenvolvimento financeiro-contábil.
Dentre as várias informações, pode-se afirmar que a contabilidade surgiu com o propósito de auxiliar os gestores do patrimônio e foi um grande marco na história da civilização moderna, pois em muito contribuiu – e continua contribuindo – no intuito de melhorar o controle patrimonial das entidades e de buscar alternativas para melhor servir os tomadores de decisão da empresa.
O sistema de informação contábil
O sistema de informação contábil será o encarregado do registro de todas as ocorrências realizadas pela empresa, organizando-as de acordo com as necessidades dos interessados nas informações elaboradas através dele. Para Padoveze (2004, p. 143):
“[...] o sistema de informação contábil ou sistema de informação de controladoria são os meios que o contador geral, o contador gerencial ou o controller utilizarão para efetivar a contabilidade e a informação contábil dentro da organização para que a contabilidade seja utilizada em toda a sua plenitude”.
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Isso tudo deverá ser realizado dentro do enfoque sistêmico, visualizando a empresa de cima para incluir tudo o que interfere no negócio da empresa e vice-versa, tudo aquilo que a empresa influencia para aqueles que têm alguma ligação direta ou indireta com ela. Essa organização, através do sistema, tem objetivos a serem alcançados, conforme Riccio (apud PADOVEZE, 2004, p. 146) descreve:
“[...] com base nas diversas proposições examinadas, podemos resumir os objetivos de um sistema de informação contábil como sendo:
1. Prover informações monetárias e não monetárias, destinadas às atividades e decisões dos níveis Operacional, Tático e Estratégico da empresa, e também para usuários externos à ela.
2. Constituir-se na peça fundamental do Sistema de Informação Gerencial da empresa”.
E, assim, tentando se inserir na nova revolução da informação, destacada por Drucker (2001), que está colocando em evidência a informação fornecida, principalmente pela contabilidade, e a necessidade que os interessados no negócio da empresa possuem. Informações impressas, muitas vezes, não são úteis, mas
sim impressos com informações de que os usuários necessitam – estas farão
diferença.
Drucker (2001, p. 92) destaca que:
“[...] o mercado para informações existe, mas está desorganizado, bem como o suprimento. Nos próximos anos – certamente não mais que uma ou duas décadas – os dois (impresso e informação) irão convergir. E esta será a verdadeira nova revolução da informação”.
Essa convergência é algo que não será fácil de acontecer, pois esses novos conceitos terão de ser aprendidos e assimilados por todos para, então, surtirem resultados. Nesse sentido, Drucker (2001, p. 92) destaca que “organizações e indivíduos terão de aprender de que informações necessitam e como obtê-las. Eles terão de aprender a organizar as informações como seu recurso-chave”.
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Nesse sentido, não só as empresas e indivíduos terão de aprender sobre informações mas também os profissionais da contabilidade. Além disso, eles terão de se preocupar com as informações de que seus usuários necessitam no processo decisório.
Com relação a conceitos teóricos, o objetivo da contabilidade é fornecer informações que tenham utilidade a alguém, ou seja, aquilo que o usuário considera como elementos importantes para seu processo decisório.
Os usuários do sistema de informação contábil podem ser internos e externos. Ambos necessitam de informações distintas. A ênfase deve ser dada aos usuários internos, pois são eles que irão traçar o rumo do empreendimento com base nas informações fornecidas. Nesse sentido, os gestores são os principais usuários das informações contábeis. Por isso, os contadores deverão buscar um estreitamento maior com eles, a fim de conhecer os processos decisórios de cada um para conseguir atendê-los da melhor forma possível.
Conclusão
A contabilidade tem a função de registrar, armazenar e transformar os dados referentes às transações efetuadas pelas empresas no seu dia a dia, e isso possibilita a obtenção de um histórico de tudo aquilo que aconteceu durante períodos passados. Mas os dados do passado poderão ser utilizados para projeções e previsões futuras. A contabilidade também pode fornecer informações sobre o presente, sobre os acontecimentos daquele dia e daquele momento.
Sendo assim, através deste trabalho, ficou evidenciada a importância dos sistemas contábeis no processo de tomada de decisão, pois, através da contabilidade, pode-se identificar informações que auxiliam os gestores na condução dos negócios da empresa.
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Verificou-se, também, que todos necessitam de aprendizado constante, principalmente com relação ao tipo de informação de que cada indivíduo necessita, onde buscá-la (usuários) e de que forma fornecê-la (contadores).
Por fim, a contabilidade e os sistemas de informações são ferramentas que, juntas, colaboram para a geração de informações que auxiliam no processo da gestão empresarial. Através da parametrização do sistema de informação, a contabilidade fornece as informações conforme a necessidade dos gestores, nos mais diversos níveis da administração. Com isso, cada departamento, setor ou célula empresarial, por meio dos usuários das informações contábeis, podem melhorar o processo de tomada de decisão, uma vez que as informações correspondem mais fidedignamente com a realidade da entidade. E uma das questões mais importantes: o sistema de informação contábil servirá como base de dados para o Sistema de Informações Gerencial, possibilitando, dessa forma, que a contabilidade possa repassar a seus usuários impressos informações que realmente sejam úteis para a tomada de decisão.
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