Fevereiro/2014
Gerenciamento de Tempo: MS
Project
•
Garante o planejamento e execução do projeto em um
prazo adequado, consistindo na definição,
seqüenciamento e estimativa de duração das atividades,
com vistas a desenvolver e controlar a agenda do projeto
•
Inclui os processos necessários para realizar o término do
projeto no prazo
•
Definição de Marcos
Funções na gestão do tempo:
•
Melhorar a precisão das estimativas de tempo.
•
Auxílio na definição de uma baseline para medir e
controlar o desempenho.
•
Possibilitar acompanhamento e controle do projeto
tanto pelo “todo” como por fases
A 5ª Edição do PMBOK (2012) traz um novo
processo (Planejar Gerenciamento do Tempo)
que não será tratado aqui, sem prejuízo para
o aprendizado.
•
O gerenciamento do tempo envolve os seguintes
processos (PMI, 2008):
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Gerenciamento do tempo do projeto 6.1 Definição das atividades 6.2 Seqüenciamento de atividades 6.3 Estimativa de recursos da atividade 6.4 Estimativa de duração da atividade 6.5 Desenvolvimento do cronograma 6.6 Controle do cronograma
GERENCIAMENTO DO TEMPO
6.1 Definição da atividade – identificação das atividades específicas do cronograma
que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto.
6.2 Seqüenciamento de atividades – identificação e documentação das
dependências entre as atividades do cronograma.
6.3 Estimativa de recursos da atividade – estimativa do tipo e das quantidades de
recursos necessários para realizar cada atividade do cronograma.
6.4 Estimativa de duração da atividade – estimativa do número de períodos de
trabalho que serão necessários para terminar as atividades individuais do
cronograma.
6.5 Desenvolvimento do cronograma – análise dos recursos necessários, restrições
do cronograma, durações e seqüências de atividades para criar o cronograma do
projeto.
GERENCIAMENTO DO TEMPO
6.1 Definição da atividade – identificação das atividades específicas
do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as várias
entregas do projeto.
A EAP é a principal entrada para a definição das atividades, tendo sido
concebida no processo de Gerenciamento de Escopo.
GERENCIAMENTO DO TEMPO
6.2 Sequenciamento de atividades identificação e documentação das
dependências entre as atividades do cronograma.
Entradas para o processo: Declaração do escopo que contém a
descrição do produto do projeto que serve de base para o
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Ferramenta: Método do Diagrama de Precedência - MDP: Diagrama de rede que
representa as atividades por caixas (nós) e as interdependências por setas
INÍCIO
D
FIM
F
E
C
B
A
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Existem quatro tipos de relacionamento de dependência:
Término-Início: B só pode iniciar
após o término de A;
Início-Início: o início de A deve ser
simultâneo ao de B;
Término-Término: o término de A
deve ser simultâneo ao de B;
Início-Término: B deve terminar a
tempo de A iniciar. (caminho inverso)
PREDECESSORA
SUCESSORA
PREDECESSORA
SUCESSORA
PREDECESSORA
SUCESSORA
PREDECESSORA
SUCESSORA
•
Uma vez seqüenciadas, é preciso estimar os prazos de duração
de cada tarefa;
•
Identificar e quantificar os recursos (pessoas, equipamentos,
materiais) necessários para a execução de uma determinada
tarefa, bem como avaliar a disponibilidade destes recursos em
volume e calendário é um processo facilitador na estimativa
de durações;
•
Também é fundamental a busca de opiniões de pessoas
especializadas que tenham ampla experiência em trabalhos
semelhantes;
Técnicas para estimativa de prazo:
•
Opinião especializada:
−
Ex: Opinião da SPGF para o prazo de determinadas licitações.
•
Estimativa análoga:
−
Ex: Repetição da duração de determinada atividade do ano anterior.
•
Estimativa paramétrica:
−
Multiplicação da quantidade de trabalho a ser realizado pelo valor da
produtividade.
Técnicas para estimativa de prazo:
•
Estimativas de três pontos:
−
Determinar três cenários para cada atividade: Otimista, Pessimista, Mais
provável. Utilizar a fórmula:
•
Análise das reservas:
−
Utilizar a estimativa otimista na definição da duração em todas as
atividades e acrescentar uma “reserva” (ou buffer) ao fim do cronograma
como reconhecimento do risco do cronograma.
Cuidados que devem ser observados na estipulação dos prazos:
1.
A pactuação dos prazos com os responsáveis por cada tarefa
reforça o compromisso em torno dos prazos;
2.
Em projetos de abrangência interdepartamental ou
interinstitucional, é fundamental a inserção das outras áreas
no planejamento dos prazos das tarefas pelas quais elas são
responsáveis;
3.
Tarefas de longa duração não permitem um
acompanhamento apurado, sendo recomendável o
detalhamento das mesmas em outras tarefas mais curtas, e
portanto mais controláveis.
•
Com o seqüenciamento e as estimativas de duração,
obtêm-se uma primeira versão do cronograma, que deve
ser avaliada sob as seguintes perspectivas:
−
Caminho crítico: a rede de tarefas que ligam o início e o fim do projeto
sem folgas deve ser reavaliada, uma vez que qualquer atraso em uma
tarefa implica em atraso no término do projeto;
−
Disponibilidade de recursos: o cronograma deve ser confrontado com
os calendários de disponibilidade de recursos, de forma a se avaliar se
no momento planejado para a execução de uma tarefa, todos os
recursos necessários poderão ser empregados
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Projeto
Subprojeto
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos:
−
Um bom cronograma é aquele em que é possível visualizar em
detalhes o caminho utilizado para se chegar à entrega final
(marco do projeto).
−
Um cronograma ruim é aquele que não lhe permite
acompanhar o caminho utilizado para se chegar à entrega final
(marco do projeto), seja porque suas atividades não estão
devidamente organizadas em uma forma lógica e cronológica,
seja pela falta de detalhamento de atividades importantes.
Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos
Estratégicos:
•
Seguir o mesmo cronograma atual, mas a linha de base será
alterada;
•
Deve haver no mínimo uma atividade por mês no cronograma;
•
Marco final: a grande entrega do subprojeto;
•
Marco Intermediário: entregas relevantes que serão parte da
entrega final;
•
Um projeto não deve ter marcos apenas para dezembro;
Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos Estratégicos:
•
Aproveitar as etapas padrão na revisão do cronograma (licitação,
obras, convênios, etc) – serão encaminhadas pelo NCGERAES;
•
Os projetos em operação de crédito não poderão mudar a linha
de base, exceto:
−
Melhorar o detalhamento do projeto;
−
Demais argumentos deverão ser discutidos com NCGERAES?;
Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos
Estratégicos:
•
A revisão do cronograma dos Projetos Estratégicos que tem
obras sob responsabilidade do DEOP devem incluí-lo no
processo, gerando assim alinhamento sobre:
−
Novas inclusões;
−
Intervenções parcialmente planejadas;
−
Intervenções com necessidade de melhoria de
cronograma;
−
Validar cronogramas existentes;
Orientações para a revisão do Cronograma dos Projetos
Estratégicos:
•
As obras previstas devem acabar até o fim do governo (as
exceções deverão ser informadas);
•
Os marcos devem ser detalhados de forma que se consiga
identificar a que ele se refere. Ex: Ruim - Obra concluída. Bom
– Obra da Escola X concluída.
•
O detalhamento do cronograma deve refletir a EAP
elaborada para o Projeto Estratégico.
Exemplo: (relembrando a EAP...)
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
Cidade da Ciência e do Conhecimento - 2013 Construção do Campus da UEMG Licitação HomologadaInício das obras de implantação da primeira etapa do Campus da UEMG Infra-estrutura Portaria Construção da Sede da FAPEMIG Sede da FAPEMIG Implantada Intervenção Jaime Lerner
Entrega do Projeto Arquitetônico e Urbanístico da Cidade da Ciência e
do Conhecimento
1
2
3
4
PROJETO ESTRATÉGICO
SUBPROJETOS
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Quando realizar o cronograma não escrever o nome
do Projeto na primeira linha. A linha 0 é preenchida
automaticamente pelo MS Project, dando a ela o
nome do arquivo. Para aparecer a tarefa resumo do
projeto (linha 0), ir na aba “formato” e marcar a caixa
