Empresa: PRÓSPERA TRADING IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO LTDA. Rua Júlio Coutinho, 25 – 8º e 100 andar – Itajaí – Santa Catarina.
Tipo de Auditoria: Sistema da Qualidade – Interna
Data: 11 de julho de 2013
Equipe Auditora
Auditor Líder Mario Stachewski – Q2000
Objetivo da Auditoria: Auditoria interna para avaliação da implantação, manutenção e eficácia de Sistema de Gestão da Qualidade e atendimento ao programa da auditoria interna.
Sumário da Auditoria: Auditoria de adequação da documentação e conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade PRÓSPERA TRADING, com base nos requisitos da Norma ISO 9001:2008.
Escopo do SGQ: Prestação de serviços na importação por conta e ordem de terceiros.
Documentação de Referência:
− Manual da Qualidade – revisão 26.06.2013 − Fluxogramas dos processos
− Mapas de Atividades − Instruções Internas
− Documentos de origem externa e − Norma ISO 9001:2008
Auditor Líder: Mario Stachewski Representante da Direção: Ligia Ghisi - Gerente da Qualidade Auditados Fabio Fecondes – Presidente
Ligia Ghisi – Gerente da Qualidade Talita Corteline Pimentel – RH Cintia Bernardes – Financeiro Jeverson - Operacional
1 - Descrição dos requisitos e aspectos verificados Req.
ISO 9001:
2008
LEGENDA – C: conforme / NC: não conforme / OP: oportunidade de melhoria C N C
O P
1 4.1 4.2
O Sistema de Gestão da Qualidade da Próspera Trading apresenta-se
estabelecido, implementado, mantido e com melhorias através do atingimento das metas (parciais) da qualidade (2013).
Evidências: Manual da Qualidade e Objetivos e metas da qualidade e relatos do Presidente e Gerência da Qualidade
Auditada: Fábio Fecondes e Ligia Ghisi
X
2 4.2.3 Os documentos verificados (Fluxograma Operacional, Comercial e Manual da Qualidade) atendem os requisitos de Controle de documentos.
X 3 4.2.4 Alterar o nome do registro (pasta Operacional) de: numérico para: alfanumérico X 4 4.2.4 Alterar o modo de descarte do registro (Operacional) de: rasgar/lixo para:
fragmentar X
5 4.2.4 Inserir no Controle de Registros o registro Controle Contratos Fechados X 6 5.1 Foi evidenciado o comprometimento da Direção através participação ativa em
todos os processos e atendimento aos requisitos internos e legislação aplicável, da disponibilidade de recursos, determinação e cumprimento das metas dos objetivos da qualidade
Evidências: Aplicação dos requisitos legais em processos – PRO O859 MA/13, Objetivos da Qualidade 2013 e infraestrutura adequada.
X
7 5.2 Foi evidenciado o comprometimento com o foco no cliente através da resposta deste, através dos resultados da pesquisa de satisfação de clientes externos (04.05.2012) - meta: 95%, resultado 96,57. Não foram identificadas reclamações de clientes nesta avaliação.
Auditada: Ligia Ghisi
X
8 5.3 A Política da Qualidade é entendida pelos funcionários e a sua comunicação foi considerada eficaz.
Auditados: Funcionários do Processo Operacional e Processo Comercial e do RH.
X
9 5.4 Os três objetivos da qualidade estão estabelecidos e as metas de 2013
apresentam atendidos ou em trajetória de atendimento até dezembro de 2013. Satisfação de cliente externo – meta: 95,00%, atingido: 98,87%
Satisfação de cliente interno (funcionários) – meta: 95,00%, atingido: 96,43% Crescimento de Faturamento – Atingir valor do faturamento de no mínimo o valor estipulado pela legislação (R$280 milhões) – Conquistado até junho.2013 – R$150.000.000,00
X
10 5.5 As responsabilidades e autoridades estão estabelecidas (perfil de cargo) e comunicados aos funcionários.
X 11 5.6 São realizadas análises críticas da direção contemplando todos os requisitos de
entradas e de saídas previstos no Manual da Qualidade – ACD
Evidências: Atas ACD de 21.03.2012 – complementadas com as reuniões gerenciais quinzenais –
08.07.2013.
X
12 6.1 Há planejamento de recursos na ACD, na aplicação da ferramenta da qualidade 5W1H, e banco de ideias que complementam necessidades para a infraestrutura.
(fluxogramas e mapas quando aplicável).
14 6.2 Alterar o Perfil de Cargo do Gerente de Negócios para atender aos requisitos de competência adequados a situação atual.
X 15 6.2 Alterar o Currículo do funcionário Manuel Figueiroa para atender aos requisitos do
Perfil de Cargo.
X 16 6.2 Verificados Fluxograma FLRH14 / março 2013 e Mapa MARH01 – julho 2013. X 17 6.3 A infraestrutura é adequada às atividades. X 18 6.4 O ambiente de trabalho apresenta-se adequado para execução das atividades. X 19 7.1 O planejamento da realização do produto é realizado através da ACD.
São planejadas novas sistemáticas formais de Planejamento (ações preventivas e 5H1H)
X
20 7.2 Formulários e registros praticados no processo do Fluxograma Comercial não estão contemplados na lista de documentos e lista de registros.
Verificado atividade de Gerente de Negócios (Manuel Figueiroa) alocado em São Paulo.
Fluxograma FCL09 – Negociação Produtos não CAMEX – março.2013
Cliente Aluth – Comércio de Bebidas Ltda. Contrato de 27.06.2013 – produto Vinho Controle Contrato Fechado
Fluxograma FCL10 Negociação Produtos CAMEX Ampicilina – 29411010
Avilamicina – 29419073
Estão estabelecido indicadores de visita x fechado x resgatado – ainda sem meta definida.
X
21 7.3 Projeto e desenvolvimento
Requisito não aplicável. Os processos não utilizam os requisitos de projeto e desenvolvimento.
- - -
22 7.4 Inserir na lista de fornecedores avaliados o fornecedor de descarte de papel (pastas do operacional).
X
23 7.4 Concluir a avaliação do fornecedor Escrita X
24 7.4 Verificada a metodologia de avaliação de fornecedores.
Avaliação de Fornecedor – mensal Junho 2013. Fornecedores Agua Marinha, Italog e Luar Transportes.
Verificados o fluxograma FLF04 – março 2013, Registro Avaliação de
Fornecedores de Serviços Indiretos – Fornecedores avaliados: Graforte, Matrix, RC Papeis e Dix Paper.
X
25 7.5.1 O planejamento da realização do produto são tratados na ACD e ferramentas como 5W1H.
X 26 7.5.1 Avaliado o Fluxograma Operacional e o processo PROO859 MA/13
Cliente JTC – produto Grão de Bico
Fluxograma – FLOP01b – março/2013, verificado a LI, NCM 07.132090 – Aduaneiras
Check list 5 – ordem de documento da pasta
X
27 7.5.2 Requisito não aplicável. Foi evidenciado que não são aplicáveis ao SGQ da Próspera Trading processos que necessitam de validação.
28 7.5.3 Os produtos (pastas de processos) são identificados e rastreados. Há segregação das pastas de processos em caso especiais (por exemplo – canal vermelho).
X 29 7.5.4 Os produtos/informações de clientes são preservados. X 30 7.5.5 Os produtos (processos) são preservados adequadamente - Operacional – pastas;
Comercial – pastas.
X 31 7.6 Controle de equipamentos de medição e de monitoramento
Requisito não aplicável. Não são utilizados equipamentos para estas finalidades.
- - -
32 8.1 Os meios de controle e de gestão da qualidade são planejados e aplicados. Foi implantado um blog – Aqui tem qualidade, para informar o andamento dos requisitos do SGQ, promover e formar ferramentas da qualidade, motivar para indicar e executar melhorias.
X
33 8.2.1 Realizado pesquisa de satisfação de clientes em 2013.
Evidências: Pesquisa de satisfação de clientes – meta 95% - alcançado: 98,87%
X
34 8.2.2 São realizadas auditorias internas como planejado no Manual da qualidade e plano de auditoria.
Foram verificadas as pendências da auditoria do organismo certificador (RINA – 05.07.2012) e da auditoria interna (06.12.2012) e constatadas que ações corretivas foram executadas e consideradas eficazes.
X
35 8.2.3 Os processos são monitorados através reuniões gerenciais (quinzenais) e através de check lists citados no manual da qualidade (Processos Comercial e Processo Operacional)
X
36 8.2.4 Os produtos são monitorados através de check lists - Processo Operacional e Processo Comercial.
Processo Operacional – PRO 0859 MA/13 , Processo Comercial Cliente Aluth Comércio de Bebidas Ltda. – contrato 27.06.2013.
X
37 8.3 Verificados registros de não conformidade e não conformidade potencial (SAC e SAP)
SAC 063.13
Planilha de Ocorrência de Erros Operacionais de 2013
X
38 8.4 Os dados são analisados para tomada de decisão nas reuniões gerenciais quinzenais.
X 39 8.5.1 São tomadas ações para melhoria do SGQ (ACD e Banco de ideias) X 40 8.5.2 As ações corretivas são registradas através do formulário SAC.
Evidências: SAC 063.13
X 41 8.5.3 Para registro de ações preventivas é utilizado o formulário SAP. X
3 – Resumo da Auditoria - Não conformidades: 0 (zero)
4 – Conclusão
O Sistema de Gestão da Qualidade da PRÓSPERA TRADING foi submetido a uma auditoria de adequação e conformidade em relação aos requisitos da norma ISO 9001:2008.
Convém ressaltar que a condução da auditoria foi baseada em amostragem limitada, o que não elimina a possibilidade de que outras não conformidades do Sistema de Gestão da Qualidade da PRÓSPERA TRADING venham a ser identificadas futuramente.
O Auditor verificou a adequação da documentação – Manual da Qualidade e documentos complementares - bem como verificou, por meio de amostragem aleatória, a existência de registros que evidenciam a efetiva implantação e manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade da PRÓSPERA TRADING.
O Auditor julga que o Sistema de Gestão da PRÓSPERA TRADING, de forma geral, está conforme com os requisitos da norma de referência e com o Regulamento do OCS (RINA).
