PRODEPA-5s[1]

VOCÊ CONHECE OS " CINCO Ss "?

Quando você chega ao seu escritório, ou mesmo a sua casa, e encontra tudo em ordem (as coisas guardadas em seus devidos lugares, limpeza), fica mais fácil realizar qualquer tarefa, não é mesmo?

Assim sendo, as condições ideais de limpeza e organização são pontos fundamentais para bem vivermos, pois o simples fato de limpar e organizar determinado local, já nos dá a sensação de conquista, dia-a-dia.

Quando você lança uma pedra para cima, após determinada altura ela tende a descer - é o resultado da força da gravidade. Considere a sujeira da mesma forma: TUDO O QUE ESTÁ LIMPO TENDE A SUJAR, E TUDO O

QUE SUJA TEM QUE SER LIMPO, E NA MESMA HORA.

A refeição não termina quando terminamos de comer; ela termina quando o prato esta lavado e guardado em seu devido lugar. Lavar os pratos após as refeições é bem simples e faz parte do ato de servir a refeição. Mas se você deixa para lavar depois, a sujeira gruda e tudo fica mais difícil.

Aproveitar o embalo do trem que já está se movendo é muito mais fácil do que parar o trem e depois ter de ligar a locomotiva e começar tudo outra vez. Aproveite este conceito da locomotiva em movimento - LAVANDO,

ARRUMANDO MAIS ALGUMA COISA QUE ESTEJA POR PERTO DE ONDE A AÇÃO ESTEJA SENDO REALIZADA.

Exemplo: se você acabou de escovar seus lindos dentes e está lavando a escova, por que não passar um guardanapo ou pano molhado no espelho, para que este sempre esteja limpo, refletindo bem a sua beleza?

O que acontece quando você estende um elástico? ele exerce uma força contraria, não é? Como você pode aplicar esse conceito para manter as coisas em ordem? CADA VEZ QUE VOCÊ TIRAR UM OBJETO DO LUGAR,

IMAGINE QUE HÁ UM ELÁSTICO PRESO A ESTE OBJETO, PUXANDO-O PARA SEU LUGAR DE ORIGEM.

Se você é daqueles que tem problemas por largar as coisas que trazem da rua no primeiro móvel que encontram dentro de casa, VISUALIZE ONDE

COLOCARÁ O DEVIDO OBJETO ANTES MESMO DE ENTRAR EM CASA !

Já viu aquelas formas de bolo que têm um buraco no meio? Quando a pessoa está preparando o bolo, ela sabe que naquele buraco não deve colocar a massa - assim como você deve saber exatamente O LUGAR

Um marinheiro morava em uma grande casa, cheia de cômodos, mas tudo era muito limpo, sempre. Perguntado como fazia tudo, pois morava sozinho, ele respondeu que aprendeu quando estava em alto mar, no navio, que de tão grande, lembrava um grande hotel, cheio de cômodos.

Lá, a regra adotada pela Marinha era: limpar a cada dia um dos cômodos do navio e "dar uma geral" nos outros compartimentos.

A busca da qualidade total é contínua, ou seja, a todo momento devemos estar atentos, buscando sempre atingir o máximo de qualidade naquilo que estamos fazendo.

Não é preciso muita inteligência para percebermos que, primeiro, temos que estabelecer a ordem, e em termos de prevenção de doenças, através da higiene do local onde moramos ou onde trabalhamos.

COMO SURGIU O "CINCO Ss"?

No final da década de sessenta, o Japão, uma das maiores potências do mundo, passou a adotar o estilo TQC (Total Quality Control), ou seja, qualidade total, ou House Keeping - cuidar da casa.

Grandes empresas do primeiro mundo passaram adotar este estilo, e hoje, Empresas e famílias utilizam em seus escritórios ou residências, com sucesso.

No Brasil, esse grupo técnico ficou conhecido como 5

S

SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE.

SEIRI: Senso de organização, utilização, liberação da área

SEITON: Senso de ordem, arrumação

SEISO: Senso de limpeza

SEIKETSU: Senso de padronização, asseio, saúde SHITSUKE: Senso de disciplina, autodisciplina

Se colocarmos o machismo de lado, chegaremos a conclusão de que, se em uma família, cada qual fizer a sua parte, o esforço será bem menor para cada um individualmente, e o resultado final será alcançado de forma mais gratificante e duradoura.

ESSE É O DESAFIO DOS 5 Ss: QUE TAL COMEÇAR HOJE A PRATICAR?

COMO PRATICAR OS 5 Ss EM MINHA CASA?

O conceito-chave A UTILIDADE.

É ÚTIL? CONSERVE. NÃO É ÚTIL? DESCARTE.

É útil hoje? Se só será útil futuramente, jogue fora.

SEITON: ordem, arrumação.

Arrumar e organizar tudo, faz com que o espaço pareça maior, e poderemos trabalhar com mais conforto e tranqüilidade.

SIMPLIFICAR É PROCURAR O MÁXIMO DE RESULTADOS COM O MÍNIMO DE ESFORÇOS.

SEISO: limpeza.

LIMPAR A SUJEIRA, MAS TAMBÉM ENCONTRAR DESTINO CERTO PARA O LIXO.

SEIKETSU: padronização, asseio, saúde.

SABER AVALIAR SE OS 5 Ss ESTÃO SENDO APLICADOS EFICAZMENTE. SHITSUKE: disciplina, auto-disciplina (eu me corrijo).

CONQUISTAR A CAPACIDADE DE FAZER AS COISAS COMO ELAS DEVERIAM SER FEITAS, FAZER O QUE TEM QUE SER FEITO MESMO QUE NINGUÉM VEJA.

SUB-DIVISOES DO SHITSUKE:

SETSUYAKU: economizar tempo, espaço, materiais, etc.

SEKINIM: responsabilidade.

COMO PRATICAR

- O que deve ser jogado fora?

- O que deve ser guardado num depósito? - O que pode ser útil para outra pessoa? - O que deve ser consertado?

- O que pode ser vendido?

SEITON (ARRUMAÇÃO)

- Um l uga r pa ra ca da c o i sa - Ca d a c o i sa e m se u l uga r

- Cada coisa tem seu único e exclusivo lugar

- Cada coisa, após o uso, deve estar em seu devido lugar - Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso - Ter o que é necessário, na quantidade certa, na hora certa

SEISO (LIMPEZA)

- Cada um é responsável pelo seu espaço

- Todos devem deixar o que usaram limpos, antes de guardá-los - As mesas, armários e móveis devem estar limpos

- Nada deve ser jogado no chão

- Não existe exceção quando se trata de limpeza

- O objetivo não é impressionar visitantes, mas proporcionar o ambiente ideal para se obter a qualidade total

SEIKETSU (HIGIENE)

- Em um a mbie nte li mpo , a se gura nça é ma i o r

- Que m nã o c ui da be m de si me smo , n ã o me re ce c re di b ili da de

SHITSUKE (DISCIPLINA)

- Ordem, rotina e constante aperfeiçoamento - É a rotinização da melhoria alcançada - Obe diê n ci a à ro ti na

APLICANDO OS 5 Ss NO DESENVOLVIMENTO PESSOAL

Para o povo japonês, altamente disciplinado, é fácil aplicar este método. Já para os brasileiros... é necessária uma conscientização da importância da adoção desse sistema.

Essa abordagem não se aplica apenas no "House Keeping" (cuidar da casa), mas também como uma filosofia de vida.

SEIRI - A PARTE DA ORGANIZAÇÃO ATRAVÉS DO DESAPEGO

O budismo (filosofia oriental) afirma que sofremos por apego as coisas que não nos pertencem, como por exemplo: nosso corpo, nossas roupas, nossos bens materiais, ou os pensamentos dos outros.

Se seu corpo realmente lhe pertence, você jamais ficaria doente, ou morreria, não é? Suas roupas de quando você ainda era bebê ainda lhe cabem? Você as usa? Seus bens materiais podem ser roubados por algum ladrão, logo, não te pertencem!

Você cuida de seu corpo, de sua roupa, de seus bens, por que deseja que elas fiquem com você por mais tempo, portanto, pare de pensar que é

seu aquilo que não lhe pertence. Não lhe pertencem as decisões que não

se originam em seus pensamentos e as ações que independem das decisões que se originam em seus pensamentos.

E O QUE NOS PERTENCE? NOSSOS PENSAMENTOS NOS PERTENCEM!

Em qualquer situação, por pior que sejam as condições impostas pela vida, seus pensamentos lhe pertencem, como também as ações que você consegue realizar a partir das decisões que se originam em seus pensamentos.

Note bem que ter a intenção não basta. Se você decide os 5 Ss na sua empresa, mas não põe a "mão na massa", nada disso vai funcionar. É sua responsabilidade e seu dever fazer o que esteja ao seu alcance para que tudo dê certo.

Portanto, note que é importante para você administrar as coisas que lhe pertencem (pensamentos, decisões e ações). Em termos filosóficos, procure meditar profundamente sobre desapego.

Comece o "Dia da Grande Limpeza" em que se libertará - na mente e na prática - de todas as coisas inúteis da sua vida.

Velhas paixões? Lance-as fora.

Frustrações porque não conseguiu realizar ou ter coisas que na realidade nunca lhe pertenceram (nem pertencerão)? Lance-as fora.

Angústias por um futuro que você nem sabe se virá (não lhe pertence)? Lance-as fora.

Roupas que não lhe serve mais? Livros velhos? Modos de pensar limitadores, que o impedem de crescer? Lance-os fora.

Depois de ter jogado fora tudo que não precisava mais, é hora de organizar suas idéias, selecionando uma série de princípios relacionados com sua vida, para que os adote como estratégia para decisões importantes.

Por exemplo, em termos de estratégias mentais, você pode adotar os princípios religiosos ou filosóficos - os dez mandamentos, as quatro nobres verdades do Budismo, os códigos de Hamurabi, as leis do Alcorão, ou qualquer outro tipo de código que lhe agrade.

Quanto às estratégias relacionadas com as atitudes organizacionais, pode organizar "check lists" que abranjam os princípios que você adota em suas tomadas de decisões; você pode adotar "softwares" que facilitem a organização e a operacionalização de sua vida profissional e pessoal.

A implantação do Seiri exige que decisões mentais que você tomou sejam aplicadas diariamente, no verdadeiro espírito do KAIZEN (dedicação continuada).

SEITON - RITUAIS DE ARRUMAÇAO MENTAL

Já notou que tudo na vida segue um ritual? Você tem um ritual para tomar banho, escovar os dentes; tem um ritual para se dirigir ao local de trabalho; tem um ritual para adotar os procedimentos no desempenho de sua

Tudo na vida são rituais, uns mais eficientes que outros.

Quando você ganha uma roupa nova, guarda em seu armário ou imediatamente retira uma roupa usada para doá-la a alguém que esteja mais necessitado do que você?

A razão é simples, o Seiri já ensinou a descartar o que não é útil, e como tenho um só corpo, só tenho necessidade de um determinado número de roupas. Este é um ritual, e os seus? Você tem rituais para tudo o que é importante em sua vida?

Stephen Covey demonstra, em seus livros, que perdemos muito tempo com

atividades urgentes, ao invés de dedicarmos nosso tempo às atividades importantes. Tendemos a sermos meros "apagadores de incêndios".

Quem se dedica ao que é urgente não tem tempo de se dedicar ao que é importante

Antes de priorizar minha agenda em função da urgência, devo dedicar mais tempo às coisas importantes, e minha vida tomará um rumo satisfatório, e até me sobrará tempo.

O Kaizen deve ser um imperativo sempre presente. Quando desempenho uma determinada tarefa, estou sempre voltado a um processo de melhoria contínua.

Se, por exemplo, você paga as contas bancárias no dia em que as recebe, os bancos estão vazios - eles estão cheios no dia em que as contas vencem.

SEISO - A LIMPEZA COMO CONCEITO DE VERIFICAÇÃO E HARMONIA

Quando as coisas estão em ordem, qualquer coisa que esteja em desordem salta aos olhos. É por essa razão que os 5 Ss são a base da qualidade total. Sem eles, fica difícil saber o que esta destoando.

É por isso também que o Seiso permite a verificação de como estão indo as coisas.

Já notou que a desarrumação no quarto das crianças coincide com a adolescência? Na adolescência, há uma espécie de desarrumação mental, que acaba transbordando para o local onde o adolescente vive.

Quando ele conseguir organizar a sua mente, provavelmente o local onde viverá irá ser organizado também. Quanto mais tonto, mais desorganizado. As pessoas que não se amam, ou não conseguem conquistar ninguém que as

Um lugar asseado e limpo, predispõe ao trabalho organizado e construtivo.

É interessante compreender que resultados são conseqüências. Dinheiro é conseqüência do trabalho - se você não tem dinheiro suficiente, está trabalhando pouco ou está trabalhando errado.

Limpeza é conseqüência de uma vida harmoniosa - se existe sujeira a sua volta, é porque esta faltando harmonia em sua vida.

Se por um lado isso é mau, por outro lado, oferece a você a evidência de que alguma coisa não está harmoniosa e você passa a ter a oportunidade de verificar o que está havendo e consertar o que precisa ser consertado.

SEIKETSU - A ARTE DE SIMPLIFICAR E PADRONIZAR

As grandes verdades são extremamente simples e chegam a espantar por sua transparência - daí a grande importância de você implantar os conceitos dos 5 Ss em sua vida pessoal.

Como posso simplificar isso, tornando-o mais prático e mais eficiente? (Pöpper). Não conte com as verdades estabelecidas, vá mais além,

descubra as maneiras novas de fazer as mesmas velhas coisas.

Assim que puder, faça um curso de criatividade, leia livros sobre o assunto, não se contente com o óbvio.

SHITSUKE - DISCIPLINA A ARTE DE MOTIVAR-SE PARA O SUCESSO

A palavra disciplina vem do latim Disciplinare, e significa, literalmente,

ensinar alguma coisa a si mesmo.

Disciplina não significa esforço nem sacrifício, significa, sim, dedicação continuada (Kaizen) à obtenção de resultados eficientes!

PENSAMENTO LINEAR - A CRIAÇÃO DE METAS

A SEGUIR, ALGUMAS SUGESTÕES PARA VOCÊ:

- Considerando suas responsabilidades atuais em relação a sua profissão e a sua vida pessoal, defina quais são as suas metas e seus objetivos em termos mensuráveis;

- Decida agora mesmo com que regularidade e periodicidade irá proceder a uma avaliação de resultados;

- Crie um roteiro de perguntas de auto-avaliação que lhe permita avaliar com precisão (e sem se auto-enganar) onde você está em relação as suas metas;

- Agora que estabeleceu os mecanismos de autoverificação, proceda ao estudo do problema e a escolha das técnicas e recursos que pretende aplicar;

- Se não tiver alcançando seu objetivo: a) flexibilize; b) tome novas decisões; c) obtenha novos recursos emocionais, pela prática regular do

Kaizen.

Maiores informações:

Nélio da silva Luz – Coordenador da Qualidade Telefone: (91) 211 5412 / 5408 / 5207