UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIAS, SECRETARIADO EXECUTIVO E FINANÇAS - FEAACS
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
RAFAEL OLEGARIA DE OLIVEIRA
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS: A APLICAÇÃO EM CONTEXTO DOS GRADUANDOS EM SECRETARIADO EXECUTIVO
FORTALEZA 2018
RAFAEL OLEGARIA DE OLIVEIRA
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS: A APLICAÇÃO EM CONTEXTO DOS GRADUANDOS EM SECRETARIADO EXECUTIVO
Monografia apresentada ao curso de Secretariado Executivo do Departamento de Administração da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Secretariado Executivo. Orientadora: Profª.Dra. Conceição de Maria Pinheiro Barros
FORTALEZA 2018
RAFAEL OLEGARIA DE OLIVEIRA
FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS: A APLICAÇÃO EM CONTEXTO DOS GRADUANDOS EM SECRETARIADO EXECUTIVO
Monografia apresentada ao curso de Secretariado Executivo do Departamento de Administração da Universidade Federal do Ceará, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Secretariado Executivo. Orientadora: Profª. Dra. Conceição de Maria Pinheiro Barros
Aprovada em: ___/___/______.
BANCA EXAMINADORA
________________________________________ Profª.Dra. Conceição de Maria Pinheiro Barros
Universidade Federal do Ceará (UFC)
_________________________________________ Profª. Dra. Elaine Freitas de Sousa
Universidade Federal do Ceará (UFC)
_________________________________________ Prof.ª. Me. Joelma Soares da Silva
A Deus.
AGRADECIMENTOS
À UFC, pelo apoio financeiro com a manutenção da bolsa de iniciação acadêmica, que me permitiu permanecer estudando nos primeiros semestres do curso.
À Prof.ª. Dra. Conceição de Maria Pinheiro Barros, pela paciência e compreensão durante a minha orientação.
Aos professores participantes da banca examinadora Prof.ª. Dra. Elaine Freitas de Sousa e Prof.ª. Me. Joelma Soares da Silva pelo tempo, pelas valiosas colaborações e sugestões.
Aos alunos do curso de Secretariado Executivo entrevistados, pelo tempo concedido no preenchimento do questionário.
As colegas de trabalho, Evilene Lima Fernandes e Sandra Silva Alves que insistiram para que eu continuasse a estudar e não desistisse.
Em especial, agradeço a minha colega de trabalho Cristiana Ferreira da Silva, que me ajudou tanto na construção do meu projeto.
Agradeço aos meus pais e irmãos, que, do jeito de cada um, sempre acreditaram que eu poderia me formar.
Sou muito grato à amizade, o apoio e a compreensão do meu amigo Plínio Mairo Rodrigues Andrade, nos últimos tempos.
“A maneira como você coleta, gerencia e utiliza as informações determina se você vai vencer ou perder.”
RESUMO
Ao longo dos anos, a profissão de Secretariado Executivo passou por diversas transformações para acompanhar a globalização e as exigências do mercado de trabalho. As tecnologias da informação passaram a ser fundamentais para a realização de suas atribuições, como efeito deste processo, fazendo com que esses profissionais precisassem estar sempre atentos às mudanças de tecnologia. A pesquisa possui como objetivo geral analisar a utilização de recursos tecnológicos por graduandos em Secretariado Executivo em sua atuação profissional e, como objetivos específicos, identificar as ferramentas tecnológicas utilizadas por esses estudantes em sua atuação, descrever o seu uso e caracterizar a influência dessas ferramentas nas suas atribuições. Este estudo, de caráter quantitativo e descritivo, tem como base um levantamento bibliográfico acerca do profissional de Secretariado Executivo e as tecnologias empregadas em sua atuação dentro das organizações. A coleta de dados foi realizada através de um questionário com 32 estudantes graduandos do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Ceará de um universo de 49 sujeitos, atuantes no mercado. Os dados foram tabulados com a utilização de planilhas no Excel e apresentados por meio de tabelas, utilizando-se como técnica analítica a estatística descritiva. Após a análise dos dados, os resultados mostraram que existe uma forte relação dos profissionais com a tecnologia, no desenvolvimento de suas atividades. Contudo, foi observado que existem dificuldades que esse profissional precisa lidar, principalmente quanto à capacitação.
ABSTRACT
Over the years, the profession of Executive Secretariat has undergone several transformations to accompany globalization and the demands of the labor market. Information technologies became fundamental to the accomplishment of their attributions, as an effect of this process, making these professionals need to be always attentive to the changes of technology. The objective of the research is to analyze the use of technological resources by undergraduates in the Executive Secretariat in their professional activities and, as specific objectives, to identify the technological tools used by these students in their work, to describe their use and to characterize the influence of these tools in the their assignments. This quantitative and descriptive study is based on a bibliographical survey about the professional of Executive Secretariat and the technologies employed in its work within organizations. Data collection was performed through a questionnaire with 32 students graduating from the Executive Secretariat course of the Federal University of Ceará of a universe of 49 subjects, active in the market. The data were tabulated with the use of spreadsheets in Excel and presented by means of tables, using descriptive statistics as analytical technique. After analyzing the data, the results showed that there is a strong relationship between professionals and technology in the development of their activities. However, it was observed that there are difficulties that this professional needs to deal with, mainly regarding the training.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 Evolução das TIC nas organizações ... 18
Quadro 1 Avanços tecnológicos na área secretarial ... 22
Tabela 1 Perfil dos participantes e da empresa ... 30
Tabela 2 Área de atuação da empresa ... 31
Tabela 3 Cargo dos participantes ... 32
Tabela 4 Identificação das atividades secretariais desenvolvidas pelos participantes ... 33
Tabela 5 Principais ferramentas tecnológicas utilizadas nas atividades secretariais ... 35
Tabela 6 Atividades secretariais desenvolvidas com recursos tecnológicos ... 36
Tabela 7 Frequência e contribuição do uso de tecnologias ... 37
Tabela 8 Dificuldades encontradas na utilização de tecnologias no trabalho ... 38
Tabela 9 Relação entre idade e dificuldades encontradas ... 39
Tabela 10 Relação entre idade e avaliação sobre sua própria qualificação ... 39
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
TI Tecnologia da Informação
TIC Tecnologia da Informação e Comunicação SI Sistema de Informação
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ... 12
2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E EVOLUÇÃO SECRETARIAL .... 15
2.1 A evolução tecnológica da informação e comunicação nas empresas ... 15
2.2 A evolução do Secretariado Executivo e sua relação com a tecnologia ... 20
3 METODOLOGIA ... 24
3.1 Delineamento da pesquisa... 24
3.2 Universo e amostragem ... 25
3.3 Técnica e instrumento de coleta de dados ... 26
3.4 Análise de dados ... 27
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS ... 29
4.1 Perfil ... 29
4.2 Identificação das atividades secretariais desenvolvidas por estudantes de Secretariado Executivo no exercício da profissão ... 33
4.3 Identificação das ferramentas tecnológicas utilizadas por estudantes de Secretariado Executivo no exercício da profissão ... 34
4.4 Descrição do o uso da tecnologia da informação na prática dos graduandos que desenvolvem atividades secretariais ... 36
4.5 Caracterização da influência dessas ferramentas nas atribuições desenvolvidas por graduandos de Secretariado Executivo no exercício da profissão ... 37
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 42
REFERÊNCIAS ... 44
1 INTRODUÇÃO
Ao longo dos anos a profissão de Secretariado Executivo passou por diversas transformações para acompanhar o processo de globalização e as exigências do mercado de trabalho. Com isso, suas atividades também sofreram modificações, ganhando reconhecimento com as Leis 7.377, de 30/09/85 e a 9.261, de 10/01/96 (BRASIL, 1983, 1996), fazendo com que a atuação do profissional de Secretariado Executivo passasse a ter um papel mais importante dentro das empresas (D’ELIA; AMORIM et al 2013, p.32).
Esse perfil vem se modificando de modo a acompanhar as necessidades das organizações (D’ELIA; AMORIM et al 2013, p.32), que, por sua vez, estão sempre buscando obter vantagens frente a concorrência, investindo cada vez mais em tecnologia da informação. De acordo com Silva (2013, p. 143), as transformações mercadológicas impactam sobre a atuação do profissional de tal forma que influenciam o desenvolvimento do trabalho compatível com as expectativas da organização, antevendo possíveis problemas e se antecipando com as soluções. Com as mudanças na área tecnológica não poderia ser diferente.
Esses profissionais precisam estar sempre atentos às mudanças de tecnologia, pois as suas atribuições dentro de uma organização estão diretamente associadas ao bom gerenciamento de suas próprias ações e de como ocorre o fluxo de informações da empresa, para que possa desempenhar suas atividades de assessoramento de forma mais eficiente. Constantemente surgem novas tecnologias que facilitam o acesso e a transmissão de informações, que se propagam com rapidez, levando empresas a utilizá-las como ferramentas para otimizar seus processos de trabalho, a fim de se destacar estrategicamente em relação à concorrência e, também, diminuir suas despesas com manutenção.
O bom domínio no emprego e manejo das tecnologias de informações e comunicações pode fazer a diferença na atuação desse profissional e a sua manutenção no mercado. Segundo Silva (2013, p. 143):
A gestão exercida pelo profissional tende a gerar benefícios daquilo que já existe na organização, aproveitando a oportunidade para compartilhar crescimento e desenvolvimento de metas organizacionais por meio das tomadas de decisões transformando dados em informações com o apoio das funções administrativas.
Deixando claro que o secretário executivo, ao fazer o uso adequado das tecnologias de informação, pode realizar de forma mais eficiente e eficaz suas atribuições dentro da organização.
Dias (2013, p.11) afirma que:
A Tecnologia da Informação influenciou na mudança do perfil do Secretário, pois passou a utilizar as ferramentas de TI a favor da organização e logo foi se tornando um profissional com mais poder de tomada de decisão, proativo, engajado e competente.
A partir dessas reflexões, esta pesquisa visa responder ao seguinte questionamento: Qual a influência da utilização dos recursos tecnológicos na atuação profissional dos graduandos em Secretariado Executivo?
Considera-se que o secretário executivo utiliza ferramentas tecnológicas, em seu cotidiano. Assim, este trabalho tem como objetivo geral analisar a utilização de recursos tecnológicos por graduandos em Secretariado Executivo em sua atuação profissional e como objetivos específicos:
Identificar as ferramentas tecnológicas utilizadas por estudantes de Secretariado Executivo no exercício da profissão;
Descrever o uso da tecnologia da informação na prática dos graduandos que desenvolvem atividades secretariais;
Caracterizar a influência1 dessas ferramentas nas atribuições desenvolvidas por graduandos de Secretariado Executivo no exercício da profissão.
A tecnologia da informação como ferramenta dentro das empresas se tornou um recurso muito necessário, segundo Rezende (2013, p.53):
Para atender à complexidade e às necessidades empresariais, atualmente não se pode desconsiderar a Tecnologia da Informação e seus recursos disponíveis, sendo muito difícil elaborar Sistemas de Informação essenciais da empresa sem envolver esta moderna tecnologia.
Evidenciando que o conhecimento operacional dessas ferramentas por parte dos profissionais que trabalham na empresa torna-se essencial para que o fluxo de informações ocorra, incluindo o profissional de secretariado.
De acordo com Adelino e Silva (2012, p. 10), não apenas a tecnologia passou por evoluções, o perfil do secretário executivo também evoluiu, devido às mudanças significativas em seu perfil de atuação. E acrescenta que:
A autonomia conquistada nessas últimas décadas se deve, em parte à incorporação do uso das tecnologias em suas tarefas pessoais e profissionais, o que otimiza tempo às suas tarefas e lhe permite maior aperfeiçoamento profissional.
Para tanto, conforme Azevedo e Costa (2000 apud LIMA; SOARES, 2014, p. 140), o profissional de Secretariado Executivo dispõe de instrumentos que
1 Nesta pesquisa, o termo “influência” emerge no sentido de ação de um agente físico sobre alguém ou alguma coisa, suscitando-lhe modificações. O impacto positivo ou negativo da tecnologia da informação, na atuação do profissional de Secretariado Executivo.
contribuem para que seu trabalho seja realizado consoante a preceitos previamente estabelecidos, entre os quais os mais avançados recursos da tecnologia da informação. Ressalta-se a relevância deste estudo que tem como finalidade possibilitar a obtenção de subsídios acerca da aplicabilidade das tecnologias mais recentes na área de Secretariado Executivo e como elas influenciam no aperfeiçoamento das atividades desta área.
Esta monografia está organizada em cinco partes. A primeira é esta introdução, onde é apresentado o problema, os objetivos e a justificativa.
Na segunda parte, encontra-se a fundamentação teórica e destaca o conceito e a importância da TI para as organizações, apresentando a sua evolução dentro das mesmas. Aborda, ainda, a evolução do Secretariado Executivo e a sua relação com a tecnologia, destacando a origem da profissão e mostrando que a tecnologia sempre esteve presente na atuação dos profissionais dessa área.
A terceira parte apresenta a metodologia utilizada na pesquisa, a qual foi desenvolvida por meio de abordagem quantitativa, tendo como universo estudantes do Curso de Secretariado Executivo. Utilizou-se como instrumento de coleta de dados o questionário e, após, foi realizada análise estatística descritiva.
Na quarta, são expostos os resultados, onde é possível encontrar todas as informações extraídas do instrumento de pesquisa.
E, por fim, na quinta parte são apresentadas as considerações finais da pesquisa e, ainda, as referências, que basearam todo o trabalho e, no apêndice, o questionário utilizado na pesquisa.
2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E EVOLUÇÃO SECRETARIAL
As tecnologias da informação (TI) estão cada vez mais presentes na vida das pessoas e não são mais exclusividades das organizações e “[...] exerce a condição de base para o perfeito funcionamento de todos os sistemas e atividades da sociedade contemporânea”. (KOSSOKI; SELINGER; SANTOS, 2017, p. 2). A sociedade necessita dessas ferramentas tecnológicas cada vez mais para realizar as mais diferentes formas de trabalho e fluxos de informações. Este capítulo aborda o conceito e a evolução de tecnologia da informação, levando em consideração sua aplicabilidade dentro das organizações, serão abordados de forma sucinta, devido a sua grande abrangência.
Destaca, também, a evolução do Secretariado Executivo, ao longo dos últimos anos e as transformações que ocorreram tanto no contexto de sua atuação profissional e de formação, tendo como principal referência a evolução tecnológica.
2.1 A evolução tecnológica da informação e comunicação nas empresas
A tecnologia da informação pode ser definida, segundo Rezende (2005, p. 32) como “recursos tecnológicos e computacionais para guarda de dados e geração de informação”. Para Turban e Valonino (2013, p.5) a tecnologia da informação é o “conjunto de sistemas computacionais utilizados por uma organização”.
A TI é a área da informática que está relacionada com a informação. Segundo Rezende (2005, p. 76), a tecnologia da informação está fundamentada em componentes de hardware e software. Sendo que o primeiro se refere à parte física e tangível da tecnologia (máquinas e equipamentos) e o último a parte lógica, formada pelos programas e seus recursos e sistemas de telecomunicação.
Portanto, podemos considerar tecnologia da informação como equipamentos físicos, que possuem programas com o funcionamento regido por uma lógica pré-estabelecida, relacionada diretamente com a função principal da atividade na qual o mesmo será empregado, a fim de facilitar ou realizar parte do trabalho. Esses recursos possuem capacidade de armazenamento e processamento, transformando dados em informações. Rezende (2005, p. 76) acrescenta que esses recursos são amplamente utilizados pelas organizações para o desenvolvimento de suas atividades cotidianas.
A TI também é composta por banco de dados que, segundo Mattos (2010, p.43), é "um conjunto de dados logicamente organizados, no sentido de que sabemos encontrar, com rapidez, qualquer dado lá armazenado” e acrescenta que esse recurso se
constitui “a principal aplicação dos computadores na empresa, pois as informações são a matéria-prima essencial para o dia-a-dia do executivo”. Existem vários tipos de programas para gerenciar banco de dados e, entre eles, o mais conhecido é o MS Access.
Outro recurso que a compõe a TI é denominado “Rede”, que, conforme Rezende (2013, p.59), “são softwares que permitem que os computadores se conectem entre si, através de dispositivos e recursos de telecomunicações”. Para Turban e Volonino (2013, p. 9), rede é “um sistema de telecomunicação que conecta o hardware por fio, sem fio ou por uma combinação dos dois”.
Dessa forma, pode-se entender que rede é a denominação que se dá para a forma como diferentes recursos de TI podem se intercomunicar, trocando informações entre si. Tanto por meio físico e tangível ou não, que é o caso das conexões via sinal
wi-fi, muito utilizada atualmente.
As telecomunicações, segundo Rezende (2013, p. 86) são as transmissões de sinais por um meio qualquer, de um emissor a um receptor e referem-se a coleta, processamento e distribuição eletrônica de dados. “Esses recursos são essenciais para todas as empresas, e mais ainda para empresas que possuem múltiplas localizações geográficas” REZENDE (2013, p.66). Quando a tecnologia da informação envolve as telecomunicações, podemos chamá-la de tecnologia da informação e comunicação (TIC), que “são recursos que englobam transferências de arquivos entre computadores, conexão remota, envio de e-mail, teleconferência e videoconferência e internet” REZENDE (2013, p. 67). Nesse caso, as TIC permitem que as informações transcendam os limites geográficos, permitindo uma maior facilidade de comunicação e integração das empresas que possuem unidades em diferentes pontos do globo terrestre.
Para Turban e Volonino (2013, p. 8), “um sistema de informações coleta, processa, armazena, analisa e dissemina informações para fins ou objetivos específicos”. Os sistemas de informações são processos de transformação de dados em informações que são utilizadas nas tomadas de decisões da empresa e que proporcionam a sustentação administrativa. Mattos (2010, p.28) complementa essa visão afirmando que “um sistema de informação não precisa ter computadores para o seu funcionamento”. Nesse sentido, sistema de informação é a forma que as empresas possuem para fazer com que as informações fluam, com o mínimo de ruídos possível, levando e trazendo dados relacionados com o funcionamento da empresa, por meio de canais de comunicação.
As tecnologias da informação e comunicação têm sido aliadas das empresas ao longo do tempo, esses canais passaram por diversas modificações ao longo dos anos e estão evoluindo a cada dia que passa.
A circulação de informações com o mínimo de ruídos é fundamental para as empresas e as TIC têm papel importante para que isso ocorra.
Ao levar isso em consideração, Turban e Volonino (2013, p. 2) e Rosseti e Morales (2007, p.124) concordam que a tecnologia da informação atinge praticamente todas as atividades e favorece a veiculação livre e rápida de grande volume de informações por diversos meios, principalmente pela internet. Ainda segundo os mais recentes supracitados autores, “a integração da tecnologia da informação forma uma infraestrutura de base e essa infraestrutura desencadeia uma nova onda de desenvolvimentos e avanços”.
Dessa forma, esses desenvolvimentos influenciam o mercado, as operações, o comércio eletrônico, a logística, os recursos humanos, o setor financeiro, o relacionamento com os consumidores e parceiros de negócios. Nos dias atuais, as empresas precisam ter uma capacidade alta de se adaptar rapidamente as novas condições que o mercado impõe.
Turban e Volonino (2013, p. 5) destacam a importância de uma organização ser uma “empresa ágil”, considerando sua capacidade de adaptação ao mercado diante da economia e dos avanços tecnológicos para obter uma vantagem competitiva. Vantagem essa que, segundo os supracitados autores, dependendo da capacidade da concorrência de reproduzi-la, pode ou não perdurar por muito tempo.
Sobre a utilização de ferramentas tecnológicas nas organizações, Rosseti e Morales (2007, p.124) afirma que “é usada como ferramenta de comunicação e gestão empresarial, de modo que organizações e pessoas se mantenham operantes e competitivas nos mercados em que atuam”. Evidenciando que o domínio, a correta aplicação e uso da TI tanto pelas organizações podem gerar vantagens competitivas. Ainda para Rosseti e Morales (2007, p.125), a inserção das TIC nas organizações se deu em vários níveis, desde contribuições no plano operacional, nos anos de 1950, chegando até o presente na gestão do conhecimento.
A Figura 1 esquematiza a evolução das TIC nas organizações. É possível verificar que os sistemas de informações eram utilizados inicialmente, nas décadas de 50 e 60, para o processamento de dados. De acordo com Medeiros et al (2011, p.196), “o foco estava na eficiência operacional por meio da automação de processos manuais. Onde se buscava solucionar problemas do dia-a-dia da organização, obtendo, com isso, ganhos com a redução dos custos dos processos”.
Depois passaram a ser empregadas para realização de relatórios administrativos e de apoio a decisão, nas décadas de 70 a 80. O objetivo estava na eficácia gerencial, por meio da disponibilização da informação para os administradores. Esta etapa da utilização da tecnologia dentro das organizações, ainda segundo Medeiros
et al (2011, p. 196), foi caracterizada “pela mudança na forma como os sistemas eram
desenvolvidos, além da grande evolução tecnológica a partir do surgimento dos computadores portáteis (PCs)”, que, junto com a evolução do setor de telecomunicações, permitiu o uso das TIC no mundo todo.
Figura 1: Evolução das TIC nas organizações.
Fonte: Rosseti e Morales (2007, p. 125).
Entre os anos 1980 e 1990, por conta do surgimento de softwares empresariais, a tecnologia da informação dentro das corporações tinha como finalidade principal a “competitividade, o desenvolvimento de aplicações que gerassem vantagens competitivas sustentáveis” Medeiros et al (2011, p.196). A esta altura, a evolução já permitia que a base de dados e o processamento de informações fossem realizados em cada computador.
Medeiros et al (2011, p. 196) conclui que com o surgimento da internet nos anos 90, os sistemas passaram a ter seu uso focado como apoio estratégico e no usuário final. Rosseti e Morales (2007, p. 125) completam que nas últimas décadas, esse foco está na conexão com a rede global (internet), tanto para as empresas quanto para as pessoas, às comunicações e a colaboração interorganizacional. Nesse sentido, fica evidente que a direção tomada pelas organizações, na utilização da TIC em seus processos de trabalho, foi direcionada, com o passar dos anos, para a gestão da
informação.
Considerando isso, algumas empresas investem em tecnologia da informação, buscando benefícios operacionais e estratégicos, utilizando essas ferramentas de várias formas. Para Turban e Volonino (2013, p. 7), alguns tipos de TIC são commodities, “coisas básicas que empresas precisam para funcionar”, e que “não oferecem uma vantagem especial”. Nesse sentido, o diferencial para o alcance de vantagens em relação à concorrência está na forma como a organização faz uso da sua tecnologia de informação em seus processos de negócio.
Nessa visão, a tecnologia tem fundamental importância na organização, pois através dela é possível gerar e gerenciar o conhecimento, para as tomadas de decisões.
Rosseti e Morales (2007, p. 125) destacam que é cada vez mais intensa a percepção de que a tecnologia da informação e comunicação não pode ser dissociada de qualquer atividade, como importante instrumento de apoio à incorporação do conhecimento como principal agregador de valor aos produtos.
Essa visão tem seu valor, pois leva em conta que, junto com a evolução da TI e sua adesão pelas organizações, o investimento em capacitação dos usuários das respectivas tecnologias deve vir agregado a sua implantação. Pois o uso incorreto das mesmas pode acarretar em prejuízos para a empresa. Nesta perspectiva, Saeger (2015, p.71) enfatiza:
Diante da complexidade dos sistemas que integram estas ferramentas, outro aspecto que pode ser apontado como obstáculo é a dificuldade que os usuários dos sistemas encontram em manuseá-los, posto que geralmente estes são implantados sem a participação daqueles que irão trabalhar direta e indiretamente com estes sistemas.
Considerando que as atribuições do Secretário Executivo, dentro de uma organização, como facilitador do fluxo de informações e gestão de documentos, exigem que esse profissional tenha domínio das ferramentas tecnológicas que a empresa possua e faça o uso correto das mesmas.
Segundo D’Elia e Neiva (2009, p.62), falhas neste processo de gestão das informações podem acarretar falhas na tomada de decisão, o que torna a atividade secretarial diretamente ligada à gestão das organizações.
Contudo, surge uma necessidade de busca por qualificação, na área de TI, dentro do contexto das atribuições da profissão, para que o profissional não fique estagnado e mantenha o seu perfil atualizado, de acordo com o que a organização e o mercado demandam.
2.2 A evolução do Secretariado Executivo e sua relação com a tecnologia
Ainda não é possível precisar a data de surgimento da profissão de Secretariado Executivo. Entretanto, alguns autores concordam com a estimativa de que a referida profissão tenha surgido no Egito antigo, há aproximadamente 500 anos a. C. Segundo Natalense (1998, p.4), “o escriba oriental é o homem que domina a escrita, faz contas, classifica arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução”. De acordo com D’elia et al (2013, p.31), a palavra secretário originou-se do latim secretum, “quando a profissão era exercida pelos escribas e já destacava uma de suas características essenciais – a importância de saber lidar com o sigilo e a confidencialidade”. Esses profissionais exerciam atividades análogas as de assessoria, onde o fluxo de informações era de fundamental importância para que os seus líderes exercessem o seu trabalho.
Com a revolução industrial e as duas guerras mundiais, a profissão foi marcada por um crescimento tanto da atuação do profissional de secretariado, quanto pela entrada da mulher no mercado de trabalho, expandindo-se nas décadas seguintes, onde o profissional de secretariado passou a ser membro ativo na gerencia e a assumir novos papeis, como: “assessoramento gerencial, redação própria, desenvolver relacionamentos interpessoais, administrar o tempo, supervisionar equipes de trabalho, participar de reuniões, inclusive redigir atas e outros documentos, assim como sugerir novas decisões” (RIBEIRO et al, 2011, p.3). Ainda para Ribeiro et al (2011), na década de 70, surge a formação superior em secretariado no Brasil, quando as associações de classe começaram a atuar no país.
Durante a década de 1980, a profissão foi regulamentada pela lei nº 7.377, de 30/09/1985 e alterada posteriormente pela lei nº 9.261, de 10/01/1996 (BRASIL, 1996) e também foi criado o Código de Ética do profissional de Secretariado (BRASIL, 1989). Ainda, nessa década, o secretário e o gestor passaram a atuar em equipe como administração participativa. (NATALENSE, 1998).
Contudo, foi na década de 1990, que a influência tecnológica mudou a forma desse profissional trabalhar no escritório. Segundo Ribeiro et al (2011, p.4):
O papel do profissional de secretariado também foi redefinido, adquirindo mais autonomia no desenvolvimento das atividades, tais como: serviços de redação, digitação, controle total de correspondência, arquivos, serviços de telefonia, fax, secretaria geral e administrativo.
Este profissional, então, passou a ter uma capacidade de decisão e opinião, de pensar estrategicamente e promover mudanças, desenvolvendo habilidades de gestão.
Nos anos 2000, a profissão é caracterizada pela sua “função empreendedora, capacidade de produzir resultados e ampla área de atuação” (HEISE, 2010, p.4, apud DIAS, 2013). Fazendo desse profissional um elemento essencial dentro das organizações, sendo um suporte básico para várias tarefas.
Na atualidade, estudos denotam que o secretário executivo atua como gestor. Nessa perspectiva, Barros, Silva e Ferreira (2015), definem a gestão secretarial como um processo administrativo que envolve atividades relativas às funções, aos papéis e às competências gerenciais, com abrangência principal nas áreas específicas de secretaria.
Mesmo com a profissão regulamentada no país, os profissionais de Secretariado Executivo atuam no mercado de trabalho com outras nomenclaturas, onde as mais comuns são: assistente, assessor, auxiliar, recepcionista e atendente. Independente da nomenclatura que recebe, dentro das empresas, as atribuições do profissional de secretariado devem ser desempenhadas de forma que tragam resultados positivos para a organização. Para tanto, é necessário que ele domine os recursos tecnológicos disponíveis no seu ambiente de trabalho.
A tecnologia sempre esteve presente na atuação do profissional de Secretariado Executivo ao longo do tempo, desde quando o domínio da escrita já era um sofisticado recurso tecnológico.
Nesse sentido, “a tecnologia tornou o trabalho do secretário executivo ágil, colaborando a ponto desse profissional ter mais tempo para desenvolver outras atividades e, com isso, exercer funções criativas de acordo com as necessidades das organizações” (CAMARGO et al, 2015, p. 18). Portanto, é impossível não levar em conta o impacto que o avanço tecnológico exerceu e ainda exerce na atuação profissional de um secretário executivo. Pois esses recursos atualmente proporcionam uma enorme eficiência nas suas atribuições. Nesse sentido, Martins et. al. (2015, p. 85), ressaltam:
Nas últimas décadas, a tecnologia e seu arsenal de ferramentas disponíveis no mercado global conseguiu transformar a prestação de serviço nas organizações, inserindo-se também nas práticas secretariais. A gestão da informação passou a ser fundamental para a sobrevivência das organizações
Assim sendo, a tecnologia está presente na rotina diária do profissional de Secretariado Executivo e é um dos principais fenômenos que fomenta a sua evolução dentro das organizações. Desse modo, demonstrar a evolução das tecnologias que fazem parte do conjunto de ferramentas que ele utiliza no desenvolvimento do seu trabalho faz-se necessário.
O Quadro 1 apresenta parte da evolução tecnológica que influenciou o profissional de Secretariado Executivo a utilizar novos instrumentos para desenvolver o seu trabalho, ao longo dos anos.
Quadro 1 - Avanços tecnológicos na área secretarial 1870: Telefone – Máquina de escrever – Papel Carbono 1880: Mimeógrafo – Caixa registradora – Máquina de somar 1880: Máquina de estenografia
1900: Fitas de duas cores para máquinas de escrever 1930: Máquinas de escrever elétricas – (primeiras versões) 1950: Transistores – Xerox
1960: Computadores com microchip
1970: Microcomputadores – Transmissão de fac-símile – Calculadoras eletrônicas 1980: Sistemas Integrados – Software para computadores
1990: PC’s – E-mail – Internet
2000: Aperfeiçoamento da tecnologia de reconhecimento de voz – Assistentes virtuais Fonte: Adaptado de O Estado de São Paulo (1999, apud NONATO JUNIOR, 2009, p. 91).
Ao analisar o Quadro 1, pela tecnologia, verifica-se que inicialmente as atribuições do secretário eram restritas à datilografia, arquivamento, atender telefone e anotar recados, ou seja, executavam atividades muito técnicas e limitadas. Diferentemente de hoje, onde as atividades estão voltadas ao âmbito empresarial, fazendo do secretário um profissional ativo e participante.
Com o passar dos anos, novas tecnologias foram aparecendo e facilitando a atuação do secretário executivo, desenvolvendo a profissão como um todo e o levando a buscar por capacitação para atuar em diferentes áreas. De acordo com Adelino e Silva (2012, p.8), “à medida que a tecnologia da informação avança o secretário também tem de avançar”. Deve sempre estar atento e procurar atender as novas necessidades da empresa. Considerando que o profissional de Secretariado Executivo trabalha principalmente com informações, ele passou, ao longo do tempo, a dar preferência a tecnologias que tornem seu trabalho mais eficiente, sobrando mais tempo para dedicar-se a atividades que demandam habilidades intelectuais e emocionais.
O Quadro 1, como pode-se observar, demonstra a evolução das tecnologias que eram utilizadas, até o ano 2000. Porém, a esta evolui continuamente. Atualmente, a interação homem- máquina é muito mais próxima, os aparelhos portáteis têm capacidade de processamento de dados e múltiplas funções que são, de longe, superiores
às dos recursos tecnológicos citados no quadro. O campo da TI já proporciona sistemas operacionais com assistentes virtuais, que assessoram o usuário do computador, tablet ou smartphone a executar algumas atividades por comando de voz.
Nesse sentido, a TI passa a ser uma aliada na realização de atividades cotidianas, deixando a sua execução mais rápida e com maior qualidade. Nesse contexto, o profissional de Secretariado Executivo adquire um perfil com múltiplas funções, exercendo tarefas simples e complexas, desenvolvendo suas habilidades e se adaptando ao surgimento de novas tecnologias para executar suas atividades.
Para Nonato Júnior (2009), muitas atividades eram feitas manualmente, como elaboração de textos, planilhas, cadastros de clientes, agenda de contatos e compromissos, etc; e a comunicação era basicamente por telefone. Já hoje, já se tem um meio eletrônico para essas atividades. Os diversos tipos de softwares para edição de textos eletrônicos e planilhas eletrônicas, apresentação de slides e banco de dados permitem ser executados ao mesmo tempo, fazendo com que o profissional possa facilmente trocar de uma tarefa para outra sem o mínimo esforço; chamadas de voz e vídeo para reuniões com participantes fora dos limites físicos da empresa e/ou do país são possíveis por conta da internet, com conexões mais rápidas, tanto por cabos intercontinentais e/ou via satélite; e as redes sociais, onde as pessoas se relacionam entre si e trocam informações, facilitando a comunicação com os clientes.
O profissional de Secretariado Executivo possui inúmeras opções de ferramentas tecnológicas ao seu dispor para execução de suas atividades de forma mais eficiente. É dever desse profissional saber qual a melhor maneira que essas tecnologias devem ser utilizadas para facilitar o seu trabalho sem comprometer o seu rendimento. E, considerando que o processo evolutivo da tecnologia é contínuo e permanente, cabe ao profissional buscar constantemente por atualização para que possa sempre dominar os recursos tecnológico com inteligência a fim de tirar melhor proveito para suas necessidades profissionais. O próximo capítulo apresenta os procedimentos metodológicos da pesquisa.
3 METODOLOGIA
A Metodologia Cientifica significa o estudo dos métodos, da forma ou dos instrumentos necessários para a consecução da pesquisa cientifica (NASCIMENTO, 2017, p. 11). Dessa forma, nessa parte do trabalho mostra como essa pesquisa foi desenvolvida. Está dividida em quatro partes principais que detalham cada uma das etapas pelas quais passou até chegar aos resultados.
3.1 Delineamento da pesquisa
Para Nascimento (2017, p.73), a pesquisa pode ser definida como “conjunto de estudos sistematizados e obedientes a métodos e técnicas, para elucidar uma dúvida ou problema.”. Sob esse aspecto destaca-se que para Marconi e Lakatos (2010, p.139) pesquisa é:
[...] um procedimento formal com método de pensamento reflexivo que requer um tratamento cientifico e se constitui no caminho para se conhecer a realidade ou para descobrir verdades parciais. [...] é encontrar respostas para questões propostas, utilizando métodos científicos.
Segundo Salomon (2001, p. 149), uma pesquisa é considerada científica por “atender uma das três seguintes premissas: produzir ciência, derivar-se da ciência ou estar acompanhada de modelo científico de tratamento”. Desta forma, a pesquisa científica é o meio para o qual buscamos repostas para questionamentos ou para explicar/relacionar fatos com teorias.
Neste trabalho foi realizado um levantamento teórico, pois houve uma procura em material escrito (artigos e livros, tanto em formato físico quanto em formato digital) de informações sobre a temática da pesquisa, a qual se constituiu no passo inicial desta pesquisa. Esta fase contribuiu a,
[...] a base teórica para o estudo, devendo, por isso, constituir leitura seletiva, analítica e interpretativa de livros, artigos, reportagens, textos da internet, filmes, imagens e sons. O pesquisador deve buscar ideias relevantes ao trabalho, com registro fidedigno das fontes. (NASCIMENTO, 2017, p. 73)
Quanto a natureza, este trabalho pode ser classificado como pesquisa quantitativa. Segundo Nascimento (2017, p. 74), a pesquisa quantitativa “é uma abordagem ou método que emprega medidas padronizadas e sistemáticas as quais reúnem respostas pré-determinadas, facilitando a comparação e análise de medidas estatísticas de dados”.
Quanto aos objetivos, caracteriza-se como descritiva. Que, de acordo com Nascimento (2017, p. 75), a pesquisa descritiva “busca a descrição de características de
populações ou fenômenos e de correlação entre variáveis. São apropriadas a levantamentos”. Andrade (2010) reforça esta ideia ao afirmar que “uma das características da pesquisa descritiva é a técnica padronizada da coleta de dados, realizada principalmente através de questionários e da observação sistemática”. Está pesquisa desenvolveu a técnica padronizada para a coleta de informações e, para a análise dos dados, foi utilizada a estatística descritiva.
3.2 Universo e amostragem
Para realizar a coleta de dados, foi feito um levantamento com estudantes do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Ceará, que desenvolvem atividades típicas de secretaria.
Para Nascimento (2017, p.123), o universo da pesquisa “é o conjunto de indivíduos ou objetos a serem investigados, com pelo menos uma característica comum”. O universo desta investigação foi composto por estudantes do curso de Secretariado Executivo da Universidade Federal do Ceará, a partir das seguintes condições:
Ser estudante regularmente matriculado no Curso;
Estar cursando a disciplina de Estágio Supervisionado e/ou ser concludente em 2018.2;
Atuar na área secretarial ou desenvolver atividades análogas de um profissional de secretariado;
Acessibilidade.
Os critérios foram definidos levando em consideração o fato de que parte dos alunos concludentes e todos da disciplina de estágio supervisionado são atuantes na área de Secretariado Executivo. Com base nesses requisitos, foi considerado um universo de 49 sujeitos (22 estudantes cursando a Disciplina de Estágio Supervisionado e 27 concludentes em 2018.2).
Para Marconi e Lakatos (2010, p. 147), amostra “constitui uma porção ou parcela, convenientemente selecionada do universo (população); é um subconjunto do universo”. “A amostragem da pesquisa pode ser classificada quanto ao tamanho e quanto ao tipo. Quanto ao tamanho, a amostragem desta pesquisa classifica-se como não probabilística, a qual, segundo Nascimento (2017, p.123), “a amostragem não probabilística tem característica mais subjetiva, já que não permite estimar a variabilidade da amostra”, pois a escolha dos sujeitos não segue um modelo aleatório.
O tipo de amostragem foi por julgamento, que “é caracterizada pela seleção de sujeito decorrente de familiaridade do pesquisador com as características dos sujeitos” (NASCIMENTO, 2017, p.123). O pesquisador, por estar inserido nos requisitos que moldam o universo dessa pesquisa, possui conhecimento acerca dos sujeitos participantes.
O tamanho da amostra, em relação ao número de participantes, foi definido de acordo com a fórmula de Nascimento (2017, p. 125), conforme apresenta-se a seguir:
n = N * p * q / (N-1) * D + p * q, e q = 1 - p Onde:
n = tamanho da amostra; N = tamanho da população;
p = porcentagem da população que apresenta a característica da população; q = porcentagem da população que não apresenta a característica da população pesquisada;
d = nível de confiança, expresso em desvio-padrão; D = B2/4 e B é o limite de erro de estimação, dado por B = 2 . √σ2p
Foi atribuído à p, o valor de 0,94 na equação, como percentual de pessoas que apresentam todos os requisitos elencados para participar da pesquisa.
Dados: B = 0,05; p = 0,94; N = 49; q= 0,06 Aplicação na fórmula:
n = 49 * 0,94 * 0,06 / 48 * 0,000625 + 0,94 * 0,06 n = 2,7636 / 0,0864
n = 32
Dessa forma, foi aplicado erro amostral de 6% e nível de confiança de 96%. Resultando na necessidade de 32 participantes, de um total de 49, que se enquadrava em todos os pré-requisitos de definição da amostra.
3.3 Técnica e instrumento de coleta de dados
A pesquisa foi realizada por meio da aplicação de questionário, (APÊNDICE A) com questões objetivas, com perguntas fechadas e uma aberta, limitadas, de alternativa fixa e múltipla escolha, direcionadas aos sujeitos da população. De acordo com Marconi e Lakatos (2010, p. 184), questionário “é um instrumento de coleta de dados, constituído por uma série ordenada de perguntas, que devem ser respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador”. O questionário
classifica-se em função do tipo de pergunta formulada, que pode ser aberta ou fechada. Logo, o questionário aplicado nessa pesquisa pode ser classificado como questionário de perguntas misto, onde as respostas para as perguntas foram tanto pré-definidas quanto abertas para o participante responder.
Inicialmente, o instrumento de pesquisa abordou o perfil dos participantes, com perguntas tanto pessoais quanto sobre a empresa onde eles atuam. Em seguida, as questões foram direcionadas às atividades desenvolvidas, com e sem uso de tecnologia e, depois, focadas nas principais ferramentas tecnológicas utilizadas pelos participantes. E, por fim, o questionário focou na influencia dessas ferramentas nas atividades dos respondentes.
As questões objetivas foram organizadas da seguinte forma: 14 (quatorze) perguntas fechadas, sendo 8 (oito) questões de múltipla escolha, de reposta única; 4 (quatro) questões de múltipla escolha, com respostas múltiplas e uma dicotômica. O questionário teve apenas 1 (uma) questão aberta.
Foi utilizado tanto um questionário físico quanto uma versão digital em uma plataforma, enviada para os e-mails dos participantes. Esta última, realizada pela ferramenta de produção de formulários da empresa Google, chamada de Google
Fomrs2.
Como o índice de respostas não atingiu o número de amostragem necessário para desenvolver a pesquisa, para o restante dos elementos da população, foi aplicada a versão impressa do questionário até atingir a quantidade especificada de amostra. Foi solicitado o endereço de e-mail de cada participante para que não houvesse problemas de duplicidade de respondentes.
3.4 Análise de dados
Para Marconi e Lakatos (2010, p. 21) “na análise, o pesquisador entra em mais detalhes sobre os dados decorrentes do trabalho estatístico, a fim de conseguir respostas às suas indagações, e procura estabelecer as relações necessárias entre os dados obtidos e as hipóteses formuladas”. As questões objetivas e de múltipla escolha foram analisadas de forma quantitativa, com representação gráfica para exibir os resultados.
Segundo Abramo (1979 apud Marconi; Lakatos, 2010, p. 140) a tabulação pode ser definida como sendo “a arrumação dos dados em tabelas, de maneira a permitir
2
Ferramenta de criação de formulários para pesquisa do site Google. Endereço: < https://www.google.com/intl/pt-BR/forms/about/>
a verificação das relações que eles guardam entre si”. Marconi e lakatos (2010, p. 148) aconselham que a forma mais simples para representação de dados é por distribuição de frequência, que de acordo com Goode e Hatt (1969 apud Marconi; Lakatos, 2010, p. 148), é “ a apresentação, numa coluna, de qualidades diferentes de um atributo, ou valores diferentes de uma variável, junto com as entradas em outra coluna, mostrando a frequência da ocorrência de cada uma das classes”.
A organização dos dados foi elaborada por meio de planilha em Excel, onde os seus recursos foram utilizados para retirar as informações que estão expostas, em tabelas, aplicando os conceitos da estatística descritiva. A apresentação dos dados e análise dos resultados estão no capítulo a seguir.
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
O presente capítulo expõe a análise dos resultados que será apresentada por meio de tabelas, comentadas com base na fundamentação teórica. É importante salientar que os participantes são estudantes, que embora não tenham concluído sua graduação em Secretariado Executivo, atuam no mercado e exercem atividades análogas as atribuições deste profissional.
Este capítulo está divido em cinco partes. A primeira delas corresponde a análise do perfil dos respondentes, que levam em conta informações pessoais e da empresa onde os mesmos atuam.
Na segunda parte, encontra-se a identificação das atividades secretariais desenvolvidas, baseadas na lei de regulamentação da profissão de Secretário Executivo.
A terceira parte pode-se encontrar a análise da relação entre o uso de tecnologias e as atribuições do profissional de Secretariado Executivo.
A quarta parte descreve o uso da tecnologia da informação, na prática dos graduandos que desenvolvem atividades secretariais. E, por fim, apresenta-se a caracterização da influência dessas ferramentas.
4.1 Perfil
A Tabela 1 representa as faixas etárias, sexo, escolaridade e dados das empresas dos alunos que responderam ao questionário, formando assim o seu perfil. Observa-se que a metade dos alunos respondentes, declarou que estão na faixa entre 20 e 25 anos. Em seguida, podemos encontrar os alunos que estão na faixa entre 26 e 30 anos. Para Adelino e Silva (2012), “a faixa etária não representa um empecilho à inserção ou permanência do profissional no mercado de trabalho”. Considerando que essas duas faixas representam a maioria dos respondentes, pode-se concluir que a maior parcela dos estudantes do curso de Secretariado Executivo da UFC, que atua no mercado de trabalho, é composta por pessoas jovens.
Embora, em seu histórico, a profissão tenha sido desempenhada unicamente por homens no início do século passado, de acordo com CAMARGO (2013, p.63), o histórico da profissão mudou por conta de acontecimentos históricos como a Primeira e a Segunda Guerras Mundiais, onde levaram as mulheres a ocupar o lugar dos homens em algumas posições no mercado de trabalho e, atualmente, o sexo feminino é mais atuante na área secretarial, como pode-se observar na Tabela 1, onde estão especificados
o sexo dos participantes.
Mesmo com o elevado índice de mulheres, podemos observar que atuar na profissão de secretário executivo também é atraente para os homens. De acordo com Barros, Izequiel e Silva (2011, n.p.), “as empresas têm buscado por profissionais que tenham visão e atuem com excelência, por conta do dinamismo do mercado”. Dessa forma, a tendência é o crescimento das oportunidades de atuação para o profissional do gênero masculino na área de secretariado.
Tabela 1 – Perfil dos participantes
Fonte: dados da pesquisa
Sobre o nível de escolaridade declarado pelos participantes, os dados da pesquisa mostram que mais da metade dos entrevistados está cursando o nível superior, em sua primeira formação. Também pode-se observar que alguns já possuem formação acadêmica anterior, inclusive pós-graduação, e estão cursando uma segunda graduação. Isso mostra um reconhecimento da importância da formação na atuação do profissional de secretariado.
Variável Observações Frequência Percentual
Faixa etária Menor ou igual a 20
Maior que 20 e menor ou igual a 25 Maior que 25 e menor ou igual a 30 Maior que 30 e menor ou igual a 35 Maior que 35 e menor ou igual a 40 Acima de 40 1 16 6 2 3 4 3,1 50 18,8 6,3 9,4 12,5 Sexo Masculino Feminino 5 27 15,6 84,4 Escolaridade Ensino superior incompleto/cursando
Ensino superior completo Pós-graduação 27 3 2 84,4 9,4 6,3 Tipo de empresa Pública
Privada Mista Outra 18 13 1 56,3 40,6 3,1 Porte da empresa Microempresa
Pequena Média Grande 2 5 10 15 6,3 15,6 31,3 46,9 Setor de atuação da empresa Comércio Indústria Serviço Outro 3 3 25 1 9,4 9,4 78,1 3,1 Tempo de atuação na empresa Menos de 1 ano Entre 1 e 2 anos Entre 2 e 3 anos Acima de 5 anos 11 10 4 7 34,4 31,3 12,5 21,9
De acordo com a apuração dos dados, mais da metade dos participantes da pesquisa declarou que atua em empresas públicas. Seguido de outra grande parcela dos participantes, que afirmou desempenhar atividades análogas as de secretariado executivo em empresas privadas. Uma minoria atua em empresas mistas.
Nota-se, na Tabela 1, que há uma predominância do setor de prestação de serviços no emprego de profissionais da área de Secretariado. Seguido pelo comércio e indústria, respectivamente. Apenas um participante declarou trabalhar em uma empresa que atua simultaneamente nos três setores.
É importante ressaltar que as empresas foram classificadas, em relação ao seu porte, de acordo com a classificação do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (2018):
Microempresa (até 09 empregados nos setores de comércio e serviços; até 19 empregados no setor da indústria);
Empresa de pequeno porte (de 10 a 49 empregados nos setores de comércio e serviços; de 20 a 99 empregados no setor da indústria);
Empresa de médio porte (de 50 a 99 empregados nos setores de comércio e serviços; 100 a 499 empregados no setor da indústria);
Empresa de grande porte (100 ou mais empregados nos setores de comércio e serviços; 500 ou mais empregados no setor da indústria);
Tabela 2 – Área de atuação da empresa
Área Frequência Percentual
Administrativa 2 6,25 Advocacia 1 3,13 Automação industrial 1 3,13 Cobrança e arrecadação 1 3,13 Comércio varejista 1 3,13 Consultoria 1 3,13 Disseminação de informações 1 3,13 Educação 5 15,63 Exportação e importação 1 3,13 Fiscalização 2 6,25 Jurídica 2 6,25
Locadora de equipamentos para construção civil
1
3,13
Logística 1 3,13
Prestação de serviços públicos 4 12,50
Pesquisa 2 6,25
Química 1 3,13
Saúde 4 12,50
Tecnologia 1 3,13
Total 32 100
Ao analisar os dados das respostas referentes ao porte da empresa, pode-se notar que mais da metade dos respondentes declarou que atua em empresas de grande porte. São empresas que possuem grande fluxo de atividades e informações e demandam profissionais mais capacitados para exercer as funções de secretário. Enquanto nas empresas de pequeno porte e microempresas, é mais comum existir pessoas de outras áreas exercendo atividades secretariais.
Na Tabela 2 observa-se que existe uma grande diversidade de áreas aonde os profissionais de secretariado podem atuar. Isso demonstra a interdisciplinaridade da profissão. De acordo com as repostas, empresas nas áreas de educação, saúde, pesquisa, administrativa e jurídica são as que mais dão oportunidades para os graduandos em Secretariado Executivo.
Quanto ao tempo de atuação na empresa, podemos verificar que a maioria dos entrevistados atua no mercado há menos de 2 (dois) anos. Em contrapartida, uma minoria apresenta mais estabilidade profissional. Levando o tempo em que esses últimos estão atuando no mercado, podemos concluir que essa parcela de graduandos já deve possuir grande experiência na área secretarial e que podem estar buscando por mais qualificação profissional e tecnológica.
Tabela 3 – Cargo dos participantes
Nomenclatura declarada pelo participante Frequência Percentual
Analista de relacionamento 1 3,13 Estagiário (a) 11 34,38 Agente administrativo 2 6,25 Agente de logística 1 3,13 Assistente administrativo 2 6,25 Assistente comercial 1 3,13
Assistente de departamento pessoal 1 3,13
Auxiliar administrativo 2 6,25 Marketing 1 3,13 Pesquisador (a) 1 3,13 Pré-vendas 1 3,13 Professor (a) 1 3,13 Recepcionista 1 3,13 Secretária 5 15,63 Subinspetor (a) 1 3,13 Total 32 100
Fonte: dados da pesquisa
Na Tabela 3 é possível observar que alguns respondentes atuam de acordo com a nomenclatura de “secretária”. Também pode-se verificar que existem diversas nomenclaturas para as pessoas que estão atuando em áreas afins e que as algumas delas, como a de “assistente” e “auxiliar” são comumente associadas aos profissionais que
atuam na área secretarial.
Existem também cargos que não estão associados à palavra “secretario”. Demonstrando que, de alguma forma, as atividades desses respondentes podem estar associadas às atividades do secretário executivo, elencadas no questionário de acordo com a Lei de Regulamentação da Profissão (BRASIL, 1996). Dessa forma, esse quadro comprova que o profissional de secretariado da amostra analisada, não atua com a nomenclatura de acordo com as suas funções. Isto se explica pelo fato de que o universo da pesquisa foi formado por estudantes e, não, por profissionais graduados.
4.2 Identificação das atividades secretariais desenvolvidas por estudantes de Secretariado Executivo no exercício da profissão
A pesquisa focalizou as atividades desenvolvidas pelos participantes, fundamentando-se na lei de Regulamentação da Profissão (BRASIL, 1996), conforme Tabela 4.
Tabela 4 – Identificação das atividades secretariais desenvolvidas pelos participantes
Atividade Frequência
Planejamento, organização e direção de serviços de
secretaria; 15
Assistência e assessoramento direto a executivos; 19
Coleta de informações para a consecução de objetivos e
metas de empresas; 18
Redação de textos profissionais especializados, inclusive em
idioma estrangeiro; 10
Interpretação e sintetização de textos e documentos; 16
Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de
explanações, inclusive em idioma estrangeiro; 3 Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às
necessidades de comunicação da empresa; 3
Registro e distribuição de expedientes e outras tarefas
correlatas; 15
Orientação da avaliação e seleção da correspondência para
fins de encaminhamento à chefia; 13
Conhecimentos protocolares. 16
Assessoria a gestores 1
Elaboração e análise de relatórios finais 1
Fonte: dados da pesquisa
As atividades elencadas na Tabela 4 correspondem às que estão dispostas na Lei De Regulamentação Da Profissão de Secretariado Executivo (BRASIL, 1996). Deixando claro que, devido a constante mudança no perfil desse profissional, um campo de texto foi disponibilizado no questionário para que os entrevistados informassem outras atividades desenvolvidas em sua atuação.
Todas as atividades previstas em lei foram marcadas pelos respondentes, algumas com maior frequência do que outras. As atividades mais desenvolvidas são: assistência e assessoramento direto a executivos; coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; interpretação e sintetização de textos e documentos; conhecimentos protocolares; planejamento, organização e direção de serviços de secretaria. Estas informações demonstram que as atividades de gestão têm tido mais peso em sua atuação no mercado, confirmando os estudos de Barros, Silva e Ferreira (2015) ao considerarem que atividades administrativas estão presentes na atuação desse profissional.
As menos desenvolvidas envolvem as seguintes atividades: versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro. Lima e Amorim (2013, p. 204) esclarece que o profissional de secretariado deve exercer assessoria agregando muito mais do que as competências e habilidade inerentes à profissão, que o profissional tenha conhecimento do negócio como um todo. A atividade que não está na redação oficial e que foi declarada pelos entrevistados foi: elaboração e análise de relatórios finais. Observa-se que as atividades de planejamento e assessoria predominam no cotidiano dos entrevistados e as que envolvem idioma estrangeiro são as menos realizadas.
As ferramentas tecnologias mais utilizadas para o desenvolvimento de atividades secretariais, declaradas pelos participantes da pesquisa, podem ser conferidas na Tabela 5.
4.3 Identificação das ferramentas tecnológicas utilizadas por estudantes de Secretariado Executivo no exercício da profissão
Considerando os resultados da pesquisa, conforme Tabela 5 a seguir, o computador é a principal ferramenta de trabalho dos entrevistados, seguido da impressora, internet, e-mail, telefone fixo, pacote office, digitalizadora (scanner),
smartphone, intranet e copiadora. Deixando claro o que Adelino e Silva (2012, p.17)
afirmam que “além com computador, existem outras ferramentas de TI que podem tornar mais ágil o trabalho do secretário. Como as redes internas (intranet), ou internet. O que facilita a comunicação e o trânsito das informações dentro das organizações”.
Tabela 5 – Principais ferramentas tecnológicas utilizadas nas atividades secretariais
Ferramentas tecnológicas Frequência
Computador 32 Telefone fixo 28 Impressora 30 Tablet 3 Digitalizadora (scanner) 27 Smartphone 23 Copiadora 20 Fax 3 E-mail 29 Pacote Office 28 Internet 30 Intranet 20
Programa específico da empresa 4
Projetor 11
Google drive 1
WhatsApp 1
Rádio, protocolo virtual, sistema de gerenciamento de efetivo, ocorrências, projetos de frota, patrimônio.
1
Fonte: dados da pesquisa
O uso do smartphone como ferramenta de trabalho pelo profissional de secretariado vem aumentando nos últimos anos, por este ficar cada vez mais parecido com os computadores, no que se refere à capacidade de processamento e armazenamento de dados, possuir aplicativos que facilitam o manejo e organização das tarefas dentro e fora do ambiente de trabalho, acessar a internet e, claro, por possuir a sua função de realizar e receber chamadas, inclusive chamadas de vídeos.
Segundo Santos (2010, p. 43), “a possibilidade de integração destes aparelhos diretamente aos sistemas de informações das empresas tornam possível a dispersão e acessibilidade às informações em qualquer ambiente, o que pode ser favorável à tomada de decisões, mesmo em situações externas à empresa em que se trabalha”.
Esses aparelhos têm se tornado cada vez mais versáteis e unificando recursos que somente eram possíveis de ser executados em aparelhos diferentes. Ou seja, os profissionais de Secretariado Executivo devem acompanhar as tendências para as quais a tecnologia está se norteando e adaptá-las da melhor forma na sua atuação profissional. Com isso, a pesquisa chegou ao seu primeiro objetivo, que se trata de conhecer as principais tecnologias empregadas na atuação profissional na área secretarial.
O telefone fixo e os programas de escritório (para edição de texto, apresentações planilhas eletrônicas, etc.) também se destacam, onde os respondentes deixam claro sua necessidade no ambiente de trabalho.
Na Tabela 5, é possível perceber a presença de aplicativos de comunicação (Whatsapp) como recurso tecnológico para desenvolver atividades secretariais, empatando com os recursos de salvamento de informações nas nuvens (Google Drive). Dessa forma, pode-se verificar que todas as ferramentas declaradas são recursos da tecnologia da informação e são amplamente utilizadas pelos profissionais para desenvolver atividades secretariais e o primeiro objetivo específico da pesquisa foi atingido, que se tratava da identificação das principais tecnologias utilizadas pelos participantes.
4.4 Descrição do o uso da tecnologia da informação na prática dos graduandos que desenvolvem atividades secretariais
Nesta fase buscou-se enfoque nas principais atividades desenvolvidas pelos participantes com a utilização de recursos tecnológicos. Os resultados podem ser observados na Tabela 6.
Tabela 6 – Atividades secretariais desenvolvidas com recursos tecnológicos
Atividade Frequência
Planejamento, organização e direção de serviços de
secretaria; 16
Assistência e assessoramento direto a executivos; 14
Coleta de informações para a consecução de objetivos e
metas de empresas; 19
Redação de textos profissionais especializados, inclusive em
idioma estrangeiro; 9
Interpretação e sintetização de textos e documentos; 9
Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de
explanações, inclusive em idioma estrangeiro; 1 Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às
necessidades de comunicação da empresa; 5
Registro e distribuição de expedientes e outras tarefas
correlatas; 12
Orientação da avaliação e seleção da correspondência para
fins de encaminhamento à chefia; 4
Conhecimentos protocolares. 8
Fonte: dados da pesquisa
A Tabela 6 denota a necessidade de utilização de ferramentas tecnológicas nas atribuições secretariais. Na visão de Martins et. al. (2015), a tecnologia facilita a prática das atividades da organização colaborando para a manutenção do elo comunicacional entre seus envolvidos internos e externos. Observa-se que ao
