Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761
Análise dos impactos da implantação de um sistema de informação na
gestão de obras emergenciais em uma distribuidora de energia
Analysis of the impacts of the implementation of an information system
in the management of emergency works in an energy distributor
DOI:10.34117/bjdv5n12-338
Recebimento dos originais: 15/11/2019 Aceitação para publicação: 26/12/2019
Jeremias Silva de Oliveira
Bacharel em Engenharia de Produção pelo Centro Universitário Fametro Instituição: Centro Universitário Fametro
Endereço: Rua Conselheiro Estelita, 500 - Centro, Fortaleza - CE, 60010-260 E-mail: jlm.jeremias.oliveira@gmail.com
José Ribamar Oliveira Cavalcante Júnior
Mestre em Engenharia de Produção pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica Instituição: Centro Universitário Fametro
Endereço: Rua Conselheiro Estelita, 500 - Centro, Fortaleza - CE, 60010-260 E-mail: ribamarcavalcantejr@mail.com
Alan Bessa Gomes Peixoto
Mestre em Logística e Pesquisa Operacional pela Universidade Federal do Ceará Instituição: Centro Universitário 7 de Setembro
Endereço: Av. Almirante Maximiniano da Fonseca, 1395 - Eng. Luciano Cavalcante, Fortaleza - CE, 60811-020
E-mail: alan-bessa@hotmail.com
Amanda Ferreira De Souza
Bacharel em Engenharia Elétrica pela Universidade Federal do Ceará Instituição: Instituto Federal do Ceará
Endereço: Rua Francisca Cecília - Planalto Horizonte, Horizonte - CE, 62880-000 E-mail: aferreiras@outlook.com
RESUMO
A implantação de um sistema de informação pode proporcionar uma série de benefícios aos processos como otimização de tempo e redução de custos, contudo esta ação requer conhecimento do problema a ser resolvido e das oportunidades de melhoria que esta tecnologia pode proporcionar. Deste modo, o presente trabalho retrata a implantação de um sistema de informação no processo construtivo de obras emergenciais em uma distribuidora de energia elétrica e as mudanças proporcionadas por este. Durante a pesquisa foram entrevistados o operador do sistema e outros colaboradores envolvidos no processo com o intuito de perceber
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 as melhorias oferecidas pelo novo sistema de informação na gestão do processo, como também as observações destes quanto ao melhoramento no processamento das informações oportunizado pela implantação do sistema, e ainda como a implantação desta tecnologia de processo contribuiu na gestão da manutenção para o melhoramento dos custos das obras emergenciais, ou seja, como esta ajudou a reduzir os custos operacionais (opex) e ampliar a utilização das despesas de capital (capex).
Palavras-chaves: sistema de informação, obras emergenciais, gestão de ativo. ABSTRACT
The implantation of an information system can provide a series of benefits to processes, such as time optimization and reduction of costs. However, this action requires awareness of the problem to be solved and of the opportunities of improvement this technology can provide. Hence, the present work is concerned with the implementation of an information system in the construction process of emergency works in an electrical energy distributor, as well as the changes provided by it. During the investigation, a system operator and other workers involved in the process were interviewed, with the intention of understanding the improvements offered by the new information system in the management of the process; the considerations of the workers about the improvement of the information processing provided by the implantation of the system; and how the implementation of this process technology contributed to the maintenance management for the improvement of emergency works' costs, that is, how this technology helped to reduce operational costs (opex) and to expand the use of capital budget (capex).
Keywords: information system, emergency works, asset management. 1. INTRODUÇÃO
A aquisição de sistemas de informação no ambiente organizacional é influenciada por uma série de fatores como o desenvolvimento econômico, a crescente troca de informações, incorporação de rotinas complexas e busca por competitividade no mercado. Os fatores influenciadores, assim como o conhecimento da operação e dos problemas que buscam ser resolvidos são capazes de direcionar a escolha para opções mais assertivas, deste modo evitando o desperdício de recursos financeiros, materiais e de pessoal envolvido na implantação da solução escolhida.
Nas empresas de distribuição de energia a sustentação do negócio está diretamente ligada a continuidade e confiabilidade do serviço prestado, deste modo a área de manutenção destas possui o importante papel de manter a integridade da rede afim de proporcionar a sua confiabilidade e em caso de falha reestabelecer o fornecimento tão rápido quanto possível. A situação de falha ou interrupção não programada demanda recursos de mão de obra, materiais, equipamentos e instalações afim de reestabelecer a continuidade do serviço e reduzir os impactos da falha aos clientes e comunidade em geral.
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 Diante do cenário das interrupções não programadas e todos os recursos envolvidos as distribuidoras vivenciam o desafio de executar todos esses serviços da melhor maneira e com a melhor utilização dos recursos. Comando como base o caráter dessas correções na presente pesquisa essas interrupções não programadas são nomeadas obras emergenciais.
2. REVISÃO DA LITERATURA
O embasamento teórico através de revisão da literatura dos conceitos a serem utilizados na pesquisa fez parte da etapa inicial do procedimento utilizado no presente trabalho. Deste modo, são expostos neste capitulo os princípais pontos da literatura que norteou a pesquisa.
2.1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI)
Um sistema de informação pode ser definido como “um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização” (LAUDON e LAUDON, 2007). O uso desse tipo de sistema tem crescido de maneira exponencial dentro de empresas de todos os níveis motivado pelo crescente volume de informações e a facilidade no tratamento destas que o SI proporciona. Em consonância Fernandes (2015) afirma que o escopo destes sistemas tem sofrido ampliação motivado pela mudança do perfil dos trabalhadores, os quais ao longo dos anos modificaram as formas de uso aplicando os SI desde atividades técnicas as atividades de gestão.
Segundo Laudon e Laudon (2007), esses sistemas podem ser analisados sob duas perspectivas, uma funcional e outra por grupos de usuários. A primeira os classifica principalmente por sua função na organização e o departamento atendido por este, enquanto a segunda abordagem atenta para o tipo de decisão que o sistema apoia.
2.2 O PAPEL ESTRATÉGICO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA GESTÃO DA MANUTENÇÃO
A estratégia de uma empresa envolve diversas ações que giram em torno de uma ideia central (CASTOR, 2009). Deste modo a adoção de ferramentas computacionais está diretamente ligada com o alcance dos objetivos de uma organização, visto que estão relacionadas a redução dos custos operacionais atuando na redução dos recursos e tempo investido nos processos. Em consonância, BALTZAN e PHILLIPS (2012) afirma que a
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 tecnologia da informação desempenha um papel fundamental na implantação das iniciativas estratégicas ao facilitar a comunicação e aumentar a inteligência de negócios.
A principal função da adoção de sistemas de informação apresenta dentro do escopo estratégico é a redução de custos e a melhoria da produtividade, porém outras funções merecem destaque como a melhoria da satisfação do cliente com o serviço mais ágil e confiável, agregando valor e gerando vantagem competitiva.
2.3 GESTÃO POR PROCESSOS
A evolução econômica vivenciada pelas organizações no pós-segunda guerra mundial, onde as organizações possuíam como característica estruturas verticalizadas com foco na especialização e eficiência funcional, apresentou a necessidade de melhores práticas gerenciais visto que a abordagem administrativa funcional destas não propiciava o auxílio necessário aos gestores para que estes fossem capazes de administrar toda a complexidade envolta nessas organizações (SORDI, 2018).
Diante desse cenário a abordagem de administração sistêmica ganha espaço, alicerçada em dois principais conceitos: a interdependência das partes e o tratamento complexo da realidade complexa. Essa abordagem passa a ser denominada de gestão por processos na década de 1990 graças ao movimento de reengenharia de processos (SORDI, 2018) e pode ser compreendida segundo DeToro e McCabe (1997), conforme citado por Sordi (2018), como sendo
uma estrutura gerencial orientada a processos, em que gestor, time e executores do processo são todos executores e pensadores enquanto projetam seu trabalho, inspecionam seus resultados e redesenham seus sistemas de trabalho de forma a alcançar melhores resultados. Os times são agora responsáveis por atender às necessidades dos clientes, reduzindo tempo, reduzindo custo e aprimorando a consistência dos resultados.
A inserção dessa abordagem em organizações tradicionais manifesta diversos desafios como a mudança de cultura organizacional, logo torna-se comum encontrar organizações hibridas, onde parte é organizada por função e parte por processos. Iniciando a inserção da abordagem por áreas que possam agregar valor à organização e possuam um foco mais próximo ao cliente.
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 2.4 TECNOLOGIA DE PROCESSO
É compreendido como tecnologia de processo toda máquina, equipamento e dispositivo que cria e/ou entregam produtos e serviços (SLACK, BRANDON-JONES e JOHNSTON, 2018), ou seja, todo recurso que proporcione melhoria no desempenho do processo, seja recursos de informática, dispositivos, máquinas ou sistemas de informações.
A utilização de tecnologia de processo, normalmente proporcionam competitividade e agregam valor aos processos. O aumento do desempenho operacional em pontos como custo, velocidade e confiança assim como o desenvolvimento de produto mais rápido, eficiente e eficaz são vantagens defendidas por Hayes et. al. (2008). Contudo, a adoção das tecnologias de processo inseriu um novo desafio aos gestores das organizações, visto que estes devem estar envolvidos no melhoramento destas, conhecendo suas vantagens e limitações, a vantagem destas frente a tecnologias similares e suas características particulares.
2.5 TERCEIRIZAÇÃO DA MANUTENÇÃO
De acordo com Cyrino (2016) a terceirização pode ser entendida como “o modelo de gestão empresarial onde uma organização por motivos estratégicos, decide transferir para outra empresa a incumbência pela execução de determinada atividade”. A boa gestão de contratos deve atentar para quatro aspectos fundamentais, a qualidade, a legalidade, a segurança e os custos (KARDEC et al., 2014).
Deste modo, esta prática encontrasse presente no contexto habitual das organizações contemporâneas, onde a redução dos custos é um dos principais motivos para que estas busquem essa modalidade de gestão. Contudo, esta não deve ser usada apenas para a redução de custos e sim como ferramenta que agregue valor a todas as partes envolvidas (HAYES et al., 2008).
Segundo Kardec et. al. (2014) existem três modalidades básicas de terceirização, são elas mão de obra, serviço e resultados/performance. No cenário nacional de terceirizações predomina o modelo de contrato de mão de obra, assim o país segue na contramão dos países do primeiro mundo onde aproximadamente 55% dos contratos do tipo resultados/performance (KARDEC et. al., 2014).
2.6 GESTÃO DE ATIVOS
A gestão de ativos pode ser definida como as boas práticas no gerenciamento sustentável, contábil e financeiro de instalações industriais, equipamentos, materiais e
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 quaisquer outros recursos que sejam utilizados na operação e produção de serviços e ou produtos. Os recursos gerenciados por essas práticas podem ser tangíveis como bens de produção ou intangíveis como uma marca, desde que estes agreguem valor ao ativo patrimonial da empresa. Em consonância com Kardec et. al. (2014, p.25), “a gestão de ativos não foca naquilo que as organizações fazem com os ativos, mas no que os ativos podem fazer pelas organizações”.
A fundamentação legal das práticas de gestão de ativos está consolidada na coleção de Normas Internacionais ISO 55.00X, as quais entraram em vigor em 2014. Estas normas apresentam por sua vez fundamentos como valor, alinhamento, liderança e garantia. Logo, a gestão de ativos tem seu foco no valor que o ativo pode gerar para a instituição e partes interessadas. Segundo Kardec et. al. (2014, p.44), a gestão de ativos envolve a possibilidade de colocar “o mundo da manutenção” em contato com “o mundo das finanças”, o que permitirá a tomada de decisões estratégicas.
2.7 PROCESSO CONSTRUTIVO DE OBRAS EMERGENCIAIS
As obras emergenciais, são trabalhos atípicos aos parâmetros regulatórios e sua realização em caráter emergencial resulta de acidentes, intempéries da natureza ou demandas urgentes dos stakeholders do negócio. A execução priorizada destes devesse ao fato de que em sua maioria estes afetam a segurança de terceiros ou o fornecimento de energia, a não programação desses trabalhos lança um enorme desafio aos profissionais envolvidos, pois essa demanda emergencial envolve mão de obra e materiais que não estavam previstos, portanto não entraram no escopo do planejamento.
Essas obras devido ao seu caráter emergencial e corretivo historicamente eram executadas com recursos advindos de gastos operacionais. Contudo, na busca pela otimização dos recursos empregados e seguindo a regulação vigente do setor de distribuição de energia essas obras passaram a utilizar uma nova fonte de recursos. A mudança da origem dos recursos empregados em obras emergenciais modificou a perspectiva dessas intervenções que antes consistiam em fazer o mínimo possível para reestabelecer o serviço e passou a fazer o necessário para que novas intervenções não sejam necessárias no trecho em um curto período de tempo.
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3. MÉTODO DE PESQUISA
Para atender o interesse prático do estudo realizado a pesquisa, segundo Gil (2008), apresenta uma natureza aplicada, visto que esta tem como objetivo gerar conhecimento numa aplicação prática sobre um problema específico em questão (SILVA e MENEZES, 2005). O trabalho se enquadra em uma abordagem qualitativa, pois houve interesse em conhecer a realidade segundo a perspectiva dos sujeitos participantes da pesquisa (ZANELLA, 2006).
A pesquisa adotou como amostra de população a área de manutenção de uma concessionária de distribuição de energia. No que tange aos procedimentos técnicos adotados na pesquisa foi realizada inicialmente pesquisa bibliográfica dos temas relevantes ao trabalho como os tipos de manutenção, sistemas de informação e gestão de ativos. Após realiza a fundamentação teórica do assunto iniciou-se o estudo de caso através da observação direta do processo e entrevista com o operador deste e outras pessoas envolvidas como o gestor da área onde o sistema foi implantado. Os critérios utilizados na observação foram a lógica do início e fim do processo, o tempo dispendido em cada fase do processo e a responsabilidade por cada etapa.
Durante a realização da entrevista o operador do processo fez relatos com base na sua perspectiva do processo e as mudanças ocorridas no período em que este é responsável pelo processo. Em paralelo a realização da entrevista iniciou-se a observação do processo afim de realizar o mapeamento deste e conforme questionamentos surgiam retornava-se ao diálogo com o operador com o objetivo de mapear os 03 estágios que o processo passou.
Outro procedimento utilizado durante a coleta de dados foi a análise de relatórios extraídos em planilha eletrônica do banco de dados da área e do sistema financeiro corporativo da empresa. Desses relatórios foram obtidos os custos relacionados ao processo construtivo de obras não programadas realizadas pela área utilizada na amostra no período de 2016 a 2018. Foi realizada a comparação entre os anos o que proporcionou a observação dos ganhos econômicos obtidos com as modificações realizadas no processo.
4. RESULTADOS E DISCUSSÕES
Durante o processo de observação e mapeamento da área estudada foram notados três fluxos distintos do processo no período de 2016 a 2019. No fluxo 01, a área atuava nas obras emergenciais com recursos advindos de gastos operacionais (OPEX), tendo sua etapa crítica no recebimento dos apontamentos de serviços pela empresa terceirizada, conforme apresentado na Figura 01. Foi relatado pelo operador que durante o período de utilização do
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 fluxo 01 os serviços eram executados apenas com os reparos indispensáveis para o reestabelecimento do fornecimento.
FIGURA 1: Fluxo inicial do processo construtivo de obras emergenciais. Fonte: Próprio autor (2019)
Durante o ano de 2017 o processo sofreu a sua primeira modificação e alteração de fluxo, sendo adotado o fluxo 02 o qual transferiu a etapa crítica do processo para a fiscalização e inseriu novas etapas para atender a nova fonte do recurso, conforme apresentado na Figura 02. O recurso utilizado no novo fluxo passou a ter origem das despesas de capital (CAPEX), essa mudança propiciou uma modificação de cultura na execução dos serviços, visto que a manutenção passou a ser realizada de modo que novas intervenções não fossem necessárias em um curto período de tempo como acontecia com a execução de pequenos reparos. A mudança da origem do recurso atende aos interesses da organização visto que uma vez os serviços realizados dentro dos parâmetros regulatórios a empresa receberá um retorno financeiro através da tarifa de energia tendo que as obras realizadas fazem uso de itens que agregam valor a prestação do serviço.
FIGURA 2: Fluxo intermediário do processo construtivo de obras emergenciais. Fonte: Próprio autor (2019)
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 No final do ano de 2018 ocorreu a implantação de um sistema de informação com o objetivo de reduzir o tempo dispendido entre o recebimento dos serviços realizados e a imobilização do recurso utilizado. No novo sistema conforme pode ser analisado fluxo 03, apresentado na Figura 03, a empresa contratada deve ingressar as informações do serviço executado assim como documentos que comprovem esta ação simplificando assim o serviço do fiscal da contratante que não precisará desenvolver croqui de situação da rede, levantamento de materiais e mão de obra utilizados, pois estes já foram informados pela contratada e durante a fiscalização este apenas irá confirmar as informações fornecidas. A implantação do sistema otimiza o tempo do funcionário da empresa contratada o disponibilizando para realizar uma melhor gestão do serviço prestado.
FIGURA 3: Fluxo final com a implantação do sistema de informação. Fonte: Próprio autor (2019)
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 A modificação da origem do recurso é facilmente percebida ao analisar a Figura 04, onde entre os anos de 2016 e 2018 o recurso de OPEX sofreu uma redução de mais de 60% em sua utilização e o recurso de CAPEX utilizado em manutenções corretivas obteve um aumento de aproximadamente 54%. A modificação no padrão dos serviços foi realizada em um processo complexo que foi otimizado com a implantação do sistema de informação denominado Portal de Serviços e esperasse que o processo se torne mais ágil e transparente afim de atender aos aspectos regulatórios do setor de energia.
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 A informatização proporcionada pela implantação do sistema de informação agregou uma digitalização mais eficiente ao processo, o que atende aos interesses do planejamento estratégico da empresa estudada. Através do uso do novo sistema o operador evita a impressão de informações técnicas das obras, que agora são lidas com o auxílio de softwares de leitura de arquivos em dispositivos eletrônicos. Deste modo, a empresa contratada ingressa o serviço realizado indicando material e mão de obra utilizada, assim como planta de situação e fotos que evidenciem o serviço, logo o operador realizar apenas a conferencia e fiscalização das informações fornecidas enquanto que antes do uso do SI em questão o operador iria elaborar todos esses arquivos em duplicidade com o já realizado pela empresa contratada.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
A área de manutenção enfrenta diariamente o desafio do recurso limitado e para superar este foi buscado pela área a realização das obras emergenciais com a origem do recurso advinda de CAPEX, porém com a nova fonte de recurso vieram novos desafios como a necessidade de gerenciamento da informação e celeridade no processo. Diante desse cenário, surge a implantação de um sistema de informação que busca a otimização da gestão de informações dos serviços realizados, assim como reduzir as ações realizadas pelo funcionário da empresa contratante.
Quanto aos dados expostos no presente trabalho destacasse a habilidade dos profissionais envolvidos e sua disponibilidade para as mudanças no fluxo de trabalho, assim como a disposição para enfrentar novos desafios que possam surgir no processo como a informatização deste.
REFERÊNCIAS
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CASTOR, B. V. J. Estratégias para a pequena e média empresa. São Paulo: Atlas, 2009. CYRINO, L. Terceirização na manutenção, é um bom negócio? Manutenção em foco, 2016. Disponivel em: <https://www.manutencaoemfoco.com.br/terceirizacao-na-manutencao/>. Acesso em: 17 Maio 2019.
FERNANDES, L. M. Gestão e Tecnologia da Informação. 2ª. ed. Fortaleza: UECE, 2015. GIL, C. Métodos e técnicas de pesquisa social. 6ª. ed. São Paulo: Atlas, 2008.
Braz. J. of Develop., Curitiba, v. 5, n. 12, p. 32803-32814 dec 2019 . ISSN 2525-8761 HAYES, R. et al. Produção, estratégica e tecnologia: em busca da vantagem competitiva. Porto Alegre: Bookman, 2008.
KARDEC, A. et al. Gestão de ativos. 1ª. ed. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2014.
LAUDON, K. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de informações gerenciais. Tradução de Thelma Guimarães. 7ª. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007.
SILVA, E. L. D.; MENEZES, M. Metodologia da pesquisa e elaboração de dissertação. 4. ed. rev. atual. ed. Florianópolis: UFSC, 2005.
SLACK, N.; BRANDON-JONES, A.; JOHNSTON, R. Administração da produção. Tradução de Daniel VIEIRA. 8ª. ed. São Paulo: Atlas, 2018.
SORDI, J. O. Gestão por processos: uma abordagem da moderna administração. 5ª. ed. São Paulo: Saraiva Educação, 2018.
