ADMINISTRAÇÃO 2º.3º.- OSM – PROFA. SONIA MARIA PIRES
METODOLOGIA DE LEVANTAMENTO, ANÁLISE, DESENVOLVIMENTO E IMPLEMENTAÇÃO DE MÉTODOS ADMINISTRATIVOS.
FASES DO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMAS.
É necessário o estabelecimento de etapas, para a definição clara dos objetivos e resultados esperados do projeto de um sistema, facilitando a execução e controle, independentemente de sua complexidade.
Fases:
Fase 1: seleção e reconhecimento de sistema. Fase 2: estudo de viabilidade e de alternativas. Fase 3: levantamento e análise da situação atual. Fase 4: delineamento e estruturação do novo sistema. Fase 5: detalhamento do novo sistema.
Fase 6: treinamento, teste e implementação do novo sistema. Fase 7: acompanhamento, avaliação e atualização.
Embora oculta, a elaboração do plano diretor, é a fase inicial do desenvolvimento de todos os sistemas de forma integrada.
1.1 SELEÇÃO E RECONHECIMENTO DO SISTEMA
Esta fase abrange a identificação do sistema ou método a ser analisado e das unidades organizacionais envolvidas, a fim de obter-se uma ideia preliminar e genérica da complexibilidade do sistema, visando determinar o esforço necessário para um adequado desenvolvimento. Para o adequado desenvolvimento dos sistemas identificados, o analista de OSM, deve estar atento as possíveis fontes de ideias para o estabelecimento dos projetos de sistemas, sendo as principais as seguintes:
- As apresentadas no plano diretor do sistema anteriormente estabelecida; - As solicitações periódicas dos clientes da área de OSM;
As oportunidades criadas por certos equipamentos, técnicas ou rotinas novas. Deve-se atentar para que não seja iniciado um processo em busca de uma solução antes de haver um problema especifico;
A existência da necessidade ou possibilidade de interligação com outros sistemas existentes na empresa; O desenvolvimento das ideias geradas por outros sistemas da empresa; e Fatores externos da empresa, ou seja, interação da empresa com o ambiente externo (Ecossistema), bem como a reciclagem dos conhecimentos do analista adquiridos através de cursos, congressos e seminários, por exemplo. Então terar-se-á uma relação de sistemas, aparentemente, viáveis. Consequentemente o analista terá que estabelecer critérios, para selecionar o sistema que melhor atenda as necessidades da empresa no momento. São eles:
- Oportunidade psicológica de desenvolver e implantar o sistema;
- Expectativa de retorno do investimento, mediante a viabilidade técnica, econômica e financeira; - Ensejos e aspirações da alta administração;
- Capacidade técnica da área de OSM para desenvolver e implantar o sistema;
- Necessidade de integração com outro sistema, para que este se complete ou comece a funcionar; e
- Necessidade critica da empresa, embora não estejam claros os benefícios financeiros e outros aspectos do novo sistema. Poderá identificar algumas deficiências, tais como:
- Duplicidade de formulários, registros e funções; - Formulário mal delineados ou projetados; - Estrutura organizacional inadequada; - Manuais desatualizados e inadequados;
- Ambiente de trabalho desmotivador e inadequado; - Arranjo físico deficiente;
- Falta de padronização de sistemas similares; e - Inadequado sistema de informações.
Ao final desta fase, o analista terá o sistema identificado e o programa geral de trabalho a ser desenvolvido com os usuários. desenvolvimento e implementação seguindo padrões de qualidade;
Desta forma, segue o seguinte modelo de formulário de identificação de sistemas: PLANOS IDENTIFICAÇÃO DE SISTEMA DATA: ___/___/___ Nº SISTEMAS:
GRAU DE PRIORIDADE: ______________________________________________________________ SUBSISTEMAS: ______________________________________________________________________ USUÁRIO PRINCIPAL: ________________________________________________________________ USUÁRIO SECUNDÁRIO: ______________________________________________________________ FINALIDADE DE SISTEMA: SAÍDA: _____________________________________________________ IDENTIFICAÇÃO: _____________________________________________________________________ FINALIDADES: _______________________________________________________________________ DATA: _______________________________________________________________________________ PERIODICIDADE: _____________________________________________________________________ POSSIVEIS REFERÊNCIAS DE ENTRADA: _______________________________________________ INTERLIGAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS: ______________________________________________
OBS:_________________________________________________________________________________ 1.2 ESTUDO DE VIABILIDADE E DE ALTERNATIVAS
Elaborar um relatório indicador, dos possíveis meios de desenvolver o sistema, definindo os custos e benefícios, bem como estabelecer uma recomendação para a escolha do melhor caminho a ser seguido ao estudo de viabilidades. São eles:
- Definir as características principais do sistema;
- Determinar as principais necessidades de saídas e tempo de resposta; - Analisar o organograma da empresa e sua distribuição geográfica;
- Determinar os tipos de dados e informações, bem como da estimativa de volumes; - A consideração das alternativas possíveis para atender às necessidades dos usuários; Examinar outros sistemas com necessidades semelhantes;
- Estimar custos de implementação e operacionais gerais para cada alternativa apresentadas; - Documentar o estudo de viabilidade através de um relatório para o usuário e para a área de OSM; e
- Verificar a adequação das exigências do sistema aos objetivos da empresa. É importante ressaltar que o fator chave do relatório é a análise custo versus benefícios, a qual deve ser abrangente e passível de compreensão às pessoas envolvidas. Esta analise deve conter três aspectos básicos, conforme segue:
A – Análise de custos;
Pessoal da área de OSM alocado no desenvolvimento do sistema ou método administrativo; Pessoal da área de usuários;
Custos com equipamentos; e
Outros custos (espaço físico, energia elétrica, novos formulários, materiais, etc). O analista de OSM deve estudar a variação dos custos no tempo.
B – Análise dos benefícios
Economias diretas, representadas pelos custos que são eliminados ou reduzidos, como consequência da implantação de um novo sistema. Ex: redução do pessoal de escritório, redução de despesas como impressos e materiais de escritório;
Benefícios mensuráveis, acréscimos monetários da empresa decorrentes das características do novo sistema, como o aumento do capital de giro ou eficiência do processo de cobrança; e
Benefícios intangíveis, aspectos vantajosos, mais difíceis de serem avaliados monetariamente, por exemplo maior facilidade no processo de decisão ou nas informações cabendo ao analista medi-los mesmo que de maneira aproximada.
C – Análise do Retorno do Investimento
O objetivo dessa análise é saber se a combinação dos dois fatores anteriores “custos e benefícios” torna a proposta do novo projeto de sistemas aceitável para a empresa. O analista de OSM deve utilizar determinados instrumentos do analista financeiro, como o valor líquido atual. Assim, o analista terá condições de estabelecer e estudar possíveis alternativas para o desenvolvimento dos trabalhos e, em conjunto com a alta administração, estabelecer prioridades no sistema identificado. Ao escolher uma alternativa entre várias, pode-se priorizar um sistema com retorno menor do que o outro, por sentir que a organização da área envolvida não está preparada para absorver a troca que o novo sistema acarretará.
Será necessário a elaboração de um relatório para discussão com a alta administração e os usuários, cujas principais dicas são:
Ser redigido em consonância com o nível de entendimento dos leitores; Ser de tamanho apropriado para análise do sistema considerado; Usar palavras e termos entendíveis, ao invés de termos estatísticos; Não criticar demais os sistemas e métodos existentes;
Deixar de fazer criticas às pessoas envolvidas; e Expor os pontos fracos do outro sistema.
Desde que a proposta de sistemas seja aprovada pela alta administração, o mesmo deverá ser incorporado ao plano diretor de sistemas. Assim, tem-se:
Os objetivos do sistema;
A análise do ambiente do sistema atual O fluxograma geral do sistema atual; A documentação básica e seu tratamento; e
Análise dos custos, dos benefícios e do retorno esperado do investimento inerente ao novo sistema ou método administrativo.
1.3 LEVANTAMENTO E ANÁLISE DA SITUAÇÃO ATUAL
A equipe de análise de OSM bem como o pessoal das unidades organizacionais e usuárias devem efetuar o levantamento detalhado da situação atual, a fim de ter todas as especificações necessárias para delinear o novo sistema. Será importante o controle da participação e execução do trabalho de cada um dos elementos, tanto na área de sistemas quanto nos usuários. Uma ideia é o estabelecimento de um programa de trabalho que indique
os responsáveis, tempos previstos e datas esperadas para a conclusão de cada tarefa. A sequência que o analista poderá utilizar é a seguinte: Entrevistas com os vários usuários;
Análise das políticas e diretrizes existentes (explícitas ou não); Análise da interação do sistema com a atual estrutura organizacional; e Análise do arquivamento, tratamento da documentação existente.
Técnicas de levantamento as técnicas mais comuns de levantamento de dados e informações são: Observação pessoal;
Questionário; e Entrevistas.
1.4 DELINEAMENTO E ESTRUTURAÇÃO DO NOVO SISTEMA
O objetivo dessa fase é conceituar e definir o sistema que será implantado, estabelecer as políticas em que se baseará, e a organização necessária para operá-lo, bem como definir o fluxo geral do novo sistema, delineado com base nas relações entre as áreas envolvidas, e estabelecer procedimentos básicos de cada área
isoladamente. Fica evidente que a participação e a colaboração dos usuários nesta fase é de suma importância, pois é nela que:
- São determinados os objetivos do sistema atual;
- Analise das necessidades dos usuários e da empresa afim se de desenvolver novos objetivos;
- Definem-se as responsabilidades dos usuários em relação à entrada e à saída de dados destinados a outros sistemas;
- Examina-se a interação do sistema proposto com outros sistemas existentes ou a serem desenvolvidos na empresa afim de detalhar-se as necessidades dos usuários, quanto aos elementos, volume e temo de resposta dos dados e informações;
Planeja-se as fases do projeto do novo sistema e de sua implantação bem elaboração de um relatório do sistema para o usuário. Na realidade, ao identificar-se os objetivos, entradas, saídas e processamento pode ser
elaborado um importante documento chamado “Definição do Sistema”, no qual: - Define-se os objetivos, restrições e funcionamento do sistema perante seu fluxo geral;
- Especificam-se os dados de entrada e seus meios de obtenção, bem como os dados de saída e sua distribuição aos usuários; e
Define-se o conteúdo para atualização dos arquivos ou métodos, responsabilidades e autoridades e ainda os limites de tempo – prazo para o usuário receber a informação.
Elaborar o planejamento e a programação nesta fase é fornecer ao futuro usuário a ideia de que está
comprometido com o novo sistema, bem como informá-lo sobre a ocasião em que poderá começar a esperar por resultados. A partir da definição do sistema, o analista terá todas as bases definidas, para facilitar seus trabalhos, poderá seguir então a seguinte metodologia:
- Delinear o fluxo geral do sistema e estabelecer o fluxo de informações;
- Propor políticas e diretrizes básicas aos usuários e a organização necessária para cumprir os objetivos; - Propor um modo de desenvolver as informações solicitadas;
- Desenvolver um fluxograma geral e definitivo do sistema e seus procedimentos, considerando a análise de custo versus beneficio. Ao final desta fase, o analista deverá ter os rascunhos das informações gerencias, as relações de políticas e diretrizes estabelecidas, as recomendações sobre a estrutura organizacional da empresa com o fluxograma geral enfocando cada área da empresa, o desenho dos formulários e a relação das
informações operacionais necessárias. Algumas considerações sobre os objetivos do novo sistema. O analista de OSM deve desenvolver um sistema considerando os objetivos estabelecidos pelos usuários, assim permitirá a adequada avaliação de desempenho do sistema. Um sistema é eficaz e eficiente a medida que atinge seus objetivos e desempenha suas funções dentro dos padrões estabelecidos. Existem os seguintes a serem considerados:
- Simplicidade e economicidade: alcançar os objetivos da maneira mais simples e econômica possível; - Flexibilidade: possuir a flexibilidade necessária para adaptar-se às mudanças que, eventualmente, venham a ocorrer;
- Produtividade: acréscimos de produtividade durante a consecução de seus objetivos, que pode ser expressa na relação saída versus entrada;
- Aceitabilidade: sistema ser aceito pela totalidade dos membros que dele fazem parte, pois assim cria condições favoráveis de trabalho; e
- Racionalidade: os meios (estrutura, acervo físico, recursos humanos, procedimentos, etc.), são coerentes e indispensáveis ao alcance dos objetivos propostos.
1.5 DETALHAMENTO DO NOVO SISTEMA
O principal objetivo desta fase é detalhar o projeto em um nível que permita implantá-lo da melhor maneira possível. É necessário lembrar que, todo sistema depende da combinação que quatro elementos básicos, a saber:
- Organização e técnicas, cuja definição é de responsabilidade maior da área de OSM, e em pequeno grau, pelos usuários.
As principais atividades desta fase são:
a) Complementação dos fluxogramas gerais e parciais; b) Identificação do volume total de dados e informações;
- Desenho dos formulários e definição da necessidade de relatório bem como seus volumes, frequências e distribuições;
- Desenvolvimento da lógica geral dos sistemas;
- Determinação dos procedimentos de controle, avaliação e auditoria; - Definição dos dispositivos de arquivamento a utilizar;
- Revisão da estimativa de custo e elaboração de um plano detalhado de implementação. Nessa fase o analista de OSM deve trabalhar com maior nível de detalhes possível e caso ocorra dificuldades de trabalhar com o sistema considerado, o analista pode decompô-lo em subsistemas até facilitar o trabalho.
Algumas técnicas auxiliares para detalhamento adequado do sistema o analista poderá utilizar determinadas técnicas e fontes de informações auxiliares, tais como:
- Análise de outros sistemas utilizados em situações semelhantes;
- Utilização de algumas técnicas disponíveis que podem auxiliar, tais como, as tabelas de decisão, as técnicas estatísticas e a simulação – base de teste; e
- Utilização de uma sessão de brainstorming (tempestade mental), - exposição das ideias, dos elementos de um pequeno grupo em que, ao final, surgem novas e aproveitáveis ideias. A fase do projeto culminará com a elaboração de um documento a ser aprovado ou modificado pelos usuários ou pela área de sistemas. Assim, antes de continuar o trabalho o analista deve assegurar-se que as especificações do projeto não só foram assimiladas mais também totalmente aceitas para servirem à próxima fase de implementação.
Deve-se também apresentar nesta etapa, à chefia da unidade de OSM uma estimativa revista dos custos do projeto e sua implementação que , uma vez aceitas o projeto estará pronto para seguir de forma concreta os resultados do trabalho nele investido. Pode o analista, seguir a seguinte metodologia de trabalho:
- Analisar as informações gerencias e operacionais aprovadas na apresentação do fluxo geral;
- Preparar os procedimentos para obter as informações, definir modelos de formulários, registros, relatórios, etc, bem como os desenhos finais dos relatórios e formulários. O analista deverá dispor os seguintes itens: - Políticas e diretrizes inerentes ao sistema;
- Fluxogramas gerais e parciais detalhados; e - Modelos dos formulários e relatórios do sistema.
1.6 TREINAMENTO, TESTE E IMPLEMENTAÇÃO DO NOVO SISTEMA.
O objetivo básico desta fase é o treinamento do pessoal usuário no novo sistema e a posterior implantação. Treinamento dos usuários Treinar o usuário desde os primeiros passos do trabalho, o que possibilita uma maior confiança no sistema.
O analista de OSM deve escolher entre testar o sistema antes de implementá-lo, convertê-lo diretamente sem testes especiais, e trabalhar em paralelo com o velho e o novo sistema durante determinado período de tempo. A escolha da alternativa dependerá da situação específica de cada sistema. Mesmo tomando as precauções necessárias, o analista de OSM deve lembrar que a alteração de um sistema pode originar alguns problemas, os quais devem ser administrados corretamente. Implementação do novo sistema O analista de OSM deve estar atento nessa etapa, pois é na implementação que muitos sistemas bem projetados falham, deixando de entrar em funcionamento ou são implementados sem o adequado controle. Nessa fase, alguns aspectos devem ser seguidos:
- Utilização adequada e sistemática da técnica formal de planejamento e controle da mudança efetuada, por motivo do novo sistema;
- Estabelecimento de objetivos e resultados para cada pessoa envolvida no projeto; e
- Assegurar a realização de todas as fases do trabalho de acordo com os padrões preestabelecidos.
O sistema deve entrar em operação somente quando se verificar que não contém erros e que os usuários estão familiarizados com seu funcionamento. As orientações para testar o sistema são:
- Testar cada módulo do sistema separadamente; - Utilizar dados reais, além dos dados de teste;
- Executar um processamento em paralelo, antes do processamento definitivo; - Testar o sistema como unidade, fazer com que s usuários testem o sistema;
- Incluir dados de outro sistema totalmente diferente, para certificar se são completamente rejeitados; - Experimentar procedimentos do começo ao fim de mês e ano; e
- Convencer os auditores da empresa e testar o sistema.
O analista de OSM deve acompanhar os usuários durante um período de tempo até que o sistema funcione perfeitamente, dessa maneira oferecem a vantagem caso haja falhas e apoiando as pessoas fazendo com que tenham mais segurança. O analista de OSM deve adotar as filosofias de trabalho:
- Implementação parcial em vários tempos; - Implementação total num só tempo; e
- Funcionamento paralelo.
Ao final dessa fase, o analista de OSM deverá dispor: Manual completo do novo sistema;
- Treinamento dos usuários; e
- Novo sistema devidamente implementado.
1.7 ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO.
É importante que o analista tenha em mente que seu trabalho em qualquer projeto não termina quando o sistema torna-se operacional e livre de erros. O analista de OSM consideram seu trabalho terminado ao atingir essa etapa e passam a novos projetos, sem realizar a necessária fase de avaliação. Fase que começa quando o sistema estiver operando sem erros durante vários ciclos.
Deve comparar os resultados alcançados com os anteriormente previstos, sendo que as variações significativas devem ser investigadas, visando determinar as causas. O analista de OSM deve utilizar as seguintes
metodologias:
a) Quanto ao acompanhamento: - Fixar pontos de controle no sistema;
- Especificar os critérios para avaliar a frequência do controle nos pontos considerados;
- Entrevistar os usuários do sistema e investigar quais problemas ou melhorias o sistema está trazendo; - Efetuar todos os ajustes necessários e de forma adequada.
b) Quanto à avaliação:
- Preparar um programa de trabalho para as atividades de auditoria; - Fazer uma auditoria adequada;
- Entrevistar os usuários e anotar os problemas e sugestões; - Documentar os pontos e os aspectos a serem analisados; e
- Preparar um relatório sobre a auditoria e as soluções recomendadas. Ao final dessa fase, o analista deverá ter:
Um programa de acompanhamento que especifique a sistemática de controle e avaliação a ser realizada; e - O registro de ajustes efetuados e modificações necessárias ou convenientes, mas não efetuadas por não serem oportunas, por alguma razão identificada.
Existem duas formas de apropriar o custo do desenvolvimento
- Rateado entre as várias unidades usuárias, uma hipótese é lançar pelo custo original estimado, sendo o excedente lançado na área de OSM.
- Participação do pessoal envolvido. A participação do pessoal envolvido na elaboração e na implementação do projeto de sistema, ou seja, os analistas de um lado e os usuários de outro.
O ideal é ficar um único bloco de pessoas trabalhando em perfeita sintonia e colaboração. A responsabilidade transfere-se gradualmente, geralmente a equipe de OSM tem uma participação pequena nas primeiras fases do processo que vai aumentando, na etapa de desenvolvimento em que há abordagem técnica, sua participação é total, finalmente nas etapas de conversão, os usuários voltam a tomar parte ativa do processo.
