Augusto César Luiz Britto
AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS: A REPERCUSSÃO E O INTERESSE PARA A HISTÓRIA
Augusto César Luiz Britto
AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS: A REPERCUSSÃO E O INTERESSE PARA A HISTÓRIA
Trabalho final de graduação apresentado ao Curso de História – Área de Ciências Humanas do Centro Universitário Franciscano, como requisito parcial para obtenção do grau de Licenciado em
História.
Santa Maria, RS
Augusto César Luiz Britto
AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS: A REPERCUSSÃO E O INTERESSE PARA A HISTÓRIA
Trabalho final de graduação apresentado ao Curso de História – Área de Ciências Humanas do Centro Universitário Franciscano, como requisito parcial para obtenção do grau de Licenciado em
História.
_________________________________________ Roselâine Casanova Côrrea - Orientadora (Unifra)
_________________________________________ Janaina Souza Teixeira (Unifra)
_________________________________________ Paula Simone Bolzan Jardim (Unifra)
RESUMO
Na historiografia, utiliza-se a documentação de arquivo como fonte primordial de pesquisa. Os documentos, durante seu ciclo vital, recebem várias interferências, respaldadas pelas políticas arquivísticas e de gestão documental das instituições que custeiam os acervos. As políticas arquivísticas têm como base as teorias, métodos e técnicas da ciência arquivística que, diretamente, influenciarão na historiografia. Neste estudo, visa-se, através de uma pesquisa bibliográfica, abordar cada uma das etapas arquivísticas que abrangem tanto a gestão documental, quanto o arranjo do Arquivo Permanente e suas repercussões na historiografia, já que os historiadores, em seus trabalhos, dependem diretamente da constituição e do acesso a documentos dos arquivos. O pesquisador sabe da importância dos documentos de arquivo para suas pesquisas, mas não conhece os princípios básicos da arquivística de seu interesse. Ciente de como é tratada a documentação, desde a sua produção até a destinação final, o historiador/pesquisador estará garantindo não apenas que o resultado de seu trabalho se perpetue, mas também para firmar uma parceria de ajuda mútua com o arquivista, objetivando a finalidade principal de um arquivo público ou privado. Ou seja, o compromisso de servir as sociedades, nas quais os acervos estão inseridos. Além disso, esse pesquisador poderá colaborar na difusão documental e no processo de ensino aprendizagem na área das Ciências Humanas.
Palavras-Chave: Historiografia; Arquivística; Documentação.
ABSTRACT:
The historiography utilizes the documentation of archives as primordial source of its researches. The documents during its life-cycle, receive many interferences supported by the technique of recording policies and of the documentary management from the institutions that defray the piles. The techniques of recording policies have as basis the theories, methods and techniques of recording science that directly will influence on the historiography. This study aims, through a bibliographical research, to accost each one of the technique of recording stages that cover as the documentary management, as the arrangement of the Permanent Archives and their repercussion in the historiography, since the historians, on their works, depend directly on the constitution and the access of documents from archives. The researcher knows the importance of the documents from archives for his researches, but he doesn’t know the basic principles of technique of recording of his interest. Aware of how documentation is treated, since its production until the final destination, the historian/researcher will be warranted not only that the result of his works endures, but also settling a partnership of mutual help with the archivist, aiming the main purpose of a public or private archive. In other words, the commitment of serving the societies on which the piles are inserted. Besides that, this researcher can collaborate on the documentary spread and on the process of learning teaching on the area of the Human Sciences.
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 – Temporalidade dos documentos arquivísticos...22
TABELA 2 – Níveis de descrição arquivística.. ...30
TABELA 3 – Inventário do arquivo permanente da Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo...32
LISTA DE IMAGENS
SUMÁRIO
LISTA DE TABELAS...5
LISTA DE IMAGENS...6
1. INTRODUÇÃO...8
2. METODOLOGIA...9
3. AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICA: A REPERCUSSÃO E O INTERESSE PARA A HISTÓRIA...10
3.1 A HISTORIOCIDADE DA FORMAÇÃO DOS ACERVOS ARQUIVÍSTICOS: DA ANTIGUIDADE ATÉ OS DIAS CONTEMPORÂNEOS...10
3.2 OS PRIMEIROS PROCEDIMENTOS ARQUIVÍSTICOS E A PESQUISA HISTÓRICA...18
3.3 OS PROCEDIMENTOS ARQUIVÍSTICOS NA DOCUMENTAÇÃO DE VALOR HISTÓRICO E SUA REPERCUSSÃO NA HISTORIOGRAFIA ...27
4. CONSIDERAÇÕES FINAIS...38
1. INTRODUÇÃO
A história, para se fazer presente e estar em constante renovação, necessita da realização de pesquisas. A historiografia, que significa a escrita da história, prescinde de diversas fontes em suas pesquisas para comprovar o que será exposto. Os documentos de arquivo são a fonte primordial para as pesquisas históricas, já que um documento arquivístico é produto das atividades desenvolvidas por uma pessoa ou entidade, ou seja, dos objetos da história.
As informações contidas nos documentos são o elo do historiador com o seu objeto de pesquisa, para revelar, corroborar ou refutar dados ou hipóteses de seu trabalho. É, portanto, de mister importância a existência de acervos arquivísticos para se fazer ativa a historiografia sobre os diferentes temas.
A constituição de um arquivo tem como respaldo a ciência arquivística que dita normas, técnicas e métodos, que, consequentemente, influenciam na pesquisa histórica. O historiador tem total consciência da importância do que é um arquivo para as atividades pertinentes à sua profissão, mas não tem conhecimento dos príncipios básicos que norteiam a arquivística.
No presente trabalho, o objetivo é elencar as diferentes fases que preparssam um documento de arquivo e as diversas funções desenvolvidas pelo arquivista para cada uma dessas fases, o que influenciará na construção historiográfica.
Apresenta-se o texto em três subtítulos: 3.1) A historiocidade da formação dos acervos arquivísticos: da antiguidade aos dias contemporâneos. 3.2) Os primeiros procedimentos arquivísticos e a pesquisa histórica; 3.3) Os procedimentos arquivísticos na documentação de valor histórico e sua repercussão na historiografia.
No primeiro subtítulo aborda-se, primeiramente, a definição do que é um documento de arquivo e, em seguida, faz a ressignificação e importância do arquivo para os diferentes povos e a evolução do tratamento arquivístico desde a antiguidade até os dias atuais.
O tema deste trabalho inicia propriamente no segundo subtítulo, onde são abordadas as diferentes funções desenvolvidas pelo arquivista nos arquivos corrente e intermediário e o que isso influencia na historiografia. Também é tratada a questão do acesso documental, respadaldo pela legislação arquivística nacional e a historiografia.
2. METODOLOGIA
A pesquisa foi realizada por meio de revisão bibliográfica das principais obras da ciência arquivística e da história que abordam o assunto, as quais foram depuradas e expostas neste trabalho. Assim, foram utilizados desde os manuais da arquivística até a bibliografia que aborda temas específicos sobre os diversos assuntos que abrangem a arquivologia.
Entre os manuais da arquivística, foram utilizadas as obras, Manual de archivística, de Cruz Mundet (1994), Arquivo e teoria, de Marilena Paes(2002), Introdução à arquivologia, organizada por Eneida Richter (2004), Archivística. Principios y problemas, de Elio Lodolini (1984) que dão um panorama geral sobre a arquivologia. Nesses manuais, são tratadas questões como história dos arquivos, fundamentos arquivísticos, legislação, bem como as definições, metódos e técnicas de todo o ciclo vital dos documentos.
O Dicionário de terminologia arquivística, do Arquivo Nacional (2005), foi utilizado para definir os conceitos arquivísticos trabalhados no texto. O texto que reúne todas as leis pertinentes a documentos de arquivos, Legislação Arquivística Brasileira, do Conarq (2009) e a dissertação de mestrado O acesso à documentação dos arquivos públicos como razão e contra-razão de Estado e a produção do conhecimento histórico-social no MERCOSUL, de Joél Abílio Pinto Santos (2003) foram utilizados para serem abordadas as questões de política de acesso documental, amparado pela Lei 2.134/97.
Para abordar a gestão documental e suas funções arquivísticas utilizaram-se as seguintes obras: Como avaliar documentos de arquivo, de Maria Bernades (1998), que aborda todo o processo avaliativo, Como classificar e ordenar documentos de arquivos que fala sobre todo o processo de classificação, de Janice Gonçalves (1998), Administração de arquivos e
documentação de Ernst Posner (1964) que conceitua e aponta as atividades dos arquivos correntes, Como implantar arquivos públicos municipais, de Helena Machado e Ana Camargo (2000), sobre a gestão documental no arquivos municipais.
Já as obras utilizadas referente ao arranjo documental e suas funções foram: Arquivos Permanente: tratamento documental, de Heloísa Belloto (2006) e Arquivos Modernos.
Princípios e Técnicas, de Schellenberg (2006), que tratam todas as questões sobre arranjo documental e suas funções, Como descrever documentos de arquivos: elaboração de instrumentos de pesquisa, de André Lopes (2002) e Ordenación y descripción de archivos y
3. As funções arquivísticas: Repercussão e interesse para a história
3.1A historicidade da formação dos acervos arquivísticos: da antiguidade aos dias contemporâneos
O conhecimento sobre como se procedeu a formação dos arquivos e seus respectivos acervos em diferentes espaços e tempos passa, primeiramente, pelo entendimento do objeto físico que os constituem: o documento arquivístico. O Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005) define documento como a “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato” (p. 72). Esse dicionário, portanto, entende por suporte o local em que é registrada a informação, independentemente de qual seja ele (madeira, pergaminho, papiro, papel ou digital) e o formato relaciona-se a disposição de como está representado o conteúdo da informação.
O documento é produto da necessidade humana de transmitir uma mensagem ou da perpetuação da memória individual ou coletiva, bem como ao conjunto desses documentos, sendo eles orgânicos. Ou seja, se houver relação entre eles, formarão os arquivos. O mesmo dicionário conceitua arquivo como o
conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privadas, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza do suporte (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 25).
Dessa forma, o arquivo agrupa documentos produzidos em decorrência das atividades humanas, sendo acumulados naturalmente, independentemente do caráter jurídico da instituição. Textos que não são resultados das atividades humanas, não são considerados documentos de arquivo. Assim,
La narración de um cronista o el manuscrito de uma obra literaria o científica, em cambio, por haber sido redactados desde su origen com la finalidad científica de transmitir noticias o de expressar el pensamiento del autor, no tiene carácter documental (LODOLINI, 1984, p. 24).
dando o exemplo das pinturas feitas nas paredes das cavernas, habitadas por seres humanos. As pinturas pré-históricas são documentos porque contêm um suporte, as rochas em que estão representadas, que constituem as paredes das cavernas e transmitem uma informação, como por exemplo, uma caçada a animais, além de serem produto das atividades humanas.
Os arquivos organizados, enquanto instituições de custódia, surgem com a sistematização da escrita e o aparecimento do controle estatal que necessita de um corpo administrativo para executar suas funções. Ribeiro lembra que
a arquivística como prática é tão velha como a própria escrita e a constituição de arquivos consubstancia-se na necessidade de preservar, ao longo dos tempos, a memória da actividade humana, através de registros sob as mais variadas formas e nos mais diversos suportes. Desde as origens os arquivos foram, portanto, encarados como base e veículos de informação (2003, p. 25).
A história dos arquivos, segundo Mundet (1994), é dividida em dois grandes períodos: o período pré-arquivístico, correspondente a uma falta de pressupostos teóricos e à submissão a outras ciências e o período de desenvolvimento arquivístico, já com a teoria e o tratamento documental fundamentados e consolidados. O autor baseia-se no surgimento do primeiro princípio da ciência arquivística enunciado pelo francês Natalis de Wailly, em 1841, para fazer essa divisão.
O período pré-arquivístico inicia-se na antiguidade, época que os autores costumam classificar como de arquivos de palácio, já que os documentos eram guardados nos templos e palácios das cidades mais importantes de cada povo.
Existem poucos arquivos da antiguidade na atualidade. A destruição da maior parte de documentos pertencentes a essa época é lembrada por Lodolini (1984), ao relatar que esses não aguentaram as ações sofridas no decorrer dos anos, graças em certo sentido ao próprio material constituinte dos documentos daquela época. Exemplos são as folhas, tábuas enceradas e o papiro. Concomitantemente, o autor lembra que outros suportes documentais foram mais resistentes ao tempo, fazendo com que os documentos chegassem até os dias de hoje em maior número. Entre eles, as tábuas de argila no Oriente Próximo e os ossos e carapaças de tartaruga na China.
Outro fator de devastação documental dos arquivos de palácio, lembrado por Mundet (1994), foi “el modo violento por el que fueron destruídas, tras conquista, las instituiciones
clásicas ha impedido la conservación de importantes fuentes de informacion para la historia”
A Mesopotâmia foi o local em que se obteve o primeiro sistema completo de escrita com a civilização suméria. Como define o dicionário Larousee Cultural (1999), essa escrita é denominada de cuneiforme, já que seus “caracteres tinham a forma de cunhas” (LAROUSSE
CULTURAL, 1999, p. 283). Richter; Garcia; Penna (2004) apontam a existência de arquivos na Mesopotâmia, como o único meio possível de controle da contabilidade e de bens produzidos na região. Os documentos produzidos pelos/para os reis não tinham apenas o caráter de serem produtos de suas atividades, mas também, através do manuseio de informações, utilizavam-nos para a propaganda real e manutenção de sua memória. Leick, ao falar das inscrições Acadianas1, deixa clara essa questão:
As inscrições reais são interessantes não só por causa de sua informação histórica, suas descrições de batalhas e conquistas, mas também por sua pertinência política como instrumentos de propaganda real. As primeiras inscrições reais desenvolveram-se a partir do costume de dedicar objetos de valor a um deus. Essa era a antiga tradição, como foi provado pelo rico inventário dos templos pré-históricos em Eridu. Entretanto, um doador podia fazer um registro permanente de sua dádiva na forma de uma mensagem gravada no objeto (2003, p. 108).
O governo teocrático do Egito detinha grande controle da economia do país, usufruindo dos arquivos como um meio para manter o controle geral de toda nação, lembram esse fato Richter; Garcia; Penna; (2004). Essa conjuntura levou a manutenção de muitos arquivos secretos, os quais eram zelados pelos sacerdotes. As autoras mencionadas também lembram da Biblioteca de Alexandria como o maior centro documental da antiguidade e do papiro como suporte documental predominante no Egito Antigo.
Foi na Grécia e em Roma que os arquivos assumiram, mais claramente as funções administrativas e jurídicas. Os documentos, portanto, são utilizados como informação e prova
para as esferas públicas. Kurtz reforça a idéia de que os gregos e romanos “[...] estabeleceram
arquivos altamente hierarquizados, que alcançaram nossa época e que tinham caráter religiosos, econômicos, local ou privado" (1997, p. 91).
Mundet (1994) constata que os verdadeiros arquivos na Grécia e em Roma, cujos documentos eram considerados autênticos, são aqueles de caráter público, ou seja, produzidos e custodiados pela esfera governamental, mesmo com a existência de arquivos particulares. Os modelos de estado, segundo esse autor, refletiram na formação dos respectivos arquivos.
Na Grécia, os documentos eram de acesso público, pois eram baseados na democracia vigente na política grega da época, enquanto, em Roma, havia uma centralização política que utilizava os arquivos como exercício de poder, pelo qual, o acesso aos documentos era restrito a pessoas ligadas ao governo. É pela centralização política de Roma que se deu a existência de um sistema de arquivos, impossível de acontecer nas diversas cidades-estados gregas, já que essas detinham poder político independentemente uma das outras. É válido lembrar que, na antiguidade, os arquivos eram considerados lugares sagrados.
Os arquivos da Idade Média Européia foram produzidos em menor escala do que na Grécia e em Roma, e são pouco conhecidos. Consequentemente, com a queda do Império Romano, houve um declínio da existência arquivística. Um fator explicativo para tal panorama é o predomínio do direito germânico, baseado no testemunho oral, atestado por Mundet,
Como una mancha de aceite extendida por toda Europa, el derecho germano se va superponiendo al romano, lo que desde el punto de vista documental tuvo repercusiones palmarias. Mientras que este basaba el valor probatorio en el documento escrito, ahora, merced al influjo germánico, imponía el procedimentto oral y la prueba testimonial (1994, p. 30).
A falta de estabilidade social e política provocada pelas invasões bárbaras, segundo
Ribeiro, “conduziram à mutilação e a transferência de arquivos, com graves consequências
para a sua integridade e preservação da sua estrutura sistemática original” (2003, p.25). A
transferência da civilização para a vida rural, após a queda do Império Romano, é outro fator que contribuiu para o declínio da produção documental, por tornar inviável a comunicação através da escrita. A nobreza era itinerante e em seus deslocamentos levavam junto os documentos, acarretando em dispersão de fundos documentais.
As mesmas autoras lembram que os reis europeus começaram a guardar sua documentação em palácios reais como se fosse um verdadeiro tesouro e, por isso, os documentos foram chamados de “tesouro das cartas”, sendo que
A formação do Trésor des chartes (tesouro das cartas) data da Batalha de
Fréteval (1194), realizada próxima a Vendôme, quando a documentação do rei francês Filipe-Augusto foi extraviada, ou segundo alguns historiadores, tomada pelo inimigo Ricardo Coração-de-Leão, rei da Inglaterra. A partir de então, Filipe-Augusto decidiu deixar no palácio do Louvre, em Paris, a documentação concernente ao seu governo” (p. 35).
A recuperação européia se deu por volta do séc. XII, com a revolução comercial e urbana, e os documentos de arquivo, consequentemente, dão um salto em questão de produção, influenciada essa pela volta do direito romano. A administração no final da Idade Média, como relata Mundet (1994), vai se especializando por diversas áreas de competências e ocasiona um volume de produção documental mais elevado do que antes. Além da complexidade administrativa, o desenvolvimento urbano e as atividades econômicas e sociais mais intensas somam como elementos que proporcionam o aumento do volume de produção documental.
Richter; Garcia; Penna; (2005) consideram que, nos últimos séculos da Idade Média, aparecem as chancelarias, locais onde eram realizadas as cópias e os registros dos documentos. O chanceler dava validade legal aos documentos oficiais através da chancela.
No período de transição entre a Idade Média e a Idade Moderna ainda não existiam arquivos públicos como na Grécia. De acordo com Mundet (1994), os documentos eram de propriedade real ou eclesiástica. Com a sociedade se tornando cada vez mais complexa, as pessoas começaram a produzir documentos de caráter oficial, só que para isso, esses precisavam ser autenticados pelas autoridades reais e por regras diplomáticas. Richter; Garcia; Penna; (2005) relatam que a necessidade de autenticação fez surgir a instituição notarial. Os sinetes2 conferidos pelos notários davam validade aos documentos.
O poder e a administração estatal, na Idade Moderna, tem como característica a centralização, com o surgimento das monarquias nacionais, repercutindo diretamente na formação e custódia dos acervos arquivísticos.
Como reflexo da organização política do estado moderno, são criados os arquivos de Estado, que concentram a documentação de caráter oficial com acesso restrito aos grandes
funcionários do governo. Ribeiro assinala que, na Idade Moderna, a concentração documental em arquivo do Estado, antes de tudo, atendia apenas a questões políticas, pois
[...] o reforço e a centralização do poder absoluto, especialmente no século XVIII, conduziram a uma concentração dos arquivos de Estado em grandes depósitos, o que se pode considerar uma utilização, de certo modo abusiva, ao serviço da política e já não apenas uma necessidade de uso para fins meramente administrativo (2003, p. 39).
Somente na Idade Moderna que os arquivos são considerados, segundo Richter; Garcia;
Penna; “um conjunto de armas políticas e jurídicas a serviço dos monarcas” (2004, p. 39), e surge através dessa premissa, a justificativa para a concentração documental. A centralização documental em arquivos do Estado é fruto da consciência que os monarcas adquirem sobre a importância que um arquivo tem para o seu governo, dando legitimidade a sua existência e atividades.
Outra característica dos arquivos do antigo regime é a concepção de arquivo pelo Estado como fonte de poder. Mundet, sobre essa questão, aponta:
Los derechos del Estado sobre los documentos públicos llevarían a las monarquias a reclamar ante sus funcionários el reintegro de la documentación que, por causa del ejercicio de sus cargos, tuvieran em su poder. Em definitiva, se trata del ejercicio del derecho superior que posee El Estado sobre el conjunto de la documentación pública y el derecho que le asiste a reivindicarla (p. 37, 1994)
O Estado, portanto, começou a ter conhecimento de que documento era um instrumento de informação para o exercício de poder e afirmação de seus direitos. Este direito, segundo o autor, fez com que o Estado concentrasse a posse da documentação, para que pudesse justamente exercer o poder. O mesmo autor constata a relação com a questão de o arquivo, na época, ser secreto e incomunicável, ou seja, as informações documentais eram segredos de Estado em relação a sua população e, principalmente a outros territórios que não estivessem dentro da abrangência administrativa.
No final da Idade Moderna, surge o entendimento de um novo valor intrínseco aos documentos. Além do valor administrativo e jurídico, aparece o valor histórico. Historiadores começam a querer utilizar-se dos documentos para a construção historiográfica, ao somarem e averiguarem as fontes orais e narrativas. Mundet lembra que, para sanar a vontade dos
archivos y su organización em función de la investigación histórica (1994, p. 38)”, pois os documentos estavam centrados em posse do Estado, o qual detinha seu uso exclusivo.
A Revolução Francesa (1789) representa uma nova fase na administração e concepção de arquivo. Segundo Ribeiro, os bens das classes dominantes anteriores à revolução burguesa são confiscados:
As nacionalizações dos bens das anteriores classes dominantes acarretou consigo a natural apropriação dos respectivos cartórios, pois aí se conservavam os títulos de posse e a documentação indispensável à administração das propriedades confiscadas. Assistimos, portanto, a um novo movimento de incorporações em massa de arquivos privados nos depósitos do Estado, os quais passaram a ter designação de “Archives Nationales” (1789, Decreto de 18 Brumário) e a ter funções de conservação e manutenção dos documentos oficiais em que passava a assentar o novo regime (2003, p. 27).
A administração dos documentos de todas as esferas administrativas da máquina governamental estaria agora dentro de um sistema orgânico de arquivo. Ou seja, surge o arquivo nacional e, com ele, os arquivos departamentais das províncias, interligados entre eles, deixando de lado os depósitos documentais isolados a serviço do poder.
Posner (1964) cita outros dois efeitos da Revolução Francesa nos arquivos: 1) consciência da responsabilidade do Estado em preservar a documentação antiga, ao compreender o valor histórico desses e 2) a acessibilidade dos documentos para a população em geral.
A concentração de documentos nos arquivos nacional e departamental, surgidos na França, fora copiado por outros países que sofreram a invasão napoleônica, pois se baseariam na administração dos anos em que estiveram dominados. Mundet (1994) lembra que não foi apenas a documentação oficial de Estado que levou à criação de tais arquivos, mas também aqueles procedentes de instituições religiosas.
A abertura dos arquivos, com documentos antigos ou de uso não corrente da administração para o público, se deu devido ao desejo por parte do povos de consultá-los para fins, primeiramente, judiciais ou legais. O acesso aos documentos deixa de ser um favor para ser um direito do cidadão.
Os povos da Europa gradualmente tomaram consciência de sua individualidade nacional e começaram a usar a história nacional como uma fonte de encorajamento em momentos de desastre nacional. O romantismo começou a glorificar o passado, suas obras de arte e seus monumentos literários e documentais. A publicação de fontes documentais, a fim de torná-las acessíveis para a história do país, e escrever essa história através dos materiais recentemente descobertos tornaram-se os objetivos de um vigoroso e entusiástico movimento na historiografia (POSNER, 1964, p.66).
O caráter do arquivo, como uma instituição governamental servindo de arsenal de poder começa a se esquecido para o de arquivo como uma instituição científica e cultural.
Os arquivistas começaram a dar atenção, segundo Mundet (1994), para os documentos durante a sua vigência, isto é, desde a sua produção até sua destinação final. Inicia, portanto, a separação dos arquivos administrativos dos arquivos históricos. Os arquivos administrativos são criados para servir como ferramenta exclusiva do governo estatal.
A centralização documental e o interesse de novos usuários pelos arquivos fizeram os arquivistas, no século XIX, começarem a declarar os fundamentos que baseariam a ciência arquivística. Inicia-se, dessa forma, o segundo período da história da constituição de acervos arquivísticos, tendo como suporte um campo teórico que aproxima a arquivística à ciência, deixando-a independente de outros campos do saber. É a fase correspondente ao desenvolvimento arquivístico.
Em meados do século XX, segundo Ribeiro (2003), o modelo de centralização, fruto da Revolução Francesa (1789), começa a sofrer reveses. A acumulação documental não correspondia mais ao espaço destinado para os arquivos e, somada a essa conjuntura, há, no período do pós-guerra, a proliferação da produção documental.
O advento da máquina de escrever gerou um volume documental muito maior que em épocas anteriores, fazendo com que arquivistas e administradores pensassem com maior profundidade questões como avaliação, seleção e eliminação de documentos. É nesse panorama que surge o arquivo intermediário, tendo como função ser um pré-arquivo histórico, no qual seria definida a destinação final dos documentos: o recolhimento ao arquivo histórico ou a sua eliminação. Ao falar da criação do arquivo intermediário, Ribeiro (2003) salienta a separação que esse provocou entre o arquivo administrativo e o arquivo histórico:
Fica intrínseca, na postura democrática de alguns países em relação aos arquivos, a questão da transparência nas administrações públicas. Como lembra Mundet (1994), o Estado democrático se obriga a abrir a documentação de seus arquivos não apenas para a construção historiográfica, como também para a cidadania, pois isso possibilitaria o controle público e serviria de instrumento de informação.
Nas últimas décadas, os arquivos começaram a receber diferentes documentos nos tipos de informação (audiovisual) e suportes (principalmente os digitais), oriundos do desenvolvimento da tecnologia, acarretando na diversificação dos acervos arquivísticos atuais.
3.2Os primeiros procedimentos arquivísticos e a pesquisa histórica.
Os documentos consultados por um historiador na realização de sua pesquisa estão custodiados em um arquivo classificado como permanente. Essa classificação segue a teoria das três idades3 dos arquivos como apontam Richter; Garcia; Penna.
A teoria das três idades dos arquivos é a sistematização do ciclo vital dos documentos de arquivo [..] c) Arquivos Permanentes (terceira idade): formados por documentos que deixaram de ter valor previsível para a administração que os produziu, preservados em caráter definitivo, em função do seu valor histórico (servir à pesquisa) (2005, p. 62).
No conceito das autoras sobre Arquivo Permanente, percebe-se que os documentos que nele se encontram são oriundos de outros tipos de arquivo, já que são considerados de terceira idade e seguem uma sequência determinada que a arquivística chama de ciclo vital dos documentos. Belloto (2006) lembra que esse ciclo vital de documentos conceitua as diferentes fases que um documento passa dentro de um arquivo, aos quais levam em conta a sua função, valor e, principalmente, sua vigência.
Richter; Garcia; Penna constatam que, antes do Arquivo Permanente, há o Arquivo Corrente e Intermediário:
a) Arquivos Correntes (primeira idade): são formados pelos documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento das atividades. São documentos indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração que conservem junto aos órgãos produtores, em razão da freqüência com que são consultados; b) Arquivos Intermediários (segunda fase): constituídos por
3“Segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário”
documentos originários dos Arquivos Correntes, com uso pouco freqüente e aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, em local próximo à administração produtora (2005, p. 62).
Ressalta-se que o documento, uma vez recolhido4 do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente, não fará o caminho inverso, pois um documento uma vez histórico, sempre assim será considerado.
O historiador, portanto, vai entrar em contato com os documentos no último tipo de arquivo, segundo o ciclo vital dos documentos, quando esse documento perde a finalidade para o qual fora criado. Os Arquivos Correntes servem para o uso exclusivo da administração já que eles, segundo Paes,
são constituídos de documento em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc (2002, p. 54).
Os mesmos documentos que se encontram no Arquivo Corrente, portanto, posteriormente estarão no Arquivo Permanente que interessa ao historiador. Assim, os arquivistas dos Arquivos Permanentes terão a preocupação de saber como se realizam as políticas arquivísticas no Arquivo Corrente, para melhor tratarem o acervo do Arquivo Permanente sob sua custodia. Isso possibilitará, a forma mais adequada de disponibilizar a documentação para a pesquisa historiográfica. Sobre isso, Belloto afirma que
para bem delimitar a especificidade do processamento da documentação no próprio âmbito dos Arquivos Permanentes há que se começar pela fase de administração de documentos correntes (o records management dos norte-americanos), a gestão documental, enfim. Resume-se esta tarefa no acompanhamento da produção, no recebimento, na classificação, no controle da tramitação e na avaliação (2006, p.30).
Nessa mesma linha de raciocínio, Schellenberg (2006) aponta que a forma em que for ordenada a documentação nos Arquivos Correntes influenciará o uso dos documentos para fins de pesquisas. O autor foca os métodos de guarda e de descarte5 de documentos nos Arquivos Correntes como agentes determinantes da maneira que estarão organizados os mesmos documentos, quando estiverem no Arquivo Permanente. O primeiro fator por influenciar o ordenamento documental, a descrição arquivística e o acesso aos documentos e o
4“Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 142).
segundo no processo de Avaliação Documental, ressaltando-se a importância que os produtores de documentos têm na atribuição de valores, quando da aplicação do processo avaliativo.
Na realização de uma pesquisa, é primordial ao historiador saber a estrutura administrativa do órgão produtor de documentos em que for pesquisar e sua tipologia documental6, porque é a forma de entender a conjuntura em que as informações sobre seu objeto de estudo foram produzidas, levando-se em conta que o documento de arquivo estudado encontrou-se antes em um Arquivo Corrente, sendo originado deste. Assim o pesquisador elucidará sua pesquisa.
Schellenberg lembra o que determina a estada do documento dentro de um tipo de arquivo ou outro é o valor que o documento exerce em um espaço de tempo. O mesmo autor identifica nos documentos dois valores intrínsecos:
Os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de duas categorias: valores primários, para a própria entidade e valores secundários para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado – administrativo, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito mais tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque seus valores serão de interesse para outros que não utilizadores iniciais (2006, p. 180).
Logo, o procedimento que verifica se um documento deixa de ter valor primário para ter valor secundário é a Avaliação Documental. Essa etapa é de fundamental importância para a historiografia, pois os documentos que perderem o valor primário e que não forem considerados como de valor secundários serão eliminados. Uma Avaliação Documental realizada de qualquer maneira e por qualquer profissional pode fazer com que um conteúdo informacional de cunho histórico se perca para sempre, formando lacunas na historiografia.
A Avaliação Documental é justificada por Mundet, principalmente, pelas grandes mudanças ocorridas no último século:
El incremento exponencial de las actividades humanas, la creciente intervención de las administraciones públicas em múltiples aspectos de la vida social, ya en el âmbito de la privacidad ya en el colectivo, han producido la denominada inflación de la documentación contemporânea. Los métodos administrativos cada vez más alambicados, la imperiosa plasmación documental de los procedimientos, la necesidad de obtener datos para fundamentar las actuaciones, la exigência de comunicar la información em distintos niveles, los métodos de difusión y multiplicación, generan uma
masa documental de dimensiones crescientes, imposible de conservar em su totalidad y em parte, además, innecesaria (1994, p. 201).
O autor chega a considerar, além de impossível, desnecessário o acúmulo de massa documental, então é preciso uma seleção de quais documentos serão preservados e o procedimento adequado para fazer essa seleção é através da Avaliação Documental.
Nesse panorama, a Avaliação Documental tem como intuito a racionalização da massa documental acumulada, e com isso, facilita a recuperação da informação, além de liberar o espaço físico do arquivo.
A Avaliação Documental acaba sendo benéfica também para o historiador, como Schellenberg (2006) relata: “Uma redução na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto para o próprio governo, quanto para o pesquisador” (p. 179) e na seqüência conclui que
ao mesmo tempo, não se pode considerar que os pesquisadores estejam devidamente servidos pela simples manutenção de todos os documentos. Os especialistas se desorientam ante a enorme quantidade de papéis oficiais modernos. Os documentos devem ser reduzidos em quantidades úteis à pesquisa erudita (SCHELLENBERG, p. 179).
Belloto (2006) complementa essa idéia ao dizer que, com um número vasto de documentos ao seu dispor, mesmo com os recursos da informática, o historiador não daria conta de tantas fontes.
A Avaliação documental é definida pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005) como “processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os
prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos”. Os valores mencionados pelo Dicionário são os valores primários e secundários já citados antes.
Já a responsabilidade de estabelecer os prazos de guarda não é apenas do arquivista. Mundet (1994) aponta que, para conseguir o objetivo com maior efeito, todos os grupos interessados em acesso à documentação a ser avaliada devem estar presentes no processo, formando uma comissão.
O historiador entra na comissão como aquele que assegurara a preservação dos
documentos “culturalmente importantes”, passíveis de serem utilizados em uma futura pesquisa, contribuindo assim com a construção historiográfica.
uma documentação pública de interesse de toda a sociedade em que está inserida, indicam, como a base para a comissão de Avaliação Documental além do arquivista, apenas pessoas ligadas à administração do órgão produtor. As mesmas autoras citam as competências das comissões de Avaliação Documental e nelas, há mais uma nítida preocupação com a eliminação de documentos do que com a preservação desses:
À Comissão Permanente de Avaliação compete: analisar os registros consolidados da identificação; providenciar a complementação de dados, através de correspondência, entrevista e outros meios; analisar o conteúdo dos conjuntos documentais, atribuindo-lhe prazos de destinação; elaborar a tabela de temporalidade e o relatório final; providenciar a divulgação da tabela; revisar periodicamente a tabela; elaborar instruções para o funcionamento da comissão (2000, p. 28).
Entre as competências, deveria ser citada uma que garantisse o recolhimento de documentos com valor secundário, ou seja, histórico para o Arquivo Permanente, disponibilizando-os à pesquisa. Se a Avaliação Documental não for tratada com seriedade e com preocupação histórica, levando-se em conta que os documentos são patrimônio social, conjuntos documentais indispensáveis para a construção historiográfica, eles não estarão disponíveis para as seguintes gerações de historiadores e da sociedade como um todo.
Enfim, é com a Avaliação Documental que se define a destinação final dos documentos que não possuem mais o valor primário, ou seja, sua eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente.
Segundo Bernades, os tempos médios de permanência dos documentos nos três tipos de arquivos, em consonância com os valores intrínsecos aos documentos, são demonstrado na tabela a seguir:
Tabela 1
Temporalidade dos documentos arquivísticos
Idade do documento Valor Duração média Frequência de Uso /
Acesso
Local de arquivamento
ADMINISTRATIVA Imediato ou Primário Cerca de 5 anos documentos vigentes - muito consultados - acesso restrito ao organismo produtor
Arquivo Corrente (próximo ao produtor)
INTERMEDIÁRIA I – Primário Reduzido 5 + 5 = 10 - documentos vigentes - regularmente consultados - acesso restrito ao organismo produtor
Arquivo Central (próximo à administração)
II – Primário Minimo 10 + 20 = 30 - documentos vigentes - prazo precaucional longo
- referência ocasional
Arquivo Intermediário (exterior à Instituição ou anexo
III - Secundário Potencial
- pouca frequência de uso
- acesso público mediante autorização
ao Arquivo Permanente)
HISTÓRICA Secundário Máximo Definitiva - documentos que
perderam a vigência - valor permanente - acesso público pleno
Arquivo Permanente ou Histórico
Fonte:BERNADES, 1998, p. 7.
Ao analisar a tabela, percebe-se que um documento considerado histórico, ou seja, de valor secundário, pode levar de quinze a cinquenta anos para ser liberado à consulta. O historiador deve ficar atento aos prazos de guarda para justamente poder reivindicar os documentos para as pesquisas historiográficas.
Uma forma de verificar os períodos de prazo de guarda dos documentos da esfera pública é através da Tabela de Temporalidade Arquivística, produto do processo de Avaliação Documental, importante instrumento da arquivística, e consequentemente, da historiografia.
Bernades, em seu livro que trata especificamente sobre a Avaliação Documental, conceitua a Tabela de Temporalidade como o
instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para
sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus
valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para a sua transferência, recolhimento ou eliminação (1998, p. 11).
Como a própria autora lembra, a tabela de temporalidade deve ser encaminhada para a aprovação da instituição arquivística pública em sua específica esfera de competência e, depois de aprovada, a tabela de temporalidade deve ser publicada.
Assim, o historiador pode ficar atento a quais documentos estão sendo recolhidos para o Arquivo Permanente ou exigir a aplicação da tabela de temporalidade, quando ela não estiver sendo realizada. Dessa forma, o historiador terá garantido o acesso à sua fonte primordial, que são os documentos de arquivo.
Para verificar se os documentos possuem valor secundário durante o processo de Avaliação Documental ou de construção da Tabela de Temporalidade Arquivística, baseado na obra de Schellenberg, Mundet resume quais os critérios devem ser considerados:
para la entidade creadora y para la investigación: - Para La primeria son “un depósito de sabiduría y experiência administrativa”. – Para a segunda
“proporcionam la fuente de recursos más efectiva de lo que há hecho em realidade. – Valores informativos, es decir, aquellos que contribuyen sustancialmente a la investigación y al studio em cualquier campo del saber. La información no interesa tanto por referirse al modus operandi de um
entidad, cuanto porque trata cuestiones distintas, ajenas a si misma, como por ejemplo los censos de población. Según los estableciera Schellenberg los valores informativos pueden referirse a personas (tanto físicas como jurídicas), cosas (entendidas como lugares, edifícios y otros objettos materiales) y fenômenos (acontecimentos, cuestiones sociales, políticas...) (1994, p. 215).
Os documentos avaliados, com algum desses requisitos, ou seja, constituindo-se de valor probatório ou informativo, serão considerados históricos e, portanto, devem ser recolhidos para o Arquivo Permanente. O momento ideal para que isso ocorra é quando os documentos encontram-se no Arquivo Intermediário, pois ali se encontram a maioria dos documentos que estão perdendo sua vigência legal e que não serão, após o fim de sua validade, mais de interesse imediato para a administração. É preciso por isso, dar uma destinação para esses documentos. Como aborda PAES, ao definir as funções do Arquivo Intermediário,
Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório,
isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento de prazos estabelecidos pelas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa (2002, p. 117).
O Arquivo Intermediário serve para desafogar o Arquivo Corrente e impedir, com a Avaliação Documental, o recolhimento em demasia da massa documental. Santos acredita que o Arquivo Intermediário é apenas um prolongamento das funções administrativas existentes nos Arquivos Correntes, prejudicando a pesquisa histórica, por atrasar o acesso aos documentos nele contidos:
Um fator que colabora para que o documento fique por mais tempo nos Arquivos de primeira e segunda idade é a política de acesso documental, respaldada pelo Decreto nº 2.134/97 (CONARQ, 2009, p. 104), que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles. O artigo nº 15 desse Decreto classifica a documentação de caráter sigiloso em quatro categorias: ultrassecreto, secreto, confidencial e reservado7.
O tempo para recolher os documentos que receberam a classificação de sigilo ao Arquivo Permanente, tornando-os de acesso público e disponível para a pesquisa historiográfica, variará conforme essa classificação. O artigo nº 20 do Decreto nº 2134/97 (CONARQ, 2009, p. 34) estabelece que documentos considerados como ultrassecretos continuarão com essa classificação por, no máximo, trinta anos, os secretos por vinte anos, confidenciais por dez anos e, por fim, os reservados por cinco anos. Esses prazos poderão ser renovados mais uma vez pelos mesmos períodos, se a autoridade responsável pela classificação dos documentos achar conveniente para a segurança da sociedade e do Estado, conforme o artigo nº 23 do mesmo Decreto (CONARQ, 2009, p. 34).
A historiografia poderá, portanto, contar com certos documentos como fonte de pesquisa sessenta anos após o acontecimento que os geraram. Assim, uma geração pode acabar não entrando em contato com a documentação pública a ela pertinente.
Um documento ainda pode receber restrição de acesso público por cem anos, se ele for relacionado à intimidade pessoal. O artigo nº 28 e 29, do Decreto nº 2134/97 (CONARQ, 2009, p. 34), diz que documentos relacionados à intimidade pessoal e de processos judiciais que tenham tramitado em segredo na justiça serão, a partir de sua produção, restritos pelo prazo de cem anos. Esses documentos poderão ser liberados para a consulta pública desde que a liberação seja feita pelo titular ou pelos herdeiros, como ressalta o artigo nº 8 do mesmo Decreto (CONARQ, 2009, p. 33).
O Decreto nº 2134/97, ainda através do artigo nº 27 (CONARQ, 2009, p. 34), assegura o acesso aos documentos de caráter permanente, ao estabelecer que documentos históricos tendo classificação de sigilo serão desclassificados e recolhidos ao Arquivo Permanente,
quando esgotarem seus prazos de sigilo. Esse artigo vem ao encontro do artigo nº 22, da Lei 8159/91 (CONARQ, 2009, p. 14) que assegura o direito ao acesso pleno aos documentos públicos, garantindo assim a presença desses documentos na construção historiográfica.
Santos, ao abordar o Arquivo Intermediário e os critérios de sigilos documentais apontados anteriormente, relata que a prática arquivística está mais relacionada à aproximação do arquivo com o poder do que à preocupação do primeiro ao acesso e à pesquisa
Há, assim, o determinismo do sigilo e do acesso e a ditadura do órgão de origem. E qual o espírito danoso? A serventia está, sem dúvida, muito mais na aproximação entre os arquivos e o poder, em se tratando da administração pública. Do ponto de vista arquivístico, ao interesse de quem? Da pesquisa? Da relação saber-poder? Da cidadanização dos arquivos? Compete à legitimidade social dos Arquivos Públicos dar as respostas (2004, p. 151).
O Decreto 2134/97(CONARQ, 2009, p. 33) também ressalta, através do artigo n° 4, que o documento, uma vez consultado pela população, não poderá sofrer mais classificação de sigilo. Esse artigo repercute nos documentos históricos, já que estes se encontram nos Arquivos Permanentes de acesso público, não podendo assim mais ser negado o seu acesso, o que proporcionou a renovação historiográfica através de diversas gerações de historiadores sobre o mesmo objeto de estudo.
Outros fundamentos da arquivística devem ser de conhecimento do historiador, pois ao conhecer a forma que se estrutura um arquivo, mais fácil será a sua busca por informações e mais elucidativas para sua pesquisa. Entre eles, estão o Princípio da Proveniência, o Fundo Documental e Classificação Documental.
O Princípio da Proveniência é definido por Richter; Garcia; Penna como:
Princípio de respeito aos fundos: (princípio da proveniência) princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturadas aos de origem diversa. (2004, p. 121).
O historiador saberá, ao procurar os documentos de certa instituição ou de um acervo particular, que eles se encontrarão juntos através de um Fundo Documental, sem que estejam misturados com documentos de outras origens. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define Fundo como o “conjunto de documentos de uma mesma proveniência”
(2005, p. 96), ou seja, Fundo é produto do Princípio da Proveniência.
no meio arquivístico brasileiro, foi consagrada a distinção entre
“classificação” e “arranjo”. De acordo com tal distinção, a “classificação”
corresponderia às operações técnicas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente, a partir da análise das funções e atividades do organismo produtor de arquivos (1998, p. 11).
A Classificação Documental, portanto, separa os tipos documentais de uma forma lógica, respeitando as funções e a estrutura do órgão produtor de documentos em grupos8 e séries9. A Classificação facilita o processo de recuperação da informação.
O produto da Classificação Documental é o Plano de Classificação, sendo ele a estruturação da Classificação Documental, tornando-se um instrumento essencial à gestão dos Arquivos Correntes e Intermediários. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística o define como
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes (2005, p. 131.)
O conhecimento do Plano de Classificação revela ao historiador, além da estrutura da instituição que produziu os documentos e por ele estudada, o contexto funcional desse documento, base do arranjo do Arquivo Permanente, na qual os documentos estão de acesso livre à consulta.
3.3 Os procedimentos arquivísticos na documentação de valor histórico e sua repercussão na historiografia.
A documentação, que é transferida do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente, também recebe tratamento arquivístico, o que, em consequência influenciará a pesquisa histórica.
A documentação que não foi eliminada no processo de avaliação documental e esgotado o prazo de tempo de permanência no Arquivo Intermediário constituirá o acervo disponível para os pesquisadores. Paes distingue quatro funções a serem desenvolvidas pelo arquivista no Arquivo Permanente:
8 “Num plano de classificação ou código de classificação, a subdivisão da subclasse” (ARQUIVO NACIONAL, p. 100).
1. Arranjo – reunião e ordenação adequada dos documentos. 2. Descrição e Publicação – acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo. 3. Conservação - Medidas de proteção aos documentos e, conseqüentemente, do local de sua guarda, visando a impedir a destruição. 4. Referência – política de acesso e uso dos documentos (2002, p. 122).
O arranjo documental10 permite ao historiador, assim como a classificação documental dos arquivos correntes, ter o conhecimento de como está estruturado o Arquivo Permanente, possibilitando-lhe assim saber o que existe dentro de um acervo e a localização dos conjuntos documentais que deseja utilizar como fonte de sua pesquisa.
Quando o historiador for realizar suas pesquisas, deve levar em consideração que a forma como é arranjada a documentação pelo arquivista no Arquivo permanente obedece à forma pela qual foi classificada a documentação no Arquivo Corrente com as lacunas documentais surgidas pela Avaliação Documental e não por temas específicos de pesquisa. Dessa maneira, o arranjo terá como critério de organização a função que o documento desempenhou ou a administração do órgão produtor de documentos. Belloto justifica o porquê de o arranjo documental ter ligação com a classificação utilizada nos Arquivos Correntes e não aos temas de pesquisas históricas:
Se o Arquivo Permanente visa atender ao pesquisador, pode parecer paradoxal que o arranjo seja baseado na forma administrativa. Para o historiador seria mais fácil que a ordenação fosse temática, cronológica ou geográfica. Entretanto, tal ordenação faria desaparecer ou diluiria a percepção da razão de ser do documento, o que, afinal, o deformaria aos olhos do consulente. Em muitos casos pode vir ao encontro de uma pesquisa muito mais a natureza e o significado do documento dentro do conjunto orgânico do que a informação nele contida (2006, p. 139).
O historiador não fica prejudicado no seu processo investigativo, ao deter conhecimento do seu objeto de pesquisa e sabendo o que deseja procurar, cabe a ele buscar possíveis arquivos, nos quais pode sanar suas perguntas. Nesses arquivos, o historiador deve se inteirar como está arranjada a documentação e quais órgãos as produziram. O contato com o arquivista pessoalmente é de fundamental importância se o historiador deseja tornar sua pesquisa mais profunda e com maior número de subsídios documentais.
10
A função arquivística, que aproxima o historiador dos conjuntos documentais e suas informações, é a descrição arquivística que tem como resultado final os instrumentos de pesquisa11.
Sobre Descrição Documental, Miller a define como:
La descripción archivística es, fundamentalmente, el processo de comunicar la información documental a los usuarios. Por ser un término general que comprende um número de actividades afines, la descripción archivística incluye generalmente la información generada o recogida sobre los documentos y sus creadores; la organización y el control de esa información, tanto intelectual como administramente y el acceso a la misma dentro y fuera del repositório (1994, p. 119).
Somente a descrição arquivística, de acordo com Lopes (2002), garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos documentos que o integram.
Belloto (2006), ao falar sobre descrição documental, afirma ainda que todos os elementos ligados às informações de interesse do historiador, como datas-baliza e conteúdo, é que serão objetos do trabalho descritivo do arquivista.
A descrição documental terá como produto final um instrumento de pesquisa que fornecerá informações sobre os fundos, os grupos, as séries e/ou os itens documentais, além do próprio funcionamento do Arquivo e sua política de acesso aos documentos.
Para Bellotto, os instrumentos de pesquisa unem a indagação do pesquisador com as fontes que o aproximam do seu objeto de pesquisa, pois eles são
vitais para o processo historiográfico. Escolhido um tema e aventadas as hipóteses de trabalho, o historiador passa ao como e ao onde. Diante de um sem-número de fontes utilizáveis, a primeira providência, pela própria essência do método histórico, é a localização dos testemunhos (2006, p. 174)
Os instrumentos de pesquisa são a forma pela qual o arquivista vai disponibilizar quais informações estão contidas no acervo sob sua custódia para os historiadores/pesquisadores. Santos salienta que, em relação à história, os instrumentos de pesquisa são de suma importância, pois são eles que permitirão, dentro das possibilidades de buscas em um arquivo, o conhecimento de conteúdos documentais
descritos, por definições e/ou conceitos, esses instrumentos de pesquisa são de enorme importância para o processo investigatório, a partir da conjetura de trabalho do historiador, na utilização das fontes de arquivo, no sentido da consulta, ato pelo qual o historiador terá condições para conhecer ou examinar um documento em seu conteúdo, de valor informativo por permitir conhecer pessoas, fatos e coisas tarefa do historiador (2003, p. 50)
Entre os instrumentos de pesquisas, temos o guia, o inventário, o catálogo, índices e edições de fontes e cada um deles está ligado a um nível de descrição arquivística como aponta a tabela de Lopes
Tabela 2
Níveis de descrição arquivística
Nível Base de Descrição Instrumentos
Instituição Conjuntos documentais
amplos
Guia
Fundos, Grupos, Coleções Série Inventário
Séries Unidades documentais Catálogo
Unidades documentais selecionadas pertencentes a uma ou mais origens
Assunto, recorte temático Catálogo Seletivo, Índice
Fonte: LOPES, 2002, p. 22.
O guia fornece as informações básicas sobre o Arquivo que custeia a documentação. A finalidade de um guia, segundo Paes (2002), é informar sobre a história, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. Assim, o guia permite ao historiador se informar sobre o arquivo em questão e por quais séries e tipos documentais ele é formado, além de como ter acesso a essa documentação.
O Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria – AHMSM, no ano de 1999, publicou o Guia do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria. Na sua introdução, o guia relata que seu intuito
é o de colocar a serviço dos pesquisadores e cidadãos em geral, interessados em conhecer as fontes documentais, um instrumento que ofereça uma visão global da organização de seus Fundos, e permita, através dos mesmos, caminhar nas mais diferentes perspectivas de pesquisa e utilização da informação contida nos documentos, já que neles, de certa forma, encontra-se uma fonte rica em informações relativas à história da Cidade de Santa Maria e Região Central do Estado do Rio Grande do Sul no Brasil (1999, p. 9).
documental em questão. O elo que liga o pesquisador e a fonte documental torna-se possível, já que nele o historiador fica sabendo quais os fundos estão custodiados pelo AHMSM, quais os tipos documentais existentes nesses fundos e como funciona o atendimento do local.
Para os autores, o guia
está estruturado, principalmente em atenção aos futuros usuários, da seguinte forma: uma breve contextualização histórica da Cidade de Santa Maria e sua administração, produtora da documentação; uma sinopse histórica do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria e informações relativas ao mesmo; informações relativas aos fundos documentais e instrumentos auxiliares de acesso e os serviços que atualmente o Arquivo confere à comunidade. Dentro deste esquema de trabalho se propõe um Quando de Classificação de Fundos, sem entrar em detalhes de cada série. Segue uma sucinta descrição do que contém cada um dos mesmos com as datas balizas e suas formas de organização interna. (1999, p. 9)
Figura 1: Guia do Arquivo Histórico Municipal de Santa Maria – Descrição do Fundo da Intendência Municipal (1892 – 1929)
Fonte: VIVAR; SILVA; KONRAD. 1999, p. 20.
Mundet (1994) ainda divide os guias em quatro tipos, sendo eles de interesse para diferentes tipos de pesquisa do historiador: o Censo Guia, que se utiliza para informar acerca de um grande número de arquivos, sendo eles de um país ou região; o Guia de Fontes, que contém dados de todos os fundos documentais que detenham fontes de um tema específico; o Guia Orgânico, que contém informação de vários arquivos que pertencem a um organismo determinado; e o Guia de Arquivo que centra a atenção em apenas um arquivo, possuindo um ou mais fundos.
O Inventário é o instrumento de pesquisa que deve ser realizado em sequência ao Guia e está relacionado à descrição de Fundos, Grupos ou coleções. O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística define o inventário como
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 108).
Esse instrumento de pesquisa proporciona ao historiador não apenas a menção dos tipos documentais existentes no guia, como também os descreve dando exata dimensão das características existentes em cada uma das séries de um fundo documental. Um bom inventário permite ao historiador o conhecimento da existência e da forma de acesso a conjuntos de documentos, desde que ele saiba a maneira como está arranjada a documentação. Belloto (2006), ao relatar os diferentes instrumentos de pesquisa, coloca um exemplo de inventário, a seguir ilustrado:
Tabela 3
Inventário do arquivo permanente da Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo SÉRIE 8 – PROPOSTAS À MESA
Caracterização:
Datas-baliza:
Sugestão inicial que os conselheiros faziam por escrito para que seu intento fosse discutido, aprovado e transformado em resolução. Contém, inicialmente, as justificativas e, a seguir, os itens da proposição, antecedidos da palavra “proponho”.
Quantidade: Notação: Observações:
39 unidades documentais FFCGP, Lata 1
As propostas recebem emendas, que podem constatar como marginalia na própria folha de proposta, ou podem vir em pequenos papéis anexos. Recebem o respectivo aprovado (ou não) para cada item que o tenha sido na discussão.
SÉRIE 9 – REPRESENTAÇÕES À MESA Caracterização:
Datas-baliza: Quantidade: Notação:
Documento dirigido pelo Conselho Provincial, coletivamente, ao Governo Imperial, de estranheza ou de encaminhamento de resoluções.
1820 – 1834
35 unidades documentais FCGP, S9, Lata 2
Fonte: BELLOTO, 2006, p. 201.
Observa-se que o inventário é dividido por séries e o principal elemento descrito é a caracterização que descreve um conjunto de documentos contidos dentro dessa série. O historiador, perante um inventário, deve procurar as caracterizações mais adequadas que respondem às perguntas de sua pesquisa. Com o inventário, o historiador também consegue saber a quantidade de documentos dispostos para a sua pesquisa e a localização desses dentro do acervo.
Já a elaboração do catálogo é mais demorada e minuciosa que os outros instrumentos, pois, como relata Lopez (2002), ele é voltado para a localização específica de documentos, acarretando, assim, a realização da descrição, peça por peça documental. A vantagem do catálogo para o historiador é ter à disposição a descrição de todos os documentos do conjunto documental escolhido para ser difundido, permitindo-lhes com rapidez a localização direta do documento desejado para a sua pesquisa. Belloto (2006) exemplifica, quando escreve sobre os catálogos:
Tabela 4
Catálogo da Coleção Marcelo Schmidt
N° Ano Dia/mês De Para Conteúdo
127 1927 23 de maio Manuel Pacheco,
(presidente da Comissão Diretora do Partido Republicano), São Paulo
membros do
diretório político preenchimento de vagas de deputado estadual e presidente do estado (circular; papel timbrado). 129 1927 1º junho Joaquim Fraga
(escriturário), São Paulo
Gerente do Banco Noroeste, Rio Claro
Pedindo colocação como escriturário no Banco Noroeste de Rio Claro (carta; papel timbrado: Estrada de Ferro Sorocabana). 130 1927 8 de junho Rui Paula Souza, São
Paulo Marcelo Schimdt Confirma sua presença nas festas do centenário de Rio Claro e envian saudações a Inácio Mesquita e Irineu Penteado (carta; papel timbrado: Liceu Franco Brasileiro, São Paulo).
131 1927 9 de junho Lacerda, Karlsbad Marcelo Schmidt, Rio Claro
Envio de saudações (cartão-postal-foto de Karlsbad)
132 1927 10 de junho Paulo de Campos,
Rio Claro Marcelo Schmidt Agradece pêsames (cartão de visita) manifestação de
Fonte: BELLOTO, Heloísa. 2006, p. 205
O exemplo demonstra que cada documento recebe uma numeração, já que a descrição é realizada por peça documental, e a principal descrição é do conteúdo que resume as informações das peças documentais.
Esse instrumento de pesquisa poupa o historiador da pesquisa direta aos documentos, já que tem acesso aos conteúdos de todos os documentos de uma série, fundo ou do acervo como um todo. Ao deixar o contato direto com os documentos, o historiador evita o manuseio da documentação, que em muitos casos, se encontra em fase de deterioração bastante avançada.
Da mesma forma, o historiador deve sempre ter a preocupação quanto à descrição de conteúdo. Dependendo do tipo documental, pode ser de caráter subjetivo por parte do arquivista, devendo ele, portando, ter o cuidado para não perder o contato com certos documentos que podem ser cruciais para a sua pesquisa.
O catálogo também pode ser realizado para descrever um tema de pesquisa, assunto ou o que os usuários têm interesse. Esses tipos de catálogos são o que a arquivística chama de catálogos seletivos. Paes (2002), ao falar sobre o catálogo seletivo, diz que
os catálogos seletivos transcendem a dimensão arquivística dos catálogos convencionais ao escolher documentos que atendam a critérios temáticos, independentemente de sua posição no plano de classificação, podendo, inclusive, reunir documentos de fundos e arquivos distintos (p. 33).
