PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS

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Setembro . 2015

PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE

CORRUPÇÃO E

INFRAÇÕES CONEXAS

[Assinatura Qualificada]

David João Varela Xavier

Assinado de forma digital por [Assinatura Qualificada] David João Varela Xavier DN: c=PT, o=SERVIÇOS DE ACÇÃO SOCIAL DA UNIVERSIDADE DE LISBOA UL, ou=Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa, ou=Certificado para pessoa singular - Assinatura Qualificada, title=Administrador - Informação confirmada pela Entidade de Certificação apenas na data de emissão e que não foi confirmada posteriormente a essa data, sn=Varela Xavier, givenName=David João, serialNumber=09588400, cn=[Assinatura Qualificada] David João Varela Xavier Dados: 2015.11.20 12:21:39 Z

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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS SASULISBOA. 2/35

Ficha Técnica Título:

Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas dos Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa

Edição:

Área de Apoio

Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa Palácio Burnay – Rua da Junqueira nº 86

1349-025 Lisboa

www.sas.ulisboa.pt

Setembro de 2015

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ÍNDICE

1. Introdução ... 4

2. Caracterização Geral dos Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa ... 5

2.1 Natureza Jurídica ... 5

2.2 Missão, Visão, Lema e Valores ... 5

2.3 Competências ... 6

2.4 Organização ... 7

3. Identificação de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas e Recomendação de Prevenção ... 9

3.1 Metodologia e Classificação do Risco ... 9

3.2 Tipologia e Classificação do Risco ... 10

4. Acompanhamento, atualização e avaliação do plano ... 13

5. Glossário (adaptado do PPRCIC da Universidade de Lisboa) ... 13

6. Bibliografia ... 15

Anexos ... 15

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1. Introdução

A recomendação nº. 1/2009 do Conselho de Prevenção da Corrupção (CPC), de 1 de julho de 2009, publicada na 2ª série do DR nº 140, 22 de julho, dirigida aos órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou património públicos, seja qual for a sua natureza, administrativa ou empresarial, de direito público ou de direito privado, motivou a elaboração, no mesmo ano, pelos Serviços de Ação Social da anterior Universidade de Lisboa do seu primeiro Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC). A 7 de abril de 2010, o já referido CPC aprova, em complemento da Recomendação de 1 de julho de 2009, a Recomendação nº.1/2010, publicada na 2ª série do DR, nº 71, de 13 de abril de 2010 e diz o seguinte:

“Os órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou património públicos, seja qual for a sua natureza, administrativa ou empresarial, de direito público ou de direito privado, devem publicitar no sítio da respetiva entidade na Internet o plano de prevenção de riscos de corrupção e infrações conexas”.

Em 2015, na sequência do processo de fusão das Universidades Técnica de Lisboa e Universidade de Lisboa, e da publicação dos novos Estatutos dos Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa (SASULisboa), cumpre proceder à reforma do PGRCIC fazendo-o refletir a experiência entretanto acumulada e a nova realidade existente nestes serviços.

Tal como na sua primeira edição a metodologia de elaboração do documento foi mantida, com todos os responsáveis pelos diversos sectores a serem chamados a participar na elaboração do mesmo, identificando situações de risco (individual, global e institucional) e propondo medidas de prevenção.

Sendo este um documento que pretende prevenir más práticas, tornando-as claras e simples de identificar, ele serve também para educar e formar pela positiva os trabalhadores, dotando-os de uma maior consciência cívica e profissional individual e coletiva, que previna e faça ressaltar qualquer irregularidade, independentemente da sua índole, permitindo a sua apreciação, avaliação e correção.

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2. Caracterização Geral dos Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa

2.1 Natureza Jurídica

Os Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa, adiante designados por SASULisboa, são uma pessoa coletiva de direito público, dotada de personalidade jurídica, autonomia administrativa e financeira, nos termos da Lei e dos Estatutos da Universidade de Lisboa (Despacho normativo n.º 5- A/2013, publicado em Diário da República, 2.ª série — N.º 77 — 19 de abril de 2013).

2.2 Missão, Visão, Lema e Valores

Os Serviços de Ação Social têm como missão proporcionar apoios sociais de forma a favorecer a igualdade de oportunidades no acesso e na frequência bem sucedida da ULisboa, contribuindo para a formação integral dos seus estudantes, em contexto académico de cidadania ativa.

Nos SASULisboa abraça-se a seguinte visão:

“Afirmar os Serviços de Ação Social da ULisboa como uma estrutura de presença forte e interventiva junto dos seus estudantes, apostando na proximidade e na excelência dos serviços prestados”.

Nos SASULisboa prossegue-se o seguinte lema:

“Na ULisboa sempre presentes, atentos e disponíveis.”

E guiam-se as ações pelos valores descritos na figura 1.:

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2.3 Competências

Em conformidade com as políticas públicas de Ação Social no Ensino Superior, nomeadamente com o determinado no Decreto-Lei nº 129/93, de 22 de abril, os SASULisboa desenvolvem a sua atividade no âmbito da concessão das seguintes modalidades de apoio ao estudante:

 Apoios Sociais Diretos, dos quais se destacam as Bolsas de Estudo, os Auxílios de Emergência, e os benefícios anuais de transporte a estudantes deslocados da Madeira e Açores;

 Apoios Sociais Indiretos, de entre outros, o acesso à alimentação, ao alojamento, bem como o apoio à infância e a serviços de saúde e a atividades socioculturais e desportivas, em articulação com serviços específicos da ULisboa;

 Apoios Especiais, concedidos a estudantes com necessidades especiais, uma vez ponderada a sua situação concreta.

Fig. 1: Diagrama de valores dos SASULisboa.

Vertente Estudantes Vertente ULisboa

Vertente Sociedade Disponibilidade

Proximidade Confiança

Qualidade Responsabilidade Solidariedade

Eficiência

Credibilidade Compromisso

Excelência Diálogo Sustentabilidade

Modernização Lealdade Inovação

Rigor

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2.4 Organização

Os “Estatutos dos SASULisboa” publicados na 2ª série do DR, nº. 219, de 12 de novembro de 2013, identificam como órgãos de gestão o Conselho de Ação Social (CAS), o Conselho de Gestão (CG) e o Administrador.

O CAS é o órgão superior de gestão da ação social no âmbito da Universidade de Lisboa, exercendo a sua ação no cumprimento dos planos estratégicos e de atividades da Universidade, aprovados pelo Conselho Geral da Universidade de Lisboa.

Compete ao CG conduzir a gestão administrativa, patrimonial e financeira dos Serviços de Ação Social, bem como a gestão dos recursos humanos, sendo-lhe aplicável a legislação em vigor para os organismos públicos dotados de autonomia administrativa e financeira.

Ao Administrador compete:

a) Coordenar e dinamizar o funcionamento de todas as unidades dos SASULisboa;

b) Assegurar a gestão corrente dos SASULisboa;

c) Executar as decisões do CG;

d) Exercer as competências próprias previstas na lei, assim como as delegadas pelo Reitor nas áreas

de recursos humanos, de gestão orçamental, de gestão patrimonial e de ação social.

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De modo a dar cumprimento à sua Missão, os SASULisboa organizam-se, funcionalmente, de acordo com o ilustrado na figura 2. A descrição detalhada de cada um dos seus setores pode ser encontrada no documento “Estrutura Orgânica e Respectivo Conteúdo Funcional”, de maio de 2014 disponível para consulta no Portal dos SASULisboa. É com base nesta descrição que se identificaram as ações / atividades que contêm alguma probabilidade de risco de corrupção e de infrações conexas listadas e analisadas neste PGRCIC.

Fig. 2: Organograma de conteúdo funcional dos SASULisboa.

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3. Identificação de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas e Recomendação de Prevenção

3.1 Metodologia e Classificação do Risco

Por forma a graduar o risco definiu-se uma matriz (Tabela 3) cujas entradas serão o produto da frequência da ocorrência (FO) pelo nível de gravidade da consequência (NGC). Classificam-se tanto a FO como o NGC em quatro níveis, de quase inexistente a alto, e atribuem-se-lhes valores numa escala de 1 a 4 (Tabelas 1 e 2). De seguida, classificam-se os valores obtidos no produto destas duas grandezas em quatro níveis de Risco: “Fraco” (1 e 2), “Moderado” (3 e 4), “Elevado” (6, 8 e 9) e “Extremo” (12 e 16).

Tabela 1: Classificação da frequência mais provável de ocorrência do risco de infração nas ações / atividades dos SASULisboa.

Frequência de Ocorrência

1

Residual, 1 a 2 vezes por ano

2

Baixa, 1 a 2 vezes por trimestre

3

Média, 1 a 2 vezes por mês

4

Alta, 1 ou mais vezes por semana

Tabela 2: Classificação do nível de gravidade das consequências da ocorrência de infração nas ações / atividades dos SASULisboa.

Gravidade da Consequência

1

Muito baixa, não tem impacto no desempenho da organização

2

Baixa, afeta os procedimentos da organização sem impacto significativo no desempenho

3

Média, afeta o desempenho da organização, obrigando à reorganização de processos

4

Alta, afeta a imagem, reputação e missão da organização

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Tabela 3: Matriz de graduação do Risco de Corrupção e Infrações Conexas nas ações/atividades dos

SASULisboa

Nota: a escala de cores permite definir de forma clara os vários níveis de risco: “fraco” = verde,

“moderado” = amarelo, “elevado” = vermelho e “extremo” = roxo.

3.2 Tipologia e Classificação do Risco

No âmbito deste plano foram identificados 86 riscos e recomendadas 108 metodologias de prevenção para as 30 ações ou atividades cujo grau de risco identificado foi igual ou superior a fraco (vide anexo III). O Quadro 1 apresenta um resumo da distribuição dos riscos e das recomendações por ação/atividade e Unidade/Departamento/Áreas/Núcleos abrangidos.

Em relação à distribuição dos riscos pelos vários setores importa destacar que se identificam 30 riscos transversais a toda a organização, em dez ações e/ou atividades para os quais se propuseram 34 recomendações.

Quadro 1: Listagem global das ações/atividades identificadas nos SASULisboa como passíveis de conter riscos de Corrupção e Infrações conexas.

Ação/

Atividade Nº de Riscos Nº de Recomendações Grau de risco Unidades/ Departamentos/ Áreas/

Núcleos

1

2 3 fraco Todos

2

2 2 moderado Todos

3

4 4 moderado Todos

4

1 3 elevado Todos

5

3 3 fraco Todos

6

2 2 fraco Todos

Matriz de Graduação do Risco

Probabilidade de Ocorrência

4 4 8 12 16

3 3 6 9 12

2 2 4 6 8

1 1 2 3 4

1 2 3 4

Gravidade da Consequência

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Quadro 1: Listagem global das ações/atividades identificadas nos SASULisboa como passíveis de

conter riscos de Corrupção e Infrações conexas.

Ação/

Atividade Nº de Riscos Nº de Recomendações Grau de risco Unidades/ Departamentos/ Áreas/

Núcleos

7

2 3 elevado Todos

8

5 2 elevado Todos

9

2 3 moderado Todos

10

7 9 elevado Todos

11

1 5 fraco Administrativo

12

1 3 fraco Administrativo

13

5 7 fraco Administrativo

14

5 6 moderado Administrativo

15

2 3 moderado Administrativo

16

3 5 fraco Administrativo, Dirigentes

17

6 8 moderado Administrativo, Financeiro

18

2

3

moderado Alimentação

19

1 1 moderado Alimentação, DAF

20

1 2 fraco Alimentação, Financeiro

21

2 3 fraco Alojamento

22

4 2 moderado Aprovisionamento e Economato e

setores intervenientes

23

4 6 moderado Bolsas

24

1 1 moderado Financeiro

25

1 3 elevado Financeiro

26

1 3 fraco Financeiro e setores intervenientes

27

3 2 elevado Financeiro e setores intervenientes

28

5 1 moderado Gestão de Património

29

7 7 elevado UTI

30

1 3 elevado UTI

TOTAIS

86 108

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O Quadro 2 apresenta um resumo por serviço que permite identificar imediatamente o Núcleo Administrativo como aquele em que se identificam maior número de ações e/ou atividades de risco, dezassete que se desdobram em 53 riscos identificados e 71 recomendações de prevenção.

Quadro 2: Distribuição de riscos e de recomendações por setor/serviço dos SASULisboa.

Setor/Serviço

Ações/ Atividades de risco

(Específico + Comum) Riscos identificados (Específico + Comum)

Recomendações de prevenção (Específico + Comum)

Dirigentes*

1 + 10 3 + 30 5 + 34

Núcleo Administrativo

7 + 10 23 + 30 37 + 34

Núcleo de Alimentação*

3 + 10 4 + 30 7 + 33

Unidade de Alojamento*

1 + 10 2 + 30 3 + 34

Área de Apoio*

0 + 10 0 + 30 0 + 34

Unidade de Apoio à

Infância*

0 + 10 0 + 30 0 + 34

Unidade de

Aprovisionamento e

Economato*

1 + 10 4 + 30 2 + 34

Núcleo Bolsas

1 + 10 4 + 30 6 + 34

Núcleo de Conservação e

Manutenção*

0 + 10 0 + 30 0 + 34

Departamento Administrativo e Financeiro

1 + 10 1 + 30 1 + 34

Gestão do Património *

1 + 10 5 + 30 1 + 34

Núcleo Financeiro

6 + 10 13 + 30 19 + 34

Unidade de Tecnologias

da Informação*

2 + 10 8 + 30 10 + 34

(*) – As ações/ atividades 22, 26 e 27 comprometem conjuntamente todos os intervenientes na mesma pelo que os valores apresentados devem ser entendidos como minorantes da exposição ao risco dos sectores/serviços assinalados.

Em anexo (anexo III) apresenta-se o Quadro Geral do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e

Infrações Conexas dos Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa. Neste quadro faz-se uma

descrição compreensiva e tão completa quanto possível de todos os riscos, da sua graduação e das

medidas para a sua prevenção.

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4. Acompanhamento, atualização e avaliação do plano

Os responsáveis dos diversos setores dos SASULisboa deverão assegurar, em permanência, o cumprimento das regras do plano e assegurar a sua eficácia, através de ações pró-ativas de sensibilização dos seus colaboradores.

Sempre que forem identificados ou surgirem novos riscos, estes deverão ser reportados ao Administrador, que deverá promover a revisão e atualização do PGRCIC.

De dois em dois anos deverá proceder-se à avaliação do plano, publicitando os seus resultados junto dos principais Stakeholders dos serviços.

5. Glossário (adaptado do PPRCIC da Universidade de Lisboa) Aceitação de risco

Decisão que deve acarretar as consequências no caso de o cenário de risco se materializar, significando que, apesar de o risco não ser eliminado, a sua existência e magnitude são conhecidas, toleradas e esperadas sem medidas específicas de mitigação.

Categoria de risco

Uma pontuação usada para classificar o nível do risco que resulta de uma combinação das pontuações atribuídas à probabilidade da ocorrência e à gravidade da consequência.

Comunicação do risco

Toda a informação e dados necessários para a gestão do risco dirigida a quem tem poder de decisão ou a outros atores relevantes.

Concussão

É o ato de exigir para si ou para outrem, dinheiro ou vantagem indevida, direta ou indiretamente em razão da função, ainda que fora da função ou antes de assumi-la.

Gestão do risco

A sistemática e iterativa otimização dos recursos à disposição de cada coordenador tendo em

consideração a manutenção dos riscos presentes a cada momento dentro dos limites fixados pela direção

de topo.

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Plano de gestão do risco

Documento que contém elementos específicos de orientação e planos de implementação aplicáveis aos sectores, incluindo organização, critérios e medidas.

Prevenção para a minimização do risco

Implementação de medidas que conduzem à redução da probabilidade ou da gravidade das consequências dos riscos.

Processo de gestão do risco

O conjunto estruturado de todas as atividades relacionadas com a identificação, avaliação, redução, aceitação e feedback dos riscos.

Risco

Evento, situação ou circunstância futura com probabilidade de ocorrência e potencial consequência negativa na consecução dos objetivos de uma entidade.

Risco institucional

Indicação genérica para riscos que podem ter consequências em vários setores da organização, e são originados na atividade de um deles que exerça funções de suporte. Citam-se como exemplos os riscos de infraestruturas, tecnológicos, de qualidade, de recursos humanos ou financeiros. Estes riscos são geridos pelos setores que lhes deram origem.

Risco global

Risco resultante da avaliação da combinação dos riscos individuais e o respetivo impacto sobre os outros, no contexto de uma Unidade, Departamento, Área ou Núcleo.

Risco não resolvido

Risco para o qual as tentativas de redução do risco não são viáveis, não se podem verificar, ou provaram ser mal sucedidas, ou um risco que permanece inaceitável.

Risco resolvido

Risco que foi tornado aceitável.

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6. Bibliografia

Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas dos Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa, 1ª Edição, Lisboa, 2009.

Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas dos Serviços de Ação Social da Universidade do Minho, 2ª Edição, Braga, 2012.

Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da Direção Geral do Ensino Superior, 1ª Edição, Lisboa, 2011.

Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da Universidade de Lisboa, 1ª Edição, Lisboa, 2014.

Anexos

 Anexo I: Ficha de Avaliação de desempenho de fornecedor.

 Anexo II: Declaração de compromisso relativa a incompatibilidades, impedimentos e escusa.

 Anexo III: Quadro geral do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas dos

Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa

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ANEXOS

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ANEXO I

FICHA DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DE FORNECEDOR/AVALIAÇÃO DA SATISFAÇÃO DA QUALIDADE

AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES

Setor: Representante

Nome/função

Fornecedor: Representante

Nome/função Tipo de fornecimento/

Produto Nº de

fornecimentos

Índice de desempenho Av.

Forn. Observações

A B C

A – Cumprimento de prazos de entrega. Não - 0 Sim – 1

B – Cumprimento de especificações da requisição (Na – não aplicável; 0 – Mau; 1 – Aceitável; 2 – Bom; 3 – Muito Bom).

C – Qualidade do produto ou serviço (Na – não aplicável; 0 – Mau; 1 – Aceitável; 2 – Bom; 3 – Muito Bom).

**AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR = (2A) +(3B) +(3*C)**

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ANEXO II

DECLARAÇÃO DE COMPROMISSO RELATIVA A INCOMPATIBILIDADES, IMPEDIMENTOS E ESCUSA

1. Identificação

Nome___________________________________________________________

Residência_______________________________________________________

Localidade_ Código Postal__

Doc. de Id.___________Val._ NIF_____________

2. Funções

Funções:_________________________________________________________

Serviço/ Setor_____________________________________________________

3. Declaração

Declara ter conhecimento das incompatibilidades ou impedimentos previstos na Lei, designadamente:

Na Constituição da República Portuguesa;

No Código do Procedimento Administrativo (CPA) (artºs 69º e seguintes);

No regime de vinculações, de carreiras e de remunerações dos trabalhadores que exercem funções públicas (artºs 26º a 30º)

No Estatuto do Pessoal Dirigente dos serviços e organismos da administração central, regional e local do Estado.

E que pedirá dispensa de intervir em procedimentos quando ocorra circunstância pela qual possa razoavelmente suspeitar-se da sua isenção ou da retidão da sua conduta, designadamente nas situações constantes do artº 74º do CPA.

Mais declara que, caso se venha a encontrar em situação de incompatibilidade, impedimento ou escusa, dela dará imediato conhecimento ao respetivo superior hierárquico ou a presidente do órgão ou júri de que faça parte.

4. Observações

_______________________________________________________________________________

Lisboa, de _______de_

__________________________________________________

(Assinatura)

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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES CONEXAS .

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ANEXO III

Ação/ Atividade Identificação do tipo de riscos

Graduação do risco

Metodologia de prevenção recomendada Unidades/Departamentos/

Áreas/ Núcleos abrangidos Frequência Impacto Nível

1.

Abates (e transferências de acordo com art. 30 do CIME - Cadastro e Inventário dos Móveis do Estado)

1.1 Abates sem a autorização do órgão

estatutariamente competente. a) Comunicação ao Departamento de

Gestão de Património e Recursos Técnicos (DGPRT) ou à Unidade de Tecnologias de Informação (UTI) dos bens com necessidades de intervenção/

abate;

b) Em caso de abate elaborar o respetivo auto de abate, por técnico competente para o efeito. Remeter essa informação depois de validada pelo responsável do DGPRT ou UTI, ao DAF para processamento e despacho de autorização do Conselho de Gestão;

c) Isolamento dos bens a abater, em local de acesso restrito e controlado.

Todos 1.2 Proposta indevida de envio de bens para

abate.

Valor indicativo 1 1 1 (risco fraco)

2.

Acesso indevido aos recursos do serviço, humanos ou logísticos e ao consumo de materiais (ex: consumo de cópias para uso individual, prestação de serviços a “pessoas não autorizadas”)

2.1 Abuso de poder. a) Inspeção/supervisão das atividades

desenvolvidas em cada setor;

b) Sensibilização para as consequências da corrupção e infrações conexas.

Todos 2.2 Apropriação indevida de bens públicos

(Peculato).

Valor indicativo 3 1 3 (risco moderado)

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3. Apropriação ou utilização de bens públicos para fins privados

3.1 Abuso de confiança de bens públicos. a) Conferência física periódica para verificar se os bens contabilizados correspondem aos que existem fisicamente conforme definido na norma de Controlo Interno;

b) Medidas de controlo interno, como a regulamentação da requisição de bens através de registo informático em software apropriado;

c) Verificação aleatória de um número determinado de bens quanto à sua localização e estado de uso;

d) Verificação periódica de balancetes analíticos por parte dos responsáveis por cada Unidade / Departamento / Área / Núcleo.

Todos 3.2 Peculato.

3.3 Peculato de uso.

3.4 Violação do princípio da prossecução do interesse público.

4. Aquisição de bens 4.1 Fracionamento da despesa.

a) Melhor planificação das atividades com adequada antecedência;

b) Melhoria do processo de gestão de stocks;

c) Reforço dos testes de conformidade a processos de aquisição de bens.

Todos

Valor indicativo 2 3 6 (risco elevado)

(21)

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5. Cedência de equipamentos e outros bens

5.1 Cedência de equipamento por indivíduo

ou grupo sem competência. a) Conferências físicas periódicas para

verificar se os bens contabilizados correspondem aos que existem fisicamente;

b) Gestão da cedência através de procedimento documentado e autorizado;

c) Existência de listagem de bens em cada Unidade / Departamento / Área / Núcleo.

Todos 5.2 Desaparecimento do bem.

5.3 Peculato.

Valor indicativo 1 2 2 (risco fraco)

6. Consumíveis

6.1 Apropriação de consumíveis. a) Entrega de recipientes ou materiais sem

produto ou danificados para substituição ou reposição;

b) Gestão centralizada e informatizada de todos os movimentos de consumíveis.

Todos 6.2 Peculato.

7. Controlo da entrega de produtos às diversas unidades

7.1 Desvio de produtos para consumos

próprios (pessoais). a) Existência de práticas de controlo

periódico de consumos pelo Aprovisionamento;

b) Existência de um procedimento de compras com respetivo controlo através de registo informático em software apropriado;

c) Realização de conferências físicas aleatórias.

Todos 7.2 Peculato.

Valor indicativo 3 2 6 (risco elevado)

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8. Controlo e receção dos bens/serviços

8.1 Risco de uma incorreta receção dos bens e serviços.

a) Conferência física dos bens e respetiva segregação de funções;

b) Envio de guias de remessa para aprovisionamento.

Todos 8.2 Risco de apropriação de bens e de

conluio entre o fornecedor e o

trabalhador que receciona a mercadoria.

8.3 Peculato.

8.4 Corrupção passiva.

8.5 Abuso de poder.

9. Realização e pagamento de horas extraordinárias

9.1 Pagamento de horas não

efetuadas/autorizadas, e/ou registadas, no intuito de favorecer o trabalhador.

a) Conferência do registo das horas pelo serviço competente;

b) Verificação e validação pelo responsável de departamento;

c) Autorização do órgão estatutariamente competente.

Todos 9.2 Abuso de poder.

Valor indicativo 2 2 4 (risco moderado)

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10. Aquisição e fornecimento de bens e/ou serviços e empreitadas

10.1 Abuso de poder. a) Planificação anual das necessidades e

orçamentos por departamento;

b) Elaboração de estudos prévios de mercado e de pedido de orçamento a várias empresas para salvaguarda do princípio da livre concorrência;

c) Justificação da aquisição de bens ou serviços por técnico competente para o efeito e autorização superior do órgão estatutariamente competente;

d) Segregação de funções na elaboração dos procedimentos com o

envolvimento de mais de um setor na preparação dos cadernos de encargos, nos júris e no controlo do

fornecimento;

e) Consulta preferencial de fornecedores pré-qualificados em procedimentos não sujeitos a concurso público;

f) Cumprimento das normas vigentes do CCP;

g) Procedimentos/controlo interno (ex.

auditorias ao processo de despesa, de acordo com o plano de intervenções);

h) Ampla divulgação do regime de impedimentos;

i) Ações de formação profissional de reflexão e sensibilização sobre esta temática, junto de todos os trabalhadores dos serviços.

Todos 10.2 Corrupção passiva para ato ilícito.

10.3 Desrespeito pelos princípios e regulamentos da contratação e demais legislação.

10.4 Favorecimento de fornecedores e/ou terceiros.

10.5 Participação em negócio.

10.6 Supressão dos procedimentos necessários/ fases da realização da despesa (cabimentação e autorização prévias da despesa pelo órgão estatutariamente competente).

10.7 Tráfico de influência.

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11. Atribuição de dias de férias 11.1 Risco de atribuição de mais dias de férias dos que legalmente devidos (Lei 35/2014).

a) Corroboração da informação por outro trabalhador;

b) Verificação por algoritmo informático seguro;

c) Conferência das análises aos pedidos, numa base de amostragem;

d) Definição detalhada da tramitação dos processos;

e) Rotatividade de funções.

Administrativo

12. Receção de candidaturas a procedimentos concursais

12.1 Aceitação de uma candidatura fora do prazo estipulado.

a) Utilização de aplicações informáticas seguras;

b) Utilização de registos postais;

c) Corroboração da informação por outro trabalhador.

Administrativo

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Setembro. 2015

13.

Análise de justificações de faltas, de requerimentos de licenças sem vencimento, de estatuto de

trabalhador estudante e autorização de horário fora do horário rígido estabelecido.

13.1 Incorreto registo das faltas. a) Aplicação do regulamento de horário

de trabalho;

b) Registo pontométrico ou, na sua indisponibilidade, em suporte de papel;

c) Promoção de sistemas de controlo interno;

d) Conferência das análises aos pedidos, numa base de amostragem;

e) Definição detalhada da tramitação dos processos;

f) Distribuição dos processos por várias fases e intervenientes;

g) Rotatividade de funções.

Administrativo 13.2 Abuso de poder.

13.3 Considerar uma falta como justificada indevidamente.

13.4 Corrupção passiva para ato ilícito.

13.5 Concussão.

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14. Recrutamento e seleção por concurso

14.1 Favorecimento do candidato. a) Nomeação de júris diferenciados para

cada concurso;

b) Sensibilização para as consequências da corrupção e divulgação do regime de impedimentos;

c) Recurso a pelo menos um membro externo à Unidade / Departamento / Área / Núcleo;

d) Publicitação dos documentos, designadamente atas do procedimento;

e) Declaração de isenção dos membros do júri com compromisso de suscitar impedimento, escusa e suspeição;

f) Utilização de critérios de seleção objetivos e precisos.

Administrativo 14.2 Abuso de poder.

14.4 Tráfico de influência.

14.5 Intervenção em processo em situação de impedimento.

15.

Atos na sequência de acidentes de trabalho / acidentes em serviço / doenças profissionais e respetivos reembolsos

15.1 Pagamento indevido de despesas no

intuito de favorecer o trabalhador. a) Corroboração da informação por outro trabalhador / superior hierárquico.

b) Confirmação com parecer médico / autorização superior.

c) Validação / enquadramento dos documentos de despesa

Administrativo 15.2 Identificação / qualificação indevida do

acidente de trabalho.

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16.

Acumulação de funções e conflito de interesses (Recomendação nº 5/2012, de 7 de novembro, do Conselho de Prevenção da Corrupção)

16.1 Ocorrência de conflitos de interesses. a) Identificação de potenciais situações de conflito de interesses relativamente a cada área funcional de acordo com a lei;

b) Subscrição, por todos os trabalhadores, de declarações de inexistência de conflitos de interesse relativamente aos processos que lhe sejam confiados no âmbito das suas funções e no qual, de algum modo, tenham influência;

c) Informação pelos trabalhadores que deixem de exercer funções públicas, sobre o exercício de funções ou cargos em entidades privadas que

desenvolvam atividade em áreas conexas com as funções públicas que os trabalhadores desempenhavam e nas quais, de algum modo, tinham influência;

d) Requerimento anual, solicitando autorização para acumulação de funções privadas acompanhado de compromisso de honra de que tais funções não conflituam com as desempenhadas na organização;

e) Ações de reflexão e sensibilização sobre esta temática, junto de todos os trabalhadores dos serviços.

Administrativo; Dirigentes 16.2 Falha na análise e informação do

requerimento de acumulação de funções – considerar indevidamente que se encontram cumpridos os requisitos legais para acumulação de funções, no intuito de favorecimento do requerente.

16.3 Abuso de poder.

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17.

Registo e processamento de remunerações, suplementos remuneratórios e prestações sociais

17.1 Risco de não registar corretamente os dias trabalhados favorecendo o trabalhador no cálculo da sua remuneração de referência e no recebimento indevido de prestações sociais e outros suplementos remuneratórios.

a) Validação dos resultados dos sistemas de registo de assiduidade e

confrontação com a justificação de ausência;

b) Folha de processamento dos vencimentos deve ser objeto de conferência mensal, no sentido de confirmar a adequação das remunerações processadas e dos descontos efetuados ao trabalhador (S.

Social, IRS, e outros) e de outros abonos recebidos;

c) Promoção de sistemas de controlo interno (corroboração da informação por outro trabalhador);

d) Definição detalhada da tramitação dos processos;

e) Distribuição dos processos por várias fases e intervenientes;

f) Rotatividade das funções;

g) Formação permanente dos funcionários;

h) Promoção e divulgação das regras legais e éticas aplicáveis ao exercício das suas funções.

Administrativo; Financeiro 17.2 Corrupção ativa para ato ilícito.

17.4 Peculato.

17.5 Concussão.

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18. Não registo de vendas no POS / desvio de produto

18.1 “Oferta” de produtos a clientes sem registo no POS e não recebimento do valor monetário respetivo.

a) Verificação dos consumos de produtos utilizados na confeção utilizando a capitação (ficha técnica) das refeições servidas;

b) Existência de um plano de inventários às unidades, para verificação de existências, de acordo com os procedimentos de controlo interno;

c) Registos controlados de transferências, destruições e consumos de produtos.

Alimentação 18.2 Peculato.

19. Produtos não conformes 19.1 Utilização de produtos não conformes (NC), fora de validade, de forma deliberada.

a) Existência de um plano de auditorias

internas. Alimentação; DAF

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Setembro. 2015

20. Cobrança sem registo nos locais de venda a dinheiro

20.1 Recebimento de valor sem emissão de

recibo. a) Conferência diária dos valores

recebidos, com folhas de caixa discriminativas, pelo responsável dos serviços;

b) Fiscalização aleatória por entidades competentes.

Alimentação; Financeiro

21. Atribuição de benefícios sociais de alojamento

21.1 Falha de rigor na análise de processos por aplicação indevida do Regulamento de atribuição de benefícios sociais, podendo gerar o favorecimento de alguns estudantes, nomeadamente na atribuição e redução de preços de alojamento.

a) Prestação de informação / proposta ao Responsável;

b) Verificação aleatória de processos e do cumprimento dos regulamentos e das instruções de trabalho associadas ao alojamento;

c) Sensibilização dos trabalhadores.

Alojamento

22. Qualificação de fornecedores para aprovisionamento de bens e serviços

22.1 Favorecimento de terceiros. a) A qualificação dos fornecedores deve

obedecer a critérios definidos no respetivo procedimento devendo ser conjugada com a monitorização dos processos e desempenho dos trabalhadores;

b) Auditorias aleatórias aos procedimentos.

Aprovisionamento, Economato e setores

intervenientes 22.2 Falta de imparcialidade na relação com

os fornecedores.

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23. Atribuição de bolsas de estudo e concessão de apoios

23.1 Incumprimento do Regulamento de atribuição de bolsas no sentido de favorecimento de determinados estudantes.

a) Auditorias pelas diversas entidades competentes aos processos de candidatura;

b) Solicitação periódica de dados atualizados aos Serviços Académicos sobre aproveitamento escolar, conclusões de cursos e anulação de matrícula, em formato digital;

c) Ações de formação profissional de reflexão e sensibilização sobre esta temática, junto de todos os trabalhadores dos serviços;

d) Rotatividade anual das candidaturas por técnico no âmbito da análise;

e) Controlo de acesso à introdução / alteração de dados no sistema informático a um número restrito de trabalhadores autorizados;

f) Pedido de pareceres jurídicos em casos de lacuna na lei ou interpretação de certos preceitos legais.

Bolsas 23.2 Atribuição indevida de complementos

bolsa/prestações complementares.

24. Concessão de subsídios

24.1 Risco de não verificar a correta utilização

dos apoios concedidos. a) Solicitação periódica de informação e

comprovativos do grau de execução e

correção dos subsídios concedidos. Financeiro

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25. Anulação de faturas/recibos

25.1 Eliminação ou supressão indevida de recibos, de modo a eliminar a receita ou recebimento de dinheiro, ficando o funcionário com o montante recebido.

a) Justificar por escrito e pedir autorização ao órgão competente para efectuar a respectiva correção do ato;

b) Comunicação pelo funcionário do ato de anulação de faturas/recibos e da sua respetiva justificação;

c) Anexar originais dos documentos emitidos.

Financeiro

26.

Faturação pelos serviços-extra prestados nas diversas unidades da Alimentação, do Alojamento e no Jardim de Infância

26.1 Não emissão de fatura pela devida

prestação de serviços-extraordinários. a) Prestação de informação atempada ao órgão competente e ao Núcleo Financeiro;

b) Autorização da realização/prestação do serviço-extra;

c) Fiscalização aleatória por entidades competentes.

Financeiro e setores intervenientes

27. Pagamento de faturas e sua validação indevida

27.1 Pagamentos indevidos e desvio de verbas

para benefício próprio. a) A conferência atempada das faturas

antes do respetivo pagamento;

b) Análise com pormenor dos registos contabilísticos com os movimentos bancários, aplicação do princípio da segregação de funções.

Financeiro e setores intervenientes 27.2 Peculato.

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28. Ofertas à instituição sem processo formal de aceitação

28.1 Não inventariação de bens eventualmente geradora de apropriação de bens públicos.

a) Medidas de controlo interno, com a divulgação acrescida das regras sobre aceitação de doações.

Gestão do Património 28.2 Violação do princípio da prossecução do

interesse público.

28.3 Peculato.

28.4 Peculato de uso.

28.5 Abuso de confiança.

29. Segurança de dados

29.1 Acesso não autorizado. a) Alteração frequente de password.

Impossibilidade de repetição de password;

b) Acesso restrito à informação.

Existência de passwords;

c) Existência de Firewall. Existência de antivírus adequado. Acesso restrito a informação reservada;

d) Princípios de ética. Acesso restrito a informação reservada. Existência de passwords. Backups;

e) Princípios de ética. Supervisão direta.

Filtro do acesso à informação através de tráfego negado;

UTI 29.2 Divulgação de informação classificada.

29.3 Destruição de informação por vírus.

29.4 Alteração indevida de informação institucional.

29.5 Roubo de equipamento informático.

29.6 Utilização de equipamentos para fins diferentes dos autorizados.

29.7 Atribuição de privilégios indevidos.

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29. Segurança de dados

f) Existência de elementos de segurança.

Identificação dos bens. Inventário periódico. Controlo do equipamento pelo utilizador afeto ao posto de trabalho;

g) Princípios de ética.

30. Disponibilidade dos dados

30.1 Corrupção de dados versus dados

inconsistentes. a) Formação profissional em áreas de

segurança informática e permanente atualização em mecanismos de ataque e defesa;

b) Integração de sistemas de informação garantindo como fontes de informação as entidades responsáveis pelos mesmos;

c) Verificação diária de dados inconsistentes através de registos de inconsistência.