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MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS

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Academic year: 2022

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ATIVIDADES

Manutenção preventiva de equipamento médico hospitalar e aparelhos gerenciados pela EGC.

Solicitação de ordem de serviço corretiva para a engenharia clínica.

RESPONSÁVEL

Técnicos em Eletrônica, Supervisor Administrativo, Engenheiro Clínico, Gestores e lideranças dos Setores nos Institutos FELUMA.

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MANUTENÇÃO PREVENTIVA DE EQUIPAMENTO

1. Objetivo

Estabelecer fluxo de planejamento e desenvolvimento de manutenção preventiva, cujo organizador é o setor de Engenharia Clínica, e atende a todos os institutos FELUMA.

2. Abrangência

Aplicável a todos os setores dos Institutos FELUMA que detém ou utilizam equipamentos médico-hospitalares e aparelhos gerenciados pela EGC e dentro os seguintes critérios:

a) Existentes no cadastro (inventário) do Instituto feito pela Engenharia Clínica, sendo de propriedade de cada Instituto FELUMA, cujo gerenciamento tecnológico tenha sido designado pela diretoria relacionada.

b) Existentes em “Check-list de Preventivas”;

c) Estejam fora do período de garantia citada na ocasião da compra – salvo se apontado pelo fornecedor as datas das intervenções no período. Se houver necessidade de procedimento de teste de desempenho incluso no prazo de garantia legal.

d) Tenha justificativa para integrar o programa de manutenção preventiva com base em orientação normativa/legislação vigente ou tenham necessidade de calibração, sendo que para este caso o setor ao qual o equipamento pertence apresenta documentação normativa ou dados relativos ao processo para o qual o equipamento será utilizado.

Nota:

1. O equipamento é calibrado ou verificado conforme avaliação conjunta entre engenharia clínica, diretoria e setor pertencente a cada instituto FELUMA. Considerando os fatores como orientação normativa/legislação, orientação do fabricante.

2. Os critérios de aceitação da calibração do equipamento são baseados nos dados informados pelo setor cliente, ou seja, para cada equipamento a ser calibrado, é enviado via para EGC via e-mail uma faixa de trabalho e o erro máximo permitido ao processo de produção

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ao qual o equipamento é utilizado, bem como citação da legislação vigente na qual é orientada a necessidade de calibração. Vale ressaltar que na ausência de definição por parte do setor, e de indicação orientação normativa/legislação e orientação do fabricante o equipamento é apenas verificado.

3. Caso haja alteração em informações relativas aos processos e erros máximos permissíveis de aparelhos de interesse do setor de cada Instituto FELUMA, a coordenação responsável encaminha via e-mail solicitação de alteração para o Supervisor da EGC, com isso é realizado a alteração de eventual critério de aceitação de Certificados, Testes de Conformidades e Calibração relacionados.

4. O laudo de calibração é disponibilizado aos setores dos Institutos FELUMA via armazenamento compartilhado na internet ou versão impressa disponível na EGC.

5. Para equipamentos não cadastrados, tais como equipamentos sob regime de comodato, aluguel ou de profissionais liberais, a responsabilidade por fornecer cronograma e evidências de realização da manutenção caberá ao proprietário. Nestes casos, tanto a Engenharia Clínica quanto os setores que detém ou utilizam equipamentos recebem as evidências de que houve planejamento de cronograma ou de ações preventivas que resultem na efetiva realização das intervenções técnicas.

3. Materiais Necessários

Registro Físico de Documentos da EGC;

Computador;

Sistema Arkmeds;

Telefone.

4. Descrição das Atividades

Legenda:

MP – Manutenção Preventiva EGC – Engenharia Clínica OS – Ordem de Serviço

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Considera-se como premissa: a manutenção preventiva (MP), diferentemente da manutenção corretiva (MC), ocorre sem a percepção de anomalia de funcionamento do equipamento.

4.1 Planejamento da Manutenção preventiva

4.1.1 A Engenharia Clínica analisa o parque de equipamentos médicos (inventário) e define, com base nos critérios citados acima, quais equipamentos devem passar pelo plano de manutenção preventiva.

4.1.2 Os equipamentos são integrados à pasta “Check-list Preventivas” (caso seja executada por técnicos da engenharia clínica) ou ao objeto de contrato (quando for executado por fornecedor externo).

4.1.3 A EGC determina o agendamento primário anual das manutenções preventivas para cada equipamento coberto por planos de manutenções preventivas.

4.1.4 É disponibilizado os planos de manutenção preventiva correspondentes ao cronograma anual no sistema Arkmeds para acesso de todos os institutos.

4.2 Desenvolvimento

4.2.1 O acompanhamento das próximas datas dos planos de manutenções preventivas relativas aos aparelhos de cada unidade é executado pelo responsável do setor (ou encarregado) no próprio sistema Arkmeds: realizando login do usuário no link memechucm.arkmeds.com, acessando a sequência guia relatórios -> controle patrimonial -> aplicar filtros para emissão de relatório (selecionar mostrar datas das próximas manutenções preventivas) ->filtrar para emissão de relatório.

No relatório solicitado constam todos os aparelhos do setor de interesse, respectivo ao cadastro do usuário. A data indicada na coluna ‘Próxima Visita’ é referente ao período para execução do plano de manutenção preventiva no qual o aparelho está incluso. O prazo de execução de todas as manutenções preventivas relativas a dado plano oscila conforme o tipo de aparelho: podendo variar entre 1 e 60 dias.

4.2.2 O gestor de cada setor designa profissionais para manter, observar e acompanhar os detalhes de realização das MP, o setor garante acesso aos equipamentos conforme o cronograma pré- estabelecido. Para tanto, o setor age antecipadamente no sentido de localizar o equipamento, prover sua desinfecção/limpeza e consequentemente não permite a utilização pelo paciente, aluno ou funcionário, permitindo assim o acesso do técnico ao equipamento alvo da preventiva.

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4.2.3 Os profissionais designados pelo setor para acompanhamento da MP seguem a execução da MP, observando se houve a troca da etiqueta que denota a realização da manutenção preventiva, e se os dados nela citados estão legíveis.

4.2.4 O setor verifica a marcação dos itens de Check-list realizados na ordem de serviço (interna ou de empresa contratada).

4.2.5 O acompanhamento referente aos testes funcionais e de desempenho, bem como análise dos critérios empregados para definição da aprovação em tais testes ou de ensaios de calibração é feito pelo setor.

4.3 Regras

4.3.1 Restrição de acesso aos prestadores de serviço terceirizados, sem o acompanhamento da EGC:

Os profissionais designados pelo setor não permitem acesso de técnicos ou prestadores de serviço aos equipamentos, mesmo na data agendada, sem o consentimento ou acompanhamento local por parte da Engenharia Clínica. Nestes casos, o técnico ou prestador de serviço é encaminhado primeiramente para a Engenharia Clínica.

4.3.2 Reagendamento da manutenção preventiva:

Não havendo a realização satisfatória da Manutenção Preventiva, esta é reagenda da entre as partes, observando:

Se não houve realização da MP dentro do prazo limite correspondente ao período definido para execução da O.S. de dado aparelho, deve-se analisar se a situação ocorrida foi em função da não liberação de acesso do técnico ao equipamento. Neste caso, os profissionais designados pelo setor recebem a OS de MP (na data limite definida para execução): coma citação ‘Equipamento não liberado pelo setor’ presente na descrição de serviço da O.S. de Manutenção Preventiva.

Posteriormente o Setor solicita novo reagendamento, por e-mail, citando a nova data pretendida.

A definição de nova data para execução do serviço é condicionada à disponibilidade das equipes técnicas executoras de MP.

Se não houve realização de MP devido à falha da Engenharia Clínica ou de empresas, o profissional designado pelo setor recebe a OS de MP (na data limite definida para execução) com registro do motivo da não execução da OS Preventiva. O reagendamento de nova data é providenciado pela Eng. Clínica.

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Para dois casos citados, é aberta uma nova ordem de serviço no sistema Arkmeds, relativa ao equipamento com MP pendente, com o campo “Tipo de Serviço” preenchido como Manutenção Preventiva. O fato ocorre assim que o aparelho for encaminhado com essa finalidade pelo setor envolvido para EGC: no dia correspondente à data de remarcação da MP acordado entre os setores envolvidos (para execução do serviço pela EGC ou empresa terceirizada em conjunto com a EGC).

Para os casos de manutenções preventivas que necessitam de datas específicas pontuais para execução há acordo prévio entre as partes e é registrado através de comunicado ou solicitação via e-mail.

Nota:

O setor ao qual o equipamento pertence deve retirar o equipamento do uso se:

a) A data da próxima intervenção estiver vencida e não houver evidência por parte do próprio setor de que houve remarcação da intervenção acordada com a Engenharia Clínica;

b) No caso ou na hipótese de o equipamento não passar em teste funcional do operador, é feito a abertura da ordem de serviço de manutenção corretiva.

4.4 Deslocamento técnico para execução de MP:

ACM (Ambulatório Ciências Médica), FCM (Faculdade Ciências Médicas), PGC (Pós- graduação Ciências Médicas) e CSC (Centro de serviço compartilhado) No período de execução previsto para dado plano de manutenção preventiva o técnico responsável da Engenharia clínica presente no Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas, ramal 180, entra em contato para definição de dias e horários de atendimento na unidade para execução do processo ‘’in loco’’. A coordenação responsável pelo setor do Instituto FELUMA envolvido solicita transporte de ida e volta para o técnico nos dias de interesse, seguem atividades previstas descritas no item 4 deste documento.

Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas: Execução Prevista em atendimento técnico conforme datas dos planos previstos, técnicos presentes no Hospital Diariamente.

Instituto Robótica: No período de execução previsto para dado plano de manutenção preventiva o técnico responsável da Engenharia clínica presente no Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas entra em contato para definição de dias e horários de atendimento na unidade para execução do processo ‘’in loco’’. A coordenação responsável pelo setor do Instituto FELUMA envolvido solicita transporte de ida e volta para o técnico nos dias de interesse, seguem atividades previstas descritas no item 4 deste documento.

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5- Registros

Banco de dados

Protocolo

E-mails

Etiqueta de Manutenção Preventiva

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SOLICITAÇÃO DE ORDEM DE SERVIÇO CORRETIVA

1. Objetivo

Estabelecer o procedimento sistêmico para abertura de ordens de serviço para a engenharia clínica, de modo a permitir a devida entrada de informações sobre defeitos/falhas ocorridas com equipamentos médico-hospitalares e demais equipamentos cadastrados e pertencentes ao parque tecnológico gerenciado pela Engenharia Clínica (EGC).

2. Abrangência

Todos os setores dos Institutos FELUMA que necessitarem de manutenção corretiva em seus equipamentos médicos e aparelhos devidamente cadastrados e pertencentes ao parque tecnológico gerenciado pela EGC.

3. Materiais Necessários

Computador

Sistema Sigquali

Sistema Arkmeds

Protocolo

4. Descrição das Atividades

4.1 Planejamento da Manutenção Corretiva

4.1.2 Ao identificar falhas nos equipamentos, o funcionário anota o número da etiqueta da engenharia clínica descrita por DEC que está presente no corpo de cada aparelho e entra em contato com a EGC por meio do ramal 180 para início de processo de abertura de chamado e consequente ordem de serviço pelo sistema ARKMEDS.

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Contingência:

Caso o equipamento não tenha a etiqueta, o solicitante entra em contato com a Engenharia Clínica para maiores informações;

Caso tenha ocorrido um incidente cuja suposta causa seja o equipamento, a coordenação do setor responsável pelo equipamento médico ou demais aparelhos que pertencem ao parque tecnológico gerenciado pela EGC preenche o formulário disponível no Sigquali (Documentos> Eletrônico Não Controlado | CÓDIGO 75550). Este registro é requisitado no momento de abertura do chamado e ordem de serviços relativos ao aparelho.

Em caso de equipamentos de pequeno porte ou transportáveis, o operador ou um representante do setor de dado Instituto FELUMA solicitante ao qual o equipamento pertence, encaminha o aparelho para a EGC já devidamente limpo, sem manchas de sangue, fluídos corporais ou outros que possam ser contaminantes: com documento de registro de desinfecção e entrega de equipamento disponibilizado no sistema SIGQUALI (Documento Não Controlado | CÓDIGO 253476).

Entrega dos equipamentos para cada Instituto FELUMA:

ACM (Ambulatório Ciências Médica), FCM (Faculdade Ciências Médicas), PGC (Pós- graduação Ciências Médicas) e CSC (Centro de serviço compartilhado) equipamentos médicos e aparelhos de pequeno porte ou transportáveis serão entregues na EGC, localizada no Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas, por motorista solicitado pelo responsável pertencente ao setor do Instituto relativo. O aparelho é encaminhado com as devidas precauções, garantida pelo solicitante do chamado, para evitar danos e extravio dos itens enviados.

Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas: entrega dos equipamentos médicos e aparelhos de pequeno porte ou transportáveis é feita pelo próprio solicitante ou operador, com as devidas precauções necessárias ao longo do deslocamento do funcionário até o setor da EGC localizada no mesmo prédio.

Instituto Robótica: equipamentos médicos e aparelhos de pequeno porte ou transportáveis são entregues na EGC, localizada no Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas, por motorista solicitado pelo responsável pertencente ao setor do Instituto relativo.

O aparelho é encaminhado com as devidas precauções, garantida pelo solicitante do chamado, para evitar danos e extravio dos itens enviados.

Em caso de equipamentos de maior porte físico ou fixos, o operador ou um representante do setor solicitante entra em contato com a engenharia clínica, para processo de abertura de ordem de serviço via telefone. O solicitante informa o seu nome, o setor ao qual pertence, o número do DEC (etiqueta da engenharia clínica presente no corpo do aparelho) e a descrição de defeito.

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Após coleta das informações pelo atendente (colaborador da EGC), o chamado e consequente ordem de serviço são abertos: o número relativo à ordem de serviço aberta é repassado ao solicitante, que aguarda a visita do técnico da engenharia clínica para análise do equipamento.

Até a chegada do técnico, o operador propicia segurança e conforto ao paciente, minimizando o transtorno através da aplicação de plano contingencial próprio (elaborado e registrado em POP do setor). Os equipamentos de grande porte são higienizados também: com a retirada de qualquer substância de caráter contaminante.

4.1.3 Deslocamento técnico para execução de MP:

ACM (Ambulatório Ciências Médica), FCM (Faculdade Ciências Médicas), PGC (Pós- graduação Ciências Médicas) e CSC (Centro de serviço compartilhado) O solicitante entra em contato com a Engenharia clínica presente no Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas, ramal 180, para definição de dia e horário de atendimento técnico na unidade, com execução do processo ‘’in loco’’. A coordenação responsável pelo setor do Instituto FELUMA envolvido solicita transporte de ida e volta para o técnico no dia de interesse.

Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas: Execução Prevista ‘’in loco’’ garantida pelo deslocamento do técnico ao setor solicitante presente no mesmo prédio.

Instituto Robótica: O solicitante entra em contato com a Engenharia clínica presente no Instituto Hospital Universitário Ciências Médicas para definição de dia e horário de atendimento técnico na unidade, com execução do processo ‘’in loco’’. A coordenação responsável pelo setor do Instituto FELUMA envolvido solicita transporte de ida e volta para o técnico no dia de interesse.

4.2. Desenvolvimento

4.2.1 Reclamações de defeito vagas não são consideradas válidas para abertura da Ordem de Serviço, a saber: “com defeito”, “não funciona”, “defeito”, “quebrado”, e similares, pois considera- se que o setor solicitante tem ciência, em detalhes, da falha ocorrida. São exemplos de boas descrições: mensagens de erro mostradas na tela, descrição de comportamentos incomuns que ocorrem após uma ação específica, descrição da parte do equipamento que quebrou, e similares.

4.2.2 Se o equipamento foi consertado, o mesmo é disponibilizado para que o solicitante o retire na EGC (pequeno porte ou portátil) ou para que seja entregue pelo técnico da EGC no setor relativo de cada instituto. Em relação aos equipamentos dos setores dos Institutos Ciências Médicas e Robótica a EGC solicita ao setor de Transportes do Hospital a entrega do aparelho no setor do Instituto responsável relacionado. O equipamento é encaminhado com as precauções necessárias para evitar danos e extravio dos itens enviados.

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4.2.3 Para os aparelhos fixos ou de grande porte, após atendimento (averiguação e reparo) o técnico informa ao responsável o status do atendimento e se o aparelho está liberado para uso. Caso o equipamento tenha sido desativado por inviabilidade de reparo, a EGC comunica o fato por e-mail ao setor envolvido. É preenchido relatório de baixa pela EGC. O documento contempla as seguintes informações: descrição completa do item a ser desativado, motivo da desativação, assinatura da diretoria/gerente administrativo, assinatura do supervisor administrativo/engenheiro clínico, assinatura do responsável pelo setor envolvido e assinatura técnica.

4.2.4 Para todos os casos há verificação das informações e resultados pelo setor solicitante (via consulta telefônica/sistema) é realizado o aceite na ordem de serviço e avaliação do chamado se o serviço tiver sido efetuado satisfatoriamente em relação ao sintoma relatado, posteriormente a ordem de serviço é fechada no sistema.

4.2.5 Em casos de desativação, é solicitada no momento de fechamento da ordem de serviço a assinatura do responsável pelo setor envolvido.

4.2.6 Para as falhas relacionadas ao descuido de operação, o detalhamento do serviço executado contém uma orientação resumida de utilização ou referência ao material para treinamento.

4.2.7 As ordens de serviço que não seguem as recomendações apontadas acima não são aceitas pelo setor de EGC.

4.2.8 O técnico irá conduzir as correções necessárias conforme os procedimentos operacionais padrão da EGC relacionados a essa atividade.

5- Registros

Banco de dados

Formulários de Desinfecção e Evento Adverso

Registro em Protocolo

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Referências

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