Procedimento para Preenchimento Cotação de
Serviços no site
e-Procurement do Grupo Colorado
http://www.colorado.com.br/eprocurement
Índice
Página
Como Entrar no site e-Procurement
3
•
Login
•
Recuperar Senha
•
Alterar Senha
Como Preencher a Cotação/ Orçamento
4
•
Cotações
•
Informação Responsável da Cotação
Página Principal da Cotação
5
Preenchendo o Orçamento
6
•
Preenchimento para Itens de Contratos
7
•
Preenchimento Livre (sem contrato)
8
•
Alterar Itens da Cotação
9
•
Excluir Itens da Cotação
9
•
Acompanhamento/ conferência da Digitação do Orçamento
9
Observações e Mensagens
10
Enviar a Cotação para Aprovação
10
Salvar a Cotação
10
Imprimir a Cotação
10
Retornar para a Lista de Cotações (Em aberto)
10
Visualizar as Cotações que foram Enviadas para Aprovação
10
Informações Importantes
11
Como Entrar no site e-Procurement
Página de Entrada no site (LOGIN)
Na pagina de login o fornecedor deve digitar o seu nome de usuário e sua senha, e clicar no botão LOGIN. O nome de usuário que deverá de usar é o mesmo e-mail que está informado no cadastro de fornecedores do Grupo Colorado, caso o usuário não se lembre da senha, veja o tópico a seguir Recuperação da Senha.
Recuperação da Senha
Na pagina de login do lado esquerdo no topo, está o link Esqueci Minha Senha!, clicando neste link, será mostrado a página abaixo, o fornecedor deve digitar o endereço de e-mail e clicar no botão Recuperar, A senha será envia para seu e-mail.
Página Recuperação da Senha
Alterar Senha
Após o usuário entrar no sistema, será exibido no topo do site no lado direito, o link Alterar Senha, clicando neste link, será exibido a página abaixo, o usuário deve digitar a senha de sua preferência 2 vezes, uma no campo Nova Senha e outra no campo Confirmação da Senha e clicar no botão CONFIRMAR.
Como Preencher a Cotação/ Orçamento
Na pagina principal do site o fornecedor tem 2 botões disponível Cotações e Ordens de Fornecimento;
Cotações – Lista das Cotações/ RPS que foram enviada para o fornecedor, como o site e-procurement é para todo tipo
de cotação, pode ser que o fornecedor tenha cotações de materiais e serviços, as cotações de materiais sempre tem uma data/ Hora de Vencimento, no caso de serviço (RPS) esta cotação não tem data de vencimento aparecerá // 00:00:00.
Ordens de Fornecimento – Lista das OFs que foram aprovadas para o fornecedor.
Na opção Cotações, o fornecedor tem disponível 4 caixas, no caso de serviços será utilizada somente as caixas Em aberto, Em Fechamento e Encerradas.
Em Aberto – Listas das Cotações que estão aguardando o preenchimento e envio dos orçamentos.
Em Fechamento – Listas das Cotações que já foram preenchidas e envidas para aprovação técnica. Nesta opção o
fornecedor somente terá a opção de visualização, não poderá ser alterada nenhuma informação, caso o fornecedor necessite mudar alguma informação a Cotação/ RPS deverá ser devolvida para ele, retornando para a caixa Em Aberto.
Encerradas – Listas das Cotações que já foram aprovadas e encaminhadas para o Departamento de Compras.
Página de Lista das Cotações
Para abrir a cotação e iniciar o preenchimento, o fornecedor terá de estar na caixa Em aberto e clicar no número da cotação. Caso o fornecedor queira ver a informação sobre o responsável da cotação, deve clicar no nome do comprador, será aberta uma outra página mostrando o nome completo, departamento, e-mail e telefone.
Página Principal da Cotação
Conhecendo a página principal da cotação;As informações principais da cotação, são;
Cotação - Número da Cotação.
Situação – Status da Cotação (pode estar Em aberto, em Fechamento ou Encerradas). RPS – Número da Recomendação Prestação de Serviços
Observação - Qualquer observação que seja feita na RPS para o fornecedor.
A serem preenchidas pelo fornecedor:
Vendedor – Preencher com o nome da pessoa que esta respondendo o orçamento, não precisa ser o nome completo,
pode ser o primeiro nome ou nome e sobrenome.
Condições de Pagamento – Selecionar a condição de pagamento
Prazo de Entrega – Informar o prazo de entrega do equipamento/ solicitação de serviço.
Forma Remessa – CIF = Frete por conta do fornecedor | FOB = Frete por conta do Grupo Colorado Validade da Proposta – Quantidade de dias que a proposta tem validade.
É recomendado que informe estes dados e clique no botão SALVAR.
Preenchendo o Orçamento
O preenchimento do orçamento é feito nos detalhes dos itens/ solicitações;
O equipamento ou a solicitação de serviço que o grupo Colorado envia para o fornecedor, sempre é apresentado com o número do item seguido do traço depois o zero (subitem).
Interpretação do Item/ Subitem
Os detalhes do item equipamento/solicitação enviadas são;
Quantidade – Quantidade de equipamentos enviados Unidade – Unidade de medição
Descrição – Pode ser a descrição do equipamento ou serviço solicitado, quando é equipamento, é informado o número
do equipamento, a ordem de serviços a vida atual (km ou h) e caso tenha placa é mostrado também.
Observações – Detalhes das solicitações de serviços ou defeitos apresentados pelo equipamento. Aplicação – Modelo/ descrição do equipamento que será afetado pelo serviço.
Exemplo de Item Enviado (Equipamento)
Para iniciar o preenchimento do orçamento para um item específico é necessário clicar no botão , que se encontra ao lado do item – subitem. Ao clicar neste botão será apresentada a página para entrada dos itens de serviços e peças aplicadas (neste site materiais/ peças e serviços são digitados na mesma tela, o que diferencia um do outro é a unidade informada, ex. MO = Mão-de-Obra e PC = Peça). Na tela de preenchimento, parando o mouse s obre os campos, pode-se obter maiores informações quanto a sua finalidade.
Existem duas formas para preenchimento dos itens – Preenchimento para Itens de Contrato (tabela de preços). – Preenchimento livre (sem contrato)
1 – Preenchimento para Itens de Contratos
Caso o fornecedor tenha contrato de preços com o grupo Colorado, a cotação deve ser preenchida baseados na tabela contida nos Itens Contrato. Para isso, deve clicar no link Itens Contrato e será mostrada a seguinte página;
Caixa de Diálogo de Itens de Contrato.
Selecione o contrato na lista de contratos disponíveis e escolha alguma das opções de pesquisa, pode ser pesquisada por descrição da peça ou serviço, referência da peça, marca/ fabricante, e ou marque ou desmarque as opções Serviços e Peças. Caso não seja informada nenhuma opção de pesquisa e o fornecedor clicar no botão Pesquisar, será
apresentado todos os itens do contrato selecionado.
Para selecionar o item escolhido o fornecedor deverá clicar na descrição do item (onde as letras estão sublinhadas). Após o clicar no item a caixa de diálogo é fechada e o foco retorna para a página de preenchimento do item, por padrão o sistema irá preencher todos os campos, onde o fornecedor só deverá informar a quantidade, as informações de alíquota de imposto e o período de garantia.
Após preenchido todas as informações do item, deve-se clicar no botão para gravar estas informações no banco de dados, após isso é apresentado a seguinte mensagem;
Confirme clicando no botão OK, e caso tenha mais itens para ser digitado para o mesmo equipamento/ solicitado repita o procedimento anterior, se não tiver mais nenhum item a ser digitado, clique no botão
Caso o fornecedor não encontrar o item na lista dos contratos, o preenchimento pode ser feito na forma de preenchimento livre (ver mais a frente).
2 – Preenchimento Livre (sem contrato)
2.1 - Preenchendo serviços e mão-de-obra, o campos obrigatórios são;
Quantidade – Quantidade de serviços prestados (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item,
que será Quantidade x Preço Unitário).
Unidade – Unidades que definem que são serviços:
• MO – Mão-de-Obra • SE – Serviço • MS – Meses • HR – Horas • KM – Quilometragem • D – Diárias
Descrição – Descrição do Serviços (detalhes relevante do serviço executado)
Preço Unitário – Preço unitário do serviço (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item;
Quantidade x Preço Unitário).
% Desconto – Porcentagem do Desconto (Utilizado para calcular o valor liquido do item) Isento ICMS – Caso o item não tenha ICMS esta opção deve ser marcada.
%ISS – Alíquota do ISS
Garantias – Informação da garantia pode ser informada por tempo ou medição. A Garantia 1 é por tempo, ex. 3
MESES, e Garantia 2 por medição, ex. 10.000 KM.
2.2 - Preenchendo de peças aplicadas e materiais, o campos obrigatórios são;
Quantidade – Quantidade de serviços prestados (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item,
que será Quantidade x Preço Unitário).
Unidade – Unidades de medição das peças e materiais. Referência – Referência do fabricante
Fabricante – Nome do Fabricante
Descrição – Descrição das peças aplicadas.
Preço Unitário – Preço unitário da peça (esta informação será utilizada para calcular o valor total do item; Quantidade
x Preço Unitário).
% IPI – Alíquota do IPI % ICMS – Alíquota do ICMS
% Desconto – Porcentagem do Desconto (Utilizado para calcular o valor liquido do item) Isento ICMS – Caso o item não tenha ICMS esta opção deve ser marcada.
Garantias – Informação da garantia pode ser informada por tempo ou medição. A Garantia 1 é por tempo, ex. 3
MESES, e Garantia 2 por medição, ex. 10.000 KM.
Após preenchido todas as informações do item, deve-se clicar no botão para gravar estas informações no banco de dados, após isso é apresentado a seguinte mensagem;
Confirme clicando no botão OK, e caso tenha mais itens para ser digitado para o mesmo equipamento/ solicitado repita o procedimento anterior, se não tiver mais nenhum item a ser digitado, clique no botão
3 – Alterar Itens da Cotação
Para alterar dados de itens já digitados no orçamento, o usuário deverá ir até a página principal da cotação, e clicar no botão localizado na frente do item ao qual se quer modificar, conforme figura abaixo;
Selecionando Item para Alteração
Será mostrada a página com o item já preenchido, o usuário pode alterar qualquer informação, depois disso clicar no botão , o sistema mostrará uma mensagem que o Item foi feito manutenção com sucesso, e para voltar á página principal da cotação, clicar no botão .
4 – Excluir Itens da Cotação
Para excluir itens já digitados no orçamento, o usuário deverá ir até a página principal da cotação, e clicar no botão localizado na frente do item ao qual se quer excluir. Será mostrada a página com o item já preenchido, para excluir deve-se clicar no botão , a seguir será mostrada a mensagem abaixo, e o foco do sistema voltará para a
página principal.
Mensagem de Confirmação de Exclusão do Item
5 - Acompanhamento/ conferência da Digitação do Orçamento
No lado direito da página, tem o link , onde o fornecedor poderá acompanhar a digitação dos itens e valores acumulados, será apresentada a seguinte página;
Observações e Mensagens
No rodapé da página principal está disponibilizado 2 campos para observações gerais;
Observações – Este campo é utilizado para o fornecedor registrar as informações do número do seu orçamento,
ordem de serviços, ou qualquer outra informação relevante para vincular a cotação ao sistema da sua empresa.
Mensagens – Este campo é utilizado para o fornecedor comunicar ao responsável técnico sobre qualquer observações
ocorrida para a cotação, ex. Pode-se informar que determinado não tem garantia, ou que determinado item não tem conserto, ou que tal serviço não poderá ser feito, ou que esta aguardado alguma definição, etc.
Campos para Observações (rodapé da página principal da cotação).
Enviar a Cotação para Aprovação
Para enviar a cotação para aprovação na usina, é necessário clicar no botão SALVAR E ENVIAR, localizado no topo da página principal da cotação, o sistema irá questionar se realmente é isso que o
fornecedor deseja fazer, caso seja isso mesmo, clicar no botão OK.
Salvar a Cotação
Para salvar a cotação e garantir que todos os dados digitados sejam gravados no site é necessário clicar no botão SALVAR, localizado no topo da página principal da cotação, o sistema irá mostrar uma mensagem informando ao fornecedor que a cotação foi salva, mas, ainda não foi enviada.
Imprimir a Cotação
Para imprimir a cotação, o fornecedor deve clicar no botão IMPRIMIR, localizado no topo da página principal da cotação. Será apresentado um relatório no formato PDF.
Retornar para a Lista de Cotações (Em aberto)
Para retornar a lista das cotações em aberto, clicar no botão RETORNAR, localizado no topo da página principal da cotação.
Visualizar as Cotações que foram Enviadas para Aprovação
Para visualizar as cotações que estão para aprovação na usina, o fornecedor deverá clicar no botão Cotações, localizado no topo do site, depois no link Em Fechamento, será apresentado a lista de cotações. Estas cotações estão disponíveis somente para visualização, não podem ser editadas.
Informações Importantes
No site já esta disponível um passo a passo de como responder as cotações de serviços, para chegar até ele, basta entrar em qualquer cotação e localizar o link , no lado direito da página principal da cotação.
Como responder as Cotações de Serviço?
1º Os itens para cotação são definidos com zeros a direita. Por exemplo, o item 1 será representado por 1-0. Para poder incluir ou dar manutenção nos itens referentes a esta cotação, deve-se clicar no botão
(MANUTENÇÂO) ao lado de cada item. Feito isso, será apresentada uma tela em que você fornecedor
deverá incluir as peças e a mão de obra necessária para realização dos trabalhos solicitados no item. No momento da inclusão, será apresentado o botão Salvar em que será realizado a inclusão ou manutenção do item e o botão Retornar, para visualizar todos os itens da cotação. Para os materiais envolvidos no orçamento, digitando uma referência que está cadastrada em nosso sistemas, as informações referentes a descrição e a Unidade de Medida serão preenchidas automaticamente. Todo caso, para se buscar um item em nosso cadastro, acesse os Prompts de Itens Contrato (para os itens acertados através de contrato) e Materiais / Serviços (para os materiais e serviços cadastrados em nossa base de dados).
2º A inclusão de novos itens só é possível quando se clicar no botão (MANUTENÇÂO) do item 0, porém para a alteração de itens já inclusos, basta clicar no botão (MANUTENÇÃO) do item em questão.
3º Uma vez que todos os itens da cotação foram respondidos, deve-se escolher a opção Salvar e Enviar para que a cotação possa ser analisada pelo responsável e o procedimento ter andamento. Caso esteja incluindo novos itens ou dando manutenção nos itens já incluídos, basta clicar no botão Salvar.
4º Fiquem atentas a todas as informações exigidas, referências, descrição do item, valores, impostos e garantia quando houver. Para que seu trabalho e nosso trabalho sejam facilitados, preencha a descrição dos itens corretamente, sem erros de português e com clareza.
5º Caso ocorra cortes pelo responsável, a cotação será retornada para você fornecedor analisar e confirmar novamente o procedimento. Estas informações de corte estarão presentes em cada item.
6º Você está fazendo uso de um ambiente seguro, com o objetivo de agilizar e facilitar os procedimentos de manutenção em nossos equipamentos, desta maneira, esteja atento as nossas notificações por e-mail e as informações preenchidas na cotação.
7º Em caso de dúvida quanto a informação que deve ser preenchida em cada campo, pare o mouse sobre o mesmo que um descritivo será apresentado.
Caso ainda existam dúvidas quanto ao procedimento de preenchimento de cotação, entre em contato com o Departamento de Informática através dos telefones apresentados na Página Inicial do Site ou ainda com o
Avisos
Estas informações podem conter imprecisões técnicas ou erros tipográficos. Periodicamente, são feitas alterações nas informações aqui contidas; tais alterações serão incorporadas em futuras edições desta publicação. O Grupo Colorado pode, a qualquer momento, aperfeiçoar e/ou alterar os produtos e/ou programas descritos nesta publicação.
O E-Procurement é o termo usado para descrever completamente o uso de métodos eletrônicos em cada estágio do processo da compra, identificada, desde a solicitação até o pagamento, e contrair informações de potencial a gerência executiva.
O sistema é uma aplicação Web, e permite que os compradores gerenciem suas compras e otimizem seu tempo na redução operacional em relação aos sistemas de cotações convencionais.
Este manual foi elaborado por;
Anderson Kleber de Sousa
Analista de Sistema Desenvolvimento TI Grupo Colorado Contato: e-mail: anderson.sousa@colorado.com.br telefone: (17) 3330 3456
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