Noções de Arquivamento - Professor Darlan – Aula 4
Alteração do Suporte1. (Cespe ANA 2006) A legislação autoriza a microfilmagem de documentos particulares e oficiais, arquivados estes, em órgãos federais, estaduais ou municipais em todo o território nacional. Entretanto, os microfilmes não possuem valor jurídico e, portanto, não produzem efeitos legais.
2. (Cespe SERPRO 2013) A técnica da microfilmagem é utilizada nos documentos em suporte papel pertencentes a pessoas jurídicas. Não existe regulamentação legal para a produção de microfilmes a partir de documentos de pessoas físicas
3. (Cespe - Anvisa 2007) Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido
4. (Cespe - TJDFT 2008) A microfilmagem pode ser feita em qualquer grau de redução, desde que garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
5. (Cespe DPF- Escrivão 2009) A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.
6. (Cespe CNJ 2013) São vantagens da microfilmagem: ser instrumento auxiliar na preservação de documentos originais, contribuir para a segurança do acervo contra extravios diversos pela ação humana e permitir a eliminação segura de documentos permanentes.
7. (Cespe AGU 2010) O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
8. (Cespe TRT 17 Região 2009) A microfilmagem de documentos acarreta a necessidade de eliminação do original, mesmo que o documento tenha valor secundário.
9. (Cespe ANP 2012) O microfilme de segurança serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço
10. (Cespe IFB 2011) Documentos públicos ou oficiais, produzidos em papel, após microfilmados de acordo com as leis vigentes, poderão ser eliminados, exceto os considerados de guarda permanente.
11. (Cespe MPU 2010) Os documentos originais considerados de guarda permanente somente poderão ser eliminados depois de microfilmados e digitalizados.
12. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização consiste em solução viável para o arquivamento de grandes massas documentais com longos prazos de guarda. a microfilmagem contempla o aspecto de comprovação legal, e a digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos 13. (Consulplan – Auxiliar Administração – CISAMAPI 2011) O microfilme surgiu como resposta à necessidade de reduzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu arquivamento e conservação. Dentre as características apresentadas pela microfilmagem de documentos, podemos citar
(A) economia de espaço, segurança e alta durabilidade.
(B) baixo custo, facilidade de consulta aos documentos e redução de volume
(C) reprodução limitada dos documentos, alto custo e segurança (D) segurança, reprodução ilimitada dos documentos e baixa durabilidade 14. (ESAF – ANA/2009) A obsolescência de hardware e software é resolvida com
a) migração. b) reformatação c) dublin core d) EAD e) MARC
15. (Cespe SEPRO 2013) A microfilmagem de documentos independe de prévia organização do acervo.
16. (Cespe EBC 2011) Os traslados e as cópias em papel de documentos somente produzem efeitos legais caso sejam autenticados pela autoridade competente detentora do filme original
17. (ESAF MF 2012- Acerca dos documentos digitais, assinale a opção correta.
a) Os documentos digitais devem ter uma tabela de temporalidade própria.
b) Os documentos digitais, por sua natureza e facilidade de acesso, não precisam ser classificados.
c) Os documentos digitais não devem ser eliminados.
d) Os documentos digitais devem ser contemplados nos programas de gestão de documentos.
18. (Consulplan – Arquivista – Pref. Guarapari/ES 2009) Identifique a alternativa que se refere ao processo de produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido que visa à preservação documental, não devendo ser aplicada apenas para ganhar espaços:
(A) Certificação (B) Conversão
(C) Hibridagem (D) Digitalização (E) Microfilmagem.
19. (Cespe EBC 2011) A microfilmagem de documentos de arquivos é recomendada nos casos em que o volume documental é elevado e o seu prazo de guarda, longo.
20. (CESPE_STM/2011) Pode-se eliminar documentos arquivísticos submetidos a processos de digitalização mesmo que a eliminação não esteja prevista na tabela de temporalidade de documentos.
Arquivos Permanentes
21. (Cespe ABIN 2010) São atividades características do arquivo permanente: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência. 22. (Cespe TRE/MT 2010) O ar seco é um elemento que beneficia as condições físicas do papel.
23. (Cespe MCT 2008) Limpar as bordas superiores do documento, utilizando uma escova ou pincel macio e limpo, é uma maneira adequada de higienização de documentos
24. (Cespe TRE/MS 2013) A embalagem de guarda de um documento, com o fim de preservação e acesso, denomina-se
A encolagem. B acondicionamento.
C armazenamento. D aditamento. E amostragem
25. (Cespe IBAMA 2012) Recomenda-se acondicionar os documentos cartográficos em pastas suspensas e armazená-los em estantes de aço com pintura antioxidante.
26. (CESPE ANAC 2012) Silking é o método de combate a insetos mais recomendado para a conservação e a preservação de documentos. 27. (Cespe - TJDFT 2008) Para uma correta conservação do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade.
28. (Cespe STM 2011) O alisamento consiste no processo em que são introduzidos documentos em uma câmara, onde é aplicado um produto para fumigação.
29. (Cespe MPU 2013) O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser realizado em folder confeccionado em papel de PH neutro, método diferente do utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes confeccionados em papel de pH básico ou polietileno
30. (Cespe DPF 2013) Para preservar e conservar documentos de arquivo é necessário desenvolver ações nos momentos de produção, de tramitação, de acondicionamento e de armazenamento físico, independentemente do suporte documental utilizado.
31. (Cespe TRE/MA 2009) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda.
32. (Cespe DPF 2009) A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.
33. (Cespe MS 2008) A ação antrópica não interfere na degradação dos arquivos.
34. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) Como medida preventiva contra o acúmulo de poeira em documentos de arquivo em suporte papel, recomenda-se a higienização do documento com uma borracha fina em pó
35. (Cespe DPF Papiloscopista 2012) O acondicionamento – que consiste na guarda dos documentos nos locais a eles designados - e o armazenamento - que se refere à embalagem do documento com vistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio- são procedimentos fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo
36. (Cespe-TSE 2007) A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao seu local de armazenamento. As principais operações de conservação são
(A) desinfestação, limpeza, alisamento e restauração. (B) higienização, exaustão, congelamento e preservação (C) umidificação, limpeza, calefação e restauração. (D) laminação, refrigeração, evaporação e encapsulamento.
37. (Cespe TRE/MT 2010) O alisamento é um método eficiente de combate aos insetos e todos os outros tipos de pragas que podem atacar o papel 38. (Cespe ABIN 2010) Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.
39. (ESAF – CVM 2010) O quadro de arranjo resulta do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo por ela produzido e acumulado. Esse esquema é utilizado na fase:
a) de avaliação, para efeitos de destinação do acervo. b) intermediária, para organização do acervo nos espaços de armazenamento.
c) de produção documental, visando à racionalização administrativa. d) permanente, para ordenação dos conjuntos documentais.
40. (CESPE ANAC 2012) As condições ambientais de armazenamento de documentos em suportes especiais, tais como o fotográfico, são as mesmas dos documentos em suporte papel.
41. (Cespe ANAC 2012) Uma medida de conservação e de preservação documental consiste na elaboração de documentos identificados como de guarda permanente em papel de pH neutro.
42. (Cespe SERPRO 2013) Nos arquivos permanentes, a atividade de referência não tem qualquer vinculação com a política de acesso aos documentos.
Gestão de Documentos
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.(...)
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº8159/91)
A Gestão de documentos é composta por três fases: produção, utilização e destinação.
a) Produção: consiste na elaboração de documentos resultantes das atividades desenvolvidas pela instituição. Estabelece critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. Visa evitar a reprodução desnecessária de documentos.
b) Utilização (manutenção): inclui as atividades de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; contempla a elaboração de normas de controle (protocolo), acesso e recuperação da informação.
c) Destinação (avaliação) após a análise dos valores que os documentos apresentam para a instituição acumuladora, eles serão avaliados para a definição de sua destinação final. Os documentos desprovidos de valor serão eliminados e aqueles que possuem valor secundário serão recolhidos à fase permanente.
A gestão de documentos tem os seguintes objetivosi:
Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;
Melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos;
Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico;
Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica;
Assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação (digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação
43. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente.
44. (Cespe MMA 2009). Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
45. (ESAF – DNIT 2013) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação de documentos é conhecida como
a) conservação de documentos. b) destinação de documentos. c) produção de documentos. d) utilização de documentos. 46. (TJ/AL 2012) A fase da gestão de documentos que compreende a elaboração do instrumento de classificação dos documentos de arquivo é a da:
A destinação. B difusão.
C utilização D criação. E produção.
permanente. Os documentos correntes são aqueles em tramitação; os intermediários são aqueles que, mesmo sem movimentação, ainda são consultados com frequência, por razões administrativas; e os permanentes são aqueles com uso pouco frequente, de caráter histórico e cultural.
48. (Cespe MPU 2010) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
49. (Cespe MPU 2010) A produção, uma das fases básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação dos documentos
50. (Cespe PRF 2012) A gestão de documentos envolve operações técnicas como produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes são formados pelos documentos que constituem o patrimônio arquivístico da instituição, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histórico; estes valores estão relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das decisões passadas da instituição. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.
Atividades
Para cumprir a função de disponibilizar as informações sob sua guarda, os arquivos permanentes devem executar um conjunto de atividades destinadas à organização e disponibilização dos documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prática, 2004), as principais atividades dos arquivos permanentes são: arranjo, descrição, publicação, conservação e referência.
Arranjo:
Consiste na reunião e ordenação dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura administrativa que os originou ou conforme as funções executadas por essa entidade. Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos são organizados a partir da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenação tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo são físicas
e intelectuais: as físicas são aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos documentos, enquanto que as intelectuais estão relacionadas a
análise dos documentos quanto à sua forma, origem funcional e conteúdo Descrição
Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as informações contidas no arquivo, por meio da elaboração de instrumentos de pesquisa. Estes instrumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o acesso e controle do acervo. Os principais tipos de instrumentos de pesquisa são: o guia, o inventário, o catálogo, o catálogo seletivo, a edição de textos e o índice.
guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista é o guia, que fornece uma visão de conjunto dos fundos que a instituição abriga. Permite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta.
inventário: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um fundo, ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica.
catálogo: instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação.
catálogo seletivo (repertório): traz relação seletiva de documentos pertencentes a uma ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente segundo critério temático, cronológico, onomástico (de nomes) ou geográfico.
edição de textos (edição de fontes): instrumento que descreve na íntegra alguns documentos do fundo de arquivo.
índice: é uma lista sistemática dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localização no texto.
As principais normas de descrição arquivística são:
NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística e ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
Publicação
Consiste na publicação dos instrumentos de pesquisa, de forma impressa, ou no próprio site da instituição. Conservação de Documentos
São técnicas aplicadas ao documento e à sua área de guarda, visando manter condições ideais para a conservação do suporte da informação. Estas atividades visam diminuir os danos causados aos documentos de arquivo por meio de técnicas que permitam a preservação do suporte da informação.
Os fatores que causam danos aos documentos estão relacionados com sua própria estrutura (fatores intrínsecos), bem como aos agentes externos cuja ação prejudica o tempo de vida útil dos documentos (fatores extrínsecos); estes se dividem em:
a) agentes físicos: a luz, temperatura e a umidade são agentes físicos causadores de danos aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferação de insetos, os níveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de suporte dos documentos.
Tipos de suportes Condições ambientais
Fotografias em preto e branco T 12ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5% Fotografias em cor T 5ºC +/- 1ºC e UR 35% +/- 5% Registros magnéticos T 18ºC +/- 1ºC e UR 40% +/- 5%
b) agentes químicos: poluição atmosférica, tintas, gordura, oleosidade e objetos metálicos (clipes, grampos e hastes de metal). c) agentes biológicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.
Para manter o tempo de vida útil dos documentos em meio as ameaças comentadas, torna-se necessária a aplicação das técnicas de conservação e restauração.
Acondicionamento de Documentos
Os documentos de arquivo devem ser acondicionados, de acordo com as características e dimensões do seu suporte, visando a sua preservação. No quadro abaixo estão as principais formas de se acondicionar tais documentos
Quadro de Acondicionamento de Documentos
Fotografias Acondicionadas em
folders de PH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico
Para a identificação das pessoas deve-se usar papel cristal e destacar com caneta hidrográfica as pessoas. Essas folhas são arquivadas em separado das fotos devido à acidez do papel.
Os álbuns são arquivados separados e na horizontal. Documentos
Convencionais (em papel)
Acondicionados em caixas e invólucros de papel alcalinos que devem corresponder às expectativas de preservação dos documentos.
Negativo Acondicionadas em tiras, em envelopes de PH neutro ou polietileno Fita magnética
(Áudio e vídeo) Fitas deveriam e cassetes ser transportadas da mesma forma em que são armazenados — de pé — e com o peso da fita sendo sustentado pelo eixo da bobina
Acondicionados em embalagens feitas com materiais que absorvam os choques (embalagens especiais, plástico-bolha),
pela utilização de rótulos especiais e pelo transporte em veículos apropriados.
Uma embalagem que absorve choques terá sempre a vantagem adicional de proporcionar um isolamento que contribui para a proteção dos meios contra as grandes variações de temperatura e umidade
Documentos de grandes formatos (mapas, plantas e cartazes)
Para acondicionar documentos de grandes formatos serão necessários móveis especiais para o acondicionamento horizontal. As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação.
Técnicas de Conservação
As principais técnicas de conservação são :
a) alisamento: processo de conservação que consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%) durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida são passados à ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.
b) higienização: é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira, e outros resíduos, com vistas à preservação. A limpeza pode ser feita por meio de uma escova ou pincel macio, trincha, aspiradores de pó ou por meio do pó de borracha;
c) desinfestação: processo de destruição ou inibição da atividade de microorganismos; A fumigação é considerada a técnica mais adequada para se promover a desinfestação e consiste na exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos
d) restauração: são intervenções que visam a recuperação de documentos deteriorados ou a interrupção dos danos por eles sofridos. As principais técnicas de restauração são:
encapsulação: processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas; é considerado um dos mais modernos processos de restauração.
laminação: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de celulose. Nesta técnica, a durabilidade e as qualidades do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune à ação de fungos e pragas.
Silking: Utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. A legibilidade e a flexibilidade, a reprodução são pouco prejudicados. A matéria prima é de alto custo
banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e fungos.
Referência
Esta atividade visa ao estabelecimento de políticas de acesso e de uso dos documentos. Entende-se por política de acesso os procedimentos a serem adotados em relação ao que pode ser consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberação ou restrição de acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações, bem como o direito de terceiros. Devem ser promovidas também exposições de documentos e atividades culturais como cursos e palestras.
Automação/Documentos Digitais (Recortes da Legislação) RESOLUÇÃO Nº 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004
Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos. §1º Considera-se documento arquivístico como a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um órgão, entidade ou pessoa, dotada de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.
§2º Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
(...) §3º – Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele.
Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.(...)
(...)Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do original como para a extração de cópias. § 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 9° Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
LEI Nº 12.682, de 9 de Julho de 2012 – Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento em meios eletromagnéticos
Art. 1o A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo
disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. Art. 2o (VETADO).
Art. 3o O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento
digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. Art. 4o As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio
eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
