Measuring
e
-gov Impact
Elena Crescia
February 9th, 2006
The experience of São Paulo, Brazil
STEP 1
STEP 2
STEP 3
STEP 4
Measuring
e
-gov Impact
Process Map - Identify Activities
for traditional vs. new processes
Cost Map - Cost Activities for
traditional vs. new processes
Investments
BINPS ® – Benefits on
Investments in Public Sector
Why cost mapping?
To improve Decision making processes
To cut costs where you get more impact
To re-think processes
To measure in order to manage
To show hidden costs of traditional processes
To link costs to processes
To identify stages of traditional processes
Why ABC ? (Activity Based Costing)
We look at the process
We see different actors
We include different departments or administrative units
We can track relevant activities
We can efficiently manage resources
ABC Advantages
STEPS 1 & 2
ABC - First steps
Map processes
Chose variables and decide how to measure each one
Identify sources
Example of Variables Used
(Personal Identity Card – State of Sao Paulo)
Personnel
Physical Area
Printing costs
Administrative costs
Other costs (water,
electricity, telephone, etc)
Waiting time
Hours in traffic
Transport costs
Photograph & other requirements
Photocopies
Fees
STEPS 1 & 2
Cost Analysis Steps
STEP 2
• Questionnaire
• Research
• Interviews & workshops
• Qualitative Analysis
• Quantitative Analysis
• Scenario Analysis and Forecasts
• Data interpretation
• Reports
ABC - Activity Based Costing
STEP 1&2
Personnel
Resources
Resource
drivers
Activity
Centers
Activity
drivers
IT
Premises
Society-
related
Front
office
Printing
License
Assembly
Management
Society
Costs
Cost mapping
R$ 5,71
R$ 5,30
R$ 6,00
R$ 24,80
R$ 7,25
R$ 7,25
R$ 1,57
R$ 1,57
R$ 4,42
R$ 1,79
R$ 0,00
R$ 5,00
R$ 10,00
R$ 15,00
R$ 20,00
R$ 25,00
R$ 30,00
R$ 35,00
R$ 40,00
R$ 45,00
Posto 1
Posto 2
Superint
Ret IIRGD
Secic
SERPD
PA Ret
PA Frente
ABC - Activity Based Costing
STEP 2
Government offices (Poupatempo: “Time-saving” center)
Center 1
Center 2
Front Office
Back Office
Regional
Supervisor
Sé Alfredo Issa Santo Am aro Itaquera G uarulhos São Bernardo Cam pinas Custo Pessoal R$ 10,59 R$ 13,22 R$ 8,96 R$ 9,65 R$ 13,53 R$ 13,85 R$ 8,31
Quant. Funcionários 178 178 159 169 70 140 92 Salario M édio (incluindo benefícios) em reais R$ 1.220,00 R$ 1.274,00 R$ 1.068,00 R$ 1.080,00 R$ 1.531,00 R$ 1.101,00 R$ 939,00 Horas de trabalho / sem ana 35,75 35,75 35,75 35,75 35,75 35,75 35,75 Salário M édio por h (descontando férias) R$ 9,48 R$ 9,82 R$ 8,50 R$ 8,62 R$ 11,65 R$ 8,64 R$ 7,54 Horas funcionam ento 3.168 3.168 3.168 3.168 3.168 3.168 3.168 "Tem po 1" (em horas) 0,01 0,01 0,01 0,01 0,02 0,01 0,01 "Tem po 2" (em horas) 1,12 1,35 1,05 1,12 1,16 1,60 1,10
Área Física R$ 0,65 R$ 1,47 R$ 0,51 R$ 0,55 R$ 0,66 R$ 0,65 R$ 0,70
Valor M 2/m ês (em reais) R$ 46,30 R$ 46,30 R$ 22,97 R$ 23,00 R$ 10,00 R$ 20,00 R$ 43,15 Área de Pessoal (em m 2) 241,75 825,86 559,24 574,02 598,85 201,14 224,03 Área de Arquivos (em m 2) 2,25 2,25 2,25 2,25 2,25 2,25 2,25 Área de Bem -estar* (m 2) 348,00 279,89 315,51 380,73 445,90 544,61 130,72
Outros Custos Estado para todas as em issõesR$ 1,66 R$ 2,50 R$ 1,93 R$ 2,25 R$ 4,32 R$ 2,76 R$ 2,41
Condom inio R $ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ -Adm inistração* R$ 31.181,00 R$ 4.729,00 R$ 50.621,94 R$ 54.007,21 R$ 50.185,64 R$ 32.696,35 R$ 27.033,58 Treinam ento* R$ 13.706,58 R$ 48.085,00 R$ 15.396,00 R$ 15.754,00 R$ 12.497,00 R$ 16.713,00 R$ 13.857,00 Uniform es* R$ 3.715,82 R$ 8.835,00 R$ 5.649,00 R$ 7.549,01 R$ 3.652,02 R$ 4.692,00 R$ 12.653,70 Lim peza e Segurança R$ 161.444,89 R$ 233.609,00 R$ 135.075,00 R$ 214.640,00 R$ 168.614,00 R$ 136.021,00 R$ 89.069,00 Copa e Serviços M édicos* R$ 20.387,73 R$ 36.532,00 R$ 21.613,73 R$ 27.401,47 R$ 21.612,00 R$ 19.032,05 R$ 11.747,94 M aterial Process. Dados e outras desp. Adm .* R$ 44.574,21 R$ 84.035,86 R$ 30.059,41 R$ 43.094,98 R$ 38.358,58 R$ 27.608,64 R$ 38.244,98 M anutenção Predial e de equipam entos* R$ 157.462,23 R$ 163.969,88 R$ 136.434,35 R$ 168.583,10 R$ 66.528,74 R$ 94.463,64 R$ 96.624,40 Água e Esgosto R$ 3.344,83 R$ 26.427,52 R$ 61.674,06 R$ 19.317,08 R$ 10.470,32 R$ 6.436,48 R$ 27.141,42 Energia Elétrica R$ 19.037,81 R$ 65.036,48 R$ 63.103,90 R$ 81.863,50 R$ 110.775,06 R$ 80.963,07 R$ 37.441,34 Telecom unicaçao* R$ 63.250,42 R$ 69.293,09 R$ 81.365,65 R$ 65.991,96 R$ 67.029,11 R$ 60.990,30 R$ 55.091,52 Teleatendim ento e Recepção ao Publico* R$ 243.201,00 R$ 234.589,51 R$ 238.198,89 R$ 338.644,82 R$ 253.090,21 R$ 248.973,49 R$ 179.186,32 M alote R$ 3.084,00 R$ - R$ 4.332,00 R$ 4.524,00 R$ 5.136,00 R$ 4.296,00 R$ 8.136,00 Custo O bsolescencia (im plantação de novos
equipam entos)* R$ 36.200,00 R$ 37.400,00 R$ 40.820,00 R$ 25.000,00 R$ 11.500,00 R$ 20.500,00 R$ 21.060,00 Licenças Software* R$ 12.760,00 R$ 13.400,00 R$ 14.160,00 R$ 11.500,00 R$ 5.160,00 R$ 10.100,00 R$ 6.860,00 Tinta Im pressão Digital R$ 25.887,21 R$ 21.483,72 R$ 24.498,62 R$ - R$ - R$ - R$ 13.578,19
O utros Custos Estado para em issão de RG R$ 0,31 R$ 0,31 R$ 0,31 R$ 5,76 R$ 11,59 R$ 5,76 R$ 0,31
Digitalização * R $ - R$ - R$ - R$ 1.689.017,07 R$ 1.475.267,92 R$ 913.688,36
Papel Especial R$ 95.926,71 R$ 63.076,94 R$ 94.569,22 R$ 333.589,65 R$ 131.720,35 R$ 180.458,20 R$ 42.917,95
Outros Custos Estado Em issão AAC R $ - R$ - R$ - R$ 0,07 R$ 0,62 R$ 0,07 R$
-Digitalização* R $ - R$ - R$ - R$ 8.886,78 R$ 32.360,90 R$ 6.066,27
Custo Social T odas Em issões R$ 11,53 R$ 11,53 R$ 11,53 R$ 11,53 R$ 7,54 R$ 7,54 R$ 5,88
Horas de trabalho esperando para ser atendido R$ 1.368.176,96 R$ 1.135.446,11 R$ 1.294.788,03 R$ 1.296.265,68 R$ 394.769,09 R$ 572.182,26 R$ 496.755,18 Horas perdidas no transito R$ 2.736.353,92 R$ 2.270.892,21 R$ 2.589.576,06 R$ 2.592.531,36 R$ 394.769,09 R$ 572.182,26 R$ 248.377,59 Custo Zangão (despachante) R $ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ - R$ -Transporte R$ 1.715.721,60 R$ 1.423.872,40 R$ 1.623.690,40 R$ 1.625.543,40 R$ 648.883,20 R$ 940.497,80 R$ 809.926,92
Custo Social em issão RG R$ 4,50 R$ 4,50 R$ 4,50 R$ - R$ - R$ - R$ 4,50
Foto R$ 1.392.484,50 R$ 915.633,00 R$ 1.372.779,00 R$ - R$ - R$ - R$ 623.002,50
12. Relação dos Custos Agregados por item , nos postos de atendim ento do Poupatem po (P.A Frente, P.A Retaguarda e Custo
Sample of detailed
cost mapping table
BINPS ® = Benefits on Investments in Public Sector
STEP 4
• G = Government Unit Costs before innovation
• G’= Government Unit Costs after innovation
• CS = Society Unit Costs before innovation
• CS’ = Society Unit Costs after innovation
• N = Units
• ISED = IT and training investments depreciated
according to accounting standards.
• OIF = Other fixed investments and maintenance (such
as those related to premises)
BINPS ®
= ((G-G’) – (CS-CS’)) * N
ISED + OIF
Measuring Impact in practice:
The experience of São Paulo, Brazil
www.bec.sp.gov.br
Case 1
Case 2
IPVA – Imposto de Propriedade de Veículos Automotores
(Government Procurement)
Bolsa Eletrônica de Compras
Population: 40,442,795. Most populated in Brazil
(IBGE estimate)
Area: 248,808.8 sq km (>UK, <Michigan, Oregon or Wyoming)
GDP U$ 241 billion* 2004 (25th/26th WB list Poland/Denmark)
* U$1=R$2.45
Overview - São Paulo, Brazil
Brazil
Population: 185,518,514. 5th after China, India, US, Indonesia
(IBGE estimate)
Area: 8,514,876 sq km. 5th largest after Russia, Canada, the US, China
GDP U$ 605 billion 2004 (14th country in World Bank list)
State of São Paulo
2.91% of Brazilian territory, 30% of National GDP
SP > 50% of Brazilian Federal Taxes
The city of São Paulo alone pays > 35% of Brazilian Federal Taxes
Purchase process activities
Agente
Dispensa Tradicional
Convite Tradicional
BEC
Custo Estado
Atividade de requisição
atividade de requisição
atividade de requisição
Custo Estado
Confecção do pedido
Confecção do pedido
Confecção do pedido
Custo Estado
Cotação
Cotação
Cotação
Custo Estado
Confecção do Edital
Confecção do Edital (se Convite)
Custo Estado
Escolha do fornecedor
escolha do fornecedor
escolha do fornecedor
Custo Estado
Adjudicação, publicação no diário oficial e
julgamento
Adjudicação, publicação no diário oficial e
julgamento (se convite)
Custo Estado
Recebimento
Recebimento
Recebimento
Custo Estado
Pagamento
Pagamento
Pagamento
Custo Empresa Recebimento de pedido de cotação recebimento de pedido de cotação
recebimento de pedido de cotação
Custo Empresa Confecção de propostas
Confecção de propostas
Participação do Leilão (confecção das
propostas se convite)
Custo Empresa
preparação da documentação
preparação da documentação (se convite)
Custo Empresa
Retirada da nota de empenho e
confecção da nota
Retirada da nota de empenho e confecção da
nota fiscal
Retirada da nota de empenho e confecção da
nota fiscal
Custo Empresa Entrega da mercadoria
entrega da mercadoria
entrega da mercadoria
Custo Empresa Recebimento
Recebimento
Recebimento
Government Procurement
STEP 1
Gove
rn
ment
Cost
s
Supplier
Cost
s
Sample of table
listing activities
Traditional
BEC
Traditional
BEC
Paper
10,223
1,500
7,919
2,200
Bid
0
6,000
336,250
8,801
Post
0
12,912
179,683
Printing costs
40,891
124
31,677
182
Publication Diário Oficial
0
799,438
316,344
1,051,315
Storage
849
44,167
653
58,083
Space
4,428,866
28,685
2,223,094
37,723
Electricity
242,919
2,628,000
122,821
3,456,000
Telephone
157,769
23,360
79,769
30,720
Personnel
14,454,000
146,000
7,308,000
192,000
Printers
128,480
2,190
64,960
2,880
Computers
803,000
370,818
406,000
163,182
Fax
12,045
498,418
6,090
219,332
Signatures
798,741
130,245
784,576
57,315
Total
21,077,784 4,678,944 11,701,065 5,459,416
Total per process
1,237.10
561.50
5,437.30
1,488.80
Fonte: Análise própria a partir dos sistemas gerenciais do Estado, complementado com pesquisa de campo
Direct Purchase
Public Bid
Values in Reais (R$ 1,00)
Costs for the State: Traditional vs. BEC
STEP 2
-55%
Savings
Savings
-73%
R$ 5.437,30 R$ 1.488,80 R$ 0,00 R$ 1.000,00 R$ 2.000,00 R$ 3.000,00 R$ 4.000,00 R$ 5.000,00 R$ 6.000,00 Tradicional BECGovernment Procurement
STEP 2
Traditional
BEC
Traditional
BEC
# Purchases/year
123
5,019
115
3,408
# Purchases/month
30
418
32
284
Personnel
212.96 1,463.37
1,486.24
745.11
Space
68.02
428.81
460.46
218.34
Electricity
0.87
5.46
5.87
2.78
Water/sewage
0.35
2.19
2.35
1.11
Telephone 3.90
0.00
26.40
0.00
Fax
0.65
0.00
0.00
0.00
Computers 0.00
34.15
36.67
17.39
Internet 0.00
81.95
44.00
41.73
Software
0.00
20.49
22.00
10.43
Printers 0.00
5.46
7.33
2.78
Maintenance
0.65
39.61
44.00
20.17
Paper
0.16
0.10
0.56
0.12
Printing costs
0.00
0.40
2.24
0.48
Envelope
0.00
0.00
0.70
0.00
Transport
0.00
0.00
3.40
0.00
Total monthly costs
292.27 2,290.63
2,353.90 1,230.22
Costs per process
9.61
5.48
74.30
4.33
Direct Purchase
Public Bid
Costs for Suppliers: Traditional vs. BEC
Values in Reais (R$ 1,00)
-44%
Savings
Savings
-94%
R$ 4,33 R$ 74,30 R$ 0,00 R$ 10,00 R$ 20,00 R$ 30,00 R$ 40,00 R$ 50,00 R$ 60,00 R$ 70,00 R$ 80,00 Tradicional BECGovernment Procurement
PROCESS
PRICE
PROCESS
SAVINGS FOR
SUPPLIERS
R$ 62 million
R$ 130 million
R$ 61 million
- 25% in prices paid
Savings 2004
Increase in Competition
Increase in Payment reliability
Faster processes
STEP 2
TOTAL SAVINGS FOR THE
STATE
R$ 191 million
Government Procurement
Investments
STEP 3
Government Procurement
• IT Development and
Implementation (Microsoft
& Paradigma)
• Data Process and
Integration (PRODESP
www.prodesp.sp.gov.br
)
• Training
(Microsoft/Paradigma)
• Hardware
• TOTAL
• Maintenance
• R$ 1.6 million
• R$ 800,000
• R$ 100,000
• R$ 500,000
• R$ 3 million
• R$ 956,000/year
State Benefits + Supplier Benefits 2003
R$ 74 million
Investment Depreciated in 5 years
R$ 1.56 million
BINPS
®
:
=
4,774%
PayBack: 2 days
STEP 4
BINPS ® = Benefits on Investments in Public Sector
Government Procurement
R$ 68,51 R$ 56,34 R$ 10,00 R$ 0,00 R$ 10,00 R$ 20,00 R$ 30,00 R$ 40,00 R$ 50,00 R$ 60,00 R$ 70,00 R$ 80,00 Tradicional com Despachante Tradicional sem Despachante EletrônicoR$ 21,89
R$ 1,84
R$ 0,00
R$ 5,00
R$ 10,00
R$ 15,00
R$ 20,00
R$ 25,00
Tradicional
Eletrônico
STEP 2
92%
Savings
Savings
85%
State
Society
- R$ 393 million
- R$ 177 million
Savings 2003
Costs for the State
Traditional vs New
Traditional vs New
Costs for Society
STEP 2
Costs for the State: Traditional vs. new
92%
Savings
Vehicle Property Tax
STEP 2
Costs for Society: Traditional vs. new
Discriminação
Despachante
Pessoalmente
Internet/Caixa
Eletrônico
Boca do
Caixa
Detran/Poupat
empo
Custo Despachante
431.550.000
0
0
0
Filas em Banco e nos Postos de
Licenciamento
0
29.326.500
0
21.443.400
51.984.000
Boleto para pagamento do
Licenciamento
0
420.000
0
0
Custo de Transporte até o Detran
ou Postos de Licenciamento
0
4.900.000
0
0
26.600.000
Horas Perdidas no Trânsito
0
4.788.000
0
0
25.992.000
Correio
0
0
25.650.000
31.350.000
Total
431.550.000
39.434.500
25.650.000
52.793.400
104.576.000
Total por processo
68,50
56,34
10,00
16,84
27,52
Fonte: Análise própria a partir dos sistemas gerenciais do Estado, complementado com pesquisa de campo
Tradicional (1994)
Custos Sociais para Pagamento de Impostos de Veículos ao Estado
Valores em Reais Correntes (R$ 1,00)
Eletrônico (2003)
85% Savings
Investments
STEP 3
Maintenance
Total
Vehicle Property Tax
• Development of e-tax and
data integration (PRODESP)
• Digital Signature:
cryptography (PRODESP)
• Training (PRODESP)
• Website (SEFAZ)
• R$ 500,000
• R$ 200,000
• R$ 100,000
• R$ 250,000
R$ 105,000 /year
R$ 1.05 million
Benefits for the State + Benefits for Society
R$
570 milhões
Initial Investment depreciated in 5 years + annual
maintenance
R$
315,000
= 180,852%
BINPS® =
STEP 4
Payback: 1.15 hours
BINPS ® = Benefits on Investments in Public Sector
Vehicle Property Tax
Arrecadação de IPVA no Estado de São Paulo
Valores atualizados para 2003
0 500000000 1000000000 1500000000 2000000000 2500000000 3000000000 3500000000 4000000000 4500000000 199 4 199 5 199 6 199 7 199 8 199 9 200 0 200 1 200 2 Ano A rr e ca da çã o
Tax collection
Increase
+ 300%
Aumento da Frota de Veículos no Estado de São Paulo
0 2000000 4000000 6000000 8000000 10000000 12000000 14000000 199 4 199 5 199 6 199 7 199 8 199 9 200 0 200 1 200 2 Ano Ta m a nho d a Fr ot a
