Instrução Normativa
Instrução Normativa
Instrução Normativa
Instrução Normativa SHCFMB nº
SHCFMB nº
SHCFMB nº
SHCFMB nº 2
2
2
2, de
, de 20
, de
, de
20
20
20 de
de
de maio
de
maio
maio de 2014
maio
de 2014
de 2014
de 2014
Dispõe sobre as normas e procedimentos Dispõe sobre as normas e procedimentos Dispõe sobre as normas e procedimentos Dispõe sobre as normas e procedimentos referentes às atividades de
referentes às atividades de referentes às atividades de
referentes às atividades de recebimento e recebimento e recebimento e recebimento e expedição de
expedição de expedição de
expedição de documentos nodocumentos nodocumentos no âmbito do documentos no âmbito do âmbito do âmbito do Hospital das Clínicas da Faculdade de Hospital das Clínicas da Faculdade de Hospital das Clínicas da Faculdade de Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu
Medicina de Botucatu Medicina de Botucatu Medicina de Botucatu....
O Superintendente do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu, no uso de suas atribuições, previstas no artigo 11, VI, da Lei Complementar Estadual nº 1.124, de 1º de julho de 2010 e art. 14, I, g, do Regulamento desta Autarquia, aprovado pelo Decreto Estadual nº 56.699, de 31 de janeiro de 2011, expede a presente Instrução Normativa:
Artigo 1º - Para o recebimento e expedição de documentos e processos todas as áreas do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu devem observar as orientações contidas nesta Instrução Normativa.
CAPÍTULO I DA CARACTERIZAÇÃO Artigo 2º - Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:
I. documento – suporte material que reflete o exercício das funções e atividades do HCFMB, utilizado para consulta, prova, estudo ou informação;
II. processo – conjunto de documentos, constituído por um ou mais volumes, reunidos em capa própria, organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, que segue uma tramitação, na medida em que recebe pareceres, despachos e anexos; III. encomenda – volume contendo documentos, processo ou objetos a serem expedidos; IV. expedição – envio de documentos, processos ou encomendas entre as áreas do HCFMB e do
HCFMB aos demais órgãos públicos, às entidades públicas e privadas e às pessoas físicas; V. correspondência oficial – espécie formal de comunicação (documento, processo ou
encomenda) entre as áreas do HCFMB e entre o HCFMB e outras entidades públicas e privadas e pessoas físicas;
CAPÍTULO II
DA EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS
Artigo 3º - A expedição de correspondência oficial será realizada pelo Núcleo de Comunicações Administrativas, o qual passa a ser denominado como Núcleo de Protocolo, e está vinculado ao Núcleo de Apoio Administrativo da Superintendência do HCFMB.
Artigo 4º - O período de funcionamento do Núcleo de Protocolo é de segunda a sexta-feira, nos horários das 07h às 19h.
Artigo 5º - Todas as áreas do HCFMB deverão utilizar o Sistema informatizado de protocolo para todas as correspondências tramitadas tanto internamente quanto externamente.
Parágrafo Único – Excetua-se ao cumprimento deste Artigo os casos explicitamente relacionados à propaganda comercial e/ou promocional, publicações, revistas e jornais.
Artigo 6º - A expedição de documentos será efetivada por meio de:
I. Malote Interno, quando tratar-se de correspondência para setores internos do HCFMB, Faculdade de Medicina da UNESP de Botucatu e seus Departamentos de Ensino, FAMESP (Fundação para o Desenvolvimento Médico e Hospitalar), etc;
II. Serviço Postal, utilizado para remessa de correspondência oficial às entidades públicas e privadas e pessoas físicas, por meio das seguintes modalidades de serviços, observando os limites estipulados e divulgados pelo serviço postal:
a. via carta simples, para envio que não exija registro e nem comprovante de recebimento;
b. via carta registrada, para envio que exija registro de remessa e controle do seu curso; c. via carta registrada com Aviso de Recebimento - AR, que exija registro, com
comprovação de entrega ao destinatário; d. via Sedex, para envio rápido de encomendas;
e. via Sedex, com Aviso de Recebimento - AR, para envio rápido de encomendas que exija registro, com comprovação de entrega ao destinatário;
f. via Sedex 10 e Sedex 12, para envio de documentos para entrega programada até a manhã do dia útil seguinte, desde que haja disponibilidade do serviço na localidade do destinatário;
III. Motorista, utilizado para correspondência oficial urgente que necessite de especial atenção devidamente justificada;
Seção I
Da tramitação externa de correspondências
Artigo 7º - A correspondência oficial a ser expedida via Serviço Postal deverá ser encaminhada ao Núcleo de Protocolo, observando as seguintes orientações:
I. registrar no sistema informatizado de protocolo os elementos identificadores de cada documento e fazer a tramitação para o Núcleo de Protocolo(Serviço Postal);
II. acondicionar os documentos e processos em envelope apropriado, que deverá conter: a. identificação do remetente no lado que possui a aba de fechamento do envelope,
mencionando nome completo, cargo ou função e área, órgão, endereço, cidade, UF e CEP;
b. identificação do destinatário, mencionando pronome de tratamento, nome completo, cargo ou função, unidade, órgão, endereço, cidade, UF e CEP, bem como a espécie, número, ano, área, unidade de que trata o documento, além de seu respectivo número de protocolo gerado pelo sistema;
III. providenciar o preenchimento do Aviso de Recebimento – AR, se for o caso, e fazer sua anexação ao envelope, sobre a identificação do remetente;
Parágrafo 1º - Em caso de encomendas, as mesmas deverão estar devidamente embaladas em papel pardo;
Parágrafo 2º - As correspondências oficiais a serem expedidas via Serviço Postal poderão ser encaminhadas ao Núcleo de Protocolo via Malote Interno, desde que observadas às regras interpostas neste artigo. Essas correspondências serão postadas no dia útil seguinte ao do encaminhamento;
Parágrafo 3º - As correspondências oficiais entregues pessoalmente ao Núcleo de Protocolo até as 11 h serão postadas no mesmo dia. As demais, no dia útil seguinte;
Artigo 8º - A expedição de correspondências por meio das modalidades Sedex e Sedex 10 e Sedex 12 serão condicionadas à caracterização da urgência, mediante preenchimento do formulário de Autorização para Expedição de Documentos Urgentes(Anexo 1), que deverá ser assinado pelo responsável da área solicitante.
Artigo 9º - O Núcleo de Protocolo deverá adotar os seguintes procedimentos em relação ao recebimento de correspondências oficiais a serem expedidas via Serviço Postal:
I. conferir se a correspondência oficial está devidamente registrada e tramitada eletronicamente e com endereçamento completo no envelope e caso haja incorreções, devolver para as adequações necessárias;
II. receber o documento eletronicamente para que seja efetivada a tramitação para o Núcleo Protocolo;
IV. manter controle do número de controle do Aviso de Recebimento, se for o caso.
Parágrafo único. O Núcleo de Protocolo poderá fazer a abertura dos invólucros das correspondências sempre que houver necessidade de promover adequações à correta expedição das mesmas e para validação das informações prestadas no Sistema de Protocolo.
Artigo 10º - O acompanhamento da localização e a entrega de correspondências deverão ser realizados pelas respectivas unidades emitentes, mediante serviço de rastreamento disponibilizado pela empresa responsável pelo serviço, utilizando o código de rastreio disponibilizado pelo Núcleo de Protocolo.
Artigo 11º - Caso não haja especificação da modalidade de envio da encomenda, a remessa será realizada pela forma menos onerosa.
Seção II
Da Tramitação Interna de Correspondências
Artigo 12º - Os documentos tramitados Internamente poderão ser enviados via Malote Interno, desde que observadas todas as exigências previstas nesta Instrução Normativa.
Parágrafo Único. As áreas interessadas em utilizar os serviços de Malote Interno deverão requisitar sua inserção no serviço diretamente no Núcleo de Protocolo;
Artigo 13º - Nenhuma área está autorizada a receber documentos tramitados internamente sem o devido registro no sistema informatizado de protocolo, salvo os casos previsto no Parágrafo Único do Artigo 5º.
Artigo 14º - Malote Interno consiste no envio e recebimento de correspondências entre as áreas do HCFMB, Faculdade de Medicina da UNESP de Botucatu e seus Departamentos de Ensino, FAMESP (Fundação para o Desenvolvimento Médico e Hospitalar), Hospital Estadual Botucatu, Clínica para Dependentes de Álcool e Drogas, etc .
Parágrafo 1º. O malote interno de cada área será coletado em dois períodos: I. Manhã: A partir das 10 horas;
II. Tarde: A partir das 15 horas;
Parágrafo 2º. Para as áreas não pertencentes ao HCFMB, e que consequentemente não utilizam o mesmo sistema informatizado de protocolo (Faculdade de Medicina de Botucatu e suas sub áreas) deverão ser emitidas relações de remessa impressas para comprovação de recebimento, e as baixas no sistema serão efetuadas pelo Núcleo de Protocolo:
Parágrafo 3º. As correspondências dos malotes coletados no período da manhã, serão entregues no período da tarde e as correspondências dos malotes coletados no período da tarde, serão entregues
na manhã do dia útil seguinte, salvo casos de áreas externas (FAMESP, FMB e seus Departamentos, etc), as quais terão um período a mais para completar o ciclo.
Parágrafo 4º. Os malotes relativos ao Hospital Estadual Botucatu e à Clínica de Reabilitação para Dependentes de Álcool e Drogas serão coletados somente uma vez ao dia;
Parágrafo 5º. As urgências deverão ser tratadas internamente em cada área, já que o uso do serviço está condicionado ao horário estipulado no Parágrafo 1º deste Artigo;
Artigo 15º - Na tramitação de documentos, via malote interno, cada área deve adotar as seguintes providências:
I. ao enviar as correspondências:
a. Registrar e tramitar via sistema informatizado de protocolo os documentos e processos para a área de destino final;
b. Emitir a relação de remessa impressa para os casos previstos no Parágrafo 2º do Artigo 15º dessa Instrução Normativa e acondicioná-la juntamente com sua respectiva correspondência;
c. Acondicionar a correspondência no interior do malote para coleta;
d. Acompanhar se todos os documentos enviados foram devidamente acusados como recebidos no sistema informatizado de protocolo e havendo inconsistência de informações, notificar imediatamente a área destinatária, e ainda persistindo a inconsistência, notificar o Núcleo de Protocolo;
II. Ao receber as correspondências:
a. Acusar o recebimento das correspondências constantes no sistema informatizado de protocolo e havendo inconsistência de informações constantes no Sistema informatizado de protocolo e as correspondências efetivamente recebidas, notificar imediatamente a área remetente, e ainda persistindo a inconsistência, notificar o Núcleo de Protocolo;
Artigo 16º - Na tramitação de documentos, via malote interno, o Núcleo de Protocolo deverá adotar as seguintes providências:
I. coletar o malote dentro do período programado;
II. verificar se foram observadas as normas explicitadas nesta instrução normativa para cada correspondência, e caso contrário, providenciar a devolução da mesma à área remetente;
III. separar as correspondências por área destinatária e devidamente condiciona-las em seus devidos malotes;
IV. providenciar a troca do malote no período subsequente programado; Seção III
Da Tramitação de Correspondências via Motorista
Artigo 17º - A correspondência oficial a ser expedida via motorista deverá ser encaminhada ao Núcleo de Protocolo, observando as seguintes orientações:
I. registrar no sistema informatizado de protocolo os elementos identificadores de cada documento e fazer a tramitação para o Núcleo de Protocolo(Motorista);
II. providenciar relação de remessa ou cópia do documento para fim de protocolo do destinatário;
Parágrafo 2º - As correspondências oficiais a serem expedidas via Motorista poderão ser encaminhadas ao Núcleo de Protocolo via Malote Interno, desde que observadas às regras interpostas neste artigo. Essas correspondências serão postadas no dia útil seguinte ao do encaminhamento;
Parágrafo 3º - As correspondências oficiais entregues pessoalmente ao Núcleo de Protocolo até as 10 h serão entregues no mesmo dia. As demais, no dia útil seguinte;
Artigo 18º - A expedição de correspondências por meio de motoristas serão condicionadas à caracterização da urgência e importância, mediante preenchimento do formulário de Autorização para Expedição de Documentos Urgentes (Anexo 1), que deverá ser assinado pelo responsável da área solicitante e autorizado pelo Núcleo de Apoio Administrativo da Superintendência do HCFMB. Artigo 19º - O Núcleo de Protocolo deverá adotar os seguintes procedimentos em relação ao recebimento de correspondências oficiais a serem expedidas via Motorista:
I. conferir se a correspondência oficial está devidamente registrada e tramitada eletronicamente e caso haja incorreções, devolver para as adequações necessárias;
II. receber o documento eletronicamente para que seja efetivada a tramitação para o Núcleo Protocolo;
III. proceder a devida expedição;
IV. devolver a relação de remessa ou cópia do documento devidamente protocolada à área de origem.
Parágrafo único. O Núcleo de Protocolo poderá fazer a abertura dos invólucros das correspondências sempre que houver necessidade de promover adequações à correta expedição das mesmas e para validação das informações prestadas no Sistema de Protocolo.
CAPÍTULO III
DO RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Artigo 20º - Todas as áreas que recebem correspondências externas diretamente são responsáveis pelo seu cadastro no Sistema informatizado de protocolo e seu devido movimento nas formas expressas nesta Instrução Normativa.
Parágrafo único – Engloba-se também no caput deste artigo as correspondências encaminhadas por meio digital.
Artigo 21º - Cabe ao Núcleo de Apoio Administrativo da Superintendência do HCFMB o recebimento de Citações, Intimações e Notificações Judiciais, dirigidas ao HCFMB, via Oficial de Justiça.
Parágrafo Único. Para os documentos citados neste artigo oriundos do serviço postal, os mesmos deverão seguir o fluxo normal previsto no Artigo 22º desta Instrução Normativa.
Artigo 22º - Todos os documentos recebidos pelo Núcleo de Protocolo deverão ser registrados no sistema informatizado de protocolo e destinados ao setor responsável.
Parágrafo 1º. Correspondências em envelopes fechados ou lacrados devem ser abertas pelo Núcleo de Protocolo que efetuará o registro conforme descrito neste artigo.
Parágrafo 2º. Envelopes nominais também deverão ser abertos pelo Núcleo de Protocolo e devidamente registrados e encaminhados ao setor responsável, salvo os de caráter pessoal ou confidencial, que deverão ser encaminhados fechados, porém registrados no sistema com todas as informações possíveis, conforme preconiza essa Instrução Normativa.
CAPÍTULO IV DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 23º - Os serviços de expedição destinam-se, exclusivamente, à circulação de documentos de natureza oficial, ficando expressamente proibida a sua utilização para a remessa de quaisquer documentos e encomendas de interesse particular ou ainda materiais de expediente.
Artigo 24º - O uso dos serviços de expedição em desacordo com o disposto nesta Instrução Normativa ensejará apuração de responsabilidade, nos termos da legislação vigente.
Artigo 25º - Caberá aos usuários comunicar ao Núcleo de Protocolo e ao Núcleo de Apoio Administrativo eventuais irregularidades em relação ao uso dos serviços, objeto desta Instrução Normativa.
Artigo 26º - Esta Instrução Normativa poderá sofrer aditamento a qualquer tempo, quando observada sua necessidade;
Artigo 27º - Os casos omissos serão analisados pelo Núcleo de Apoio Administrativo da Superintendência e deliberados pela Chefia de Gabinete ou pelo Superintendente do HCMFMB; Artigo 28º - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Prof. Dr. Emilio Carlos Curcelli Prof. Dr. Emilio Carlos Curcelli Prof. Dr. Emilio Carlos Curcelli Prof. Dr. Emilio Carlos Curcelli
Superintendente do HCFMB Superintendente do HCFMB Superintendente do HCFMB Superintendente do HCFMB
Autorização para Expedição de Documentos Urgentes
(Anexo 1 da Instrução Normativa HCFMB 02/2014)
Data ID do Documento Área Justificativa Tipo de Expedição Análise do NAA-SHCFMB
(somente para Expedição via Motorista)
____________________ Responsável
Principais adequações no Sistema de Protocolo Tela – Consulta de Documentos
Novas Colunas na Visualização dos Movimentos do Documento
• Recebido Por: O nome do usuário que efetivou o recebimento do documento pelo sistema;
• Data Recebimento: Data e Hora que o recebimento foi efetivado;
• Prazo Retorno: Prazo estipulado para retorno quando informado no movimento do documento.
Botão “Recebimento”
• Abre tela para efetivar o recebimento de documentos. Botão “Controle Prazos”
• Abre tela para controle de Prazos de Retornos de Documentos.
Novas colunas:
• Recebido Por;
• Data Recebimento;
• Prazo Retorno.
Botão “Controle Prazos” Botão “Recebimento”
Tela – Recebimento de Documentos – Aba Confirma Recebimento
Campo Filtrar: Permite filtrar os documentos pendentes de recebimento pelo nome da área remetente.
Botões:
• Marcar Individual: marca o documento selecionado. Pode-se utilizar de clique duplo sobre o registro;
• Retirar Marcação Individual: retira a marcação do documento selecionado. Pode-se utilizar de clique duplo sobre o registro;
• Selecionar Todos: Marca todos os registros;
• Retirar Seleção de Todos: Remove a marcação de todos os registros;
• Confirma Recebimento: Efetiva o recebimento em todos os registros marcados;
• Voltar: Fecha a tela de Recebimento de Documentos. Tela – Recebimento de Documentos – Aba Documentos Pendentes
• Visualiza documentos que foram movimentados que ainda não foram efetivados os recebimentos pela área destinatária.
Tela – Movimentação do Documento
Campo “Prazo de Retorno”
• Campo opcional que possibilita a definição de prazo para retorno do documento à área remetente.
Tela - Prazos de Retornos de Documentos – Aba Prazos a Cumprir
• Visualiza documentos com prazos estipulados na área, permitindo filtrar em documentos em aberto, atendidos e todos.
Tela - Prazos de Retornos de Documentos – Aba Prazos a Receber
• Visualiza documentos com prazos estipulados pela área para as demais áreas cumprirem, permitindo filtrar em documentos em aberto, atendidos e todos.
