MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
Gestão da Informação na Era Digital:
Desmaterialização dos processos no contexto do
Hospital de Braga
HELENA CRISTINA JORGE CARNEIRO MOREIRA DA SILVA
M
2017
FACULDADE DE ENGENHARIA FACULDADE DE LETRAS
Helena Cristina Jorge Carneiro Moreira da Silva
Gestão da Informação na Era Digital:
Desmaterialização dos processos no contexto do
Hospital de Braga
Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pelo Prof. Gabriel David
Membros do Júri:
Presidente: António Lucas Soares, Professor Associado da Faculdade de Engenharia da
Universidade do Porto
Arguente: Maria Manuel Lopes de Figueiredo Costa Marques Borges, Professora Auxiliar da
Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra
Orientador: Gabriel de Sousa Torcato David, Professora Associado da Faculdade de
Engenharia da Universidade do Porto
Faculdade de Engenharia e Faculdade de Letras da Universidade do Porto Julho 2017
ii Agradecimentos
A concretização desta dissertação teve o apoio, suporte e acompanhamento de um vasto número de pessoas.
O meu profundo e sentido agradecimento a todas as pessoas que contribuíram para a concretização desta dissertação. Um agradecimento especial à Dr. Paula Costa do Hospital de Braga por todo o apoio ao longo deste percurso. E um agradecimento à Professora Maria Fernanda Silva Gonçalves pelas orientações e ideias partilhadas.
O meu muito obrigada a todos os médicos, enfermeiros, funcionários administrativos com principal enfoque aos funcionários do arquivo clínico central e aos técnicos radiologistas que dispensaram algum do seu tempo para responder às minhas dúvidas, ao questionário e às entrevistas realizadas ao longo da dissertação e, também aos responsáveis organizacionais que autorizaram a realização da dissertação.
Um agradecimento ao Professor Gabriel de Sousa Torcato David, orientador da dissertação, pelo apoio, partilha de saber e correções e contribuições prestadas.
iii
Resumo
A rapidez da evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação são indiscutíveis e sentem-se em todas as componentes da sociedade. Neste trabalho, aborda-se a área da saúde no contexto do Hospital de Braga.
A necessidade crescente de ter acesso a informação útil em meio digital é fulcral para a tomada de decisões eficazes. É de referir que a área da saúde envolve um vasto número de profissionais com diferentes formações envolvidos em diversas especialidades, alterações frequentes do estado clínico dos utentes, alterações da legislação, novos sistemas e aplicações informáticas, novos standards e normas, e tais aspetos levam a uma reorganização constante dos
processos, tarefas, formações e procedimentos.
O projeto da presente dissertação decorre dos estudos e trabalho desenvolvido no Hospital de Braga, um hospital criado em Maio de 2011. Esta nova construção, um projeto há muito aguardado na região de Braga, veio substituir o antigo Hospital de São Marcos, uma estrutura com mais de 500 anos.
A abordagem levada a cabo neste projeto, centrou-se em aspetos que apresentavam sérios problemas e eram de enorme interesse para o hospital, sendo estes a digitalização, os documentos armazenados em custódia externa, a interoperabilidade interna e o arquivo radiológico e o papel atual das películas radiológicas.
A nível da digitalização, com o auxílio da norma australiana AS 2828.2 para documentação clínica digitalizada, com as recomendações para a digitalização de documentos permanentes pelo Conselho Nacional de Arquivos e em consonância com o ciclo do processo de digitalização de Pinto (2011), tornou-se possível criar propostas de procedimentos para a digitalização, com todas as especificações necessárias para uma boa digitalização da informação clínica. Abarcando as questões da metainformação, scanners, armazenamento e digitalização da informação retrospetiva.
No que concerne à documentação em custódia externa, um dos grandes problemas associados são os custos que envolve manter a informação no GADSA, informação esta relativa também ao Hospital São Marcos, que foi enviada sem uma seleção e avaliação da importância da informação. Neste ponto, foi realizada uma análise da informação com possibilidade de ser eliminada, informação este clínica e não clínica (faturação, correspondência) de acordo com a portaria 247/2000.
As películas radiológicas são uma grande preocupação no hospital de Braga, uma vez que não são utilizadas desde a instauração do PACS, são só pedidas para duas especialidade, endocrinologia e neurocirurgia, as outras especialidades realizam as suas consultas sem pedido das películas, pois têm acesso pelo PACS. Foi realizado um questionário aos técnicos radiologistas para perceber se a adaptabilidade ao PACS foi positiva e se têm consciência das
iv vantagens trazidas por esta aplicação.
No que diz respeito à interoperabilidade, um dos problemas é a falta da mesma entre algumas aplicações informáticas e o sistema GLINTT. Os principais fatores apontados para os problemas existentes quanto à interoperabilidade são as soluções obsoletas, algumas aplicações não funcionarem com o HL7 e os custos de licenciamento e os próprios serviços tendem a isolar-se e arquiteturas SI mal definidas. A integração está a ser cada vez mais valorizada, no entanto ainda não é possível uma integração que abarque na totalidade as aplicações instaladas pelas questões supracitadas. Isso leva a impossibilidade do acesso ao processo clínico do utente completo em qualquer especialidade do hospital, e tal faz com que por vezes, se recorra ao processo clínico em papel.
A partir deste estudo, foi possível traçar um diagnóstico da situação atual do hospital de Braga, com especial enfoque para os procedimentos de gestão da informação, traçar linhas orientadoras e corretivas para os temas supracitados.
v
Abstract
The fast evolution of Information and Communication Technologies are indisputable and are felt in all the areas of society. In this work, is made an approach in the area of health in the context of the Bragas´s Hospital.
The growing need for access to useful information in digital media is central to effective decision making. It should be noted that the health area involves a large number of professionals with different backgrounds involved in various specialties, frequent changes in the clinical status of patients, changes in the legislation, new systems and applications, new standards and regulations and such aspects lead to a constant reorganization of processes, tasks, training and procedures.
The present dissertation project is based on studies and work developed at the Braga´s Hospital, founded in May 2011. This new construction, a long awaited project in the region of Braga, replaced the old São Marcos Hospital, a structure with more than 500 years.
The approach taken in this project, focused on aspects that revealed serious problems and were of great interest to the hospital, such as scanning, documents stored in external custody, internal interoperability and the radiological archive and the current role of radiological films.
At the level of the scanning, with the aid of the Australian procedure AS2828.2 for digitized clinical documentation, with the recommendations for the digitization of permanent documents by the National Council of Archives and in consonance with the cycle of the scanning process of Pinto (2011), it became possible to create proposals for scanning procedures With all the necessary specifications for a good digitization of clinical information. Covering the questions of metadata, scanners, storage and scanning of retrospective information.
Concerning documentation in external custody, one of the major problems associated is the costs of maintaining the information in GADSA, information is also relative to the São Marcos Hospital, which was sent without a selection and evaluation of its importance. At this point, an analysis of the information was carried out with the possibility of being eliminated, clinical and non-clinical information (invoicing, correspondence) in accordance with decree 247/2000.
Radiological films are a major concern in Braga´s hospital, as they have not been used since the introduction of the PACS, are only required for two specialty, endocrinology and neurosurgery, the other specialties carry out their consultations without request of the films, because they have access through the PACS. A survey was made to the technicians radiologists to see if the adaptability to the PACS was positive and if they are aware of the advantages brought by this application.
vi Regarding interoperability, one of the problems is the lack of interoperability between some IT applications and the GLINTT system. The key factors for problems with interoperability are obsolete solutions, some applications do not work with HL7 and licensing costs. Integration is becoming more and more valued, however, integration that covers the entirety of the applications installed by the aforementioned issues is not yet possible. This leads to the impossibility of access to the complete patient's clinical process in any hospital specialty, and this sometimes leads to the paper clinical process.
From this study, it was possible to draw a diagnosis of the current situation of the Braga´s hospital, with a special focus on information management procedures, to draw up guidelines and corrective guidelines for the above mentioned themes.
vii Sumário Agradecimentos ... ii Resumo ... iii Abstract ... v Lista de Figuras ... ix Lista de Quadros ... x
Lista de Abreviaturas e Siglas ... xi
1.Introdução ... 1 1.1. Contextualização e Motivação ... 1 1.2. Objetivos ... 5 1.3. Abordagem Metodológica ... 6 1.4. Problema ... 12 1.5.Plano de Trabalho ... 13 1.6. Estrutura da Dissertação ... 14 2. Gestão da Informação... 15
2.1. Gestão da Informação Clínica ... 16
2.1.1. Contexto informacional em ambiente híbrido ... 27
2.2. Processo Clínico em suporte analógico e digital ... 28
2.2.1. O Modelo Dinamarquês ... 32
2.3. Digitalização dos registos clínicos ... 37
3. As experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga ... 40
3.1 Práticas do processo de digitalização no Hospital de Braga ... 47
3.2. Proposta de melhorias no processo de digitalização ... 62
3.2.1. Metainformação ... 62
3.2.2. Scanners ... 69
3.2.3. Digitalização de informação retrospectiva ... 73
3.2.4. Armazenamento ... 74
3.3. Análise crítica do procedimento – Normas de digitalização das fichas de urgência (S.U) ... 77
4. Caracterização dos documentos em custódia externa ... 79
4.1. Análise crítica do Procedimento – Atuação em caso de óbito ... 94
5. Avaliação do Arquivo Radiológico – o papel atual das películas radiológicas... 97
5.1. Resultados ... 99
viii
6. A interoperabilidade interna no Hospital de Braga e nas suas principais aplicações ... 105
6.1. Interoperabilidade... 105
6.2. Cooperação entre os diferentes profissionais e especialidades envolvidos/as no Hospital de Braga ... 109
7. Conclusões ... 112
8. Referências Bibliográficas ... 115
Anexo 1 – Levantamento das aplicações informáticas existentes no hospital de Braga ... 119
Anexo 2 – Questionário – A adaptabilidade dos técnicos radiologistas às aplicações informáticas em Imagiologia ... 137
ix
Lista de Figuras
Ilustração 1 Hospitais que utilizam tecnologias da informação e da comunicação, por tipo de
tecnologia (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012)) ... 3
Ilustração 2 Hospitais que utilizam meios informáticos nas atividades médicas desenvolvidas, por tipo de atividade em 2012 (%) (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012)) ... 3
Ilustração 3 Hospitais que utilizam a Internet, por tipo de finalidade de utilização (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012)) ... 4
Ilustração 4 Árvore de objetivos ... 6
Ilustração 5 Espiral dos ciclos de Investigação-ação Fonte: Coutinho et al. (2009) ... 8
Ilustração 6 Modelo de Investigação-Ação de Lewin (1946) in Coutinho et al. (2009) ... 9
Ilustração 7 Modelo de Kemmis (1989) in Coutinho et al. (2009) ... 9
Ilustração 8 Fases da Investigação-Ação de Kuhne e Quigley (1997) in Coutinho et al. (2009) 10 Ilustração 9 Tríade: Pessoas, Tecnologia e Processos. In Cruz (2011) ... 18
Ilustração 10 Processo de Gestão da Informação in Davenport (1998) ... 20
Ilustração 11 Ecologia da Informação. Davenport (1998) ... 21
Ilustração 12 Preocupações da Gestão da Informação Clínica em contexto hospitalar in (F. Gonçalves 2013) ... 24
Ilustração 13 Ciclo do Processo de Digitalização Fonte: Pinto (2011) ... 39
Ilustração 14 Dados sobre o dia-a-dia no Hospital de Braga. Fonte: Hospital de Braga ... 41
Ilustração 15 Número de processos clínicos pedidos na semana de 23 a 27 de Janeiro de 2017 42 Ilustração 16 Diagrama de atividade das práticas atuais do processo de digitalização e as funções no sistema GLINTT ... 47
Ilustração 17 Módulo GLINTT - após o documento passar pelo scanner ... 48
Ilustração 18 Módulo GLINTT - iniciar a escolha e colocação da metainformação ... 48
Ilustração 19 Módulo GLINTT – colocação da metainformação ... 48
Ilustração 20 Módulo GLINTT - colocação da metainformação ... 49
Ilustração 21 Módulo GLINTT – Finalização da colocação da metainformação ... 49
Ilustração 22 Diagrama de caso de uso de um óbito no Hospital de Braga ... 95
Ilustração 23 Diagrama de caso de uso de Óbito fora do Hospital de Braga ... 96
Ilustração 24 Distribuição das respostas aos inquiridos com menos de 10 anos de serviço ... 100
Ilustração 25 Distribuição das respostas aos inquiridos com 10 ou mais anos de serviço ... 101
Ilustração 26 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 15 do questionário ... 102
Ilustração 27 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 17 do questionário ... 103
Ilustração 28 Distribuição das respostas dos inquiridos à afirmação 18 do questionário ... 103
Ilustração 29 Películas radiográficas pedidas nos meses de Janeiro a Março de 2017 ... 104
x
Lista de Quadros
Tabela 1 Plano de Trabalho - especificação das tarefas ... 13
Tabela 2 Levantamento das razões para o uso do processo clínico em papel por especialidade 42 Tabela 3 Formatos dos documentos ... 52
Tabela 4 Especificações para digitalizar informação clínica ... 53
Tabela 5 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico ... 63
Tabela 6 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Imagiologia ... 65
Tabela 7 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Patologia Clínica ... 65
Tabela 8 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Serviço de Urgência ... 65
Tabela 9 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT em Anatomia Patológica ... 66
Tabela 10 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Arquivo Clínico ... 66
Tabela 11 Descrição dos campos de metainformação no GLINTT pelo Bloco Operatório ... 67
Tabela 12 Definição das características que devem constar no esquema de metainformação .... 68
Tabela 13 Características do scanner Utax P-5035i MFP (Fonte: http://www.utax.de) ... 70
Tabela 14 Características do scanner HP Scanjet 8270 Document Flatbed Scanner (Fonte: https://support.hp.com) ... 70
Tabela 15 Características do scanner Fujitsu FI6110. Fonte: http://www.fujitsu.com ... 71
Tabela 16 Descrição das Pools de backup do Dataprotector ... 74
Tabela 17 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos inativos ... 79
Tabela 18 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos de utentes falecidos e do arquivo radiológico ... 80
Tabela 19 Informação armazenada no GADSA, respeitante aos documentos com informação do arquivo clínico e do departamento de logística e faturação ... 80
Tabela 20 Eliminação de documentos armazenados no GADSA ... 90
Tabela 21 Eliminação de documentos armazenados no GADSA ... 93
Tabela 22 Vantagens e Desvantagens do PACS (Adaptado Martins (2004)) ... 97
xi
Lista de Abreviaturas e Siglas
ACR American College of Radiology CAS Content-Addressable Storage
CDI cardioversor desfibrilhador implantável CHN Centro Histocompatibilidade Norte
CTG cardiotocografia
CTH Consulta a tempo e horas EAD Encoded Archival Description ECG Eletrocardiograma
EHR Electronic Health Record
GAIC Gabinete de Acesso à Informação Clínica GI Gestão da Informação
HL7 Health Level Seven IA Investigação-ação
ICC International Color Consortium INE Instituto Nacional de Estatística JPEG Joint Photographic experts group
METS Metadata Encoding & Transmition Standard
MCDT Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica MI Metainformação
NAS Network Attached Storage
NEMA National Electrical Manufacturers Association OCR Reconhecimento óptico de carateres
PACS Picture archiving and communication system PCE Processo clínico eletrónico
PCU Processo clínico único PDF Portable document format
xii
PREMIS PREservation Metadata Implementation Strategies RIS Radiology information system
RSE Registo de Saúde Eletrónico SAN Storage Area Network SI Sistema de Informação TI Tecnologia da Informação
TIC Tecnologia da Informação e Comunicação TIFF Tagged image file format
1 1.Introdução
1.1. Contextualização e Motivação
O suporte em papel atualmente, está a entrar em descrédito nos diversos contextos da sociedade contemporânea, muito devido à sociedade em que se vive onde se prima pelo acesso imediato à informação, sem desperdícios de tempo.
Ao paradigma tradicional começa a contrapor-se uma nova perspectiva, centrada na Informação como objecto de trabalho e de estudo, o que legitimou o termo “era pós-custodial”.
(Ribeiro 2005)
No contexto hospitalar, o papel passou a ser considerado como algo a mais, que muitas vezes levava ao erro, devido à ilegibilidade dos registos clínicos por outros profissionais, à perda de informação e sua duplicação em muitos casos. A solução encontrava-se na passagem do papel para o digital. No contexto hospitalar assiste-se à crescente informatização, o que levanta inúmeras reformulações no dia-a-dia de um hospital, no que concerne à organização da informação digital a longo prazo, de forma íntegra e autêntica, e sua reutilização. Ainda se acresce questões de ordem legal relativamente aos registos clínicos digitais.
O Hospital de Braga, para além da mudança de instalações que sofreu, tem em vigor a tarefa de conseguir que tanto quanto possível o papel seja eliminado e a digitalização dos registos clínicos vigorem em plenitude. Tal como foi dito isto levanta inúmeras reformulações, tanto no contexto legal como prático. Cada vez mais as organizações genericamente necessitam de estar a par da inovação, principalmente as organizações prestadoras de serviços, para se tornarem altamente competitivas a fim de sobreviverem à concorrência dos mercados, que estão cada vez mais globais. Qualquer hospital a nível nacional tem de atuar em contexto digital. Inúmeros programas a nível europeu foram lançados neste âmbito, tais como, o Programa Operacional Sociedade da Informação (POSI) 2000-2006 que contém medidas focadas para o domínio da Saúde contemplando como objetivos, o desenvolvimento e implementação de sistemas de informação aplicáveis a processos de gestão dos cuidados de saúde e dos recursos afectos, com vista a ganhos de eficiência no sistema e ao apoio à tomada de decisões, possibilidade de dotar os serviços de saúde dos meios necessários à utilização de novas tecnologias de informação e comunicação.(Ue 2000)
O Programa eEurope 2005, que no âmbito da saúde promove a saúde em linha, ou seja, redes de informação de saúde onde os Estados-Membros devem desenvolver redes de informação de saúde entre pontos de prestação de cuidados (hospitais, laboratórios) com conectividade em banda larga, quando adequado, criação de redes pan-europeias de informações de saúde pública e coordenar acções com vista a uma reacção pan-europeia rápida a ameaças
2 para a saúde. E os serviços de saúde em linha, onde o objetivo centrava-se em fornecer aos cidadãos serviços de saúde em linha (p. ex., informações sobre uma vida saudável e prevenção de doenças).
O Programa eEurope 2005 defende ainda que as tecnologias digitais estão a tornar-se
mais importantes na gestão da saúde, tanto a nível de cada médico como a nível nacional e regional. Oferecem a possibilidade de reduzir custos administrativos, proporcionar serviços de saúde à distância e evitar uma duplicação desnecessária de exames. Além disso, a Internet é cada vez mais utilizada pelos cidadãos para obter informações médicas. (eEurope 2005 2002)
O Plano Tecnológico da Saúde 2008 colocou como objetivo operacionalizar profundas mudanças na gestão da informação no setor da saúde, com ênfase no acesso e na qualidade dos cuidados de saúde através da otimização de recursos e da utilização de estruturas tecnológicas, acrescenta-se o Plano de Ação eHealth 2012-2020 que aborda as barreiras à utilização de soluções digitais nos sistemas de Saúde da Europa e visa contribuir para a melhoria da saúde, reduzindo custos e permitindo aos doentes um maior controlo sobre os seus cuidados de saúde.
Por último, o projeto CALLIOPE, que tem por objetivo o apoio aos Estados-Membros na implementação de soluções eHealth interoperáveis, colocando a ênfase na colaboração nos atores: utilizadores, indústria, etc. (NETWORK 2009)
A nível nacional destaca-se a promoção, a criação e desenvolvimento da Rede de Informação da Saúde (RIS) pelo Ministério da Saúde. Surgem sistemas direcionados para a
informatização das muitas actividades associadas ao funcionamento dos serviços de saúde. Destacam-se sistemas em regime de articulação como o SONHO/SAM/ SAPE e os centros de saúde com uma interacção SINUS/SAM/SAPE. Acrescenta-se o SIGIC - Sistema Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia, que permite o tratamento centralizado das listas de espera cirúrgicas de todos os hospitais, determinando escalas de prioridade e permitindo a resolução em prazos determinados, quando o hospital de origem não tem a possibilidade de submeter o paciente à cirurgia necessária. (Pestana, 2009)
Por outro lado, no âmbito da Administração Pública, a Resolução do Conselho de Ministros n.º 51/2017, de 19 de abril, aprova medidas referentes à redução do consumo de papel e demais consumíveis de impressão. Esta resolução visa, assim, promover a redução do
consumo de papel e demais consumíveis e meios relacionados com a impressão, tendo como objetivo último não apenas uma correspondente redução de custos, mas principalmente uma mudança de cultura e de práticas que promovam processos de trabalho e de comunicação mais orientados aos objetivos das organizações e ao próprio serviço público: procedimentos desmaterializados, móveis, acessíveis e mais simples (…).
Se se observar os resultados da edição do Inquérito à Utilização das Tecnologias de Informação e da Comunicação nos Hospitais portugueses do ano de 2012 (INE, 2012), com uma amostra constituída por 229 hospitais, dos quais 122 hospitais oficiais e 107 hospitais
3 particulares. constata-se que, 96% dos Hospitais portugueses utilizam Internet de banda larga 30% praticam atividades de telemedicina, com destaque para a teleradiologia, teleconsulta e telecardiologia, utilizadas em, respetivamente, 75%, 36% e 32%. No que respeita às atividades médicas desenvolvidas, verifica-se que os processos associados ao internamento e às consultas externas se encontram informatizados em 90% e cerca de 84% dos hospitais. A existência de processos clínicos eletrónicos verifica-se em aproximadamente 77% dos hospitais.
Através das ilustrações 1 e 2, conseguimos perceber que a utilização das TIC nos hospitais portugueses está generalizada, no que diz respeito aos processos associados ao internamento encontram-se informatizados em 90% dos hospitais, as consultas externas em cerca de 84% e em aproximadamente 77% dos hospitais verifica-se a existência de processos clínicos eletrónicos. Na seguinte ilustração 3, consegue-se verificar que um grande número dos hospitais utiliza a Internet para comunicação externa com outras unidades de saúde e este valor, 81,2%, revela grande necessidade dos vários hospitais portugueses conseguirem comunicar e partilhar informação de uma forma rápida e eficaz.
Ilustração 1 Hospitais que utilizam tecnologias da
informação e da comunicação, por tipo de tecnologia (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012))
Ilustração 2 Hospitais que utilizam meios informáticos nas
atividades médicas desenvolvidas, por tipo de atividade em 2012 (%) (Instituto Nacional de Estatística (INE) 2012))
4
Ilustração 3 Hospitais que utilizam a Internet, por tipo de finalidade de utilização (Instituto Nacional de Estatística
(INE) 2012))
Passados 2 anos, o Inquérito à Utilização das Tecnologias de Informação e da Comunicação nos hospitais de 2014 já verifica um crescimento destes valores, sendo possível constatar que 83% dos hospitais portugueses utilizam o processo clínico eletrónico (Instituto Nacional de Estatística 2014). A tendência para o aumento da informatização das atividades médicas mantém-se e sendo de esperar modificações constantes em curtos prazos, devido ao dinamismo da tecnologia e às exigências que a Sociedade da Informação impõe.
A grande estratégia tecnológica levada a cabo pelo Hospital de Braga é a utilização do Sistema de Gestão Hospitalar – GLINTT, o qual é utilizado para criar, aceder e armazenar informação clínica. Todos os documentos que são digitalizados são armazenados neste sistema.
Esta ideia da massificação da tecnologia, em contexto hospitalar tem as suas dificuldades de implementação em pleno, muito devido a questões do foro jurídico. Pois, a legislação não tem acompanhado a evolução tecnológica, em especial na área dos arquivos e da prova digital em contexto hospitalar. Para além de prosseguir com a digitalização, muitos documentos mesmo estando digitalizados são de conservação permanente, ou seja, não podem ser eliminados e o papel, resultando muitas vezes em redundâncias como é o caso do processo clínico em papel, no qual é reunida e tornada acessível a informação clínica produzida em suporte papel e, em muitos casos, a cópia da informação está guardada em suporte eletrónico, e aqui entra uma dicotomia, pois a ideia do paper free em contexto hospitalar é quase uma utopia devido à fragilidade jurídica dos documentos clínicos.
Outro problema que se agrava com a ideia de abraçar as novas tecnologias em pleno é o facto de haver falta de interoperabilidade entre as várias aplicações que coexistem no Hospital, para responder a várias especialidades. A informação clínica do doente, além de dispersa por várias aplicações informáticas, que não asseguram a partilha, encontra-se, simultaneamente, em suporte papel, colocando-se assim alguns constrangimentos na partilha e acesso da informação.
5 A partilha de informação entre todos os profissionais envolvidos e a correlação dos dados recolhidos para fins como a investigação, tratamento e consulta representam necessidades atuais, uma vez que a área da saúde está a tornar-se cada vez mais distribuída, inúmeras especialidades constituem um Hospital o que implica uma maior necessidade de partilha da informação de uma forma eficaz e segura para a prestação de cuidados de saúde de qualidade se efetue. Este motivo, entre outros, supracitados, leva a necessidade de existir um sistema de informação integrado e interoperável.
Neste trabalho é importante então, analisar o processo de digitalização, considerando todo o seu processo levado a cabo no Hospital de Braga, de acordo com a normalização imposta e orientações de boas práticas e no qual são vitais as ações que visam garantir a autenticidade e preservação dessa informação a longo prazo e o acesso continuado. Por outro lado, valoriza-se uma visão crítica sobre a gestão da informação no que concerne à definição de processos que promovam a desmaterialização dos fluxos informacionais tradicionalmente ocorridos em suporte analógico/papel, no entanto é preciso também assegurar a gestão dos registos clínicos cuja produção e o seu armazenamento em papel se mantém devido à legislação imposta.
1.2. Objetivos
O objetivo central do estudo passa por abordar preocupações e constrangimentos atuais do Hospital de Braga, como a desmaterialização do uso do papel, passando por uma abordagem crítica quanto ao processo de digitalização da informação clínica produzida diariamente e proposta de melhorias, a informação clínica e não clínica em custódia externa e a falta de interoperabilidade interna das aplicações e o papel atual das películas radiográficas.
Para este projeto, foi definido um objetivo geral a partir do qual foram definidos quatro sub-objetivos específicos:
● Definir Políticas de Gestão da Informação de acordo com as tipologias documentais. Intervenção no Arquivo Clínico Central:
Sistematizar os procedimentos da digitalização de documentos;
Avaliar criticamente sobre a interoperabilidade interna no Hospital de Braga e nas suas principais aplicações.
Intervenção nos outros arquivos:
Elaborar um Relatório de avaliação do Arquivo Radiológico. Identificar e caracterizar documentos em custódia externa.
6
Ilustração 4 Árvore de objetivos 1.3. Abordagem Metodológica
O método colocado em prática neste projeto é a Investigação-ação (IA) no contexto das ciências sociais, este é definido por diversos autores nas seguintes formas:
Com Kemmis (1984) a Investigação-Ação não só se constitui como uma ciência prática e moral como também como uma ciência crítica;
Watts (1985) define como sendo um processo em que os participantes analisam as suas próprias práticas educativas de uma forma sistemática e aprofundada, usando técnicas de investigação.
Bartalomé (1986) define a Investigação-Ação como “um processo reflexivo que vincula dinamicamente a investigação, a ação e a formação, realizada por profissionais das ciências sociais, acerca da sua própria prática.
Lomax (1990) define a Investigação-Ação como “uma intervenção na prática profissional com a intenção de proporcionar uma melhoria”
Elliot (1993) que define a Investigação-Ação como um estudo de uma situação social que tem como objetivo melhorar a qualidade de ação dentro da mesma; (Coutinho et al. 2009)
Todas estas definições supracitadas vão ao encontro daquilo que se colocará em prática neste projeto, trata-se de um projeto em contexto hospitalar (situação social), onde os objetivos e tarefas a ser desenvolvidos colocarão em causa as práticas exercidas neste meio, no que diz respeito à Gestão de Informação, tendo em conta a digitalização e ao funcionamento dos arquivos existentes, conseguindo através desta análise crítica encontrar soluções para causar melhorias significativas passando pela desmaterialização dos processos.
Definir Políticas de Gestão da Informação de acordo com as tipologias documentais
Intervenção no Arquivo Clínico
Central
Avaliar críiticamente a interoperabilidade interna no
Hospital de Braga e as suas principais aplicações Sistematizar os procedimentos da digitalização de documentos Intervenção nos outros Arquivos Identificar e caracterizar documentos em custódia externa Elaborar um Relatório de avaliação do Arquivo Radiológico
7 O método Investigação-ação, tal como o próprio nome indica, implica uma ação (uma mudança) e investigação (compreensão), ao mesmo tempo, utilizando um processo cíclico ou em espiral, que alterna entre ação e reflexão crítica. Nos ciclos posteriores, são aperfeiçoados, de modo contínuo, os métodos, os dados e a interpretação feita à luz da experiência (conhecimento) obtida no ciclo anterior. (Dick 1999 apud Coutinho et al. 2009)
Devido às características que definem esta metodologia, é a que melhor se apropria à problemática em causa neste projeto, onde se necessita de causar mudanças estabelecer soluções para uma melhoria das práticas no Hospital de Braga. Por outro lado, este método dá ênfase ao papel dos participantes, sendo fundamental o seu envolvimento e estarem comprometidos com as mudanças, neste contexto os participantes dirigem-se aos funcionários administrativos do Arquivo Clínico e aos funcionários destinados à prática da digitalização nas diferentes especialidades. O envolvimento dos funcionários mencionados é fulcral pois garante uma maior probabilidade de descobrir soluções de sucesso para os problemas em causa e que consigam aplica-las nas suas práticas do dia-a-dia.
Segundo Coutinho et al. (2009), as características deste método assentam no seguinte: Ser participativa e colaborativa, no sentido que implica todos os intervenientes
no processo. Todos são co-executores na pesquisa. O investigador não é um agente externo que realiza investigação com pessoas, é um co-investigador com e para os interessados nos problemas práticos e na melhoria da realidade.
Ser prática e interventiva, pois não se limita ao campo teórico, a descrever uma
realidade, intervém nessa mesma realidade. A acção tem de estar ligada à mudança, é sempre uma ação deliberada.
Ser cíclica, porque a investigação envolve uma espiral de ciclos, nos quais as
descobertas iniciais geram possibilidades de mudança, que são então implementadas e avaliadas como introdução do ciclo seguinte.
Crítica, na medida em que a comunidade crítica de participantes não procura
apenas melhores práticas no seu trabalho, dentro das restrições sociopolíticas dadas, mas também, atuam como agentes de mudança, críticos e autocríticos das eventuais restrições. Mudam o seu ambiente e são transformados no processo.
Auto-avaliativa, porque as modificações são continuamente avaliadas, numa
perspetiva de adaptabilidade e de produção de novos conhecimentos.
Segundo a investigação-ação, esta desenvolve-se em ciclos, tal como supracitado, estão implícitas um conjunto de fases, sendo a planificação, ação, observação (avaliação) e reflexão (teoria). O conjunto de procedimentos em movimento circular dá início a um novo ciclo que,
por sua vez, desencadeia novas espirais de experiência de ação reflexiva. (Coutinho et al.
8
Ilustração 5 Espiral dos ciclos de Investigação-ação Fonte: Coutinho et al. (2009)
Como se constata na ilustração 5, conseguimos perceber a existência de vários ciclos que constituem esta metodologia, pois estas fases repetem-se ao longo do projeto, dividindo-se planificação, ação e avaliação da ação. É necessário que ao longo destas fases se observe e analise todas as interações. Enquadra-se também a perspetiva crítica, pois os participantes (funcionários administrativos) têm um papel fundamental devido ao seu carácter ativo no projeto, a partir de reuniões e discussões.
Inicia-se tudo pelo desenvolvimento do plano de ação, de seguida coloca-se em prática este plano de forma intencional e controlada (Coutinho et al. (2009), durante a prossecução da ação observam-se os efeitos de mudança da mesma, e recolhem-se informações, através de diversas técnicas como a observação, pode ser observação direta e presencial do fenómeno em estudo, conversa diálogo com os participantes, entrevista e a análise documental que implica uma pesquisa e leitura dos documentos escritos que se constituem como uma boa fonte de informação. Depois da fase da ação, debatem-se de forma reflexiva a partir das informações recolhidas sobre todas as mudanças sentidas na fase da ação, reconstrói-se a problemática e revê-se o plano para um novo ciclo de investigação.
Apoiando no Modelo de Kurt Lewin, alicerçado ao ciclo de ação reflexiva, já referida, defende a existência dos três ciclos, também já referidos, a planificação, ação e avaliação da ação. Este defende que qualquer investigação deve partir de uma problemática geral que depois leva ao plano de ação, onde se procede a um reconhecimento e avaliação do seu potencial e das
suas limitações para se partir para a ação, seguida de uma primeira aferição dos resultados dessa ação. (Coutinho et al. (2009)
De seguida o investigador faz uma revisão do plano inicial de acordo com a informação recolhida e planifica o próximo passo a partir dessa recolha.
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Ilustração 6 Modelo de Investigação-Ação de Lewin (1946) in Coutinho et al. (2009)
Outro modelo relevante, é o de Stephen Kemmis, baseia-se no modelo acima apresentado para conceber um novo esquema, em que o processo assenta em duas vertentes: estratégica e organizativa. Na primeira, temos a ação e a reflexão como pontos fundamentais
enquanto a segunda, reflete os aspetos da planificação e da observação, interagindo estes fatores de forma constante de modo a contribuírem para a resolução de problemas e para a compreensão das práticas. Este modelo integra quatro momentos: planificação, ação, observação e reflexão, implicando cada um deles, simultaneamente, um olhar retrospetivo e prospetivo, gerando uma espiral auto-reflexiva de conhecimento e ação. (Coutinho et al. 2009)
Ilustração 7 Modelo de Kemmis (1989) in Coutinho et al. (2009)
A imagem acima, ilustra o modelo de Kemmis por fases, ou seja as quatro fases integrantes. Segundo Coutinho et al. (2009) define-as da seguinte forma:
10 O desenvolvimento de um plano de ação com base numa informação crítica e
com a intenção de alterar, para melhor, determinada situação;
O estabelecimento de um consenso para pôr o plano em andamento; A observação dos efeitos da ação revestidos da necessária contextualização; A reflexão sobre esses resultados, servindo como ponto de partida para nova
planificação e, assim, dar início a uma nova sequência de ciclo de espirais. Todos estes ciclos que envolvem a Investigação-Ação, integram também fases que os compõe, existem diversos modelos para a definição dessas fases, no entanto o que mais se adequa para a implementação do projeto em causa é de Kuhne e Quigley (1997) apud Coutinho et al. (2009), onde o desenvolvimento de um projeto de IA alicerça os seguintes fases:
1º) A fase de planificação envolve a definição do problema, a definição do projeto e o processo de medição.
2º) A fase de ação envolve a implementação do projeto e o processo de observação. 3º) Finalmente a fase de reflexão envolve o processo de avaliação. Se neste momento não se encontrar a solução do problema, parte-se para o segundo ciclo. A fase de reflexão necessita de ser sistematizada para poder ser considerada investigação.
Ilustração 8 Fases da Investigação-Ação de Kuhne e Quigley (1997) in Coutinho et al. (2009)
Contextualizando com o projeto, a fase da planificação baseia-se na identificação e formulação do problema, teve por base necessidades vigentes no Hospital de Braga, não se pode
11 focar só num problema, pois envolve vários pontos, a nível do processo de digitalização é necessário estabelecer mudanças, é necessário desmaterializar o papel existente para uma posterior eliminação, conseguindo estar mais próximo da utilização quase em pleno da utilização do formato digital em detrimento da utilização do papel, salvo em casos de excepções que constem na legislação.
De seguida, a fase de implementação do projeto, e se envolve também o processo de observação. Nesta fase pode ainda complementar-se a discussão com as partes envolvidas (participantes) o que se pretende e possíveis mudanças, estes participantes abrangem os funcionários do Arquivo Clínico, administrativos, e funcionários que trabalham diretamente com a digitalização nas diversas especialidades. A realização de uma revisão bibliográfica, acerca das diversas problemáticas, percebendo assim, se há pontos de convergência neste contexto, por exemplo, sobre a prática da digitalização nos hospitais nacionais, sobre os sistemas de informação em gestão hospitalar implementados nos diversos hospitais e seu funcionamento e estudos acerca da desmaterialização do papel em contexto hospitalar. Pode levar a certas modificações no problema que se partiu. Por outro lado, o processo de observação envolve diversas técnicas a serem levadas a cabo, a nível da escolha das técnicas de recolha de informação, basear-se-á na observação participante, na técnica do diário do
investigador, é uma técnica narrativa (…) que serve para recolher observações, reflexões, interpretações, hipóteses e explicações de ocorrências e ajuda o investigador a desenvolver o seu pensamento crítico, a mudar os seu valores e a melhorar a sua prática e na técnica dos memorandos analíticos, são notas pessoais que se destinam a analisar a informação obtida e fazem com que o investigador leia e reflita em intervalos frequentes ao longo do projeto de investigação. (Coutinho et al. 2009)
Outra técnica utilizada ao longo do projeto será os grupos de discussão, servem, para
colmatar os espaços vazios deixados pela entrevista individual, na medida em que propiciam uma maior interatividade ao fornecerem comparações de experiências e de pontos de vista dos entrevistados. (Coutinho et al. 2009)
E, por último, a análise documental, a análise de documentos oficiais, pois constituem boas fontes de informação, estes documentos são legislação, procedimentos levados a cabo pelo Hospital de Braga, mapas do Hospital, normas, organogramas, etc.
Na fase da reflexão, interpretam-se os dados e tiram-se as conclusões, caso a avaliação do projeto seja o que se pretende está finalizado o ciclo, caso não se encontrar a solução do problema, parte-se para o segundo ciclo e repetem-se as fases supracitadas com os devidos ajustes que permitam chegar à resolução do problema.
12
1.4. Problema
A chegada das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) trouxeram inúmeras mudanças na sociedade. Por um lado, fez com que a informação tomasse outro relevo.
Devido às novas mentalidades e estruturas que trouxe a chegada da Sociedade da Informação, torna-se imperativo olhar para a gestão da informação como um meio de tornar possível ter acesso a informação de qualidade e conserva-la. Com a chegada da Internet, o mundo digital tornou possível a partilha e duplicação da informação espontânea, isto levou aos profissionais da informação ganharem uma nova visão sobre a conservação, pois dada esta explosão de informação criada e partilha, torna-se impossível conservar tudo.
A visão tradicional de conservação da informação e da sua materialização dos registos
informacionais em suportes estáticos e permanentes (Ribeiro, 2005), não se mantém com a
chegada do digital, pois aqui premeia-se a desmaterialização do suporte dos registos informacionais em papel e uma gestão de informação de qualidade tanto em meio digital como em meio tradicional (suporte papel), onde se tomem rédeas sobre o que é informação de qualidade e a conservar e a que deve ser eliminada. Ou seja, torna-se fulcral uma avaliação da informação em suporte papel, onde se faz uma apreciação quanto aos documentos a eliminar e que se tornaram redundantes com a chegada das novas tecnologias e com a implementação do processo de digitalização.
Um ponto fulcral a ter em conta quanto à conservação é que a decisão sobre a
conservação da memória deixou de ser um problema que se põe a posteriori, isto é, muito tempo depois da informação ser produzida (…) como fonte para a investigação e como objecto (…) Na era do digital, a conservação da memória passou a ser um imperativo imediato, uma decisão a tomar no acto da criação da própria informação, sob pena de, posteriormente, não ser possível mantê-la, em condições de integridade. (Ribeiro,2005)
No entanto, a Gestão da informação e as políticas a levar a cabo acerca do que deve ser conservado e eliminado, do que é informação de qualidade e da informação que deve ter suporte dos registos informacionais em meio digital ou em certos caso manter o registo em papel/analógico depende do contexto em que esta atua.
O contexto deste projeto, um Hospital, levanta inúmeras questões quanto à sua gestão da informação, uma vez que o contexto hospitalar lida com informação sensível onde existe uma panóplia de barreiras para a adoção de uma perspetiva somente focada no digital, muito devido à legislação, que em muitos casos, ainda não está atualizada e não responde aos desafios atuais, o que levanta dúvidas de confiabilidade e segurança por parte dos profissionais da saúde e próprios utentes quanto à gestão da informação em meio digital.
No entanto, a perspetiva pela procura em plenitude do registo e do suporte em meio digital e desmaterialização do uso do papel está patente no hospital, para isso a resolução deste
13 problema quanto à adequação de uma gestão da informação eficaz e eficiente que solucione estas vontades irá basear-se no estabelecimento de políticas e procedimentos de gestão da informação. Estas políticas irão estar na base da resolução de problemas como a crescente adoção de novas tecnologias sem o apoio de estratégias de gestão da informação, análise dos registos clínicos e não-clínicos que se encontram em custódia externa e podem estar em causa a custos desnecessários e redundâncias, políticas de avaliação e seleção de informação relevante e de qualidade com base nas necessidades do processo clínico e procedimentos para apelar às boas práticas do processo de digitalização, análise do arquivo radiológico e da interoperabilidade das aplicações internas. O que se pretende com o estabelecimento de políticas de gestão da informação integradas é a eliminação da redundância de informação, redução dos custos que implicam a custódia externa e arquivo clínico, diminuição dos tempos de resposta e melhorias na eficácia nas tomadas de decisão.
A implementação destas políticas serão fundamentais, pois tal como Pestana (2009) refere que sem o devido planeamento, corremos o risco de evoluir de um modelo de anarquia
informacional, marcada pela total ausência de uma política de informação, para um modelo de utopia tecnocrática, em que o sistema se baseia em apenas aplicar as soluções tecnológicas emergentes.
1.5.Plano de Trabalho
Tabela 1 Plano de Trabalho - especificação das tarefas
Tarefas Intervalo de tempo para a sua
realização
1. Identificar fontes de informação e recolher literatura Entre Novembro e Janeiro de 2017
2. Explorar literatura sobre a Gestão da Informação. Entre Novembro e Janeiro de 2017
3.Explorar literatura sobre o ciclo do Processo de Digitalização.
Entre Novembro e Janeiro de 2017
4. Explorar literatura sobre o Processo Clínico em formato analógico e formato digital.
Entre Novembro e Janeiro de 2017
5. Explorar a legislação relativa à informação em contexto hospitalar.
Entre Novembro e Janeiro de 2017
6. Conhecer a actual política governamental (nacional e europeia) relativa à gestão da informação
Clínica.
Entre Novembro e Janeiro de 2017
14 2017
8. Levantamento das tipologias documentais utilizadas por especialidade e que integram o Processo Clínico.
Entre Janeiro e Fevereiro de 2017
9. Levantamento das aplicações informáticas internas nas diversas especialidades para registos clínicos.
Entre Janeiro e Fevereiro de 2017
10. Análise da situação atual, caraterização e avaliação do sistema de informação (GLINTT) e restantes aplicações, no que concerne ao processo de digitalização e meta informação descritiva.
Entre Janeiro e Março de 2017
11. Caracterização e análise do modelo informacional vigente no Hospital de Braga no que respeita à gestão da informação clínica. Análise dos circuitos de produção, integração, armazenamento e uso da informação clínica.
Entre Janeiro e Março de 2017
12. Exploração de projetos de digitalização em contexto hospitalar à escala internacional.
Entre Janeiro e Março de 2017
13. Analisar os procedimentos atuais de digitalização de registos clínicos realizados no Hospital de Braga,
identificando aspetos problemáticos e fatores de mudança.
Entre Janeiro e Março de 2017
14. Identificar e explicar os mecanismos de produção, armazenamento e acesso aos registos clínicos no Hospital de Braga.
Entre Março e Abril
15. Avaliação dos arquivos em custódio externa. Abril de 2017 16. Elaboração de um relatório de avaliação do Arquivo
Radiológico
Abril 2017 17. Elaborar uma proposta de produção, armazenamento e
transferência de suporte de registos clínicos
Maio de 2017
18. Realização e Escrita da dissertação Entre Maio e Junho de 2017
19. Entrega da dissertação final Junho de 2017
1.6. Estrutura da Dissertação
A estrutura da presente dissertação procura contextualizar o âmbito da sua realização. Esta inicia-se com o enquadramento teórico, através de uma revisão da literatura, e posteriormente procura demonstrar a prática existente de gestão de informação no Hospital de Braga e elaboram-se propostas de melhorias em diversos campos.
15 Capítulo 1 - Este capítulo denominado por introdução é apresentada uma breve contextualização e motivação do tema, assim como os objetivos, a abordagem metodológica, o problema, o plano de trabalho e a estrutura da dissertação.
Capítulo 2 - Engloba a resenha do Estado-da-Arte, esta aborda a temática da gestão da informação clínica, o contexto informacional em ambiente híbrido, o processo clínico em suporte analógico e digital e a digitalização dos registos clínicos.
Capítulo 3 - Descreve as experiências e os processos de digitalização no Hospital de Braga, onde se demonstra as práticas do processo de digitalização e propõe-se medidas para melhorias deste processo, nomeadamente no que concerne à metainformação, aos scanners, digitalização de informação retrospectiva e ao armazenamento .
Capítulo 4 - Neste capítulo caracteriza-se os documentos em custódia externa, a partir de tabelas e de seguida procede-se à análise destes documentos com possibilidade de serem eliminados. De seguida, procede-se à análise crítica do Procedimento do óbito, no qual levanta inúmeras inconformidades no que respeita à avaliação e seleção da informação enviada para a GADSA. Capítulo 5 - Este capítulo avalia o arquivo radiológico e analisa criticamente o papel atual das películas radiológicas. De seguida, apresentam-se os resultados do questionário realizado e discutem-se os resultados.
Capítulo 6- Neste capítulo aborda-se a interoperabilidade e a cooperação entre os diferentes profissionais e especialidades envolvidos/as no Hospital de Braga, a partir das diversas aplicações existentes neste.
Conclusão - Conclusões e considerações finais da dissertação.
Referências – Apresentação de referências da documentação consultada para a elaboração da dissertação.
Anexos – Documentação auxiliar à compreensão da dissertação.
2. Gestão da Informação
Estamos a viver numa sociedade denominada por Sociedade da Informação, onde o dinamismo e a mudança são patentes. O desenvolvimento tecnológico sente-se em todos os setores de atividade, seja público ou privado e quem vinga no mercado altamente competitivo é quem está na vanguarda da utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). No contexto deste projeto, retrata-se a situação em contexto hospitalar, onde a tecnologia é vista
16 como um alicerce para uma melhor e eficaz prestação de serviços de qualidade aos seus utentes. No entanto este desenvolvimento constante da tecnologia requer sérias mudanças e adaptações aos profissionais inseridos neste contexto, uma das mudanças que causa mais constrangimentos é a mudança do suporte analógico para o digital, pois o suporte analógico ainda continua a ser visto por alguns como suporte básico mais utilizado pelos profissionais de saúde para registo de informação clínica. No entanto, o que o Hospital de Braga pretende é exatamente alterar em pleno a visão sobre o registo clínico e utilização em papel.
Para isso, neste capítulo foram selecionados três temas específicos que explicitam o contexto deste projeto e as problemáticas que acarreta. Os temas abordados tratam a gestão da informação clínica, o processo de digitalização, onde são definidas as fases do ciclo do processo de digitalização com incidência na realidade dos registos clínicos, outro tema sobre o contexto informacional em ambiente híbrido, onde é explicada a coexistência do processo clínico em papel e em suporte digital, as características que um sistema de informação em contexto clínico deve acarretar.
2.1. Gestão da Informação Clínica
O aumento dos fluxos de informação produzida diariamente numa organização em contexto hospitalar são um desafio para a sua gestão.
Um dos problemas enfrentados pelas organizações atuais é a falta da adoção de uma estratégia de gestão que assegure um fluxo permanente que seja capaz de filtrar e direcionar a informação relevante aos processos organizacionais, perante um volume crescente de informação (Davenport & Prusak, 1998 in (Cruz 2011).
É indiscutível este aumento da informação, no entanto é discutível a gestão da informação e dos sistemas de informação, pois estes não têm beneficiado do mesmo crescimento de interesse e reconhecimento por parte das organizações, em contraposição com o investimento realizado em tecnologia da informação e comunicação (TIC).
A gestão da informação tem como objetivo apoiar a gestão das empresas por meio de processos que tornem eficientes e acessíveis a informação e sua articulação em todos os âmbitos, de modo que a criação do conhecimento seja favorecida. (…) implantar modelos de gestão da informação permite que as empresas possuam subsídios informacionais para o processo decisório, podendo assim selecionar a informação relevante para apoiar todas as fases dos processos de tomada de decisão. (Valentim, 2010)
A informação na saúde, tal como noutros setores de atividade é vista como um dos fatores para atingir o sucesso e um elemento fulcral para a tomada de decisão, é um bem-essencial para a tomada de decisões, para isso tem que ser gerida de forma eficaz e eficiente.
17 Os autores que se seguem constatam o que foi supracitado, defendendo da seguinte forma:
Na sociedade actual a informação constitui a chave da eficácia do trabalho desenvolvido, estando presentemente os vários sectores de actividade (indústria, banca, entre outros) apoiados por um forte sistema de comunicações. No entanto, no campo da medicina ainda hoje se constata dispersão e falta de coordenação na informação dos processos individuais dos doentes. Tal surge quando os recursos actuais em tecnologia aplicável a esta área proporcionam uma oportunidade única dos serviços de saúde se organizarem e, assim, melhorarem a qualidade dos cuidados prestados.(Parente, Silva, e Dias 2003)
A definição de estratégias e procedimentos de gestão da informação, com ênfase nos processos de digitalização são um dos objetivos primordiais deste projeto, onde resulte numa melhoria da qualidade da informação clínica e não clínica produzida e armazenada pelo Hospital de Braga. Existem não só várias tipologias documentais como várias aplicações por especialidade numa organização, cada uma com vários tipos de dados, para se perceber esta realidade significa compreender todas as tipologias documentais e as suas possíveis interdependências.
A importância do desenvolvimento de uma estratégia global, a adoção de uma visão holística, para o uso da informação é condição básica que deve ser adotada pela organização. A gestão de informação baseia-se na adoção de processos que visam identificar e estruturar os mecanismos de obtenção, armazenamento, distribuição e utilização da informação. As Tecnologias de Informação têm um papel crucial na implementação destes processos pelo que permitem a disseminação da informação na organização.
No entanto, subsiste uma realidade em que a crescente adoção de novas tecnologias sem supervisão nem políticas, nem estratégias de gestão da informação, levam a um avanço com bastantes recuos.
Para uma empresa, não basta adotar a estrutura correta, contratar os melhores profissionais e dispor de meios de comunicação corretos, pois para se tomar decisões apropriadas num ambiente complexo e de rápido desenvolvimento é necessário gerir de maneira eficaz as informações e partilhar conhecimento entre os sujeitos organizacionais.
(Hanaka & Hawkins, 1997 apud (Valentim 2010))
A escolha da tecnologia a utilizar implica escolher um sistema de gestão que se adapte aos processos da organização e seu contexto, que a sua utilização seja baseada num ambiente simples e flexível, de fácil interação com os utilizadores e com um suporte capaz de responder às necessidades da organização.
Parafraseando Cruz (2011), a gestão de informação integrada pretende reunir toda a informação institucional, administrativa e clínica (informação clínica e não clínica), com o objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos departamentos/especialidades.
18 O processo clínico único (PCU) é cenário possível de alcançar quando as instituições conseguirem fazer esta gestão integrada da informação clínica.
Segundo o mesmo autor, supracitado, este defende que para haver uma gestão da informação integrada tem que se ter em conta a tríade composta por: Pessoas, Processos e tecnologia.
Ilustração 9 Tríade: Pessoas, Tecnologia e Processos. Cruz (2011)
Esta tríade mostra as diferentes componentes a ter em conta para uma gestão da informação integrada, onde a adoção de processos que visam identificar e estruturar os
mecanismos de obtenção, armazenamento, distribuição e utilização da informação (Cruz, 2011), só se consegue a partir do papel fundamental das tecnologias, no entanto para o
funcionamento pleno das mesmas é necessária a colaboração das pessoas envolvidas.
A colaboração eficiente das pessoas, previamente sensibilizadas e orientadas para estas iniciativas é imprescindível. (…) As pessoas são consideradas como o elemento mais importante desta tríade, uma vez que a sua satisfação e participação, integradas nos processos organizacionais, potenciam o sucesso de todo o processo. (Cruz, 2011)
A gestão de informação é constituída por vários processos envolventes, cada um é composto por padrões de comportamentos e procedimentos que são repetidos e/ou replicados consoante a necessidade em obter mais informação.
A gestão de informação integrada pretende reunir toda a informação institucional, administrativa e clínica, com o objetivo de a partilhar de forma eficaz e eficiente pelos diversos departamentos. O processo clínico único será um cenário possível quando as instituições conseguirem fazer esta gestão integrada da informação clínica. (Cruz, 2011)
O objetivo está em definir estratégias e procedimentos de gestão de informação (GI), baseados num conjunto de procedimentos e normas, no que concerne à transferência de suporte e relativos à produção, conservação e eliminação dos registos clínicos e não clínicos.
Esta mudança de visão nunca é fácil. Segundo a Ecologia da Informação, em vez de se concentrar na tecnologia, baseia-se na maneira como as pessoas criam, distribuem,
19
compreendem e usam a informação. (…) E exige novas estruturas administrativas, incentivos e atitudes em direção à hierarquia, à complexidade e à divisão de recursos da organização (…).(Davenport 1998)
Quando se possui uma abordagem ecológica, acredita-se que:
a informação não é facilmente arquivada em computadores — e não é
constituída apenas de dados;
quanto mais complexo o modelo de informação, menor será sua utilidade; a informação pode ter muitos significados numa organização;
a tecnologia é apenas um dos componentes do ambiente de informação e
frequentemente não se apresenta como meio adequado para operar mudanças.(Davenport 1998)
Por outro lado, acrescenta-se ainda que a ecologia da informação, além de exigir um
modo holístico de pensar, tem quatro atributos-chave: 1. integração dos diversos tipos de informação; 2. reconhecimento de mudanças evolutivas; 3. ênfase na observação e na descrição;
4. ênfase no comportamento pessoal e informacional. (Davenport 1998)
Atualmente as organizações já integram no seu dia-a-dia diversos tipos de informação: estruturada, não estruturada, em suporte analógico, digital (…) Essa integração tem sido
impulsionada não apenas pelas novas tecnologias, mas também pela necessidade de melhorar o aproveitamento de formas não-tradicionais de informação.(Davenport, 1998) A integração dos
diversos tipos de informação está relacionada com a capacidade dos profissionais da informação, conseguirem criar uma orientação clara sobre as TI e a diversidade informacional existente em contexto empresarial.
O reconhecimento das mudanças evolutivas está relacionado com a capacidade de uma organização conseguir adaptar-se, responder e evoluir. Todo o ambiente informacional deerá ser flexível, uma vez que é impossível entender ou prever totalmente como um ambiente
informacional vai evoluir dentro de uma empresa, a administração informacional precisa abrir espaço para a transformação — até mesmo quando não se sabe ao certo que tipo de transformação será essa. (Davenport, 1998)
Quando se coloca a ênfase na observação e na descrição, tal significa, descrever e
compreender a existência de um ambiente de informação é em si mesmo um grande compromisso. Na verdade, numa grande organização, esse ambiente é altamente complexo. Descrever as diversas fontes dos vários tipos de informação, a maneira como a informação e o conhecimento são usados nos processos de trabalho e as intenções e os objetivos da empresa é uma tarefa essencial e muitas vezes esmagadora. Dada a multiplicidade de fontes e de usos da informação, e da relação próxima entre o ambiente informacional e o da empresa como um
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todo, prever o futuro é virtualmente impossível. (…) começar a perguntar como a informação é reunida, compartilhada e utilizada hoje, e o que podemos aprender com ela. (Davenport, 1998).
A nível do comportamento pessoal e informacional, onde são analisadas as mudanças de comportamento sentidas nas tomadas de decisão, pois se uma ação ou iniciativa de gestão não
altera o comportamento informacional, não vale a pena colocá-la em prática (Davenport, 1998).
Davenport (1998), retrata o processo genérico da gestão da informação em quatro etapas como se verifica na ilustração 2.
Ilustração 10 Processo de Gestão da Informação. Davenport (1998)
Este processo pode ser definido de maneiras distintas, ou seja, pode agregar um número diferente de etapas de acordo com o contexto.
De acordo com o processo figurado acima e no que concerne à determinação das exigências, nesta fase pretende-se compreender as fontes e os tipos de informações necessárias para um bom desempenho do negócio, bem como suas características, fluxos e necessidades. Define-se um problema e encontra-se a informação para que se possa resolvê-lo.
Na fase da obtenção, inclui as atividades relacionadas à recolha e organização dos dados. Consiste em atividades como a exploração do ambiente informacional, classificação da informação pertinente e formatação e estruturação das informações. Quanto à classificação da informação pertinente Davenport (1998) defende que para tomar decisões apropriadas sobre
como a informação é classificada e armazenada, os administradores devem começar por algumas questões básicas:
Que comportamento individual deve ser otimizado por um determinado esquema de
classificação e por um mecanismo de armazenamento?
Que comportamento individual relativo à informação será otimizado por um esquema
específico de classificação e armazenamento?
Que informação deve ser classificada? Alguma estrutura a conduziria a uma categoria
natural?
