BEM-VINDO
ENCERRAMENTO DE
EXERCÍCIO
P
ROFESSOR
I
NSTRUTOR
:
JOÃO
HENRIQUE
• Introdutório
• O SIM AM é a ferramenta na qual todas as informações dos atos de uma entidade chega ao Tribunal de Contas do Estado. Ele é a base principal para a formulação do processo de prestação de contas anula. Seus dados corretos, são de suma importância para evitar transtornos na análise das contas Públicas
.
Quais pontos devem ser observados?
• Todos sabemos que o Tribunal de Contas emite o escopo da análise das contas no final do mês de janeiro ou início de fevereiro do ano seguinte ao exercício a ser analisado. Existem muitas variações de itens obrigatórios para análise não sendo um padrão, ou seja todos anos existem mudanças.
• O fato de não termos antecipadamente os itens de análise, dificulta a aprovação das contas caso o SIM AM já esteja encerrado. Para tanto antes de enviar o ultimo mês do SIM AM, orienta-se aguardar que seja disponibilizada na página do Tribunal a instrução normativa referente ao escopo das contas do exercício.
• Devemos observar pontos padrão em todos os setores envolvidos no SIM AM, de acordo com os módulos disponibilizados que são
• Tabelas cadastrais. • Planejamento • Contabilidade • Tesouraria • Licitações • Contratos • Patrimônio • Controle Interno • Folha de Pagamento • Tributário • Obras.
IMPORTANTE
• Cada um desses setores possui pontos a serem verificados antes do fechamento para evitar transtornos no futuro.
• Quem efetua a conferência desses dados para cada setor?
Quais as verificações que devo efetuar na contabilidade antes do fechamento de
Dezembro no SIM AM?
Como ainda não se tem o escopo do que será cobrado, pelo histórico dos exercícios
anteriores elencamos dados a serem
verificados visando o fechamento das contas como segue:
• - Verificar a abertura de créditos adicionais suplementares acima do limite disposto no Orçamento municipal. Caso existam dispositivos de exclusão na lei orçamentária no que tange o limite verificar se os lançamentos e aplicações estão corretos.
• - Verificar se os decretos lançados no Sistema Contábil, estão condizentes com os Decretos publicados e se estes forem de credito adicional especial estão em acordo com a Lei de credito adicional.
• - Verificar a correlação entre os projetos e atividades do PPA fronte ao orçamento.
• Não deixar nenhum projeto ou atividade novo por meio de convênio ou alteração no PLANEJAMENTO, sem sua correta correlação através de lei de alteração no PPA. Caso possua essa situação, encaminhar projeto de lei para
Câmara Municipal com efeitos
retroativos a data de lançamento na LOA.
• -
Verificar
a
efetividade
no
cumprimento
dos
programas
estabelecidos no PPA e LOA.
Programas do PPA sem execução total
ou
parcial,
ou
ainda
efetuado
cancelamento para cobertura de
despesas
correntes
devem
ter
• - Verificar o Resultado deficitário das fontes não vinculadas com déficit orçamentário.
Analisar do grupo de fontes
consideradas livres 000 a 99, se existe receita que condiz com a despesas. Sempre a receita deve ser maior que a despesa. Em caso de déficit, efetuar o ajuste através dos empenhos não liquidados.
• Verificar aplicação do índice mínimo em manutenção e desenvolvimento da educação básica.
Verificar através do Relatório de gastos no MDE se a entidade atingiu o índice de 25% determinado em lei de gastos em educação. Lembrar de que merenda escolar não pode ser empenhada na fonte 102, 103 e 104 gerando glosas no TCE. Caso tenha essa situação estorne todo o processo de empenho e empenhe em alguma fonte livre dentro da Secretária de educação
• - Verificar aplicação de 60% dos recursos do FUNDEB na remuneração do magistério da educação básica.
• Para esse item atenção especial para que seja mensalmente efetuado o fechamento das fontes 60% e 40% não deixando recursos acumulados em uma ou outra dificultando a aplicação. Com o piso nacional raras vezes não se atinge o índice, mais caso venha a acontecer, deve ser feito rateio entre os professores vinculados ao FUNDEB, dando preferência pelo empenho do rateio em dezembro do exercício que vai ser submetido a análise das contas.
• - Verificar a aplicação de 95% dos recursos do FUNDEB, de acordo com o valor arrecadado. • Do valor total de recursos repassados a titulo
do FUNDEB, no mínimo 95% deve ser aplicado, sendo que os outros 5% caso ocorra devem ser aplicados no primeiro trimestre do exercício seguinte.
• - Verificar aplicação do percentual mínimo em saúde.
• Verificar através de relatório de aplicação em Saúde, se a entidade atingiu o índice determinado pela emenda 29 de aplicação de 15% em Saúde.
• - Verificar Limite de despesas com pessoal (LC 101/2000)
• Verificar se a entidade encontra-se dentro dos limites estabelecidos em lei para gastos de pessoal, sendo
• 54% máximo para Municípios
• Caso o Município tenha ultrapassado deve demonstrar o retorno nos dois quadrimestres seguintes.
• OBS – Atenção especial para câmaras no que se refere o disposto na legislação de gastos com vencimentos e subsídios de no máximo 70% do valor do repasse efetuado para a Câmara.
• Extrapolação do teto constitucional para Despesas da Câmara.
• - Verificar se as declarações exigidas pelo Tribunal foram efetuadas:
• Confirmar se foi efetuado no período pertinente as declarações, de realização de audiência pública de avaliação dos quadrimestres
• - Confirmar se foi efetuado junto ao TCE a
declaração da lei 131 quanto a
• - Ter controlador interno não ocupante de cargo comissionado ou terceirizado.
• É Vedado a ocupação de controlador interno que não seja efetivo, e também não pode ser terceirizado o trabalho a pessoa física ou jurídica
• - Verificar todos os pontos do escopo da análise e confeccionar o relatório de acordo interno de acordo com a realidade da entidade.
• Não adianta nada efetuar um relatório do controle interno com parecer FAVORÁVEL, se as possíveis irregularidades não forem sanadas antes do envio do SIM AM, a responsabilização pela falsa informação no relatório do controle interno gera multa e responsabilização para o mesmo.
• - Verificar as publicações dos Relatórios de Execução Orçamentária e Gestão Fiscal.
• Ter declarado na página do Tribunal tempestivamente o relatório, caso tenha declarado um relatório que teria de ser publicado no dia 31/07 por exemplo como 01/08, deve-se ter o jornal que o mesmo foi publicado em 31/07 em mãos para o possível contraditório. Uma vez efetuada a declaração no Tribunal não se altera mais.
• - Verificar o Índice correto de aplicação em Saúde, antes da confecção da Resolução ou Parecer do conselho de Saúde.
• Ter o SIM AM fechado e confeccionar a resolução de acordo com o índice apontado dentro do SIM AM por meio do relatório emitido no SIM de gastos com SAÚDE.
- Verificar o Balanço Patrimonial emitido pela contabilidade antes do Envio na prestação de Contas.
• Analisar se o relatório emitido no Sistema de Contabilidade está idêntico ao emitido no SIM AM. Os ajustes efetuados nos arquivos txt, sem a alteração no sistema podem gerar diferenças, as quais são difíceis de localizar para ajustes futuros.
• - Verificar se a publicação do Balanço patrimonial da contabilidade a ser enviado na prestação de contas está igual ao emitido pelo sim AM.
• - Verificar a comprovação da
Regularidade Previdenciária.
• Emitir CRP para envio ao TCE, caso o município não possua, regularizar a
situação junto ao Ministério da
• - Verificar se o município/câmara efetuou os aportes para cobertura do déficit atuarial de acordo com o disposto em Lei municipal
• Efetuar os aportes conforme determina a lei municipal, ou ainda verificar se o valor acumulado condiz com o declarado no laudo atuarial e na lei municipal.
• - Verificar a remuneração dos agentes políticos
• Analisar se os aumentos concedidos a vereadores, prefeitos e secretários tem amparo legal por lei. Normalmente os aumentos são de reposição da inflação, da qual deve ter lei declarada na atoteca e no sistema sim AP. Ter em mãos cópia da lei e publicação para eventual contraditório. Caso de câmaras que pegam carona na lei de reajuste inflacionário dos funcionários efetivos da prefeitura deve ter além da lei uma resolução do presidente.
Verificação entre o IMPOSTO DE RENDA retido na Câmara Municipal em confronto com a receita orçamentária declarada na prefeitura.
• - Verificar os repasses efetuados pelos municípios ao Consórcio (consórcios públicos) • Analisar através de solicitação ao município
consorciado de extrato dos repasses
efetuados por aquele ente e conferir com os valores declarados na receita orçamentária do consórcio.
• - Verificar se As funções da contabilidade e jurídico foram realizadas de forma contrária às disposições do Prejulgado nº 6, do Tribunal de Contas
• Cargos comissionados e terceirização para serviços de contabilidade e jurídico só podem existir no caso temporário de um efetivo pedir exoneração comprovado por meio de termo de exoneração e edital de abertura de novo concurso.
• - Verificar a inscrição na dívida fundada de precatórios notificados.
• Analisar a inscrição de precatórios para compor o anexo 16 se o mesmo está condizente com o relatório emitido pelo Tribunal de justiça. Pode se consultar o relatório do TJ no endereço
https://www.tjpr.jus.br/precatorios?p_p_auth=4rFws i1P&p_p_id=15&p_p_lifecycle=0&p_p_state=normal &p_p_state_rcv=1&_15_articleId=399202&_15_strut s_action=%2Fjournal%2Fview_article&_15_groupId= 137030&_15_version=2.0
•
- Inclusão de novos projetos de
recurso livre sem o atendimento de obras
paralisadas com recursos livres.
• Não se pode efetuar a inclusão de um
novo projeto sem recursos vinculados,
existindo
obras
de
recursos
livres
• Verificar se foram efetuados todos os
repasses retidos de funcionários
• Todas as consignações devem ser
repassadas e o anexo 17 no que contem
as retenções deve estar zerado. (INSS,
fundo
de
previdência,
pensões,
empréstimos
consignados,
decisões
judiciais)
•
• - Verificação de prévio empenho de despesas – existência de despesas pagas e não empenhadas no exercício.
• Analisar se existem despesas pagas sem empenho. A legislação determina que o empenho tem de ser efetuado antes do pagamento da despesa.
• - Verificar a existência de baixas indevidas de contas do Passivo Financeiro.
• Analisar todas as baixas do passivo financeiro no que diz respeito as Consignações. Antes da aplicação do PCASP, muitas vezes se efetuava ajuste de saldo sem a vinculação do credor. Hoje cada credor possui um desdobramento da conta contábil a qual controla as entradas e saídas da conta.
• - Verificar se todos os valores empenhados em favor do FUNDO DE PREVIDÊNCIA e INSS foram pagos.
• Caso possua valores que ficaram inscritos em restos a pagar, efetue pagamento dos empenhos no mês de janeiro preferência pelos primeiros dias do mês e guarde os comprovantes para possível contraditório.
• - Verificar se existem multas pagas por
atraso a recolhimento de impostos INSS e
PASEP.
• Pode ocorrer do gestor ser penalizado
caso exista a comprovação do atraso dos
valores pagos.
• - Verificar quanto a parcelamentos do INSS se existe legislação autorizando a contratação pela câmara municipal.
• Caso não possua lei autorizatória, mandar projeto de lei com efeitos retroativos a data do parcelamento.
• - Verificar os gastos com taxa de administração RPPS, se estão condizentes com o disposto na lei própria para despesas de organização e funcionamento do fundo.
• - Verificar se os gastos do RPPS são única e exclusivamente em despesas previdenciárias, não se aceitando despesas estranhas a esse fim.
• Única exclusão são despesas de manutenção de contas e aplicações nas instituições financeiras.
• - Verificar se o portal de Transparência atende o disposto na legislação.
• - Evitar a troca de dados financeiros e de execução orçamentária sem estornos por meio de ferramentas mágicas dos sistemas de informática, pois uma vez lançado um dado está disponibilizado no portal.
• - Verificar se o limite da dívida pública fixado não teve extrapolação do teto.
•
• - Verificar se a aplicação dos Royaltes foram aplicadas conforme legislação:
• Não podem ser aplicados em despesa com pessoal e quaisquer dívidas
- Verificar os saldos referentes aos grupos de estoques de material de consumo, se condiz com o valor apresentado no almoxarifado.
• Com a implantação do PCASP, surgiu a necessidade de se controlar o estoque de bens de consumo para almoxarifado. Sendo assim deve-se efetuar a baixa conforme o consumo. Se sua entidade não possui almoxarifado nem tanques de combustível, efetua-se a baixa por meio de lançamento contábil dos totais dos estoques para cada grupo de conta do almoxarifado.
• O lançamento deve ser feito da seguinte forma
• D – 3.3.1.1 • C – 1.1.5.6
• Caso possua estoque de combustível ou material, o valor deve ficar coerente com o declarado de estoque no frotas.
• - Verificar o Acompanhamento da Dívida fundada.
• Mesmo não sendo necessário encaminhar os saldos da dívida fundada nas prestações de contas do exercício de 2012 em diante, cabe-se um alto controle dos valores aprecabe-sentados, estando estes coerentes com os extratos das instituições, uma vez que elas encaminham ao TCE demonstrativo da dívida por município.
• - Verificar os convênios
• Verificar o cadastramento dos convênios, seus termos, e sua execução.
• - Verificar o cadastro da entidade quanto aos tempos de responsabilidade do Controlador Interno.
• A troca de controlador ou o cadastro com tempo de responsabilidade vencido, gera a
não análise do relatório, gerando
irregularidade que terá de ser solucionada com a alteração do cadastro e um novo relatório do CI na época do contraditório.
VERIFICAÇÕES A SEREM EFETUADAS NA TESOURARIA.
• - Verificar as prestações de contas de adiantamento e efetuar as baixas de acordo com a nova determinação do PCASP.
• Deve se prestar contas de todos os adiantamentos pendentes, principalmente controlar o pagamento de novo adiantamento para quem não prestou contas, o que não é permitido. Prestar contas o mais próximo possível do término da viagem. Caso não seja prestado contas deve se apresentar demonstrativo dos responsáveis por adiantamentos em pendência.
• - Verificar a veracidade dos valores informados como saldos bancários de extrato.
• Muito embora o Tribunal não exija mais o encaminhamento dos extratos físicos pelas entidades, os bancos emitem um relatório de todas as contas de movimentação e encaminham ao Tribunal de Contas. Sendo assim caso informe um valor divergente do constante no extrato, provavelmente será questionado em instrução no ato do contraditório.
•
• - Verificar se não existem inconsistências nos saldos contábeis em relação às posições apresentadas nos extratos das instituições bancárias.
• Ter uma efetividade do que realmente esta
lançado na contabilidade pode ser
• Verificar se as conciliações bancárias evidenciadas no fechamento do SIM AM do exercício tem como ser comprovadas por meio de extratos bancários.
• Jamais efetue somatório de lançamentos para efetivação no banco, da maneira que é demonstrado no SIM AM deve se ter a comprovação posterior em extrato bancário para comprovar. A falta de comprovação em extrato bancário é grande responsável pela reprovação de contas.
• - Verificar se não existem contas bancarias com saldos a descoberto.
• Não pode se enviar o SIM AM com saldos contábeis das contas bancárias a descoberto ou seja negativos. Exemplo disso é uma entidade que está atrasada com o SIM AM e bem a frente de dezembro efetua fechamentos de fonte e a tesouraria para efetuar no banco analisa o saldo na data do dia da transferência, verificando se a conta bancária possui disponibilidade para tal. Ocorre que em muitas vezes como a transferência será lançada em 31/12, e os sistemas de informática muitas vezes não controlam o saldo, acaba passando a descoberto e encaminhado no AM. È muito difícil a comprovação desse item caso ocorra.
• - Verificar as fontes de recursos quanto a saldos descobertos.
• Analisar se nenhuma das fontes possui saldo negativo. No caso das vinculadas é vedada a utilização de receita para finalidade diversa.
• - Verificar os registros de Transferências constitucionais. • Conferir nos registros contábeis versus extratos e
demonstrativos de Arrecadação se as receitas de FPM, ICMS, IPVA E ROYALTS DA ITAIPU BINACIONAL. Os valores que são apresentados nos demonstrativos deve estar igualmente lançados na contabilidade.
VERIFICAÇÕES NAS LICITAÇÕES
• - Verificar se todos os dados licitados encontram-se igualmente declarados no Mural de Licitações.
• - Verificar se os valores de totais por licitação não possuem empenhos acima do valor licitado.
• - Verificar se os aditivos de contrato estão todos encaminhados no SIM AM.
• - Conferir as duas maiores licitações realizadas no exercício, independentemente do objeto, desconsiderando as contratações de obras e serviços de engenharia (PARA PREFEITURAS).
VERIFICAÇÕES NO PATRIMÔNIO
• Verificar se foi efetuado o disposto na instrução Normativa 70/2012 quanto a implantação do PCASP.
• - CONTAGEM E REAVALIAÇÃO DOPATRIMÔNIO • - APLICAÇÃO DOS VALORES DE REAVALIAÇÃO
NA CONTABILIDADE
• - APLICAÇÃO DE DEPRECIAÇÃO,
• Nesse item o tribunal vem sinalizando desde 2009 a obrigação do patrimônio estar coerente na entidade. Com a implantação da Nova Contabilidade pública, isso tomou força, porém até o momento o Tribunal não efetuou a cobrança nesse sentido. Como não existe nenhum layout de arquivos do SIM AM 2016, pode ocorrer dessa cobrança vir no próximo exercício, o que dificultará o envio do AM.
VERIFICAÇÕES NO CONTROLE
INTERNO(FROTAS).
•
• - Verificar se o consumo de combustível dos veículos possui uma média coerente
• - Verificar se os estoques declarados para os combustíveis no fechamento do SIM AM é igual ao real estoque dos mesmos.
O RELATÓRIO
• Planos e Políticas de Governo
• Cumprimento das Metas contidas no Plano Plurianual
• Eficácia da aplicação das políticas de governo • Estimativas da receita em bases
conservadoras
• Adequação da LOA ao PPA e à LDO • Diretrizes contidas na LDO
• Ações e programas do PPA previstos para o período
• Execução Orçamentária
• Realização da Receita e renúncia fiscal • Medidas para cobrança da Dívida Ativa
• Programação financeira e congelamento de dotações
• Alterações Orçamentárias • Créditos Suplementares • Créditos Especiais
• Subvenções Sociais Concedidas
• Propriedade na concessão – Interesse público • Aplicação dos recursos – Prestações de Contas
• Convênios e Auxílios recebidos
• Aplicação dos recursos – Prestações de Contas • Obras e Serviços de Engenharia em
andamento
• Procedimento licitatório e contrato • Entrega do objeto do contrato
• Obras e Serviços de Engenharia concluídos no exercício
• Procedimento licitatório e contrato • Entrega do objeto do contrato
• Compras e Serviços
• Procedimentos Licitatórios • Dispensas de Licitação
Conselho de Controle Social do FUNDEB • Composição (Número de membros e
representação)
• Funcionamento – regularidade das reuniões • Qualidade das Informações prestadas pela
Administração
• Parecer do Conselho sobre as contas de 20XX • Conselho de saúde
• Composição (Número de membros e representação)
• Funcionamento – regularidade das reuniões • Qualidade das Informações prestadas pela
Administração
• Parecer do Conselho sobre as contas de 20XX • Gastos com Pessoal do Poder Executivo
• Limite de Gastos
• Publicidade do RGF • Divida Consolidada
• Apropriação contábil da Dívida • Limite da Dívida Consolidada • Publicidade do RGF
• - Diário da Contabilidade
• - Arrecadação e o Diário de Arrecadação • - Tesouraria e o Diário de Tesouraria
• - Licitações e Contratos • - Obras públicas
• - Lei de Responsabilidade Fiscal • - Informações Anuais
• Diante de tudo que foi exposto acima, aplicando-se esses tópicos, facilitará a conferência dos dados nos sistemas do município e com tempo hábil até fevereiro para um bom fechamento do SIM AM.
• • .
ALERTAS PARA 2016
• Como é ano eleitoral, devemos tomar algumas cautelas antecipadas no intuito de não macular as contas do termino do mandato. Como ainda não se tem um layout do que o SIM AM vai exigir temos 3 pontos da legislação a destacar para não ocorrerem transtornos no futuro sendo proibido no ultimo ano de mandato:
• - Despesas com publicidade realizada no primeiro semestre em montante superior a média dos últimos três exercícios ou do ano imediatamente anterior.
• - Despesas com publicidade institucional realizada nos últimos 3 (três) meses antes das eleições (exceto, a publicação legal das normas, regulamentos e editais).
• - Aumentos salariais e gratificações de função em desacordo com as normas específicas para o ano eleitoral.
• CONTATOS
• EMAIL: jhmcontabilidade@hotmail.com
• SKYPE: jhmcontabilidade
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