ÍNDICE 1. OBJETIVO ... 2 2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO ... 2 3. DEFINIÇÕES ... 2 4. SÍMBOLOS E SIGLAS ... 2 5. DESCRIÇÃO ... 2 5. INDICADORES RELACIONADOS ... 6 6. REFERÊNCIAS ... 6 7. ANEXOS ... 6
1. OBJETIVO
Este documento tem como objetivo, descrever os procedimentos e responsabilidades que deverão ser observados pelas empresas do Grupo Empresarial BMG para elaboração ou renovação de procurações pela Gerência Jurídica.
2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Aplica-se a todas as empresas do Grupo Empresarial BMG, abrangendo todos os funcionários e prestadores de serviços.
3. DEFINIÇÕES
Comex: instância decisória que gerencia assuntos organizacionais e estratégicos das unidades do Grupo BMG. É composto pela Presidência e Vice-Presidência, eventuais convidados (por eles indicados, conforme pauta), além da participação da Superintendência de Auditoria Interna (sem direito a voto);
CSC: Departamento responsável pelo atendimento de atividades administrativas às empresas integrantes do Grupo Empresarial BMG, do qual faz parte a Gerência Jurídica;
Gerência Jurídica: área do CSC responsável pelo suporte jurídico às empresas integrantes do Grupo Empresarial BMG;
Procuração: instrumento de mandato, por meio do qual pessoa física ou pessoa jurídica integrante do Grupo Empresarial BMG outorga poderes a alguém que, em seu nome, poderá praticar atos ou administrar interesses;
Procuração particular: instrumento de mandato feito por instrumento particular; Procuração pública: instrumento de mandato feito em cartório;
4. SÍMBOLOS E SIGLAS Não se aplica
5. DESCRIÇÃO 5.1- Regras Gerais
5.1.1. - Todas as procurações devem observar as Políticas, Manuais e Alçadas das empresas integrantes do Grupo Empresarial BMG, as normas legais e regulamentares vigentes, bem como respectivos atos societários das empresas, e serem os representantes, bem como os poderes concedidos, aprovados pela Vice-Presidência.
5.1.2.- As solicitações de elaboração ou renovação de procurações pelos empregados ou prestadores de serviços das empresas integrantes do Grupo Empresarial BMG devem considerar:
(a) a necessidade da procuração;
(b) as alçadas de aprovações;
(c) as atividades desempenhadas pelos procuradores indicados;
5.1.3.- Todas procurações ou substabelecimentos devem ser submetidos à Gerência Jurídica antes de sua formalização, ou elaborados por esta área, conforme o caso.
5.1.4.- As procurações devem ser elaboradas, preferencialmente, por instrumento público, assegurando melhor controle, segurança e transparência para as empresas;
5.1.5.- Os atos dos procuradores sempre devem ser revertidos em benefício do outorgante, ficando os procuradores sujeitos àprestação de contas, mediante solicitação.
Substabelecimento
5.1.6.- O substabelecimento é vedado, exceto nas procurações ad judicia; nos substabelecimentos das procurações ad judicia, é vedado o substabelecimento;
5.1.7.- Por terem caráter personalíssimo, as procurações perdem a validade mediante encerramento do contrato de trabalho ou de prestação de serviços mantido com a outorgante, ou outra empresa integrante do Grupo Empresarial BMG.
Forma de Representação
5.1.8.- As procurações deverão ser outorgadas para que os procuradores atuem sempre em conjunto. Em nenhuma hipótese poderá haver assinatura isolada de um procurador, salvo casos excepcionais e justificados, com aprovação expressa da Vice-Presidência;
5.1.9.- As procurações devem ter, preferencialmente, 2 grupos de procuradores, observando-se: Nas empresas em que o Vice-Presidente não seja Diretor:
Grupo A: composto pelo Vice-presidente e por pessoas por ele indicadas, desde que seja gestor da unidade de negócio ou acionista de alguma empresa do Grupo Empresarial BMG;
Grupo B: será composto por pessoas indicadas pelo Diretor responsável, aprovadas pela Vice-Presidência, e deverão praticar os atos em conjunto com pessoa do Grupo A ou com Diretor da outorgante;Nas empresas em que o Vice-Presidente seja Diretor:
As procurações poderão conter apenas 1 grupo, sendo obrigatória a assinatura do procurador em conjunto com Diretor da outorgante;NOTA: Para ambos os grupos, há ratificação dos nomes aprovados pelo vice-presidente por parte do diretor(es) responsável(eis) pela nomeação de procuradores, conforme atos constitutivos das empresas, no momento da assinatura do instrumento.
5.1.9.1.- Nas procurações relativas às atividades do CSC, é obrigatória a previsão de assinatura do Diretor responsável pelo CSC em todos os atos praticados pelos procuradores; para tal finalidade:
Nas empresas em que Diretor responsável pelo CSC não seja Diretor:
Grupo A: composto pelo Vice-Presidente, o Diretor responsável pelo CSC e por pessoas indicadas pela Vice-Presidência, desde que seja gestor da unidade de negócio ou acionista de alguma empresa do Grupo Empresarial BMG;
Grupo B: será composto por pessoas indicadas pelo Diretor responsável, aprovadas pela Vice-Presidência, e deverão praticar os atos em conjunto com pessoa do Grupo A ou com Diretor da outorgante;Nas empresas em que Diretor responsável pelo CSC seja Diretor:
as procurações poderão conter apenas 1 grupo, sendo obrigatória a assinatura do procurador em conjunto com Diretor da outorgante;NOTA: Para ambos os grupos, há ratificação dos nomes aprovados pelo vice-presidente por parte do diretor(es) responsável(eis) pela nomeação de procuradores, conforme atos constitutivos das empresas, no momento da assinatura do instrumento.
5.2. - Solicitações das procurações
5.2.1.- A área que necessitar de elaboração, renovação ou análise de procuração deverá efetuar sua solicitação à Gerência Jurídica, por meio do sistema Espaider, anexando os seguintes documentos:
(a) autorização do Diretor responsável e da Vice-Presidência; (b) modelo da procuração, se existente;
(c) cópia de CPF e documento de identidade do(s) procurador(es), caso sejam novos procuradores;
(d) documento especifico relacionado à procuração (ex. contrato), se existir, para análise Jurídica e delimitação dos poderes necessários.
5.2.2.- As solicitações devem conter as seguintes informações: (a) Os poderes específicos da procuração;
(b) a qualificação completa dos outorgados (nome completo, nacionalidade, estado civil, endereço, CPF,RG;)
5.3.- Elaboração das procurações
5.3.1.- A Gerência Jurídica elaborará o modelo de procuração adequada à finalidade pretendida e encaminhará ao tabelionato para lavratura de procuração pública.
5.3.2. – Após a lavratura da procuração, a Gerência Jurídica providenciará a entrega de um traslado original ao solicitante.
5.3.3.- Conforme o ato a que se destina, a procuração poderá ser elaborada por instrumento particular, conforme avaliação da Gerência Jurídica.
5.3.4.- Nos casos de poderes necessários à gestão cotidiana das empresas, as procurações devem ser elaboradas observando os modelos padronizados da Gerência Jurídica relacionadas às áreas Jurídica, Financeiro e RH.
5.4- Arquivo e controle das procurações 5.4.1.- Caberá à área solicitante:
(a) manter em arquivo as procurações originais recebidas;
(b) providenciar, às suas expensas, a extração de cópias simples ou autenticadas necessárias à utilização das procurações;
(c) solicitar à Gerência Jurídica a substituição de procuradores nas procurações vigentes, conforme necessidade dos trabalhos;
(d) informar à Gerência Jurídica o desligamento de empregados ou prestadores de serviços que sejam procuradores.
5.4.2.- Caberá à Gerência Jurídica:
(a) manter em arquivo e no sistema Espaider cópias das procurações vigentes;
(b) manter controle dos outorgantes, outorgados, poderes e vigência das procurações outorgadas, por meio do sistema Espaider;
(c) promover a revogação de procurações nos casos em que houver desligamento de procuradores ou de prestadores de serviços das empresas integrantes do Grupo Empresarial BMG, desde que devidamente comunicada pela área solicitante.
5.4.3.- Caberá ao Departamento Pessoal do CSC ou da unidade de negócio se possuir departamento próprio:
(a) Sem prejuízo do disposto no item 5.2.1, “d” acima, informar toda e qualquer transferência ou desligamento de funcionários à Gerência Jurídica.
5. INDICADORES RELACIONADOS Não definidos 6. REFERÊNCIAS Não se aplica 7. ANEXOS Não se aplica APROVADA POR: ______________________________________ Flávio Pentagna Guimarães - Presidente
______________________________________ Daniel Ribeiro Kaltenbach – Vice-Presidente
