ORIENTAÇÃO DE USO DOS ESPAÇOS ADMINISTRADOS PELA COORDENADORIA DE APOIO A EVENTOS

ORIENTAÇÃO DE USO DOS ESPAÇOS ADMINISTRADOS PELA

COORDENADORIA DE APOIO A EVENTOS

Objetivando estruturar o uso dos espaços disponíveis, bem como corrigir problemas

que eventualmente ocorrem, e atendendo também as solicitações advindas dos

setores administrativos, departamentos, coordenações e grupos que utilizam o Teatro

Florestan Fernandes, Anfiteatro Bento Prado Junior, Espaço de Apoio a Eventos,

Auditórios 1, 2 e 3, (localização detalhada no Anexo I deste documento) apresentamos

as orientações abaixo:

1.

RESERVA

1.1 É de responsabilidade da secretaria do Departamento / Coordenação do curso, setor administrativo ou unidade, fazer a consulta na agenda eletrônica disponível no site da ProEx http://www.proex.ufscar.br, após a consulta eletrônica ligar na CAEv e fazer o pré-agendamento, e enviar à Coordenação um ofício (modelo Anexo II), confirmando a reserva em até 7 (sete) dias úteis antes da data do evento, contendo as informações sobre atividade, local, data e período pretendido, prevendo a preparação antecipada e o termino do evento. A não confirmação mediante ofício caracterizará a não confirmação e desistência da reserva.

1.2 Caso ocorra desistência ou opção por outro local, o responsável pelo pedido de reserva deverá contatar a Coordenadoria de Apoio a Eventos o mais breve possível e cancelar a reserva, liberando a data agendada para utilização por outro evento.

1.3 Os ofícios solicitando a reserva dos espaços deverão ser encaminhados em papel timbrado do departamento e assinados pelo docente, coordenador da atividade, ou pelo chefe do departamento ao qual a atividade está vinculada.

1.4 Durante o evento o responsável deverá estar presente, participando ou coordenando. Não é recomendada a indicação de aluno, bolsista ou outro como responsável pelo evento, considerando a sua não vinculação com ao patrimônio da Instituição.

1.5 Pessoas não vinculadas aos quadros da UFSCar não podem assumir responsabilidades patrimoniais, portanto não poderão ser indicados como responsáveis pela reserva. Quanto a locação a terceiros seguir as orientações do item 1.8, 1.81 e 1.8.2.

1.6 O agendamento das reservas pode ser realizado na própria Coordenadoria de Apoio a Eventos, de segundas às sextas-feiras, no horário das 8h às 11h30min, e das 14h às 17h30min. 1.7 A agenda para pré-reserva dos espaços será aberta exclusivamente para a comunidade interna na primeira segunda-feira de dezembro até o final de março. Somente após esse período, a agenda será disponibilizada para locação por terceiros.

1.8 A agenda das pré-reservas por terceiros será aberta na primeira segunda-feira do mês de abril, sendo possível reservar por meio período ou por período integral, da seguinte forma:

1.8.1 Com no mínimo 15 (quinze) dias de antecedência da data agendada, deverá ser entregue à CAEv um ofício em 3 (três) vias, sendo uma para a própria CAEv, uma para a FAI, e outra para o responsável do evento.

1.8.2 O pagamento também deve ser feito com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, junto à FAI, com entrega da via do ofício e do cheque caução, que será devolvido após o término do evento e vistoria do espaço.

2.

UTILIZAÇÃO

2. 1

Os espaços deverão ser utilizados para atividades acadêmicas e culturais,

promovidos por todas as unidades, órgãos ou Departamentos de Ensino, Pesquisa e

Extensão do Campus da UFSCar de São Carlos ou locado a terceiros, conforme descrito

abaixo:

 Teatro Florestan Fernandes – Simpósios, Palestras, Seminários, Workshop, Congressos, Encontros, Apresentações Musicais e de Teatro e Formaturas.

 Anfiteatro Bento Prado Junior e Auditórios 1, 2 e 3 – Simpósios, Palestras, Seminários, Workshop, Defesa de Tese, dissertações.

2.3 Os dias e horários de utilização dos espaços ficam assim definidos: todos os dias da semana, inclusive sábados, domingos e feriados, no período entre 7h e 22h30min. Não será feita reserva, nem os espaços poderão ser utilizados entre as 23h e 6h, horário este que é reservado para a limpeza dos espaços.

2.4 A capacidade dos espaços deverá ser respeitada. O responsável pelo evento responderá pelo excesso da capacidade do espaço utilizado. Caso a capacidade do espaço seja ultrapassada, o responsável responderá por quaisquer danos havidos, em conformidade com as Normas de Segurança vigentes.

2.5 Os organizadores do evento se responsabilizarão por quaisquer situações que envolvam riscos de acidentes com o público. A segurança durante o evento é de responsabilidade de seus organizadores.

2.6 Os organizadores são responsáveis por materiais, objetos e/ou equipamentos deixados nas dependências dos prédios após o evento. A CAEv não se responsabiliza pelos mesmos.

2.7 A distribuição gratuita de alimentos e bebidas (coffe-break) será de inteira responsabilidade dos organizadores, observadas as condições sanitárias e de higiene quanto à manipulação dos alimentos e bebidas consumidas durante os eventos. Sugere-se a adoção de princípios que visem à sustentabilidade.

2.8 Todos os talheres, vasilhames e copos utilizados pelos consumidores deverão ser de materiais não cortantes, sendo vedada à venda e o consumo de bebidas alcoólicas, conforme determinação da Resolução ConsUni n° 435 de 14 de fevereiro 2003, dispõe sobre a venda de bebidas alcoólicas nos campi da UFSCar.

2.9 Após a realização do evento, será realizada uma vistoria pelos porteiros para verificação das condições dos espaços e seus materiais, devendo os organizadores entregar o espaço nas mesmas condições em que o recebeu.

2.10 Observado quaisquer danos no espaço físico interno e externo, ou nos materiais, ocorridos durante o período de sua utilização, será elaborado Boletim de Ocorrência pelos Vigilantes da Prefeitura Universitária, e serão comunicados os responsáveis e a Direção de sua Unidade de origem.

3.

CAPACIDADES E EQUIPAMENTOS DISPONÍVEIS

3.1 Teatro Florestan Fernandes

Capacidade de 420 lugares, 4 mesas de 2m x 70cm, toalha branca para a mesa principal, 11 cadeiras vermelhas para a mesa principal, 2 microfones na mesa, 1 púlpito com microfone, 1 microfone sem fio, 1 projetor multimídia, 1 entrada para som do computador/notebook, 3 bandeiras (País / Estado / Município), 1 gerador para som/projetor multimídia, e condicionador de ar.

3.1.1 No Teatro Florestan Fernandes os equipamentos de som e audiovisual são limitados apenas às palestras. Não atende a eventos de maior complexidade e com demandas específicas, tais como shows musicais, espetáculos de dança e apresentações teatrais.

3.1.2 O espaço não dispõe de técnico sonoplasta e iluminador, mas disponibiliza o apoio de um técnico audiovisual para a sua utilização dos equipamentos. O solicitante deverá entrar em contato com o técnico para as informações necessárias. Caso o evento não ocorra no período diurno e em dias úteis (segundas às sextas-feiras, das 7h45min. às 11h45min. e das 13h45min. às 17h45min., os responsáveis por abrir e fechar o espaço são os porteiros. O mesmo se aplica aos finais de semana e feriados.

3.1.3 Caso haja necessidade do uso da sala de som, o responsável pelo evento deverá solicitar isso no ofício (Anexo II) e indicar o nome do técnico (servidor da UFSCar) que se responsabilizará pelo uso do equipamento de som e iluminação durante o evento;

3.1.4 Regras adicionais específicas do Teatro Florestan Fernandes:

(I) Em nenhuma hipótese poderá ser liberada a ocupação do mezanino para o público, pois se trata de um piso técnico que não suporta muito peso.

(II) As portas de emergências deverão manter-se desobstruídas.

3.1.5 Não é permitido:

 Fumar nas dependências do Teatro;  Entrar com bebidas ou comestíveis;

 Utilizar a entrada e o saguão para coffe-break (o saguão é destinado à recepção e secretaria dos eventos);

 Lavar louça ou utensílios no balcão do teatro;

 Acender velas e utilizar produtos inflamáveis ou potencialmente explosivos;  Acender quaisquer tipos de incensos;

 Uso de fogos de artifícios ou procedimentos de pirofagia ou similar.

 Alterar a configuração ou realizar qualquer manuseio nos equipamentos sem consultar o técnico audiovisual;

 Utilizar as paredes para colocar cartazes e avisos (para esse fim estão disponíveis painéis);

 Utilizar cola quente, grampos, tachas ou pregos nas dependências do Teatro;  Utilizar spray de espuma sintética, gelo seco, sinalizadores, explosivos e confete;

 Entrar com bicicletas e animais nas dependências do Teatro;  Desrespeitar o horário estipulado na reserva (entrada e saída).

 Deixar materiais ou equipamentos nas dependências do Teatro após o evento.

3.2 Anfiteatro Bento Prado Junior

Capacidade de 180 lugares, 2 mesas de 2m x 60cm, toalha branca para a mesa principal, 3 microfones (sendo 1 para o público), 2 projetores multimídia, 1 entrada para som do computador/ notebook, 2 telas para projeção, 5 cadeiras vermelhas para mesa principal, 1 elevador para pessoas portadoras de necessidades especiais, condicionador de ar, saída de emergência e extintores de incêndio nas laterais.

3.3 Espaço de Apoio a Eventos (anexo do Anfiteatro Bento Prado Junior)

Salão medindo 7m x 13m, 4 mesas de 2m x 7cm, 2 banheiros (homens/mulheres), 2 banheiros para pessoas portadoras de necessidades especiais, 1 bebedouro, 1 cozinha com pia, e condicionador de ar e extintores de incêndio nas laterais.

3.4 Auditórios 1 e 2

Cada auditório com capacidade de 78 lugares, 1 mesa, 3 cadeiras azuis, 1 projetor multimídia, 1 microfone com pedestal, 2 caixas de som, 1 entrada para o som do computador/notebook, e condicionador de ar, e dispõe de extintores de incêndio.

3.5 Auditório 3

Capacidade de 48 lugares, 1 mesa, 3 cadeiras azuis, 1 projetor multimídia, 1 microfone com pedestal, 2 caixas de som, 1 entrada para som de computador/notebook e ventilador e dispõe de extintores de incêndio.

4.

MANUTENÇÃO E CONTROLE DOS ESPAÇOS

4.1 A abertura e o fechamento dos espaços é de responsabilidade dos porteiros terceirizados, inclusive nos finais de semana e feriados. Ao abrirem os espaços, deverão ligar os equipamentos do local e o condicionador de ar, caso solicitado. Ao fecharem os espaços após o uso, deverão desligar tudo, inclusive o condicionador de ar, e verificar se os equipamentos patrimoniados permanecem no espaço utilizado.

4.2 Os porteiros funcionários terceirizados que ficam na entrada dos servidores da Biblioteca Comunitária, quando solicitados para fechar os espaços, caso verifiquem a falta ou qualquer dano causado aos equipamentos ou qualquer bem patrimoniado, fará um Boletim de Ocorrência para Coordenadoria de Apoio a Eventos, que tomará as providências aplicáveis.

4.3 O responsável pelo evento deve estar presente no momento da abertura do espaço. Caso o evento termine antes do horário previsto, a presença dos porteiros para o fechamento deve ser solicitada através do interfone existente ao lado do Auditório 1 ou pelo ramal 8019, e o responsável deve aguardar até que o local seja fechado.

ANEXO I

Anfiteatro Bento Prado Jr. e Espaço de apoio a Eventos

Teatro

Florestan Fernandes Auditórios 1, 2, 3

ANEXO II

PAPEL TIMBRADO

São Carlos, ... de ... de 20... Eu COLOCAR SEU NOME AQUI, docente do departamento SEU DEPARTAMENTO AQUI solicito a reserva dos espaços conforme tabela abaixo para a atividade NOME DA SUA ATIVIDADE AQUI:

Data Horário Espaço

XX/XX/XXXX

XX:XX às XX:XX

TEATRO FLORESTAN FERNANDES

SALA DE ILUMINAÇÃO DO

FLORESTAN FERNANDES

ANFITEATRO BENTO PRADO

ANEXO DO BENTO PRADO

AUDITÓRIO 1

AUDITÓRIO 2

AUDITÓRIO 3

ESPAÇO DE EXIBIÇÃO DE PAINÉIS

(Cada espaço em uma linha da tabela)

Insira quantas linhas forem necessárias

Ao confirmar este agendamento, declaro estar ciente e de acordo com as “Normas de Utilização dos Espaços” (Disponível em www.caev.ufscar.br), assumindo completa responsabilidade pelo evento. Também assumo completa responsabilidade pelos espaços e equipamentos presentes nos mesmos durante os períodos reservados.

Atenciosamente,

ASSINATURA MANUAL – NÃO PODE SER DIGITAL

... Docente ou Chefe ou Coordenador/Departamento À Senhora

Rosemeire Gallo Mecca

Coordenadoria de Apoio à Eventos Acadêmicos UFSCar