Unidade Orçamentária

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Manual do Sistema Administração de Materiais (SMARam) Virada do Exercício

INTRODUÇÃO

Este manual mostra de forma bem simplificada o Sistema de Início de Exercício da Administração de Materiais.

Primeiramente vamos descrever algumas palavras chaves que devem ser entendidas para a realização do processo de mudança de exercício.

Unidade Orçamentária

Segmento da administração direta ou administração indireta a que o orçamento

consigna dotações específicas para a realização de seus programas de trabalho e sobre os quais exerce o poder de disposição. É o menor nível da classificação institucional, agrupada em órgãos orçamentários, entendidos estes como os de maior nível da classificação institucional.

Classificação Institucional

A classificação institucional reflete a estrutura organizacional e administrativa governamental e está estruturada em dois níveis hierárquicos: órgão orçamentário e unidade orçamentária. As dotações orçamentárias, especificadas por categoria de programação em seu menor nível, são consignadas às unidades orçamentárias, que são as estruturas administrativas responsáveis pelos recursos financeiros (dotações) e pela realização das ações.

A Unidade Orçamentária no SMARam está dividida em 5 níveis

Classificação Funcional da Despesa

A classificação funcional, por funções e subfunções, busca responder basicamente à indagação “em que” área de ação governamental a despesa será realizada. Cada atividade,

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projeto e operação especial identificará a função e a subfunção às quais se vinculam. A atual classificação funcional foi instituída pela Portaria no 42, de 14 de abril de 1999, do então Ministério do Orçamento e Gestão, e é composta de um rol de funções e subfunções prefixadas, que servem como agregador dos gastos públicos por área de ação governamental nas três esferas de Governo. Trata-se de uma classificação independente dos programas, e de aplicação comum e obrigatória, no âmbito dos Municípios, dos Estados, do Distrito Federal e da União, o que permite a consolidação nacional dos gastos do setor público.

Unidade Gestora

A Unidade Gestora é a Unidade orçamentária ou unidade administrativa investida do poder de gerir recursos orçamentários e financeiros próprios ou sob descentralização de créditos.

É a unidade autorizada a emitir documentos por meio de um sistema informatizado de administração financeira. Na Administração Direta, cada órgão tem sua UG (alguns possuem mais de uma) e na Administração Indireta, cada Autarquia, Fundação ou Empresa será uma ou mais UG, conforme sua peculiaridade.

No SMARam cada órgão possui várias Unidades Gestoras para que os recursos sejam vinculados.

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Realização dos procedimentos de conversão para virada de exercício

No executável que se destina a transição entre um exercício a outro existem duas abas de preenchimento de dados, a primeira aba se refere aos Dados básicos e a segunda referente às Unidades Orçamentárias:

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Dados do cliente

No painel de dados do cliente as informações não podem ser alteradas. Este quadro serve apenas para identificar os dados do cliente e fazer uma checagem se o sistema de materiais é integrado com a contabilidade ou não. Os campos a serem preenchidos são o nome do cliente e o CNPJ.

Dados da Abertura do Exercício

No painel da virada são parametrizadas todas as informações necessárias para a geração dos dados e execução da virada.

O campo “Do exercício” identifica o exercício anterior e o campo “Para o exercício” identifica o exercício que será iniciado, portanto, o exercício que recebera os dados da virada.

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O campo “Utiliza o Sistema de Contabilidade (SMARCP)” identifica se o cliente utiliza ou não o Sistema de Contabilidade da SMARapd. Caso positivo, o sistema solicita a conexão ao banco da contabilidade para copiar as dotações orçamentárias.

O campo “Copiar Unidades Orçamentárias” pode ser identificada de duas formas.

“Do exercício anterior do Sistema de Materiais” copia as unidades orçamentárias do ano anterior do próprio sistema de materiais já fazendo as referências necessárias.

“Do exercício anterior do Sistema de Contabilidade” copia as unidades orçamentárias do sistema de Contabilidade. Para este caso é necessário fazer as referências entre as unidades do ano anterior e atual e cadastrar as subunidades se necessário.

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Tirar da Unidade Orçamentária que está no CP com 4 níveis e não utiliza Unidade Orçamentária no SMARam.Obs: Somente na PM Matão está com três níveis, mas não pode

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Dados para conexão com o Banco da Contabilidade

Quando o sistema é integrado com a contabilidade o sistema faz a conexão automaticamente usando o usuário padrão “mat”. Acesso ao Banco CP ou tables CP.

Quando o sistema não é integrado com a contabilidade é necessário indicar os dados para a conexão e clicar no botão “Conectar” se conectar com sucesso o campo “Conectado” ficará marcado.

O botão GERAR UNIDADES PARA CONVERSÃO é utilizado para fazer a geração das Unidades Orçamentárias anteriores e atuais para a realização dos ajustes necessários e posteriormente a conformação da Virada

O botão ABRIR EXERCÍCIO é utilizado para executar a virada após todos os dados terem sido inseridos e conferidos. Parâmetros “Setados” Unidade Orçamentárias atuais definidas até o 5º nível e conferidas

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No campo usuário deve ser utilizado algum login que possua acesso ao Banco de Materiais e CP e seja administrador do Banco ou esteja com “proprietário” do Banco. Executada a Abertura ela migra todos os dados de Patrimônio/Acesso dos usuários e apontamentos de aprovação de consumo e inclusão de Requisições de Compras, de serviço, RME e Solicitações de Entrega. Por isto deve-se ter certeza de todas as Unidades Orçamentárias foram conferidas.

Existe ainda um botão de ajuda aos usuários, que se denomina AJUDA conforme mostra a figura abaixo:

Ao clicar nesse botão abrir-se-á uma tela de ajuda ao usuário com algumas instruções para a realização do procedimento em questão, cada passo está dividido em duas abas de acompanhamento, dividas por estágios de realização do processo de abertura de exercício, ou seja, dados básicos e unidades orçamentárias.

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Veja tela de ajuda sobre Unidades Orçamentárias:

Ao voltarmos para a tele principal do executável observamos a segunda aba (Unidades Orçamentárias) de informações que se define da seguinte maneira:

A finalidade desta aba é alterar, inserir e excluir as unidades orçamentárias que serão incluídas para o exercício atual e referenciar as unidades antigas as novas, a fim de converter os dados existentes

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Unidades Orçamentárias Anteriores:

Os dados não podem ser alterados e são fixos, é possível selecionar vários registros a fim de copiá-los para a lista de unidades orçamentárias atuais. Para selecionar registros, pressione a tecla <SHIFT> e pressione o mouse sobre os registros desejados.

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Unidades Orçamentárias Atuais:

Os dados podem ser alterados de acordo com a necessidade, é possível inserir novas unidades pressionando as teclas <CTRL>+<INSERT>.

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O botão CÓPIA UNIDADES tem como finalidade copiar as unidades orçamentárias antigas selecionadas pelo usuário para a lista das novas unidades orçamentárias, mantendo a referência entre os registros copiados.

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O botão APAGA REFERÊNCIA consiste em apagar a referência entre a unidade orçamentária antiga e a nova unidade selecionada nas listas de unidades orçamentárias atuais.

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O botão ASSOCIA UNIDADE realiza a associação unidade orçamentária selecionada na lista de unidades anteriores a nova unidade orçamentária selecionada na lista de novas unidades