ss 2013 Access 2013 Access 2013 Access 2013 Access 2013 Access 2013 Access 2

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Daniel Hayashida Simão

Access 2013

Relacionando Ideias

1ª Edição

Santa Cruz do Rio Pardo/SP Editora Viena

(4)

Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida, sejam quais forem os meios empregados: eletrônicos, mecânicos, fotográficos, gravações ou quaisquer outros.

Todas as marcas e imagens de hardware, software e outros, utilizados e/ou mencionados nesta obra, são propriedades de seus respectivos fabricantes e/ou criadores.

Autor: Daniel Hayashida Simão Revisão Técnica: Wellington José dos Reis Revisão Ortográfica: Graciele Alves de Mira Capa: Luciane Mendonça

Diagramadora: Erika Cristina Bueno Ilustrações: iStockphoto.com

Revisão de Diagramação: Camila Ceccatto da Silva Perez Supervisão Editorial: Karina de Oliveira

ISBN: 978-85-371-0371-5

1ª Edição - 04/2014 - SCRPardo / SP Impresso no Brasil

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Simão, Daniel Hayashida

Access 2013 : relacionando ideias / Daniel Hayashida Simão. -- 1. ed. -- Santa Cruz do Rio Pardo, SP : Editora Viena, 2014. --

(Coleção premium)

Bibliografia.

ISBN 978-85-371-0371-5

1. Microsoft Access (Programa de computador) I. Título. II. Série.

14-03634 CDD-005.369 Índices para catálogo sistemático: 1. Microsoft Office Access 2013 : Computadores : Programas : Processamento de dados 005.369

(5)

Dedico este trabalho aos meus colegas do setor de desenvolvimento.

D.H.S.

(6)

(7)

“O homem nasce bom e a sociedade o corrompe.”

Jean-Jacques Rousseau

(8)

(9)

Prefácio

Entre os softwares mais utilizados em um computador estão os gerenciadores

de bancos de dados. Criar e editar um banco de dados faz parte das atividades de

profissionais que trabalham com o desenvolvimento de sistemas.

Apesar das diversas opções desse tipo de software, o Access é um dos programas

mais utilizados nas atividades que envolvem o desenvolvimento de banco de dados

eficientes. Ele possui ferramentas e modelos que permitem a criação de inúmeros tipos

de sistemas para organizar e controlar dados e informações de estoque de produtos,

contatos profissionais ou atividades comerciais, por exemplo.

O Access é um gerenciador de banco de dados de licença paga da empresa

Microsoft. Utiliza o formato .accdb como padrão, mas oferece suporte ao formato

.mdb, permitindo abrir e salvar arquivos de versões anteriores.

O Microsoft Office Access 2013 apresenta uma interface baseada no Windows

8, o aprimoramento de ferramentas e a integração de serviços na nuvem (online),

permitindo que as apresentações possam ser acessadas de qualquer lugar. Ele pode

ser utilizado em equipamentos com tela sensível ao toque e possui integração com

aplicativos de redes sociais e serviços de imagens online.

Dividido em onze capítulos, o livro possibilita uma compreensão gradativa dos

comandos e ferramentas do software. Entre os tópicos abordados estão: as novidades

da versão 2013, a janela do programa, a barra de ferramentas de acesso rápido,

termos e conceitos usados em um banco de dados, a criação de tabelas, a inserção

de informações no banco de dados, a configuração dos campos da tabela, regras de

nomenclatura, os tipos de consultas, a edição de dados de uma consulta, a utilização

de formulários para a entrada de dados, a inserção de controles em um formulário,

a produção de relatórios, a automatização de tarefas no banco de dados através de

macros ou de códigos VBA, a adição de funções através de programação, a criação de

módulos, a importação e a exportação dados, entre outros itens.

O livro possui vários exemplos que ilustram os textos e uma proposta de criação de

um banco de dados como exercício prático, visando à fixação dos principais tópicos

abordados.

Denise de Fatima Andrade

Jornalista - MTB 53277/SP

(10)

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Sumário

Lista de Siglas e Abreviaturas ... 17

1. Introdução ao Access 2013 ... 19

1.1. Novidades do Access 2013 ... 21 1.1.1. Novidades da Interface ... 23 1.2. Iniciar o Access 2013 ... 23 1.2.1. Janela do Access 2013 ... 25 1.2.2. Guia ARQUIVO ... 26 1.2.3. Guias de Comando ... 27

1.2.4. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ... 29

1.2.5. Painel Navegação ... 30

1.2.6. Barra de Status ... 32

1.2.7. Ajuda do Programa ... 32

1.3. Informações da Conta ... 33

1.4. Abrir e Fechar um Arquivo ... 34

2. Banco de Dados ... 39

2.1. Sistema Gerenciador de Banco de Dados – SGBD ... 41

2.2. Banco de Dados Relacional ... 41

2.3. Termos e Conceitos ... 42 2.3.1. Tabelas ... 42 2.3.2. Consultas ... 42 2.3.3. Formulários ... 43 2.3.4. Relatórios ... 43 2.3.5. Macros ... 43 2.3.6. Módulos ... 43 2.3.7. Chaves ... 44 2.3.7.1. Chave Primária ... 44 2.3.7.2. Chave Candidata ... 44 2.3.7.3. Chave Estrangeira ... 44

2.4. Relacionamento Entre Tabelas ... 45

2.5. Normalização de Dados ... 46

2.5.1. Primeira Forma Normal – 1FN ... 46

2.5.2. Segunda Forma Normal – 2FN ... 47

2.5.3. Terceira Forma Normal – 3FN ... 48

2.6. Projeto de um Banco de Dados ... 49

2.7. Criando um Banco de Dados ... 49

2.7.1. Criando um Banco de Dados Utilizando Modelos ... 49

2.7.2. Criando um Banco de Dados em Branco ... 52

2.7.3. Criando Objetos do Banco de Dados ... 54

3. Tabelas

... 57

3.1. Criar Tabelas ... 59

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3.1.2. Criar Tabela Baseada em um Modelo ... 59

3.1.3. Vincular ou Importar Tabela ... 61

3.2. Determinar a Chave Primária ... 65

3.2.1. Criar a Chave Primária ... 66

3.2.2. Remover a Chave Primária ... 67

3.3. Salvar uma Tabela ... 67

3.4. Configurações de Campos ... 68

3.4.1. Criação de Campos ... 69

3.4.1.1. Adicionar um Novo Campo na Tabela ... 69

3.4.1.2. Adicionar um Campo Utilizando Modelos de Campos ... 71

3.4.1.3. Excluir Campos da Tabela ... 72

3.4.2. Regras para Nomear Campos ... 72

3.4.3. Tipos de Dados ... 72 3.4.4. Descrição do Campo ... 73 3.4.5. Propriedades do Campo ... 73 3.4.5.1. Tamanho do Campo... 74 3.4.5.2. Formato ... 75 3.4.5.3. Máscara de Entrada ... 75 3.4.5.4. Legenda ... 79 3.4.5.5. Valor Padrão ... 79

3.4.5.6. Regra e Texto de Validação ... 80

3.4.5.7. Requerido ... 83

3.4.5.8. Permissão de Comprimento Zero ... 83

3.4.5.9. Indexado ... 83

3.5. Criar Relacionamento entre Tabelas ... 84

3.5.1. Excluir um Relacionamento Entre Tabelas ... 87

3.5.2. Integridade Referencial ... 87

3.6. Inserir e Excluir Registros ... 88

3.6.1. Classificar Dados ... 89

3.7. Abrir e Fechar uma Tabela... 91

4. Consultas

... 93

4.1. Tipos de Consultas ... 95

4.2. Criando uma Consulta ... 95

4.2.1. Consulta de Seleção ... 96

4.2.2. Consulta com Parâmetro ... 98

4.2.3. Consulta de Tabela de Referência Cruzada ... 99

4.2.4. Consulta Ação...101

4.2.4.1. Consulta Acréscimo ...102

4.2.4.2. Consulta Atualização ...103

4.2.5. Consulta Exclusão ...106

4.2.6. Consulta Criar Tabela ...111

4.2.7. Consulta SQL...113

4.3. Calculando Campos ...115

4.4. Editar Dados de uma Consulta ...116

4.4.1. Alterar a Consulta para Editar os Dados ...116

(13)

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4.5.1. Associações Internas ...117 4.5.2. Associações Externas ...118 4.5.3. Associações Cruzadas ...119 4.5.4. Associações Desiguais ...119

5. Formulários

... 123

5.1. Ferramentas de Formulário ...125 5.2. Folha de Propriedades ...126 5.3. Seções do Formulário ...127 5.4. Salvar Formulário ...130 5.5. Alterar Formulário ...131 5.6. Criação de Formulário ...132

5.6.1. Criar Formulário com a Ferramenta Formulário ...132

5.6.2. Criar Formulário com a Ferramenta Formulário Dividido ...133

5.6.3. Criar Formulário com a Ferramenta Vários Itens ...134

5.6.4. Criar Formulário com a Ferramenta Formulário em Branco ...134

5.6.5. Criar Formulário com a Ferramenta Assistente de Formulário ...135

5.7. Controles ...137 5.7.1. Adicionar Controles ...138 5.7.2. Controles Disponíveis ...139 5.7.2.1. Rótulo ...139 5.7.2.2. Grupo de Opções ...140 5.7.2.3. Botão de Comando ...144 5.7.2.4. Caixa de Listagem ...149 5.7.2.5. Caixa de Combinação ...150 5.7.2.6. Subformulários ...153 5.7.2.7. Imagem ...155 5.7.3. Controles Calculados ...156 5.8. Expressões ...158 5.8.1. Elementos de Expressão ...158 5.8.1.1. Identificadores ...158 5.8.1.2. Operadores ...159 5.8.1.3. Funções ...160 5.8.1.4. Constantes ...160 5.8.2. Construtor de Expressões ...160

6. Relatórios

... 163

6.1. Guias de Contexto dos Relatórios ...165

6.1.1. Seções ...166

6.2. Criar Relatórios ...167

6.2.1. Ferramenta Relatório ...167

6.2.2. Ferramenta Design de Relatório ...168

6.2.3. Assistente de Relatório ...170

6.3. Editar Relatórios...174

6.3.1. Editar o Relatório no Modo de Exibição de Layout ...174

6.3.2. Editar o Relatório no Modo Design ...175

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6.3.4. Quebra de Página ...176 6.3.5. Numeração da Página ...178 6.4. Sub-relatório ...178 6.4.1. Criar Sub-relatório ...179 6.4.2. Editar o Sub-relatório...181

6.4.2.1. Abrir Sub-relatório em Uma Nova Guia ...181

6.5. Etiquetas ...182

7. Macros

... 187

7.1. Criando uma Macro Autônoma ...189

7.1.1. Criando uma Macro Inserida ...192

7.1.2. Utilizando If, Else If e Else ...193

7.2. Copiar, Colar e Compartilhar Macro ...195

7.3. Corrigindo Macros com o Recurso Passo a Passo ...195

8. Programação

... 199

8.1. Visual Basic for Applications (VBA) ...201

8.1.1. Convertendo Macros em Códigos VBA ...201

8.1.2. Criar Arquivo VBA em Branco ...203

8.2. Variáveis ...203

8.2.1. Tipos de Variáveis ...204

8.2.2. Nomeando Variáveis ...205

8.3. Constantes ...205

8.3.1. Constantes Predefinidas do VBA ...205

8.4. Operadores ...206 8.4.1. Operador de Atribuição ...206 8.4.2. Operadores de Concatenação ...206 8.5. Estruturas de Decisão ...207 8.5.1. If ... Then ...207 8.5.2. If ... Then ... Else ...207 8.5.3. Select Case ...208 8.6. Estrutura de Repetição ...208 8.6.1. DoUntil ... Loop ...209 8.6.2. Do ... Loop Until ...209 8.6.3. For ... Next ...210

9. Módulos

... 213

9.1. Módulo Classe ...215 9.2. Módulo Padrão ...216 9.3. Procedimentos ...216 9.3.1. Sub...217 9.3.2. Function ...217 9.3.3. Property ...218

9.4. Criar Procedimento de Evento ...219

9.5. Pesquisador de Objetos ...220

10. Importar e Exportar Dados ... 225

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10.1.1. Preparar Importação ...228 10.1.2. Executar a Importação ...228 10.2. Exportar ...232 10.2.1. Preparar Exportação...233 10.2.2. Executar Exportação ...233

11. Exercícios

Práticos

... 237

11.1. Criação de Tabelas ...239 11.2. Relacionando Tabelas ...240

11.3. Preenchimento das Tabelas ...240

11.4. Criação de Formulários ...241

11.5. Criando um Relatório ...248

Referências ... 251

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I S T A D E

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I G L A S E

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B RE V I A T U R A S

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Lista de Siglas e Abreviaturas

1FN ______________ Primeira Forma Normal.

2FN ______________ Segunda Forma Normal.

3FN ______________ Terceira Forma Normal.

CNPJ _____________ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.

ID _______________ ,GHQWL¿FDomR

IDE ______________ Integrated Development Environment.

ODBC ____________ Open Database Connectivity.

OLE ______________ Object Linking and Embedding.

PDF______________ Portable Document Format.

SGBD ____________ Sistema Gerenciador de Banco de Dados.

SQL ______________ Structured Query Language.

VBA ______________ Visual Basic for Applications.

XML _____________ eXtensible Markup Language.

XPS ______________ ;0/3DSHU6SHFL¿FDWLRQ

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2013

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1

Introdução ao Access 2013

A

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1.1. Novidades do Access 2013 1.1.1. Novidades da Interface 1.2. Iniciar o Access 2013 1.2.1. Janela do Access 2013 1.2.2. Guia ARQUIVO 1.2.3. Guias de Comando

1.2.4. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido 1.2.5. Painel de Navegação

1.2.6. Barra de Status 1.2.7. Ajuda do Programa

1.3. Informações da Conta 1.4. Abrir e Fechar um Arquivo

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1. Introdução ao Access 2013

O Microsoft Access 2013 é o mais novo sistema de gerenciamento de banco de

dados da Microsoft. Mas o que é banco de dados? E sistema de gerenciamento de

banco de dados?

Um banco de dados ou base de dados é uma coleção de diversos dados que se

relacionam e, quando processados geram as informações. Nos últimos anos, os bancos

de dados se tornaram peça vital para grande parte das empresas, independente do

seu porte, e principalmente para as que possuem a informação como um dos ativos

principais. Esses dados podem ser nomes, idade, endereço, data de nascimento, número

de documentos, entre outros, que quando são relacionados geram informações de

uma determinada pessoa, por exemplo.

Já um sistema de gerenciamento de banco de dados, ou simplesmente SGBD, é

um software que realiza o gerenciamento do banco de dados através de uma interface

gráfica, facilitando a vida do profissional que administra os bancos de dados.

Com o SGBD Microsoft Access 2013 é possível criar tabelas, inserir dados,

organizar dados, relacionar tabelas, realizar configurações, gerar consultas,

formulários, relatórios, macros, utilizar recursos de programação, criar módulos e

importar e exportar dados.

Essa versão do Access vem com um novo conceito: aplicativos. Todas as inovações

baseiam-se no conceito de um aplicativo. A intenção é criar os bancos de dados

no Access 2013, usar e compartilhar com outras pessoas, como um aplicativo do

SharePoint (Plataforma Web da Microsoft utilizada na criação de portais e intranets

corporativas, permitindo o compartilhamento de aplicativos entre os integrantes de

uma empresa) em um navegador Web. É importante informar que, para criar bancos

de dados como aplicativos, é necessário possuir o SharePoint ou o Office 365, que são

serviços pagos separadamente.

O aplicativo pode ser criado rapidamente, basta selecionar o tipo de dados que serão

trabalhados (contatos, projetos, tarefas, etc). Então, o Access 2013 cria a estrutura

completa do banco de dados com modos de exibição que permitem adicionar e editar

dados.

O Access 2013 também permite o trabalho com os tradicionais bancos de dados

para desktop, que são os bancos de dados estudados neste livro.

1.1. Novidades do Access 2013

Como mencionado anteriormente, o Access 2013 traz suas novidades para

esta versão baseadas no conceito de banco de dados como aplicativo. Porém, para

trabalhar com este tipo de recurso é necessário utilizar um dos recursos da Microsoft

(SharePoint ou Office 365) para criar e publicar banco de dados como aplicativos. O

grande empecilho é que tais recursos são pagos. Outro aspecto que sofreu mudanças

foi o seu design. A nova aparência do Access 2013 teve algumas alterações em relação

a versão anterior, principalmente em sua tela inicial, que foi baseada na aparência do

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2013

2 2

Veja a seguir as novidades do Microsoft Access 2013:

t Criando um aplicativo: Usando um servidor do SharePoint ou sua conta

do Office 365 como host, é possível criar um aplicativo de banco de dados

baseado no navegador.

t Modelos de tabela: Adicione tabelas rapidamente ao aplicativo usando

modelos de tabela pré-projetados. Basta clicar sobre o tipo de dados que será

utilizado.

t Dados externos: Importe dados de bancos de dados da área de trabalho do

Access, arquivos do Microsoft Excel, fontes de dados ODBC, arquivos de

texto e listas do SharePoint.

t Abrindo em um navegador: Após configurar o design do aplicativo, basta

clicar em Iniciar Aplicativo, sem a necessidade de realizar verificações de

compatibilidade antes de abrir o aplicativo em um navegador.

t Navegação incluída: Não é necessário criar modos de exibição, menus e

outros modos de interface. Os nomes das tabelas aparecem na borda esquerda

da janela e os modos de exibição de cada tabela aparecem na parte superior.

t Barra de ações: Cada modo de exibição interno possui uma Barra de Ações

com botões para adicionar, editar, salvar e excluir itens.

t Modos de exibição mais fáceis de modificar: Os controles de exibição

podem ser modificados facilmente, basta clicar e arrastar o controle para

modificar sua localização.

t Balões para definir propriedades: As configurações específicas estão

disponíveis em balões estrategicamente localizados ao lado de cada seção ou

controle.

t Controles de itens relacionados: O controle Itens Relacionados oferece

uma maneira rápida de listar e resumir os dados de uma tabela ou consulta

relacionada. Basta clicar em um item para abrir um modo de exibição de

detalhes desse item.

t Controle preenchimento automático: Este recurso pesquisa dados de uma

tabela relacionada. Basta digitar as iniciais dos dados que precisa, que o

campo oferece opções de autopreenchimento.

t Links drill-through: Os links drill-through permitem ver rapidamente

os detalhes de um item relacionado. Os Access apps cuidam da lógica nos

bastidores para garantir que os dados corretos serão mostrados.

t Aprimoramento de permissões: O SharePoint inseriu três novos níveis

de permissões, o Designer, Autor e Leitor. O nível Designer pode alterar

somente o design do aplicativo, o Autor pode alterar os dados, mas não o

design e o Leitor pode apenas ler.

t Empacotar e distribuir aplicativos: Os aplicativos podem ser salvos como

pacotes. Esse pacote pode ser adicionado ao seu catálogo corporativo ou na

(23)

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2013 23

1.1.1. Novidades da Interface

A interface do Microsoft Access 2013 sofreu algumas mudanças em relação as

versões anteriores. Veja abaixo as novidades da interface da área de trabalho do Access

2013 e a localização de cada seção:

1 2

1 - Usuário Logado.

2 - Recolher Faixa de Opções (Ctrl+F1).

Acompanhe a seguir a descrição de cada opção:

t Usuário logado: Exibe o usuário do computador que está utilizando o

programa no momento.

t Recolher faixa de opções (Ctrl+F1): Clique para ocultar a faixa de opções,

mas manter as guias no modo de exibição.

1.2. Iniciar o Access 2013

Para começar os estudos com o Microsoft Access 2013 é necessário primeiro

iniciá-lo. Para isso, iniciaremos o programa no ambiente do sistema operacional Windows 7.

Realize os seguintes procedimentos para abrir o programa:

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2013

2 4

2. Na caixa Pesquisar programas e arquivos, digite Access 2013;

3. Clique sobre Access 2013 para abrir o programa.

O programa será iniciado e a primeira tela exibida apresenta opções para abrir

documentos recentes, abrir outros arquivos, criar bancos de dados para diversas

aplicações e a opção Pesquisas sugeridas, que oferece modelos de aplicativos para

aplicações específicas para Contatos, Negócios, Funcionário, Vendas, Ativos e

Projetos.

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1.2.1. Janela do Access 2013

Após criar um banco de dados é exibida a janela do Access 2013. Esta janela oferece

uma interface agradável e de fácil acesso aos painéis e ferramentas utilizados na criação

e edição do banco de dados.

1 - Botão Access.

2 - Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. 3 - Guias de comando.

4 - Ajuda do Programa. 5 - Guia ARQUIVO.

6 - Faixa de opções. 7 - Painel Navegação. 8 - Iniciador de caixa de diálogo. 9 - Guia. 10 - Barra de Status. 2 4 1 3 9 8 10 5 6 7