MANUAL PORTAL MINHA EMPRESA

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MANUAL

PORTAL MINHA EMPRESA

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1 Sumário

Introdução ... 2

Login no Site ... 3

Tutorial – Primeiro Pedido ... 7

Tela Inicial ... 15

Pedido de Benefício ... 16

Pedido de Benefício | Faça seu pedido ... 17

Pedido de Benefício | ... 24

Acompanhamento de Pedidos ... 25

Pedido de Benefício | Gráfico de volume de pedidos ... 34

Cartões ...36

Cartões | Cancelamento e reemissão ... 37

Cartões | Acompanhamento da Solicitação de Reemissão ... 41

Cartões | Solicitação de extrato de colaboradores/cartão ... 43

Cartões | Visualizar extrato de colaboradores/cartões ... 46

Cadastro ... 50

Cadastro | Colaboradores ... 51

Cadastro | Locais de Entrega ... 55

Financeiro ... 65

Financeiro | Cobrança ... 66

Financeiro | RPS e Demonstrativos Fiscais ... 71

Financeiro | Informe de Rendimentos... 79

Administração ... 80

Administração | Operadores e perfil de acesso ... 80

Administração | Trocar senha de acesso ... 90

Administração | Visualizar Contratos ... 93

Dados de acesso do usuário ... 99

Acesso rápido ... 102

Notícias ... 103

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Introdução

O Portal Minha Empresa

O Portal Minha Empresa é uma plataforma on-line dentro do site www.alelo.com.br. Uma área restrita e segura, disponibilizada através de login e senha para que a sua empresa faça a administração de seus pedidos. Dentro dele será possível: realizar pedidos, cadastrar interlocutores, locais de entrega, efetuar alterações cadastrais, imprimir boletos, verificações de notas fiscais e extratos de saldo.

Serão abordadas todas as opções disponíveis no portal através dos “Menus” do Portal Minha Empresa:

❑ Pedido de Benefícios

❑ Cartões

❑ Cadastro

❑ Financeiro

❑ Administração

Produtos/Benefícios que fazem parte de processo:

❑ Alelo Alimentação

❑ Alelo Refeição

❑ Alelo Cultura

❑ Alelo Natal

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Login no Site

Para fazer login no site é necessário ir:

1. Acesse www.alelo.com.br 2. Clique em: Já sou cliente 3. Acesse a aba: Alelo cartões

O site irá direcionar para a página abaixo:

https://pedidos.alelo.com.br/

Para o primeiro acesso: deverá ser criada a sua senha de acesso, acessando os 4 passos seguintes.

Identifique-se: Após a criação de senha, realize o login.

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Clique em enviar para confirmar a solicitação de cadastro.

3

E-mail: Acesse o link de confirmação de solicitação de cadastro em seu e-mail para concluir o cadastro de login e senha.

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5 Para o primeiro acesso, será necessário dar o aceite na “Política de Acesso e Uso do Website Alelo”.

Importante: Fique atento aos critérios para criação da senha e clique em enviar.

!

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6 Senha cadastrada, agora você poderá acessar o Portal Minha Empresa. Seja Bem-Vindo!

Se você for o interlocutor de “Operação ou Decisão“, seu acesso poderá cadastrar novos interlocutores para acesso ao portal: através do menu Administração -> Operadores e Perfil de Acesso e o mesmo receberá as instruções por e-mail de como fazer o cadastro.

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Tutorial – Primeiro Pedido

No primeiro acesso do usuário, o Portal Minha Empresa irá disponibilizar um tutorial com os processos, passo-a-passo, para cadastro de endereço, interlocutor e solicitação do pedido.

IMPORTANTE: o tutorial será exibido somente no momento do primeiro acesso ao Portal Minha Empresa.

Tutorial: ao clicar no botão, o cliente consegue visualizar o passo-a-passo para cadastro e solicitação do primeiro pedido.

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8 Confirmação de endereço e local de entrega: As informações de contrato já vêm carregadas na tela para confirmar o local de entrega (matriz).

O usuário pode confirmar ou alterar essas informações:

Visualize o local de entrega confirmado, você pode cadastrar um novo local ou avançar para a próxima etapa do tutorial.

Local de Entrega já cadastrado.

Cadastro de novos locais de entrega

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9 A próxima etapa é a geração de pedido para o(s) contrato(s) cadastrados do CNPJ.

O pedido tem 6 etapas, mostradas na régua destacada.

A empresa precisa dar o aceite nos termos do Contrato Padrão do produto para prosseguir com o pedido.

Li e concordo com os Termos do Contrato Padrão

Ao clicar no link, o contrato padrão é exibido na tela, como um pop-up

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10 Contrato Padrão: Ao clicar sobre a palavra “Termos do Contrato Padrão” o contrato padrão será exibido para leitura.

Ao final da leitura clique em aceitar, para o aceite dos termos e em imprimir se desejar ter o documento impresso.

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11 Na etapa 3, a empresa escolhe a forma de realização do pedido: Novo Pedido, por ser o primeiro pedido. Para as demais solicitações será possível copiar um pedido recente.

Ao clicar em Avançar, o cliente precisará dar o aceite também no termo do MTE.

IMPORTANTE:

O QUE DIZ O TERMO DO MTE (MINISTÉRIO DO TRABALHO): o termo busca orientar as empresas a observarem os valores mínimos dos benefícios de refeição e alimentação, em média, para a região onde se encontram os funcionários, a fim de garantir que esses conseguirão se alimentar de forma adequada.

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12 A etapa 4 permite ao interlocutor cadastrar colaboradores que farão parte do pedido.

Cadastro de novos colaboradores.

Seleção dos colaboradores já cadastrados.

Informação sobre o valor total do pedido e a data de crédito nos cartões.

IMPORTANTE:

O portal sempre irá sugerir a data mínima de 3 dias uteis para disponibilização considerando a data que o pedido será criado.

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13 A etapa de número 5 mostra ao cliente um resumo do seu pedido, com quantidade de colaboradores, endereço de faturamento, valor total, prazos de entrega e crédito nos cartões, para confirmação.

Por fim, a última etapa irá confirmar o envio do pedido, disponibilizar o boleto de forma online para download, novamente, um resumo do que foi pedido pelo interlocutor.

IMPORTANTE: Devido ao prazo de registro, o boleto poderá ser pago em até 2 horas após ser emitido.

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Situação: Pendente

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Tela Inicial

Após passar pelo tutorial, você estará na página inicial do Portal Minha Empresa, conheça abaixo cada item:

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1. Menu de funcionalidades para utilização do Portal Minha Empresa.

2. Alteração de dados pessoais e de acesso ao Portal.

3. Permite a troca entre empresas as quais o mesmo usuário possua acesso.

4. Banner rotativo com novidades da Alelo.

5. Acesso rápido a funcionalidades recorrentes.

6. Informações sobre demais produtos da Alelo.

7. Últimas novidades.

8. Aceso a notícias publicadas nos últimos meses.

9. Atendimento – FAQ.

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Menu de Funcionalidades

As funcionalidades apresentadas no Portal Minha Empresa são compostas pelos menus: Pedido de Benefício, Cartões, Cadastro, Financeiro e Administração. Cada um possui ferramentas para solicitação e gestão dos benefícios de seus colaboradores, conforme detalhado abaixo:

Pedido de Benefício

O primeiro menu de funcionalidades permite a realização de pedidos, acompanhamentos dos mesmos e visualização de um gráfico com o histórico do volume de pedidos já solicitados.

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Pedido de Benefício | Faça seu pedido

Ao clicar na aba “Faça seu pedido”, o interlocutor poderá, da mesma forma que no tutorial, solicitar a disponibilização de créditos para seus funcionários.

A página irá carregar os cartões referente aos contratos aos quais a empresa possui:

Escolha o produto de acordo com os contratos ativos apresentados para iniciar a criação do pedido.

Contratos ativos de acordo com o CNPJ

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A primeira vez em que o Interlocutor realizar o pedido, será necessário aceitar os termos do MTE para prosseguir (da mesma forma que no tutorial).

Além da possibilidade de realização de um novo pedido, o interlocutor poderá copiar um pedido recente (caso haja) e continuar um pedido salvo e não enviado.

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Confira acima o produto selecionado, visualize o número do pedido, selecione ou inclua novos colaboradores e defina o valor de crédito.

Informações importantes na tela acima:

1. Contrato/Produto solicitado: na parte de cima da tela de pedido, durante todo o processo, é possível visualizar o nome do produto para o qual está sendo solicitado o pedido, número do contrato e o layout do cartão. O fundo com essas informações sempre trará a cor de cada produto.

2. Número do Pedido: com esse número, é possível acompanhar a situação do pedido (no próprio portal ou na Central de Atendimento), bem como continuar a gestão da solicitação após a disponibilização do benefício (ex.: documentos financeiros).

000.000.000-00

000.000.000-00 000.000.000-00

Inclusão de novo colaborador de forma individual ou por planilha Pesquise xls

colaboradores já cadastrados

Aplique o valor para todos os colaboradores selecionados 1

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5

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20 3. Pesquisa de colaboradores: campo para pesquisa dos colaboradores cadastrados na base, para escolha dos funcionários que irão compor o pedido. A pesquisa pode ser realizada por:

• Nome/CPF do colaborador: irá trazer todos os colaboradores cadastrados com o nome/CPF informado

• Local de entrega: irá trazer todos os colaboradores do local de entrega selecionado.

4. Inclusão de Novo Colaborador: durante a solicitação de um pedido, é possível incluir um novo funcionário na própria tela e retornar ao pedido na sequência.

Basta preencher os dados do colaborador.

Importar Colaboradores: permite incluir até 100 colaboradores em uma planilha xls e importar no portal.

5. Aplicar valor para selecionados: permite informar um determinado valor para disponibilização e aplica-lo para todos os colaboradores selecionados.

6. Quantidade de colaboradores no pedido: apresenta a quantidade de funcionários selecionados para o pedido de benefício.

7. Valor mínimo e máximo: informação a respeito dos valores mínimo e máximos para solicitação de créditos por colaborador.

• Valor mínimo: R$ 0,00

• Valor máximo: R$ 99.999,00

Detalhamento de como a planilha modelo deve ser preenchida.

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21 8. Valor total e Data de Disponibilização: antes da conclusão do pedido, são informados o valor total do pedido, contabilizando apenas os créditos solicitados (sem o valor das taxas), e a data de disponibilização do benefício.

IMPORTANTE: a data de disponibilização do benefício nos cartões dos usuários pode ser agendada pela empresa, considerar sempre o prazo de 3 dias úteis após o processamento do pagamento do boleto.

9. Salvar e continuar depois: se houver necessidade você pode salvar todas as informações sobre o pedido informadas até então, e continuar sua solicitação em outro momento.

Ao acessar o botão Importar Colaboradores o portal irá abrir a tela para buscar o arquivo para a importação. O portal irá validar:

▪ Se a planilha possui até 40 colaboradores;

▪ Se o arquivo é com extensão xls;

▪ Se todos os campos estão preenchidos corretamente;

Caso a importação inicial tenha apresentado algum problema nos campos da planilha, deverá ser exibida uma GRID de colaboradores com o campo incorreto demarcado em vermelho.

❑ Observação: nesta grid, para cada linha, deverá ser exibido um “X” conforme já exibido no GRID de colaboradores para que possa habilitar a exclusão do colaborador a ser importado e este colaborador não será mais importado.

Logo abaixo o GRID irá aparecer um resumo do processamento, com as mensagens:

X colaboradores validados com sucesso Y colaboradores não validados com sucesso

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22 Após a importação os dados dos colaboradores irão aparecer selecionados para dar continuidade no pedido.

Observação: o interlocutor poderá selecionar outros colaboradores para o mesmo pedido Ao selecionar avançar, confirme se os locais de entrega estão cadastrados corretamente:

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23 Será apresentado o resumo do pedido para confirmação. Caso haja alguma informação indevida, use o campo voltar para até a etapa correspondente para correção.

O “Valor Total” informado nesta tela se refere ao total a ser carregado no cartão dos colaboradores, excluindo as tarifas, que serão descritas e inseridas no valor do boleto.

Ao confirmar o pedido será apresentada a confirmação e a opção de imprimir o boleto, dependendo da forma de pagamento do contrato.

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Pedido de Benefício |

Função para impressão do boleto.

Link para a aba de “Acompanhamento do Pedido”

O boleto no Portal Minha Empresa é gerado de forma online, no momento da finalização do pedido. Se o mesmo não aparecer nessa tela, contate a central de atendimento.

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Acompanhamento de Pedidos

Permite ao interlocutor consultar o andamento de seus pedidos, de forma geral.

Funcionalidades para acompanhamento dos pedidos:

Informações importantes na tela:

1. Pesquisa de pedidos: campo para pesquisa dos pedidos já realizados, para consulta de seu andamento. É possível realizar a pesquisa por:

• Número do Pedido: informado no momento da solicitação do pedido.

• Produto/Número do Contrato 1

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6

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• Situação: status do pedido dentro do portal

2. Selecionar itens filtrados: permite a seleção de todos os itens resultantes da busca realizada nos filtros de pesquisa.

3. Ordenar selecionados: ordena todos os itens que foram selecionados em ordem alfabética.

4. Limpar filtro: exclui os filtros selecionados na busca, trazendo a listagem original dos pedidos.

5. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas na tela de

acompanhamento de pedidos. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

6. Grid:

• Selecionar todos: permite a seleção de todos os pedidos contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada pedido desejado.

• Data da solicitação: data a qual foi solicitado o pedido de benefício.

• Número do pedido: número atribuído pelo portal para cada pedido realizado. Tal número poderá ser utilizado para acompanhamento tanto no portal, quanto pela Central de Atendimento.

IMPORTANTE: ao clicar sobre o número de cada pedido, é possível visualizar as informações gerais da solicitação.

• Tipo de pedido: formato em que foi realizado o pedido. No Portal Minha Empresa, os pedidos SEMPRE serão realizados na forma “online”.

• Produto/Contrato: nome do produto e número do contrato para os quais foi realizado o pedido.

• Número de Colaboradores: quantidade de colaboradores no pedido.

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• Data da Disponibilização: data prevista para disponibilização dos créditos nos cartões dos colaboradores.

• Valor: valor total do pedido.

• Situação: “status” do pedido dentro do portal.

IMPORTANTE: é possível acompanhar a evolução dos seus pedidos solicitados, de acordo com os status abaixo.

Rascunho Pedido salvo e não enviado.

Processando Pedido em processamento pela Alelo Pendente Pedido aguardando pagamento Aguardando

Disponibilização

O pedido já foi processado e pago, e aguarda a data para disponibilização dos créditos

Processado O pedido foi enviado para produção

Disponibilizado Créditos do pedido disponibilizado aos usuários Rejeitado Falha Sistêmica ou Falta de Informações

Cancelado Pedido Cancelado pelo Cliente ou por Decurso de Prazo

• Detalhes do Pedido: ao clicar sobre o botão “Detalhar” é possível também visualizar informações sobre o pedido e, ainda, cancelar ou alterar pedidos.

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28 Acompanhamento do pedido: é possível acompanhar o andamento do pedido, pelo menu “pedido de benefícios” e acessar a aba “acompanhamento de pedidos”

Ao clicar sobre o botão “Visualizar” é possível também acompanhar a entrega dos seus benefícios:

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29 Acesse detalhar para visualizar o histórico de entrega dos cartões.

Cancelamento de Pedido: para cancelar um pedido já finalizado, o cliente deverá clicar no botão

“Cancelar Pedido”, na tela de Acompanhamento de Pedidos > Detalhar Pedido

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30 1. Nome do Produto e Número do Contrato: nome do produto e número do contrato

referente ao pedido que irá ser cancelado. Ao fundo, aparecerá também até o final do processo a cor padrão do produto.

2. Número do pedido e Situação: número do pedido gerado na solicitação e situação do mesmo no portal.

3. Dados do pedido: informações sobre o número de colaboradores, valor total do pedido, data de disponibilização e data da solicitação do pedido a ser cancelado.

4. Motivo de cancelamento: para prosseguir com o cancelamento, deve ser selecionado um dos motivos abaixo.

Decurso de prazo Dados errados na NF Fraude

Faturamento indevido Crédito incorreto

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4

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31 Demissão de funcionário

Cartão cortesia

Pedido solicitado por engano

5. Aceite das condições: para prosseguir com o cancelamento, deverá ser dado o aceite nos termos e condições do contrato padrão.

Confirmação do cancelamento:

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32 IMPORTANTE: o cancelamento do pedido poderá ser realizado a qualquer momento

após a finalização. É importante, porém, atentar-se as condições em cada situação de processamento do pedido no portal:

• Pedido finalizado: o cancelamento será realizado, sem nenhuma perda para o

cliente

• Pedido pago: o pedido será cancelado, e o valor pago será devolvido na forma

de abatimento na próxima fatura ou creditado na conta corrente, conforme necessidade.

• Pedido disponibilizado para o usuário: o valor creditado será abatido da fatura,

em duas condições. A) se o usuário não houver utilizado o saldo, será abatido o valor integral. B) se o usuário houver utilizado parte do saldo, será abatido o valor restante ainda não utilizado.

• Pedido disponibilizado e crédito totalmente utilizado: caso o usuário tenha

utilizado todo o saldo disponibilizado, não será possível realizar o abatimento do valor.

Alterar pedido: é possível alterar as informações solicitadas em um pedido em qualquer

momento, dentro das mesmas condições para cancelamento.

IMPORTANTE: somente o valor disponibilizado para o usuário pode ser alterado após a

finalização do pedido.

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33 1. Dados do pedido: informações sobre o número de colaboradores, valor total

do pedido, data de disponibilização e data da solicitação do pedido a ser cancelado.

2. Aplicar valor: permite a aplicação de um mesmo valor a ser alterado, para

todos os colaboradores no pedido.

3. Aplicar motivo de alteração: permite a aplicação de um mesmo motivo de

alteração do valor para todos os colaboradores no pedido

IMPORTANTE: Para finalizar a alteração, deve ser informado o motivo para da solicitação (os mesmo de cancelamento).

Decurso de prazo Dados errados na NF Fraude

Faturamento indevido

Crédito incorreto

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Pedido de Benefício | Gráfico de volume de pedidos

Gráfico de volume de pedidos: permite ao interlocutor consultar o histórico do volume de pedidos solicitados ao longo do tempo.

Contratos ativos para o CNPJ da empresa.

Campo para escolha do período a ser consultado

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35 O gráfico irá gerar informações com base na quantidade de colaboradores no pedido, cartões emitidos (novos e 2ª via) e valor dos pedidos (para o período selecionado).

Campo para escolha do período a ser consultado

Botões para impressão do gráfico ou para salvá-lo em PDF.

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Cartões

O menu Cartões permite realizar o gerenciamento e manutenção de seus plásticos. Estão disponíveis as funcionalidades: (1) Cancelamento e reemissão de cartão; (2) Acompanhamento da reemissão do cartão; (3) Solicitação de extrato dos usuários; e (4) Acompanhamento da solicitação de extrato.

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Cartões | Cancelamento e reemissão

Escolha dos contratos aos quais estão os cartões a serem cancelados e/ou reemitidos.

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38 Informações importantes na tela:

1. Nome do Produto e Número do Contrato: nome do produto e número do contrato referente ao pedido dos cartões a serem cancelados. Ao fundo, aparecerá também até o final do processo a cor padrão do produto.

2. Pesquisa de cartões: campo para pesquisa dos cartões dentro do pedido selecionado, para solicitação do cancelamento. É possível realizar a pesquisa por:

• Nome do colaborador/CPF.

3. Selecionar cartão: permite a seleção de todos os cartões contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada pedido desejado.

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3 4 5 6

7

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39 5. Motivo para cancelamento: deve ser escolhido um dos motivos a seguir para

cancelamento:

• Roubo

• Perda

• Dano Físico

• Nome impresso errado no cartão (para essa opção, digitar o nome desejado para correção na 2ª via)

6. Emitir 2ª Via: caso seja necessário a emissão de 2ª via do cartão, o campo nessa coluna deverá ser marcado.

* IMPORTANTE: para os motivos de Roubo ou Perda, o campo aparecerá em branco, para marcação conforme desejo do usuário. Os motivos Dano Físico e Erro no Nome Impresso virão com esse campo marcado automaticamente.

7. Reemissão de Cartão: quando selecionado o motivo “Erro no nome impresso”, será habilitado um campo, nessa coluna, para informação do nome correto a ser gravado no cartão.

8. Quantidade de cartões a cancelar/reemitir: quantidade de cartões selecionados para cancelamento e reemissão.

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Fique atento a confirmação dos dados e cartões solicitados para cancelamento e reemissão, os prazos estipulados e confirmar a operação.

Prazo de cancelamento e reemissão:

Motivo perda ou roubo Cancelamento imediato Motivo dano físico ou erro no

nome impresso

Cancelamento após a primeira utilização da 2ª via emitida Reemissão de Cartão Entrega em 7 dias úteis

Prazos para cancelamento dos cartões

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Cartões | Acompanhamento da Solicitação de Reemissão

Nessa aba, será possível acompanhar as solicitações de cancelamento/reemissão de cartão realizadas.

A partir de solicitações realizadas, o portal permite acompanhar o status da de reemissão dos cartões.

Protocolo de cartão reemitido

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6 7 8 9 10

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42 1. Pesquisa por: É possível realizar a pesquisa por:

• Período da solicitação: Data inicial e Data final

• Produto/Contrato: seleção de um produto/contrato para o qual foi realizado a solicitação

• Número do protocolo: número do protocolo fornecido após a solicitação.

• Tipo de solicitação: qual solicitação realizada deseja consultar (nesse caso, sempre Reemissão de Cartão)

• Origem da solicitação: canal onde foi realizada a solicitação de reemissão.

4. Limpar filtro: exclui os filtros selecionados na busca, trazendo a listagem original dos pedidos.

5. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas na tela de acompanhamento de solicitações de reemissão. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento

6. Selecionar todos: permite a seleção de todos os pedidos contidos na base, automaticamente.

Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada pedido desejado.

7. Data da solicitação: data a qual foi solicitado o pedido de benefício.

8. Tipo de solicitação: tipo da solicitação realizada (no caso, sempre reeemisão de cartão) 9. Origem da solicitação: canal de origem onde foi realizada a solicitação de reemissão.

10. Número do protocolo: Clicando no número do protocolo, aparecerá um pop-up na tela com um resumo da solicitação, para conferência do cliente

Portal de Pedidos – Empresa Meu Alelo – Usuário

Central de Atendimento – Empresa Central de Atendimento – Usuário Chamado Interno Alelo

Central de Atendimento Alelo

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Cartões | Solicitação de extrato de colaboradores/cartão

É possível solicitar o extrato com informações a respeito do valor e data da Disponibilização do Benefício para funcionário solicitado

O extrato poderá ser solicitado até o período de 05 anos.

Escolha dos contratos aos quais estão os cartões/colaboradores dos extratos desejados.

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44 Informações na tela acima:

1. Pesquisa de cartões: campo para pesquisa de colaboradores dentro do contrato selecionado, para solicitação do extrato. É possível realizar a pesquisa por:

• Nome do colaborador/CPF.

• Local de entrega

• Número do cartão

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45 4. Limpar filtro: exclui os filtros selecionados na busca, trazendo a listagem original dos pedidos.

5. Aplicar período: permite a aplicação de um período de consulta par ao extrato para todos os colaboradores selecionados.

6. Selecionar todos: permite a seleção de todos os cartões contidos na base, automaticamente.

Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada pedido desejado.

7. Número do cartão: número do plástico referente a cada colaborador.

8. Período de consulta: campo para informação do período de consulta para solicitação do extrato.

IMPORTANTE: o período máximo para solicitação do extrato é de 5 anos a partir da data atual.

Após solicitação realizada, o portal irá informar o protocolo referente a solicitação e o prazo estimado para retorno do extrato (normalmente, em até 24h, em dias úteis).

Os extratos, após gerados, permanecerão para consulta e download no link “Acompanhar Solicitação de Extrato”.

- Número do protocolo - Data de envio do extrato - Data prevista para disponibilização - Quantidade de usuários solicitados

Possibilidade de impressão do protocolo

Link para aba de acompanhamento e consulta a extratos

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Cartões | Visualizar extrato de colaboradores/cartões

Após 24 horas do protocolo gerado, entrar na opção: “Visualizar extrato de colaboradores/cartões

“, que constará o relatório / PDF que foi gerado.

O relatório de extrato irá conter as informações:

• Nome do Funcionário

• Nome do Produto

• Data de Disponibilização do Crédito

• Valor do Crédito Disponibilização

IMPORTANTE: informações sobre a utilização do benefício pelo usuário não serão disponibilizadas no relatório.

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47 Nessa aba, é possível visualizar cada solicitação realizada o download em PDF do extrato.

Informações na tela acima:

1. Pesquisa de extratos: campo para pesquisa dos extratos gerados. É possível realizar a pesquisa por:

• Data da solicitação

• Número do protocolo: informado no final do processo de solicitação

• Produto/Contrato

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6 7 8 9 10

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48 4. Limpar filtro: exclui os filtros selecionados na busca, trazendo a listagem original dos pedidos.

5. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas na tela de acompanhamento de pedidos. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

6. Selecionar todos: permite a seleção de todos os cartões contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada pedido desejado.

7. Protocolo: número do protocolo informado ao final do processo de solicitação do extrato.

8. Solicitado em: data da solicitação do extrato.

9. Extrato disponível até: data final a qual o extrato ficará disponível para download (90 dias da data de geração).

10. Visualizar: permite a realização do download do extrato

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49 Nota: Este extrato solicitado ficará disponível por 90 dias para o Cliente realizar o download. Após o período, caso o cliente necessite do relatório, será necessário realizar novamente a solicitação.

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Cadastro

O menu Cadastro permite aos interlocutores com perfil de Decisão ou Operação realizarem a manutenção dos dados relacionados a (1) Colaboradores e (2) Locais de Entrega. É possível incluir novos dados, editar ou excluir os presentes no portal, para esses dois casos.

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Cadastro | Colaboradores

Essa aba possui o objetivo de dar visibilidade para a empresa dos colaboradores cadastrados na base do Portal Minha Empresa, possibilitando aos interlocutores realizarem manutenção em geral (inclusão, edição e exclusão).

Funcionalidade para manutenção do cadastro de colaboradores:

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11 12

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1. Pesquisa de colaboradores: campo para pesquisa dos colaboradores cadastrados na base. É possível realizar a pesquisa por:

• Nome/CPF

• Local de entrega: endereço cadastrado para entrega do cartões de cada colaborador

2. Novo Colaborador: permite a inclusão de um novo colaborador na base do Portal Minha Empresa.

Você também poderá incluir seus colaboradores via upload de planilha, através do passo 4 do menu Pedido de benefícios > Faça seu pedido – Botão “Importar colaboradores”.

3. Selecionar itens filtrados: permite a seleção de todos os itens resultantes da busca realizada nos filtros de pesquisa.

4. Ordenar selecionados: ordena todos os itens que foram selecionados em ordem alfabética.

6. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas sobre os colaboradores.

Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

7. Selecionar todos: permite a seleção de todos os colaboradores contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada funcionário desejado.

8. Local de entrega: endereço cadastrado para cada colaborador dentro do portal. Esse endereço é atribuído ao funcionário no momento do cadastro.

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53 9. Alterar: por

meio da tela de cadastro de colaboradores, será possível realizar a manutenção de informações de funcionários já cadastrados, alterando seus dados conforme necessidade.

10. Excluir: É possível, ainda, na tela de cadastro, excluir colaboradores da lista de funcionários da empresa. A funcionalidade de exclusão é disponibilizada de forma individual ou para mais de um colaborador.

Informações disponíveis para alteração:

- Nome do colaborador;

- Data de Nascimento;

- Local de Entrega (de acordo com um endereço já cadastrado)

Aviso sobre a presença do colaborador em um pedido em andamento.

Informações sobre o colaborador a ser excluído:

- Nome - CPF

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54 IMPORTANTE ¹: ao excluir um colaborador de um pedido ainda em andamento, o funcionário não será excluído do pedido.

11. Excluir todos os colaboradores: permite a exclusão de todos os colaboradores cadastrados na base, de uma única vez, com exceção se houver pedido em andamento.

Para confirmar a exclusão, é necessário marcar na coluna de seleção os colaboradores desejados.

12. Voltar ao topo: permite voltar ao topo da página de uma única vez. Essa funcionalidade é útil para o caso de empresas com um grande número de colaboradores cadastrados.

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Cadastro | Locais de Entrega

A aba “Locais de Entrega” possui como objetivo a manutenção do local de entrega cadastrado pela empresa para recebimento dos cartões, possibilitando a inclusão de novos endereços, alteração/exclusão de informações já salvas.

IMPORTANTE:

• A entrega será realizada de acordo com os dados cadastrados no Portal Minha Empresa.

• Forma de entrega: Entrega Centralizada:

Os cartões do pedido serão entregues em um único endereço. Caso a empresa precise disponibilizar cartões em mais de um local, deverá realizar um pedido apartado direcionado por endereço.

• Prazo de Entrega: O prazo para a entrega dos cartões é de até 7 dias úteis.

Lembrete:

O faturamento para o PME é sempre centralizado (serão geradas as Notas Fiscais com informações referentes ao endereço da matriz).

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56 Funcionalidade para manutenção do cadastro de locais de entrega:

1. Pesquisa de locais de entrega: campo para pesquisa dos locais de entrega cadastrados na base. É possível realizar a pesquisa por:

• CNPJ ou Código do Local

• Estado

2. Novo Local de entrega: permite a inclusão de um novo local de entrega na base do Portal Minha Empresa.

IMPORTANTE: a inclusão de novos locais de entrega no Portal Minha Empresa é realizada exclusivamente via tela, a partir de 3 etapas.

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57 ETAPA 1 - Dados Cadastrais: os dados cadastrais compreendem informações sobre a empresa, como: CNPJ, nome, telefone, endereço, etc.

IMPORTANTE

• Os campos assinalados com (*) são de preenchimento obrigatório.

• O preenchimento do endereço deve ser realizado com atenção e cuidado, com o objetivo de minimizar problemas com a entrega dos cartões.

Ao inserir o CEP e clicar em buscar, o sistema irá trazer automaticamente o endereço da empresa.

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58 ETAPA 2: Responsável Pelo Recebimento

Para cada Local de Entrega deverão ser atribuídos 3 responsáveis para recebimento dos cartões e entrega dos envelopes aos funcionários.

IMPORTANTE

• É obrigatório o cadastramento de UM responsável para recebimento, porém é recomendado que seja cadastrado as 3 opções disponíveis.

• Deverá ser informado Nome, Email, CPF, Data de Nascimento e Telefone dos usuários para cadastro.

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59 ETAPA 3: Email para Nota Fiscal Eletrônica

Além dos responsáveis pelo recebimento, deverá ser cadastrado também até 3 pessoas autorizadas para receber a nota fiscal eletrônica. Essas pessoas podem ser as mesmas cadastradas na etapa anterior ou outros funcionários.

IMPORTANTE

• É obrigatório o cadastramento de pelo menos UM responsável para recebimento da nota fiscal eletrônica, porém é recomendado que sejam cadastrados as 3 opções disponíveis.

• Deverá ser informado Nome, Email, CPF, Data de Nascimento e Telefone dos usuários para cadastro.

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60 3. Selecionar itens filtrados: permite a seleção de todos os itens resultantes da busca

realizada nos filtros de pesquisa.

6. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas sobre os locais de entrega. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

7. Selecionar todos: permite a seleção de todos os locais de entrega contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada funcionário desejado.

8. Código do local de entrega: cada endereço cadastrado para entrega dos cartões recebe um código, atribuído pelo portal. Esse número serve como identificar do local.

9. Alterar: a edição de novos locais de entrega no Portal Minha Empresa é realizada exclusivamente via tela, a partir das mesmas 3 etapas para inclusão de novos locais.

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61 ETAPA 1: Dados Cadastrais

Ao inserir o CEP e clicar em buscar, o sistema irá trazer

automaticamente o endereço da empresa.

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62 ETAPA 2: Responsável Pelo Recebimento

Permite selecionar um usuário já existente na base para atualização das informações.

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63 Ao clicar em “Selecione um usuário existente”, o cliente poderá escolher um usuário já cadastrado no portal. Ao selecionar, suas informações serão automaticamente carregadas para atualização do cadastro do local de entrega.

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64 ETAPA 3: Email para Nota Fiscal Eletrônica

Permite selecionar um usuário já existente na base para atualização das informações (mesmo pop-up de busca acima).

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Financeiro

O menu Financeiro permite a empresa manter o controle e consulta de documento relacionados ao pagamento e faturamento dos pedidos, como: (1) Cobrança (Boletos pagos, em aberto e cancelados), (2) RPS e Demonstrativos Fiscais, (3) Informe de rendimentos.

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66

Financeiro | Cobrança

Os responsáveis pela área financeira do portal poderão consultar os boletos para pagamento dos pedidos realizados ao longo do tempo, sendo possível a visualização, impressão ou download dos documentos.

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67 Filtros e resultado de pesquisa para visualização dos boletos emitidos:

1. Pesquisar por: Possibilita a pesquisa de todos os boletos gerados para a empresa desde seu cadastrado. É possível realizar a pesquisa por:

• Filial (Local de Entrega)

• Número do pedido

• Mês de emissão do boleto

• Mês de pagamento

• Situação: status do boleto no portal.

5. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas sobre os boletos. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

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68 6. Selecionar todos: permite a seleção de todos os boletos contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada boleto desejado.

7. Data do Pedido: data a qual o pedido referente ao boleto foi realizado.

8. Número do pedido: número referente ao pedido realizado. Ao clicar sobre o número do pedido, o cliente conseguirá visualizar o boleto, conforme imagem abaixo.

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Possibilidade de imprimir.

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70 9. Data do Vencimento: data referente ao vencimento do boleto.

10. Valor: valor referente ao custo total do boleto para pagamento (créditos solicitados + taxas).

11. Situação: permite consultar o “status” do boleto a cada momento. A situação dos boletos é descrita de 3 formas no portal:.

Boleto Cancelado Documentos referentes a pedidos cancelados

Boleto Em aberto Documentos que ainda não forma pagos pela empresa Boleto Pago Documentos referentes a pedidos já pagos

IMPORTANTE: o Portal Minha Empresa de cada empresa exibirá em tela todos os boletos emitidos para pedidos já realizados desde o cadastro da empresa.

12. Detalhar: permite ao cliente realizar o download do boleto, no formato PDF.

IMPORTANTE: as informações contidas no boleto são explicadas no capítulo “Faça seu Pedido”

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71

Financeiro | RPS e Demonstrativos Fiscais

A aba RPS e Demonstrativos Fiscais traz consolidado todos os documentos financeiros e de faturamento da empresa para consulta e download: Boletos, RPS e Demonstrativos Fiscais, e Demonstrativo de Pedidos.

Visualização e consulta aos documentos de faturamento de cada pedido:

1. Pesquisa de RPS e Demonstrativos Fiscais: campo para pesquisa de todos os documentos financeiros gerados para a empresa desde seu cadastrado. É possível realizar a pesquisa por:

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• Filial

(Local de Entrega)

• Número do pedido

• Mês de emissão do boleto

• Mês de vencimento do boleto

5. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas sobre os documentos financeiros. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

6. Selecionar todos: permite a seleção de todos os documentos financeiros contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada documento desejado.

7. Pedidos: número do pedido para o qual foram gerados os documentos financeiros.

8. RPS/NF: número referente a RPS do pedido.

9. Data de vencimento: data referente ao vencimento do documento para pagamento (boleto).

10. Valor total: valor total para pagamento referente ao pedido.

11. Detalhe: ao clicar sobre o botão “Detalhar”, o cliente poderá acessar as informações de faturamento do pedido selecionado, e realizar o download dos documentos disponíveis.

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73 Informações detalhadas sobre faturamento dos pedidos:

1. Nome do produto/Número do Contrato: nome referente ao produto escolhido e o número de seu contrato. A cor ao fundo fará também referência as cores tradicionais do cartão.

2. Número do Pedido/Situação: número referente ao pedido realizado e situação do pagamento (em aberto, pago ou cancelado)

3. Resumo do pedido: permite consultar informações gerais referentes ao pedido em questão, como: data do crédito, número da RPS, número da nota fiscal, etc

).

4. Resumo da Cobrança: informações gerais a respeito da cobrança do pedido em questão, como: data de vencimento do boleto, situação e valor.

Situação: Aberto

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74 5. Documento de faturamento: permite consultar os documentos fiscais e financeiros disponíveis sobre o pedido. O conjunto de documentos é compreendido pelo boleto bancário, RPS e demonstrativos fiscais, demonstrativo do pedido, demonstrativo de descontos e demonstrativo de tarifas.

• Boleto Bancário: constitui a forma de pagamento utilizado pela empresa para liquidação do valor total (crédito + taxas) do pedido. É gerado de forma automática, após a finalização do pedido.

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75

• RPS (Recibo Provisório de Serviço): é um espelho das informações que virão descritas na nota fiscal. É disponibilizada após disponibilização dos créditos

par aos

usuários

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76

• Demonstrativos Fiscais: constitui a Nota Fiscal enviada pela prefeitura de Barueri sobre o pedido processado e faturado. A NF é disponibilizada em até 2 dias corridos após a geração da RPS.

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• Demonstrativos de Pedidos: é constituído por informações gerais referentes a solicitação do pedido.

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• Demonstrativos de Descontos: disponibiliza informações sobre valores descontados na fatura do pedido (abatimento de um pedido cancelado, por exemplo).

6. Salvar todos os selecionados: permite o download de todos os documentos selecionados em um único arquivo, no formato PDF.

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Financeiro | Informe de Rendimentos

A aba Informe de Rendimentos permite a consulta e download do informe de rendimento:

Ao selecionar a opção visualizar arquivo, o portal realiza o download do informe selecionado.

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Administração

O menu “Administração” compreende funcionalidades relacionadas a gestão da utilização do Portal Minha Empresa, como: (1) Operadores e Perfil de Acesso; (2) Trocar senha de acesso e (3) Visualizar Contratos.

Administração | Operadores e perfil de acesso

A funcionalidade “Operadores e Perfil de Acesso” disponibiliza ao cliente ferramentas para a gestão e manutenção dos usuários do Portal Minha Empresa. É possível incluir novos usuários, editar ou excluir antigos, atribuindo um dos perfis disponíveis para cada um.

Perfis de acesso dos usuários do Portal Minha Empresa: a Alelo divide os perfis de utilização do Portal PME em 3 tipos de usuários: Decisão, Operação e Financeiro. Há ainda um quarto tipo, o de Recebimento, que não possui acesso a nenhuma parte do portal.

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• Usuário Decisão

Conceito: é o responsável pelo contrato com a Alelo (normalmente o proprietário da empresa, diretor ou gerente de RH). O usuário com perfil de Decisão, obrigatoriamente, também possui o acesso de Operação.

Acesso ao portal: todas as funcionalidades

• Usuário Operação

Conceito: é o responsável por realizar os pedidos de benefícios, pelas alterações no site e cadastro de novos interlocutores no portal.

Acesso ao portal: todas as funcionalidades

• Usuário Financeiro:

Conceito: é o responsável pelo faturamento do pedidos (controle de boletos, conferência de notas fiscais e demonstrativos, etc).

Acesso ao portal: somente a aba Financeiro

• Interlocutor de Recebimento

Conceito: é o responsável por receber os cartões na empresa e distribuí-los aos funcionários.

Acesso ao portal: não tem acesso ao portal, será apenas o contato da empresa no momento da entrega dos cartões

IMPORTANTE¹: a atribuição dos perfis de acesso aos funcionários é de responsabilidade unicamente da empresa. Escolha os usuários do Portal Minha Empresa de forma consciente.

IMPORTANTE²: somente 1 usuário pode ter perfil de Decisão.

IMPORTANTE³: somente usuários com perfil de Decisão podem cadastrar outros usuários com perfil de Operação. O usuário de Operação cadastra e realiza a manutenção somente de perfis Financeiros.

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Manutenção dos usuários do Portal Minha Empresa:

1. Pesquisa de operadores: campo para pesquisa de todos os usuários cadastrados para acesso ao portal. É possível realizar a pesquisa por:

• Nome/CPF

• Tipo de usuário (perfil de acesso)

2. Novo usuário: somente usuários com perfil de DECISÃO ou OPERAÇÃO possuem acesso a funcionalidade de manutenção e inclusão de novos usuários no Portal Minha Empresa.

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• Etapa 1: Dados do Contrato

CPF do usuário (obrigatório)

Nome completo do usuário (obrigatório)

Data de Nascimento do usuário (obrigatório)

Sexo do usuário (obrigatório)

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• Etapa 2: Dados Empresariais

Nome do Departamento (obrigatório)

Cargo do usuário (obrigatório)

Email do usuário (obrigatório)

Contatos telefônicos do usuário (somente o primeiro é obrigatório, porém é

recomendado cadastrar mais que um número)

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• Etapa 3: Perfil

• Usuário cadastrado:

Atribuição do perfil do usuário

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86 3. Selecionar itens filtrados: permite a seleção de todos os itens resultantes da busca

realizada nos filtros de pesquisa.

6. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas sobre os operadores do portal. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

7. Selecionar todos: permite a seleção de todos os usuários contidos na base, automaticamente. Na coluna, ainda, é possível selecionar um a um cada usuário desejado.

8. Nome: ao clicar sobre o nome de um usuário já cadastrado, é possível visualizar suas informações. Nesse campo, não é possível realizar alterações.

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87 9. Tipo de usuário: permite a consulta do tipo de perfil atribuído a cada funcionário

cadastrado.

IMPORTANTE: Um mesmo funcionário pode acumular a função de mais de um perfil de acesso.

10. Alteração: essa funcionalidade deve ser utilizada para edição e atualização das informações dos usuários, conforme necessidade da empresa.

IMPORTANTE¹: somente o usuário com perfil de Decisão pode alterar as informações de todos os demais usuários. O perfil de Operação pode alterar somente seus próprios dados e o cadastro de usuários

com acesso “Financeiro”.

As etapas de informações são as mesmas solicitadas para a inclusão de novos usuários.

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88 IMPORTANTE²: mantenha sempre os dados de contato dos usuários (telefone e email) atualizados. Esses dados são importantes para manter ativa a comunicação entre Alelo e empresa!

As etapas de informações disponíveis para alteração são as mesmas solicitadas para a inclusão de novos usuários.

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89 11. Exclusão: essa funcionalidade deve ser utilizada para exclusão de usuários do Portal

Minha Empresa, conforme necessidade da empresa.

IMPORTANTE: somente o usuário com perfil de Decisão poderá excluir as informações de todos os demais usuários. O perfil de Operação pode excluir somente seus próprios dados e o cadastro de usuários com acesso “Financeiro”.

Nome e CPF do usuário a ser excluído.

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Administração | Trocar senha de acesso

Outra funcionalidade disponível para gestão dos usuários do Portal Minha Empresa é a para troca da senha de acesso. Essa troca será realizada com base nas informações do usuário que solicitar tal troca.

IMPORTANTE: os dados de acesso ao Portal Minha Empresa são de uso exclusivo dos usuários cadastrados e definidos pela empresa. Caso pessoas não cadastradas estejam acessando o portal, contate a Alelo.

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91 Para concluir a troca de senha do portal, siga os passos abaixo.

1. Dados cadastrais do contrato: confira as informações de cadastro da empresa, já informadas pelo portal.

2. Senha atual: preencha sua senha atual de acesso.

3. Nova senha: digite uma nova senha para acesso.

IMPORTANTE: a senha de acesso ao Portal de Pedidos Alelo precisa ser definida e acordo com algumas regras sistêmicas, para garantir a segurança do acesso. A barra de

“nível da senha” irá medir a força quanta a segurança da senha informada.

• Regras para definição da senha:

o Mínimo de 6 caracteres o Letras maiúsculas e minúsculas o Números

o Caracteres especiais

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• Nível da senha

o Inválida o Muito curta o Forte

4. Repetição da senha: confirme a nova senha para acesso.

Confirmação da alteração da senha:

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Administração | Visualizar Contratos

A última aba do Menu de Funcionalidades traz disponível todas as informações sobre o cadastro dos contratos ativos da empresa, como: número do contrato, produto, canal vendedor, taxas e tarifas, etc. Além disso, é possível consultar, sempre que achar necessário, o contrato padrão firmado com a Alelo.

Escolha do contrato: o portal irá trazer todos os contratos ativos da empresa, para definição de qual será consultado.

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94 Visualização do contrato: a tela de visualização trará informações gerais sobre o contrato, e a possibilidade de download do documento em PDF.

Etapas para visualização:

1) Escolha do Contrato 2) Dados do Contrato

Contratos ativos da empresa com a Alelo

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1. Seus dados: dados do usuário responsável pelo acesso.

2. Imprimir: permite a impressão das informações disponibilizadas sobre os operadores do portal. Para prosseguir com a impressão, selecione quais itens deverão estar no documento.

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97 3. Visualizar Contrato Padrão: Ao clicar no botão “Ver Contrato Jurídico”

automaticamente se iniciará o download do contrato padrão.

4. Dados do contrato: informações referentes ao contrato escolhido, como: número, status do contrato, canal vendedor, etc.

5. Dados cadastrais: informações referentes a dados da empresa, como: razão social, número no PAT, quantidade de colaboradores, etc.

6. Dados cobrança informações referentes a dados de cobrança da empresa, como: forma e meio de pagamento.

Ao clicar no botão “Alterar Meio de Pagamento”, irá uma popup contendo a mensagem de confirmação de alteração do meio de pagamento, dois outros botões (Fechar e Alterar) e também um texto descritivo sobre as alterações que serão efetuadas;

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98 7. Tarifas e Descontos: permite a consulta as tarifas e descontos concedidos pela Alelo

sobre o contrato escolhido.

8. Informações adicionais: informações referentes a demais condições do contrato escolhido, como: índice de reajuste das tarifas, multas por quebra de contrato, etc.

9. Ver termo de cartão de credito: Termos e condições gerais para pagamento em cartão de credito.