Tudo que você precisa saber para
implantar o WMS
na sua empresa
03 Introdução
09 Organização do fluxo de processos
18 Transferências e ressuprimentos
04 O Que é WMS?
21 Inventário
14 Inspeção e controle de qualidade
11 Programação de entrada de pedidos (compras)
19 Programação de separação de pedidos (vendas)
07 Dimensionamento e endereçamento
15 Armazenagem inteligente
12
Administração da portaria e recepção de produtos Conclusão 22
08 Planejamento e alocação de recursos (pessoas e equipamentos)
16 Controle de lotes e datas de validade (rastreabilidade)
13 Recebimento de mercadorias
20 Conferência e expedição de mercadorias
23 Sobre a Sankhya
Introdução
Um dos elementos críticos de sucesso para as empresas dos setores de distribuição e varejo é o aspecto logístico do negócio. Quanto maior a eficácia na gestão logística, maior será a vantagem competitiva da empresa em relação aos seus concorrentes e maior será a satisfação de seus clientes.
Ser capaz de administrar o fluxo de entrada e saída de mercadorias com maior velocidade, com acurácia e em um prazo que atenda melhor às necessidades dos clientes é uma forma comprovada de agregar valor às negociações e proporcionar economia de custos. O resultado é claro: rentabilidade.
A gestão do armazém é um ponto-chave do processo logístico – otimizar a movimentação das mercadorias traz benefícios que repercutem em toda a cadeia de negócios da empresa. E existe uma ferramenta que auxilia os gestores a obter o máximo da sua capacidade de estoque: o WMS.
O Que é WMS?
A sigla WMS é o acrônimo de Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns. Suas funcionalidades agilizam o fluxo de informações e a utilização dos recursos no espaço físico do estoque, otimizando a operacionalidade da armazenagem e gerando benefícios para toda a cadeia de suprimentos da empresa – e, por extensão, para toda a cadeia de geração de valor do negócio.
O WMS oferece funções para apoiar a estratégia logística operacional direta da empresa, sobretudo nas seguintes atividades:
• Planejamento e alocação de recursos (pessoas e equipamentos);
• Organização do fluxo de processo;
• Programação de entrada de pedidos (compras);
O Que é WMS?
• Administração da portaria e da recepção de produtos (especialmente as docas);
• Recebimento de mercadorias;
• Inspeção e controle de qualidade;
• Armazenagem inteligente;
• Controle de lotes e datas de validade (rastreabilidade);
• Transferências e ressuprimentos;
• Programação da separação de pedidos (vendas);
• Conferência e expedição de mercadorias;
• Inventários.
O Que é WMS?
O que o WMS oferece de melhor é a integração de todos os processos em um encadeamento inteligente e automático – todas as pessoas e recursos são acionados de modo a manter a operação funcionando em sua máxima eficácia. As tarefas são desempenhadas de modo contínuo, controladas pela inteligência do software e acompanhadas de perto pelos gestores. À medida que cada usuário recebe uma tarefa e a executa, registra sua operação e recebe nova tarefa para ser executada, automaticamente, aproveitando ao máximo o tempo e os recursos. Cada usuário sabe exatamente o que fazer, de acordo com as tarefas que o sistema encaminha.
Nosso propósito é apresentar os principais tópicos envolvidos na concepção, implantação e utilização de um processo de WMS, apresentando cada uma das principais operações e demonstrando suas implicações práticas.
Dimensionamento e endereçamento
É preciso considerar que o espaço físico do armazém deve ser apto a uma operação de WMS. Tem de ser planejado e organizado para que se obtenha os resultados esperados.
Assim, é necessário que o espaço seja suficiente e que seja dividido em áreas (por exemplo, áreas para alimentos, embalagens, etc.), ruas (os espaços entre os porta- paletes), prédios ou módulos (que correspondem a uma coluna de porta-paletes), níveis (que correspondem a um “andar” de porta-paletes) e apartamentos (os locais nos quais as mercadorias serão efetivamente armazenadas).
Trata-se de uma atividade equivalente a “urbanizar” o ambiente do armazém para que seja mapeado de maneira inteligente, em que cada espaço tenha sua função e possa ser representado por um endereço estruturado. A codificação dos endereços deve ser compreensível para as pessoas que trabalham no armazém e ser feita de tal modo que possa ser lida por coletores de dados.
Cada endereço disponível do armazém deve ser etiquetado, estar visível e acessível a todos os operadores.
Planejamento e alocação de recursos (pessoas e equipamentos)
Da mesma forma que o espaço, também os recursos devem ser planejados para a implantação do WMS. É preciso estudar, por exemplo, quantas empilhadeiras serão necessárias para desempenhar as tarefas de levar os produtos aos níveis superiores de armazenamento, quantas paleteiras para movimentar os produtos no nível mais baixo, quantos coletores de dados são necessários, etc.
Outras perguntas pertinentes (entre várias possíveis):
• Quantas docas de recebimento (para descarga de caminhões) são necessárias?
• Quantas docas de expedição (para carregamento de caminhões) são necessárias?
• Quantas pessoas são necessárias para desempenhar cada uma das várias tarefas?
• Como as pessoas vão se movimentar (em quais caminhos e em quais direções)?
Organização do fluxo de processos
Pode-se dizer que é aqui, neste ponto, que a
“mágica” acontece. A organização do fluxo de processos faz com que o WMS realmente otimize a operação do armazém e proporcione um resultado palpável para as empresas. Eis as palavras do gerente de tecnologia de uma empresa cliente Sankhya do ramo de alimentos e produtos para festas com sede em Minas Gerais e atuação em todo o Brasil: “Com o WMS triplicamos nossa capacidade de processamento de pedidos, diminuímos o tempo de entrega aos clientes e praticamente eliminamos os erros de separação”.
A partir da organização dos processos, o WMS possibilita que as várias tarefas do armazém sejam desempenhadas simultaneamente, organizadas de maneira inteligente e apresentadas de maneira simples e direta a quem vai executá-las.
Organização do fluxo de processos
Enquanto um operador vê em seu coletor as mercadorias que tem de receber, outro executa tarefas de conferência. O operador de empilhadeira executa o ressuprimento de um determinado endereço e assim que aponta no seu coletor que finalizou a tarefa um separador recebe a notificação de buscar mercadorias no endereço que acabou de ser ressuprido – sem perdas de tempo e sem intervalos desnecessários.
Todos os sequenciamentos de tarefas são feitos para aproveitar ao máximo os recursos. É assim que o WMS realmente faz acontecer.
Programação de entrada de pedidos (compras)
O WMS permite que as compras de mercadorias sejam programadas de acordo com o giro dos produtos, a partir de informações e cálculos sobre o estoque mínimo necessário, o estoque de segurança e o estoque máximo.
Assim, à medida que as movimentações acontecem o sistema se antecipa à falta de produtos e sinaliza aos gestores a necessidade de entrar em contato com os fornecedores.
Há duas grandes vantagens nessa funcionalidade. Por um lado, permite que a empresa compre apenas a quantidade necessária de produtos, aumentando o giro, melhorando o prazo médio de pagamento (porque permite compras com lotes menores) e melhorando o fluxo financeiro. Por outro lado, diminui a ruptura de estoque, ou seja, a perda de vendas de falta de produtos.
O gerente comercial de uma empresa de alimentos, cliente Sankhya em São Paulo, diz: “Era comum que nossos pedidos sofressem cortes por falta de estoque.
Isso representava uma grande evasão de faturamento. Depois da implantação do WMS esse problema praticamente acabou e o faturamento aumentou em mais de 20% apenas pela diminuição do corte nos pedidos de venda”.
Administração da portaria e recepção de produtos
Da mesma forma como é necessário planejar as compras, convém fazer a administração da portaria e das docas de recepção de produtos. O WMS auxilia as equipes de compra a administrar os prazos de entregas dos fornecedores, de tal forma que não exceda a capacidade de recepção de produtos nas docas e não cause atropelos ou atrasos.
Adicionalmente, a administração da portaria também permite que não sejam agendadas muitas entregas em épocas de picos de vendas, nas quais a empresa necessita que todo o seu foco esteja voltado para a expedição, não para a recepção.
Recebimento de mercadorias
Uma vez que tanto as compras quanto o
agendamento de chegadas de mercadorias estejam planejados no WMS, o processo de recebimento de mercadorias torna-se muito mais eficaz e pode ser executado rapidamente.
O WMS reconhece a ligação entre a Nota Fiscal que está chegando e o pedido de compra
correspondente e dispara as tarefas de recepção de mercadorias para os usuários aptos a executá-la, indicando a doca adequada para as atividades, com máxima eficácia.
Inspeção e controle de qualidade
Uma das tarefas mais simples e ao mesmo tempo mais poderosa do WMS é a conferência de entrada ( juntamente com a conferência de saída). É neste momento de operação cotidiana que o WMS demonstra seu valor. Como o sistema já possui todas as informações que constam no pedido de compra e na Nota Fiscal e como os produtos já estão todos dispostos na doca depois do processo de recepção, o WMS pode cruzar as informações e apontar imediatamente as eventuais inconformidades, de maneira automática.
Este processo, quando executado no WMS, não requer um grande conhecimento por parte do operador e, ao mesmo tempo, exige que a operação seja realizada da forma correta, diminuindo drasticamente a ocorrência de erros. Se houver inconformidades, o sistema dispara automaticamente uma tarefa de reconferência e alerta o gestor do armazém sobre o problema encontrado.
Armazenagem inteligente
Nesta fase do processo o WMS dá uma contribuição de grandes proporções aos gestores, na medida em que faz os cálculos necessários para escolher os melhores endereços de armazenagem, conforme as regras estipuladas durante a fase de planejamento. Além de determinar quais são os locais de armazenagem mais adequados, o sistema dispara as tarefas para os operadores conforme a disponibilidade de cada um.
A escolha do melhor endereço de armazenagem leva em consideração as áreas definidas para estocagem de cada tipo de produto, o espaço a ser ocupado e a proximidade com outros produtos do mesmo tipo, entre outras variáveis.
Controle de lotes e datas de validade (rastreabilidade)
CONTROLE DE LOTES E DATAS DE VALIDADE (RASTREABILIDADE)
O controle de lotes e datas de validade propicia um grande conforto para as empresas, na medida em que impede perdas de estoques referentes a produtos com “shelf life” crítico (em tradução livre, “tempo de prateleira” crítico, ou seja, produtos que ficaram estocados durante muito tempo e estão prestes a perder ou já perderam o prazo de validade).
O WMS dá a garantia aos gestores de as mercadorias com data de validade mais próxima de vencer serão expedidas antes. E caso algum produto atinja uma certa proximidade com o final de sua data de validade, os gestores são avisados pelo WMS de maneira ativa, ainda a tempo de evitar que o lote seja perdido.
Controle de lotes e datas de validade (rastreabilidade)
Da mesma forma, o WMS pode impedir que produtos com “shelf life” próximo do fim seja recepcionado e armazenado sem que o gestor tome conhecimento.
Além disso, o sistema garante a rastreabilidade de cada lote. Se, por exemplo, os órgãos sanitários ou os clientes exigirem informações sobre determinados lotes de produtos, o sistema proporciona um extrato completo das movimentações, indicando, por exemplo:
• Quem foi o fornecedor que entregou cada lote;
• Quais as notas ficais com que cada lote foi recepcionado;
• Para quem a empresa vendeu produtos de cada um dos lotes, indicando a nota fiscal de venda e demais informações;
• Onde há mercadorias de cada um dos lotes armazenadas no estoque.
Transferências e ressuprimentos
O grande dinamismo das operações de um armazém ocasiona, muitas vezes, uma certa desorganização do armazenamento de produtos, à medida que várias recepções e saídas são realizadas e é preciso movimentar mercadorias de um lado para o outro.
Com o WMS, o sistema mantém automaticamente a organização do espaço, enviando tarefas de transferências de mercadorias para ocupar melhor os espaços e disparando tarefas de ressuprimento para endereços que ficam vazios. Essa atividade é feita pelo WMS ao longo das operações cotidianas, de maneira a evitar que o espaço seja mal ocupado e que haja lacunas, bloqueios ou endereços mal ocupados.
Assim, os usuários podem se ocupar apenas em desempenhar suas atividades, sem ter de se preocupar com a arrumação das mercadorias por critérios imediatistas, ou mesmo sem nenhum critério.
Programação de separação de pedidos (vendas)
As operações de separação de pedidos podem ser feita pelo WMS em meio às demais atividades que estão sendo realizadas pela equipe, mantendo todo o pessoal ocupado. O sistema tem o registro de todos os locais onde as mercadorias estão armazenadas e indica para cada separador exatamente onde ir buscar cada mercadoria de maneira mais ágil, com o lote adequado, o prazo de validade mais perto de vencer e a doca de expedição correta para ser acomodado.
À medida que cada usuário recebe uma tarefa e a executa, registra sua operação e recebe nova tarefa para ser executada, de maneira automática e integrada às demais operações, aproveitando ao máximo o tempo e os recursos.
Conferência e expedição de mercadorias
Eis aqui, novamente, um exemplo do poder do WMS para agregar valor às operações de uma maneira muito simples. Assim como também acontece na conferência de entrada, o processo do WMS exige uma conferência das operações de separação dos pedidos de venda, para garantir sua conformidade.
Essa conferência praticamente elimina os erros de entrega, o que proporciona ganhos muito evidentes para as organizações. Veja o depoimento de um executivo de um grupo de empresas sediadas no Nordeste, cliente Sankhya: “Trabalhamos com produtos difíceis de distinguir visualmente e enfrentávamos muitos problemas de devoluções devido a erros de separação. Era um drama, porque perdíamos o frete, pagávamos o frete adicional de retorno, deixávamos de faturar e os clientes ficavam insatisfeitos. Isso sem falar das avarias, porque o vai-e-volta de mercadorias danificava uma parte dos lotes. Com a implantação do WMS, o índice de devoluções decorrentes de erros de separação caiu a zero, o que melhorou nosso custo, nosso faturamento e a satisfação dos clientes”.
Inventário
A automatização dos inventários é outro excelente benefício que o WMS agrega aos seus usuários.
Entre as várias tarefas operacionais que são realizadas no dia a dia, o WMS pode intercalar atividades de inventário rotativo, principalmente sobre os produtos de maior saída ou que estão mais sujeitos a perda e avaria.
Dessa forma, eventuais ajustes no estoque são produzidos a intervalos curtos, garantindo acurácia aos registros e maior controle sobre os dados do estoque.
Além disso, como o inventário rotativo é uma tarefa de menor prioridade em relação à separação de produtos ou ressuprimentos, o WMS vai alocar as equipes para inventários quando o movimento do armazém for menor.
Conclusão
Os recursos do WMS oferecem às empresas a integração de todos os processos internos de movimentação de mercadorias em um processo de encadeamento inteligente e automático, que proporciona máxima eficácia na utilização de recursos e pessoas, expandindo a produtividade de toda a empresa.
As tarefas são definidas e disparadas aos usuários
continuamente, controladas pela inteligência do software e acompanhadas de perto pelos gestores. Cada usuário sabe exatamente o que fazer, de acordo com as tarefas que o sistema encaminha e, à medida que registra as operações que executa, gera informações automáticas para o sistema.
É uma solução de tecnologia que beneficia toda a cadeia de valor da empresa e tem desdobramentos positivos em todos os processos de negócios.
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