Desmaterialização documental

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Desmaterialização documental

Paulo Leitão - D

irecção Técnica

Paulo Leitão D

irecção Técnica

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＊

Contexto

Agenda

＊

Contexto

＊

_{Desmaterialização de Documentos}

＊

Sistema de Captura de Informação

＊

_{Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda}

＊

_{Próximos Passos}

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Contexto

-

Parceria construída durante o último ano!

-

Compromisso de disponibilização de ferramentas

inovadoras e diferenciadoras ao serviço do Municípe!

C

i

õ

( V

b IP | Víd

b IP )

Comunicações ( Voz sobre IP | Vídeo sobre IP )

Integração de Serviços de Dados com Voz;

Disponibilização de Conteúdos Vídeo (Eventos Sociais,

Culturais, etc.);

Broadcasting Online de Eventos;

Captura e Desmaterialização de Documentos

Correspondência | Facturas;

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＊

Contexto

Agenda

＊

Contexto

＊

_{Desmaterialização de Documentos}

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Sistema de Captura de Informação

＊

_{Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda}

＊

_{Próximos Passos}

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Desmaterializar?

O quê?

q

Definição

Tornar imaterial

Perder a forma material

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Desmaterializar?

Porquê?

q

Problemas

Documentos que suportam processos, ao

circularem em Papel provocam diversas

circularem em Papel, provocam diversas

ineficiências como:

- Demora na execução dos procedimentos associados;

- Inserção (“extracção manual”)de dados em várias fases do processo;

- Adulteração do conteúdo original com anotações; - Cópias não controladas;Cópias não controladas;

- Múltiplos arquivos físicos;

(7)

Desmaterializar?

Porquê?

q

Problemas

(cont.)

- Demora (ou impossibilidade!) de Retrieve da informação;ç ;

- Segurança - dificuldades de gestão de acessos; - Relacionamento entre documentos (múltiplos

formatos); Et

- Etc.

Consequências

E E E

- Espaço, Espaço, Espaço; - Custos, Custos, Custos;

- Desorganização e mau serviço; - EtcEtc.

(8)

Desmaterializar?

Como?

Sistema de Gestão Documental?

Fundamental !!!

Suficiente?

NÃO!

- Uma simples digitalização não é suficiente! - Imagens grandes e de fraca qualidade;age s g a des e de aca qual dade; - Sem reconhecimentos automáticos

(extracção de dados); - Indexação mais complexa;

Nã i d d d

- Não orientado ao tratamento de documentos por lotes;

- Volumes elevados?

(tratar documento a documento?)

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Desmaterializar?

Como?

Sistema de Captura de Documentos

1ª FASE da Desmaterialização

Resumo das características:

- Digitalização “inteligente” (imagens pequenas e de elevada qualidade);

- Separação automática de documentos por tipos (por Layout, conteúdo ou ambos);

- Reconhecimentos (OCR/ICR/OMR) em “localizações” fixas ou variáveis; - Validação dos atributos de indexação;Validação dos atributos de indexação; - Geração de PDF e Release;

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Desmaterializar?

Para quê?

Benefícios

- Redução de custos de mão-de-obra, em tarefas de pouco valor acrescentado, mas de elevado

d t

consumo de tempo;

- Disponibilização mais rápida da informação – o “bottleneck” causado pelas tarefas manuais é eliminado;

- Maior fiabilidade dos dados – tarefas repetitivas com o “Data Entry” são obviamente mais

susceptíveis de gerar erros;

- Redução da utilização do PapelRedução da utilização do Papel – a libertação e a libertação e arquivo do papel mais cedo no processo

representa menor probabilidade de o perdermos, maior controlo sobre anotações, fotocópias ou processo demorados de circulação;

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Desmaterializar?

Para quê?

Benefícios

(cont.)

- Melhor gestão do capital humano – o know-how dos colaboradores pode ser usado em tarefas de

l t d d t f titi

valor acrescentado, em vez de tarefas repetitivas, fastidiosas e sujeitas a erros;

- Simplicidade no arquivo físico – com a utilização de dispositivos de Imprint, os papéis podem até ser arquivados sequencialmente logo na entrada; - Ligação entre o formato físico e lógico;

- Processamento em Lotes; Simplicidade de Indexação; - Simplicidade de Indexação;

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＊

Contexto

Agenda

＊

Contexto

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_{Desmaterialização de Documentos}

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Sistema de Captura de Informação

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_{Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda}

＊

_{Próximos Passos}

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

- Fundamental para se obter uma imagem de qualidade (compromete todos os processos subsequentes);

- Múltiplas opções de fabricantes, modelos e características de velocidade, com/sem alimentador, etc.

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem

＊

Driver VRS

- VRS = Virtual ReScan (ReScans virtuais que conseguem

disponibilizar imagens perfeitas sempre e sempre à primeira vez sem ser necessário digitalizar novamente!);

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

- Incluído em alguns modelos de Scanners;

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

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Driver VRS

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

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Componentes

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Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

＊

_{Solução de Captura}

- Extracção de dados automática (OCR/ICR/OMR/Barcode); - Validações;

Gerar PDF;

＊

_{Solução de Captura}

- Gerar PDF;

- Entrega a Sistema de Gestão (ERP, CRM, DB, XML, WebServices, Sistema Específico)

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

＊

_{Solução de Captura}

Gerar PDF;

＊

_{Solução de Captura}

- Gerar PDF;

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

＊

_{Solução de Captura}

Gerar PDF;

＊

_{Solução de Captura}

- Gerar PDF;

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

＊

_{Solução de Captura}

Gerar PDF;

＊

_{Solução de Captura}

- Gerar PDF;

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Componentes

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Scanner Profissional (+ Imprint)

＊

Driver VRS

＊

_{Solução de Captura}

Gerar PDF;

＊

_{Solução de Captura}

- Gerar PDF;

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＊

Contexto

Agenda

＊

Contexto

＊

_{Benefícios da Desmaterialização de Documentos}

＊

Sistema de Captura de Informação

＊

_{Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda}

＊

_{Próximos Passos}

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Correspondência

Projectos

Facturas

- Reconhecimento de atributos essenciais: Tipo de Documento; Data do Documento; Referência; NIF Fornecedor; V l Valor;

- Treino inicial de 1.000 facturas para alimentar a Knowledge Base do Sistema;

- Validação de NIFs e Tipos de Documentos contra ç p Sistema de Gestão Medidata;

- Integração com Medidata, por tabela intermédia e ficheiro XML com os atributos de classificação

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Correspondência

Projectos

Correspondência Geral

- Reconhecimento de atributos essenciais: NIF Fornecedor;

Assunto;

- Validação de NIFs e Tipos de Documentos contra Sistema de Gestão Medidata;

Integração com Medidata por tabela intermédia e - Integração com Medidata, por tabela intermédia e

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Formulários

Projectos

Ordem de Serviço

- Reestruturação do Formulário para maximizar reconhecimento;

- Validação de Códigos de Funcionários e

Equipamentos contra Sistema de Gestão Medidata; - Integração com Medidata, por tabela intermédia e

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Formulários

Projectos

Ordem de Serviço

(31)

Formulários

Projectos

Ordem de Serviço

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Formulários

Projectos

Ordem de Serviço

(33)

Formulários

Projectos

Pedido de Intervenção Oficina

Ficha de Intervenção Oficina

- Reestruturação do Formulário para maximizar - Reestruturação do Formulário para maximizar

reconhecimento;

Equipamentos contra Sistema de Gestão Medidata; é

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Formulários

Projectos

Pedido de Intervenção Oficina

Ficha de Intervenção Oficina

reconhecimento;

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Formulários

Projectos

Pedido de Intervenção Oficina

Ficha de Intervenção Oficina

reconhecimento;

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＊

Contexto

Agenda

＊

Contexto

＊

_{Benefícios da Desmaterialização de Documentos}

＊

Sistema de Captura de Informação

＊

_{Projectos desenvolvidos na C.M. Águeda}

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Formulários

Optimizar mais Formulários;

Projectos

Optimizar mais Formulários;

Facturas

Reconhecer mais atributos:

IVA a várias taxas (incidência taxa e valor); - IVA a várias taxas (incidência, taxa e valor); - Sub-Total;

- Data de Vencimento; - Descontos;;

Correspondência

- Aumentar a classificação automatica do tipo de documento com base no conteúdo

Outros tipos de Documentos

- Extractos bancários, detalhes de chamadas e outros tipos de tabelas;

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