O Manual de Comunicação é uma produção da Assessoria de Comunicação do IFSULDEMINAS – Campus Machado. Jornalista: Camilo Antônio de Assis Barbosa – Mtb – MG 05466 JP. Ano 2017.
Sumário Sumário……….………2 Apresentação………3 Definição de Comunicação……….….3 Comunicação Interna………..3 Comunicação Externa………..…4
Diferenças entre Ascom e Assessoria de Imprensa….………..4
Funções de uma Assessoria de Imprensa………..5
Dos critérios para solicitação e publicação de matérias………..6
Dos prazos e normas para publicações e coberturas……….7
Observação sobre fotos que envolvam crianças………7
Dos editais e documentos……….8
Da elaboração de cerimoniais………...8
Das coberturas fotográficas………....9
Da elaboração de textos específicos……….….9
As atividades desenvolvidas pelo Publicitário……….………9
Dos prazos para elaboração de materiais publicitários………..……10
Ações desenvolvidas pelo Relações Públicas……….…….11
Funções do RP……….….…11
Dos prazos para elaboração de cerimoniais………12
Apresentação
Prezado servidor, para melhor atendê-lo e visando o maior controle das ações da Assessoria de Comunicação do Campus, criamos esta cartilha de conduta de comunicação, que também servirá de base para a publicação de matérias, editais, notas e informes pela Ascom, bem como para orientações sobre trabalhos publicitários e cerimoniais.
Cartilha de boas condutas em comunicação
Definição de comunicaçãoO ato de comunicar prevê um emissor (a pessoa que fala) , uma mensagem (o assunto tratado), um receptor (quem recebe), um repertório (conhecimentos/cultura), ruídos (tudo que interfere nessa comunicação) e um feedback (retorno sobre o que foi apreendido/discutido.
Segundo a autora Regina Escudero, “Comunicar é o ato de compartilhar uma informação a fim de modificar uma situação”. Tal definição mostra a importância de se ter uma comunicação clara, sem ruídos, pois MODIFICA/TRANSFORMA/CRIA SITUAÇÕES.
Comunicação Interna
De acordo com o professor Wilson da Costa Bueno, entende-se por Comunicação Interna o esforço de comunicação desenvolvido por uma empresa, órgão ou entidade para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, ágil e transparente, da direção com o público interno e vice-versa (na verdade, sabe-se que há vários públicos internos em uma organização) e entre os próprios elementos que integram este público.
A boa comunicação - transparente, ágil, democrática e participativa - é vital para o desenvolvimento e a sobrevivência dessas organizações/instituições, sejam do primeiro, segundo ou do terceiro setor.
Comunicação Externa
Já a comunicação externa cuida da imagem que a empresa transmite para seus clientes, fornecedores e o público externo em geral. Ela constroi uma ponte entre a empresa, outras organizações, consumidores e potenciais clientes.
A comunicação externa se dá, principalmente, por meio da propaganda, da assessoria de imprensa, marketing e das relações públicas. Essas ferramentas e suas estratégias possibilitam que a empresa seja vista e procurada pelo mundo dos negócios. No entanto, a comunicação externa não é a publicidade do produto ou serviço. Ela visa divulgar ações realizadas pela empresa, atividades desenvolvidas, projetos, novidades e todos os assuntos que sejam do interesse do público externo.
Diferenças entre a Assessoria de Comunicação e a Assessoria de Imprensa
Conforme destacam Kopplin e Ferrareto em sua clássica obra: Assessoria de Imprensa: Teoria e Prática, “Para aprimorar o fluxo de informações com seus públicos interno e
externo, as instituições utilizam serviços de uma
Assessoria de Comunicação Social, que podem ser realizados por um departamento interno, contratados de terceiros ou, ainda, oferecidos de uma forma mista, combinando as duas anteriores. A ACS presta um serviço especializado, coordenando as atividades de comunicação de um assessorado com seus públicos e estabelecendo políticas e estratégias que englobam iniciativas na área do jornalismo (assessoria de imprensa), Relações Públicas e Publicidade e Propaganda”. (grifo nosso)
A Assessoria de Comunicação é mais completa e engloba o trabalho conjunto de jornalistas, publicitários e relações públicas. Cada profissional, no entanto, tem formações específicas. O jornalista cuida, em sua maioria, das funções relativas produção de notícias, mas há outras áreas em que está presente, especificamente na Assessoria de Imprensa.
Resumem-se as funções de uma Assessoria de Imprensa:
a) Relacionamento com veículos de comunicação social, abastecendo-os com informações relativas ao assessorado por meio de releases, press-kits, sugestões de pauta e outros produtos, intermediando as relações de ambos e atendendo às solicitações dos jornalistas de quaisquer órgãos de imprensa;
b) Controle e arquivo de informações sobre o assessorado divulgadas pelos meios de comunicação, bem como avaliação de dados provenientes do ambiente externo à organização que possam interessar aos seus dirigentes;
c) Organização e constante atualização de um mailing list (relação de veículos de comunicação com nomes de seus diretores e editores, endereço, telefone e e-mail);
d) Edição dos periódicos destinados aos públicos externo e interno (boletins, notas, revistas/jornais);
e) Elaboração de outros produtos jornalísticos como fotografias, vídeos, programas de rádio ou de televisão;
f) Publicações personalizadas em redes como facebook, twitter, e outros;
g) Controle e monitoramento de redes sociais, verificando as publicações de maior impacto, bem como as notícias/comentários que possam interferir de forma negativa/positiva junto a instituição;
h) Assessoramento junto à mídia em geral, quando em visita à instituição para a produção de matérias;
i) Elaboração de discursos e textos especiais;
j) Cobertura de eventos diversos com produção de matérias; k) Cobertura fotográfica;
l) Participação na definição de estratégias de comunicação.
Dos critérios para solicitação e publicação de matérias
O Manual de Comunicação da Secretaria de Comunicação do Senado Federal estabelece como Valor Notícia (critérios para verificar a importância do que deve ou não ser noticiado) o que segue:
Critérios para a importância da notícia: 1. ineditismo (+ inédito = + importante);
2. probabilidade (- provável); 3. interesse (+ pessoas afetadas);
4. apelo (+ curiosidade);
5. empatia (+ pessoas que se identificam); 6. proximidade (+ proximidade geográfica).
Dessa forma, nem tudo que acontece é notícia ou merece ser publicado/divulgado pela Ascom. No jargão jornalístico, uma pessoa ser mordida por um cão, não é notícia. O contrário sim! Dessa forma, é preciso ter critérios para solicitar a produção/divulgação de atividades às quais julga-se sejam noticiáveis jornalisticamente.
Dos prazos e normas para publicações/coberturas Das Matérias/coberturas
Para a cobertura das matérias pela Ascom, faz-se necessário o preenchimento do formulário de solicitação com pelo menos 7 dias úteis de antecedência. Dentro desse prazo, a ascom avaliará sob critérios jornalísticos, e entrará em contato com o solicitante para deferimento ou indeferimento.
No caso da cobertura ser realizada pelos próprios organizadores da atividade, solicita-se o envio à assolicita-sessoria, via e-mail institucional, de um texto/resumo que contenha, no mínimo, as seguintes informações: O que aconteceu? Quando? Por que/objetivo? Quem foi envolvido? Onde? Horário? Depoimento (s) de organizador/participantes sobre a ação/projeto/evento. Telefone e e-mail do solicitante.
As fotos devem ser enviadas em JPG e, se forem tiradas de celular, o mesmo deve estar na posição horizontal.
De posse do resumo, a Ascom o avaliará sob critérios jornalísticos e, caso enquadre-se como notícia, fará os ajustes/complementos necessários, além de contatos com o solicitante.
É importante ressaltar que de acordo com a importância da notícia, ela poderá ser veiculada no site do campus, facebook, twitter, enviada para veículos de comunicação (objetivando matérias por outras mídias) ou somente publicada em uma mídia.
Observação sobre fotos que envolvam crianças
No caso de fotografias de crianças envolvidas em projetos desenvolvidos ou apoiados pelo IFSULDEMINAS, solicita-se a consulta direta à Ascom sobre o uso da imagem, respeitando-se, caso a caso, o que diz o ECA em seu artigo 17:
“O direito ao respeito consiste na inviolabilidade da integridade física, psíquica e moral da criança e do adolescente, abrangendo a preservação da imagem, da identidade, da autonomia, dos valores, ideias e crenças, dos espaços e objetos pessoais”.
Dos editais/documentos
Os editais a serem publicados no site institucional, sob solicitação dos setores, devem ser encaminhados à Assessoria, via e-mail, com o prazo mínimo de 48h de antecedência (dias úteis) em PDF. Quando assinados pelo diretor de campus, devem ser encaminhados ao Gabinete para receber numeração padrão e deste ser enviado à Ascom.
Ressalte-se que o planejamento e viabilização dos editais parte dos setores do campus, seguindo os prazos legais pertinentes. Assim, é imprescindível o respeito aos prazos, dadas as questões técnicas envolvidas, como internet em funcionamento, volume de publicações e horário de funcionamento/atendimento do setor de comunicação.
Os editais devem conter: cabeçalho base, com numeração própria, e vir assinados pelo responsável pelo mesmo, sem o que serão devolvidos e não publicados.
Junto à solicitação de publicação, deve constar um resumo sobre o edital, para que a Ascom possa ser fiel na construção da chamada de capa do site e dados internos.
No caso de troca dos editais/documentos por erros, alterações ou outros, serão novamente publicados, porém, como Retificação. O prazo para retificação deve respeitar 24h mínimas de antecedência, exceto sob critérios emergenciais a pedido da direção ou coordenações gerais.
Da elaboração de cerimoniais
Quando necessária a elaboração de cerimoniais pela Ascom, deve-se encaminhar o pedido, via formulário específico, com antecedência mínima de 30 dias. A Ascom avaliará a solicitação e, em condições técnicas de fazê-lo, com base nas informações
prestadas entrará em contato com o solicitante. Se necessário, solicitará suporte técnico da Reitoria, encaminhando o solicitante ao setor de comunicação em Pouso Alegre, que conta com profissional de Relações Públicas, para atuação mediante análise.
Das coberturas fotográficas
Quando necessária a elaboração de material fotográfico específico, a solicitação deve ser feita à Ascom, com 48h de antecedência (dias úteis), via e-mail, especificando o teor das coberturas fotográficas: local (internas/externas, produzidas), horário, pessoas envolvidas, etc, para análise da viabilidade e atendimento.
Da elaboração de textos específicos
Quando da elaboração de textos específicos, como discursos, por exemplo, a solicitação deve ser feita com pelo menos 15 dias de antecedência, via e-mail, para que seja feita uma reunião para levantamento das informações necessárias para tal.
Conheça as atividades desenvolvidas pelo Publicitário
De acordo com o Guia de Carreira, a Publicidade é uma atividade profissional que exige muita criatividade e alia conhecimentos de comunicação e marketing. O objetivo do trabalho de um publicitário é fortalecer a imagem de uma marca e comunicar produtos, ideias e projetos. Seu trabalho pode envolver desde a escolha do logotipo de uma empresa até um comercial veiculado no horário nobre da televisão, passando pela criação de jingles, outdoors e estratégias de venda.
Para a criação de campanhas e/ou peças publicitárias pela Ascom, faz-se necessário o preenchimento do formulário de solicitação de Projetos Gráficos, disponível no site do campus. Os prazos serão de acordo com cada tipo de projeto.
Dos prazos para elaboração de materiais publicitários
1. Elaboração de Campanhas - 30 dias úteis;
2. Alterações - 7 dias úteis;
3. Banner impresso - 15 dias úteis;
4. Banner Facebook - 15 dias úteis;
5. Banner site - 15 dias úteis;
6. Cartaz - 15 dias úteis;
7. Certificado - 15 dias úteis;
8. Convite impresso - 15 dias úteis; 9. Convite digital - 15 dias úteis; 10. E-mail Marketing - 15 dias úteis; 11. Flyer - 15 dias úteis;
12. Folder - 15 dias úteis;
13. Identidade Visual - - 30 dias úteis; 14. Spot - 15 dias úteis;
15. Faixa - 15 dias úteis; 16. Outdoor - 30 dias úteis.
Dentro desses prazos, a Ascom avaliará e entrará em contato com o solicitante para deferimento ou indeferimento.
Na solicitação das peças deverão ser informados os dados fundamentais para a criação das mesmas como: medida do material, quantidade, impressão, local de divulgação, dados que serão inseridos; público-alvo; material prévio; referências visuais; estilo geral; objeções; diferencial; prazo de entrega final e fotografia.
No caso das fotos, os direitos autorais deverão ser respeitados. As fotos a serem usadas devem ser indicadas e enviadas por e-mail ou link para download. Fotos do Google e de resolução baixa não poderão ser utilizadas.
As impressões e a divulgação de materiais gráficos serão de responsabilidade do solicitante.
Saiba quais são as ações desenvolvidas pelo Relações Públicas
Segundo o Guia do Estudante (2017), o profissional de Relações Públicas promove a marca da empresa junto aos funcionários e clientes. Pode atuar em atendimento de clientes, do cerimonial e protocolo, produzir e divulgar por meio de jornais internos ou externos as intenções das empresas, realizar eventos para promover a instituição e fazer pesquisas de opinião.
Resumem-se as funções de um Relações Públicas:
a) Levantamento e análise dos públicos da instituição;
b) Planejamento e execução de programas de relacionamento com os públicos; c) Planejamento e execução de programas de divulgação da instituição;
d) Produção de materiais informativos e de divulgação; e) Elaboração de publicações como manuais;
f) Planejamento e organização de eventos; g) Organização do cerimonial em atos oficiais;
h) Organização dos setores de atendimento ao público;
i) Relações com os órgãos da imprensa em geral e com os líderes da comunidade;
j) Organização e execução do sistema de visitas à instituição;
k) Preparação de eventos especiais (inaugurações de instalações, posses, visita de autoridade, etc);
l) Acompanhamento das redes sociais;
Dos prazos para elaboração de cerimoniais
Para a elaboração de cerimoniais como semanas específicas, palestras, inaugurações e lançamentos, aulas inaugurais, solicita-se o preenchimento do formulário específico no site, com antecedência mínima de 30 dias. No caso de cerimoniais para formaturas, é necessário o preenchimento da solicitação com o prazo mínimo de 60 dias. As solicitações passarão por análise junto à Ascom, que dará retorno ao solicitante. Quando exigir maior especificidade, será solicitado o apoio dos profissionais da Reitoria.
Referências
CÉSAR, Regina Célia Escudero. Comunicação pública: a voz do cidadão na esfera pública
- construindo um novo paradigma profissional. Appris Editora, 2015.
COSTA, Wilson Bueno. Comunicação Empresarial: teoria e pesquisa. Manole Editora, 2002.
Estatudo da Criança e do Adolescente (ECA), disponível em:
http://www.chegadetrabalhoinfantil.org.br/wp-content/uploads/2017/06/LivroECA_2017_v05_INTERNET.pdf
FERRARETO, Elisa Kopplin e Luiz Artur. Assessoria de Imprensa: teoria e prática. Summus Editorial, 2009.
Guia do Estudante 2017. Editora Abril. Disponível em:
https://guiadoestudante.abril.com.br/profissoes/
Manual de Comunicação da Secretaria de Comunicação do Senado Federal, disponível
em: https://www12.senado.leg.br/manualdecomunicacao/fundamentos-e-diretrizes
