Dona M. Genett é doutora em psicologia e consultora e desenvolvimento
organizacional, presidente da GenCorp Consulting. Entre seus clientes estão Boeing. Weyrhaeuser. O Porto de Seattle. Nextel. Interational Paper e Seattle’s Best Coffee. Dona vive no sul da Califórnia
Donna M. Genett O PODER DE DELEGAR Tradução Alexandre Tuche 10ª EDIÇÃO
Rio de Janeiro: BestSeller, 2012 Titulo original nort-americano IF YOU WANT IT DONE RIGHT, YOU DON’T HAVE TO DO IT YOURSELF
Copyright © 2004 by Donna M. Genett Capa: Julio Moreira
Editoração eletrônica: DFL
DIREITOS exclusivos de publicação em língua portuguesa para o Brasil adquiridos pela EDITORA BEST SELLER LTDA
Rua Argentina, 171 parte São Cristóvão Rio de janeiro, RJ - 20921-380
Que se reserva a propriedade literária desta tradução Impresso no Brasil
John Jones Jr. e John James Jr. não eram primos comuns. Cresceram na mesma cidade, na mesma rua e moravam um ao lado do outro. Suas mães eram gêmeas idênticas e grandes amigas que se casaram com John Jones e John James quase na mesma época. Surpreendentemente os dois também tinham crescidos como grandes amigos, ainda mais surpreendente: os dois John Junior nasceram no mesmo dia, no mesmo hospital com as mães dividindo o mesmo quarto duplo.
Com a proximidade entre os quatro Johns criava muita confusão, os primos eram chamados em família de Jones e James e com o tempo todas as outras pessoas adotaram os apelidos, mas isso não para por aí as semelhanças, mas também não vou aqui descrever pormenores, pois o objetivo não convém, mesmo com essas e outras semelhanças vamos nos conter ao objetivo principal: cada ser é único e com ele sobressai a idéia de que tudo que ele fizer será responsável por seus atos, Donna M. Genett, ao fazer uma abordagem mais ampla de seu trabalho procura buscar o objetivo principal de cada cliente e aplicar na pratica os melhores métodos de melhoramento de seu relacionamento. Ela tenta mostrar que mesmo duas pessoas que freqüentam a mesma faculdade ou os mesmos princípios nas mesmas funções, mesmo que aplicando os mesmos métodos sempre obterão resultados diferenciados, veja o caso de James e Jones com as mesmas possibilidades um sempre se sobressaía sobre o outro e não foi por falta de preparo e sim por falta de observação na aplicação dos conceitos.
Vejamos
Infelizmente, o departamento de James estava cada vez mais deficitário. Eles não alcançavam suas metas. O chefe de James estava preocupado e vigilante. Os empregados de James estavam inquietos e queixosos. A família de James estava, digamos, igualmente inquieta e queixosa
James também não vinha se sentindo bem, às vezes seu pescoço ou sua cabeça doía, e ele estava começando a perder as esperanças de se equiparar a Jones.
No trecho acima vemos que quando algo vai mal com uma pessoa isso afeta todos a sua volta mesmo que, direta ou indiretamente em grandes ou pequenas proporções, isso se deve ao fato de que o ser humano é um ciclo e tudo gira a sua volta, mesmo que inconscientemente somos responsáveis pelas ações a nossa volta.
Como vemos James estava com dificuldade de fazer com que seus colaboradores fizessem aquilo que a empresa pedia e James perdia o controle da situação, o pessoal não cooperava, parecia que eles não sabiam o que fazer – quando faziam levavam muito tempo - James estava com a carga adicional de trabalho enorme e soube de várias reclamações, principalmente pelo fato de nunca está disponível.
Infelizmente quando nos dispusemos de forma desorganizada sempre vai sobrar trabalho e faltar tempo, e em tempos de globalização o tempo é relevante na tomada de decisões que pode definir entre uma boa negociação e uma catástrofe nos negócios, é uma realidade que assusta administradores e gerentes de pessoal, mas, quando um administrador tem as ferramentas básicas para se sair dessas situações tudo fica mais plausível e com menos impactos para as organizações. Dentre as habilidades que o administrador deve ter as que se seguem são primordiais:
Habilidades conceituais: Consiste em saber como fazer as coisas de maneira certa e com o mínimo de erros possíveis levando ao alcance de melhores resultados para os objetivos pretendidos.
Habilidades técnicas: Consiste em criar protocolo de operações para se seguir e só seguir para a próxima etapa após a anterior ter sido concluída (um exemplo disso e o processo poka-yoke (a prova de erro) do Japão onde cada peça só se encaixa no local previamente designado.
Habilidades humanas: Essa é a parte mais difícil, pois entra em cena todo o processo cultual e individual de cada pessoa que deve ser respeitado e adaptado para cada realidade de cada organização.
Pro atividade: Vencida as três etapas anteriores esse é o resultado do trabalho árduo que iniciou lá na sala de aula das primeiras séries que se reflete no final da sua vida conceitual, e James fez tudo certo, mas está faltando o start de sua vida e ele ainda não encontrou essa luz no seu caminho.
...quando você delega trabalho às pessoas, elas normalmente não encontram um modo de confundir tudo? O fato de delegar não faz com que você simplesmente tenha que concertar a situação um pouquinho mais adiante?
...isso pode acontecer especialmente no inicio. Pensei que meu pessoal fosse preguiçoso, não estivesse motivado ou simplesmente não fosse competente o bastante. Então Jennifer, uma de minhas subordinadas diretas, me corrigiu.
No trecho acima uma conversa entre James e Jones vemos que os mesmos problemas acontecem em todas as organizações, cabe aos administradores solucionar os problemas e ou achar caminhos para tal ou ainda fazer como James procurar com quem deu certo, soluções viáveis para problemas parecidos James não se acomodou e foi buscar no amigo, soluções para seu problema. Reconhecer que está errado é um trunfo principalmente nas pequenas organizações, onde demora mais tempo a se perceber o erro devido à pequena diferença entre impactos positivos e negativos.
Por volta das 5h30 daquela tarde James tinha se reunido com cada um de seus subordinados diretos. Explicou claramente o que queria que cada um deles fizesse e quais deveriam ser os resultados. Foi claro na definição de quais áreas permitiam criatividade ou flexibilidade e quais precisavam ser feitas de determinada maneira
Após explicar cada tarefa, ele pedia ao empregado para repetir o que tinha ouvido. Às vezes a pessoa acertava de primeira. Outras vezes pequenos pontos tinham de ser esclarecidos. James tinha plena consciência do quanto não fora claro no passado e tinha uma nova perspectiva do porquê de seu pessoal viver desapontando-o. Mas mesmo assim ele tinha vontade de sorrir.
Até o final de semana todos já tinham concluído corretamente a tarefa delegada. James deixava transparecer seu entusiasmo e compreensão. Um grande peso foi tirado de seus ombros. Ele se sentia alegre, bem com seu pessoal. Todos no departamento sorriam naquela sexta feira como já não se faziam havia muito tempo, inclusive James. Ele estava orgulhoso do que tinham realizado juntos.
No trecho acima vemos que momentos de acertos são comemorados e tudo entra em estado de harmonia quando tudo vai bem e as explicações de James foram bem entendidas, mas, a meu ver muitos detalhes, como repetir o que foi explicado tudo de
novo torna tudo meio moroso e eu volto a afirmar, tempo é primordial, no entanto existe a teoria melhor perder um pouco de tempo no início e ter um final exemplar do que ter que refazer tudo de novo, tem que haver um consenso entre explicação e entendimento pois dependendo da quantidade de subordinados seria inviável esses pormenores uma vez que já temos habilidades conceituais e habilidades técnicas.
Jennifer disse: “Para falar a verdade eu não sabia. Você nunca me disse que era urgente e não estabeleceu uma data limite ou um prazo para o trabalho. Estava esperando que eu lesse a sua mente?”
James fez uma careta.
No trecho acima a autora nos leva a pensar drasticamente sobre nossas ações no caso de uma conversa entre hierarquias nesses termos o resultado não seria nada amistoso uma vez que conversa como essa é um desmando de autoridade por mais que Jennifer tenha razão o tom de voz e bem diferente do que normalmente acontecem, sarcasmos é algo para conversa de roda. Nas organizações deve-se manter a postura de subordinação e respeito pelos seres humanos não importando sua hierarquia dentro da organização.
De volta ao escritório, James sentia-se satisfeito por está aprendendo não apenas com seus erros, mas com os de Jones também. Colocou um de seus CDs favoritos no computador e reviu cada tarefa que tinha designado naquela semana. Várias delas eram urgentes e eram sempre as que causavam maior preocupação e maior estresse. No entanto estivera tão concentrado em certificar-se de que as linhas principais das tarefas estivessem claras e corretas que esqueceu-se até de pensar no assunto.
James estabeleceu limites de tempo para cada tarefa e conversou com mais uma vez com os empregados estabelecendo prazos. Ficou chocado por ninguém ter percebido que o tempo era um fator essencial.
Abraham H. Maslow coloca em sua teoria que as necessidades humanas são inalcançáveis, que são colocadas e dispostas conforme sua importância, pois sempre que suprimos uma necessidade outra surge em função daquilo que somos ou fazemos de nossa vida, na administração e sempre que lidamos com pessoas sempre ficará para traz uma lacuna de necessidades uma vez que não há garantias de que sempre o funcionário vai da conta da demanda de trabalho. As organizações de hoje querem sempre especialistas em varias áreas e isso o torna capacitado para a função, mas o torna também sobrecarregado de tarefas, cabe a ele saber delegar suas tarefas e supervisionar com qualidade suas delegações.
Muitas vezes nós humanos temos a impressão que os outros lêem nossos pensamentos, mas na pratica não é bem assim que acontece, veja um exemplo no transito vemos que muitos motoristas não informam para os demais em que direção vão segui o que acaba atrapalhando a vida de muita gente quando não a ceifa tem coisas que dar para concertar mas outras simplesmente não tem como voltar a traz, como um cliente perdido ou um negócio desfeito.
A partir do momento que James começou a delegar com sabedoria, anotar os pontos certos e corrigir os que estavam errados deu certo. Olhou ao redor, no escritório. Tinha muito a comemorar. Podia realmente enxergar a superfície de sua mesa! As pilhas
de papeis tinham quase desaparecido. Algumas estavam em pastas, outras em armários ou nas mesas de outras pessoas. Ele podia ouvir alguns de seus funcionários rindo do lado de fora. Também ansiavam pelo fim de semana.
Seu relacionamento com as pessoas do departamento tinha se transformado de algo evasivo para trabalho em equipe. James voltara a gostar do trabalho. os dias no escritório eram mais curtos, o que lhe dava tempo para esposa e filhos. Estava encantado por ficar mais tempo com eles, satisfeito por não se sentir negligenciando o trabalho ao fazer isso.
Na verdade, sentia-se uma pessoa diferente, leve, feliz, bem sucedida e realizada. Não havia mais o estresse dos malabarismos constantes com os diferentes papéis em sua vida. Ele agora tinha uma vida indiscutivelmente melhor. Tudo isso porque aprendera a simples arte de delegar com eficácia.
Como vemos uma informação quando chega de maneira correta ao receptor e é bem compreendida torna a vida mais fácil, e tudo flui naturalmente e as possibilidades são infinitamente maiores de tudo dar certo, veja que James aprendeu a lição e Jones um amigo que estava ali disposto a lhe ajudar. No mundo real nem sempre ocorre assim, as teorias colocadas neste livro são fictícias, elas ajudam, mas as coincidências são muito exageradas. No inicio Donna Genett colocou estas informações no intuito de chamar a atenção para o livro e conseguiu, na vida real são menos evidentes tais coincidências. No meu entendimento e nos dias de hoje com tanta informação fluindo a todo o momento e em todos os canais de comunicação é difícil viver experiência como as do livro, podem ser que aconteça algo pior, mas a intenção do livro é despertar a consciência do administrador para sua forma de delegação de tarefa, porque refazer um trabalho é muito pior que não tê-lo feito e o cliente quer seu trabalho e da maneira que contratou ou até melhor.
O poder de Delegar mostra que as informações são para administradores, mas até mesmo no médico se você der uma informação errada ou omitir outras, pode correr um sério risco porque ninguém é adivinho do pensamento alheio. No transito ocorre algo parecido, sempre que acontece um acidente é porque alguém está errado e isso é uma maneira de delegar tarefas também ou dar a preferência para o próximo. Delegar significa autorizar alguém a fazer algo que seria feito por nós.
O livro também trata do detalhamento das tarefas delegadas, só que de uma maneira exagerada porque no mundo que vivemos as respostas devem ser imediatas, e James só procurava soluções depois do problema concretizado o que demora muito e onera todo o processo comercial, deve-se ao máximo evitar as perdas com o máximo de qualidade no mínimo tempo possível. Cada organização deve ter meios próprios de controlar entradas e saídas de produtos e/ou serviços visando sempre o melhor para o consumidor final e levando em conta o bem estar de seus colaboradores. O Poder de Delegar nos mostra que quando o processo começa errado inevitavelmente chega errado até o fim, com raras exceções onde é possível intervir no meio do processo, mesmo assim cabeças rolam, e infelizmente a corda arrebenta sempre na parte mais fraca.
Temos ainda a figura de Jones que aceita puxões de seus empregados e simplesmente aceita o próprio erro como parte de um processo de aprendizagem, que bom seria se todos os chefes fossem assim.
