Manual de Assiduidade Sigarra

(1)

Manual de Assiduidade

Sigarra

Gestão de Recursos Humanos

Apresentado por: Sofia Leão

12-12-2013

(2)

Índice

1. Visualizar picagens, saldo e gozo de saldo slide 3 a 8

2. Inserir justificação slide 9 a 30

3. Inserir Férias slide 31 a 38

4. Verificar Chefia slide 40 a 41

5. Verificar Exceção ao Acumulado slide 42 a 43

6. Verificar Férias slide 44 a 45

7. Verificar Horário /Horário Dia slide 46 a 49

8. Verificar Justificações slide 50 a 51

9. Verificar Marcações slide 52 a 53

10. Verificar Estatuto slide 54 a 55

11. Verificar Trabalho Extraordinário slide 56

12. Verificar Mapas slide 57 a 68

13. Chefias /Visualização de Alertas de Assiduidade slide 69 a 72

14. Visualização da Assiduidade Chefia slide 73

15. Visualizar Autorizações

a) Tratadas slide 74

b) Pendentes slide 75 a 84

c) Irregularidades slide 85 a 86

16. Visualizar Pessoal slide 87 a 88

17. Visualizar Mapas slide 89 a 98

18. Visualizar Relatórios slide 99 a 101

(3)

• 1º Passo

• AUTENTICAR-SE

• VALIDAR-SE

• 2º Passo

• SELECIONAR O NOME NUM DOS CAMPOS

3

(4)

SELECIONAR ASSIDUIDADE

(5)

Visualiza o Mapa de ASSIDUIDADE

4º Passo

(6)

Visualiza o

SALDO

no Mapa de ASSIDUIDADE NO FINAL DA FOLHA DE MARCAÇÕES

5º Passo

SE EXISTIR UMA IRREGULARIDADE

O QUE APARECE NO ACUMULADO É O SALDO EXISTENTE NO MAPA ATÉ À IRREGULARIDADE.

(7)

SE NÃO EXISTIR IRREGULARIDADES

O QUE APARECE NO ACUMULADO É O SALDO EXISTENTE NO MAPA ATÉ AO ÚLTIMO DIA EM QUE EFETUOU A PICAGEM (8-11-2013).

6º Passo

(8)

Visualiza o

SALDO DAS

4 HORAS UTILIZADO

AO LONGO DO

DECORRER DO MÊS

(9)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

A. Por iniciativa do Próprio

B. Alerta por e-mail (após 5 dias

da irregularidade)

C. Alerta por e-mail (após 8 dias

da irregularidade)

9

Índice

(10)

INSERIR

JUSTIFICAÇÃO

1º Passo

SELECIONAR

O ITEM

A. Por iniciativa do Próprio

(11)

B. 1º Alerta por e-mail

11

--- Mensagem Original --- > Assunto: Assiduidade > Data:

> De: Recursos Humanos > Para: Elisabete Teixeira > CC: Prazeres Freitas Bom dia,

Elisabete de Oliveira Azevedo Teixeira foram verificadas irregularidade(s) na sua assiduidade.

Alertamos para a necessidade de proceder à regularização no sistema de assiduidade, dentro do prazo estabelecido para o efeito (7 dias).

(12)

C. 2ºAlerta por e-mail

--- Mensagem Original ---

Assunto: [recursos.humanos] Assiduidade Data:

De: Recursos Humanos Para: Elisabete Teixeira CC: Prazeres Freitas Bom dia,

Elisabete de Oliveira Azevedo Teixeira foram verificadas irregularidade(s) na sua assiduidade que não corrigiu.

Neste momento a regularização será automaticamente efetuada por falta com desconto em dia(s) de férias.

Recursos Humanos

(13)

INSERIR

JUSTIFICAÇÃO

2º Passo

(14)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

3º Passo

Selecionar o tipo de Justificação utilizando o ELEVADOR

(15)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

Por conta

Período de Férias

4º Passo

(16)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

5º Passo

Tem 4 Opções: •Em branco •Dia Completo •1º período •2º período

Seleciona uma das opções acima referidas.

Não esquecer de Gravar.

(17)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

6º Passo

Se faltar um dos períodos, seleciona só este campo. Se faltar durante um determinado período de horas seleciona apenas este campo Após a respetiva seleção gravar no botão 17

(18)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

7º Passo

Não esquecer de Selecionar a DATA e Gravar. Se faltar durante um determinado período de horas Selecionar apenas este campo Colocando:

•hora de início •hora de fim

(19)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

8º Passo

Ao inserir uma justificação Não esquecer de Selecionar a Data e Gravar. Após este procedimento aparecem outros campos descritos no slide seguinte. 19

(20)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

9º Passo

(21)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

10º Passo

Primeira opção (Ver slide 22):

1. De acordo com slide anterior e a fim de completar o processo, seleciona o

tipo de documento.

2. Após ter efetuado o passo anterior selecionar arquivo e adicionar

documento digitalizado (preferencialmente) e Gravar.

Segunda opção (Ver slide 23):

2. Após ter efetuado o passo anterior selecionar quadrado Só em Papel e Gravar.

21

Inserir Documento Justificativo

(22)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

11º Passo

Primeira opção:

1. Após ter efetuado o passo anterior selecionar arquivo e adicionar

(23)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

12º Passo

Segunda opção:

tipo de documento (Documento Comprovativo Obrigatório).

2. Após ter efetuado o passo anterior selecionar quadrado Só em Papel e Gravar.

(24)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

13º Passo

 Estando o processo completo aparece a justificação

com cor laranja.

Se clicar na lupa verifica no slide seguinte a descrição da

(25)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

14º Passo

Se clicar na lupa verifica no slide seguinte a descrição da

justificação.

(26)

INSERIR JUSTIFICAÇÃO

15º Passo

Se clicar sobre o

ficheiro

(27)

Visualiza no Mapa de ASSIDUIDADE

16º Passo

Aparecem as horas ou o período com cor laranja.

Só após validação pela Chefia as horas aparecem a Verde.

(28)

Visualiza no Mapa de ASSIDUIDADE o tipo de justificação inserida selecionando a LUPA

17º Passo

Aparecem as horas ou o período com cor laranja.

(29)

Visualiza no Mapa de ASSIDUIDADE o tipo de justificação inserida selecionando a LUPA.

Aparecem os dados abaixo.

(30)

Visualiza no Mapa de ASSIDUIDADE o tipo de justificação inserida selecionando a LUPA.

19º Passo

Pode alternar o período de marcação

da manhã para a tarde se selecionar

a seguinte Seta

Pode alternar o período de marcação

da tarde para a manhã se selecionar

a seguinte Seta

Após clicar na Seta, surge a imagem seguinte.

Se pretender alterar clicar em Caso contrário clicar em

(31)

INSERIR FÉRIAS

1º Passo

SELECIONAR

O ITEM

31 Índice

(32)

MARCAR FÉRIAS

2º Passo

(33)

MARCAR FÉRIAS

3º Passo

Selecionar

(34)

MARCAR FÉRIAS

4º Passo

Selecionar

Não esquecer de Gravar.

(35)

Visualiza a Marcação de Férias no Mapa de ASSIDUIDADE

5º Passo

Aparece um período ou o dia completo com cor laranja.

Após validação pela CHEFIA as horas aparecem com cor Verde.

(36)

Visualiza no Mapa de ASSIDUIDADE o tipo de justificação inserida selecionando a LUPA.

Aparecem os dados abaixo

(37)

Selecionando a LUPA visualiza a

descrição da justificação

7º Passo

(38)

Selecionando a LUPA aparece a informação abaixo.

(39)

Visualiza no Mapa de assiduidade o ACUMULADO no final da página

9º Passo

Dos 31 dias a que tem direito aparece no resumo acumulado:

• 21 dias férias ano corrente

• 1 dia de falta por conta do período de férias ano corrente

• 9 dias por gozar

• 31 total de dias

(40)

VERIFICAR

CHEFIA

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

APARECE:

Índice

(41)

VERIFICAR

CHEFIA

2º Passo

SELECIONA CHEFIA E APARECE NO

QUADRO ABAIXO O RESPONSÁVEL PELA

VALIDAÇÃO:

(42)

VERIFICAR EXCEPÇÕES

AO ACUMULADO

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

APARECE:

Índice

(43)

2º Passo

SELECIONANDO

O

ITEM,

O

COLABORADOR SÓ CONSULTA SE TEM

ALGUMA EXCEÇÃO AO ACUMULADO.

VERIFICAR EXCEPÇÕES

AO ACUMULADO

Sem exceção

(44)

VERIFICAR OS DIAS

DE

FÉRIAS

solicitados

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

APARECE:

Índice

(45)

Selecionando o item FÉRIAS aparece a

informação abaixo

2º Passo

45

(46)

VERIFICAR

HORÁRIO

1º Passo

APARECE:

APÓS SELECIONAR:

Índice

(47)

VERIFICAR

HORÁRIO

2º Passo

SELECIONA HORÁRIO E APARECE O

QUADRO ABAIXO:

(48)

VERIFICAR

HORÁRIO DIA

1º Passo

SELECIONA HORÁRIO DIA E APARECE O

QUADRO ABAIXO:

Horário Alternativo

(49)

HORÁRIO

Alternativo

2º Passo

49

APÓS ADICIONAR O DIA PRETENDIDO

Fica Pendente de Validação da Chefia

Só após Validação da Chefia o horário do colaborador fica

(50)

VERIFICAR

JUSTIFICAÇÕES

1º Passo

APARECE:

APÓS SELECIONAR:

Índice

(51)

VERIFICAR JUSTIFICAÇÕES

2º Passo

SELECIONA E APARECE O QUADRO ABAIXO com TODAS as JUSTIFICAÇÕES INSERIDAS NO MÊS SELECIONADO

(52)

VERIFICAR

MARCAÇÕES

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

APARECE:

Índice

(53)

VERIFICAR

MARCAÇÕES

2º Passo

SELECIONA MARCAÇÕES E

APARECE O QUADRO ABAIXO:

(54)

VERIFICAR

ESTATUTO

1º Passo

APARECE:

APÓS SELECIONAR:

Índice

(55)

VERIFICAR

ESTATUTO

2º Passo

SELECIONA ESTATUTO E APARECE O

QUADRO ABAIXO:

SE SELECIONAR A LUPA, APARECE UM QUADRO COM AS UNIDADES CURRICULARES EM QUE O COLABORADOR SE ENCONTRA INSCRITO.

(56)

VERIFICAR TRABALHO

EXTRAORDINÁRIO

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

SELECIONA TRABALHO EXTRAORDINÀRIO APARECE O QUADRO

(57)

VERIFICAR MAPAS

1º Passo

SELECIONAR O

ITEM

57

APÓS SELECIONAR:

Índice

(58)

VERIFICAR MAPA

FÉRIAS

2º Passo

APÓS SELECIONAR:

APARECE NO ITEM

COLABORADOR:

(59)

VERIFICAR MAPA

FÉRIAS

3º Passo

(60)

VERIFICAR

MAPA FÉRIAS

4º Passo

No seguimento do slide anterior poderá consultar as legendas do mapa no canto inferior direito.

(61)

VERIFICAR MAPA

TOTAL

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

61

APARECE NO ITEM

COLABORADOR:

(62)

VERIFICAR MAPA TOTAL

2º Passo

NO QUADRO ABAIXO, se passar o rato sobre as cores aparece a legenda da justificação inserida.

(63)

VERIFICAR MAPA FÉRIAS

DO SERVIÇO

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

63

APARECE NO ITEM

COLABORADOR:

(64)

2º Passo

SELECIONA E APARECE O QUADRO ABAIXO

Se selecionar o campo em Branco aparecem as férias do Serviço de Todo o Ano

VERIFICAR MAPA FÉRIAS DO

SERVIÇO

(65)

VERIFICAR MAPA FÉRIAS

DA INSTITUIÇÃO

1º Passo

65

APÓS SELECIONAR:

APARECE NO ITEM

COLABORADOR:

(66)

2º Passo

VERIFICAR MAPA FÉRIAS DA

INSTITUIÇÃO

(67)

VERIFICAR MAPA FÉRIAS

DA INSTITUIÇÃO PARA

PUBLICAR

1º Passo

APÓS SELECIONAR:

67

APARECE NO ITEM

COLABORADOR:

(68)

2º Passo

VERIFICAR MAPA FÉRIAS DA

INSTITUIÇÃO PARA PUBLICAR

(69)

ASSIDUIDADE

CHEFIA

• 1º Passo

• AUTENTICAR-SE

• VALIDAR-SE

• SELECIONAR O NOME NUM DOS CAMPOS

• 2º Passo

69

(70)

APÓS SELECIONAR ALERTA

CLICAR PARA VERIFICAÇÃO DO DETALHE DA NOTIFICAÇÃO

Aparece o quadro abaixo

(71)

71

4º Passo

SELECIONAR

NO SEGUIMENTO DO SLIDE ANTERIOR SELECIONAR “Lista de justificações pendentes”

(72)

APÓS SELECIONAR ALERTA

No seguimento do slide anterior selecionar a Lista de Justificações Pendentes

(73)

SELECIONANDO

APARECE:

1. AUTORIZAÇÕES

2. PESSOAL

3. MAPAS

4. RELATÓRIOS

4 TEMAS

PRINCIPAIS

Índice

(74)

SELECIONAR TRATADAS

(75)

SELECIONAR PENDENTES

1º AUTORIZAÇÕES

(76)

SELECIONANDO PENDENTES PROCEDE-SE À ALTERAÇÃO DE UM DOS 3 ESTADOS:

•Pendente •Autorizada •Recusada

(77)

1º ESTADO

APÓS SELECIONAR O ESTADO PENDENTE, INSERIR JUSTIFICAÇÃO NO CAMPO OBSERVAÇÕES CHEFIAS E

(78)

NO SEGUIMENTO DO SLIDE ANTERIOR, A CHEFIA APÓS

SELECIONAR O ESTADO PENDENTE, E APARECE AO COLABORADOR A SEGUINTE INFORMAÇÃO

Selecionando a Lupa correspondente ao estado acima verificará no slide seguinte a descrição da justificação

(79)

NO SEGUIMENTO DO SLIDE ANTERIOR E APÓS

SELECIONAR A LUPA APARECE A DESCRIÇÃO DA JUSTIFICAÇÃO. APÓS SELECIONAR O ESTADO PENDENTE

1º ESTADO

(80)

APÓS SELECIONAR O ESTADO AUTORIZADA, E APARECE A SEGUINTE INFORMAÇÃO

Selecionando a Lupa no quadro abaixo verificará no slide seguinte a descrição da justificação

(81)

NO SEGUIMENTO DO SLIDE ANTERIOR E APÓS SELECIONAR A LUPA APARECE A DESCRIÇÃO DA JUSTIFICAÇÃO. APÓS SELECIONAR O ESTADO AUTORIZADA

2º ESTADO

(82)

APÓS SELECIONAR O ESTADO RECUSADO, INSERIR JUSTIFICAÇÃO NO CAMPO OBSERVAÇÕES CHEFIAS E

(83)

APÓS SELECIONAR O ESTADO RECUSADO, E APARECE AO COLABORADOR A SEGUINTE INFORMAÇÃO

Selecionando a Lupa correspondente ao estado acima verificará no slide seguinte a descrição da justificação

(84)

NO SEGUIMENTO DO SLIDE ANTERIOR E APÓS SELECIONAR A LUPA APARECE A DESCRIÇÃO DA JUSTIFICAÇÃO. APÓS SELECIONAR O ESTADO RECUSADO

3º ESTADO

(85)

SELECIONAR IRREGULARIDADES

1º AUTORIZAÇÕES

(86)

SELECIONANDO O NOME

APARECE O MAPA DE MARCAÇÕES

(87)

87

2º PESSOAL

SELECIONAR LISTAR

(88)

2º PESSOAL

Selecionando a LUPA no Mapa Assiduidade aparecem as marcações do colaborador. Se selecionar no Mapa Irregularidades aparecem as irregularidades do colaborador.

(89)

89

3º MAPAS

SELECIONAR FILTRAGEM

(90)

3º MAPAS

SELECIONAR FILTRAGEM Tem 4 Opções: •Ano •Mês •Mapa Férias Total justificações •Agrupado por: Mês Colaborador PODERÁ CONJUGAR: Ano e Mês com •Mapa por: - Férias ou Colaborador COM Agrupar por: -Colaborador ou Mês Se o campo mês estiver em branco no resultado da pesquisa aparecem todos os meses referente ao Ano selecionado

(91)

91

3º MAPAS

SELECIONAR FILTRAGEM POR FÉRIAS E COLABORADOR

(92)

SELECIONAR FILTRAGEM POR FÉRIAS E COLABORADOR

(93)

93

3º MAPAS

SELECIONAR FILTRAGEM POR TOTAL FÉRIAS E COLABORADOR

(94)

3º MAPAS

SELECIONAR FILTRAGEM TOTAL JUSTIFICAÇÕES E COLABORADOR

(95)

95

3º MAPAS

SELECIONAR ITEM FÉRIAS E APARECE MAPA ABAIXO

(96)

3º MAPAS

_{No seguimento do slide anterior}

poderá consultar as legendas do mapa no canto inferior direito, Autorizadas ou Pendentes

(97)

97

3º MAPAS

SELECIONANDO O ITEM TOTAL APARECE O MAPA ABAIXO.

NO SLIDE ANTERIOR PODERÁ VERIFICAR AS LEGENDAS

(98)

3º MAPAS

NO QUADRO ABAIXO, se passar o rato sobre as cores aparece a legenda da justificação inserida.

(99)

99

4º RELATÓRIOS

SELECIONAR ITEM RELATÓRIOS

(100)

4º RELATÓRIOS

Selecionar Item Colaboradores Presentes e Ausentes

(101)

101

4º RELATÓRIOS

Selecionar Item Colaboradores com Marcações Apagadas aparece o mapa abaixo.

NO QUADRO, se passar o rato sobre as cores aparece a legenda.

(102)

Regras

Horário de trabalho

Entende -se por horário de trabalho a determinação das horas de início e termo do período normal de trabalho diário e do intervalo de descanso, bem como do descanso semanal.

A semana de trabalho é, em regra, de cinco dias.

Duração Semanal e Diária do Trabalho

A duração média semanal do trabalho é de quarenta horas para todos os trabalhadores da Universidade do Porto independentemente do regime da sua contratação pública ou privada.

O período normal de trabalho diário tem, em regra, a duração de oito horas e é interrompido, obrigatoriamente, por um intervalo de descanso de duração não inferior a uma hora nem superior a duas.

Plataforma - é o tempo de presença obrigatória dentro do período. O não cumprimento

da plataforma origina tempo injustificado, que não pode ser compensado automaticamente com presença em outro período do dia. Quando a plataforma coincide com o período temos um horário do tipo rígido; quando esta é mais curta, existe então uma flexibilidade do horário.

(103)

103

Regras

Regularização - elemento que acompanha a inserção manual de marcações, indicando

o motivo dessa ação.

Saldo - tempos resultantes do uso da flexibilidade do horário. Será saldo negativo se o

funcionário não efetuar trabalho dentro do período no tempo que não inclui a plataforma e positivo se realizar trabalho para além do período dentro do expediente. A sua contabilização resulta da diferença entre a soma algébrica das presenças e ausências nos períodos de presença flexível e o período devido de presença diária.

Tolerância - é o tempo máximo no início da plataforma que o funcionário pode não

cumprir, sem dar lugar a qualquer tipo de penalização. A sua concessão permite tratar automaticamente, faltas de pontualidade do funcionário. A tolerância pode ser ou não concedida e o seu uso regulado em tempo e número de utilizações.

Trabalho Efetivo - tempo de presença real no local de trabalho dentro do expediente,

acrescido do tempo de ausência justificado com classificações que o revertam em trabalho efetivo e excetuando o desconto obrigatório pelo período de refeição.

Trabalho Potencial - tempo previsto, através da soma dos períodos parametrizados no

horário, para realização de trabalho efetivo. Inclui as tolerâncias, se atribuídas.

Trabalho Suplementar – é todo o trabalho que é prestado pelo trabalhador fora do

(104)

Regras

Período de aferição:

O período de aferição a utilizar é o mês, sendo o número de horas a prestar em cada período de aferição calculado com base na duração média de trabalho diário de oito horas.

Saldo Positivo:

É aquele em que o trabalhador tem um saldo efetivo no final do período de aferição superior ao potencial.

Saldo Negativo:

É aquele em que o trabalhador tem um saldo efetivo no final do período de aferição inferior ao potencial.

Compensação:

A compensação é realizada mediante o alargamento ou redução do período normal de trabalho diário.

Nº Máximo de Horas Consecutivas de trabalho: 5 horas Picagens: Tem que efetuar 4 picagens