Manual. Passo a Passo AR&B

(1)

Manual

Passo a Passo

(2)

Prezado(a) Colaborador(a),

O novo sistema de gestão de viagens tem como o principal objetivo garantir que a

política de viagens seja aplicada, garantindo que os preços das passagens

áreas e as tarifas de hotéis sejam as mais competitivas possíveis. Neste modelo, o

colaborador tem papel fundamental, pois ele é o responsável pela solicitação

de suas próprias passagens e hospedagens. Através de um fluxo de aprovações

previamente cadastrado, este colaborador tem a aprovação de sua passagem e as

respectivas despesas são alocadas automaticamente em seu centro de custo.

Este manual tem como principal objetivo explicar o modo de funcionamento do OBT

(online booking tool). Pedimos, por favor, que você leia com atenção as

orientações contidas neste material para que possa usufruir ao máximo desta

ferramenta que disponibilizamos para você.

Siga as recomendações abaixo:

• Faça seus agendamentos com o máximo de antecedência possível;

• Sempre priorize as passagens com os menores valores;

• Mantenha seu cadastro no site sempre atualizado;

• No campo "justificativa" detalhe seus compromissos para que os

aprovadores saibam exatamente o motivo das suas viagens.

Contamos com você na leitura e aplicação deste material.

Boa leitura!

Produtos,

Grupo Alatur

(3)

Índice

OnLine

01 - Primeiro acesso?

02 - Entendendo os ícones

03 - Utilizando a busca online

04- Analisando a tela de busca

05- Inserindo os dados da busca

06- Selecionando os voos

07- Entendendo os ícones da busca

Pag

04

05

06

07 12 -Inserindo os dados da solicita ção

08- Inserindo os dados da solicita

09- Reserva concluída

08

08 13 - Reserva concluída

OffLine

01 - Solicitação offline

02 - Verificando os produtos

03 - Solicitação offline aéreo

04 - Solicitação de hospedagem

05 - Solicitação de locação

06 - Verificando as solicitações

07 - Status aguardando cotação

08 - Status aguardando escolha

09 - Fazendo as escolhas

10 - Escolhendo o aéreo

11 - Escolhendo a hospedagem

12 - Escolhendo a locação

Aprovação

01 - Aguardando autorização

02 - Tela inicial aprovador

Emissão

01 - Aguardando emissão

Configuração e Delegação

01 - Configuração

08

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 02 - Como delegar aprovação em ausência temporária 21

03 - Como delegar aprovação em solicitação feita

Glossário de ícones

Entendendo os ícones

Perguntas frequentes

Suporte

01 - Contatos

22

23

24

25

(4)

(5)

04

01 - Primeiro acesso?

Insira o nome de usuário Insira a senha fornecida Clique em acessar para entrar Clique em (Esqueceu sua senha?) se por algum motivo não lembrar a senha de acesso.

Insira seu usuário para receber por e-mail a nova senha.

Site de acesso

http://arb.alatur.com/alatur/cliente

Após o primeiro acesso, faça a alteração da senha seguindo as orientações descritas.

02 - Entendendo os ícones

Inicio de uma solicitação ONLINE.

Inicio de uma solicitação OFFLINE.

Consulta gerenciadores do sistema.

Gera relatórios a partir de informações disponíveis

Serve para fazer os ajustes necessários para o fluxo dar continuidade.

(6)

Requisição ONLINE

O QUE É UMA SOLICITAÇÃO ON LINE?

O QUE É UMA SOLICITAÇÃO ONLINE?

Uma solicitação online é uma busca em tempo real da disponibilidade e tarifas das Cias Aéreas.

O ciclo de uma solicitação online é: 1º- Acessar o sistema

2º- Buscar disponibilidade e tarifas

3º- Enviar para o processo de aprovação

4º- Enviar para emissão.

Formas de busca online

01 - Somente ida; 02 - Ida e volta; 03 - Multiplos destinos.

(7)

03 - Utilizando a busca

Clique em busca

04 - Analisando as telas

A busca pode ser usada para viagens

de ida, ida e volta ou multiplos destinos

Essa tela demonstra uma solicitação somente IDA.

Essa tela demonstra uma solicitação IDA e VOLTA

Essa tela demonstra uma solicitação de Múltiplos Destinos

(8)

6

05- Inserindo os dado

Clique para escolher a forma desejada.

Escolha entre Nacional ou Internacional.

Escolha entre Separado ou Combinado.

Caso haja opção, escolha a classe de voo desejada.

Insira o nome do viajante já cadastrado.

Obs: Não esqueça de clicar no sinal de

"+"

para incluir o viajante.

Caso o viajante não esteja cadastrado clique aqui Insira os dados referente a sua solicitação.

Clique em pesquisar para exibir sua solicitação.

06 - Selecionando os voos

Após clicar no botão pesquisar na tela acima, o sistema busca a disponibilidade dos voos solicitados. Vamos entender como aparecem:

Todas opções aparecem em pastas na parte superior da tela de busca. Para ver todas as opções e tarifas basta clicar na aba. Para selecionar o voo desejado clique na seta ao lado de cada voo. Toda vez que selecionar um voo ele irá automaticamente subir para a parte superior, fazendo a soma de valores de todos os trechos. Em cada aba aberta possuímos os filtros de busca. Servem para funilar nossa busca, assim fica mais fácil localizar aquele voo específico. Podemos enviar cotações entrando na aba "Disponibilidade de e-mail" parte superior da tela.

Para refazer a busca clique na aba "Busca".

Para concluir as solicitações e passar para a tela de viajante, clique em "Enviar" para dar inicio a reserva dos bilhetes.

(9)

07 - Entendendo os ícones da

busca de voos

Mostraremos como fazer uma busca com comparações entre voos. ex: estou em duvida entre 3 voos que são bons e servem para o meu viajante, mas para manda-los terei que enviar uma lista com

15 voos. Nessa tela dos Múltiplos Destinos existem filtros e ferramentas que permitem deixar nossa solicitação da forma simples e facil de visualizar.

Abaixo mostraremos todos os ícones e suas funcionalidades.

Mostra um resumo com as menores tarifas de cada Cia aérea.

Informa quando há acordo com Cia aérea.

Estrela - Pode ser selecionado para

deixar um vôo especifico em evidencia ou como favorito. Por mais que mude a tela, esse voo sempre estará em evidencia. Para retirar da evidencia clique novamente em cima da estrela.

Lixeira - Serve para eliminar os

voos que não são interessantes.

Setas - São utilizadas para mover

um voo para cima ou para baixo, deixando as opções escolhidas próximas.

Sinal de (+) - Abrir detalhes e regras do voo e tarifa selecionada. Sinal de (-) - Fechar detalhes do voo.

(10)

8

Atenção:

Essa tela será exibida em

qualquer forma de busca online

08 - Inserindo os dados

Verifique nesse quadro tudo o que foi solicitado: valor, origem e destino. Selecione a justificativa da escolha do voo.

Descreva a justificativa. Quadro viajante: Verifique se está preenchido corretamente. Insira a empresa de débito. Insira o centro de custo.

Insira o aprovador pela sua reserva. Descreva o motivo da viagem. Clique em adicionar para gerar sua reserva .

09 - Reserva concluída

Número da solicitação, nome do viajante, aprovador Status da solicitação. Marcação de assento Trecho reservado Valor + Taxas Localizador

Data e hora que expira a reserva Status da reserva

(11)

Requisição Offline

O QUE É UMA SOLICITAÇÃO OFFLINE?

Uma solicitação offline é uma forma estruturada de

solicitar uma cotação de viagem no sistema AR&B,

porém, sem consulta instantânea junto as Cias Aéreas.

O ciclo de uma solicitação offline é: O ciclo de uma solicitação

1º- Acessar o sistema 2º- Solicitar cotação a agência

3º- Realizar cotação conforme solicitação 4º- Escolher as opções enviadas pela agência 5º- Enviar para o processo de aprovação 6º- Enviar para emissão.

(12)

10

01 - Solicitação offline

Clique em Solicitação

Insira o motivo da viagem Insira o nome do viajante insira ou modifique os dados caso necessário.

Insira observação pertinente a viagem.

clique em solicitar viagem para dar inicio as solicitações.

02 - Verificando os produtos

Propriedades do viajante e motivo da viagem.

Inicio de uma solicitação aérea. Inicio de uma solicitação de hospedagem.

Inicio de uma solicitação de locação de veículo.

(13)

03 - Solicitação aéreo

Clique em abrir/fechar Selecione o tipo da viagem Selecione ou preencha origem e destino.

Preencha data de ida e volta do voo.

Coloque as informações pertinentes ao voo.

Clique em Adicionar, para incluir o vôo.

**Caso haja necessidade de incluir mais de um voo, abra novamente e selecione novo voo.

**Trechos complexos e com mais de uma parada, sempre coloque somente ida. ex:

CGH / SDU / BSB / FOR / CGH **No caso de remissão escolha o novo voo e no campo observação, insira a informação de remissão e o numero do bilhete.

(14)

12

04 - Solicitação de hospedagem

Clique em abrir/fechar

Opção 1 - Selecione 1 até 3 opções de hotéis para cotação.

Opção 2 - Selecione a cidade e indique a região e a localidade para que nossos consultores encontre o hotel. Caso saiba o nome do hotel insira .

Preencha todos os campos Coloque as informações pertinentes ao hotel que deseja.

Clique em adicionar, para incluir a hospedagem.

**Caso haja um acompanhante, o mesmo tem que obrigatoriamente estar cadastrado.

05 - Solicitação de locação

Selecione o tipo de veiculo que esta procurando.

indique a data, horário e local que irá retirar e devolver o veículo. Coloque as informações pertinentes ao veículo que deseja alugar. Clique em adicionar, para incluir o veículo.

(15)

06 - Verificando as solicitações

Todas as solicitações feitas estarão disponíveis do lado esquerdo da tela, um embaixo do outro.

Verifique se esta tudo correto antes de avançar.

Caso haja alguma solicitação errada, clique em editar solicitação para alterar.

Se houver necessidade de cancelar alguma solicitação clique no (X) em vermelho ao lado da mesma. Após fazer as devidas alterações ou cancelamentos, verifique novamente as solicitações e clique em enviar. Após clicar em enviar nossos consultores irão fazer todas as cotações necessárias e enviar para sua escolha.

07 ----Status Aguardando

Cotação

07 Status Aguardando Cotação

07 Status aguardando cotação

Esse status ficará visível até os nossos consultores enviarem as opções para sua escolha.

(16)

14

08 - Status aguardando escolha

Esse status aparecerá após nossos consultores enviarem as devidas cotações dos pedidos.

Para ter acesso as cotações, clique no texto «AGUARDANDO ESCOLHA»

09 - Fazendo as escolhas

Para verificar as cotações que nossos consultores fizeram clique no botão ''abrir / fechar'' de cada

(17)

10 - Escolhendo o aéreo

Verifique todos os voos ofertados e clique no bullet em frente ao escolhido.

Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco.

Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco. Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

(18)

16

11 - Escolhendo a hospedagem

Verifique todos os hotéis ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido.

Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

(19)

12 - Escolhendo a locação

Verifique todos os veículos ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido.

Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco.

Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco. Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

APÓS TODAS AS

ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM

''

ESCOLHER

'' ABAIXO DAS

INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

Caso as opções oferecidas não atendam seus requerimentos de viagem informe o motivo e clique

em "Recusar". Esta OS voltará para a agência

fazer nova cotação. Dependendo da proximidade da

viagem pode não haver outras opções.

(20)

18

01- Aguardando autorização.

Clique no Status Aauardando Autorização para entrar e verificar todas as informações referente aos serviços escolhidos pelo solicitante. Esse Status de Aguardando Autorização irá aparecer ate que o aprovador aprove a solicitação.

Numero da requisição. Status da requisição. Nome do viajante.

(21)

02- Tela inicial aprovador

A tela ao lado irá abrir direto no resumo de valores

Dados do viajante, motivos e justificativas

Serviços solicitados com os respectivos valores.

''Bullet'' para a reprovar algum serviço.

Botões para aprovar ou reprovar todas as solicitações.

Obs: Caso algum serviço seja reprovado,

toda a requisição voltará para a agência para uma nova cotação, e só irá para emissão após a autorização do bloco completo ou seja, todos os serviços solicitados devidamente aprovados.

Clique em Abrir/Fechar para analisar através de gráficos a economia não obtida acumulada do viajante. Clique em Abrir/Fechar em cada pasta para analisar as cotações que foram apresentadas para a escolha do solicitante.

Após clicar em aprovar, essa solicitação irá para a agência emitir os bilhetes e ''Vouchers''.

(22)

20

01- Status aguardando emissão

Essa tela é a última antes de receber os documentos.

O status aguardando emissão é uma ação de responsabilidade da agência.

(23)

(24)

21

01 - Configurações

Clique em configurações

Clique em meu perfil

Dados de senha:

podemos alterar a senha quando necessário.

Dados do usuário, sempre deixar os dados atualizados.

Abas de perfil do usuário.

Perfil do usuário: Todas informações são importantes, pois aqui

conseguimos identificar as preferências do viajante e seus documentos para qualquer consulta Informações adicionais como cartão de milhagens, passaporte, visto, vacinas e cartões podem ser inseridos para base de controle pessoal, assim evitando qualquer esquecimentos futuros.

Delegação: Pode ser usado na

ocasião de ausência temporária de um aprovador.

Após inserir todos os dados necessários clique em atualizar para gravar as alterações feitas.

02 - Como delegar aprovação

em ausência temporária

Clique na aba delegação

Insira o nome do novo aprovador Clique no sinal de (+) para inserir. Clique em Atualizar.

Obs: Após delegado, tudo que

chegar para aprovação no seu perfil, irá automaticamente para a pessoa que esta autorizada aprovar no seu lugar. Voltará como antes, assim que vencer a data final.

(25)

03 - Como delegar aprovação

em solicitação feita

Quando uma solicitação esta aguardando uma Aprovação e o aprovador não esta, podemos delegar para um outro aprovador da seguinte forma.

Localize a requisição a ser delegada Clique no ícone delegação na requisição

Uma tela aparecerá para a delegação

Insira o delegado Clique em Adicionar.

Obs: O aprovador ainda poderá

realizar a aprovação.

OBS: Essa delegação somente servirá para um requisição específica.

(26)

23

Entendendo os ícones

Detalhes do voo

Duplicar solicitação

Cancelar solicitação

Resumo de tudo que foi solicitado. Mostra localizador, data limite de emissão, assento marcado e o tipo de viagem.

Duplica uma solicitação já feita. Serve para fazer uma remissão, alteração de data, ou ate mesmo

uma nova solicitação para a mesma pessoa utilizando ou não os mesmos produtos.

Pode utilizar esse icone quando foi feita uma solicitação que se deseja cancelar.

Hospedagem

Veículo

Adiantamento

Calendário

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter hospedagem vinculado.

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter uma locação de carro vinculado.

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter um adiantamento ou pestacao de contas vinculado.

Exibe o Calendário para clicar em vez de digitar por extenso o texto da data.

Histórico

Follow up

Reenviar e-mail

Delegar

Time Limit

Adicionar

Aéreo

Demonstra tudo que foi feito em uma requisição desde o inicio até o seu termino. Possui historico de melhor tariifa, e-mails enviados, follow-up gravados, horarios e status

Utilizado para comunicar com os envolvidos na requisição. Consegue enviar o bate papo por e-mail e gravar a conversa.

Utilizado para reenviar um e-mail caso o destinatario não tenha recebido.

Utilizado para delegar uma requisição para outra pessoa caso a oficial nao esteja para aprovação.

Informa o tempo que falta para expirar uma cotação

Esse sinal irá aparecer sempre que precisar adicionar algo. ex: adcionar um passageiro, clica-se no sinal de (+).

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter aéreo vinculado.

Ajuda

Contrato

Favorito

Lixeira

Mover

Detalhes do Voo

Minimizar

Ajuda a entender funcionalidades dos ícones.

Informa quando há acordo com Cia aérea.

Pode ser selecionado para deixar um vôo especifico em evidencia ou como favorito. Por mais que mude a tela, esse vôo sempre estará em evidencia. Para retirar da evidencia clique novamente em cima da estrela.

Serve para eliminar os vôos que não são interessantes.

São utilizadas para mover um voo para cima ou para baixo, deixando as opções escolhidas próximas.

Abrir detalhes e regras do voo e tarifa selecionada.

(27)