Manual NEXT Médium
Como fazer o acesso ao sistema?
A versão Médium do sistema NEXT conta com seis Módulos, são eles:
Agenda, Publicações, Clientes, Processos, Financeiro e Ferramentas.
1.0 – No cabeçalho da pagina temos duas lacunas, uma escrita “cadastro” e a outra com alguns asteriscos, na primeira você irá colocar seu nome de usuário e na segunda sua senha fornecida primeiramente pelo SIJ ou pelo administrador do sistema se você já for cliente.
Agenda.
Como começar a cadastrar compromissos e eventos no módulo Agenda. 1.1 – Primeiramente você irá clicar na aba “Agenda”.
1.2 – Na tela seguinte irá aparecer os campos para serem colocados os dados como titulo, local e descrição do evento. Também irá mostrar o tipo de evento para ser escolhido, cada um com sua cor ex.:
audiências (cor vermelho), prazos (cor azul) e particular na cor (verde). Podendo ser colocado mais de um evento no mesmo dia.
1.4 – Após isso, abaixo do quadro “Descrição do Evento” vamos ter as opções de sermos alertados através de alarme (pop-up) e ou por e-mail, também de gerar um relatório a ser impresso do conteúdo do evento. Por fim no canto inferior direito o botão “Gravar”.
1.5 – Voltando a tela inicial da Agenda na parte inferior teremos o local de “Pesquisa” por dados
cadastrados, para isso digitamos a palavra chave na lacuna ao lado e clicamos na lupa. Ela vai fazer uma busca e nos trazer na tela o resultado encontrado.
Importante: Essa varredura é feita pela palavra contida no Título e Descrição do evento.
1.6 – Clicando uma vez em cima de um dos resultados achados irá se abrir a informação do evento. E no canto inferior direito teremos o link de “Notas Vinculadas”, que veremos mais adiante no módulo “Publicações”.
clicarmos no canto inferior direito em “Salvar”.
O NEXT então retornará pra a tela inicial de Agenda e apresentará um aviso como na tela abaixo de “Evento editado com sucesso”
1.8 – Por fim na tela principal da agenda ao lado direito no calendário todos os dias que tiverem evento terá algum traço colorido cada cor corresponde ao tipo de evento escolhido, se você clicar em qualquer um deles aparecerá ao lado esquerdo da tela o titulo de cada evento para aquele dia.
Publicações.
O módulo de publicações armazena os andamentos processuais que são gerados e publicados pelos órgãos judiciais e processados pelo contratante.
2.1 – Como acessar o módulo de “Publicações”.
Primeiramente você irá clicar na aba “Publicações”
2.2 – Após clicar em Publicações você será remetido para a tela escolhida, nessa tela aparecerá as
publicações do dia, abaixo da barra vermelha são as notas que ainda não foram lidas, depois de abertas as notas ficarão sob a barra verde, para indicar que já foram lidas. Ainda nessa tela ao lado direito teremos o campo de pesquisa de nota e também o calendário do mês.
2.3 - Quando o sistema retornar o resultado da busca irá aparecer como na figura abaixo, no caso aqui pedimos para procurar por notas da “Primeira Vara” clicando uma vez em cima de qualquer resultado encontrado ele irá abrir a NE.
2.4 – Quando algum dia do calendário estiver grifado (negrito), significa que contem NE para esse dia, abaixo do calendário temos dois retângulos um de NE não lidas (vermelho) e outro que informa a quantidade de NE para o dia (azul).
2.5 – Para visualizar as NE resultantes das busca, teremos que simplesmente clicar em cima da Publicação, ela então irá abrir a NE correspondente como na figura abaixo. Nela teremos as opções de imprimir direto da tela, transformar em arquivo PDF, mandar por e-mail, agendar como prazo (Foi o que comentamos mais acima no módulo Agenda no tópico 1.6) e por fim arquivar a nota, essa última é quando por exemplo o advogado não faz mais parte do processo, então ele manda arquivar e a nota sai da sua visualização, como se fosse um arquivo “MORTO” e só será encontrada novamente se for feito uma busca ou clicar no sub menu “ARQUIVO”.
2.6 – Alem de separar as NE encontradas por data, o software também possibilita o usuário de separá-las por advogado, comarca ou sem id e notas arquivadas. Também nessa tela teremos o menu de
ferramentas.
Abaixo teremos as telas de separações citadas no tópico acima. Separação por Advogado.
Separação por Comarca.
Separação por sem ID.
Exemplo: Teremos uma NE sem ID quando: a nota não tiver vinculo com processo algum ou então o processo ainda não estiver cadastrado no sistema. Para vincular uma publicação à um processo basta clicar na seta ao lado direito da publicação.
Abrirá então um pop-up igual a tela abaixo pedindo para que você selecione o processo no qual irá vincular a Publicação.
Então para você visualizar a nota vinculada ao processo basta ir ao módulo de processos, clicar no processo que você vinculou a nota, depois ao lado esquerdo em “Editar” e avançar até o sub-menu
Para abrir o conteúdo da nota teremos que clicar nela e ao lado direito no botão azul do meio em “Editar”, pronto o conteúdo aparecerá como na tela abaixo.
Ou então, clicar duas vezes sobre o processo cadastrado, abrirá então o modo de visualização, vá até o campo de “Acompanhamentos” e clique.
Abrirá então a tela de Acompanhamentos com as notas vinculadas, basta clicar abaixo de onde esta escrito “Origem” que ira abrir a Publicação vinculada como na tela abaixo.
Separação por Notas Arquivadas.
Esta separação é quando arquivamos as notas como comentado no tópico 2.5 em que falamos que a nota arquivada é: “quando o advogado por exemplo não faz mais parte do processo, então ele manda arquivar e a nota sai da sua visualização”, e só será encontrada novamente se for feito uma busca ou clicando no sub-menu “Arquivo” logo abaixo.
Clientes.
Módulo de cadastro de clientes do escritório está integrado ao módulo de processos e desta forma enviará os andamentos por e-mail para o cliente, a cada movimentação ou quando solicitado pelo usuário, e com base neste cadastro permitirá acesso ao sistema, mediante a criação de um usuário para tanto.
3.1 – Para acesso a este módulo vamos utilizar a mesma metodologia que os anteriores, primeiramente clicar na aba “Clientes”, na tela principal podemos observar alguns clientes que já foram cadastrados, se isso já estiver sido feito, senão no canto inferior esquerdo temos o botão “Novo Cliente”.
3.2 – Já na tela abaixo teremos os campos a serem preenchidos para inclusão de novos clientes, o primeiro passo são os “Dados principais” preenchido isso, clicaremos no botão “Próximo” no canto inferior direito da tela.
3.3 – Nesta outra tela encontraremos campos pra colocarmos os dados “Complementares” do cliente PJ, feito isso vamos clicar novamente no botão “Próximo”.
3.4 – Na tela final do cadastro de clientes teremos os espaços para colocar os dados do contato, preenchido isso clicaremos no botão no canto inferior direito para salvarmos e concluir a inclusão. Feito isso o contato aparecerá como na tela abaixo.
Para retornar a tela inicial do cadastro de clientes clique no canto superior esquerdo em “Listagem”.
3.5 – Voltando a tela principal do cadastro de clientes, ao lado esquerdo da tela podemos observar um menu, neste menu a primeira opção é de fazermos uma busca por algum contato que incluímos no sistema,
para isso escreva o nome ou parte dele na lacuna e clique na lupa logo abaixo, retornará com o resultado da busca no lado direito.
Para acessar os dados do cliente basta dar um duplo clique em cima dele.
3.6 – Abaixo podemos observar mais cinco botões do menu, para utilizar terei que primeiro marcar um cliente como mostra no modelo a seguir:
1º botão “E-mail” serve para mandar um e-mail para o Cliente, lembrando sempre que para isso quando
no momento do cadastro já tenho que ter colocado o endereço eletrônico no espaço.
2º botão “Abrir Site” este serve para que se o Cliente possuir um site e eu tiver colocado esse endereço
também no momento da inclusão ele abra o navegador e me traga o site cadastrado.
3º botão “Editar” é para editarmos qualquer dado do Cliente, basta clicar nele para que abra os dados
cadastrados e possamos editar.
4º botão “Deletar” Como o próprio nome diz, serve para deletarmos o Cliente selecionado. 5º botão “Relatório” Serve para gerar um relatório de todos dados dos clientes
3.7 – Para visualizar os dados do cliente basta clicar duas vezes sobre qualquer um da lista. Teremos ao lado direito um ícone para gerar um relatório dessa tela com os dados do cliente
Processos.
4.1 - Executa a inclusão, alteração dos Processos.
Integrado com o Módulo de Publicações, Clientes, Financeiro, Prazos, Agenda, Contratos e TimeSheet.
Para inserirmos dados neste módulo iremos clicar ao lado esquerdo inferior da tela, no botão “Novo Processo”.
Neste menu esta destacado em preto os campos que estão integrados com o módulo de Clientes e Usuários
do sistema, “Clientes e Parte Adversa”
E também os botões com sinal “+” para adicionar e parametrizar ou “X” para deletar, inserindo os dados nesta tela. O sinal de “+” ao lado do “Cliente principal” é para quando você esta cadastrando um processo, mas ainda não cadastrou o cliente desse processo, o sistema então lhe da opção de cadastrar o cliente de dentro do módulo de processos, para que você não tenha que voltar no módulo clientes e cadastrar. Abaixo também teremos o botão para cadastro da “Parte Adversa”.
Aparecerá então a tela abaixo, para que cadastre o novo cliente e você não tenha que voltar ao modulo de clientes, após isso é so clicar em “Salvar” no canto inferior direito.
Importante: Depois de cadastrado o processo e recomendável que retorne ao módulo “Clientes” e finalize o cadastro.
Para inserir um ou mais clientes a um processo basta clicar em “Selecione”
como por exemplo VALOR DA CAUSA e VALOR DA CONDENAÇÃO.
Também teremos o campo para parametrizar com sinal de “+” e deletar com sinal de “X”
4.5 – No sub-menu “Acompanhamentos” iremos registrar todo acompanhamento do processo como TIPO, DATA, DESCRIÇÃO, OBS. E se o processo é Publicável ou não e também a Origem, isso é se ele é INTERNO ou FORENSE.
Depois de registrado clico no botão SALVAR que esta localizado abaixo a direita em cor verde.
O acompanhamento então irá ficar salvo como na tela abaixo, com todos os dados que registramos em destaque, e ao lado direito teremos três botões dois nas cores “Azul” que serve para enviar o acompanhamento por e-mail e editarmos os registros e outro na cor “Vermelha” este serve para deletar o acompanhamento. Mais abaixo teremos um botão de FILTRO
Obs.: As Notas vinculadas automaticamente ou manualmente no módulo de “Publicações” irão ficar nessa tela também.
4.6 – A tela que veremos a seguir esta integrada com o módulo de Agenda, no canto inferior na cor verde terá um botão para adicionar um prazo.
Após clicar no botão para adicionar visualizaremos a tela abaixo, com os campos para agendarmos o prazo.
Após clicar no botão Gravar na tela acima, iremos ter o prazo salvo como na tela abaixo, ao lado direito também os botões de editar e deletar como nas telas anteriores, sendo que este prazo estará salvo também no módulo de Agenda no dia que você selecionou como esta descrito no campo DATA.
Exemplo:
Este estará na cor Azul, que se dá a todos os prazos.
Depois do sub-menu de Prazos teremos “Recursos”, iremos então cadastrar os dados do Recurso e clicar no botão Salvar.
4.7 – O último sub-menu do módulo de Processos é o “Anexos” este menu como o nome já diz, serve para colocarmos Anexos do processo que estamos armazenando, esses anexos podem ser um documento word, um documento escaneado (imagem), excel ou ate mesmo uma foto.
Flecha 1 – Este campo será o campo que você terá que clicar para indicar o caminho de onde esta o
arquivo que irá ser anexado ao Processo.
Flecha 2 – É o campo que você enviará o arquivo para dentro do sistema. Flecha 3 – Mostra o espaço em disco já usado e ainda disponível.
Flecha 4 – Acima do quadro onde estará os arquivos enviados podemos visualizar três botões na cor verde
e um botão na cor vemelha, o primeiro na cor verde serve para baixar somente um arquivo de dentro do sistema, o segundo serve para criar uma nova pasta dentro do sistema e o terceiro serve para baixar todos arquivos de uma só vez, o botão na cor vermelha serve para você deletar um arquivo do servidor, seja ele uma pasta ou um arquivo qualquer que você tenha enviado de forma errada para o servidor.
visualização, são eles: Previsão, Acompanhamentos e Prazos, para visualizar é só clicar sobre o que você deseja. Temos também uma seta logo acima que serve para gerar um relatório a ser impresso desta tela.
4.9 – Voltando na tela principal do módulo de Processos, ao lado esquerdo superior, teremos um filtro de processos, clicando nele você conseguirá fazer uma busca refinada por algum processo.
Financeiro.
Controla a situação financeira de cada Cliente/Fornecedor.
Permite controlar a inclusão, alteração e exclusão de lançamentos a pagar ou a receber, vinculados a um Cliente ou Fornecedor.
Integrado com os Módulos de Clientes, Contratos, Processos, Serviços, Time Sheet e Agenda. Funcionalidades:
• Fluxo de Caixa;
• Contas a Pagar e a Receber; • Cadastro de Fornecedor;
• Relatório financeiro por cliente ou processo; • Agendamentos de pagamentos/recebimentos.
5.0 - Para ter acesso ao módulo clicaremos na aba “Financeiro” Primeira tela que veremos será a de “Serviços”
Também teremos mais quatro botões nessa tela, o de procura, editar, deletar e ralatório.
Veremos então a tela a seguir, com os campos para ser preenchidos, após inserir os dados é só clicar no canto inferior direito no botão “Salvar”.
Ira aparecer a tela abaixo, na seta ao lado direito teremos o ícone de gerar relatório dos dados.
5.1 – Próxima tela que veremos é o sub-menu de “Contratos”.
botão verde e outro vermelho que servem para adicionar ou deletar um serviço a este contrato, sendo que este serviço é previamente adicionado ao sistema na aba anterior em “Serviços”
5.3 - Ao clicar no botão verde mostrado na tela acima, ele nos remete para esta tela que é para adicionar o serviço ao contrato, para isso é só clicar no lado esquerdo no serviço e depois clicar no sinal “>” para deletar o serviço teremos que clicar em “<”. Depois de escolhido o serviço é só clicar no botão fechar ao lado direito.
5.4 - Voltaremos então para a tela principal de contratos, já com o serviço incluído no contrato, como mostra a seta abaixo, e também agora aparece um botão vermelho a direita escrito “Time Sheet”.
5.5 - Este botão serve para acessar o sub-módulo time sheet.
Nele podemos controlar o tempo de trabalho gasto em cada contrato, a tela abaixo mostra o time sheet aberto com os campos a serem preenchidos, depois é só clicar no rodapé no botão “Iniciar”
5.6 - Clicando em iniciar irá começar a ser contado o tempo, na tela abaixo esta o exemplo do TimeSheet contando o tempo, no caso foi iniciado em 01/12/2010 com término em 08/12/2010, até la ele vai contar o tempo gasto nesse contrato, ao lado direito dele teremos dois botões, um azul para editar os dados e o vermelho para deletar.
Feito isso é só clicar em Fechar a direita acima do botão verde.
5.7 - Aparecerá então a tela de “Anexos” nessa iremos anexar tudo que quisermos relacionado ao contrato, exemplo: o contrato escaneado, em documento Word, uma planilha em Excel, até mesmo uma foto. Basta clicar no botão verde com sinal de “+”, abrirá então a tela do Windows para que você indique qual arquivo irá colocar de anexo.
Depois deste procedimento o arquivo anexado irá aparecer ao lado direito como indica a seta, mais abaixo também aparece um quadro que indica o espaço em disco que ainda resta.
os dados de cobrança bem como as parcelas a serem cobradas e também usar o “TimeSheet” cadastrado anteriormente.
5.9 – Após voltar para a tela inicial onde estará os contratos cadastrados e quiser abrir os dados para visualização, faremos como no módulo anterior, clicando duas vezes sobre o nome do contrato.
5.10 – Irá aparecer como na tela abaixo.
6.0 - Próximo sub menu é o de “Fornecedores”
Após preencher é só clicar ao lado direito inferior da tela em “Salvar”
6.2 - Retornará para a tela inicial, no lado esquerdo teremos quatro botões azuis, o primeiro é de e-mail, serve para quando clicarmos o próprio servidor do NEXT envia a mensagem para o destinatário com o endereço preenchido, o segundo, serve para quando clicarmos, abrir o navegador já com o site do cliente aberto e o terceiro botão azul serve para editarmos os dados do fornecedor e o último botão azul serve para gerar um relatório de todos os clientes cadastrados em Fornecedores.
Para abrir o modo de visualização é só clicar duas vezes sobre o nome do fornecedor, abrirá a tela de visualização, ao lado superior direito teremos o ícone para ser gerado um relatório somente dos dados deste fornecedor.
O Módulo de Movimentos é utilizado para efetuar os lançamentos do financeiro da empresa. Ele possuí quatro SubMódulos, são eles:
7.0 - Contas a Pagar – Como o próprio nome diz, será onde o usuário irá cadastrar contas a pagar do escritório.
Este módulo é utilizado para gerar os lançamentos de cobranças dos fornecedores. Para isso iremos à aba de “Movimentos” e depois em “Contas a Pagar”.
Para gerar uma nova conta é só clicar em “Nova Conta” ao lado esquerdo da tela.
Após, abrirá a tela com a lista das cobranças já geradas e suas parcelas, isso se já tiver alguma cobrança gerada.
7.1 – Aparecerá então essa tela, com os campos para serem colocados os dados como: Fornecedor Data de lançamento, espécie de cobrança, nº de parcelas e etc...
Após isso ser preenchido é só clicar em “Gerar Cobrança.” A cobrança então ira aparecer na parte de cima do quadro, como mostra a figura abaixo, ao lado dois botões um azul para editar e outro vermelho para deletar.
Caso a soma das parcelas sejam diferentes do valor total da cobrança, os ícones da lista irão se alterar, para melhor visualização do usuário.
8.0 – Pagamentos
Este módulo é utilizado para pesquisar e/ou baixar as parcelas de cobranças dos fornecedores. Para isso teremos que buscar o fornecedor, a data, a situação e então quando mandarmos pesquisar, o resultado irá aparecer no campo abaixo.
8.1 - Para efetuar pagamento (baixa) de uma ou mais parcelas, é necessário selecionar no checkbox da lista das parcelas consultada, as parcelas que você irá efetuar a baixa, após deverá preencher as informações de Pagamento (Espécie, Data do Pagamento, e valores) e clicar no botão Salvar. Caso você selecione mais de uma parcela, os campos Desconto, Multa e Juros ficarão desabilitados, devido ao fato de não obter a informação específica para cada parcela selecionada.
Exemplo:
8.2 - Após efetuar o pagamento (baixa) da(s) parcela(s), esta(s) parcela irá para a lista das “Baixadas”, contendo a data de pagamento.
8.3 - Este procedimento irá gerar automaticamente o Lançamento no Movimento de Caixa, com o tipo Pagamento, deduzindo o Saldo do Caixa.
9.0– Recebimentos
Este módulo é utilizado para pesquisar e/ou baixar as parcelas a receber dos clientes, gerado pela cobrança nos contratos.
Para efetuar a pesquisa, você deve selecionar o campo (combo) Clientes, Data Inicial e Final da consulta, Situação das Parcelas e clicar no botão “Pesquisar”.
Este procedimento irá Consultar as parcelas conforme os parâmetros escolhido e popular a lista abaixo. 9.1 - Para efetuar recebimento (baixa) de uma ou mais parcelas, é necessário selecionar no checkbox da
lista das parcelas consultada, as parcelas que você irá efetuar a baixa, após deverá preencher as
informações de Pagamento (Espécie, Data do Pagamento, e valores) e clicar no botão Salvar. Caso você selecione mais de uma parcela, os campos Desconto, Multa e Juros ficarão desabilitados, devido ao fato de não obter a informação específica para cada parcela selecionada.
9.2 - Após efetuar o recebimento (baixa) da(s) parcela(s), esta(s) parcela irá para a lista das “Baixadas”, contendo a data de recebimento.
9.3 - Este procedimento irá gerar automaticamente o Lançamento no Movimento de Caixa, com o tipo Recebimento, acrescendo o Saldo do Caixa.
10.1- Integrado com o Módulo de Pagamentos e Recebimentos, este módulo é utilizado para efetuar os lançamentos no Caixa da empresa.
10.2- Para efetuar um lançamento é necessário selecionar o tipo (recebimento ou pagamento), Cliente ou Fornecedor, data do lançamento, espécie, nº do documento e valores e clicar no botão salvar. Cada lançamento efetuado altera o saldo do caixa, apresentando sempre o saldo real.
Obs.: Para lançamentos de recebimentos e pagamentos de parcelas geradas pelo contrato ou contas a pagar, deve ser utilizado os itens anteriores. Este módulo serve somente para simples lançamento.
Ferramentas:
O módulo de Ferramentas é composto por quatro sub-menus, que são: Cálculos – Documentos – Escritório e Usuários.
5.0 - Cálculos
Módulo responsável pela atualização monetária dos valores dos processos cadastrados no sistema, ele não atualiza automaticamente no módulo, para isso você terá que vincular ele a um processo, clicando em “Calcular, Vincular a um Processo, Vincular Anexo”.
Também poderá ser usado para gerar memórias de cálculos que serão anexadas aos processos como peças processuais, também como mostrado acima.
Este módulo precisará de atualização constante dos índices de correção monetária.
5.2 – Documentos
Módulo que permitirá a automatização da geração de documentos como por exemplo, contratos de honorários, peças processuais e declarações, em formato world.
Este módulo auxiliará na padronização de documentos e procedimentos. Está integrado aos módulos de contratos, processos e clientes.
Exemplo da figura abaixo explica como criar um modelo de Contrato de Prestação de Serviço. a) Crie um modelo no próprio sistema ou copie e cole de qualquer outro arquivo.
b) Substitua o que você quer que o sistema vincule do cadastro de clientes dentro deste contrato, clicando no modelo e depois clicando ao lado esquerdo, como mostra a tela abaixo.
c) Salve o seu modelo para utilizar para outros clientes.
d) Indique o cliente a ser vinculado o documento onde diz “Selecione”.
e) Agora clique no canto inferior direito em “Gerar” pronto, agora todos os campos que estão destacado em vermelho entre asteriscos será substituído pelo o que esta especificado e você não precisará digitar.
5.3 – Escritório:
Este serve para o usuário atualizar os dados cadastrais do seu escritório, os primeiros dados cadastrados neste sub-menu será feito pela nossa equipe.
No módulo de Ferramentas vamos criar os usuários e também configurar suas permissões. Na figura abaixo a seta indica o botão que serve para criar o novo usuário.
5.2 – Clicando neste botão você verá a tela abaixo, onde:
Seta 1 - Indica o campo onde você colocará o nome completo do usuário em questão.
Seta 2 - Indica onde deve ser colocado o e-mail do usuário, este é muito importante porque servirá como endereço para que o sistema envie todos os compromissos deste usuário.
Seta 3 - Este campo é para ser colocado o “user ou login” do usuário, que servirá para acessar o NEXT na tela principal.
Seta 4 - Campo onde deve ser colocada a senha.
Seta 5 - Este campo é onde o administrador que esta criando esta conta de usuário irá colocar que tipo de usuário esta sendo criado, ex.: Administrador, Advogado, Estagiário, Cliente, etc...
Seta 6 – Se o cliente cadastrado, no caso for um “Advogado” abrirá então uma caixa para ser colocado o nº OAB.
Na versão Médium do Sistema teremos o número máximo de 8 (oito) usuários, se necessitar mais, devemos entrar em contato com o setor comercial do SIJ 51.3021.4800 ou [email protected]
Após ser feito isso é só clicar no canto inferior direito em “Salvar”.
