Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: Portal KeyConsultas-web

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Autor: Eduardo Lanna

Saneamento de Cadastros de Clientes e

Fornecedores: Portal KeyConsultas-web

www.keysupport.com.br Revisado: 10/jul/2015

Evite riscos fiscais ao enviar seus arquivos do SPED,

mantendo os dados cadastrais atualizados conosco!!!

visite: www.keyconsultasweb.com.br

Portal de Serviços Serviços “powered by”

Exigências SPED para uso dos campos

Higienização de dados do cadastro



O sistema (validador SEFAZ) verificará a estrutura de campos

obrigatórios, e a situação de alguns campos (CNPJ, IE, etc.)



Campos com caracteres válidos (sem caracteres especiais,

espaço duplo, espaço inicial, espaço final, etc)



Campos numéricos sem máscara de edição (ex.: CNPJ)



Para código de inscrições (CNPJ / IE /IM ) seguir normas do

órgão regulador (Qde de caracteres).



Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na

autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal)



Separação de campos do endereço: logradouro, número,

complemento, bairro, cidade,estado e CEP.



Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM)

(2)

Conceito de Consulta e Saneamento



Consulta de dados é uma

TAREFA

:



Tarefa inicial do Saneamento, para pesauisar dados em

websites oficiais, em lotes ou unitariamente.



Retorna os dados obtidos como constam nas bases oficiais

consultadas;



Não implica em tratamento dos dados de retorno.



Tarefa totalmente automatizável por uso de sistemas.



Saneamento de dados é um

PROCESSO

:



Ocorre como fase seguinte à tarefa de Consulta de dados;



Dados obtidos são comparados com dados da base;



Ocorre tratamento e manipulação dos dados (higienização);



Processo parcialmente automatizado: análise requerer

intervenção humana (tomada de decisão) pelo Contribuinte.

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Consultas do KeyConsultas-webservice

Fontes: sites públicos oficiais (rev. Jul/2015)

Disponíveis via webservice:  Receita Federal – Situação Cadastral

do CNPJ ou CPF.

 SINTEGRA – Situação do CNPJ, da IE, ou do CPF de Prod. Rural.

 SUFRAMA - Situação cadastral do CNPJ, ou da Inscr. do Suframa.  SIMPLES Nacional: optantes.  IBAMA: Certificado de Regularidade

Técnica (CNPJ/CPF), e cadastro de Áreas de Embargo.

 CND Federal: Divida ativa unificada.  CND Trabalhista, e CRF do FGTS.  Débitos SP: CNPJ, CPF e RENAVAM.  Portal da Transparência: CEIS.

 CEP – Logradouro, Bairro, Cidade, UF.  FDC na PMSP: pelo CCM ou CNPJ.  INSS – (NIT) Número de Identificação

do Trabalhador.

Em “road map” para 2015:  Consulta de chave da NFe: XML  Cadastro CPF: nome, nome da mãe,

data de nascimento, End. Resid.  CEPOM: PMSP e Rio de Janeiro  ANVISA - Autorização de

Funcionamento e de Atividades  ANP - Habilitação de posto de

combustíveis

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Bases Oficiais – características



Exemplos de Bases Oficiais:



Receita Federal, Sintegra Estadual, Suframa, Simples

Nacional, PMSP, Min. do Trabalho, INSS, etc.



Características relevantes:



Fornecem o status da situação cadastral (ex.: RF e Sintegra);



Os dados da base são os fornecidos pelo Contribuinte no ato

de seu registro na entidade oficial que o fiscaliza;



A atualização da base é diária (a cada 24hrs), e a sua

disponibilidade é mantida pelas entidades oficiais;



Arquivos do SPED tem seus dados comparados com a

situação atualizada nas bases oficiais;



O Contribuinte precisa consultar a situação cadastral

(RICMS).

Bases Privadas – Características

 Exemplos de Bases Privadas;

 SERASA, EQUIFAX, SPC BR, etc.  Características relevantes:

 Bases Privadas fornecem dados que complementam e enriquecem o cadastro com outras informações;

• Ex.: telefone e e-mail, nome de sócios, índice de risco de crédito, inadimplência, registro de documentos, etc.

 Os dados da base privada são alimentados por terceiros, como Bancos, Cartórios, Junta Comercial, Concessionárias, etc.

 A atualização integral da base requer janelas de tempo que podem levar algumas semanas, ou meses. Hipoteticamente inviável.  Bases Privadas não garantem sincronismo diário com os dados

existentes nas Bases Oficiais RF e SEFAZ (fator custo, e técnico).

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Consulta de registro na RECEITA FEDERAL

 Exemplo de consulta manual do processo de cadastro de Clientes e/ou Fornecedores no website da Receita Federal:

 Note que o processo de consulta exige vencer uma disputa de CAPTCHA:  Nossa plataforma possui módulo de OCR (Optical Character Recognition)

próprio que interpreta os caracteres, e avança na consulta.

Situação cadastral prevista pela Rec. Federal



IN RFB nº 748 de 28/jun/2007 foi revogada em

08/fev/2010 pela IN RFN nº 1005;



IN RFB nº 1005 de 08/fev/2010 define a situação cadastral

do CNPJ em:



I – ativa; única situação operacional aceitável

.



II - suspensa;



III - inapta;



IV - baixada;



V – nula.

Há risco fiscal e tributário se ocorrerem operações com empresas nestas situações

(5)

Certificados HTML da Consulta (evidência)

 O website retorna um Certificado com os dados oficiais da consulta:

 Todos os dados obtidos na consulta são retornados em um arquivo de integração nos formatos JSON ou XML.

Comprovante de que a empresa fez a consulta antes do fato gerador... e qual era o status do CNPJ.

Serviço de Saneamento de Cadastro

passo a passo do processo



O saneamento é feito por lotes de registros, e deve ser realizado

periodicamente, reduzindo-se o risco fiscal.



Quanto maior a janela entre saneamentos, maior o risco fiscal.



Etapas do processo de Saneamento do Cadastro:

 Origem: Base de Dados de Clientes e Fornecedores é exportada

(excel ou CSV);

 Cliente define fontes oficiais da consulta parcial ou completa: Receita, Sintegra Estadual, SIMPLES Nac., SUFRAMA, etc.  A partir das consultas obtém-se dados colhidos nas bases oficiais e

um relatório comparativo com os dados da Origem;

 Retorno: relatório excel gerado pelo Portal KeyConsultas-web.

 Dados cadastrais oficiais são higienizados pelas regras do SPED.  Requer análise manual para gerar um arquivo de atualização já

saneado e higienizado.

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Uso do Portal KeyConsultas-web

Saneamento em lotes de registros (serviço padrão)

Consulta Básica:

Receita Federal, Sintegra, Cod.IBGE.

Como manter a Governança do Cadastro

Após o processo de Saneamento em lotes

 Inclusões de novos registros (ex.: ocorre diariamente);

 Alteração de dados existentes pelo usuário, ou reativação de registro antigo (ex: semanalmente);

 Saneamento Cadastral: periódico, integral ou parcial (ex.: mensal);  Validação “on line” em “real time” nas operações diárias evitam riscos:

 Emissão de NFe, ou Aprovação de Pedido de Vendas

 Orçamentos de Compras, ou Colocação de pedido a Fornecedor.

Cadastramento Inicial

Fase operacional do Cadastro:

- Relacionamento comercial - Emissão de documentos

Dados para o Fisco: SPED NFe / CTe

EFD e ECD

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Opções de Governança oferecidas

Consulte-nos sobre a mais recomendada ao seu caso

 Portal KeyConsultas-web

• Saneamento em lotes de registros existentes;

• Pré-cadastramento de registros novos;

• Licenciamento de uso mensal definido por volume de registros consultados.

• Programa usuário de nosso Webservice de automação de Consultas Púbicas.

 Sistema KeyConsultas-webservice

• Plataforma de Automação de Consultas Públicas;

• Integra-se a Sistemas Usuários externos (ERP, CRM, Portal de cadastros, etc);

• Licenciamento de uso mensal por volume de consultas (infraestrutura do provedor);

• Módulo opcional de integração ao ERP da SAP para administrar consultas;

Saneamento requer análise de relatório XLS

 Seleção de casos de situação ATIVA na RFB e ISENTO no Sintegra (Quando não há dados cadastrais na SEFAZ Estadual).

 Decisão do usuário: marcar casos como APTO, e atualizar dados de Razão Social e Endereço fiscal na base.

Observe que na mensagem original da consulta ao Sintegra não existe um padrão entre as 27 UFs.

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Saneamento requer análise de relatório XLS

 Seleção de casos ATIVOS na RFB e inaptos de Sintegra, em situação: NÃO HABILITADO, INATIVO, INAPTO, SUSPENSO, e CANCELADO.

 Situação cadastral é diferente de HABILITADO ou ATIVO - HABILITADO.  Decisão do usuário: marcar os casos como INAPTO – SE e bloquear registros.

Saneamento requer análise de relatório XLS

 Seleção de casos ATIVO na RFB e aptos no Sintegra, em situação:

HABILITADO, ATIVO, ou HABILITADO – ATIVO

 Assim como nos casos de ISENTO de IE, marcar o status destes casos como APTO. Usar dados para atualizar base.

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Soluções do portfólio KeyConsultas



Portal KeyConsultas-web:



Portal KeyCad-abreviador:



Sistema KeyConsultas-webservice:



Programa XML report NFe para desktop.

Serviços e Produtos KeyConsultas



Portal

Key

Consultas-web:

 Saneamento de Cadastros de Clientes e Fornecedores: consultas em lotes de registros na Receita Federal, Sintegra, Simples Nac.;  Módulo de Pré-cadastramento de novos Clientes e Fornecedores:

consultas múltiplas em diversos sites oficiais para obter os dados do registro.



Portal

Key

Cad-abreviador:

 Sistema para padronização de logradouros e aplicação de regras de abreviaturas parametrizáveis pelo usuário, com dicionários customizáveis pelo usuário.

 6.000 verbetes com abreviaturas padronizadas em uso na Razão Social e Endereços.

 Em breve: um webservice para tratamento de strings de dados de campos do cadastro para Sistemas externos (ERP/CRM).

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Serviços e Produtos KeyConsultas



Sistema

Key

Consultas-webservice:

 Plataforma de automação de consultas em sites públicos oficias, que pesquisa dados cadastrais do CNPJ, CPF ou IE, e retorna informações padronizadas no formato do SPED por meio de um webservice.

 Suporta os serviços do Portal KeyConsultas-web, e pode ser integrada a qualquer Sistema ERP ou CRM do mercado.



Programa

XML

reportNFe:

 Programa para leitura de dados de arquivos XML de NFe em lotes desde uma pasta da rede. Roda no desktop windows.

 O relatório excel que ele gera permite a análise dos campos de dados do emissor, do destinatário, dos itens e impostos da NFe.

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Provedor do Sistema KeyConsultas

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