A importância do mapeamento
de processos para as EFPCs
As EFPCs são instituídas com o objetivo de garantir benefícios previdenciários aos participantes do regime de previdência complementar fechado. É de se imaginar, portanto, a relevância de sua boa administração.
Para quem está buscando qualidade na gestão da sua Entidade, é importante lembrar que ter total clareza e melhorar o que você já faz pode ter uma influência positiva nos resultados: estar em compliance é 2,71 vezes mais barato do que não estar.
Outros resultados práticos são o aumento da produtividade, o volume de negócios e redução das penalidades. Segundo a ONU, hoje, o Brasil perde mais de R$200bi por não ter mecanismos de governança eficientes.
É por isso que o mapeamento de processos é uma das práticas de governança recomendadas pela Previc e é o melhor ponto de partida para trilhar esse caminho.
Mas, então, o que é mapeamento de processos e por que fazê-lo? Para explicar, vamos começar do básico.
Afinal, o que é um processo?
Um processo é uma série de ações tomadas para alcançar um fim específico. Em outras palavras, um processo transforma entradas em saídas. Num exemplo simples, assar um bolo envolve a mistura de vários ingredientes (entradas) e, a produção do bolo (saída), é feita seguindo uma receita (processo), contendo um conjunto de instruções (ações).
D a m e s m a f o r m a , o d i a a d i a d e u m a E F P C e n v o l v e a administração de recursos financeiros (insumos) para geração e manutenção de benefícios previdenciários (saída) por meio da arrecadação e concessão de benefícios (processos).
O que é mapeamento de processos nas
EFPCs?
O mapeamento de processos é um exercício de identificar e descrever as ações e decisões realizadas para completar um processo existente. É uma ferramenta de transparência, conhecimento e comunicação, que ajuda as Entidades a descobrirem oportunidades de melhoria, aumentando a eficiência das suas operações. Bem como, reconhecer e analisar os riscos operacionais aos quais a Entidade está exposta.
Mais especificamente, o mapeamento de processos:
Demonstra inter-relações e interdependências entre as etapas de um processo;
Evidencia as funções e papéis dos envolvidos no processo;
Mostra claramente quais tarefas transformam entradas em saídas;
Indica as decisões que precisam ser tomadas; Descreve o fluxo informações e documentos;
Indica os recursos necessários para transformar entradas em saídas.
Na Data A, isto é feito seguindo 4 passos:
Estabelecer o contexto da Entidade e os macroprocessos; 1.
Realização de entrevistas com os executores das 2.
atividades;
Elaboração dos fluxogramas; 3.
Validação e ajustes dos materiais elaborados. 4.
Por que usar o mapeamento de
processos?
A principal razão para mapear seus processos é que: as Entidades que transformam entradas em saídas de maneira eficiente geralmente conseguem atender com excelência – e exceder – a expectativa dos benefícios do(s) plano(s) a d m i n i s t r a d o ( s ) . E , a q u e l a s q u e f a z e m m e l h o r s ã o , invariavelmente, as mais bem-sucedidas.
De forma prática, podemos citar como benefícios do mapeamento de processos nas EFPCs:
1. Redução de erros nos processos
Fazer alterações nos processos sem realmente entender como, e por quê, eles estão funcionando hoje pode levar a erros dispendiosos. Também pode criar condições que dificultam o trabalho eficiente da equipe e muitas vezes cria problemas adicionais.
Se você não souber como um processo funciona, não poderá gerenciá-lo de forma eficaz e, se não conseguir gerenciá-lo, não poderá melhorá-lo.
2. Identificação de problemas e pontos de
melhoria
desperdiçam cerca de 15 a 20% de seu tempo corrigindo erros, perseguindo objetivos sem obter resultados, consultando instruções incompletas, fazendo trabalhos de outras pessoas, e assim por diante.
A definição clara de um processo permite identificar não somente áreas problemáticas, como gargalos, atrasos ou desperdícios, mas pontos de melhoria que podem aumentar a sua eficiência. Esse conhecimento fornece uma base sólida a partir da qual todos os envolvidos podem desenvolver e implantar soluções para aperfeiçoar o processo em questão.
3. Corte dos riscos operacionais
O mapeamento dos processos ajuda a identificar e mensurar os riscos operacionais da Entidade de forma que possa gerenciá-los e mitigá-gerenciá-los. E essa redução ocorre porque:
A padronização dos processos possibilita uma visão macro de todo o processo de trabalho da entidade;
Identifica os responsáveis e sua possível necessidade de capacitação;
Reduz os desvios na execução do processo, diminuindo o poder da decisão individual em prol do seguimento do processo já institucionalizado;
Divulga os documentos para todos envolvidos de modo que possam compreender as políticas e os procedimentos relativos às suas atividades;
E v i d e n c i a m o n d e r e s i d e m o s d e s p e r d í c i o s , a s ineficiências e quais são seus impactos.
Assim, o mapeamento de processos nas EFPCs contribui de forma significativa para a redução dos riscos, principalmente, os operacionais.
A aplicação de boas práticas de governança, como o mapeamento, constitui instrumento precioso para assegurar a harmonização dos diversos interesses envolvidos na gestão da EFPC.
E para continuar aprendendo como garantir o funcionamento adequado do regime, acompanhe nosso blog e fique de olho nos nossos conteúdos!
Quais são as principais
recomendações da Previc para
as EFPCs?
Você conhece todas as recomendações da Previc para a governança das EFPCs? As Entidades Fechadas de Previdência Complementar são criadas com o objetivo de garantir a seus empregados ou associados uma complementação à aposentadoria oferecida pelo Regime Geral de Previdência Social.
Isso porque, ao menos 78% da força de trabalho no Brasil, está em algum grau cada vez mais preocupada com seus planos de aposentadoria. Com as discussões em torno da sustentabilidade do INSS e a Reforma da Previdência sendo aprovada, essas preocupações só aumentam.
Por isso, para garantir eficiência e sustentabilidade dos planos, é preciso que as EFPCs sejam geridas seguindo as recomendações da Previc, entidade responsável por supervisionar e fiscalizar os fundos de pensão.
Mas quais são essas recomendações e o que você precisa saber sobre elas? Continue lendo e descubra tudo sobre as melhores práticas recomendadas pela Previc para EFPCs!
A importância de seguir as
recomendações da Previc
A Previc tem como principal papel assegurar que a gestão das EFPCs garanta o direito dos seus participantes, ou seja, o pagamento dos benefícios previdenciários contratados.
Para isso, a Previc age de três formas:
Oferecendo materiais educativos para fornecer aos 1.
gestores as diretrizes recomendadas de gestão — você pode conferir os materiais clicando aqui;
Realizando uma auditoria junto à EFPC com o objetivo de 2.
gerar um relatório com os pontos e ações de melhoria que devem ser tomadas;
Definindo ações ou punindo responsáveis que atentem 3.
contra os interesses dos participantes do fundo de pensão.
Para definir como será a atuação em cada EFPC, a Previc considera um modelo de supervisão baseada em risco, segundo a metodologia FMEA (Análise dos Modos de Falha e seus Efeitos). Isso significa que o órgão possui atuações diferentes conforme a probabilidade dos riscos na EFPC e o tamanho dos seus possíveis impactos.
As principais recomendações da
Previc para EFPCs
A Previc divide seus guias de melhores práticas entre 6 temas diferentes, sendo: Práticas Atuariais, Práticas Contábeis, Práticas de Governança, Práticas em Investimento, Práticas em Fundos de Pensão e Práticas em Licenciamento.
Abaixo, explicamos um pouco do que trata cada uma delas:
1. Melhores Práticas Atuariais
O guia de Práticas Atuariais fornece diretrizes sobre aspectos da legislação da previdência complementar fechada que afetam as práticas atuariais e apresenta exemplos que evidenciam a aplicação adequada.
As recomendações da Previc ainda trazem a interpretação e a orientação de alguns pontos relevantes dessa legislação, especialmente considerando a Resolução CGPC 13/2004, do Ministério da Previdência Social.
2. Melhores Práticas Contábeis
Apresenta as diretrizes para o processo de demonstrações contábeis e elaboração das notas e relatórios explicativos das EFPC. O guia auxilia o gestor e participantes a manterem o foco na transparência e na qualidade dos dados, ao mesmo tempo que orienta sobre os principais pontos referentes à legislação contábil que incide sobre as EFPCs.
3. Melhores Práticas de Governança
As recomendações da Previc em relação à Governança abrangem os princípios, regras e controles internos necessários para o cumprimento dos objetivos do fundo de pensão. Essas práticas levam em consideração o porte, riscos e complexidade do(s) plano(s) de benefícios que a EFPC administra.
4. Melhores Práticas em Investimento
O guia de Práticas em Investimento orienta a respeito das m e l h o r e s a ç õ e s p a r a g a r a n t i r a r e n t a b i l i d a d e e sustentabilidade da EFPC. Ele é dividido em quatro tópicos, conforme o processo de gestão dos ativos, sendo:
Macroanálise do investimento; Polı́tica de investimento; Gestão dos investimentos;
Avaliação dos riscos nos investimentos e controles diversos.
Vale ressaltar que o guia somente dispõe sobre as melhores práticas de gestão. Para checar as aplicações e limites em que as EFPCs podem investir, deve-se consultar a Resolução 4.661/2018 do Banco Central em conjunto com o Ministério da Fazenda.
5. Melhores Práticas em Fundos de Pensão
Este guia é voltado para fornecer uma diretriz geral sobre a legislação específica para as EFPCs. Ele apresenta os principais pontos da legislação referentes à previdência complementar fechada, aos quais gestores devem estar atentos na hora de administrar seus fundos.
6. Melhores Práticas em Licenciamento
O licenciamento é a condição necessária para a vigência do conjunto de regras que tornam viável o funcionamento dos planos de benefı́cios das EFPCs. Com este guia de recomendações da Previc, os gestores, patrocinadores e prestadores de serviço são orientados quanto ao processo de licenciamento: alterações regulamentares, de estatuto, certificação de dirigentes, etc.
A Previc busca orientar dirigentes, participantes, assistidos, patrocinadores, instituidores e prestadores de serviço quanto ao dia a dia da gestão da EFPC. Por isso, é importante acompanhar as recomendações da Previc para manter sua entidade em conformidade com as regras e melhores práticas de gestão!
E você, tem alguma dificuldade na gestão da sua EFPC? Compartilhe conosco nos comentários abaixo! Estamos sempre prontos para ajudá-lo!
nas EFPCs
A governança nas EFPCs é uma questão estratégica para a sua operação, buscando evitar crises, atender obrigações legais, otimizar processos operacionais, reduzir custos e obter maiores retornos sobre seus investimentos. Bem como proteger o s e u o b j e t i v o p r i n c i p a l : p a g a r b e n e f í c i o s a o s s e u s participantes.
“Atualmente, a Previdência do Regime Geral é totalmente suficiente para a segurança do futuro aposentado”. Em uma
pesquisa encomendada pela Abrapp, em 2016, 54% dos entrevistados disseram discordar dessa informação. Somando a isso, a já conhecida inversão da pirâmide etária.
Isso evidencia a importância, no atual cenário, da gestão íntegra das EFPCs, sendo guiada pela consciência do dever fiduciário e de princı́pios éticos, como prudência, lealdade e transparência.
Mas, considerando-se a complexidade dos processos de gestão de uma Entidade, como atingir esses objetivos? A resposta é estar em compliance, ou seja, em conformidade com as leis e regulamentos – sendo a governança o conjunto de ferramentas para isso e tendo, como exemplo, a gestão de riscos.
Continue lendo conosco e descubra o que é governança e como ela pode te ajudar a conquistar controles confiáveis e eficientes!
O que é governança para as EFPCs
A governança tem como objetivo dirigir ou influenciar ações e comportamentos, conduzindo e guiando todos os envolvidos no dia a dia da Entidade, desde seus colaboradores até a Diretoria e os Conselhos
Ela torna a Entidade uma organização perene, que depende menos do comportamento das pessoas e mais de suas próprias diretrizes.
Por isso, a governança nas EFPCs estabelece políticas, normas e regras que definem a maneira como a Entidade será dirigida, administrada e controlada, para que esteja a compliance.
Em suma, a governança nas EFPCs tem o objetivo de:
Dar visibilidade e organizar o Estrutura de Governança, usando por exemplo o Manual de Governança Corporativa conforme sugere a CGPC nº 13;
Reorganizar o que for necessário para a fluidez e efetividade dos controles;
Caracterizar as atribuições de cada área, conselhos e comitês;
Mostrar quais são os controles internos e a que se propõe;
Organizar, descrever, manualizar e inter-relacionar processos;
Garantir o controle gerencial da organização, como elas são regulamentadas (incluindo a responsabilidade e a supervisão da administração);
Entregar desempenho de fundo de pensão alto ao mesmo tempo que reduz e/ou rever custos para todas as partes interessadas;
Minimizar os possíveis problemas relacionados à fiscalização ou conflitos de interesse;
Construir e fortalecer confiança entre todas as partes interessadas;
Facilitar a gestão.
Quais os benefícios da governança
para a EFPC?
A gestão da EFPC reveste-se de grande relevância e interesse de todos, devendo seguir princı́pios, regras e práticas de governança que garantam gestão e controles internos adequados ao porte, complexidade e riscos inerentes a cada plano de benefı́cios.
Dessa forma, será possível assegurar o pleno cumprimento dos objetivos da Entidade. Além disso, a governança nas EFPCs oferece os seguintes benefícios:
1. Permanecer em compliance com a Previc
O ambiente regulatório, especificamente a Previc, que rege o sistema de previdência complementar fechada, sofre mudanças constantemente.
As EFPCs devem estar preparadas para não deixar que isso seja um transtorno, mas sim uma oportunidade de conferir maior segurança ao sistema de previdência complementar, sendo o ponto de partida de uma estrutura de compliance proativa.
publicações de regras, adequando os processos das áreas às exigências legais e monitorando a aderência da implantação dessas regras, bem como as inovações ofertadas no ambiente interno da EFPC, de forma transparente e ágil.
2. Instituição de controles internos
A governança nas EFPCs permite a implantação de controles internos. Estes podem ser definidos por um conjunto de atividades estabelecidas para prover segurança no alcance dos objetivos sobre as operações, reporte e conformidade da EFPC.
Eles são parte integrante de uma gestão de riscos eficaz e contribuem para assegurar que as repostas aos riscos sejam executadas em toda a EFPC, em todos os nı́veis e em todas as funções.
Os processos de controles internos fazem isso por meio de atividades como, aprovação, autorização, verificação, reconciliação e revisão do desempenho operacional, da segurança dos bens e da segregação de responsabilidades.
3. Proteção e melhoria da operação com o
mapeamento de processos
Os mecanismos de Governança permitem gerir os processos da EFPC de forma estruturada e contı́nua por meio do mapeamento de processos.
Essa é uma ferramenta gerencial analítica, de comunicação e gestão de conhecimento, que possui a finalidade de descrever e aprimorar os processos existentes. Além de manter o povo instruído.
O efeito desta ferramenta permite evidenciar atividades de baixo valor agregado, trabalho duplicado, lacunas, documentação duplicada e aprovações, excesso ou falta de recursos.
Além disso, ela viabiliza a forma de padronização e critérios para avaliação da qualidade dos processos, promovendo a otimização do tempo gasto na gestão, na redução de custos, mitigando riscos e minimizando gargalos.
Sem dúvidas, a governança nas EFPCs traz muitos benefícios. Porém, para assegurá-los é preciso implantar sistemas que permitam a automatização e o armazenamento de informações para realizar tarefas e tomar decisões em conformidade com as diretrizes de governança.
E você, já conhecia a importância de garantir governança na EFPC? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe seu comentário abaixo! É sempre um prazer atendê-lo.
