BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos
permanentes
permanentes: : tratamento documental.tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004
2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004
Cap. 1
Cap. 1 – – Da administração àDa administração à história: ciclo vital dos
história: ciclo vital dos documentos e função documentos e função
arquivística. arquivística.
•• Gerenciamento de arquivosGerenciamento de arquivos – – trânsito entre as áreas datrânsito entre as áreas da
administração e da história. Conceito de ciclo vital administração e da história. Conceito de ciclo vital desloca-se entre esses dois
desloca-se entre esses dois pontos.pontos.
•• Distância entre a administração e a história é umaDistância entre a administração e a história é uma
questão de tempo. Os documentos gerados hoje são os questão de tempo. Os documentos gerados hoje são os que, no futuro, servirão às
que, no futuro, servirão às pesquisas as mais diversas.pesquisas as mais diversas. Hoje, são produzidos para
Hoje, são produzidos para finalidades práticas:finalidades práticas: administrativas (arquivos institucionais, públicos e administrativas (arquivos institucionais, públicos e privados); profissionais/pess
privados); profissionais/pessoais (arquivos oais (arquivos pessoais). Nopessoais). No futuro, essas finalidades práticas podem servir de
futuro, essas finalidades práticas podem servir de
indícios de como funcionavam uma corporação, uma indícios de como funcionavam uma corporação, uma administração govername
administração governamental, a vida privada, a vida ntal, a vida privada, a vida emem sociedade.
Ciclo vital:
Ciclo vital: 3 fases documentais.3 fases documentais.
•• Documentos correntesDocumentos correntes – – permanêncpermanência ia nosnos
arquivos correntes por 1 ano arquivos correntes por 1 ano aproximadame
aproximadamente. Podem passar a nte. Podem passar a umum arquivo central do organismo onde
arquivo central do organismo onde
permanecerão por mais 5 a 10 anos (sem permanecerão por mais 5 a 10 anos (sem que signifique uma outra idade). Devem que signifique uma outra idade). Devem situar-se junto ao produtor, pois ele é o situar-se junto ao produtor, pois ele é o principal usuário.
Documentos intermediários - permanênciaDocumentos intermediários - permanência
nos arquivos intermediários é de nos arquivos intermediários é de
aproximadamente 20 anos. Ali, uso das aproximadamente 20 anos. Ali, uso das tabelas de temporalidade, segundo
tabelas de temporalidade, segundo tipologia e
tipologia e função documentafunção documental. Tabelasl. Tabelas baseadas na legislação, nas normas
baseadas na legislação, nas normas
internas do órgão produtor, e na própria internas do órgão produtor, e na própria finalidade dos documentos em questão. finalidade dos documentos em questão.
Uma comissão interdisciplinar deve aplicar Uma comissão interdisciplinar deve aplicar a tabela
a tabela (arquivistas + administradores,(arquivistas + administradores, juristas e historiadores). Critérios para juristas e historiadores). Critérios para
eliminação. Pode estar em local
eliminação. Pode estar em local afastado,afastado, de guarda barata.
Documentos permanentes – arquivos de
terceira idade. 25 ou 30 anos após a
produção do documento ou do fim de sua tramitação (depende da legislação em
cada país, estado ou município). Se
arquivo privado, resta no arquivo histórico da instituição. Se público, recolhimento
obrigatório para uma instituição
arquivística, que se encarregará da
custódia da documentação. Ou juntos à universidades e centros culturais.
• Custódia, ou guarda, não se resume a
conservar e preservar. No arquivo permanente, abrem-se outras
oportunidades de uso dos documentos: usos científico, social e cultural. Os usos primários do documento é que ficam para trás.
Atividades clássicas de administração que não podem existir sem documentos:
• Prever
• Organizar • Comandar • Coordenar • Controlar
• O arquivo armazena tudo o que uma
unidade administrativa produz: normas, objetivos, documentos decorrentes de
suas funções. Servem para informação e a gestão. Mas para a tomada de decisão, a unidade administrativa necessita mais do que apenas seus documentos: precisa de legislação, dados econômicos, sociais, políticos etc.
• Por isso, necessário o arquivo, além de
uma biblioteca e de um centro de documentação para prover o
administrador de dados necessários à sua atuação profissional.
• Fase inicial do documento e seu valor
primário – “chama-se primário o valor que
o documento apresenta para a
consecução dos fins explícitos a que se
• Valor secundário – desde o elemento
informativo para análise crítica da administração até, em perspectiva, os aspectos sociais e
políticos generalizados que, no mesmo documento, o historiador puder detectar.
Segundo Schellenberg, neste segundo tipo há o valor da informação. No sentido de prova, será possível saber sobre a organização e o
funcionamento do órgão que produziu o
documento e, como informação, pode conter dados sobre pessoas, coisas, fatos.
• Para encaminhar bem os documentos pelo seu
ciclo de vida, é necessário revelar as suas
potencialidades. Cabe ao arquivista identificar, descrever, resumir e indexar.
• No uso secundário, cabe ao pesquisador
selecionar, interpretar e “explicar”. Para que isso
se realize, é necessário que o fluxo não seja
interrompido. Entidade produtora não deve nem pode descartar documentos sem a supervisão de autoridades arquivísticas para tal (nos
Algumas razões para o grande aumento de produção documental:
• Avanços da tecnologia
• Complexidade dos sistemas burocráticos • Aumento das necessidades
administrativas, jurídicas e científicas na atualidade
Conservar tudo o que é produzido é inviável.
Eliminação, então, não só é necessária como obrigatória.
Critérios para eliminação: exame da procedência, do tipo documental, do
conteúdo, e dos potenciais informativos da documentação.
• Arquivo permanente não se constrói ao acaso.
O que chega até ele, deve ser o resultado de um trabalho bem feito em etapas, com
coordenação, planejamento e controle.
• Manter a organicidade da documentação é
essencial. O conjunto de uma documentação tem que retratar a infra-estrutura e as funções do órgão gerador. Reflete suas atividades-meio e suas atividades-fim. Esta é a base da teoria de fundos.
• Fator norteador da constituição do fundo é o princípio da proveniência: “a origem do
documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento de sua criação, como instrumento que
possibilitará a consecução de uma
atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto
administrativo no qual atua, ou que
4 tipos de público para os arquivos públicos:
• O administrador
• O cidadão em busca de comprovação de
direitos
• O pesquisador
• O cidadão comum à procura de cultura
• Elementos norteadores do arranjo dos
documentos nos arquivos permanentes:
estrutura e funcionamento da administração, reforçando o princípio do respeito aos fundos, que preside a organização dos arquivos.
• Autorias, caracterização das tipologias dos
documentos, função implícita, assuntos, data e local serão fornecidos mediante a execução da operação de descrição de documentos. Cabe ao arquivista, na elaboração dos instrumentos de
pesquisa, fornecer essas informações ao usuário.
• Arranjo estrutural/funcional serve como
instrumento de pesquisa mediador entre o trabalho arquivístico e a pesquisa
histórica.
• Arranjo – deve-se respeitar a classificação
anterior e adaptá-la, caso haja muitas
lacunas deixadas pelas eliminações. Pode haver uma acomodação à classificação
• Já a descrição é ditada pelos interesses
da pesquisa, sem se perderem as amarras dos documentos com suas
origens. Coexistência dessa dualidade é a única forma de os arquivos continuarem a servir para ambas as áreas (administração e história).
• Ciclo vital – um todo indivisível. Função
arquivística presente em todo o ciclo. Tarefas sucessivas que o arquivista
desempenha ao longo do ciclo: controle
dos arquivos em formação, a destinação e a custódia definitiva.
• A função arquivística se completa com a
adição de sua faceta cultural, voltada à
comunidade. Entrosamento entre arquivo e cidadão é ampliado na atualidade. Entre arquivo e escola também. Arquivo como laboratório para futuros pesquisadores. Atividades dos arquivistas em arquivos
permanentes ganham também dimensões sociais e culturais muito mais amplas do que as que se encontram na fase inicial de produção documental.
Cap. 7 – Identificação de fundos
• Arquivos organizados por fundos.
Inadmissível outra forma de organização na atualidade. Recuperação da
informação se faz através de instrumentos de pesquisa e não da classificação/arranjo da documentação.
• Organização de um quadro de fundos – às
vezes é necessário em instituições arquivísticas de guarda de acervos.
• Estudo do conjunto administrativo
funcional para elaborar um arranjo, dentro de preceitos estabelecidos. Conhecimento de organogramas e da vida das várias
entidades e funções a que se ligam os
documentos para estabelecimento de um quadro de fundos.
Pontos fundamentais sobre o conceito de fundo:
• Abarca documentos gerados/recebidos
por entidades físicas ou jurídicas necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que justifiquem a sua
existência, descartando-se, assim, a
caracterização de coleção (documentos reunidos por razões científicas, artísticas, de entretenimento ou quaisquer outras
• Documentos pertencentes a um mesmo
fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, não
podendo ser seus componentes
separados para formar agrupamentos aleatórios;
• A noção de fundo está ligada ao órgão
gerador dos documentos. Produção de documentos – ligada à primeira idade;
fixação de fundos, ligada à terceira idade dos documentos.
• Para os documentos possibilitarem a
constituição de um fundo é preciso que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada;
• Fator norteador da constituição do fundo é
o órgão produtor, a origem do documento, o que ele representa no momento de sua criação. Entidade + razão + função de
produção = fatores que marcam o fundo e os documentos pelo ciclo todo de sua
• Principio da proveniência desdobra-se em
dois: princípio do respeito ao fundo e o princípio do respeito à ordem original, ou seja, à ordem que tinham os documentos quando na primeira e na segunda idades.
• Assim, além de não misturar papéis de um
organismo com os de outro, o arquivista teria que respeitar o arranjo interno dos documentos dados pelo órgão de origem
Dois aspectos a serem considerados:
• Respeitar o órgão de origem, não deixando que
seus documentos se misturem com os de outros órgão;
• Respeitar a ordem estrita com que os
documentos vieram da repartição de origem, na sequência original de séries, mesmo que
deturpada pelas baixas decorrentes da execução de tabela de temporalidade.
• Respeito à ordem original é principio mais
contestado, não é consensual na área, talvez por ter sido considerado de forma muito
rigorosa.
• A ordem original não seria necessariamente a
ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente e sim o respeito pela
organicidade, isto é, a observância do fluxo
natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento.
• Quais requisitos para que se caracterize
um núcleo documental como um fundo? A questão da hierarquia entre órgãos.
• Complexidade da organização funcional e
os vínculos de subordinação. Deve-se
identificar a função primordial de um órgão maior, capaz de globalizar as atividades
de suas várias repartições. Função é mais importante do que o nome do órgão. O
nome muda, a competência subsiste. Se a competência mudar, o arquivo mudará
Para identificar esse órgão maior cujos
documentos constituem um fundo, observar se:
• Possui nome, tem existência jurídica resultante
de lei, decreto, resolução
• Tem atribuições precisas, estabelecidas por lei. • Tem subordinação conhecida firmada por lei.
• Tem um chefe com poder de decisão, dentro de
sua área legal de ação.
• Órgãos subordinados também têm suas funções
e sua criação estabelecidas por lei. Solução pela adoção do critério do órgão maior – gera
problema de volume documental, séries muito extensas.
• Solução pela pulverização de fundos – outros
tipos de risco. Solução pelo órgão maior é a mais indicada, pois significa uma competência mais abrangente. Isso significa também pelas unidades, departamentos e outras subdivisões que tenham autonomia administrativa dentro do órgão maior.
• Outro caso de discussão sobre fundos:
transferência de competência de um
organismo vivo a outro vivo: nesse caso, o arquivo segue para o organismo que
assumirá a competência. Os dois fundos continuam a existir e os documentos
daquela competência é que seguem para o organismo que a assumiu.
• Órgão suprimido, finda um fundo. Fundo
fechado. Outro órgão começará a gerir essa competência e a criar seu próprio fundo.
• Mudança de nome – se as atribuições
persistirem, o fundo persiste também.
• Fundos custodiados por instituições
arquivísticas sem terem sido produzidos pela administração à qual o arquivo está ligado. Exemplo: arquivos pessoais;
arquivo da alçada municipal no Arquivo
Nacional. Um fundo estadual num arquivo municipal ou vice e versa.
Identificação de fundos:
• Conhecimento profundo da estrutura
administrativa e das competências (e suas mutações) dos órgãos produtores da
documentação, nos respectivos níveis da administração pública e nos vários setores da administração privada. Desse
conhecimento vai depender também o arranjo/classificação dos documentos.
Cap. 8 – Sistemática do arranjo
• Arranjo para Schellenberg: “processo de
agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o
agrupamento, em relação significativa, de
tais unidades entre si”.
• Relação significativa = princípio da
organicidade.
• Classificação dos documentos no âmbito
dos arquivos correntes é a obediência às atividades e às funções do órgão produtor. Lacunas pela aplicação da tabela de
temporalidade – mesmo assim, deve-se
respeitar a classificação de origem.
• Caso de massas documentais
acumuladas – buscar uma classificação
correta, mesmo que ainda não se tenha um conhecimento imediato das atividades e funções que originaram os documentos. Trabalho é de pesquisa nesses casos.
• Arranjo/classificação na idade
permanente: critérios que respeitem o
caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente.
Uso do princípio de respeito aos fundos para a sistemática do
arranjo/classificação, segundo Schellenberg:
• Porque mantém a integridade dos
conjuntos documentais como informação, refletindo-se no arranjo as origens e os
processos que os criaram. O modo pelo qual são arranjados mostra as operações em relação às quais se originaram.
• Porque serve para que se conheçam a
natureza e o significado dos documentos no seu contexto e circunstâncias (a infra-estrutura e o momento)
• Porque faz com que haja critério mais ou
menos universal no arranjo e uniformidade na descrição.
• Arranjo, operação ao mesmo tempo
intelectual e material. Organizam-se os documentos uns em relação aos outros; as séries, umas em relação às outras; os fundos, uns em relação aos outros; dar
número de identificação aos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas;
• Classificação de fundos ou quadro de
arranjo x ordenação de documentos e
séries documentais ou arranjo interno. No primeiro caso, quadro relacional de fundos e disposição interna de suas seções e
séries; no segundo caso, ordenação interna dos documentos dentro dela.
• Questão teórica sobre os diferentes níveis
Processo de arranjo nos arquivos permanentes, se não se conservar a classificação do
documento na idade primária de uso. Atividades preliminares:
• Levantamento da evolução institucional da
entidade produtora dos documentos. Isto supõe toda a legislação que a cria e regulamenta; os procedimentos administrativos; as funções que exerce para que se cumpra o objetivo para o
qual foi criada; os documentos produzidos, cuja tipologia é adequada às operações, atividades e funções que eles testemunham;
• Identificação preliminar. Eliminação de
documentos que não pertençam ao fundo,
percepção dos “vazios” em relação às funções
institucionais. O casamento perfeito entre, de um lado, funções/atividades e as respectivas séries documentais muitas vezes não se
realiza. Lacunas causadas por eliminação ou por desfalques.
• Estudo institucional das entidades produtoras
do material detectado. Dados sobre entidades ausentes. Lacunas podem ser preenchidas
• Arquivista analisa o material em termos
de:
– Proveniência
– História da entidade ou biografia do indivíduo
produtor dos documentos
– Origens funcionais – atividades específicas
das quais os documentos resultam
– Conteúdo – a extensão dos vários tópicos,
eventos e períodos
• 3 primeiros, dados da entidade produtora.
Levantados antes do cotejo dos
documentos; 2 últimos, detectados a partir do exame da documentação. Todos
vinculados no momento do arranjo/classificação.
• Transferência – passagem dos
documentos de gestão para os arquivos intermediários
• Recolhimento – envio dos documentos
remanescentes para a custódia definitiva aos arquivos permanentes.
• Recolhimento sistemático (do arquivo
intermediário ou do arquivo corrente) x
