Desenvolva
o seu Negócio
com Confiança
Utilize este guia e recursos de suporte para:
identificar os sinais de que a sua empresa está pronta para uma nova solução de gestão empresarial.
compreender as questões que deve colocar durante o processo de avaliação.
saber como uma solução empresarial da Microsoft pode ajudá-lo a expandir o seu negócio
com confiança.
Mantenha o Crescimento da sua Empresa
Quer crie widgets, venda serviços ou transporte mercadorias, depende dos seus colaboradores e estes dependem das ferramentas que lhes disponibilizou para gerirem os principais processos de negócio. Muitas empresas chegam a um ponto crítico onde as mesmas ferramentas e sistemas que sustentaram o crescimento inicial começam a prejudicar a capacidade de atuar com agilidade e conhecimentos aprofundados.
À medida que a sua empresa se diversifica e aumenta a complexidade, necessita de algo mais do que as funções básicas de contabilidade, gestão de inventário e relatórios utilizadasantigamente. Necessita de uma solução completa de gestão empresarial que tire partido das mais recentes inovações, da informática na cloud à mobilidade e conectividade com as redes sociais,
disponibilizadas sem serem um peso para os seus colaboradores e sem representarem um risco para o seu fluxo de caixa. A tarefa de avaliação das novas soluções de gestão empresarial pode parecer desmotivante. Mas nunca as opções e recursos disponíveis para as pequenas e médias empresas foram tão bons ou tão acessíveis.
Cinco sinais de que o seu Sistema de Contabilidade
Poderá Estar a Prejudicar o seu Crescimento
Os funcionários no escritório gastam tempo valioso com a duplicação da introdução de dados ou a tentar configurar um sistema desatualizado e sem a capacidade necessária para executar as tarefas para as quais foi concebido? Poderá aplicar soluções alternativas temporárias no curto prazo mas, quanto mais tempo esperar, mais prejudicará o seu negócio. Se se identificar com algum destes cenários, está na altura de substituir o sistema existente.
Não é possível dimensionar as operações para suportar o crescimento da empresa.
Se a sua empresa estiver asfixiada pelo número de pessoas que acede às informações, pelos limites às transações ou pelas restrições de tamanho da sua base de dados, este é o momento de encontrar uma solução com capacidade de dimensionamento para suportar o seu crescimento. À medida que expande as linhas do produto e entra em novos mercados, também os processos de negócio se tornam mais complexos. Com um software de contabilidade básico, mesmo os processos mais simples, como faturar ou encerrar o mês, podem demorar várias horas ou mesmo dias. É necessário automatizar os processos de negócio para lidar com o crescimento sem sobrecarregar a folha de pagamentos.
Já não pode levar o seu negócio ao colo. Era comum verificar-se uma correspondência de um para um entre os funcionários e as funções da empresa que geriam. Atualmente, não tem instalados os controlos que permitam assegurar uma pista de auditoria detalhada e exata. Se vários utilizadores puderem efetuar alterações aos registos financeiros sem o registo adequado, torna-se difícil rastrear quem fez o quê. Proteja a sua empresa com uma solução que suporte e aplique funções e processos bem definidos e que permita um controlo mais apertado sobre as funções críticas, como é o caso da gestão de pagamentos, aquisições e inventário.
É reativo quando devia ser proativo. Claro que o seu software de contabilidade básico consegue fazer um retrato do desempenho das vendas no último trimestre, mas sabe quais os produtos com as margens mais elevadas e que clientes têm uma maior propensão para adquirir o maior volume desses produtos? Em vez de ficar a olhar para relatórios do desempenho passado, precisa de informações aprofundadas sobre as atividades atuais e desenvolver tendências para fazer crescer o seu negócio. A solução de gestão empresarial certa poderá oferecer visibilidade total sobre o que incrementa a rentabilidade e a capacidade para transformar esses lucros em fluxo de caixa que sustente o crescimento futuro.
Motivos para as empresas
adotarem novas soluções
de gestão empresarial:
Fonte: Nucleus Research: “Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMBs.”
integração de processos
54 %
resolução de problemas de processamento de encomendas
50 %
obsolescência do hardware e software50 %
resolução de erros/ duplicação de dados38 %
redução do excesso de inventário35 %
Não suporta uma força de trabalho móvel. O local de trabalho tradicional já não é tão tradicional e o negócio não pára por estar em viagem ou a trabalhar a partir de casa. Mantenha os colaboradores ligados, produtivos e satisfeitos com sistemas que suportam a mobilidade e a flexibilidade que esperam.
Não consegue dar resposta às expectativas dos clientes. Está a utilizar diferentes sistemas para gerir as suas finanças, administrar contratos, acompanhar as interações com os clientes ou gerir as entregas? Se não tiver uma visão integral do seu negócio para acompanhar as
interações com os clientes, fazer previsões da procura e gerir as finanças, e se esses sistemas não comunicarem uns com os outros, poderá deparar-se com uma situação em que não consegue corresponder às expectativas dos clientes. Para ter sucesso numa economia cada vez mais
competitiva, precisa de uma cadeia de aprovisionamento bem oleada e da capacidade para gerir os requisitos de clientes e fornecedores.
Os Sinais São Claros. E Agora?
Avalie as suas opções
Ao começar o processo de investigação, irá constatar que existem vários sistemas de gestão empresarial ou de ERP (Enterprise Resource Planning). De facto, do ponto de vista da
funcionalidade, pode inclusivamente ser difícil distinguir uns dos outros.
A maioria das soluções oferece gestão financeira e geração de relatórios, gestão da cadeia de aprovisionamento e algum nível de funcionalidades de gestão de projetos, serviços e relações com os clientes. Alguns fornecedores também disponibilizam a capacidade e funcionalidades avançadas de análise e funcionalidades vocacionadas para indústrias específicas.
É necessário determinar a funcionalidade básica que precisa. Mas se 90% das funcionalidades são iguais em todos os sistemas, também precisa de pensar para além do básico. Considere os diferenciadores chave como a experiência de utilizador, funcionalidades colaborativas, opções de implementação e a fiabilidade e estabilidade do fornecedor.
Perguntas a Colocar Durante
o Processo de Avaliação
É fácil aprender a usar o sistema?
Quando consultou pela última vez um manual de formação para usar o Facebook? Todas as aplicações devem ser igualmente intuitivas. Quando as curvas de
aprendizagem descem, também os custos de formação descem e cresce a criação de valor. Certifique-se de que seleciona um fornecedor que ofereça uma solução com: • Uma experiência de utilizador simples e intuitiva. Nada faz aumentar
mais a adoção por parte dos utilizadores e diminuir mais os custos de formação do que uma interface específica da função, tarefas e relatórios personalizados e fluxos de trabalho claros.
• Ferramentas de produtividade incorporadas. É muito mais fácil gerir a sua empresa quando o software de calendário, correio eletrónico e gestão empresarial trabalha de forma integrada e tem origem numa fonte fidedigna. Conseguirá simplificar as tarefas e aumentar a eficiência com uma solução que consegue interligar e integrar o sistema usado para gerir as suas finanças, a cadeia de aprovisionamento e as operações com as ferramentas de
produtividade disponíveis no Microsoft® Office com um início de sessão único.
As cinco perguntas que pode colocar para ir além do básico.
2
3
A solução suporta as novas formas de trabalho
da atualidade?
A consumerização da tecnologia veio esbater a linha que separa a informática pessoal da profissional. Os utilizadores esperam que o software que utilizam, quer tenha sido concebido para uso profissional, quer para entretenimento, seja intuitivo, acessível a partir de qualquer tipo de dispositivo e que esteja sempre acessível. Faça um inventário dos dispositivos que os seus colaboradores utilizam para se manterem produtivos, sejam computadores de secretária, portáteis, tablets ou smartphones e, em seguida, determine de que modo as soluções que está a avaliar poderão suportar esses dispositivos e quais as principais aplicações usadas pelos colaboradores. A melhor solução no mercado estará acessível nos dispositivos mais usados pelos colaboradores, quer estejam no escritório, em casa ou a trabalhar a partir de uma localização remota.
O fornecedor oferece opções de implementação
adequadas à minha empresa?
Enquanto avalia uma nova solução de gestão empresarial, também pode avaliar o modelo de TI necessário para suportá-la. Se tiver a versão online de uma solução de contabilidade de nível básico, planeia investir na infraestrutura para manter a nova solução internamente? Ou prefere manter uma solução baseada na cloud? Se tiver um sistema legado desatualizado, tem preferência pela mudança para uma implementação em regime de outsourcing ou baseada na cloud?
No caso de uma solução baseada na cloud, poderá eliminar grandes investimentos iniciais em hardware e reduzir as necessidades de pessoal, enquanto uma
implementação no local lhe poderá permitir um maior controlo sobre a localização dos dados e as atualizações futuras. As melhores soluções permitem escolher entre implementações baseadas na cloud, no local ou híbridas para acomodar as necessidades e exigências exclusivas da sua empresa.
Motivos para as empresas
mudarem para a cloud:
permitem maior
experimentação a baixo
custo
permitem uma maior
colaboração com os
parceiros de negócio
libertam recursos de
TI para se dedicarem a
tarefas mais estratégicas
é uma fonte de
vantagem competitiva
para os pioneiros
Fonte: “SMB Business in the Cloud 2012.” How the Cloud Looks from the Top: Achieving Competitive Advantage on the Age of Cloud Computing. A Harvard Business Review Analytic Services Report.
64%
61%
60%
57%
4
5
Qual o modelo de serviço do fornecedor após
a venda?
A maioria das organizações não está sozinha quando implementa um sistema ERP ou de gestão empresarial. Para assegurar a consistência e a previsibilidade das suas operações, poderá necessitar de ajuda na implementação, na integração com o sistema ou no
suporte continuo. O fornecedor possui um ecossistema de implementação e suporte com fornecedores na sua região?
E o fornecedor apresentará soluções inovadoras para o ajudar a adaptar-se às novas complexidades do mercado? Como proprietário de uma empresa, compreende a importância de criar valor para os seus clientes. O fornecedor demonstra um compromisso contínuo com os avanços tecnológicos?
Finalmente, não se esqueça das flutuações de preços após o primeiro ano. Os fornecedores poderão apresentar pagamentos mensais reduzidos que aumentam drasticamente depois de expirar o primeiro contrato. Se estiverem a fazer os seus dados reféns de um contrato de longo prazo, poderão colocar o seu negócio em risco.
O fornecedor compreende e está centrado nas
necessidades das pequenas e médias empresas?
Idealmente, a implementação de um sistema de gestão empresarial permite obter vantagens que vão mais além da mera automatização dos processos manuais. Com o novo software de gestão empresarial, as organizações podem:
• aumentar as vendas com menos descontos nas vendas
• aumentar a eficácia da força de vendas e o tamanho médio das encomendas • aumentar a rotatividade do inventário ao mesmo tempo que minimizam
as roturas de stocks
• reduzir os custos de produção
No processo de avaliação dos fornecedores, tenha em conta os resultados históricos que comprovem o contributo para a obtenção dos resultados pretendidos em empresas como a sua. Solicite casos práticos que apresentem clientes de dimensão e posicionamento no setor semelhantes e verifique essas referências. Trata-se de uma decisão importante. Faça o seu trabalho de casa.
Histórias de
Clientes Microsoft
Dynamics
“A seleção de uma solução baseada na cloud permitiu-nos ter um ambiente de TI completo e pronto a funcionar desde o primeiro dia. Significa que estamos operacionais e em grande ritmo sem termos de pensar nas questões relacionadas com as TI.”
Jesper Lindhardt
Sócio numa Sociedade de Advogados, Effekt
“O Microsoft Dynamics NAV é uma solução com provas dadas que encaixa perfeitamente nas necessidades do nosso setor e que é alojada no Windows Azure. Já não temos de nos preocupar com servidores, cópias de segurança ou atualizações de software, agora podemos concentrar-nos na gestão do nosso negócio”
Mark Barfoot Diretor, P2P Logistics
Ler a história
Cresça Sem as Dificuldades Iniciais com uma Solução
Empresarial da Microsoft
As melhores soluções empresariais são poderosas, fáceis de utilizar e flexíveis - e são da Microsoft. As nossas soluções de gestão empresarial são fáceis de dominar e utilizar e de rápida implementação, para poderem ultrapassar as limitações do seu software de contabilidade sobrecarregado e subdimensionado. As soluções empresariais da Microsoft permitem:
Interligar pessoas, processos e sistemas no mesmo local
É muito mais fácil gerir a sua empresa quando os sistemas de calendário, correio eletrónico e gestão empresarial trabalham de forma integrada e têm origem numa fonte fidedigna. As soluções empresariais da Microsoft combinam as capacidades de gestão empresarial do Microsoft Dynamics com o Office 365™ para quebrarem as barreiras entre os dados e a forma como as pessoas desempenham as suas tarefas. Com uma experiência de utilizador unificada e início de sessão único, obtém as ferramentas necessárias para gerir as suas finanças, a cadeia de aprovisionamento e as operações, além de manter a produtividade dos colaboradores.
Ter tudo o que precisa para trabalhar onde é mais necessário
O negócio não para só por estar na estrada ou a trabalhar a partir de casa. Monitorize o seu negócio e permita que as pessoas trabalhem onde e quando são mais necessárias. O Microsoft Dynamics e o Office 365 permitem monitorizar o seu negócio, colaborar em documentos, além de efetuar e aprovar transações a partir do computador de secretária, tablet ou telemóvel, onde quer que esteja.
Sustentar as suas ambições de crescimento
As nossas soluções são vendidas e implementadas por uma rede global de parceiros com certificação no Microsoft Dynamics e experiência no setor, além de uma vasta gama de soluções integradas e personalizadas. As ferramentas RapidStart permitem efetuar mais rapidamente implementações de baixo risco e migrações dos dados existentes para ficar operacional ao fim de poucas horas ou dias, e não de semanas ou meses. Na cloud ou nos seus servidores, comece agora com o que necessita e vá acrescentando capacidades e utilizadores à medida que o seu negócio cresce.
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sobre as nossas soluções para pequenas e médias empresas.
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