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Esta apresentação deverá ser vista como um Show de Slides de PowerPoint.

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Academic year: 2021

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(1)

Antes de Começar

Esta apresentação deverá ser vista como um Show de

Slides de PowerPoint.

Para ver como um show de slides:

1. Clique em 'Show de Slides' a partir do menu no topo da tela.

(2)

Antes de Começar

Este módulo online é dividido em 5 seções, que podem ser

concluídas em uma seção de 30 - 45 minutos, ou ao longo de um curso de várias sessões.

Treinamento para Secretários de Clube 2

Para obter assistência adicional, entre em contato com o Assessor de Tecnologia da Informação do seu clube, ou com o Centro Leonístico de

Aprendizagem: llcpo@lionsclubs.org

(3)

Apostila

Clique aqui se você precisa acessar e imprimir a sua apostila antes de continuar.

Este módulo online inclui uma apostila para tornar mais fácil a sua experiência de aprendizado.

Organizado em cinco seções

correspondentes, o módulo oferece oportunidades para fazer anotações e obter informações adicionais para

complementar os conceitos abordados neste módulo online.

(4)

Apostila

Treinamento para Secretários de Clube 4

As responsabilidades dos secretários de clube variam de acordo com as práticas regionais e procedimentos locais. Observação:

(5)

Navegação

Você pode navegar por várias seções do módulo online quando certos ícones aparecerem.

Cada slide é executado através de um

programa cronometrado. Quando completar isto, uma seta no canto inferior direito

indicará que você pode clicar para o próximo slide quando estiver pronto.

indica um link para um recurso no site de LCI ou publicação. Ao clicar neste ícone, você será direcionado a tal recurso. Os links também estarão disponíveis na seção de Recursos deste módulo online.

Clicando no o leva de volta ao slide do Índice, caso queira rever ou pular para seções

(6)

Bem-vindo

Você foi eleito para o cargo de Secretário de

Clube

(7)

Objetivos

Este treinamento lhe oferecerá as informações básicas e os recursos necessários para prepará-lo para o seu novo cargo. Assim que completar o curso você estará apto a:

 Reconhecer o propósito de um Lions clube e o seu posicionamento

dentro da estrutura de Lions Clubs International

 Resumir as responsabilidades de um secretário de clube

(8)

Índice

Clique nos links abaixo para navegar até uma seção específica, ou clique na seta para continuar para a Seção 1.

Seção 1:

Introdução

Seção 2:

A sua Equipe de Liderança de Clube

Seção 3:

Responsabilidades do Secretário de Clube

Seção 4:

Planejando a sua Equipe

Seção 5:

Recursos

(9)

Introdução

Bem-vindo à Seção 1:

Introdução

(10)

Introdução

10

Como secretário, você é uma parte integral da equipe de

liderança, trabalhando para apoiar o presidente do clube em seu trabalho de liderar o clube em atividades de serviços em prol da sua comunidade local e arredores.

No entanto é importante lembrar que você é uma parte de algo muito maior.

(11)

Estrutura de Lions Clubs International

1 Clube

Lions Clubs International é

composto por uma grande rede de Leões, tendo os clubes como parte central.

Esta estrutura facilita a

comunicação e promove o serviço em escala local, regional e global.

(12)

Estrutura de Lions Clubs International

1 Clube

Treinamento para Secretários de Clube 12 O próximo slide o ajudará a

completar a página 1 na sua apostila.

Dedique alguns momentos para completar esta seção.

(13)

Estrutura de Lions Clubs International

Área Jurisdicional Distrito Múltiplo Distrito Região* Divisão Clube • Um clube consiste de no mínimo 20 associados

• Uma divisão consiste de 4 a 8

clubes

• Uma região consiste de 10 a 16

clubes *

• Um distrito é composto de

pelo menos 35 clubes com 1250 associados ativos

• Vários distritos em uma

determinada área geográfica compõem um distrito múltiplo

• Cada Lions Clube está

localizado em uma das sete áreas jurisdicionais, que são representadas por pelo menos um diretor internacional

(14)

Estrutura de Lions Clubs International

Área Jurisdicional Distrito Múltiplo Distrito Região* Divisão Clube

Treinamento para Secretários de Clube 14

Os clubes e seus associados estão no

epicentro da Associação. Sem o seu empenho

em servir outras pessoas localmente, não poderíamos manter o nosso legado de serviço global.

(15)

Como um clube que faz parte da grande Associação Internacional de Lions Clubes, a sua missão é:

DAR PODER aos voluntários para que possam

servir suas comunidades e atender às

necessidades humanas, fomentar a paz e

promover a compreensão mundial através dos

Lions clubes.

(16)

Propósito dos Lions Clubes

Para que a nossa missão torne-se realidade, os Lions clubes precisam servir muitos propósitos.

Treinamento para Secretários de Clube 16

Vamos verificar rapidamente o Estatuto e Regulamentos

Padrão de Clube para ver se você sabe todos os propósitos de um Lions Clube.

(17)

Propósito dos Lions Clubes

Você verá uma série de declarações. Selecione "Sim" se a declaração refletir um dos propósitos declarados de Lions clubes ou selecione "Não" se não for um propósito declarado

(18)

Propósito dos Lions Clubes

O propósito de Lions clubes é…

Unir os associados em laços de amizade, bom companheirismo e compreensão recíproca.

SIM

SIM SIM NÃO

este é um dos propósitos declarados de Lions clubes

Treinamento para Secretários de Clube 18 Esta é a primeira declaração.

(19)

Propósito dos Lions Clubes

O propósito de Lions clubes é…

ENCORAJAR pessoas de mentalidade de serviço a servir suas comunidades sem recompensa financeira pessoal, estimular a eficiência e promover elevados

padrões de ética no comércio, indústria, profissões, serviços públicos e empreendimentos privados.

SIM

SIM SIM NÃO

este é um dos propósitos declarados de Lions clubes

Esta é a próxima declaração.

(20)

Propósito dos Lions Clubes

O propósito de Lions clubes é…

Interessar-se ativamente pelo bem-estar cívico, cultural, social e moral da comunidade.

SIM

SIM SIM NÃO

este é um dos propósitos declarados de Lions clubes

Treinamento para Secretários de Clube 20

Clique SIM ou NÃO

(21)

Propósito dos Lions Clubes

Qual das seguintes declarações NÃO é um propósito declarado de Lions clubes? Clique na resposta.

Promover os princípios de bom governo e boa

cidadania.

Promover um fórum para livre discussão dos

assuntos de interesse público…

Criar e fomentar um espírito de compreensão entre os povos da Terra. Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes.

OK, esses foram um pouco fáceis.

Vamos tentar outro que seja um pouco mais difícil.

Você pode analisar as 6 declarações de propósito no Artigo II do Estatuto Padrão de Clube

Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes.

(22)

Propósito dos Lions Clubes

Treinamento para Secretários de Clube 22

Como você pode ajudar a promover a missão e o propósito dos Lions clubes?

(23)

Bem-vindo à Seção 2:

A sua Equipe de Liderança de

Clube

(24)

Treinamento para Secretários de Clube 24

Cada Lions Clube é composto por

uma equipe de líderes que apoiam

as atividades do clube.

O próximo slide o ajudará a completar o organograma do clube, na página 3 da sua apostila.

(25)

A sua Equipe de Liderança de Clube

Vamos dar uma olhada no Organograma do Clube.

1º VP

Club Members

Board of Directors

President

Secretário 2º VP Presidente Ex- Tesoureiro

Imediato

Associados do clube

Diretoria

(26)

A sua Equipe de Liderança de Clube

Como secretário, você é o gerente dos negócios do clube.

 Você é o elemento de ligação entre o clube e seu distrito, bem como a Associação  Você está sob a supervisão do presidente e da diretoria do clube

Treinamento para Secretários de Clube 26

1º VP

Club Members

Board of Directors

President

Secretário 2º VP Presidente Ex- Tesoureiro

Imediato

Associados do clube

Diretoria

(27)

A sua Equipe de Liderança de Clube

A diretoria é composta por:

 presidente

 ex-Presidente Imediato

 vice-presidentes

 secretário

 tesoureiro

 diretor social (opcional)

 diretor animador - torce rabo (opcional)

 assessor de aumento de associados

 outros diretores eleitos

Uma descrição de cada função pode ser encontrada na página 7 do Manual da Equipe de Dirigente de Clube.

(28)

A sua Equipe de Liderança de Clube

Agora vamos dar uma olhada rápida em suas responsabilidades compartilhadas.

Considerar e moldar todos os novos negócios e normas do

clube antes de serem apresentados para a aprovação

dos associados do clube.

Manter os livros, contas e operações do clube auditados

anualmente.

Encaminhar todos os assuntos concernentes a novos programas e diretrizes aos

respectivos comitês permanentes ou especiais do

clube para estudo e recomendação à diretoria. Manter pelo menos dois (2)

fundos separados, governados por princípios de contabilidade

geralmente aceitos.

Nomear, segundo recomendação do comitê de finanças, um banco ou bancos para o depósito dos fundos do

clube.

Ter o poder de modificar, anular ou rescindir a ação de

qualquer dirigente do clube. Autorizar todos os

gastos, não devendo criar qualquer tipo de endividamento para o

clube.

Não autorizar despesas para fins administrativos,

de quaisquer recursos líquidos angariados do

público. Determinar a garantia

necessária para a fiança de qualquer dirigente do clube.

Treinamento para Secretários de Clube 28

Clique uma vez no quebra-cabeças para revelar as suas responsabilidades compartilhadas.

(29)

A sua Equipe de Liderança de Clube

Quais as medidas que você pode tomar como secretário do clube para garantir que a sua equipe de líderes trabalhe unida?

(30)

Desenvolver habilidades de liderança

Recursos

adicionais

Considere fazer os seguintes cursos online: Introdução à Liderança Leonística

Escuta Eficaz

Equipes Eficazes

Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.

Treinamento para Secretários de Clube 30

O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

(31)

Bem-vindo à Seção 3:

Responsabilidades do Secretário

de Clube

(32)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Como gerente de negócios do clube e membro da diretoria do clube, suas principais responsabilidades são…

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

(33)

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria  Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

(34)

Responsabilidades do Secretário de Clube

A seguinte programação é bastante comum:

Tipos

de

reunião

Anualmente

• Reunião de transição de dirigentes

• Aniversário de fundação do clube

Conforme necessário

• Reuniões extraordinárias da diretora (quando solicitadas por

3 ou mais membros da diretoria)

• Reuniões extraordinárias do clube (solicitadas com pelo

menos 10 dias de antecedência)

Mensal

• Reunião ordinária da diretoria

• Reuniões ordinárias do clube

(35)

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Uma grande parte da sua responsabilidade está ligada à organização das reuniões.

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

(36)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Os seus deveres durante as reuniões são divididos em 3 estágios.

1. Antes da reunião 2. Durante a reunião 3. Após a reunião

Treinamento para Secretários de Clube 36

Dedique alguns minutos respondendo as perguntas das páginas 5 e 6 da sua apostila.

(37)

Responsabilidades do Secretário de Clube

 Enviar aviso prévio sobre a data/horário das reuniões

 Juntamente com o presidente, elaborar uma agenda para a

reunião

 Reunir toda a correspondência para entregar aos devidos

assessores e associados

 Preparar prêmios e kits de novos associados, se necessário

 Preparar a lista de associados para anotar a frequência

(38)

Responsabilidades do Secretário de Clube

 Anotar a frequência

 Registrar as atas das reuniões

 Documentar todos os oradores convidados, visitantes

não-Leões e não-Leões visitantes

 Coletar e registrar as quotas fornecendo recibos aos associados

 Compilar informações sobre as atividades dos presidentes de

comitês

 Solicitar aos novos associados que preencham os devidos

formulários

Treinamento para Secretários de Clube 38 Estágio 2 – Durante a reunião

(39)

Responsabilidades do Secretário de Clube

 Registrar a frequência

 Registrar os prêmios outorgados

 Verificar o dinheiro arrecadado e registrar o pagamento de

dívidas

 Depositar ou apresentar o dinheiro arrecadado ao tesoureiro e

obter recibo

 Arquivar/distribuir uma cópia das atas após serem aprovadas

 Fazer acompanhamento de quaisquer questões pendentes da

reunião

(40)

Responsabilidades do Secretário de Clube

O secretário também é responsável por preparar as reuniões da diretoria. Peça aos participantes que abram a página 6 da apostila para mais detalhes.

É importante lembrar que as responsabilidades dos secretários de clube variam de acordo com as práticas regionais e procedimentos locais.

Você deve adaptar as sugestões neste módulo para atender às necessidades do seu clube.

(41)

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Agora vamos dar uma olhada em como registrar as atas das reuniões.

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

(42)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Passe algum tempo com o secretário cessante para rever a forma atual dos registros das atas.

Treinamento para Secretários de Clube 42

• Tipo de reunião (ordinária, extraordinária, ou da diretoria)

• Data e local da reunião

• Nome da pessoa presidindo a reunião

• Se as atas anteriores foram aprovadas

• Todas as moções, quem fez a moção e por quem foram

apoiadas ou negadas

• Todos os pontos dentro da ordem e apelos, e se foram

apoiados ou negados

• Horário em que a reunião foi convocada e encerrada

(43)

Responsabilidades do Secretário de Clube

As atas são destinadas a registrar o que o clube faz e não o que os membros da reunião dizem.

Portanto, os debates são considerados informais e não são registrados.

Peça aos participantes que abram a página 7 da apostila para mais detalhes .

(44)

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Estaremos analisando a manutenção de registros do clube.

Treinamento para Secretários de Clube 44

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

(45)

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Os arquivos do clube devem incluir: • A carta constitutiva do clube

• O estatuto e regulamentos do clube • O histórico do clube

• As atas de todas as reuniões do clube e da diretoria • Relatórios anuais dos dirigentes do clube e comitês • Relatórios de atividades

• Lista de todos os associados

Se o seu clube não tem um sistema de manutenção de

registros, incluindo atendimento e pagamento de dívidas, você deve implantá-lo agora.

(46)

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Estaremos analisando a correspondência do clube.

Treinamento para Secretários de Clube 46

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

(47)

Responsabilidades do Secretário de Clube

O secretário do clube recebe inúmeras informações de LCI e outras mais, relacionadas a treinamentos, eventos e reuniões. A correspondência pode chegar por via eletrônica ou por

correio, envolvendo o presidente, tesoureiro, comitês e / ou assessores de projetos.

É importante que toda a correspondência seja aberta, lida e distribuída em tempo hábil.

(48)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 48

Recomendamos que o secretário se reúna com o presidente do clube no início do mandato para discutirem como a

correspondência deverá ser respondida, arquivada e relatada. Em alguns clubes, o secretário é responsável pelo boletim do clube, que é parte integral das relações públicas do clube. Se você não é responsável por essas funções, será importante estar em contato com as pessoas responsáveis. Isso garante que todas as notícias importantes do clube sejam publicadas.

(49)

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

O preenchimento e o envio de relatórios do clube é outro importante dever do secretário.

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

(50)

Responsabilidades do Secretário de Clube

É importante a apresentação de relatórios precisos e em tempo hábil, quando o seu clube se esforça em conseguir o Prêmio de Excelência de Clube.

Treinamento para Secretários de Clube 50

Esses são alguns relatórios e formulários de sua responsabilidade:

• Informe Mensal de Movimento de Associados

• Relatório mensal de atividades de serviço de Lions Clube

• Relatório de Dirigente de Clube

(51)

Responsabilidades do Secretário de Clube

MyLCI é o website para o envio de relatórios utilizado por muitos Lions clubes de todo o mundo. Ele é acessado através do site de LCI e todos os formulários necessários são enviados por este

sistema. *

*Nem todos os distritos usam o MyLCI. Se o seu não usa, verifique com o

(52)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 52

O uso do MyLCI trás muitos benefícios Você pode:

• Enviar relatórios mensais de associados e formulários para relatórios de dirigentes

• Visualizar, atualizar e baixar informações sobre

associados do clube ou imprimir cartões de associados • Registrar as atividades de serviço do clube mensalmente • Rever as atividades de serviços bem sucedidas

compartilhadas por outros clubes

(53)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Uma vez que os novos dirigentes do clube são relatados para a sede de LCI, um email será enviado, fornecendo

informações sobre como acessar o sistema e escolher a sua senha.

Você encontrará links para tutoriais em vídeo sobre o

MyLCI e perguntas frequentes na seção de Recursos deste módulo de treinamento.

Mais informações sobre a apresentação dos relatórios

também podem ser encontradas no Manual da Equipe do Dirigente de Clube.

(54)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Esta é uma grande responsabilidade.

Vamos revisar rapidamente o material que cobrimos até agora.

Treinamento para Secretários de Clube 54

(55)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Pergunta

1

Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.

a) Tipo de reunião a ser realizada b) Data e local da reunião

c) Quem disse o que durante a reunião

d) Horário em que a reunião foi convocada

As atas do clube tipicamente registram o que mencionamos abaixo, exceto

Clique na resposta

As discussões não são registradas, apenas os membros da reunião que fizeram uma moção ou a apoiaram.

(56)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Pergunta

2

Treinamento para Secretários de Clube 56

Ela seria reportada como "perdida" ou "derrotada"

Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.

Clique na resposta

Se uma moção não recebe votos suficientes, isto é relatado como tendo fracassado.

(57)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Pergunta

3

Esta é a última pergunta.

a) Encomendar materiais para clubes b) Agendar reuniões

c) Ler e distribuir a correspondência do clube d) Manter os arquivos do clube

Os secretários dos clubes são responsáveis ​​por tudo, menos o seguinte?

Clique na resposta

O presidente do clube é responsável pelo agendamento de reuniões no entanto, o secretário do clube é responsável por notificar os

Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.

(58)

Responsabilidades do Secretário de Clube

O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube.

Treinamento para Secretários de Clube 58

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria  Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube  Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube  Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

governador de distrito para a divisão

 Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

 Organizar as reuniões do clube e da diretoria

 Registrar as atas das reuniões do clube

 Manter os registros do clube

 Receber e responder a correspondência do clube

 Completar e enviar todos os relatórios à LCI

 Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do

(59)

Responsabilidades do Secretário de Clube

O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube.

Co

mit

ê

Co

nsul

tivo

do

DG

O Comitê Consultivo do Governador de Distrito

O Comitê Consultivo do Governador de Distrito é composto por:

• presidente de divisão

• presidente de clube

• secretários dos clubes dentro da divisão

Este comitê faz recomendações ao presidente de divisão sobre os assuntos da divisão e questões que afetam todos os clubes no

distrito.

O presidente de divisão compartilha recomendações com o governador de distrito e dirigentes do gabinete distrital. Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.

(60)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Co

mit

ê

Co

nsul

tivo

do

DG

Como membro do Comitê Consultivo do Governador de Distrito, você deve…

 Trabalhar junto ao presidente de divisão para assegurar que os

clubes na divisão operem eficientemente e sigam o estatuto e regulamentos e demais normas da associação

 Promover a participação em convenções internacionais, de

distrito múltiplo e distritais

 Promover o comparecimento às cerimônias de entrega de

cartas constitutivas

 Discutir meios de ajudar os clubes que precisam de assistência

no aumento de associados ou no desenvolvimento da sua liderança

 Promover várias funções e eventos do clube, como reuniões

interclubes, posse de dirigentes e novos associados, cerimônias de outorga de Prêmios Chave e outros eventos de clube

(61)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Você também pode ser solicitado a…

 Oferecer assistência a compilação de relatórios em preparação

para as reuniões do comitê consultivo

 Se o clube for escolhido para realizar uma reunião de divisão,

oferecer assistência na preparação

Co

mit

ê

Co

nsul

tivo

do

DG

(62)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Bene

fícios

O Comitê Consultivo do Governador de Distrito deve reunir-se pelo menos três vezes por ano.

Participação nas reuniões…

• Permite a troca de ideias sobre programas, projetos, captação

de recursos e questões de afiliação

• Oferece um fórum para estabelecer relações de cooperação

entre os clubes

• Representam excelentes oportunidades para conhecer outros

Leões de sua área

Treinamento para Secretários de Clube 62

(63)

Responsabilidades do Secretário de Clube

Recursos

adicionais

Considere fazer os seguintes cursos online: Relações Públicas

Oratória

Gerenciamento de Reuniões

Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.

O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

(64)

Treinamento para Secretários de Clube 64

Bem-vindo à Seção 4:

Planejando a sua Equipe

(65)

Planejando a sua Equipe

O objetivo desta seção é fornecer orientação para a

estruturação do seu mandato como secretário do clube.

Estaremos…

 Identificando maneiras de prepará-lo

para o seu papel e responsabilidades

 Descrevendo os projetos em

andamento que você precisará

realizar no decorrer do seu mandato

 Identificando questões a considerar

no momento em que o seu clube faz a transição para a próxima equipe de liderança

(66)

Planejando a sua Equipe

Preencha as páginas 11 e 12 em sua apostila para dar-lhe acesso rápido às suas responsabilidades

durante o mandato.

(67)

Planejando a sua Equipe

Antes de tomar posse oficialmente, há várias medidas que você pode tomar para se preparar melhor.

Prepa ra ndo -se pa ra o seu ma ndat

o  Participar do treinamento para dirigentes de clube

 Reunir-se com o atual secretário de rever as questões

pendentes

 Se você usar o MyLCI para relatórios, crie a sua conta e

analise os materiais de treinamento

 Verifique se as informação sobre os associados e

dirigentes estão corretas na lista de associados e na sede, bem como no DM e distrito

 Trabalhe junto ao presidente do clube e tesoureiro no

tocante ao orçamento anual e ajude na formação de todas as comissões

(68)

Planejando a sua Equipe

Você deverá fazer o seguinte todos os meses:

Men

salmen

te

 Participar das reuniões do clube e da diretoria

 Enviar o Informe Mensal de Movimento de Associados

 Enviar relatório de atividades

 Mantenha os registros de associados sempre

atualizados

 Arrecadar e entregar o dinheiro ao tesoureiro obtendo

um recibo

 Responder / enviar cartas e correspondências

(69)

Planejando a sua Equipe

Você deverá fazer o seguinte todos os trimestres:

Tr

imestra

lmen

te

 Participar da reunião da divisão junto com o presidente

do clube

 Reportar ao presidente e à diretoria sobre qualquer

problema de inadimplência e as medidas tomadas para coletar os fundos devidos

(70)

Planejando a sua Equipe

Duas vezes ao ano você deverá:

Se

mestra

lmen

te

 Confirmar a lista de associados com LCI comparando-a

com a lista de quotas semestrais que é enviada ao tesoureiro junto com os registros do clube

 Trabalhar com o tesoureiro do clube para emitir

extratos de quotas semestrais para cada associado e

conciliar outras obrigações financeiras devidas ao clube (o seu clube pode optar por fazer isso trimestral ou

anualmente)

(71)

Planejando a sua Equipe

Outras funções, conforme necessário:

Co

nfo

rm

e

ne

ces

sári

o

 Revisar os novos pedidos de afiliação completos e arquivar nos registros do clube

 Encaminhar informações sobre novos associados para

LCI

 Solicitar materiais para clubes e prêmios de LCI ou do

(72)

Planejando a sua Equipe

Após a eleição anual, você deverá:

Época

de

el

eição

 Enviar o Relatório Anual de Dirigentes de Clube

(PU101)

 Receber e distribuir informações sobre a convenção de

Distrito, DM e internacional

 Solicitar prêmios de LCI e Distrito para oferecimento

aos associados

(73)

Planejando a sua Equipe

Você ainda exercerá um papel importante no sucesso futuro do clube ao planejar uma transição eficaz.

Final

do

Mandato

Você chegou ao final do seu mandato como secretário do clube.

 Você deve verificar os registros de frequência 100% e os

anos de prêmios por serviços

 Preparar novo formulário de frequência para o próximo

ano

 Preparar o relatório anual de atividades, doações,

horas, etc, para o banquete de fim de ano ou reunião

 Confirmar se todos os arquivos do clube estão

atualizados e prontos para serem transferidos para o secretário entrante do clube

 Reunir-se com o secretário entrante para rever os

(74)

Planejando a sua Equipe

Quais são as metas que você espera atingir durante o seu mandato como secretário do clube?

Faça uma lista na página 13 da apostila.

(75)

Planejando a sua Equipe

Antes de terminar…

Recursos

adicionais

Considere fazer os seguintes cursos online:

Como escrever a sua própria declaração de missão Estabelecimento de Metas

Gerenciamento da Mudança

Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.

O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

(76)

Treinamento para Secretários de Clube 76

Bem-vindo à Seção 5:

Recursos

(77)

Você terá muitas coisas para se lembrar

quando você começa o mandato como

secretário do clube.

Sempre que desejar, você poderá rever toda

esta apresentação ou voltar para uma seção

(78)

Recursos

Você pode obter conhecimentos e informações adicionais ao familiarizar-se com os documentos e materiais de treinamento no seguinte website de

Lions Clubs International. Páginas na Web:

MyLCI

Orientação para dirigentes de clube Centro de Recursos de Liderança Centro Leonístico de Aprendizagem

Recursos para Associados de Lions Clubess Gerenciamento de Clubes

(79)

Recursos

Publicações:

Estatuto e Regulamentos

LA-1 – Internacional LA-2 – Padrão de Clube LA-4 – Distrito

Manual da Equipe de Dirigentes de Clube A Arte do Reconhecimento

Tutoriais do vídeo sobre o MyLCI:

Introdução ao MyLCI Com usar o site do MyLCI

(80)

Treinamento para Secretários de Clube 80

Conseguimos cumprir nossos objetivos?

Neste módulo online tivemos a oportunidade de:  Examinar o propósito do seu clube e a posição

importante que os clubes ocupam dentro da estrutura de Lions Clubs International

 Resumir as diversas responsabilidades que serão da sua alçada como secretário do clube

(81)

Parabéns por ter concluído a primeira parte do seu Treinamento para Secretário de Clube.

O próximo passo será o de concluir o treinamento para secretário de clube em nível distrital. Aqui você obterá

informações adicionais e poderá discutir sobre o trabalho em equipe dos dirigente do clube, além de estabelecer metas e

(82)

Obrigado por participar!

Caso tiver perguntas, favor entrar em

contato:

Leadership@Lionsclubs.org

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