ORGANIZAÇÃO TEMPO & NEGÓCIO. Deus não te dará um sonho sem a habilidade de realizá-lo. Mary Kay Ash

ORGANIZAÇÃO

TEMPO & NEGÓCIO

A falta de organização prejudica demais a produtividade, pois há um acumulo de trabalho, adiamento tarefas e muita indecisão. Tudo isso contribui para prejudicar a realização das atividades profissionais. Quando se é organizado, conseguimos fazer tudo o que queremos, com economia de energia e de tempo. Além do mais, o trabalho torna-se mais tranqüilo e você escolhe o rumo que quer dar a sua vida.

O sucesso de um sistema de organização pessoal não deve se limitar a regras do tipo “receita pronta”, pois as pessoas são diferentes, possuem fatores comportamentais que facilitam ou prejudicam a obtenção de um método. Um método eficaz para organização pessoal deve estimular as pessoas a partirem de si mesmas, ao invés de seguirem um sistema padronizado. Há pessoas que lidam muito bem com a padronização e outras definitivamente não se dão bem com elas. Selecionei algumas dicas muito simples e práticas para ajudar você organizar e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia.

Trabalhar em casa contribui para o aumento da qualidade de vida. Não perdemos tempo em deslocamentos, o que é muito importante pra quem vive em grandes cidades. Mas precisamos ser disciplinadas, e ter hora pra tudo. Ainda podemos cuidar de nossos filhos, marido e casa. Nossa economia é maior que qualquer salário.

Não podemos falar de organização do tempo sem falar de organização das atividades. E atividades inclui a rotina da nossa casa. Se fizermos com produtividade, automaticamente, sobrará mais tempo para investirmos em nosso negócio.

10 DICAS

DE ORGANIZAÇÃO

DO TEMPO X

1.

POSTURA PESSOAL

Há pessoas que são organizadas por natureza, suas mesas são impecáveis, quase não possuem papel em cima delas. Conseguem organizar seus arquivos em ordem alfabética, os horários das reuniões são religiosamente respeitados, e o mais impressionante, estão sempre serenas – pelo menos não será a bagunça que vai tirá-las do sério.

Muitas pessoas acreditam que se nasce organizado ou não. Há pessoas mais organizadas e outras nem tanto, mas toda pessoa pode aprender a organizar-se. A organização é um conjunto de hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.

2.

FAMÍLIA

A família precisa entender que ali funciona um escritório, onde se trabalha para ganhar dinheiro, e os limites devem ser respeitados. De preferência, arrume um canto da casa para ser seu lugar de trabalho e estabeleça regras e horários. Mesmo que haja flexibilidade, é importante ter parâmetros a seguir.

Você precisa ser disciplinada com você mesma e com os outros. Você precisa respeitar o seu negócio para que os outros também respeite.

3.

AGENDA

O segredo é anotar tudo o que se pretende fazer, por ordem de prioridade. Reserve um tempo (15 minutos) para anotar tudo que precisa ser feito. O ideal é ter 2 agendas: uma permanente (das coisas rotineiras que precisam ser feitas semanalmente) e outra específica, diária. No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Nada é tão pequeno que não possa ser anotado, e nem tão grande que não precise ser lembrado.

Anote tudo, até o que parece mais simples, pois tudo precisa ser feito. Esta é também uma ótima maneira de fazer sua avaliação. Se houver uma tarefa de grande porte, procure quebrá-la em tarefas menores.

4.

DISCIPLINA

Faça uma coisa de cada vez. Não interrompa uma tarefa e nem comece outra antes de terminar a que está sendo feita. Isso só deve acontecer em último caso. Enquanto estiver dedicada a uma tarefa, não atenda telefone, skype, msn, nem navegue por outros sites. Para fazer isto, estipule um intervalo de alguns minutos entre uma tarefa e outra. Organizando-se e dedicando plena atenção ao que faz, seu trabalho será feito em muito menos tempo.

A agenda não faz nada sozinha, ela só te guia. Se você não cumpre o que anotou, foi em vão. Tudo que é administrado ou organizado, fica bem feito e não há retrabalho. Tente realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terá realizado um monte de coisas. Mas não esqueça de fazer isso seguindo uma ordem de prioridades.

5.

PERSEVERANÇA

Nada acontece da noite para o dia.

Deus, em sua magnitude, fez a terra em 6 dias e no sétimo descansou. Isto significa que ele fez um planejamento, uma coisa de cada vez.

Então, comece a cumprir sua agenda.

Nos primeiros dias, parece difícil, mas depois nos acostumamos e torna-se natural.

6.

IDENTIFIQUE TUDO

Mantenha tudo organizado.

Use caixas, pastas, plásticos, envelopes, etc...

Tudo que está identificado é localizado facilmente.

Não tenha dó de jogar inutilidades fora.

É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira

cheia.

7.

INVISTA TEMPO E GANHE TEMPO

Tudo que você faz hoje adianta o trabalho de amanhã.

Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante.

O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.

8.

DELEGUE ATIVIDADES

Crie uma planilha com as atividades mais simples

que seus filhos possam realizar.

O tempo que eles estão executando, você pode fazer

outra coisa.

Mas, não se esqueça de colocar no papel e à vista.

O que mais estressa é ficar mandando fazer.

9.

SEJA FLEXIVEL – PERMITA MUDANÇAS

A agenda é apenas um guia.

Sempre que surgir novas tarefas,

inclua na agenda.

10.

ORGANIZANDO POR ETAPAS

Se tudo que você tem como ferramenta de trabalho

estiver organizado, todo o trabalho será mais

produtivo e em menos tempo.

Falaremos especificamente sobre isso, a seguir.

Decida Planeje Comece Continue Termine Aperfeiçoe

Então:

ORGANIZANDO SEU NEGÓCIO

1. Pasta

Uma pasta básica precisa conter, no mínimo:



Apresentação dos nossos produtos



Inícios (Kit Beleza, Opções de Ganhos, Bônus, Clipping)



Plano de Carreira



Reconhecimentos (Premiações, Viagens, Desafios)

ORGANIZANDO SEU NEGÓCIO

2. Kit Beleza

Seu Kit Beleza deve estar sempre arrumado,

pronto, para que você possa fazer suas sessões

a qualquer hora:

 Espelhos e bandejas limpas (plásticos descartáveis)

 Produtos limpos e apresentáveis

 Materiais de apoio personalizados (Beleza e Oportunidade)

 Toalhas cortadas, algodão

ORGANIZANDO SEU NEGÓCIO

3. Agenda

Mantenha uma agenda ou um planejador

semanal para marcas suas sessões e atividades

diárias:

 Planeje tudo que você quer fazer na semana

 Separe um dia para agendar as sessões

 Marque suas sessões de acordo com sua disponibilidade

 Caso você tenha outra atividade, divida seu tempo

 Reserve um tempo para fazer a administração do seu negócio

ORGANIZANDO SEU NEGÓCIO

4. Mime suas clientes

Tire um horário para fazer a parte

administrativa do seu negócio:

 Cadastre suas clientes (nome, email, telefones, niver)

 Envie um email/carta de agradecimento pela sessão

 Parabenize suas clientes no aniversário

 Crie emails de promoção e convites (lançamentos, eventos MK, etc...)

ORGANIZANDO SEU NEGÓCIO

5. Organize seus contatos

Organize as fichas de Perfil do Cliente de acordo

com a tarefa:

 Separe todas com contatos para agendar

 Separe todas com vendas para fazer o 2 + 2 + 2

 Separe todas sem contatos

 Separe todas já atendidas

 Separe as futuras iniciadas

Assim você não perde tempo passando pelas

mesmas fichas.

ORGANIZANDO SEU NEGÓCIO

6. Mantenha registros

Tenha um caderno para fazer todas as suas

anotações:

 Aulas no Guest, Palestras, Eventos, etc...

 Pedidos de clientes

 Desafios

 Seus alvos e premiações

 Cartões de créditos

 Vendas e Recebimentos

Quando não há conselhos os planos se dispersam, mas havendo muitos conselheiros eles se firmam. Provérbios 15:22

Tudo quanto te vier à mão para fazer, faze-o conforme as tuas forças, porque na sepultura, para onde tu vais, não há obra nem projeto, nem conhecimento, nem sabedoria alguma. Eclesiastes 9:10

“Lembre-se: se você faz aquilo que deve fazer no exato momento em que tem de ser feito, algum dia você poderá fazer tudo o que desejar, no momento em que desejar. Qualquer coisa que você faça ou tudo aquilo que você sonhe, tenha a certeza: pode se tornar realidade. Proponha-se somente a começar. A ousadia se forma com talento, poder e magia”. Mary Kay Ash