Lisboa, 26 de Março de 2014

FATURAÇÃO ELETRÓNICA

Transparente | Seguro | Eficiente | Ecológico

// Faturação Eletrónica

A desmaterialização de faturas nas organizações assume uma importância estratégica no sentido dereduzir custosemelhorar a eficiênciana relação com os seus parceiros.

Existem duas abordagens possíveis na aplicação do conceito, utilizando o intercâmbio eletrónico de dados (EDI-Electronic Data Interchange) ou envio de faturas, com valor legal, em formato PDF. O envio eletrónico de faturas em PDF, é pouco intrusivo e mais atrativo para o mercado de particulares.

Serviço

Prestado

Impressão da

Fatura Papel

Fatura em Papel

Expedição da

PDF

Serviço Prestado

_{Eletrónica (PDF)}

Emissão Fatura

_{Disponibilização}

Envio e/ou

Fatura PDF (Cliente Final -> Mercado Particulares)

// Faturação Eletrónica

O intercâmbio eletrónico de dados (EDI-Electronic Data Interchange), permite que duas entidades possam trocar informação, num formato pré-definido (XML), sem qualquer intervenção humana. As faturas e outros documentos fiscais são enviados pelo emissor, utilizando um canal seguro, e conferidos pela entidade recetora de forma automática. Neste protocolo de comunicação estão previstas mensagens sucesso ou de erro, cuja sua interpretação possibilita o emissor tomar decisões.

Serviço Prestado Envio da Fatura _{em Papel} Receção Manual _{da Fatura} Confere Fatura _{Manualmente Pagamento}Ordem de

EDI

Serviço Prestado Envio da Fatura _{Eletrónica (EDI)} Conferência Receção e

Automática Ordem de Pagamento

// A quem se destina?

Em processos de aquisição e faturação de bens e serviços relacionados com a sua operação e na sua relação com os

clientes (comissões, manutenção de contas, etc…)

> Seguros

Na relação com rede de prestadores em todos os ramos e na relação com os seus clientes.

> Telecomunicações/Retalho/Saúde

Em todos os processos relacionados com os prestadores de

serviços e faturação aos seus clientes finais, removendo

das várias etapas os documentos físicos. > Qualquer Organização

Onde exista uma relação comercial entre cliente e

fornecedor que origine uma contratação e posterior faturação de bens e/ou serviços, com necessidade de

// Principais Características e Benefícios da Solução

Os custos inerentes à emissão da fatura (papel, toner, correio e meios humanos) são

eliminados.

Aumento da Eficiência

As tarefas administrativas anteriormente despendidas nas atividades de emissão e conferência de faturas, passam a ser realizadas por máquinas e de forma automatizada.

Diminuição de Custos Ambientais

Fortalece a política e a imagem de

responsabilidade social que a organização tem no seu ecossistema.

Transparência na Relação Comercial

Sendo aplicado um conjunto de regras e definido com o protocolo de comunicação, a todo o momento é possível saber o estado das faturas submetidas com resposta online.

Diminuição de Falhas

Ao retirarmos os processos manuais de emissão, envio e conferência de faturas, eliminamos os erros humanos associados à introdução manual de dados em cada uma destas etapas.

Outros

A implementação de uma solução de faturação eletrónica requer ligeiras adaptações ao Sistema de Informação do Fornecedor, de forma suportar uma interface de comunicação standard com o Cliente.

Aspetos Legais

As Faturas Eletrónicas têm o mesmo valor legal que as faturas em papel, desde que: • Tenham todas as menções e elementos

exigidos para as faturas emitidas da forma tradicional

• Seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante o intercâmbio eletrónico de dados (envio de ficheiro EDI).

AUTO FATURAÇÃO

// Auto Faturação Eletrónica

Em alternativa à Faturação Eletrónica, para fornecedores empresariais que não tenham capacidade para executar as alterações necessárias aos Sistemas de Informação, existe a possibilidade do cliente auto faturar pelo fornecedor os serviços prestados.

Este tipo de faturação apenas é possível quando existe uma relação de parceria comercial, que permita à entidade pagadora ter conhecimento exato dos itens e valores a serem auto faturados. Entidade Pagadora Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Fornecedor D Entidade Pagadora Emite Auto Fatura Fornecedor Aprova Auto Fatura Auto Fatura Paga e Disponível

// A quem se destina?

Em processos de aquisição e faturação de bens e serviços relacionados com a sua operação.

> Seguros

Na relação com rede de prestadores nos vários ramos. > Telecomunicações/Retalho/Saúde

Em todos os processos relacionados com os prestadores de

serviços, dando a possibilidade ao fornecedor de validar os

valores a serem auto faturados. > Qualquer Organização

Onde exista uma relação comercial entre cliente e

fornecedor que origine uma contratação e posterior faturação de bens e/ou serviços, que seja possível ao

fornecedor validar os itens e valores que estão a ser auto faturados.

// Principais Características e Benefícios da Solução

Os custos inerentes à emissão da fatura (papel, toner, correio e meios humanos) são eliminados. Redução de custos/tempo e maior agilidade com a aceitação tácita.

Atrativo e Simples

A entidade pagadora passa a responsabilidade da conferência de faturas para os seus fornecedores, garantido assim que os auto documentos foram validados.

Diminuição de Custos Ambientais

Fortalece a política e a imagem de

responsabilidade social que a organização tem no seu ecossistema.

Segurança e Transparência

Sendo aplicado um conjunto de regras que permite às duas entidades conhecerem os valores a faturar, a todo o momento é possível saber o estado dos auto documentos emitidos.

Disponibilidade dos Auto Documentos e SAF-T

A responsabilidade de disponibilizar e guardar os auto documentos emitidos, dentro do prazo legal, passa a ser da entidade pagadora. O SAF-T gerado e entregue ao cliente para ser submetido na AT.

Outros

O sistema deverá ser submetido ao processo de certificação pela Autoridade Tributária.

Aspetos Legais

Alteração do contrato com o fornecedor que autoriza a auto faturação eletrónica.

A auto fatura emitida tem o cabeçalho invertido.

Existe a possibilidade de passar auto recibo para entidades coletivas.

O modelo de aceitação tácita sem período de validação.

Os auto documentos gerados têm de ser assinados com certificado digital da entidade pagadora.

// SOLUÇÃO DE AUTO FATURAÇÃO ELETRÓNICA

// CONSULTORIA E IMPLEMENTAÇÃO DA SOLUÇÃO DE AUTO

FATURAÇÃO ELETRÓNICA

ELECTRONIC SIGNATURES

Simples | Seguro | Eficiente | Ecológico

// Assinatura Eletrónica de Documentos

A solução fornecida pela Glintt permite a desmaterialização de atos contratuais, formulários, acordos ou outros tipos de documentos que requeiram assinaturas. O software de base à solução garante a interoperabilidade com diferentes dispositivos (ipad, tablets android ou signature pads) e a integração com os sistemas existentes nas organizações.

MAIOR

PRODUTIVIDADE

DE RECURSOS

POUPANÇA

REDUÇÃO

DO PAPEL

Preenchimento

automático de dados

dos formulários

_{Acesso mais rápido a}

documentos Maior Rapidez no atendimento Papel Impressoras _Consumíveis _{Transporte de} documentos Arquivo Físico _{Substituição do Papel} por Formulários Eletrónicos (PDF) Desmaterialização do processo de assinatura

MAIOR

SATISFAÇÃO

DO CLIENTE

// A quem se destina?

Em processos de abertura de conta, levantamentos, processos de crédito, adesão a produtos e validação de autorizações. > Seguros

Facilidade na contratação, na submissão de comprovativos e

gestão de sinistros.

> Telecomunicações

Todos os processos formais de contratação e subscrição de serviços.

> Retalho

Na remoção do papel em todas as tarefas desde a produção

até à distribuição.

> Saúde

Para tratamento de prescrições, na documentação operacional e na informação clínica dos doentes.

> Administração Pública

Para processos de validação de documentação, receção e

aceitação de notificações, entre outros.

> Qualquer organização

Onde existe tratamento de documentos ou contratos e a necessidade de os catalogar, assinar, arquivar ou simplesmente partilhar com outras entidades ou indivíduos.

Envio de Formulário para o Balcão Preenchimento do Formulário em papel O Cliente assina o Documento em papel Apresentação do Documento ao Cliente para revisão Digitalização do Documento (OCR/ICR) Validação e Verificação do Contrato Indexação e Arquivo Digital Arquivo Morto ou destruição do Papel Preenchimento automático de campos do Formulário PDF Apresentação do Doc. no Ecrã / Tablet para validação pelo Cliente Validação e Verificação do Contrato

// Processo Tradicional de Contratação

// Processo GLINTT

// Valor GLINTT

Signing Pad / Tablet

Arquivo Digital do Contrato

// Principais Características da Solução: Software

Definição de campos e ordem das assinaturas a recolher; Configuração do workflow da informação: Gestão de documentos anexos exigidos pelo ato contratual.

Recolha de Assinaturas e Dados do Contratante

Recolha de Assinatura Manuscrita - compatível com diferentes dispositivos e fabricantes; Recolha de Assinatura Digital do Cartão do

Cidadão (mediante introdução de PIN) e/ou dados públicos do cartão.

Adoção de standard PDF e PDF/A

Conversão de toda a documentação recebida e produzida, independentemente da fonte.

Preenchimento Automático de Formulários

Definição de campos de preenchimento

automático de acordo com os dados recolhidos; Simplificação dos processos de comunicação e iteração com o cliente.

Registo Seguro de Assinaturas

Processamento da captura de assinaturas incluindo os dados biométricas ou digitais (CC); Colocação de selos temporais na assinatura e no documento ficando bloqueado para alteração; Log para efeitos de auditoria da assinatura (exº Click2Sign).

Análise Forense de Assinaturas

Ferramentas para especialistas que permitem a análise forense biométrica de uma

assinatura manuscrita.

Validação das listas de revogação (CC)

Validação na hora do cartão contra a lista revogadora da entidade certificadora do CC, Identificando

potenciais situações anómalas relativamente ao estado do documento.

Criação de perfis de autenticação

No momento da assinatura pode ser verificada a sua autenticidade, sem necessidade de o fazer num processo separado.

// Principais Características da Solução: Dispositivos/Hardware

Um cenário típico em termos processuais, e no que respeita a equipamentos, requer a captura de documentos, a leitura e a aceitação dos documentos e a assinatura dos mesmos, sendo que, a aceitação ou assinatura podem ser feitas de forma manuscrita ou por utilização de um cartão para o efeito. As opções habitualmente consideradas recaem sobre os seguintes equipamentos que a Glintt representa:

Dispositivos de Digitalização de Documentos

Dispositivos de leitura de documentos ou de leitura e recolha de assinatura integradas

// Eixos de Criação de Valor

Poupanças operacionais nas despesas decorrentes dos módulos de tratamento do papel: na sua impressão, no seu arquivo físico e nos processos de tratamento manual associados mesmo quando processados centralmente.

Redução de Custos

Poupanças processuais dos tempos despendidos por cada recurso e para cada oportunidade nos

processos impressão: arquivo de documentos, pesquisa, recolha ou retoma da oportunidade durante o seu ciclo de vida.

User & Process Experience

Criação de novas oportunidades derivadas da simplificação dos processos, da desmaterialização dos mesmos, do aumento do controlo e do tempo de reação e da simplificação dos processos de

comunicação e iteração com o cliente. Paybackentre 6 a 12 meses.

Economia direta associada a questões operacionais no manuseamento e validação dos requisitos processuais. Economia indireta associada ao time-to-cash.

// ACTIVOBANK LANÇA SOLUÇÃO DE DESMATERIALIZAÇÃO DE

PROCESSOS COM A GLINTT

Com esta inovação, o ActivoBank consegue obter uma maior eficiência e rapidez na abertura de conta, uma elevada e automática digitalização de processos, uma poupança efetiva de papel e impressões com os efeitos que isso tem no meio ambiente.

O ActivoBank lançou um sistema que permite a abertura de contas através de tablets disponibilizados nas sucursais do banco, eliminado assim a necessidade das “habituais e, até aqui inevitáveis”, folhas de papel. Por enquanto, os clientes podem assinar o contrato manualmente no tablet disponibilizado pelo banco, mas no futuro será igualmente possível recorrer ao certificado digital presente no Cartão de Cidadão, uma vez que este certificado é reconhecido pelo Estado português como assinatura digital qualificada.

Pertencendo ao Grupo BNP Paribas, o BNP Paribas Personal Finance, que opera sob a marca comercial Cetelem, é especialista no financiamento a particulares.

A Glintt implementou uma solução de digitalização e assinatura de Contratos que permite a desmaterialização do processo, desde obtenção dos dados pessoais de identificação do cliente - através da leitura dos dados públicos do Cartão de Cidadão- à digitalização dos documentos de avaliação, terminando na assinatura digital ou eletrónica manuscrita do contrato.

Trata-se de um processo que oferece ao Cliente uma experiência confortável, inovadora e com segurança acrescida, beneficiando dos mais recentes desenvolvimentos tecnológicos, e permitindo também uma melhoria substancial da qualidade de serviço aos Clientes e Parceiros. Para além dos proveitos imediatos no atendimento ao cliente, a desmaterialização traz ganhos importantes , em termos de custos, produtividade, segurança e responsabilidade ambiental.

A Global Intelligent Technologies é uma das maiores tecnológicas de génese europeia, cotada na NYSE Euronext Lisboa, com mais de 1300 profissionais e com resultados anuais acima dos 80M€ em 2012.

Sediada em Portugal, a Glintt opera diretamente e através das suas subsidiárias na Europa, América e África, dotada de competências diferenciadoras com um enfoque em indústrias de serviços financeiros, saúde e telecomunicações.

Está preparada para desenvolver soluções complexas para empresas que operam num ambiente internacional, altamente competitivo.

Promove a Imaginação, Inovação e as competências necessárias para o desenvolvimento de soluções.

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ESPAÑA

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