RODOBENS SERVIÇOS COMPARTILHADOS PROCEDIMENTO OPERACIONAL

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RODOBENS SERVIÇOS COMPARTILHADOS PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Cenário de Negócio Data Criação Data Revisão Número de páginas 1.3 Contas a Receber 18/02/2010

20/12/2011

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Processo de Negócio Criado por: Gilmar Borzilo, Christiano Giongo

1.3.31 Processar Pagamento de Despesas Revisado por: Denize Apª de Oliveira

INDICE:

1. OBJETIVO 2. ABRANGÊNCIA 3. DEFINIÇÕES

3.1 Informações Relevantes 4. DIRETRIZES

4.1 – Responsabilidades 4.2 – Procedimentos 5. DISPOSIÇÕES GERAIS 6. ANEXOS

7. FORMULÁRIOS

8. NATUREZA DA ALTERAÇÃO

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1. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes, responsabilidades e procedimentos operacionais, para efetuar pagamentos de despesas através do caixa fundo fixo.

2. ABRANGÊNCIA

Este procedimento aplica-se às AENs e Unidades de Negócio das Empresas Rodobens e à célula de trabalho de Contas a Pagar da Rodobens Serviços Compartilhados.

3. DEFINIÇÕES

CAP: Célula de trabalho responsável pelo processamento do contas a pagar.

RSC: Rodobens Serviços Compartilhados

AEN: Área Estratégica de Negócio das Empresas Rodobens UNs: Unidades de negócios das Empresas Rodobens

SAP: Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP)

SOLICITANTE: Colaborador encarregado de Depto. na Unidade de Negocio.

3.1 – Informações Relevantes Nada consta

4. DIRETRIZES

4.1 – Responsabilidades

AEN/ UNs – Efetuar pagamento de despesas através do caixa fundo fixo, conforme a política e diretrizes corporativa.

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Todas as notas fiscais pagas pelo caixa fundo fixo/flutuante devem seguir o procedimento de entrada no sistema SAP (ME/MM/Integração Multibens, etc...), conforme sistema da empresa e sempre com a partida bloqueada, para evitar o pagamento em duplicidade.

Realizar pagamentos

Para comprovar pagamento da Nota Fiscal, solicitar ao fornecedor recibo de quitação, quando Nota Fiscal/Cupom for maior ou igual a R$ 1.000,00, caso não emita o recibo, fornecer o modelo de recibo (FORMULÁRIO) para o fornecedor emitir ou quitar na própria nota fiscal com a data de recebimento e nome por extenso, após o pagamento deverá registrar no SAP.

As Notas Fiscais originais devem ser arquivadas na AEN/UN, portanto no caixa, como documentação, devem ser enviadas apenas cópia ou segunda via, com a devida quitação.

Os comprovantes de pagamentos de despesas deverão ser documentos originais sem emendas ou rasuras e de procedência confiável. Servirão de comprovantes, os cupons fiscais, recibos, multas de trânsito, IPVAS.

O pagamento de uma despesa reembolsável, como multas de trânsito e IPVA, será contabilizado normalmente na conta de despesa, sendo que o pagamento efetuado pelo cliente será lançado à crédito na conta de recuperação de despesas.

Se o reembolso do cliente for crédito em conta corrente, a AEN deverá identificar o crédito realizado e solicitar o lançamento ao Contas a Receber na Rodobens Serviços Compartilhados.

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Identificar Notas Fiscais a serem pagas.

*Digitar FBL1N

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*Informar na CONTA DE FORNECEDOR o BP ou procurar fornecedor clicando no mathcode, identificar a EMPRESA e gerar relatório de PARTIDAS EM ABERTO.

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Registrar o pagamento

*Selecionar a aba “Despesa em $” e registrar a Transação Contábil.

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Tipo de Transação Contábil.

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5. DISPOSIÇÕES GERAIS Não há

6. ANEXOS Não há

7. FORMULÁRIOS

F-1.3.31 RECIBO DE PAGAMENTO DE FORNECEDOR

F-1.3.31 RECIBO PAGTO. FORNECEDOR.doc

8. NATUREZA DA ALTERAÇÃO Não há