IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO INTEGRADA:
Acompanhamento e controle com a utilização de ferramentas de
Gestão de Projetos.
Patrícia Cristiane de Oliveira - FATEC Fernando Dandaro - FATEC Tadeu Artur de Melo Júnior - FATEC
FACULDADE DE TECNOLOGIA DE FRANCA “DR. THOMAZ NOVELINO” CURSO DE GESTÃO DA PRODUÇÃO INDUSTRIAL
INTRODUÇÃO
Os sistemas de informações integrados são implantados nas empresas com o objetivo de melhorar o gerenciamento e controle de seus processos. Existe um nítido crescimento nos últimos anos na utilização de sistemas ERP’s (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos Empresariais) para administrar e consolidar informações de todos os setores da empresa.
Estes sistemas oferecem funcionalidades que contribuem para a gestão global da organização. Porém, o processo de implantação de um sistema ERP é complexo e precisa ser gerenciado por ferramentas de controle e análise de todas as atividades. Dessa forma, é possível realizar o acompanhamento de diversos componentes buscando atingir os melhores resultados esperados pela organização.
O objetivo deste trabalho é apresentar a importância da implantação de sistemas de gestão integrada com auxílio de ferramentas de gestão de projetos, para atender as necessidades do mercado, melhorando o desempenho dos processos empresariais. Para tanto, será analisado o processo de implantação destes sistemas, com a aplicação de ferramentas de gestão de projetos buscando maior eficiência durante esse procedimento.
Inicialmente serão abordados conceitualmente a visão da empresa como um sistema de gestão integrada, sendo apresentados seus processos empresariais, com o intuito de verificar o que são sistemas de gestão integrada e como eles podem contribuir para a administração e processos de tomada de decisão pela empresa.
Em seguida, será analisado o conceito de ERP e suas funcionalidades, como ferramenta e solução para a gestão integrada, sendo abordados os diferentes tipos de sistema ERP e suas aplicações, além das etapas do processo de implantação.
E por fim, serão apresentadas as principais técnicas e ferramentas de gestão de projetos aplicadas para a implantação de sistema ERP. Esse princípio será melhor compreendido através de estudo de caso, onde verificou-se o desenho da implantação nesta empresa (matriz e filiais) fabricante de produtos químicos.
1. A EMPRESA COMO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA
Um sistema é a formação de um conjunto, que é composto de processos, atividades, recursos, dados e informações, entre outros elementos que contribui para um objetivo geral a ser atingido (CHIAVENATO, 2010).
Cada setor funcional da corporação tem características distintas. Porém, todos colaboram com informações e dados que influenciam diretamente no processo decisório da organização (CORRÊA et al., 1999).
Dessa forma, torna-se essencial que a organização seja flexível diante dos fatores externos (clientes, fornecedores, instituições governamentais, etc.), como também os setores internos, como o financeiro, fiscal, produtivo e os demais, para que possam atingir o resultado esperado pelo planejamento estratégico da empresa (MAXIMIANO, 2009).
As empresas que trabalham sob uma gestão integrada, aperfeiçoam seus produtos garantindo a qualidade, reduzindo o custo de produção e proporcionando economia de recursos, aumentando assim a competitividade no mercado.
As organizações são sistemas dinâmicos que estão em funcionamento constante para produzir os bens ou serviços a que se destinam. Tratam-se de sistemas integrados de atividades (PEINADO; GRAEML, 2007).
são necessárias para o gerenciamento dos principais módulos que compõem a organização. Estas atividades são: Gestão financeira, contábil e fiscal; gestão da produção; gestão mercadológica; e gestão de pessoas (CORRÊA et al., 1999).
Para a gestão dessas atividades, é importante abordarmos uma visão sistêmica da empresa com o objetivo de entender o funcionamento e a integração de seus processos, para que assim, possa atingir as metas estratégicas de seus negócios, aperfeiçoando a eficiência e eficácia do atendimento das expectativas de seus clientes (LOPES, 2012).
1.1. GESTÃO INTEGRADA DOS PROCESSOS EMPRESARIAIS
Atualmente, as empresas buscam cada vez mais, aumentar o nível de serviços oferecidos a seus clientes a fim de conquistar mercado e sobreviver em um ambiente competitivo. Para isso, necessitam buscar o máximo de informações.
Dessa forma, a consolidação de dados e informações de diversos departamentos de uma empresa, torna-se essencial ao longo dos anos. Com a disseminação da informatização, houveram ganhos expressivos de velocidade em determinadas tarefas, contribuindo com resultados estratégicos para a tomada de decisão dos gestores (CÔRTES, 2008).
A gestão integrada é uma tendência de mercado que as empresas estão incorporando em seu cotidiano. Ela permite redirecionar a atenção, antes voltada para as funções especificas, para concentrar na realização do processo como um todo, atingindo o menor custo possível na viabilização do processo (BOWERSOX et al., 2007) .
1.2. SISTEMAS DE GESTÃO INTEGRADA
Para atender as expectativas das empresas em obter informações de forma rápida e eficiente, houve a necessidade de concentrar dados de forma padronizada, em uma base de fácil entendimento e que pudesse ficar ao alcance de todos os setores da empresa, a fim de adquirir indicadores para a tomada de decisões.
redução do grau de centralização de decisões na empresa e melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.
Sistemas integrados agregam valor ao elevar a eficiência operacional e oferecem informações sobre a empresa como um todo. Aplicam práticas e dados padronizados sobre um modelo lógico aplicado em todo mundo, de maneira que todos conduzem os negócios de uma mesma forma (LAUDON; LAUDON, 2007).
A partir da década de 70, várias funções organizacionais passaram a serem informatizadas, afim de melhor controlar os procedimentos executados e manter as informações íntegras. Surgiu então, a necessidade de utilizar-se de dados alimentados em diferentes departamentos, dentro da organização, com o objetivo de manter as informações em um único local, reduzindo os níveis de retrabalhos dentro da empresa (SLACK et al., 2008; OLIVEIRA, 2011).
Com a grande evolução do uso de ferramentas mais informatizadas, identificou-se a possibilidade de ter funções e telas nos módulos que pudessem fornecer mais informações dos departamentos, reduzindo os custos e agilizando o fluxo de dados dentro da organização.
O MRP (Material Resource Planning ou planejamento das necessidades de materiais) é responsável por calcular o que, quando e quanto produzir e comprar, enquanto o MRP II (Manufacturing Resources Planning ou Planejamento de recursos de Manufatura) é responsável por identificar os recursos necessários para a produção. Ambos foram funcionalidades introduzidas nas organizações para facilitar seus processos produtivos (CORRÊA et al., 1999).
O conjunto de ferramentas que formam o ERP compõe um sistema integrado, que possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, sob uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos de negócios, como produção, compras e distribuição com informações on-line e em tempo real (PADILHA; MARINS, 2005).
Ainda os mesmos autores afirmam que, os sistemas integrados de gestão empresarial, atualmente buscam fornecer ferramentas que possibilitam o gerenciamento de toda a cadeia de suprimentos, não se limitando no processo fechado da organização, pois gerencia desde a prospecção de clientes até a entrega e aceitação do produto no mercado.
de unificada base de dados, que contempla as informações essenciais para tomadas de decisões, garantindo maior competitividade no mercado.
De acordo Corrêa et al. (1999), os ERP’s hoje existentes são compostos pelas seguintes funcionalidades:
O módulo de gestão de vendas: se aplica a estratégia comercial da empresa, previsão de demanda, recepção de pedidos e a entrega do produto a seu cliente;
O módulo de operações e Supply Chain Management: engloba uma gestão relacionada ao processo produtivo, que implica no gerenciamento do mesmo e monitoramento de toda a cadeia de suprimentos da empresa;
O módulo de controle financeiro, contábil e fiscal: contempla as funcionalidades relacionadas à gestão de recursos necessários para financiamento de investimentos para a empresa, tendo a preocupação de manter um ponto de equilíbrio, com melhor rendimento possível; e
O módulo relacionado à gestão de recursos humanos: está associado ao gerenciamento do capital humano, ao pessoal que está envolvido com a organização e ao objetivo do negócio da empresa.
Dessa forma, os módulos que compõem os sistemas ERP’s, englobam todo o gerenciamento da organização.
2. TÉCNICAS DE GESTÃO DE PROJETOS PARA MELHORIAS NA IMPLANTAÇÃO DE ERP
A implantação de um sistema de informação gera mudanças em todos os processos da empresa. Em verdade, altera execução de todas as atividades, na gestão e no fluxo de informações, afetando todos os integrantes da empresa no período de adaptação.
A melhor solução integrada a ser implantada, é a que mais se encaixa na realidade da organização e, definitivamente, deve-se pensar em como gerir a mudança dentro da empresa, já que alterações nos processos organizacionais vão acontecer e os funcionários da empresa precisam estar receptivos a estas mudanças. A mensuração de resultados é importante na identificação de metas atingidas, avaliando se a mudança torna-se vantajosa para a empresa (LAUDON; LAUDON, 2007).
O gerenciamento de projetos é importante para o sucesso da implantação de sistemas ERP’s, pois gerencia fatores importantes como: pessoas envolvidas no projeto; cronograma de execução; escopo do projeto; atividades exercidas; entre outros (VALERIANO, 2005).
O conceito de gestão de projetos, nos últimos anos vem adquirindo maior usabilidade, permitindo redução do tempo de implantação do sistema de gestão integrada (CORRÊA; CORRÊA, 2010).
O guia PMBOK (2008), é uma importante ferramenta aplicada para a arquitetura da implantação de sistemas ERP’s, pois fornece conceitos e técnicas para a conclusão do programa de trabalho, define gerência de projetos como a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas nas atividades com o objetivo de atender os requisitos do projeto.
O MS-Project, desenvolvido pela Microsoft® Corporation, é um software de gerenciamento para todo e qualquer tipo de projeto. Este software gerencia todas as etapas de implantação de um ERP, atendendo as principais áreas de conhecimentos da gestão de projetos definidas no Guia PMBOK, como a gestão de escopo; de tempo, de custos, de recursos humanos, de comunicação, de riscos, de qualidade e de aquisições (BERNARDES, 2010).
O autor ainda complementa que a ferramenta do MS-Project gerencia a entrada de dados, onde são definidas as tarefas, durações, inicio e fim de cada uma delas. É controlada a relação dos recursos utilizados e permite geração do cronograma e gráfico de Gantt, que é um gráfico relacionado às datas iniciais e finais de cada tarefa e o seu seqüenciamento.
Sendo assim, o gerenciamento de projetos conta com ferramentas que podem auxiliar na execução dos mesmos, contribuindo para o sucesso do trabalho, sem deixar que esse processo fique engessado a uma estrutura fechada, limitando a empresa de tomar atitudes decisivas durante o período de implementação.
3. ESTUDO DE CASO SOBRE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP’s
O presente estudo foi realizado em empresa fabricante de produtos químicos para indústria de calçados e componentes. Esta é constituída por matriz e nove filiais, distribuídas em várias regiões do país. A implantação de um novo sistema ERP partiu da necessidade de atender a obrigações contábeis e fiscais, de forma a estruturar o controle produtivo e financeiro da organização.
Na inicialização do projeto, os diretores e gerentes da empresa expuseram suas necessidades com relação à implantação do novo software. A equipe de implantação da empresa fornecedora do ERP entrevistou os usuários sobre a execução de cada processo, para identificar as principais necessidades de cada setor e as falhas de cada departamento.
Na matriz foram implantados todos os módulos que o ERP contempla, e com a utilização de todas as suas funcionalidades. Porém nas filiais, nem todos os módulos foram implementados e nem todas as funcionalidades foram utilizadas, sendo algumas dessas controladas pela matriz. O percentual de implementações de cada módulo pode ser observado na figura 6.
Com relação aos treinamentos dos usuários das filiais, alguns foram feitos pessoalmente. Porém, a maioria dos usuários foi treinada remotamente, com acompanhamento de documentação e validação dos processos do novo ERP. Entretanto, a aceitação do novo sistema mostrou alguns empecilhos, conforme representado na Figura 2.
% Dificuldades % Boa aceitação
Figura 2 – Opiniões dos usuários sobre a adaptação do novo sistema ERP. Fonte: Elaborado pelo autor
Pode-se observar na Figura 2 que houve um valor considerável de usuários que tiveram dificuldades com a implantação do novo sistema ERP. Qualquer mudança dentro da organização gera um desconforto com a situação futura desconhecida. As pessoas envolvidas na mudança podem escolher contribuir ou resistir a ela.
Neste sentido, é importante apontar os resultados que vão acontecendo e aumentar a confiabilidade das pessoas para que aceitem as alterações das suas rotinas, e assim alcançar os objetivos do projeto (CORRÊA, et. al, 1999).
Os principais problemas encontrados pelos usuários na troca do sistema ERP, são caracterizadas principalmente pelas dificuldades de adaptação. Na figura 3, são apresentadas as principais dificuldades encontradas pelos usuários.
% Dificuldades com treinamentos % Dificuldades na aceitação % Dificuldades de entendimento dos processos % Dificuldades de adaptação
Figura 3 - Gráfico das dificuldades encontradas pelos usuários na troca do Sistema ERP. Fonte: Elaborado pelo autor
62,5% 37,5%
52%
22% 13%
O principal obstáculo declarado pelos usuários foi em relação à adaptação, pois estavam acostumados com a execução do sistema anterior e encontraram empecilhos para a utilização do novo sistema. Outra relevante dificuldade encontrada foi o entendimento do processo de trabalho, para que assim pudesse conciliar com as funcionalidades do ERP implantado.
Para minimizar as dificuldades encontradas pelos usuários, no momento dos treinamentos, eram simulados todos os processos de cada função, conforme cronograma criado no MS-Project.
O tempo de implantação em cada filial variou de acordo com o número de funcionários envolvidos. Na matriz e filial que fabrica e distribui produtos de primeiro estágio para as demais, o tempo de implantação foi maior, e o processo foi melhor monitorado.
O tempo médio de implantação de cada filial foi de 20 dias, considerando migração de dados, treinamentos, troca efetiva e acompanhamento. Algumas etapas da implantação foram executadas simultaneamente com outras tarefas na implantação de algumas filiais, para que assim pudesse cumprir o cronograma estipulado.
Considerando a complexidade da estrutura da empresa e número de usuários envolvidos, o tempo total de implantação em todo o grupo foi de nove meses de trabalho, com mais dois meses de acompanhamento de todas as empresas. Neste período, com o melhor controle obtido, foi possível reestruturar alguns processos da empresa e passar a gerenciar alguns dados que antes não era possível avaliar.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% % Aumento da Lucratividade por setor Vendas Controle Financeiro Controle da produção Controle de estoques Controle Fiscal/Contábil
Figura 4 - Aumento da lucratividade (%) por setor, após a implantação do novo ERP. Fonte: Elaborado pelo autor.
Percebe-se que o controle da produção foi o setor que mais contribuiu para o aumento da lucratividade da empresa. O controle da produção possibilitou que a empresa acompanhasse melhor os seus níveis de estoques e gerenciar os pedidos a serem entregues com datas programadas de produção.
Durante a pós-implantação do sistema é importante documentar a validação dos processos, dando término no projeto de implantação. Nesta fase de manutenção após o encerramento, poderão surgir necessidades que devem ser incluídas em um novo pequeno projeto (CORTÊS, 2008).
Com a conclusão da implantação em todas as filiais, encerrou-se o projeto no MS-Project. Após este momento, foi elaborado um novo projeto propondo melhorias dos processos, de acordo com as funções e setores mais complexos da empresa.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O propósito deste trabalho foi apresentar a implantação de sistemas de gestão integrada (ERP) com auxílio de ferramentas de gestão de projetos. O sistema ERP é uma solução encontrada para o gerenciamento integrado das operações da empresa, que auxila na consolidação de dados e torna o processo de tomada de decisões mais consistente.
Esses mecanismos auxiliam planejamento, controle, execução e finalização da implantação, com resultados positivos em termos de lançamentos de registros, padronização de códigos, migração do sistema e arquivamentos dos registros históricos para consultas futuras. Esses fatores proporcionaram redução de custos e tempo total no processo de implementação de sistema de gestão integrada.
Embora a decisão de uso de ERP seja uma relevante opção empresarial para gestão de processos, deve-se considerar que tem inicialmente custos altos e dificuldades que tendem a ser revertidas, desde que haja controle no uso do mesmo.
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